Zo kun je bestanden beveiligen

Tip 01: Installatie

Vroeger waren commerciële back-uptools de beste manier om een reservekopie te maken, maar vandaag doen freeware-oplossingen alles wat dure programma’s kunnen. FileFort Backup blinkt uit door zijn gebruiksvriendelijkheid. Je kunt de gratis versie voor niet-commercieel gebruik hier downloaden. NCH software belooft dat deze gratis editie geen enkele functionele beperking heeft. Er is zowel een versie voor macOS als voor Windows, en het valt op dat het installatiebestand met 366 KB bijzonder klein is. Ook de installatie heeft niets om het lijf en de setupprocedure verloopt razendsnel. Vanaf dan staat deze nieuwe tool bij je programma’s, maar je opent hem ook via het Systeemvak.

Tip 02: Bron

Wanneer je FileFort Backup de eerste keer start, stelt het meteen een nieuwe back-uptaak voor. Daarin moet je aangeven van welke bestanden of mappen je een reservekopie wilt maken. In eerste instantie gaat het programma uit van een aantal standaardlocaties: de map Documenten, E-mails of de mappen Muziek, Video’s, Afbeeldingen of Downloads. Je kunt uiteraard ook specifieke bestanden of mappen op de harde schijf selecteren, daarvoor gebruik je knoppen Add Folder of Add File. Onder in dit venster staan enkele opties om de taak te verfijnen. Zo kun je bijvoorbeeld aangeven dat het programma tijdens de back-up video’s, muziek of bestanden groter dan een bepaald aantal MB achterwege moet laten.

Tip 03: Doel

In het volgende venster geef je het doel van de huidige back-uptaak aan. Dit venster is verdeeld in twee groepen: cloudopslagdiensten en eigen hardware. In de eerste groep zie je de klassiekers zoals Google Drive en Dropbox. Hierdoor vormt FileFort Backup in combinatie met je favoriete cloudopslag een erg goedkope online back-upservice. Je kunt ook rechtstreeks uploaden naar een ftp-server, maar die optie is eerder weggelegd voor bedrijven dan voor thuisgebruikers. Als je bijvoorbeeld Dropbox kiest, moet je FileFort Backup natuurlijk via je login en wachtwoord toegang verlenen tot deze clouddienst. In de groep Hard Backup Options heb je zowat alle mogelijkheden: usb-stick, cd/dvd/blu-ray, externe harde schijf, een netwerkstation of een bepaalde map op de harde schijf van de pc. Heb je thuis een nas, dan kun je dus via de optie Network Folder op regelmatige tijdstippen een back-up organiseren naar deze netwerklocatie.

Beperkingen

Tip 04: Methode

In de volgende stap kies je wat voor soort back-uptaak je wilt. Een volledige back-up schrijft op de doellocatie gewoon een kopie van bronbestanden of bronmappen. Een historische back-up is gekoppeld aan data. FileFort Back-up zal een reservekopie maken van de aangeduide gegevens, waarbij het voor elke maand een versie opslaat. Je kunt dus steeds een back-up herstellen die op een bepaalde datum is gemaakt. De snelste methode is de incrementele back-up, waarbij het programma nagaat welke bestanden nieuw of gewijzigd zijn en alleen die bestanden overzet.

Tip 05: Backup File Type

Welke methode je ook kiest, onderaan kun je nog selecteren hoe de applicatie de back-upgegevens wegschrijft. Standaard staat deze instelling op het bkz-bestand. Dit is het eigen formaat van FileFort Backup. Wil je de bestanden later zonder gedoe via hetzelfde programma terugplaatsen, dan hou je het rustig bij de optie bkz. Je kunt ook voor een zogenaamd zelfuitpakkend exe-bestand gaan, waarvoor je geen enkel hulpprogramma nodig hebt om de gegevens te herstellen. Dan is er ook nog het bekende zip-formaat, waarbij je net als bij bkz door de back-up kunt bladeren zonder dat je de gegevens moet herstellen. De tool ondersteunt ook spiegelback-ups: de bronbestanden worden dan zonder aanpassingen naar de bestemming gekopieerd. Dit betekent dat je op dezelfde manier door de back-up kunt bladeren als in de bronmap. Alle bestanden en mappen blijven in hun oorspronkelijke structuur en zijn gemakkelijk leesbaar. De laatste optie in de rij is een back-up met wachtwoordversleuteling.

Tip 06: Planning

Je kunt de back-uptaak handmatig starten, maar vaak is het veiliger om deze te automatiseren volgens een vastgelegd schema. De zwakste schakel in het back-upmanagement blijft immers de gebruiker die soms slordig en vergeetachtig is. Het venster Job Start Interval regelt de planning van de back-ups. Wanneer je de optie Schedule backup to run automatically at fixed time selecteert, geef je aan of je de back-up dagelijks of wekelijks op een bepaald tijdstip laat uitvoeren. Je kunt ook automatisch een back-up laten maken bij het opstarten van het systeem als de pc binnen de ingeplande tijd wordt uitgeschakeld. Onder in dit venster verschijnt voor alle veiligheid nog een keer de samenvatting van alle instellingen die je hebt gemaakt, voordat je op de knop Voltooien klikt. Telkens wanneer een back-uptaak is afgewerkt, ontvang je een melding in het systeemvak van het Windows-bureaublad.

Tip 07: Back-up herstellen

Als het noodlot toeslaat, zijn er drie eenvoudige manieren om de gegevens via een eerder gemaakte back-up te herstellen. Je kunt in het hoofdvenster van het programma in de lijst een back-uptaak selecteren en je gebruikt dan de knop Restore. FileFort Backup zal vragen of je het zeker weet, want hiermee overschrijft deze tool dezelfde bestanden op de harde schijf. In plaats van de knop te gebruiken, kun je deze opdracht ook uitvoeren via het contextueel menu door met de rechtermuisknop op de juiste back-uptaak te klikken. Is je systeem totaal in de soep gedraaid door een kritieke systeemfout, zodat je FileFort Backup opnieuw moet installeren en de takenlijst dus helemaal leeg is? Dan navigeer je via het menu FileFort / Restore Backup File naar de externe locatie waar de reservekopie staat.

Tip 08: Meerdere jobs

Je wilt iedere avond om 22.00 uur alle bestanden in de map Documenten beveiligen door een incrementele back-up op een externe harde schijf. Van je muziek moet iedere week een kopie worden gemaakt op Dropbox. En al je foto’s schrijf je iedere dag nog eens weg op Google Drive. Het is perfect mogelijk om verschillende back-uptaken te combineren in dit programma. In de kolom Destination lees je waar deze reservekopieën terechtkomen. Bij Schedule zie je wanneer de taak is ingepland: dagelijks of wekelijks en op welk tijdstip. De laatste kolom, Last Run, toont wanneer de taak voor het laatst werd uitgevoerd. Wanneer je ongeacht het tijdschema een back-up wilt uitvoeren van alle taken, dan gebruik je de opdracht in het menu FileFort / Backup All jobs. Om een taak te verwijderen uit de lijst, klik je met de rechtermuisknop op de taak en kies je voor Delete job of gebruik je de rode knop Delete in de knoppenbalk.

Logbestanden

Tip 09: Optionele tools

Onder het Help-menu kun je extra tools installeren via Install Optional Tools and Extras. Standaard staat daar al Express Burn van NCH Software aangevinkt, een programma voor Windows en Mac om optische schijven te branden. Voor wie nog in cd’s en dvd’s gelooft, is dit de manier om vanuit de back-uptool rechtstreeks schijven te branden. Er zit ook een ftp-client bij, Classic FTP, en een tool om de snelheid van je pc te verbeteren en het register te optimaliseren, waar we niet meteen warm voor lopen.