Clouddiensten zijn populair en dat maakt de vraag naar goede beveiliging steeds relevanter. Helaas maken een wildgroei van aanbieders, wisselende voorwaarden en gekoppelde registraties clouddiensten tot een moeras. Lees wat je moet weten om je persoonlijke gegevens en bestanden beter te beveiligen.

Tip 01: Clouddiensten

Voordat we aan de slag gaan met clouddiensten is het goed om de definitie van een clouddienst helder te hebben. Het komt er op neer dat alles wat je bewaart op internet kunt betitelen als 'opslag in de cloud'. Dit gaat verder dan schijfruimte voor bestanden. Clouddiensten zijn vaak complete systemen waarin je informatie, bestanden, back-ups, mail, fotoalbums en nog veel meer bewaart. Lees ook: De 9 beste gratis clouddiensten onder de loep.

De meeste diensten bieden een combinatie van dit alles. Beetje bij beetje zijn we alles wat we voorheen op de harde schijf van onze pc of laptop bewaarden aan het verkassen zijn naar diensten op internet. Dus alles naar de cloud, met alle voordelen én gevaren van dien.

©PXimport

Tip 01 Clouddiensten gaan verder dan de opslag van bestanden op internet.

Tip 02: Voordelen

De voordelen van clouddiensten zijn legio. Je kunt bijvoorbeeld overal bij je bestanden en gegevens: thuis op de computer en onderweg op de laptop en/of mobiele apparatuur. Een harde-schijfcrash heeft weinig invloed op je gegevens: mail, documenten, foto's en muziek staan bij een clouddienst en zijn dus op je volgende computer eenvoudig te benaderen.

Bij smartphones gaat dit nog verder. Android en iOS-gebruikers kunnen respectievelijk via een Google- en iCloud-account het toestel automatisch veiligstellen. Telefoon kwijt? Geen probleem! Herstel de back-up via de clouddienst en je hebt de inhoud van je oude toestel terug.

©PXimport

Tip 02 Telefoon defect, gestolen of verloren? Zet een back-up terug via de cloud en je hebt je oude gegevens terug.

Tip 03: Risico's

De risico's van clouddiensten zijn het beste voor te stellen aan de hand van een situatieschets. Stel je kopieert al je bestanden, foto's en persoonlijke mails op een externe harde schijf. De schijf geef je bij een kennis in bewaring. Welke afwegingen maak je? De kans is groot dat je afweegt of de persoon te vertrouwen is: bewezen integer, niet nieuwsgierig of op zijn minst 100% discreet.

Ook wil je zeker weten dat de persoon je schijf niet kopieert en verkoopt aan derden, of uitleent aan iedereen die hier om vraagt. Bij clouddiensten is het onmogelijk om hier een zinnige afweging te kunnen maken. Toch gebruiken we massaal Gmail, werken we met Dropbox en maken we klakkeloos een Microsoft-account aan inclusief OneDrive als Windows 8 hierom vraagt.

©PXimport

Tip 03 Vertrouw je een clouddienst met je hele hebben en houden?

Privacy en andere onzekerheden

Om het brede karakter en mogelijke gevaren van clouddiensten te illustreren, nemen we het 'gratis' fotobewerkingsprogramma Google Picasa als voorbeeld. Hierin zit een functie om je foto's eenvoudig op internet te plaatsen en delen met vrienden. Als het goed is gaan er minimaal vier alarmbellen rinkelen.

1: Mijn foto's verlaten mijn eigen computer en ik heb te maken met een clouddienst. 2: Ik heb geen idee wat de clouddienst doet met mijn foto's. 3: Wie heeft er toegang tot de foto's die ik op internet plaats? 4: Welke gegevens worden er nog meer gedeeld met de clouddienst?

Informatie over deze stellingen is lastig te vinden en dit is slechts een voorbeeld. Wat moet je er dan mee? Erken voor jezelf dat je een clouddienst in gebruik neemt, je nauwelijks weet hoe deze in elkaar steekt en je ook niet weet wat de (commerciële) belangen zijn van de aanbieder. Algemene voorwaarden en wetgeving zijn lastig te doorgronden en eenzijdig aan te passen. Qua wet- en regelgeving bent je vaak overgeleverd aan die van een ander land.

©PXimport

Handig zo'n functie om foto's te delen, maar waar wat gebeurt er met je foto's en welke informatie deel je nog meer?

Tip 04: Cloud op slot

Veilige opslag bij een clouddienst begint bij het vertrouwen dat je in het bedrijf achter de clouddienst hebt. Clouddiensten kunnen, in tegenstelling tot wat ze misschien beweren, (bijna) altijd bij je gegevens en bestanden. Dit is alleen tegen te gaan met encryptieoplossingen (vanaf tip 15).

Stel dat je de clouddienst vertrouwt, dan is er altijd nog het risico dat je account gekaapt wordt en iemand anders toegang krijgt tot alles wat je bij die clouddienst bewaart. Dit is op meerdere manieren te verbeteren, maar de zwakste schakel blijft het grootste gevaar. De oplossing is eenvoudig: begin met een goed fundament en weet hoe je zwakke schakels herkent en aanpakt.

©PXimport

Tip 04 Clouddiensten zijn in beginsel niet te vertrouwen, maar wel veiliger te gebruiken.

Tip 05: Vier giganten

In dit artikel nemen we de diensten van Dropbox, Microsoft, Google en Facebook als voorbeeld. Als het om opslag gaat, zijn er drie grote spelers: Microsoft OneDrive (voorheen SkyDrive), Dropbox en Google Drive. Vooral Google en Microsoft werken met gekoppelde diensten waardoor de beveiliging hier zeer belangrijk is. Heb je bijvoorbeeld een Android-toestel, dan is de kans groot dat veel persoonlijke gegevens via je Google-account worden opgeslagen.

OneDrive werkt met een Microsoft-account en hierin worden weer persoonlijke gegevens/bestanden van onder andere je Windows 8-computer bewaard. De diensten van Google en Microsoft worden ook gebruikt als 'sleuteldienst' en dat geldt ook voor Facebook. Een 'sleuteldienst' maakt het mogelijk om bijvoorbeeld met je Google- of Facebook-account in te loggen op een andere website of app. Hierbij wordt vaak vergeten dat je deze website/app toegang geeft tot gedeeltes van je Google- of Facebook-account. Deze optie worden ook wel 'machtigingen' genoemd en deze kun je eenvoudig controleren en/of intrekken (zie ook tip 9).

©PXimport

Tip 05 De belangrijkste spelers van dit moment zijn Dropbox, Microsoft OneDrive en Google Drive.

Wachtwoorden maken en onthouden

Om te voorkomen dat je clouddiensten gekaapt kunnen worden door derden, is het essentieel om een goed wachtwoord in te stellen. Een goed wachtwoord bestaat uit minimaal acht tekens en bevat zowel hoofdletters, kleine letters, cijfers en speciale tekens.

Wat mag je niet gebruiken? Alles wat met namen, geboortedata, bedrijfsnamen en persoonsnamen te maken heeft. Gebruik het liefst woorden die niet bestaan, dus alle woorden uit het woordenboek (ongeacht de taal) zijn bij voorbaat onveilig. Een combinatie als Dksidw!21 is bijvoorbeeld een prima wachtwoord. Moeilijk te onthouden? Niet als je weet dat het is opgebouwd uit de eerste letters van de zin "de koe staat in de wei". De toevoeging 21 is ons lievelingsgetal.

Tip 06: Ander wachtwoord

Laat je wachtwoord te wensen over? Dan kun je het eenvoudig wijzigen. Alles wat met Google te maken heeft, wordt centraal beheerd in je Google-account. Ga naar je accountinstellingen, klik op Beveiliging en kies Wachtwoord wijzigen.

Het wachtwoord van een Microsoft-account wordt onder andere gebruikt voor OneDrive, je Windows 8-computer, Skype en Hotmail.

Je verandert je wachtwoord via deze link, kies Overzicht en wijzig het via de optie Wachtwoord.

Dropbox-gebruikers vinden de instelling hier, klik op Security en verander het via de optie Change password. Facebook-gebruikers openen de instellingen via het tandwiel-icoontje. Bij Algemeen kun je je wachtwoord eenvoudig veranderen.

©PXimport

Tip 06 Heb je ooit een zwak wachtwoord ingesteld? Kies vandaag nog voor een goed wachtwoord!

Tip 07: Extra verificatie

Steeds meer clouddiensten bieden een extra beveiligingslaag aan bovenop de standaard wachtwoordbeveiliging. De extra beveiliging bestaat uit een code die nodig is om in te loggen, als je je aanmeldt op een nieuwe computer of apparaat. De code wordt afhankelijk van de dienst verstrekt via sms of mail.

De extra beveiliging minimaliseert de kans op een gehackt account. Facebook-gebruikers gaan naar de instellingen via het tandwiel-icoontje. Klik op Beveiliging en activeer de optie Meldingen over aanmelden om een berichtje te krijgen als je je account actief wordt op een onbekende computer of apparaat. Gebruik Aanmeldgoedkeuringen voor een extra verificatie via je telefoon.

©PXimport

Tip 07 Verificatie in twee stappen en andere maatregels helpen je account beter te beschermen.

Tip 08: Twee stappen

De extra beveiliging van Dropbox vind je hier bij Security / Two-step verification. Klik op Enable en volg de stappen op het scherm om verificatie in twee stappen in te schakelen. Google-gebruikers activeren de dubbele verificatie hier bij Beveiliging / Authenticatie in twee stappen. Ook hier word je stap voor stap door de instellingen geleid.

De opties om je Microsoft-account te beveiligen vind je hier, ga naar Overzicht / Beveiligingsgegevens om een telefoonnummer en alternatief mailadres in te stellen. Ook kun je een speciale app voor je smartphone downloaden om je account te beveiligen.

©PXimport

Tip 08 Clouddiensten bieden meerdere mogelijkheden om je account te beveiligen, je moet ze alleen wel zelf activeren en in gebruik nemen.

Machtigingen

Tip 09: Gekoppelde diensten

Als je ooit een dienst in gebruik hebt genomen via Facebook, Gmail of een andere 'sleuteldienst', dan ben je misschien vergeten dat deze dienst nog steeds toegang heeft tot je account, bestanden en andere informatie. Het is verstandig om dit regelmatig te controleren. Als je de controle voor de eerste keer uitvoert, kun je versteld staan van de gekoppelde bedrijven, websites, apps en programma's.

©PXimport

Tip 09 Ooit ergens ingelogd met je Facebook- of Google-account? Schrik niet dat de bedrijven nog steeds toegang hebben tot je informatie en zelfs bestanden.

Mypermissions.com

Vanaf tip 10 lees je waar je de rechten instelt van je Facebook-, Google-, Microsoft- en Dropbox-account. Omdat het relatief lastig is om de instellingen van alle accounts handmatig bij te houden zijn we blij met Mypermissions.com. Deze website maakt de instellingen toegankelijker en vertelt in 'normale mensentaal' wat een app precies doet. Zo zie je bijvoorbeeld dat alleen je basisinformatie wordt geraadpleegd of dat een app namens jou mag handelen.

Dit laatste klinkt eng, maar bedenk goed dat dit nodig is om bijvoorbeeld een foto via de app te kunnen plaatsen. Privacygevoelige informatie zoals je locatie is misschien niet nodig voor een chat-app, maar wel als je navigatiesoftware gebruikt.

©PXimport

Mypermissions.com controleert de machtigingen van alle bekende clouddiensten.

Tip 10: Google-machtigingen

Open je accountinstellingen en kies Beveiliging. Als je wilt zien hoe je account de afgelopen tijd gebruikt is, kijk dan bij Recente activiteit. Alles wat met de instellingen omtrent de toegang tot je account (machtigingen) te maken heeft, vind je bij Accountrechten. Er verschijnt een lijst met apparaten, diensten en websites die je ooit toegang hebt gegeven tot je Google-account.

Klik op een onderdeel om te zien welke toegang er is, bijvoorbeeld om bestanden te lezen/schrijven op je Google Drive. Met de knop Toegang intrekken wordt de toestemming ingetrokken.

©PXimport

Tip 10 Google toont alles wat met gekoppelde diensten te maken heeft in één scherm en geeft precies aan welke machtigingen je ooit hebt afgegeven.

Tip 11: Microsoft-machtigingen

Surf naar deze website en ga naar Machtigingen. Bij Beheer de andere accounts die je hebt gekoppeld staan de koppelingen met andere accounts die je via het Microsoft-account gebruikt, bijvoorbeeld Facebook en Flickr. Bij Beheer alle apps en services die toegang hebben tot je gegevens vind je de diensten die je toegang hebt gegeven tot het Microsoft-account.

Tot slot zijn er nog je vertrouwde apparaten. We hebben geen instelling ontdekt om te zien welke apparaten dit zijn. Wel is het mogelijk om de machtigingen in één keer te beëindigen. Ga hiervoor naar Overzicht / Beveiligingsgegevens en kies Alle vertrouwde apparaten verwijderen die zijn gekoppeld aan mijn account.

©PXimport

Tip 11 De instellingen omtrent machtigingen zijn bij Microsoft verscholen op meerdere plekken.

Tip 12: Dropbox-machtigingen

Ga naar je accountinstellingen en open Security. Alles wat met machtigingen te maken heeft, vind je in dit overzichtsscherm. Bij Sessions zie je wanneer welke apps of programma's contact hebben gehad tot je account. Bij Devices zie je welke apparaten dit zijn/waren, bijvoorbeeld je pc, laptop en tablet.

Bij Apps linked staan apps, websites en programma's die je (ooit) toegang hebt gegeven tot (een deel) van je Dropbox. Van elk onderdeel in de lijst kun je de verbinding verbreken via het kruisje.

©PXimport

Tip 12 Dropbox toont gelinkte apparaten en andere toegang tot je account in één handig overzicht.

Tip 13: Facebook-machtigingen

Klik rechtsboven in je Facebook op het tandwiel-icoontje en kies Instellingen. Bij Beveiliging / Herkende apparaten en bij Actieve sessies zie je vanaf welke computers/apparaten je Facebook wordt gebruikt. Met Bewerken kun je de rechten intrekken. Klik in de linkerkolom op Apps om te zien welke apps je met je Facebook-account gebruikt. Ook hier kun je de rechten eenvoudig intrekken of beperken. Standaard toont Facebook een beperkte lijst. Klik op Alle apps weergeven voor een compleet overzicht.

©PXimport

Tip 13 Controleer via de optie Apps welke programma's, diensten en websites toegang hebben tot je Facebook-account.

Encryptie

Tip 14: Versleutelen

Encryptie is een goede manier om te voorkomen dat een clouddienst (of iemand anders) je bestanden in de clouddienst leesbaar kan maken. Hierbij worden de gegevens extra versleuteld en onleesbaar opgeslagen bij de clouddienst. Met de juiste software, sleutel en/of wachtwoord maak je de bestanden weer leesbaar. Het grootste nadeel van encryptie is het verminderde gebruiksgemak. Je moet extra software gebruiken om de bestanden te beveiligen en weer leesbaar te maken in bijvoorbeeld je Dropbox. Hier staat tegenover dat je niet je complete Dropbox hoeft te versleutelen: gebruik encryptie waar nodig.

©PXimport

Tip 14 Gebruik encryptie om te voorkomen dat bestanden in de clouddienst leesbaar zijn voor derden.

Tip 15: On-the-fly

Er zijn veel encryptieprogramma's om je bestanden te versleutelen. Voor encryptie in combinatie met een clouddienst heb je een programma nodig dat aan 'on-the-fly' encryptie doet. Hierbij worden gegevens direct en op 'afroep' per map onleesbaar of juist leesbaar gemaakt. Zo belanden bestanden nooit onveilig in de cloud.

Cloudfogger is zo'n programma en is nog gratis ook. Download en installeer Cloudfogger. Tijdens de installatie kun je kiezen voor lokaal gebruik op je eigen computer of voor een Cloudfogger-account. Deze laatste optie is het meest gebruiksvriendelijk als je ook via je smartphone of een andere computer je gecodeerde bestanden wilt openen. Cloudfogger ondersteunt Dropbox, Google Drive en OneDrive.

©PXimport

Tip 15 Cloudfogger zorgt voor veilige opslag van bestanden bij potentieel onveilige clouddiensten.

Tip 16: Cloudfogger

Open Cloudfogger en meld je aan met je gebruikersnaam en wachtwoord (of alleen je wachtwoord als je voor een lokaal account hebt gekozen). Klik op het plusteken en geef aan welke map je wilt beveiligen. Let op: experimenteer altijd met een nieuwe map en kopieën van bestanden totdat je de werking van Cloudfogger volledig door hebt.

Maak bijvoorbeeld de map Geheim aan in je Dropbox en kopieer hier meerdere bestanden naartoe. Je merkt dat de inhoud van de map onleesbaar wordt als Cloudfogger niet actief is (of als je niet bent aangemeld). Neem bijvoorbeeld de proef op de som door de inhoud van de map Geheim op te vragen via de website van Dropbox.

©PXimport

Tip 16 Experimenteren met Cloudfogger? Maak een nieuwe map aan om bestandsverlies te voorkomen!

Cloudfogger op je smartphone

Een nadeel van encryptie-oplossingen als Cloudfogger is dat het altijd via een omweg werkt: je hebt Cloudfogger (en natuurlijk je wachtwoord) nodig om je bestanden te kunnen openen. Ook op een smartphone of tablet is de inhoud van bijvoorbeeld bepaalde mappen van je Dropbox niet meer direct leesbaar. Om de bestanden die voorzien zijn van encryptie wel te kunnen lezen, heb je Cloudfogger nodig op je smartphone/tablet. De gelijknamige app vind je in de Android- en iOS-app store.

©PXimport

Gebruik je Cloudfogger en een smartphone? Vergeet de Cloudfogger-app niet!

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).