Word 2010

We bespreken in deze cursusreeks verschillende onderdelen van Office 2010. Sommige mensen zijn allang over, sommige hebben 2007, en weer andere zullen nog werken met 2003. Voor ieder van u kan deze cursus interessant zijn, we bespreken namelijk de basis van de verschillende programma's uit het pakket.

Microsoft Office 2010 testversie

Office is zeker geen goedkoop product, daarom is het prettig dat u het ook gratis 60 dagen kan uitproberen. Ga naar de website: Microsoft.com en klik op de knop Probeer nu onder het office-pakket dat u wilt proberen.

1. De eerste indruk

Wilt u overstappen vanaf Microsoft Office 2003 of eerder, dan zult u even moeten wennen aan Office 2010. De programma's van Office 2010 hebben namelijk een heel andere indeling dan die van 2003. In 2007 werd het lint geïntroduceerd, een compleet nieuwe indeling die - na even wennen - overzichtelijk is. In het lint staan de mogelijkheden binnen Word ingedeeld in drie verschillende onderdelen: tabbladen (voorheen menu's), groepen en opdrachten. Zo staan onder het tabblad Start onder andere de groepen Lettertype, Alinea, Klembord en Stijlen, en in elke groep staan de losse opdrachten. Naast de tabbladen is Bestand blauwgekleurd, dit tabblad zorgt ervoor dat uw document tijdelijk naar de achtergrond verdwijnt. Er verschijnen allerlei opties om het bestand te beheren zoals Opslaan, Afdrukken of Eigenschappen. Boven de tabbladen (of eronder, als u de locatie hebt aangepast) vindt u de werkbalk voor snelle toegang.

Gebruikt u Office 2010 nog niet zo lang, klik dan eerst eens rustig door de tabbladen om te zien wat de nieuwe indeling u biedt.

Office 2010 is voorzien van een lint en de werkbalk Snelle toegang.

Verborgen onderdelen

In het Lint worden niet alle mogelijke opdrachten weergegeven, dat zou niet passen. Als een onderdeel niet tussen de opdrachten in het lint staat, dan kunt u dit vaak terugvinden onder het keuzevervolgpijltje. Dit is het pijltje dat rechtsonder in de hoek van een groep staat. Houd uw cursor even stil op het pijltje om uitleg te krijgen over het dialoogvenster dat erachter zit, klik erop om de extra opties te openen.

Als een onderdeel niet tussen de onderdelen in het lint staat, dan vindt u het wellicht in het dialoogvenster.

2. Document maken

We beginnen deze cursus met het maken van een nieuw document. U kunt natuurlijk starten met een geheel leeg document, waarin u zelf een indeling maakt. Bij een geavanceerd document is het vaak makkelijker om te beginnen met een sjabloon. Zo wordt het document met de juiste opbouw (van een bijvoorbeeld een brief) vooraf ingedeeld. Ook wordt er vaak een mooie combinatie van opmaak, lettertypes, afbeeldingen en kleuren gebruikt. U hoeft het document dan alleen nog van tekst te voorzien. In Word zijn een aantal standaardsjablonen meegeleverd. Klik op Bestand / Nieuw en kies Voorbeeld-sjablonen. Kies een sjabloon uit, selecteer rechts Document en klik op de knop Maken. Online staan nog veel meer sjablonen, via Word kunnen deze ook gedownload worden. Klik op Bestand / Nieuw en vul in het tekstvak naast Office.com-sjablonen uw zoekterm in en druk op Enter. Weet u geen zoekterm, dan kunt u ook door de verschillende categorieën bladeren. Klik op een pictogram om de categorie te openen. Dubbelklik op een document om het te downloaden en openen of klik op de knop Downloaden om het later te gebruiken.

Met een sjabloon zet u in een handomdraai een professionele brief of ander document in elkaar.

3. Tekst aanpassen

Of u een document nu maakt vanuit een kale pagina of vanuit een sjabloon, het gebruiken van een zelfgekozen lettertype geeft de brief net een persoonlijker karakter. Onder het tabblad Start in de groep Lettertype vindt u alle opdrachten om de letters aan te passen. Klik op het uitklapmenu om de verschillende lettertypen te zien. Selecteer eerst de tekst en dan het lettertype dat u wilt gebruiken. Naast het aanpassen van het lettertype kunt u hier ook de tekengrootte, kleur en markering kiezen. Om tekst een ander lettertype te geven, hoeft u niet telkens naar het tabblad Start te gaan. U kunt ook de miniwerkbalk gebruiken die in transparante weergave verschijnt als u iets selecteert in een document. Door met het pijltje op de miniwerkbalk te gaan staan kunt u een bewerking kiezen.

U kunt natuurlijk ieder stukje tekst apart aanpassen, maar u kunt ook de hele stijl en opmaak in één keer aanpassen. Dit is vooral handig bij het schrijven van lange documenten, bijvoorbeeld een verslag. Door gebruik te maken van stijlen (voorheen profielen), behoudt u een consistente opmaak en kunt u eventueel later gebruikmaken van verwijzingen. Zie ook het kader 'Gebruik van stijlen'.

Een zelf gekozen lettertype geeft de brief net een wat persoonlijker karakter.

Gebruik van stijlen

Als u een verslag, essay of ander lang document schrijft is het verstandig om een bepaalde stijl te hanteren. Dat ziet er niet alleen overzichtelijker uit, het is ook handig als u gebruik gaat maken van verwijzingen, zoals een inhoudsopgave. Als een hoofdstuk of paragraaf telkens met de aanduiding Kop 1 wordt gemarkeerd, kan via het tabblad Verwijzingen / Inhoudsopgave automatisch een inhoudsopgave worden gecreëerd. Dat is niet alleen handig voor geprint exemplaar, maar ook voor de digitale versie. Klik met de Ctrl-toets ingedrukt op een hoofdstuk, en u springt automatisch naar de pagina toe. Een aantal vooraf gemaakte stijlen staat onder Start / Stijl wijzigen / Opmaakset. Ook kunnen de kleuren en lettertypen hier met slechts een paar klikken, in één keer worden toegepast op het hele document.

Open via Start / Stijl wijzigen / Opmaakset een lijst met vooraf gemaakte opmaaksets.

4. Illustraties & Afbeeldingen invoegen

Naast tekst kunnen er aan een document ook afbeeldingen of illustraties worden toegevoegd. Dit kan een eigen afbeelding zijn, maar er worden ook wat illustraties met Word meegeleverd. Ook kunt u via Word online zoeken naar meer illustraties. Open het tabblad Invoegen en klik op de opdracht Afbeelding in de groep Illustraties om een eigen afbeelding te selecteren. Klik in Illustraties op Illustratie om een afbeelding binnen Word te zoeken.

Wilt u wat kleine bewerkingen uitvoeren op een afbeelding, dan hoeft u niet eens een fotobewerkingsprogramma te openen. Word biedt een aantal (beperkte) bewerkingsmogelijkheden. Selecteer de afbeelding, en merk op dat er rechtsboven een nieuw tabblad verschijnt, genaamd Hulpmiddelen voor afbeeldingen. Wanneer u hierop klikt ziet u de bewerkingsopties. U kunt eenvoudige correcties uitvoeren, de kleur aanpassen, stijlen toepassen of de afbeelding een andere positie geven.

Naast alleen een afbeelding invoegen, kan in Word deze ook worden bewerkt.

Andere objecten invoegen

Naast afbeeldingen kunnen er ook andere objecten in Word worden toegevoegd, zoals grafieken, vormen en SmartArt. Ook deze opdrachten zijn te vinden onder het tabblad Invoegen in de groep Illustraties. Om een vorm te maken klikt u op Vormen en kiest u een vorm uit. Ga met het kruisje naar de plek waar u de vorm wilt maken en houd de linkermuisknop ingedrukt. Verplaats vervolgens uw muis om het formaat van het object te bepalen en laat de muisknop los om de vorm te maken. De omvang, locatie, vorm en kleur kunt u achteraf nog aanpassen door het object te selecteren en het Hulpmiddelen-tabblad te openen. In de groep Vormstijlen staan diverse opdrachten om de vorm van een andere kleur te voorzien. Klik op het Meer-pijltje om de hele lijst van vooraf samengestelde kleuren te zien, houd de muisaanwijzer stil op een kleur om een voorbeeld in uw document te zien. Klik de kleur aan om te bevestigen.

Na het maken van een vorm is deze nog aan te passen doormiddel van de Hulpmiddelen.

5. Pagina's vormgeven

In principe is ons document nu af: er staat nu tekst in, we hebben het in de juiste stijl gebracht en we hebben afbeeldingen toegevoegd. We kunnen ons echter voorstellen dat u bij bepaalde documenten nog meer wilt. Wanneer u bijvoorbeeld een uitnodiging voor een verjaardag maakt, kunt u de pagina een kleur of randje geven. Dit doet u als volgt: open het tabblad Pagina-indeling en klik in het onderdeel Pagina-achtergrond op Paginakleur. Kies vervolgens een paginakleur. Wilt u geen kleurtje maar een eigen afbeelding, een patroon of een kleurovergang, klik dan op Opvuleffecten. Wanneer u een eigen afbeelding toevoegt, merkt u wellicht dat u de tekst nauwelijks meer kunt lezen. Kies op het tabblad Pagina-indeling voor Watermerk en vervolgens voor Aangepast watermerk. Hier kunt u een afbeelding selecteren. Tot slot kunt u een randje om de pagina zetten door in het onderdeel Pagina-achtergrond te kiezen voor Paginaranden. In het venster dat verschijnt, kunnen diverse instellingen gekozen worden. Probeer rustig eens een paar mogelijkheden uit. Als het u niet bevalt, kunt u het altijd ongedaan maken door middel van het pijltje terug op de werkbalk Snelle toegang of de toetscombinatie Ctrl+Z.

6. Controleren

Natuurlijk wilt u voorkomen dat er spellings- of grammaticafouten in een document staan. Door middel van rode en groene lijntjes onder de tekst wordt u daarop geattendeerd. Een rood of groen streepje onder de tekst kan met de rechtermuisknop worden aangeklikt. U ziet nu in het menu een of meer suggesties, wellicht heeft Word gelijk en hebt u een spelfout gemaakt. Zo niet, dan kunt u op Toevoegen aan woordenlijst klikken zodat dit woord niet telkens als fout aangegeven wordt. Vertrouw overigens niet blind op de spellingscontrole van Word. Deze laat zo nu en dan nog wel eens een steekje vallen.

Voordat u een document uitprint, verstuurt of publiceert kan er nog een uitgebreide controle gedaan worden. Open het tabblad Controleren. Klik op Spelling- en grammaticacontrole om stap voor stap het document te doorlopen. Woorden kunnen worden genegeerd, toegevoegd aan de woordenlijst zodat ze niet als fout worden gemarkeerd, er kan een wijziging worden gemaakt of er kan om uitleg worden gevraagd. In het tabblad Controleren kunt u verder een synoniemenlijst opvragen, een stuk laten vertalen of het aantal woorden tellen (dit is overigens ook zichtbaar in de statusbalk, onder in beeld).

Controleer een brief altijd eerst op spelfouten voordat u hem verstuurt.

7. Opslaan

Een bestand opslaan kan met de toetscombinatie Ctrl+S of via Bestand / Opslaan (als). Het zal u niet zijn ontgaan dat Microsoft Office sinds versie-2007 een nieuw bestandsformaat hanteert waar Office 2003 niet direct raad mee weet, namelijk .docx (Office Open XML-formaat). Wilt u het bestand als een oud document opslaan, ga dan naar Bestand / Opslaan als en wijzig in het uitklapmenu naast Opslaan als het document naar Word 97-2003-document. Tevens is het hier ook mogelijk andere formaten te selecteren zoals een pdf of een webpagina.

Vergeet u vaak om het bestand waarin u werkt regelmatig op te slaan, zorg dan dat Word vaak een autoherstel-bestand voor u opslaat. Ga naar Bestand / Opties / Opslaan en kies voor een korte tijd, bijvoorbeeld 1 minuut. Wanneer de computer nu uitvalt of Word crasht, hebt u altijd nog het herstel-bestand.

Zorg dat het bestand vaak automatisch wordt opgeslagen, zodat u geen gegevens kwijtraakt.

8. Online opslaan, bewerken en delen

Het is ook mogelijk om het document online op te slaan bij Microsoft SkyDrive en het vervolgens online te bewerken via Office Web Apps. Een document kan direct vanuit Word 2010 online worden opgeslagen. U hebt hiervoor wel een Windows Live ID nodig, dit is aan te maken via Live.com. Om een document vanuit Word online op te slaan, gaat u naar Bestand / Opslaan en verzenden / Opslaan naar web. Klik op de knop Aanmelden en meld u aan. Vervolgens worden uw persoonlijke mappen op SkyDrive weergegeven. Selecteer de map waarin u het document wilt opslaan en klik op de knop Opslaan als en vervolgens op Opslaan. Log vervolgens in op de website Live SkyDrive om het document te bekijken of te bewerken. Er zijn ook applicaties voor mobile telefoons beschikbaar. Kijk op Microsoft.com voor meer informatie.

Met een Windows Live ID kunnen uw documenten ook online op Windows Live SkyDrive worden opgeslagen.

9. Afdrukken

In Word 2010 wordt er geen onderscheid meer gemaakt tussen een afdrukvoorbeeld en afdrukken. Zodra op de toetscombinatie Ctrl+P wordt gedrukt opent de backstage-weergave op Afdrukken. Aan de rechterkant wordt een afdrukvoorbeeld weergegeven, aan de linkerkant kunnen diverse instellingen worden gekozen. U bepaalt hier of het document staand of liggend moet zijn, u kiest het papierformaat en bepaalt op welke printer u het document wilt afdrukken. Als alle instellingen naar wens zijn, klikt u op Afdrukken. De opties voor de printer zelf zijn ook nog aanwezig en kunt u openen door op Printeigenschappen te drukken.

10. Beveiligen

Misschien wilt u niet dat iedereen zonder meer uw document kan openen. In het backstage-venster (Bestand) vindt u onder Info de optie Document beveiligen. Hier zijn diverse mogelijkheden. Zo is het document met een wachtwoord te beveiligen, maar kan het ook gemarkeerd worden als definitief. Zo kan een lezer het document wel wijzigen, maar wordt deze hopelijk ontmoedigd door de melding. Om een wachtwoord op een document te zetten klikt u op Document beveiligen en de optie Versleutelen met wachtwoord. Geef een wachtwoord op en klik op OK, bevestig met nogmaals het wachtwoord. Zodra iemand het document wil openen moet eerst het wachtwoord opgegeven worden. Daarna zijn er wel wijzigingen te maken en op te slaan.

Door een document met een wachtwoord te beveiligen kan niet iedereen het document zomaar openen.

11. Hulp vragen

Helaas kunnen we niet alles over Word 2010 in deze cursus behandelen, maar we kunnen u wel helpen zelf antwoorden te vinden. Een handige hulp bij vragen is de helpfunctie in Office 2010. Deze is een stuk beter dan die in bijvoorbeeld Office 2003, waarbij een digitale paperclip u aan de hand nam. Met de meeste trefwoorden wordt er een juist antwoord op uw vraag gegeven. Om hulp te starten klikt u op het pictogram met het blauwe vraagteken rechtsboven in het scherm, of drukt u op F1. Vervolgens start er een venster op en kunt u in het tekstvak uw vraag stellen. Druk op Enter en er wordt een lijst met resultaten weergegeven. Klik op de titel om de uitleg te laden, vaak wordt stap voor stap uitgelegd hoe u iets kunt verwezenlijken.

Doordat de helpfunctie verbonden is met office.com komen er veel en goede resultaten uit.

Werkbalken en lint aanpassen

Als u wat verder gevorderd bent met Word, dan komt u vast dingen tegen die u toch onhandig vindt. Gelukkig is het ook mogelijk om het lint en de werkbalken aan te passen. Ga naar Bestand / Opties en klik op Lint aanpassen. Aan de rechterkant staat een lijst met de huidige indeling van het lint. Aan de linkerkant vindt u de opdrachten of tabbladen die nog aan het lint kunnen worden toegevoegd. Tussen de twee kaders kunnen door middel van de knoppen onderdelen worden verwijderd of toegevoegd. Een nieuw tabblad maken gaat als volgt: klik op de knop Nieuw tabblad, selecteer het nieuwe tabblad en klik op Naam wijzigen om een titel te geven. Herhaal dit eventueel voor de groepsnaam. Kies in de linkerkolom een opdracht of groep en voeg deze aan uw zelfgemaakte tabblad toe. De positie kan nog aangepast worden door middel van de pijltjesknoppen aan de rechterkant. Druk op OK om te bevestigen. Naast het lint is ook de werkbalk voor snelle toegang (helemaal bovenin) en de statusbalk (helemaal onderin) aan te passen. Klik met de rechtermuisknop op de Werkbalk Snelle toegang en kies Werkbalk Snelle toegang aanpassen. Onderdelen kunnen op een soortgelijke manier worden toegevoegd als bij het lint. Door met de rechtermuisknop op de statusbalk te klikken kunnen met selectievakjes onderdelen worden toegevoegd of verwijderd.

Als u wat verder bent gevorderd met Word, dan is een aanpassing aan het lint of de werkbalk wellicht handig.

Clippy is terug

Eind jaren 90 hadden de meeste Microsoft Office-gebruikers een haat-liefdeverhouding met Clippy (de Office-assistent). Vaak kwam deze paperclip op de meest ongebruikelijke momenten met onnodige tips, toch bracht hij uiteindelijk wel hulp waar nodig. In Office 2003 was Clippy voor het laatst te vinden. Maar hij is niet geheel verdwenen, hij maakt zijn comeback in een game: Ribbon Hero 2, Clippy's Second Change. In het spel is het de bedoeling diverse oefeningen binnen Office 2010 uit te voeren waarmee u punten verdient. Met de oefeningen krijgt u Office onder de knie. Helaas is de Ribbon Hero 2 alleen in het Engels beschikbaar. Op RibbonHero.com kunt u het spel gratis downloaden.

Met het spel Ribbon Hero 2, Clippy's Second Change krijgt u Office zo onder de knie.