Hoe beter u uw werkomgeving inricht, hoe prettiger en efficiënter u werkt. Gelukkig kan Windows tot in detail worden aangepast aan uw persoonlijke smaak. In dit ­artikel nemen we Windows 7 (en Vista) onder handen. En hoewel Windows Vista en 7 visueel veel overeenkomsten vertonen, verschillen ook deze besturingssystemen onderling.

Geanimeerde bureaubladachtergrond

Hebt u Windows Vista Ultimate? Voeg dan een bewegende bureaubladachtergrond toe aan uw Vista-omgeving. DreamScene is een gratis uitbreiding voor gebruikers van de Ultimate-editie van Windows Vista en laat u kiezen uit een aantal geanimeerde bureaubladachtergronden. Kies Start / Alle programma's / Windows Update. Klik in het venster op de koppeling Naar updates zoeken. Kies voor Beschikbare extra's weergeven en haal het DreamScene-pakket op. Na installatie klikt u met de rechtermuisknop op het bureaublad en kiest u DreamScene uitvoeren.

Windows Flip 3D

Als u gebruikmaakt van de Aero-omgeving, zorgt de toetsencombinatie Windows-toets-Tab ervoor dat de geopende vensters in een driedimensionale weergave worden getoond (het zogeheten Windows Flip3D-effect). Via het register in Windows Vista kunt u de prestaties van Flip3D beïnvloeden, door aan te geven hoeveel vensters maximaal worden getoond. Open het register (Start / Regedit) en ga naar de sleutel HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows\DWM. Kies Bewerken / Nieuw / DWORD-waarde en noem deze Max3DWindows. Dubbelklik erop en geef een waarde op bij Waardegegevens tussen 4 en 9. Klik op OK en kies Bestand / Afsluiten. Start Windows opnieuw op. Welke waarde het meest prettig werkt, is afhankelijk van uw videokaart. Houd er rekening mee dat deze truc helaas niet op elke Windows Vista-machine werkt.

Kopiëren naar uitbreiden

Via een klik met de rechtermuisknop in Windows Vista en Windows 7 kunt u een geselecteerd bestand (bijvoorbeeld een Word-document of afbeelding) in een ander programma openen. Kies daartoe voor Kopiëren naar en selecteer het programma. Met enkele handelingen kunt u dit menu uitbreiden met uw favoriete programma. Kies Start en typ in het zoekvak Shell:sendto. In deze map plaatst u vervolgens een snelkoppeling naar het programma dat u wilt toevoegen. Het menu is direct uitgebreid met uw eigen programma.

©PXimport

De inhoud van het menu Kopiëren naar kunt u naar eigen inzicht vullen.

Eigen aanmeldingsscherm

Met de komst van Windows 7 is het eindelijk relatief eenvoudig om het standaard aanmeldingsscherm (waarin u het wachtwoord voor uw gebruikersaccount opgeeft) te veranderen. Meer dan wat hulp van het Windows-register hebt u niet nodig. Open de Register-editor (klik op Start en typ Regedit in het ingebouwde zoekvak). Ga naar de sleutel HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Authentication\LogonUI\Background. Klik met rechts op de DWORD-waarde OEMBackground en kies Aanpassen (is de waarde niet aanwezig, dan maakt u deze via Bewerken / Nieuw / DWORD-waarde). In het vak Waardegegevens typt u een 1, waarna u klikt op OK. Vervolgens opent u de map X:\Windows\System32\oobe (vervang X: hierbij door de letter van het station waarop u Windows hebt geïnstalleerd). Zoek naar de map Info. Is deze niet aanwezig, klik dan met rechts op een leeg gedeelte in de map Oobe en kiest u Nieuw / Map en maakt u de map Info aan. In de map Info zoekt u naar de map Backgrounds (ook hier geldt: als de map niet aanwezig is, maakt u deze zelf aan). Vervolgens kopieert u de afbeelding die u wilt gebruiken naar deze map. Deze afbeelding moet aan een aantal eisen voldoen: allereerst mag het bestandsformaat niet groter zijn dan 256 KB. Daarnaast gebruikt u als achtergrond een jpg-afbeelding. Het bestand noemt u backgroundDefault.jpg. Start Windows vervolgens opnieuw op. De nieuwe afbeelding is actief.

©PXimport

Eindelijk simpel een eigen aanmeldingsscherm maken!

Meldingen onder controle (I)

In Windows 7 kunt u zelf bepalen welke (systeem)meldingen door het besturingssysteem worden getoond. Zo kunt u bijvoorbeeld aangeven dat de firewall wel waarschuwingen mag geven, maar Adobe Reader u niet mag lastigvallen met een notificatie van een nieuwe update. Klik in het systeemvak van de Windows-taakbalk (het gedeelte met de klok) op het pictogram van het onderhoudscentrum en kies Onderhoudscentrum openen. Klik op Instellingen voor Onderhoudscentrum wijzigen. Hier vindt u de secties Beveiligingsberichten en Onderhoudsberichten. Haal de vinkjes weg bij de items die u niet meer wilt zien en bevestig met een klik op OK.

Meldingen onder controle (II)

Als u gebruikmaakt van Windows Vista of Windows 7, kunt u ook de pictogrammen in het systeemvak aanpassen. Klik met rechts op de taakbalk en kies Eigenschappen. Op het tabblad Taakbalk klikt u op de knop Aanpassen (in de sectie Systeemvak). Vervolgens geeft u per pictogram aan of het moet worden verborgen, of alleen de meldingen mogen worden getoond of dat zowel het pictogram als de meldingen moeten worden getoond.

Windows 7 personaliseren

Het startpunt voor het aanpassen van de werkomgeving van Windows 7 vindt u onder de rechtermuisknop. Klik met rechts op het bureaublad en kies voor Aan persoonlijke voorkeur aanpassen. Hier kunt u een bestaand thema kiezen, een eigen thema maken (verderop leest u hier meer over) of individuele onderdelen aanpassen.

Overigens hoeft u geen genoegen te nemen met de standaardthema's van Windows 7. Online vindt u een aardige verzameling nieuwe thema's. Hier vind u een overzicht van aanvullende thema's.

Wisselende bureaubladachtergrond

Op basis van uw locatie (bijvoorbeeld Nederland) laat Windows 7 regiospecifieke thema's, zoals de Amsterdamse grachten. In het themaoverzicht vindt u dan ook Nederland. U kunt zelf bepalen hoe frequent de achtergronden worden afgewisseld. In het venster Persoonlijke instellingen klikt u op Bureaubladachtergrond (onderin het venster). Bij de optie Afbeelding wijzigen elke... kiest u de gewenste instelling. Gebruikt u een laptop of netbook op accustroom? Overweeg dan de volgende functie aan te vinken: De diavoorstelling onderbreken om energie te besparen als de computer op een accu werkt. Daarnaast hebt u het afwisselen van de bureaubladachtergronden in eigen hand. Wilt u een andere achtergrond gebruiken? Klik met de rechtermuisknop op het bureaublad en kies voor Volgende bureaubladachtergrond.

©PXimport

Bepaal wanneer de achtergrond van Windows wordt veranderd, en houd rekening met gebruik van uw laptop op accustroom.

Abonneren op een achtergrond

Een bijzonder mooie, maar relatief onbekende optie van Windows 7 is de mogelijkheid om u te abonneren op een achtergrondenset. U kunt het principe vergelijken met een rss-feed, die ervoor zorgt dat elke dag (of op een interval dat u zelf instelt) een nieuwe bureaubladachtergrond wordt getoond. Zo kunt u bijvoorbeeld instellen dat het bureaublad elke dag de illustratie van zoekmachine Bing toont. Deze hogeresolutiefoto wordt elke dag vernieuwd. Ga naar makeuseof.com. Open een nieuw Kladblok-document en kopieer de code die u op de genoemde website vindt naar het lege document. Sla het vervolgens op als Bureaublad.theme (let erop dat het bestand niet als txt-bestand wordt opgeslagen). Vervolgens dubbelklikt u op het theme-bestand en klikt u op de knop Bijgesloten bestanden downloaden. Klik met rechts op het bureaublad en kies Aan persoonlijke voorkeur aanpassen. In het geopende venster ziet u dat de Bing-feed is gekozen. Klik nu op de koppeling Bureaubladachtergrond (onderin het venster) en kies bij afbeeldingspositie voor Vullen. Klik op Wijzigingen opslaan.

Standaard wordt de feed eenmaal per dag bijgewerkt. U kunt deze frequentie verhogen, zodat vaker een nieuwe achtergrond verschijnt. Open Internet Explorer en klik op de knop Favorieten (links in het venster). Open het tabblad Feeds en klik met rechts op de feed van Bing, waarna u kiest voor Eigenschappen. In de sectie Schema voor updates kiest u voor de optie Aangepast schema gebruiken. Kies in de lijst het gewenste interval. Bevestig met een klik op OK. De feed wordt vaker bijgewerkt.

©PXimport

Laat Windows de bureaubladachtergrond automatisch veranderen, gebaseerd op een feed met achtergronden.

Eigen mappen maken

U kunt mappen in Windows XP, Windows Vista en Windows 7 voorzien van een eigen uiterlijk, zodat u de map gemakkelijk herkent. Klik met de rechtermuisknop op een map en kies Eigenschappen. Open het tabblad Aanpassen. Bij Welk soort map wilt u gebruiken selecteert u de gewenste mapsoort (bijvoorbeeld Afbeeldingen en video, of Muziekpictogrammen). Plaats ook een vinkje bij Deze sjabloon ook op alle submappen toepassen als u de instellingen voor alle onderliggende mappen wilt laten gelden. Hierna is het tijd om een afbeelding voor de map te kiezen (in het vak Mapafbeeldingen). Klik op Bestand selecteren en selecteer de gewenste afbeelding. Tot slot kunt u een mappictogram selecteren, zodat u uw eigen map tussen de andere mappen snel herkent. In het vak Mappictogram klikt u op de knop Ander pictogram. Selecteer de gewenste afbeelding. Tevreden met de aanpassingen? Klik op OK. Uw map heeft een eigen uiterlijk.

©PXimport

De inhoud van de map aanpassen aan de inhoud.

Betere Windows-taakbalk

Gebruikt u Windows 7, maar hebt u heimwee naar de taakbalk uit Windows Vista? Klik met de rechtermuisknop op de Taakbalk en kies voor Eigenschappen. Op het tabblad Taakbalk kiest u bij Taakbalkknoppen voor Nooit combineren. Plaats daarnaast een vinkje bij Kleine pictogrammen gebruiken (in de sectie Taakbalkweergave). Klik op Toepassen en OK. De taakbalk heeft het uiterlijk van de balk uit Windows Vista.

We blijven nog even bij de taakbalk en het menu Start. Wilt u programma's die u vaak gebruikt een prominente plaats in het menu Start geven? Geen probleem. Klik in het menu Start met de rechtermuisknop op het desbetreffende programma en kies voor Aan het menu Start vastmaken. Het programma wordt bovenin het startpaneel geplaatst. U kunt het later altijd weghalen door erop te klikken met rechts en te kiezen voor Van het menu Start losmaken. Het vak Snel starten (het gebied rechts van de knop Start) vormt eveneens een prima locatie voor veelgebruikte programma's en documenten. Het toevoegen van een snelkoppeling aan dit gebied gaat eenvoudig: versleep het pictogram van het bureaublad naar Snel starten en laat het hierboven los. Hebt u een programma in het menu Start dat u wilt toevoegen aan Snel starten? Open het menu Start en klik met rechts op het programma. Kies voor Aan Snel starten toevoegen.

©PXimport

Heimwee naar de klassieke taakbalk? Ook in Windows 7 kunt u deze gebruiken.

Maximum aantal items

De kenmerkende Jump Lists van Windows 7 (deze uitklapmenu's vindt u onder meer in het menu Start en achter de programmaknoppen op de Windows-taakbalk) kunt u ook naar uw hand zetten. Klik met de rechtermuisknop op een leeg gedeelte van de taakbalk en kies Eigenschappen. Kies het tabblad Menu Start en klik op de knop Aanpassen. Onderin het venster vindt u de sectie Grootte van menu Start. Bij de optie Aantal recente items die worden weergegeven in Jump Lists, geeft u het gewenste aantal op (bijvoorbeeld 12). Klik op OK. De Jump Lists kunnen voortaan meer informatie weergeven.

Als u vaak gebruik maakt van een specifieke map of bibliotheek, dan kunt u deze locatie 'vastpinnen' in de Jump List. Open Windows Verkenner en zoek de map die u toegankelijk wilt maken. Sleep de map naar een leeg gedeelte op de taakbalk. Er verschijnt Vastmaken aan Windows Verkenner. Laat de muis los. De map krijgt een plaats in de Jump List van het menu Start. Klik met rechts op het pictogram van Windows Verkenner, zodat de Jump List verschijnt. In de sectie Gepind vindt u de toegevoegde map.

Map Documenten verplaatsen

U kunt de standaardlocatie van de map Mijn documenten (in Windows XP) en Documenten (in Windows Vista) aanpassen. Dat is handig, als u bijvoorbeeld de mapinhoud wilt onderbrengen op een alternatieve locatie, zoals een externe vaste schijf. Open het menu Start en klik met rechts op Documenten. Kies Eigenschappen. Op het tabblad Locatie geeft u de nieuwe locatie op. Gebruik de knop Verplaatsen om een andere locatie aan te geven. Bevestig tot slot met een klik op OK.

Gadgets

Zowel Windows Vista als Windows 7 beschikt over gadgets. Deze kunt u beschouwen als compacte uitbreidingen die een specifieke functie uitvoeren. Zo is er een gadget die het weer voorspelt, en een gadget die de laatste nieuwsberichten toont. De gadgets in Windows Vista worden in principe op de Sidebar getoond. U vindt deze balk rechts in het venster. U kunt de gadgets ook los op het bureaublad plaatsen. Dat is tegelijkertijd ook de enige mogelijkheid in Windows 7: de makers hebben in deze jongste Windows-telg afscheid genomen van de Sidebar, die vooral op kleinere beeldschermen kostbare ruimte in beslag neemt. De standaard gadgets in Windows zijn niet bijster interessant. Gelukkig bestaan er verschillende websites waar u nuttige gadgets kunt downloaden, zoals de gadget van Buienradar.nl en de NS-treinplanner. Een goed startpunt voor nieuwe gadgets. In de sectie Sidebar-gadgets vindt u de collectie. Een andere locatie voor nieuwe gadgets. Hier vindt u onder meer de gadget van Nu.nl, waarmee u het laatste nieuws via het bureaublad kunt lezen.

Op het gebied van systeeminformatie vinden we een aantal interessante gadgets die door enthousiaste ontwikkelaars zijn gemaakt. Op gallery.live.com vindt u de gadget DriveInfo. Eenmaal toegevoegd, geeft deze gadget een overzicht van alle schijven en partities en de hoeveelheid gegevens. Als u vaak werkt met draadloze netwerken, is de gadget Wireless Network Meter interessant. Deze uitbreiding geeft onder meer informatie over de kwaliteit van het signaal, de up- en downloadsnelheid en de beveiliging van de verbinding. Dezelfde makers hebben een vergelijkbare gadget gemaakt voor bedrade netwerken. Deze vindt u hier. Tot slot is de gadget iPhone Battery de moeite waard. Gebruikt u een laptop op accustroom, dan toont deze gadget hoe lang u nog kunt doorwerken. Het uiterlijk van de gadget bepaalt u zelf: zo kunt u onder meer kiezen tussen de batterij-indicator van de iPhone en de welbekende Duracell-batterij. U vindt de gadget hier.

De meeste gadgets zijn geschikt voor zowel Windows Vista als Windows 7. Helaas blijkt in de praktijk vaak dat gadgets voor Windows Vista niet werken op een Windows 7-systeem, hoewel dat dit door de makers wordt aangegeven. Het advies hierbij is om de gadget te proberen op uw Windows 7-systeem.

©PXimport

Breid de standaardgadgets van Windows uit met uw eigen collectie.

Eigen thema maken én delen

In Windows 7 kunt u een eigen thema maken. In het Configuratiescherm kiest u voor Vormgeving en persoonlijke instellingen / Persoonlijke instellingen. Onderin het venster vindt u de secties Bureaubladachtergrond, Vensterkleur, Geluiden en Schermbeveiliging. Klik op een van deze onderdelen om de bijbehorende instellingen te tonen en stel een eigen bureaubladachtergrond, vensterkleur, geluidenset en schermbeveiliging in. Bevestig elke keuze met een klik op Wijzigingen opslaan. Keer hierna terug naar het hoofdvenster. U vindt het eigen thema vervolgens onder Mijn thema's, als niet-opgeslagen thema. Het is verstandig om het thema op te slaan. Klik op Thema opslaan. Voorzie het thema van een geschikte titel (in het vak Themanaam) en klik op OK. Nog interessanter is de mogelijkheid om het thema op te slaan in een vorm waarmee u het kunt delen met anderen. Klik met de rechtermuisknop op uw eigen thema en kies voor Thema voor delen opslaan. Geef een passende naam op (in het vak Bestandsnaam) en bevestig met een klik op OK. Het thema wordt opgeslagen in de map Documenten. U kunt het thema vervolgens mailen of op een usb-stick kopiëren en delen met anderen.

©PXimport

Sla uw eigen thema op en deel dit met anderen.

Groot, groter, grootst!

U kunt de lettergrootte van de Windows Vista- en Windows 7-gebruikersomgevingen flink vergroten. Handig voor schermen van een netbook. Standaard wordt een schaal van 96 dpi gebruikt, terwijl u dit kunt verhogen naar 120 dpi. Consequentie hiervan is dat de letters groter worden, maar dat er minder informatie op het scherm past. Klik met rechts op het bureaublad en kies Aan persoonlijke voorkeur aanpassen. Bij Windows Vista vindt u in het linkervenster de optie Lettertypen groter of kleiner maken (DPI). Klik hierop en kies in het geopende venster voor Grotere schaal (120 DPI)tekst is beter leesbaar. Klik op OK.

Wilt u liever een eigen dpi-instelling kiezen, dan klikt u op de knop Aangepaste DPI en geeft u een percentage op van de normale grootte. Bij Windows 7 kiest u in het linkervenster voor Beeldscherm. Kies vervolgens tussen Laag of Normaal. De laatste instelling zorgt ervoor dat letters op 125 procent van hun ware grootte worden getoond. Liever een andere instelling? Klik links in het venster op Aangepaste tekengrootte instellen (dpi).

©PXimport

Zorg voor een hogere dpi-instelling in Windows Vista en Windows 7, bijvoorbeeld bij gebruik van een netbook.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).