Je wilt aan de slag met Linux of met een andere Windows-editie, maar je vindt een live-systeem met een bootstick te traag, een dualboot-systeem te veel gedoe en meerdere fysieke machines te duur. Een oplossing die wel uitvoerbaar en betaalbaar is: virtualisatie in Windows.

Tip 01: Virtualisatie

Voor we je de belangrijkste virtualisatiefuncties binnen Windows voorstellen, leggen we graag uit wat virtualisatie is. Of liever, wat we in dit artikel onder virtualisatie verstaan, want de definities zijn nogal uiteenlopend. Een gemeenschappelijke factor is het softwarematig nabootsen oftewel emuleren van een onderdeel of bron, op zo’n manier dat de software op dezelfde manier functioneert als het fysieke, geëmuleerde object. Anders gezegd: voor het systeem ziet deze software er als hardware uit. Het gaat dus om een virtuele versie van iets dat normaal gesproken fysiek is, zoals computerhardware, opslagapparaten, netwerkbronnen, besturingssystemen en applicaties.

In dit artikel focussen we ons op zogeheten virtuele machines die een complete computer softwarematig nabootsen, waarop vervolgens een besturingssysteem en allerlei toepassingen kunnen draaien. Wanneer je vanuit zo’n virtuele machine hardware wilt benaderen of het eigenlijke besturingssysteem wilt aanroepen, dan gebeurt dit doorgaans via emulatie, zoals voor de processor, de netwerk- of grafische kaart, of de hardeschijfinterface. Voor betere prestaties worden hiervoor tegenwoordig ook wel specialistische stuurprogramma’s ingezet, het zogeheten paravirtualisatie, maar we gaan hier niet verder op in.

Tip 02: Hypervisors

De software(laag) waarmee je virtuele machines maakt en beheert op een fysieke computer oftewel host, noemen we een hypervisor. Er bestaan twee hoofdtypes. Zo is er het type-1-hypervisor, ook wel bare-metal-hypervisor genoemd. Zo’n tool draait dankzij eigen drivers rechtstreeks op de fysieke hardware van de machine, zonder dat er een reeds geïnstalleerd besturingssysteem nodig is. Bekende voorbeelden van dit type zijn VMware ESXi en Microsoft Hyper-V (zie ook tip 3).

In dit artikel gaan we het vooral hebben over het type-2-hypervisor, ook wel hosted hypervisor genoemd, omdat dit (de drivers van) een host-besturingssysteem nodig heeft. Bekende voorbeelden hiervan zijn Parallels Desktop (voor macOS), VMware Workstation Player (voor Linux en Windows) en Oracle VirtualBox. Deze laatste is gratis, opensource, beschikbaar voor Linux, macOS en Windows, wordt goed up-to-date gehouden is en krijgt daarom alle aandacht in dit artikel.

Tip 03: Windows-onderdelen

Windows zelf heeft ook diverse virtualisatiefuncties ingebouwd, maar Microsofts terminologie blijkt helaas verwarrend. Je begrijpt meteen wat we bedoelen als je Windows-onderdelen opent: druk op Windows-toets+R en voer optionalfeatures uit. Er verschijnt een venster met diverse optionele functies waarvan enkele rond virtualisatie draaien. In Windows Home gaat het om drie onderdelen: Platform voor virtuele machine, Windows Hypervisor-platform en Windows-subsysteem voor Linux. In Windows Pro en hoger zijn er nog vier extra: Hyper-V, Windows-Sandbox, Microsoft Defender Application Guard en Containers. We lichten heel kort elk onderdeel toe.

Windows-subsysteem voor Linux voorziet in een gevirtualiseerde Linux-kernel, waardoor je Linux-distributies kunt installeren en gebruiken. Hiervoor is het wel nodig dat je ook Platform voor virtuele machine inschakelt. Heb je deze items ingeschakeld en wil je met een externe hypervisor als VirtualBox aan de slag, dan dien je tevens een vinkje te plaatsen bij Windows Hypervisor-platform. Dit zorgt er namelijk voor dat zo’n hypervisor kan draaien bovenop de Hyper-V-hypervisor. Deze laatste zit slechts in uitgeklede vorm in Windows Home, maar via de optie Hyper-V kun je deze in Pro-versies en hoger als volwaardige hypervisor inzetten en er virtuele machines mee maken en beheren. Met Windows-Sandbox maak je snel een virtuele Windows-testmachine, wat handig kan zijn om veilig met Windows te experimenteren. Microsoft Defender Application Guard is een beveiligingsfunctie waarmee je websites en documenten in afgeschermde browser- of Office-instanties kunt openen (voor Chromium-browsers vind je hier een extensie). Het onderdeel Containers tot slot kan nodig zijn indien je Windows-containers wilt gebruiken.

Tip 04: Systeemeisen

Virtualisatie is dus op allerlei manieren ingebakken in Windows, maar helaas heb je voor een echte hypervisor Windows Pro of hoger nodig. Omdat lang niet iedereen hierover beschikt, houden we het bij Windows Home, en dan kom je automatisch uit bij een externe hypervisor als Oracle VM VirtualBox (die het trouwens ook uitstekend doet op Windows Pro en hoger). VirtualBox is weliswaar niet de enige tool, maar hij is gratis, opensource, wordt goed up-to-date gehouden en draait prima onder Windows (en ook onder Linux en macOS).

Houd er wel rekening mee dat virtualisatie de nodige eisen aan je systeem stelt. Om te beginnen heeft je systeem flink wat intern geheugen nodig: 4 GB is een absoluut minimum, maar om meerdere virtuele machines tegelijk te kunnen draaien is 12 GB of meer beter. Je hebt uiteraard ook voldoende vrije opslagruimte nodig voor je virtuele machines.

Verder moet het systeem een moderne processor bevatten, die, wat VirtualBox betreft, bij voorkeur ook zogeheten hardwarevirtualisatie ondersteunt (zie ook deze gids van Oracle). Je gaat als volgt na of dit op je Windows-systeem is ingeschakeld: druk op Ctrl+Shift+Esc voor het Taakbeheer en open het onderdeel Prestaties. Klik op Processor en check of Virtualisatie is Ingeschakeld. zo niet, dan moet je dit alsnog regelen in het UEFI-BIOS van je systeem, waarschijnlijk in een rubriek genaamd Chipset, Advanced CPU Configuration of Northbridge. Raadpleeg hiervoor je systeemhandleiding.

Tip 05: Installatie VirtualBox

Download VirtualBox. We gaan ervan uit dat je met Windows werkt en dus kies je hier Windows hosts om een uitvoerbaar bestand op te halen. Op het moment van schrijven was dat versie 7.0.6. Dubbelklik op het gedownloade exe-bestand om de tool te installeren. In het setup-venster druk je op Next. In het volgende venster mag je de standaardinstellingen ongemoeid laten. Druk op Next en op Yes, zodat ook een virtuele netwerkinterface mee kan worden geïnstalleerd. Rond af met Install en Finish. Je hypervisor staat nu klaar om je eerste virtuele machine te maken en te beheren.

Tip 06: Iso’s downloaden

In het Windows-startmenu tref je nu Oracle VM VirtualBox aan, dat je met een muisklik opstart. Je komt in het hoofdvenster van de beheermodule VirtualBox Manager terecht. Deze oogt nog behoorlijk leeg. Logisch, want je hebt nog geen virtuele machines gemaakt. Dat kan op verschillende manieren, afhankelijk van welk type bestand of bron je vertrekt. We tonen je achtereenvolgens de standaardmethode voor een schijfkopiebestand, een zogeheten appliance (tip 9) en een virtuele schijf (tip 10).

Een schijfkopiebestand is vaak een iso-bestand. Er is genoeg keuze, want er zijn bijvoorbeeld al een paar honderd Linux-distributies beschikbaar (zie bijvoorbeeld de verzamelsite DistroWatch.com).

Wie goed zoekt, vindt bijvoorbeeld ook allerlei Windows-installaties als iso. Zo kun je via de tool Rufus iso’s downloaden van Windows 7 tot Windows 11. Start Rufus, druk op het pijlknopje en kies Downloaden. Druk vervolgens op de knop Downloaden en selecteer de beoogde Windows-editie. Druk enkele keren op Doorgaan en kies telkens de gewenste Release, Editie, Taal of Architectuur. Bevestig met Downloaden en bewaar het iso-bestand. Houd er wel rekening mee dat je ook voor gevirtualiseerde Windows-installaties een licentie nodig hebt, maar je kunt er minstens dertig dagen zonder activering mee aan de slag, wat voor uitgebreide experimenten kan volstaan.

Tip 07: Iso’s installeren

Het is nu de bedoeling dat je het besturingssysteem van het iso-bestand virtualiseert.

Start VirtualBox en druk op Nieuw. Vul een geschikte naam in, duid de map aan waarin je virtuele machine(s) terecht moeten komen en verwijs naar het iso-bestand. Als het goed is stelt VirtualBox nu een installatie zonder toezicht voor. Dit zorgt ervoor dat je nauwelijks ertussen hoeft te komen tijdens de installatie van het besturingssysteem op de virtuele machine. Je laat in dit geval best het vinkje weg bij Overslaan installatie zonder toezicht.

Druk op Volgende, waarna VirtualBox je vraagt om de velden Gebruikersnaam en Wachtwoord (2x) in te vullen. Vul ook een Hostnaam in (zonder spaties) en laat de Domeinnaam voor wat die is. Plaats tevens een vinkje bij Guest Additions, deze zorgen namelijk voor een betere integratie met je host en daardoor meer gebruiksgemak.

Druk op Volgende en geef aan hoeveel geheugen en processors je aan de virtuele machine wilt toekennen. Dit hangt samen met het beoogde besturingssysteem en met de hoeveelheid bronnen die je zoal ter beschikking hebt. Druk op Volgende en kies een geschikte schijfgrootte. Selecteer Nieuwe virtuele harde schijf aanmaken. Verder raden we aan om geen vinkje te plaatsen bij Pre-alloceren volledige grootte, zodat VirtualBox de virtuele machine met de actuele databehoefte kan laten meegroeien (en je niet meteen alle ingestelde maximale schijfruimte claimt). Bevestig met Volgende, check nogmaals de instellingen en zet alles in gang met Afmaken.

Tip 08: Handmatige setup

Biedt VirtualBox geen installatie zonder toezicht aan of blijkt dit om een of andere reden niet te lukken, dan zit er weinig anders op dan dit handmatig te doen. De procedure is vergelijkbaar met die van tip 7, maar zodra de virtuele machine is toegevoegd aan het beheervenster gebeurt er niets.

Selecteer dan je virtuele machine en klik op Start. Afhankelijk van de gekozen distributie vind je in het opgestarte bureaublad wellicht een knop als (Try or) Install <naam_distributie>. Selecteer deze optie en volg de verdere instructies. Gewoonlijk moet je hier dan gegevens als taal en toetsenbordindeling invullen. Bij Installatietype mag je zonder schroom iets als Wis schijf en installeer <naam_distributie> selecteren. Immers, het gaat om een virtuele schijf en deze bevat nog geen gegevens. Bevestig de installatie. Op het einde vul je nog je (gebruikers)naam en wachtwoord in, waarna je aan de slag kunt met je virtuele besturingssysteem.

Problemen?

Het kan gebeuren dat een besturingssysteem weigert een virtuele installatie uit te voeren. Bij Linux kan dan de melding kernel panic opduiken. Dit euvel los je normaal gesproken als volgt op: heb je virtualisatiefuncties in Windows geactiveerd, zorg dan ook dat Windows Hypervisor-platform is ingeschakeld bij Windows-onderdelen (zie tip 3). Bij Linux-distributies helpt het vaak het aantal virtuele processors te verhogen naar 2 (desnoods meer). Dit doe je via de instellingen van de uitgeschakelde virtuele machine (zie tip 14).

In Windows Pro of hoger kan het ook helpen als je de beveiligingsfunctie Geheugenintegriteit uitschakelt. Je vindt deze via de instellingen van Windows (Windows-toets+I) waar je Privacy en beveiliging / Windows-beveiliging / Kernisolatiedetails selecteert.

Lukt het nog steeds niet, dan schakel je de virtualisatiefuncties van Windows uit via Windows-onderdelen (zie tip 3). Blijft de virtuele machine koppig weigeren, dan zijn er (in Windows Pro) wellicht nog virtualisatiefuncties blijven hangen. Je schakelt deze dan grondiger uit als volgt: klik met rechts Opdrachtprompt in het Windows-startmenu en kies Als administrator uitvoeren. Vervolgens voer je de volgende commando’s uit:

Tip 09: Appliance importeren

Soms vind je op internet ook vooraf geconfigureerde virtuele machines, wat handig is bij bewerkelijke configuraties. We noemen dit appliances en deze importeer je als volgt in VirtualBox. We nemen de anonimiserende Linux-distributie Whonix als voorbeeld. Ga naar de website van Whonix en klik op Download Whonix Xfce (FREE!) voor het ova-bestand (Open Virtual Appliance), een archiefbestand met bestanden noodzakelijk om een virtuele machine te maken.

Ga vervolgens naar Bestand en kies Appliance importeren. Via het mapicoon verwijs je naar het ova-bestand. Druk op Volgende, stel het veld Machinebasismap in (de map voor je virtuele machines) en bevestig met Afmaken / Akkoord.

Er duiken nu twee virtuele machines op in de beheermodule. Start zowel Whonix-Gateway-XFCE als Whonix-Workstation-XFCE op. Het is tevens mogelijk een ova-appliance van een bestaande virtuele machine te exporteren. Dit doe je via Bestand / Appliance exporteren; eventueel plaats je hier een vinkje bij Meenemen ISO-imagebestanden.

Ook interessant: Zo draai je Windows op je Raspberry Pi

Tip 10: Virtuele schijf

Een bestaande virtuele harde schijf in VirtualBox koppelen kan ook. Met het gratis Disk2vhd kun je zelfs je huidige fysieke Windows-installatie in zo’n virtuele schijf onderbrengen. Start de tool, plaats een vinkje bij je Windows-volume en bij de systeemvolumes. Laat het vinkje staan bij Use Volume Shadow Copy, maar verwijder het vinkje bij Use Vhdx. Na afloop van het langdurige proces klik je op Nieuw in VirtualBox, laat je ISO-image ingesteld op <niet geselecteerd>, druk je twee keer op Volgende en kies je Bestaand virtuele harde schijf-bestand gebruiken, waarna je naar je vhd(x)-bestand verwijst. Wil je via deze weg een Windows 11-installatie virtualiseren, lees dan ook de extra uitleg.

Tip 11: Weergaves

Je virtuele machine staat nu helemaal klaar in de beheermodule. Je hoeft die nu alleen maar te selecteren en op de groene startpijl te drukken. Het deelvenster VM opstarten verschijnt en als het goed is, start even later het gevirtualiseerde systeem. Het gebeurt echter geregeld dat de weergave niet optimaal is. Mogelijk helpt het om de resolutie binnen het gevirtualiseerde systeem aan te passen. Vanuit een Cinnamon-desktop in Linux bijvoorbeeld klik je hiervoor linksonder op Toepassingen tonen en kies je Instellingen, waar je bij Schermen de Resolutie kunt instellen.

Maar ook vanuit VirtualBox kun je de weergavemodus van je virtuele machine aanpassen. Dit doe je vanuit de menubalk helemaal bovenaan. Klik hier op Weergeven en kies een van de beschikbare modi, zoals Schermvullende, Naadloze of Geschaalde Modus (bevestig met Switchen), AutoSchalen gastscherm of (handmatig) Venstergrootte aanpassen.

Let er wel op dat je bij bepaalde modi niet langer dit VirtualBox-menu te zien krijgt. Via sneltoetsen als <hosttoets> in combinatie met L, F of C keer je terug naar de vorige weergave. Of je drukt op <hosttoets>+Home om het menu op te roepen. Standaard is <hosttoets> de Rechter Ctrl-toets in Windows.

Tip 12: Snapshots

Het besturingssysteem van een virtuele machine afsluiten, kan op dezelfde manier als je bij een fysieke computer. Maar je kunt ook de actuele status van die machine door VirtualBox laten bewaren, zodat je bij het herstarten van de machine begint waar je geëindigd was. Dat kan vanuit het VirtualBox-menu, via Bestand / Sluiten, waar je de staat van de machine opslaan kiest.

Stel, je wilt op je virtuele machine flink wat experimenteren met het risico dat je het gevirtualiseerde systeem verprutst. In dit geval maak je het liefst een zogeheten snapshot voordat je aan je experimenten begint. Dit kan eigenlijk op twee manieren.

De eerste is om dit vanuit een draaiend systeem te doen via het menu Machine / Snapshot maken. De tweede is om een virtuele machine in de beheermodule te selecteren, op het menu-icoon rechts van deze machine te klikken en te kiezen voor Snapshots / Nemen. In beide gevallen vul je vervolgens een snapshotnaam in en bevestig je met OK. Houd er wel rekening mee dat snapshots flink wat schijfruimte kunnen innemen.

Om naderhand naar zo’n snapshot terug te keren open je opnieuw het menu Snapshots, klik je met rechts op het beoogde snapshot in het overzicht en selecteer je Terugzetten (Verwijderen is eveneens een optie).

Tip 13: Toevoegingen

Vanuit de beheermodule zijn nog heel wat andere opties mogelijk. Zo is er het menu Tools (links bovenaan) waar je via het menu-icoon het onderdeel Extenties (sic) kunt openen. Klik hier op Installeren en verwijs naar het VirtualBox Extension Pack dat je vanaf de officiële site kunt downloaden (klik op All supported platforms) in de vorm van een extpack-bestand. Na je akkoord wordt het extensiepakket toegevoegd en dit biedt ondersteuning voor onder meer RDP, schijfversleuteling en NVMe.

Er zijn ook toevoegingen van een ander type, de zogeheten Guest Additions en het is de bedoeling dat je deze toevoegt aan een virtuele machine nadat het gast-besturingssysteem is geïnstalleerd. Als het goed is, volstaat hiervoor een vinkje bij een geautomatiseerde installatie (zie tip 7), maar desnoods installeer je deze achteraf. Start hiervoor je virtuele machine op, open het menu Apparaten en kies Optische schijven / Invoegen Guest Additions CD-image, waarna je deze Guest Additions kunt installeren vanuit een virtuele cd-rom die via het bestandsbeheer van je gastsysteem beschikbaar komt. Via deze pagina lees je meer over de voordelen van deze toevoegingen, evenals over een handmatige manier om deze te installeren. Een van de grote voordelen is dat je nu ook het klembord en allerlei gegevensbestanden makkelijker kunt uitwisselen tussen host- en gastsysteem.

Tip 14: Fijnregelen

In VirtualBox zijn er nog andere instellingen om de configuratie van je virtuele machines aan te passen. Wanneer je namelijk een virtuele machine selecteert en Instellingen kiest, verschijnt een uitgebreid menu met allerlei opties. Houd er wel rekening mee dat bij een draaiende machine of een machine met opgeslagen status minder opties aanpasbaar zijn. In dit geval moet je de machine eerst volledig afsluiten.

We raden je aan alle rubrieken even te openen, waaronder Algemeen, Systeem, Beeldscherm, Opslag, Netwerk, Gedeelde mappen enzovoort en alle opties door te lopen.

De meeste rubrieken bevatten ook diverse tabbladen. We kunnen hier slechts een paar voorbeelden geven. Zo bepaal je bij Systeem / Processor het aantal virtuele processors. Bij Systeem / Moederbord leg je de bootvolgorde van de beschikbare media vast. Wil je het gastsysteem meer videogeheugen geven, dan ga je naar bij Beeldscherm / Scherm. Extra virtuele schijven – met interfaces als IDE of SATA – regel je via Opslag. Vanuit de rubriek Netwerk bepaal je hoe een virtuele machine zich al dan niet met de rest van je (fysieke of virtuele) netwerken en internet mag verbinden.

Bij Gedeelde mappen tot slot kun je via de plusknop bepalen welke fysieke mappen je met welke machtigingen je vanuit de virtuele machine bereikbaar wilt maken.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).