De wereld wordt steeds complexer en alles heeft met elkaar te maken. Gelukkig kunnen we veel complexiteit verduidelijken met zogenoemde conceptmaps. Dit zijn efficiënte diagrammen waarin je begrippen aan elkaar koppelt met een lijn. Deze handige en bruikbare overzichten maak je gratis met CmapTools.

Als je weleens schaakt, dan weet je dat je bij dit strategische spel met heel veel zaken rekening moet houden. Als je verliest, heb je doorgaans iets over het hoofd gezien. Dat is geen schande; de allerbeste schakers verliezen ook wel eens. Soms zijn dingen gewoon te ingewikkeld om het allemaal te visualiseren. Voor zulke situaties is de zogenoemde conceptmap bedacht. In goed Nederlands kun je dit een conceptueel diagram noemen, maar dan weet je nog niet veel.

Een conceptmap is een diagram waarin je begrippen aan elkaar koppelt door middel van een lijn. Die lijn geef je een naam die de relatie tussen de begrippen beschrijft. Dit soort diagrammen kun je met CmapTools maken. Wanneer we ermee aan de slag gaan, wordt duidelijker wat nu precies het nut en de bruikbaarheid is van een conceptmap.

Installeren

Om aan de slag te kunnen, bezoeken we eerst de website van CmapTools. Daar zien we verschillende versies van het programma staan. Naast een cloudversie is er een editie voor de iPad. Beide zijn min of meer te vergelijken met de oorspronkelijke CmapTools. Daarnaast is er CmapServer. Dit is een versie waarmee meerdere mensen tegelijk aan dezelfde conceptmap kunnen werken. Omdat dat vooral interessant is voor organisaties, houden wij het bij de gewone CmapTools en klikken dus op Download CmapTools.

We moeten nu een e-mailadres en besturingssysteem invullen. De rest van de velden is niet verplicht en het e-mailadres wordt niet geverifieerd. Wel moeten we nog een controlevraag beantwoorden. Na een klik op Submit worden de downloadknoppen rechts actief. Wij kiezen voor de 64bit-versie voor Windows (Win64CmapTools_v6.04_09-24-19.exe, ongeveer 100 MB).

Wanneer je dit bestand uitvoert, kun je gewoon door de installatie klikken. Deze bevat geen bijzonderheden. Eenmaal geïnstalleerd vind je CmapTools in het Startmenu. Vanuit daar voeren we het programma uit. We geven eenmalig een naam en wachtwoord op. Dat lijkt wat overbodig, maar het heeft te maken met de mogelijkheid van cloudopslag.

Voorbeeld bekijken

Als je CmapTools opent, zie je twee vensters. Aan de linkerkant staat het programmavenster met daarin functies om conceptmaps te beheren. In het venster aan de rechterkant kun je de conceptmaps daadwerkelijk bouwen.

Om een idee te krijgen wat conceptmaps nu precies zijn, bekijken we een openbaar voorbeeld, waarvan er de nodige in de cloud zijn opgeslagen. Klik op Gedeelde Cmappen in Plaatsen en dubbelklik vervolgens op IHMC Sample Knowledge Models. Na korte tijd verschijnen er nieuwe mappen. Dubbelklik op Cmappers. Learn & Aprende en daarna op Cmappers.Learn en op English App Version. Dubbelklik tot slot op Cmaps en op Concept Map About Concept Maps. Die laatste opent nu in een nieuw Cmap-venster.

Van nabij

Je ziet binnen de vakjes allerlei concepten. Daartussen staan pijlen met tekst. Deze geven het verband tussen de concepten aan. Een voorbeeld: Concept Maps represent Organized Knowledge, oftewel conceptmaps die geordende kennis vertegenwoordigen. Volg je het pijltje bij were developed by, dan kom je bij de bedenker van het fenomeen Joseph Novak. Onder zijn vakje zie je een speciaal pictogram. Als je daar je cursor op zet, verandert deze in een handje. Klik je erop, dan verschijnt er een snelkoppeling naar een informatiepagina die in je standaardbrowser wordt geopend.

Bewerken

Klik je op een vak, rode tekst of pijl, dan wordt deze gemarkeerd om aan te geven dat je deze kunt bewerken. Rechtsklikken geeft vervolgens toegang tot allerlei functies die afhangen van het geselecteerde object. Doe je dit voor een conceptvak of voor een verband, dan kun je kiezen voor het bewerken van de Opmaakstijl.

Je kunt stijlen ook kopiëren. Door een aantal vergelijkbare objecten te selecteren met Ctrl+Muisklik kun je snel de opmaak van meerdere objecten wijzigen. Rechtsklik bijvoorbeeld op were developed by en kies Opmaakstijl / Lettertype. Nu wordt het stijlvenster geopend. Klik daarin op het driehoekje achter het Kleur-pictogram en selecteer een groene tint. De tekst krijg nu deze kleur. Rechtsklik nogmaals op de aangepaste tekst en kies Kopieer Stijl. Klik vervolgens op een andere rode tekst en Ctrl+Muisklik op nog enkele van deze teksten. Rechtsklik vervolgens op een van de geselecteerde objecten en kies Plakken Stijl.

De tekst van een concept of verband kun je wijzigen door erop te dubbelklikken.

Verbanden leggen

Toen je de eerste keer de tekst were developed by aanklikte, verschenen er naast een blauw kader ook twee symbolen. Hetzelfde gebeurt wanneer je een conceptvak aanklikt. Het symbool rechtsonder is de bekende Dubbele pijl waarmee je ook de grootte van vensters in Windows kunt aanpassen. In CmapTools heeft die dubbele pijl een vergelijkbare functie. Niets bijzonders, dus.

Het pictogram dat boven het blauwe kader verschijnt, is interessanter. Hiermee kun je verbanden leggen tussen concepten. Klik op Linking Words en sleep vervolgens vanaf dat pictogram naar het vak Organized Knowledge. Wanneer je de muisknop loslaat, is er een pijl getrokken tussen de twee en halverwege is een nieuw vak verschenen waarin je het gelegde verband een naam kunt geven. Dubbelklik op de vraagtekens en typ Verband. Klik ergens op een lege plek en daar is je nieuwe verband.

Merk op dat het uiterlijk van de tekst overeenkomt met de laatst gemaakte stijlaanpassing.

Opslaan

Tijd om de wijzigingen tussendoor op te slaan. Probleem is wel dat we werken met een voorbeeld uit de cloud. Als we het daar willen opslaan, moeten we het eerder aangemaakte account gebruiken. We kunnen ook kiezen voor Bestand / Bewaar Cmap als. Vervolgens klikken we op Mijn Cmappen (tweede pictogram van boven). We kunnen de conceptmap nu lokaal opslaan. Eventueel geven we de map een andere naam.

Bestaande conceptmaps uit de cloud kun je ook naar een leeg werkblad kopiëren. Daarvoor rechtsklik je op een lege plek en kies je Selecteer Alles gevolgd door Ctrl+C. Vervolgens plakken we in het lege werkblad met Ctrl+V en slaan de conceptmap lokaal op. Conceptmaps kun je ook in vele formaten exporteren.

Zelf doen

Tijd om zelf aan de slag te gaan. Daarvoor sluiten we de geopende conceptmaps en kiezen we in het programmavenster voor Bestand / Nieuwe Cmap. Om wat meer werkruimte te hebben, maximaliseren we het venster. Het venster Stijlen wordt automatisch geopend.

We gaan nu een conceptmap maken van de relatie tussen een aantal mensen. Daarvoor dubbelklikken we ergens bovenin in het midden en typen we Kees. Vervolgens dubbelklikken we linksonder Keesen typen we Gerard. We klikken daarna op Kees en trekken een pijl van Kees naar Gerard. Wanneer we de muisknop loslaten, verschijnt het vak waarin we de relatie kunnen invoeren. We typen daar Bevriend met.

We vullen het schema verder aan met een aantal namen op dezelfde hoogte als Gerard, onder wie Annemarie, Jos en Belinda en tot slot Arnold en Joke. Ook naar deze mensen trekken we een lijn vanuit Kees met de naam Bevriend met.

Lees ook: PowerPoint: zo gebruik je het om de afbeeldingen op je dia's te stylen

Opmaak

Het geheel ziet er wat saai uit. We markeren daarom alle tot nu toe ingevoerde elementen met Ctrl+A en klikken in het venster Stijlen op het driehoekje achter Stijlsjabloon (linksonder). Je ziet daar allerlei voorgebakken stijlen. Je kunt hieraan eventueel zelf nieuwe toevoegen. We kiezen voor Blue on Dark Blue en het aanzicht van onze conceptmap verandert daardoor direct.

Met deze nieuwe opmaak voeren we nog wat namen in. Onder Jos en Belinda zetten we de namen Storm, Daisy en Emma. We trekken een pijl vanuit Jos en Belinda naar elk van deze drie waaraan we de relatienaam Kind geven. Op dezelfde manier voegen we voor Arnold en Joke de kinderen Gijs en Floris toe. Om het schema compleet te maken, trekken we een lijn van Gijs naar Storm en geven deze de relatie Heeft hekel aan. Ook trekken we een lijn van Floris naar Emma en geven die als verband Heeft relatie met.

Ordenen

Alle concepten en verbanden staan wat schots en scheef. Dat komt doordat Cmap Tools de elementen niet automatisch uitlijnt tijdens het plaatsen. We kunnen wel elk element handmatig verslepen, maar er zijn ook gereedschappen om de boel te ordenen. De eerste heet Geneste Knoop en laat je elementen samenvoegen. Trek een rechthoek om Arnold en Joke en beide kinderen. Rechtsklik vervolgens op een van de geselecteerde elementen en kies Geneste Knoop / Maak. Ze verschijnen dan bij elkaar in één kader.

Kies met de elementen nog steeds geselecteerd voor Opmaak / Auto-indeling (of gebruik de toetscombinatie Ctrl+L). Je kunt nu uit allerlei manieren van ordenen kiezen, experimenteer vooral! De ordening die je kiest, wordt standaard op de selectie toegepast. Je kunt ook kiezen voor Pas de Indeling toe op de totale Cmap. Deze optie is standaard actief als je geen selectie hebt gemaakt.

Toevoegen

Wanneer je de getoonde informatie in een conceptmap wat karig vindt, dan zijn er allerlei manieren om deze uit te breiden zonder dat het rommelig wordt. Eerder in dit artikel zagen we al de snelkoppeling naar een internetpagina. Deze voeg je toe door te rechtsklikken op een item en vervolgens te kiezen voor Voeg webadres toe.

Behalve naar een website kun je ook een koppeling maken naar een andere conceptmap via Voeg toe & bewerk / Koppelingen naar resources.

Met Voeg info toe kun je tekst toevoegen die desgewenst als tooltip kan worden getoond. Deze tekst is doorzoekbaar. Met Aantekenen kun je aan elk item in de conceptmap een memo toevoegen. Wil je de conceptmap zelf uitbreiden, maar lijkt je werkblad vol? Met Ctrl+Muiswiel of de Zoomfunctie bovenin creëer je eenvoudig meer ruimte.

Je weet nu genoeg om zelfs de ingewikkeldste connecties te beschrijven. Veel plezier!

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).