Je wilt een aantal bestanden, een datamap of een compleet fotoalbum via het internet met anderen delen. We bekijken verschillende en overwegend gratis mogelijkheden, van het versturen van eenvoudige e-mailbijlagen tot bestanden delen via eigen servers in je thuisnetwerk.

Tip 01: E-mailbijlage

Als je een beperkte hoeveelheid gegevens met specifieke personen wilt delen, is e-mail een voor de hand liggende keuze. Je kunt namelijk een of meerdere bestanden als bijlage toevoegen. Eventueel kun je deze eerst comprimeren naar een zip-archief. In Windows doe je dit als volgt. Selecteer de bestanden in de Verkenner, klik met de rechtermuisknop op je selectie en kies Kopiëren naar / Gecomprimeerde (gezipte)map. Als je om veiligheidsredenen dit zip-bestand wilt beveiligen met een wachtwoord, kun je beter een gratis tool als 7-Zip gebruiken. Na installatie klik je met de rechtermuisknop op je bestandsselectie en kies je 7-Zip / Toevoegen aan archief. Kies het gewenste archiefformaat (bijvoorbeeld zip) en voer een wachtwoord in (tweemaal) bij Versleuteling. De Versleutelingsmethode laat je staan op ZipCrypto als je wilt dat de ontvanger het zip-bestand vanuit Verkenner kan uitpakken. Uiteraard moet je wel het wachtwoord aan de beoogde ontvanger(s) verstrekken, het liefst via een afzonderlijke e-mail of, nog veiliger, via een apart communicatiekanaal.

Weet wel dat e-mailproviders beperkingen hanteren voor de grootte van bijlagen. Zo heeft Gmail een limiet van 25 MB, maar in de praktijk is dit ongeveer de helft (wegens de extra e-mailcodering). Het is dus verstandig om vooraf bij je e-mailprovider te controleren wat de praktische limiet is. Zo kan onze eigen provider (Fastmail) bijvoorbeeld tot circa 50 MB aan bijlagen in één keer verwerken.

Tip 02: WeTransfer

In het kader ‘Gesplitst’ leggen we uit hoe je grote bestanden kunt opsplitsen om ze alsnog via mail te versturen, maar efficiënter is het om je bestand via gespecialiseerde uploadservices te delen.

Een van de bekendste diensten is WeTransfer. Met de gratis versie kun je bestanden of mappen tot maximaal 2 GB in één keer verzenden. Je hoeft alleen te verwijzen naar de gewenste data, de e-mailadressen van de ontvangers en jezelf in te voeren, en een titel en bericht toe te voegen.

Wanneer je op Versturen klikt, ontvang je op het ingevoerde e-mailadres een verificatiecode die je moet invoeren in het daarvoor bestemde veld. Zodra je op Verifieer hebt geklikt, begint WeTransfer met het verzenden van de bestanden. Houd het browservenster open terwijl de overdracht plaatsvindt.

De ontvangers ontvangen een e-mail met een downloadlink. Je ontvangt zelf een melding zodra de gegevens zijn verzonden, wanneer een ontvanger de bestanden heeft gedownload, of als de overdracht dreigt te verlopen. In de gratis versie gebeurt dit standaard na zeven dagen. In de bijbehorende e-mails vind je tevens de downloadlink, die je eventueel ook zelf met anderen kunt delen. De betaalde versies (vanaf 10 euro per maand) bieden niet alleen veel meer opslagruimte (200 GB en meer), maar stellen je ook in staat om een wachtwoord en een aangepaste verloopperiode in te stellen.

WeTransfer is ook beschikbaar als mobiele app voor zowel Android als iOS.

Tip 03: Uploaddiensten

Vermeldenswaardig zijn zeker ook TransferXL en Send Anywhere.

In de gratis versie van TransferXL kun je bestanden tot 5 GB per keer verzenden (maximaal 10 GB per dag) naar maximaal vijf ontvangers tegelijk. Net als bij WeTransfer blijven de uploads zeven dagen beschikbaar. Het enige wat je hoeft te doen, is de bestanden naar het browservenster slepen, de bestanden selecteren en op Verstuur <n> bestand(en) klikken. Als je Transferlink maken hebt geselecteerd, ontvang je een downloadlink die je zelf moet delen. Met Link in e-mail verzenden kun je de link rechtstreeks vanuit het browservenster via e-mail versturen. Je kunt ook eerst op het tandwielpictogram klikken en Versleuteling activeren. Kopieer voor de zekerheid het automatisch gegenereerde wachtwoord naar het klembord voordat je op Versleutel Transfer klikt. Om een versleuteld zip-bestand uit te pakken, heeft de ontvanger een tool als 7-Zip nodig.

Send Anywhere is eveneens beschikbaar als desktop- en mobiele app voor verschillende platforms. Zodra je de gewenste bestanden hebt toegevoegd, verschijnt er een zescijferige code die tien minuten geldig blijft. De ontvanger hoeft alleen maar Send Anywhere te openen en deze code in het veld Receive in te voeren. Als verzender kun je, na je aanmelding, ook op Share Link klikken. Deze link blijft 48 uur geldig en je kunt de links ook beheren op je andere apparaten. Via een directe transfer met code kun je bestanden van onbeperkte grootte verzenden, terwijl bij een upload via een link de bestandsgrootte beperkt is tot 10 GB in de gratis versie.

Tip 04: PairDrop

Met de directe transfer van Send Anywhere is het geen grote stap naar P2P-diensten als ShareDrop en PairDrop. Deze diensten zijn in de eerste plaats ontworpen voor het uitwisselen van gegevens tussen twee apparaten binnen hetzelfde netwerk, maar ze ondersteunen ook gegevensoverdracht tussen verschillende netwerken. We leggen kort uit hoe je dit doet met PairDrop.

Ga je met je pc of mobiele apparaat naar de PairDrop-website in je browser. Onderaan verschijnt je eigen ‘persona’ met een willekeurige naam, deze kun je wijzigen via het potloodpictogram. Andere gebruikers die zich binnen hetzelfde netwerk bij PairDrop hebben aangemeld, verschijnen met hun eigen persona in je browservenster. Om buiten je netwerk bestanden te kunnen delen, klik je bovenaan op Openbare ruimte tijdelijk betreden. Nu krijg je je eigen code te zien. De gebruiker in het andere netwerk doet hetzelfde, en een van jullie voert de code van de andere gebruiker in, zodat alle persona’s in hetzelfde browservenster verschijnen. Door met de rechtermuisknop op een persona te klikken, kun je deze een tekstbericht sturen, maar je kunt ook een of meerdere bestanden uit je Verkenner naar de gewenste persona slepen. Zodra deze persoon toestemming geeft, worden de gegevens overgedragen. Een nadeel van deze dienst(en) is wel dat het apparaat van de verzender tijdens de overdracht ingeschakeld moet blijven.

Tip 05: Jumpshare

Jumpshare combineert de eigenschappen van een uploadservice en een cloudopslagservice. Je kunt bestanden overbrengen naar het browservenster of het applicatievenster – je kunt het programma namelijk ook als desktopapplicatie installeren – om ze vervolgens naar de gewenste ontvangers door te sturen. Dit kan via de opties Link of Share. Via Share kun je de link rechtstreeks vanuit de applicatie via e-mail verzenden. Je hoeft hiervoor zelfs niet te wachten tot je bestand volledig is geüpload.

Maar er is meer. Je komt in Jumpshare namelijk automatisch terecht in je persoonlijke ‘workspace’, inclusief bestandsmanager. Hier kun je een voorbeeldweergave van je geüploade bestanden bekijken en bestanden naar andere bibliotheken en mappen kopiëren of verplaatsen.

De betaalde Plus-versie biedt extra functies zoals Lock, Self-Destruct en Version History. Er is ook een gedeelde bibliotheek en een bibliotheek voor teamleden, wat het eenvoudiger maakt om gegevens uit te wisselen met collega’s en anderen. In de gratis versie heb je 2 GB opslagruimte tot je beschikking. De desktop-app bevat ook tools om schermafbeeldingen en -video’s te maken, waarna deze rechtstreeks naar je persoonlijke bibliotheek worden geüpload.

Tip 06: Cloud

Jumpshare brengt ons naadloos bij de bekende cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive, iCloud en Dropbox. Met deze diensten kun je gegevens voor persoonlijk gebruik opslaan, bijvoorbeeld als back-up of om altijd online toegang te hebben tot je bestanden. Maar het is ook mogelijk om gegevens te delen. We vertellen kort hoe je dit kunt doen in een browser of vanaf je computer, hoewel het net zo goed vanuit de bijbehorende mobiele apps kan.

We nemen eerst de website van OneDrive als voorbeeld. Selecteer een of meer bestanden of mappen en klik bovenaan op Delen. Er verschijnt een dialoogvenster waarin standaard de optie Iedereen met de koppeling kan bewerken is geselecteerd. Je kunt deze koppeling vervolgens vanuit dit venster naar de opgegeven personen (e-mailadressen) sturen, of je klikt op Kopiëren om de link naar het klembord te kopiëren zodat je deze zelf kunt delen. Als je niet wilt dat de ontvangers je bestand(en) kunnen bewerken, klik dan op het potloodpictogram en kies Kan weergeven. Kies Instellingen voor delen als je een verloopdatum wilt instellen, waardoor de link niet langer zal werken na die datum. Als je Iedereen hebt geselecteerd in plaats van Specifiekepersonen, kun je de toegang tot je gegevens beveiligen met een wachtwoord.

Tip 07: OneDrive-integratie

Microsoft OneDrive is naadloos geïntegreerd in Windows en Office-applicaties. Het wordt standaard geïnstalleerd met Windows en is toegankelijk via het wolkpictogram in het systeemvak op de Windows-taakbalk. Door op Map openen te klikken en vervolgens Delen te selecteren, kun je bestanden met anderen delen. De opties zijn vergelijkbaar met die op de OneDrive-website.

Als je in Office bent aangemeld met je Microsoft-account, kun je documenten direct delen door op Delen te klikken in de rechterbovenhoek van je document. Hiervoor moet het document wel eerst naar OneDrive geüpload worden. Dit doe je door in het menu Bestand te kiezen voor Opslaan (als) en vervolgens je OneDrive-locatie te selecteren. Je kunt deze locatie ook als standaard instellen via Bestand / Opties / Opslaan en dan te kiezen voor Bladeren bij Standaardbestandslocatie.

In Office-applicaties komt nu ook de knop Automatisch opslaan beschikbaar (linksboven). Als deze ingeschakeld is, worden alle wijzigingen aan je document in realtime opgeslagen in OneDrive.

Een vergelijkbare integratie vind je ook terug in Outlook. Hier kun je bij het invoegen van bestanden kiezen om een koppeling naar een bestand in OneDrive te delen in plaats van een kopie bij te voegen. Door vervolgens op het pijltje naast zo’n bijlage te klikken, kun je de toegangsrechten voor de ontvangers aanpassen.

Tip 08: Google Drive

Ook de andere grote cloudopslagdiensten bieden vergelijkbare deelfunctionaliteiten. Bij Google Drive open je een dialoogvenster door op Delen te klikken. Hier kun je verschillende machtigingsniveaus instellen, namelijk Kijker, Reageerder of Bewerker, en dit kun je eventueel beperken tot specifieke ontvangers. Wil je de deelstatus van je bestanden controleren en/of aanpassen, selecteer dan dat betreffende bestand of die map. In het informatiedeelvenster aan de rechterkant kun je vervolgens op het tabblad Details de status aanpassen door op Toegang beheren te klikken.

Deze deelfunctionaliteit is ook beschikbaar in Google Documenten, Spreadsheets of Presentaties, ook in de mobiele apps. Hier deel je documenten op een vergelijkbare manier via de knop Delen. Ook Gmail werkt soepel samen met Google Drive. Bij het opstellen van een nieuwe e-mail kun je onderaan op Bestanden invoegen met Drive klikken. Selecteer de items en klik op Drive-link zodat je een onbeperkt aantal bestanden kunt delen. Als je voor Bijlage kiest, moet je rekening houden met de bijlagelimiet (ongeveer 12 MB).

Tip 09: Google Foto’s

Als je een Google-account hebt, is de kans groot dat je foto’s en video’s op je mobiele apparaat automatisch in Google Foto’s opslaat. Om een selectie foto’s of een album te delen, open je de app Google Foto’s en selecteer je de gewenste foto’s. Tik op Delen en kies de app waarmee je de foto’s wilt versturen, zoals WhatsApp of Gmail. Je kunt ook een link maken en met een schuifknop bepalen of anderen foto’s mogen toevoegen. Deze link kun je vervolgens naar anderen versturen.

Voor het (semipermanent) delen van een specifiek fotoalbum met bepaalde personen, ga je naar Bieb, onderaan in de app, tik je op de plus-knop bij Albums om een nieuw album te maken en voeg je de gewenste foto’s toe. Na het maken van het album gebruik je de knop Delen om een link te maken en deze naar de ontvangers te sturen. Als je het album opent en op het linkpictogram tikt, kun je verschillende opties instellen, zoals het sturen van een melding, het delen van de fotolocatie (standaard uitgeschakeld) en het toestaan van samenwerking, wat inhoudt dat anderen foto’s kunnen toevoegen (standaard ingeschakeld).

Naast Google Foto’s zijn er natuurlijk nog andere fotodeeldiensten die de mogelijkheid bieden om foto’s en albums te delen, zoals Flickr en Apple Foto’s (via een iCloud-fotobibliotheek).

Tip 10: Bestandsserver

Met uitzondering van tip 1 en 4 hebben we tot nu toe gebruikgemaakt van gratis (cloud)diensten van derden. Als je liever zelf voor de benodigde server wilt zorgen, bijvoorbeeld op een tweede, wat ouder apparaat, vergt dat wat meer inspanning. We zullen je enkele concrete mogelijkheden geven, maar kunnen in dit artikel helaas niet diep ingaan op serverconfiguraties.

Je kunt bijvoorbeeld een bestandsserver op basis van het versleutelde FTPS-protocol opzetten, bijvoorbeeld met de populaire FileZilla Server. Je installeert deze met enkele muisklikken, waarbij je de standaardopties ongewijzigd kunt laten. Nadat je de server hebt opgestart, klik je op Connect to Server en bevestig je met OK. De server zou nu actief moeten zijn.

Ga naar het Server-menu en selecteer Configure. Veiligheidshalve stel je de Server listeners best in op Require explicit FTP over TLS. Standaard wordt hierbij een zelfondertekend TLS-certificaat gebruikt, maar je kunt er bij FTP and FTP over TLS (FTPS) ook voor kiezen om een Let’s Encrypt-certificaat te gebruiken en dit via Let’s Encrypt te installeren.

Tip 11: FileZilla

Ga nu naar de sectie Rights Management / Users. Onderaan het gedeelte Available users klik je op Add en voeg je een gebruiker toe met een naam en wachtwoord. Bij Mount point klik je op Add en vul je bij Virtual path bijvoorbeeld /gedeeldedata in en bij Native path vul je het pad in naar de map die je wilt delen (bijvoorbeeld C:\data). Stel Access mode in op de gewenste machtiging, zoals Read only. Probeer de verbinding eerst lokaal uit, bijvoorbeeld met de gratis FileZilla Client. Voer hiervoor het ip-adres van de servermachine in bij Host, evenals het gebruikers-ID van de FileZilla-server. Klik op Snelverbinden, vink eventueel Always trustthis certificate in future sessions aan. Als alles goed is ingesteld, krijg je nu toegang tot de gedeelde data.

Een alternatieve optie is een SFTP-verbinding met de ingebouwde OpenSSH-server in Windows. Op onze website vind je het artikel ‘Je privacy gegarandeerd: zo zet je een veilige SFTP-verbinding op’ met een uitleg hoe je dit zelf in kunt stellenn.

Tip 12: NAS-apps

Heb je een NAS, dan beschik je vaak over verschillende apps om data te delen, te vinden in het meegeleverde App Center. We nemen Synology met DiskStation Manager als voorbeeld, maar ook QNAP biedt vergelijkbare apps en diensten.

Ga naar Package Center en selecteer Alle pakketten. Een van de standaard geïnstalleerde pakketten is File Station, waarin je snel een gedeelde map kunt maken via Maken / Nieuwegedeelde map maken, of door met de rechtermuisknop te klikken op een bestaande map en voor Delen te kiezen.

Als je QuickConnect hebt ingesteld (via Configuratiescherm / Externetoegang / QuickConnect), verschijnt er meteen een url bij Koppeling delen die je met anderen kunt delen, bijvoorbeeld via e-mail of een QR-code. Je kunt hier ook Beveiligddelen inschakelen en bij Privacy-instellingenOpenbaar -wachtwoordbeveiliging activeren en een wachtwoord instellen. Bij Geavanceerde opties kun je een geldigheidsduur instellen en aangeven hoeveel ‘toegestane toegangen’ je wilt verlenen. Via www.kwikr.nl/syex vind je instructies om je NAS via QuickConnect van buitenaf toegankelijk te maken. Eventueel kan dit ook met port forwarding en DDNS (zie ook het kader ‘Router’).

Specifiek voor het delen van fotoalbums kun je de app Synology Photos installeren vanuit het Package Center. Via deze pagina vind je gedetailleerde instructies.

We willen ook graag Synology Office vermelden, een samenwerkingsgerichte toepassing voor het maken van documenten, spreadsheets en presentaties in Synology Drive. Ook zijn er nog andere servers beschikbaar waarmee je op verschillende manieren data kunt delen met anderen. Keuze te over!

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).