Van e-mailbijlage tot eigen server: bestanden delen doe je zo

Tip 01: E-mailbijlage

Als je een beperkte hoeveelheid gegevens met specifieke personen wilt delen, is e-mail een voor de hand liggende keuze. Je kunt namelijk een of meerdere bestanden als bijlage toevoegen. Eventueel kun je deze eerst comprimeren naar een zip-archief. In Windows doe je dit als volgt. Selecteer de bestanden in de Verkenner, klik met de rechtermuisknop op je selectie en kies Kopiëren naar / Gecomprimeerde (gezipte) map. Als je om veiligheidsredenen dit zip-bestand wilt beveiligen met een wachtwoord, kun je beter een gratis tool als 7-Zip gebruiken. Na installatie klik je met de rechtermuisknop op je bestandsselectie en kies je 7-Zip / Toevoegen aan archief. Kies het gewenste archiefformaat (bijvoorbeeld zip) en voer een wachtwoord in (tweemaal) bij Versleuteling. De Versleutelingsmethode laat je staan op ZipCrypto als je wilt dat de ontvanger het zip-bestand vanuit Verkenner kan uitpakken. Uiteraard moet je wel het wachtwoord aan de beoogde ontvanger(s) verstrekken, het liefst via een afzonderlijke e-mail of, nog veiliger, via een apart communicatiekanaal.

Weet wel dat e-mailproviders beperkingen hanteren voor de grootte van bijlagen. Zo heeft Gmail een limiet van 25 MB, maar in de praktijk is dit ongeveer de helft (wegens de extra e-mailcodering). Het is dus verstandig om vooraf bij je e-mailprovider te controleren wat de praktische limiet is. Zo kan onze eigen provider (Fastmail) bijvoorbeeld tot circa 50 MB aan bijlagen in één keer verwerken.

Je kunt meerdere bestanden in één compact en versleuteld zip-archief stoppen.

Kies zelf hoe groot je de opgesplitste bestandsdelen wilt maken.

Tip 02: WeTransfer

In het kader ‘Gesplitst’ leggen we uit hoe je grote bestanden kunt opsplitsen om ze alsnog via mail te versturen, maar efficiënter is het om je bestand via gespecialiseerde uploadservices te delen.

Een van de bekendste diensten is WeTransfer. Met de gratis versie kun je bestanden of mappen tot maximaal 2 GB in één keer verzenden. Je hoeft alleen te verwijzen naar de gewenste data, de e-mailadressen van de ontvangers en jezelf in te voeren, en een titel en bericht toe te voegen.

Wanneer je op Versturen klikt, ontvang je op het ingevoerde e-mailadres een verificatiecode die je moet invoeren in het daarvoor bestemde veld. Zodra je op Verifieer hebt geklikt, begint WeTransfer met het verzenden van de bestanden. Houd het browservenster open terwijl de overdracht plaatsvindt.

De ontvangers ontvangen een e-mail met een downloadlink. Je ontvangt zelf een melding zodra de gegevens zijn verzonden, wanneer een ontvanger de bestanden heeft gedownload, of als de overdracht dreigt te verlopen. In de gratis versie gebeurt dit standaard na zeven dagen. In de bijbehorende e-mails vind je tevens de downloadlink, die je eventueel ook zelf met anderen kunt delen. De betaalde versies (vanaf 10 euro per maand) bieden niet alleen veel meer opslagruimte (200 GB en meer), maar stellen je ook in staat om een wachtwoord en een aangepaste verloopperiode in te stellen.

WeTransfer is ook beschikbaar als mobiele app voor zowel Android als iOS.

De gratis versie van WeTransfer voldoet prima voor sporadische datatransfers tot 2 GB.

Tip 03: Uploaddiensten

Vermeldenswaardig zijn zeker ook TransferXL en Send Anywhere.

In de gratis versie van TransferXL kun je bestanden tot 5 GB per keer verzenden (maximaal 10 GB per dag) naar maximaal vijf ontvangers tegelijk. Net als bij WeTransfer blijven de uploads zeven dagen beschikbaar. Het enige wat je hoeft te doen, is de bestanden naar het browservenster slepen, de bestanden selecteren en op Verstuur <n> bestand(en) klikken. Als je Transferlink maken hebt geselecteerd, ontvang je een downloadlink die je zelf moet delen. Met Link in e-mail verzenden kun je de link rechtstreeks vanuit het browservenster via e-mail versturen. Je kunt ook eerst op het tandwielpictogram klikken en Versleuteling activeren. Kopieer voor de zekerheid het automatisch gegenereerde wachtwoord naar het klembord voordat je op Versleutel Transfer klikt. Om een versleuteld zip-bestand uit te pakken, heeft de ontvanger een tool als 7-Zip nodig.

Send Anywhere is eveneens beschikbaar als desktop- en mobiele app voor verschillende platforms. Zodra je de gewenste bestanden hebt toegevoegd, verschijnt er een zescijferige code die tien minuten geldig blijft. De ontvanger hoeft alleen maar Send Anywhere te openen en deze code in het veld Receive in te voeren. Als verzender kun je, na je aanmelding, ook op Share Link klikken. Deze link blijft 48 uur geldig en je kunt de links ook beheren op je andere apparaten. Via een directe transfer met code kun je bestanden van onbeperkte grootte verzenden, terwijl bij een upload via een link de bestandsgrootte beperkt is tot 10 GB in de gratis versie.

Met Send Anywhere kun je onbeperkt bestanden delen, die blijven wel slechts tien minuten beschikbaar.

Tip 04: PairDrop

Met de directe transfer van Send Anywhere is het geen grote stap naar P2P-diensten als ShareDrop en PairDrop. Deze diensten zijn in de eerste plaats ontworpen voor het uitwisselen van gegevens tussen twee apparaten binnen hetzelfde netwerk, maar ze ondersteunen ook gegevensoverdracht tussen verschillende netwerken. We leggen kort uit hoe je dit doet met PairDrop.

Ga je met je pc of mobiele apparaat naar de PairDrop-website in je browser. Onderaan verschijnt je eigen ‘persona’ met een willekeurige naam, deze kun je wijzigen via het potloodpictogram. Andere gebruikers die zich binnen hetzelfde netwerk bij PairDrop hebben aangemeld, verschijnen met hun eigen persona in je browservenster. Om buiten je netwerk bestanden te kunnen delen, klik je bovenaan op Openbare ruimte tijdelijk betreden. Nu krijg je je eigen code te zien. De gebruiker in het andere netwerk doet hetzelfde, en een van jullie voert de code van de andere gebruiker in, zodat alle persona’s in hetzelfde browservenster verschijnen. Door met de rechtermuisknop op een persona te klikken, kun je deze een tekstbericht sturen, maar je kunt ook een of meerdere bestanden uit je Verkenner naar de gewenste persona slepen. Zodra deze persoon toestemming geeft, worden de gegevens overgedragen. Een nadeel van deze dienst(en) is wel dat het apparaat van de verzender tijdens de overdracht ingeschakeld moet blijven.

Je kunt via peer-to-peer bestanden versturen naar gebruikers in een ander netwerk.

Tip 05: Jumpshare

Jumpshare combineert de eigenschappen van een uploadservice en een cloudopslagservice. Je kunt bestanden overbrengen naar het browservenster of het applicatievenster – je kunt het programma namelijk ook als desktopapplicatie installeren – om ze vervolgens naar de gewenste ontvangers door te sturen. Dit kan via de opties Link of Share. Via Share kun je de link rechtstreeks vanuit de applicatie via e-mail verzenden. Je hoeft hiervoor zelfs niet te wachten tot je bestand volledig is geüpload.

Maar er is meer. Je komt in Jumpshare namelijk automatisch terecht in je persoonlijke ‘workspace’, inclusief bestandsmanager. Hier kun je een voorbeeldweergave van je geüploade bestanden bekijken en bestanden naar andere bibliotheken en mappen kopiëren of verplaatsen.

De betaalde Plus-versie biedt extra functies zoals Lock, Self-Destruct en Version History. Er is ook een gedeelde bibliotheek en een bibliotheek voor teamleden, wat het eenvoudiger maakt om gegevens uit te wisselen met collega’s en anderen. In de gratis versie heb je 2 GB opslagruimte tot je beschikking. De desktop-app bevat ook tools om schermafbeeldingen en -video’s te maken, waarna deze rechtstreeks naar je persoonlijke bibliotheek worden geüpload.

Jumpshare is een gratis uploaddienst annex cloudopslagruimte, vooral bedoeld om data via te delen.

Tip 06: Cloud

Jumpshare brengt ons naadloos bij de bekende cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive, iCloud en Dropbox. Met deze diensten kun je gegevens voor persoonlijk gebruik opslaan, bijvoorbeeld als back-up of om altijd online toegang te hebben tot je bestanden. Maar het is ook mogelijk om gegevens te delen. We vertellen kort hoe je dit kunt doen in een browser of vanaf je computer, hoewel het net zo goed vanuit de bijbehorende mobiele apps kan.

We nemen eerst de website van OneDrive als voorbeeld. Selecteer een of meer bestanden of mappen en klik bovenaan op Delen. Er verschijnt een dialoogvenster waarin standaard de optie Iedereen met de koppeling kan bewerken is geselecteerd. Je kunt deze koppeling vervolgens vanuit dit venster naar de opgegeven personen (e-mailadressen) sturen, of je klikt op Kopiëren om de link naar het klembord te kopiëren zodat je deze zelf kunt delen. Als je niet wilt dat de ontvangers je bestand(en) kunnen bewerken, klik dan op het potloodpictogram en kies Kan weergeven. Kies Instellingen voor delen als je een verloopdatum wilt instellen, waardoor de link niet langer zal werken na die datum. Als je Iedereen hebt geselecteerd in plaats van Specifieke personen, kun je de toegang tot je gegevens beveiligen met een wachtwoord.

Bestanden delen via OneDrive: bewerken of niet, met of zonder verloopdatum of wachtwoord. 

Tip 07: OneDrive-integratie

Microsoft OneDrive is naadloos geïntegreerd in Windows en Office-applicaties. Het wordt standaard geïnstalleerd met Windows en is toegankelijk via het wolkpictogram in het systeemvak op de Windows-taakbalk. Door op Map openen te klikken en vervolgens Delen te selecteren, kun je bestanden met anderen delen. De opties zijn vergelijkbaar met die op de OneDrive-website.

Als je in Office bent aangemeld met je Microsoft-account, kun je documenten direct delen door op Delen te klikken in de rechterbovenhoek van je document. Hiervoor moet het document wel eerst naar OneDrive geüpload worden. Dit doe je door in het menu Bestand te kiezen voor Opslaan (als) en vervolgens je OneDrive-locatie te selecteren. Je kunt deze locatie ook als standaard instellen via Bestand / Opties / Opslaan en dan te kiezen voor Bladeren bij Standaardbestandslocatie.

In Office-applicaties komt nu ook de knop Automatisch opslaan beschikbaar (linksboven). Als deze ingeschakeld is, worden alle wijzigingen aan je document in realtime opgeslagen in OneDrive.

Een vergelijkbare integratie vind je ook terug in Outlook. Hier kun je bij het invoegen van bestanden kiezen om een koppeling naar een bestand in OneDrive te delen in plaats van een kopie bij te voegen. Door vervolgens op het pijltje naast zo’n bijlage te klikken, kun je de toegangsrechten voor de ontvangers aanpassen.

OneDrive maakt het je gemakkelijk bestanden vanuit Windows en Office met anderen te delen.

Tip 08: Google Drive

Ook de andere grote cloudopslagdiensten bieden vergelijkbare deelfunctionaliteiten. Bij Google Drive open je een dialoogvenster door op Delen te klikken. Hier kun je verschillende machtigingsniveaus instellen, namelijk Kijker, Reageerder of Bewerker, en dit kun je eventueel beperken tot specifieke ontvangers. Wil je de deelstatus van je bestanden controleren en/of aanpassen, selecteer dan dat betreffende bestand of die map. In het informatiedeelvenster aan de rechterkant kun je vervolgens op het tabblad Details de status aanpassen door op Toegang beheren te klikken.

Deze deelfunctionaliteit is ook beschikbaar in Google Documenten, Spreadsheets of Presentaties, ook in de mobiele apps. Hier deel je documenten op een vergelijkbare manier via de knop Delen. Ook Gmail werkt soepel samen met Google Drive. Bij het opstellen van een nieuwe e-mail kun je onderaan op Bestanden invoegen met Drive klikken. Selecteer de items en klik op Drive-link zodat je een onbeperkt aantal bestanden kunt delen. Als je voor Bijlage kiest, moet je rekening houden met de bijlagelimiet (ongeveer 12 MB).

Delen vanuit Google Documenten (via Google Drive) gaat net zo makkelijk.

Tip 09: Google Foto’s

Als je een Google-account hebt, is de kans groot dat je foto’s en video’s op je mobiele apparaat automatisch in Google Foto’s opslaat. Om een selectie foto’s of een album te delen, open je de app Google Foto’s en selecteer je de gewenste foto’s. Tik op Delen en kies de app waarmee je de foto’s wilt versturen, zoals WhatsApp of Gmail. Je kunt ook een link maken en met een schuifknop bepalen of anderen foto’s mogen toevoegen. Deze link kun je vervolgens naar anderen versturen.

Voor het (semipermanent) delen van een specifiek fotoalbum met bepaalde personen, ga je naar Bieb, onderaan in de app, tik je op de plus-knop bij Albums om een nieuw album te maken en voeg je de gewenste foto’s toe. Na het maken van het album gebruik je de knop Delen om een link te maken en deze naar de ontvangers te sturen. Als je het album opent en op het linkpictogram tikt, kun je verschillende opties instellen, zoals het sturen van een melding, het delen van de fotolocatie (standaard uitgeschakeld) en het toestaan van samenwerking, wat inhoudt dat anderen foto’s kunnen toevoegen (standaard ingeschakeld).

Naast Google Foto’s zijn er natuurlijk nog andere fotodeeldiensten die de mogelijkheid bieden om foto’s en albums te delen, zoals Flickr en Apple Foto’s (via een iCloud-fotobibliotheek).

Controleer of de opties goed staan ingesteld bij een gedeeld album in Google Foto’s.

Tip 10: Bestandsserver

Met uitzondering van tip 1 en 4 hebben we tot nu toe gebruikgemaakt van gratis (cloud)diensten van derden. Als je liever zelf voor de benodigde server wilt zorgen, bijvoorbeeld op een tweede, wat ouder apparaat, vergt dat wat meer inspanning. We zullen je enkele concrete mogelijkheden geven, maar kunnen in dit artikel helaas niet diep ingaan op serverconfiguraties.

Je kunt bijvoorbeeld een bestandsserver op basis van het versleutelde FTPS-protocol opzetten, bijvoorbeeld met de populaire FileZilla Server. Je installeert deze met enkele muisklikken, waarbij je de standaardopties ongewijzigd kunt laten. Nadat je de server hebt opgestart, klik je op Connect to Server en bevestig je met OK. De server zou nu actief moeten zijn.

Ga naar het Server-menu en selecteer Configure. Veiligheidshalve stel je de Server listeners best in op Require explicit FTP over TLS. Standaard wordt hierbij een zelfondertekend TLS-certificaat gebruikt, maar je kunt er bij FTP and FTP over TLS (FTPS) ook voor kiezen om een Let’s Encrypt-certificaat te gebruiken en dit via Let’s Encrypt te installeren.

Een beveiligde FTP (over TLS)-verbinding is, zeker bij het delen van privacygevoelige data, een must.

Port forwarding is een techniek om een interne server toch van buitenaf bereikbaar te maken.

Tip 11: FileZilla

Ga nu naar de sectie Rights Management / Users. Onderaan het gedeelte Available users klik je op Add en voeg je een gebruiker toe met een naam en wachtwoord. Bij Mount point klik je op Add en vul je bij Virtual path bijvoorbeeld /gedeeldedata in en bij Native path vul je het pad in naar de map die je wilt delen (bijvoorbeeld C:\data). Stel Access mode in op de gewenste machtiging, zoals Read only. Probeer de verbinding eerst lokaal uit, bijvoorbeeld met de gratis FileZilla Client. Voer hiervoor het ip-adres van de servermachine in bij Host, evenals het gebruikers-ID van de FileZilla-server. Klik op Snelverbinden, vink eventueel Always trust this certificate in future sessions aan. Als alles goed is ingesteld, krijg je nu toegang tot de gedeelde data.

Een alternatieve optie is een SFTP-verbinding met de ingebouwde OpenSSH-server in Windows. Op onze website vind je het artikel ‘Je privacy gegarandeerd: zo zet je een veilige SFTP-verbinding op’ met een uitleg hoe je dit zelf in kunt stellenn.

Links: een deel van de serverconfiguratie. Rechts: een geslaagde client-serverconnectie.

De WAMP-server staat klaar: nu Piwigo nog configureren.

Tip 12: NAS-apps

Heb je een NAS, dan beschik je vaak over verschillende apps om data te delen, te vinden in het meegeleverde App Center. We nemen Synology met DiskStation Manager als voorbeeld, maar ook QNAP biedt vergelijkbare apps en diensten.

Ga naar Package Center en selecteer Alle pakketten. Een van de standaard geïnstalleerde pakketten is File Station, waarin je snel een gedeelde map kunt maken via Maken / Nieuwe gedeelde map maken, of door met de rechtermuisknop te klikken op een bestaande map en voor Delen te kiezen.

Als je QuickConnect hebt ingesteld (via Configuratiescherm / Externe toegang / QuickConnect), verschijnt er meteen een url bij Koppeling delen die je met anderen kunt delen, bijvoorbeeld via e-mail of een QR-code. Je kunt hier ook Beveiligd delen inschakelen en bij Privacy-instellingen Openbaar - wachtwoordbeveiliging activeren en een wachtwoord instellen. Bij Geavanceerde opties kun je een geldigheidsduur instellen en aangeven hoeveel ‘toegestane toegangen’ je wilt verlenen. Via www.kwikr.nl/syex vind je instructies om je NAS via QuickConnect van buitenaf toegankelijk te maken. Eventueel kan dit ook met port forwarding en DDNS (zie ook het kader ‘Router’).

Specifiek voor het delen van fotoalbums kun je de app Synology Photos installeren vanuit het Package Center. Via deze pagina vind je gedetailleerde instructies.

We willen ook graag Synology Office vermelden, een samenwerkingsgerichte toepassing voor het maken van documenten, spreadsheets en presentaties in Synology Drive. Ook zijn er nog andere servers beschikbaar waarmee je op verschillende manieren data kunt delen met anderen. Keuze te over!

De app File Station kun je prima gebruiken om mappen met specifieke gebruikers te delen, ook via internet.