Dropbox, OneDrive, Google Drive... allemaal clouds van grote bedrijven. Waarom zou je niet je eigen cloud maken? Die draait gewoon bij je thuis of op een eigen server en is veilig toegankelijk via een versleutelde verbinding als je de deur uit bent. Ideaal voor de opslag van foto’s, video’s en andere persoonlijke documenten, en net zo toegankelijk als een commerciële cloud. Wij leggen uit hoe je te werk gaat met ownCloud.

Een eigen cloud geeft je verschillende voordelen ten opzichte van een externe dienst. Wellicht het belangrijkst: je bepaalt zelf waar de bestanden worden opgeslagen. Bovendien kun je zelf aangeven op welke manier ze toegankelijk zijn en op welke manier de informatie is beveiligd.

De mogelijkheden

Er bestaan grofweg twee manieren om een ‘eigen’ cloud op te zetten. Je kunt fysiek een apparaat (zoals computer, maar ook een NAS) inrichten en deze de taak van een persoonlijke opslagdienst toewijzen. Een andere manier is door een cloudomgeving in te richten op je eigen webserver, waarvan je zelf de hosting verzorgt of die je extern laat hosten door een internetprovider.

In dit artikel kiezen we voor externe hosting, zodat we niet zelf een webserver hoeven in te richten. Daarbij willen we wel dat het mogelijk is de hosting toch in eigen beheer te nemen. Zo kun je die keuze zelf maken en eventueel alsnog de cloudomgeving op je eigen server plaatsen en inrichten, als je bekend bent met het zelf hosten van bestanden.

In het tweede deel van het artikel leggen we je uit hoe je bestanden op alle computers in het huishouden met elkaar kunt synchroniseren en er dus altijd toegang toe hebt, zonder afhankelijk te zijn van een externe (cloud)dienst.

OwnCloud

Voor het opzetten van onze eigen cloudomgeving gaan we aan de slag met ownCloud. Kenmerkend aan deze dienst is de relatief grote vrijheid die je hebt bij het opzetten van de eigen omgeving. Ook kun je ownCloud hosten op een eigen server of voor het gemak laten inrichten op een externe hostinglocatie, waarbij je nog steeds verregaande controle houdt over de inrichting en werking.

Kies je ervoor om ownCloud te hosten op een eigen server, dan kun je gebruikmaken van de Community-editie. Deze is geschikt voor thuisgebruik en mag kosteloos worden gebruikt.

Laat je de hosting liever verzorgen door ownCloud, dan kun je de dienst ownCloud.online gebruiken. Deze kost je 15 euro per maand en biedt een opslagcapaciteit van 500 GB. Je maakt hierbij voor de hosting dus gebruik van ownCloud zelf. De servers zijn gevestigd in Duitsland. Bijkomend voordeel is de back-upfunctie, waarmee je in geval van nood bestanden kunt terugzetten tot 180 dagen terug in de tijd.

©PXimport

Opslaglocatie

Kies je ervoor om de eigen cloud op een externe server te hosten? Het land waarin de server zich bevindt, bepaalt de wetgeving op het gebied van data. Zo kennen de Verenigde Staten verregaande bevoegdheden voor toegang tot gegevens op servers die zich binnen de VS bevinden. 

Wil je liever dat de gegevens onder Europees recht vallen? Kies dan voor een provider waarvan de servers zich in Europa bevinden. Deze locatie-informatie wordt in de praktijk vaak duidelijk aangegeven op de website van de hoster.

©PXimport

De omgeving

In het hoofdvenster van ownCloud zie je de mappen en bestanden van je persoonlijke cloud. Links vind je de subcategorieën. Zo kun je hier favoriete bestanden openen, maar ook snel doorklikken naar gedeelde bestanden en mappen. Ben je op zoek naar een specifiek bestand, dan heb je twee mogelijkheden. Via de optie Tags links in het venster kun je bestanden zoeken op tags, terwijl je via de algemene zoekfunctie rechtsboven in het venster zoekt naar bestanden op inhoud en naam.

Je kunt eenvoudig bestanden toevoegen via de webomgeving door een bestand naar het browservenster te slepen en hierboven los te laten. Naast elk bestand vind je de knop Meer informatie, herkenbaar aan de drie puntjes (…). Klik hierop voor extra opties. Zo kun je hier aanvullende gegevens over het geselecteerde bestand opvragen, maar ook eenvoudige bewerkingen doen zoals het aanpassen van de bestandsnaam en het openen van het bestand in een viewer.

Ook vind je hier de optie Lock File. Die komt van pas als je persoonlijke cloud meerdere gebruikers (bijvoorbeeld gezinsleden) heeft en je wilt voorkomen dat die verschillende gebruikers tegelijkertijd hetzelfde bestand aanpassen. Door zo’n bestand te vergrendelen, voorkom je dus dat er bewerkingsconflicten ontstaan.

©PXimport

Bestanden delen

Wil je bestanden uit de persoonlijke cloud delen? Elk bestand binnen ownCloud is voorzien van een knop Delen. Klik hierop om het detailvenster te openen. Je kunt het bestand vervolgens delen, bijvoorbeeld met andere gebruikers binnen het huishouden. Kies hiervoor de gewenste gebruiker of groep op de tab Gebruiker en Groepen.

In plaats hiervan kun je ook een openbare link maken. Die komt van pas als je de bestanden wilt delen met een persoon buiten het huishouden. Klik op de tab Openbare links. Klik nu op Creëer openbare link. Een nieuw venster wordt geopend: geef hierin een naam aan de link en voeg eventueel een wachtwoord toe. In het vak Vervaltermijn kun je aangeven hoe lang de openbare deellink actief mag zijn. Overigens kun je deze termijn ook standaard inperken via het algemene instellingenvenster.

©PXimport

Beveiliging op orde

Een groot voordeel van het inrichten van je eigen cloud is de mogelijkheid om zelf het beveiligingsbeleid te bepalen. Zo kun je aangeven hoelang wachtwoorden geldig mogen zijn en na hoeveel tijd deze verplicht moeten worden veranderd, aan welke eisen een wachtwoord moet voldoen, maar ook hoelang openbare links naar bestanden op je eigen cloud actief mogen blijven.

Klik rechtsboven in het venster op je gebruikersnaam en kies Instellingen. Kies hierna voor Beveiliging. De eerste sectie – Antivirusinstellingen – bepaalt wat er moet gebeuren als er geïnfecteerde bestanden worden aangetroffen. Standaard wordt hiervan alleen een melding gemaakt, maar je kunt er ook voor kiezen om de bestanden direct te verwijderen. Kies in dat geval voor Verwijder bestand bij de optie Wanneer geïnfecteerde bestanden worden gevonden tijdens een achtergrondscan.

In de sectie eronder stel je het wachtwoordbeleid op. Kies bij Wachtwoord en openbare link verloopbeleid eerst de variabelen waaraan nieuwe wachtwoorden (voor jezelf en andere gebruikers, bijvoorbeeld gezinsleden) moeten voldoen. Daarna bepaal je hoeveel dagen een openbare deellink geldig mag zijn. Na deze periode verloopt de link en zijn de bestanden niet meer beschikbaar voor anderen.

©PXimport

Mobiele apps

Voor toegang tot je bestanden kun je niet alleen gebruikmaken van de webomgeving, maar ook van diverse apps. Er zijn mobiele apps beschikbaar voor Android en iOS.  Gebruik bij het aanmelden bij de apps dezelfde gegevens als je eerder hebt ingesteld voor de persoonlijke cloud. De bestanden zijn hierna direct toegankelijk voor de mobiele apparaten.

Ook zijn er desktop-apps voor Windows, MacOS en Linux. Je vindt de nieuwste versie voor elk platform op https://owncloud.com/desktop-app. Na installatie meld je je aan met de aanmeldingsgegevens van ownCloud.

Meldingen instellen

Om de controle over je persoonlijke cloud uit te breiden, kun je e-mailnotificaties instellen. Je kunt verschillende meldingen activeren, afhankelijk van de hoeveelheid berichten die je wilt ontvangen.

In het instellingenvenster van ownCloud kies je voor Algemeen. Ga naar de sectie E-mailnotificatie. Wil je een bericht ontvangen voor alle mutaties binnen je cloud, dan kies je voor Informeer over alle gebeurtenissen. Wil je niet continu op de hoogte worden gehouden, maar alleen een bericht zien als er actie nodig is, dan kies je voor Alleen informeren wanneer er een actie vereist is.

Werp hierna een blik op Activiteit. Hier kun je per actie aangeven of er een melding moet worden gestuurd. Plaats een vinkje naast elke actie waarvan je op de hoogte wilt worden gesteld. Om het aantal berichten binnen de perken te houden, kies je onderin – bij de optie Verstuur e-mails – hoe vaak de e-mail mag worden verstuurd. Zo kun je kiezen voor Per uur, maar ook voor Zo snel mogelijk.

©PXimport

Zekerheid voor alles

Door tweefactorauthenticatie in te schakelen, zorg je voor een extra beveiligingslaag van je bestanden. Met die modus heb je niet alleen een gebruikersnaam en wachtwoord nodig, maar gebruik je ook een authenticator-app (zoals Google Authenticator of Microsoft Authenticator) om telkens een unieke code te genereren waarmee je de aanmelding voltooit.

Kies in het instellingenvenster voor Beveiliging. Activeer de optie TOTP activeren. Er verschijnt een QR-code die je kunt gebruiken om je eigen authenticator-app te koppelen.

Makkelijk via de verkenner

Je kunt de bestanden van de persoonlijke cloud relatief eenvoudig toegankelijk maken via de verkenner in Windows 10 en Windows 11. We maken hiervoor gebruik van WebDAV, dat de koppeling vormt tussen de bestanden en de verkenner.

In het hoofdvenster van ownCloud klik je op Instellingen (linksonder in het venster). In de sectie WebDAV kopieer je de getoonde persoonlijke koppeling. Hierna open je Windows Verkenner (tip: gebruik de toetscombinatie Windows+E). In Windows 10: klik met de rechtermuisknop op Deze pc en kies Netwerkverbinding maken. In Windows 11: klik op Deze pc, op de knop Meer informatie en kies vervolgens Netwerkverbinding maken. 

Kies de schijfletter die je wilt gebruiken om de bestanden van de persoonlijke cloud toegankelijk te maken, bijvoorbeeld Z:. In het vak Map plak je de eerder gekopieerde url van ownCloud. De optie Opnieuw verbinding maken bij aanmelden kun je ingeschakeld houden. Bevestig met een klik op Voltooien.

Zodra je de locatie opent, vraagt Windows om de aanmeldingsgegevens van ownCloud. Voortaan zijn je bestanden ook beschikbaar via een eigen station in de verkenner.

©PXimport

Altijd bij je bestanden

In plaats van centrale opslag, zoals we hierboven hebben beschreven, kun je ook kiezen voor decentrale opslag van je bestanden. Hierbij worden je bestanden niet op één centrale locatie, maar op meerdere locaties bewaard. Bijvoorbeeld de verschillende computers in het huishouden. Je haalt hiermee alsnog de functionaliteit van een cloud in huis: vanaf elke computer zijn de bestanden altijd toegankelijk.

Dit bereiken we met behulp van ‘peer to peer’-synchronisatie (P2P). Dat kunnen we bijvoorbeeld opzetten met behulp van de app GoodSync Personal. Daar kijken we tenslotte nog even naar. Deze app mag je gratis gebruiken. Haal de nieuwste versie binnen via www.goodsync.com/personal.

Tijdens de installatie maak je een GoodSync-account aan; dit is verplicht om verder te kunnen. Kies in de wizard voor de optie Bied bestanden aan van stations op deze computer naar andere GoodSync-apparaten. Voer in het vak eronder de aanmeldingsgegevens voor Windows in (het wachtwoord, niet de pincode), zodat GoodSync toegang heeft tot de juiste mappen. Klik op Volgende en rond de installatie af door op Sluit te klikken. Installeer GoodSync op alle apparaten die je toegang wilt geven tot je persoonlijke bestanden.

©PXimport

Synchronisatie instellen

Nu GoodSync is geïnstalleerd, kun je synchronisatie opzetten tussen de verschillende computers. Voer deze stap uit op de computer die je met de andere computers in het huishouden wilt synchroniseren, zodat alle bestanden altijd op alle apparaten toegankelijk zijn.

In het hoofdvenster van GoodSync klik je op Nieuwe taak. Een nieuw venster wordt geopend. Geef de taak een passende naam (bij Geef naam van taak op). Kies vervolgens voor Synchroniseren.

Terug in het hoofdvenster van GoodSync klik je op het pictogram van de linkermap (boven in het venster). Een overzicht van locaties verschijnt. Open vervolgens Deze computer en blader naar de submap met bestanden die je op alle andere apparaten toegankelijk wilt maken (bijvoorbeeld Foto’s). 

In het venster rechts klik je op GoodSync Connect. Klap deze sectie uit. Hier vind je alle apparaten waarop je GoodSync hebt geïnstalleerd. Kies hier een map waar de bestanden moeten worden ondergebracht (de doelmap). Klik op Toepassen en hierna op Analyseren.

Er wordt een overzicht getoond van de bestanden die voor de andere apparaten toegankelijk moeten worden gemaakt. Is dit in orde, klik dan op Sync. Je kunt deze stappen herhalen op alle computers waarop je de bestanden toegankelijk wilt maken.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt of je van extra gemakken voorzien. Nu de meteorologische hefst is begonnen en de temperaturen verder dalen is het tijd om te kijken of je je huis beter kunt verwarmen. Met een extra elektrisch kacheltje bijvoorbeeld.

In de koudere maanden van het jaar kan het soms heerlijk zijn om een extra warmtebron in huis te hebben. Bijverwarming is dan een uitkomst. Of je nu een koude hoek in de woonkamer wilt opwarmen, je thuiskantoor wilt verwarmen zonder de thermostaat in de hele woning omhoog te zetten, of gewoon snel wat extra warmte wilt creëren; er is een grote verscheidenheid aan elektrische kachels beschikbaar. Wij vonden vijf verschillende soorten bijverwarming, van keramische ventilatorkachels tot infrarood panelen om de ruimtes in je huis snel te verwarmen.

De'Longhi TCH8993ER.BC

Met een vermogen van 2400 watt kan deze keramische torenkachel van De'Longhi snel een grote ruimte verwarmen. Deze kachel is bovendien uitgerust met een Eco-Energy functie, die ervoor zorgt dat hij de gewenste temperatuur bereikt met zo min mogelijk energieverbruik. Dit is niet alleen goed voor je portemonnee, maar ook voor het milieu. De kachel heeft ook een handige afstandsbediening, zodat je vanuit je luie stoel de instellingen kunt aanpassen. Verder beschikt dit model over een tip-over-beveiliging, een geruststellende gedachte als je huisdieren of kleine kinderen hebt. De kachel schakelt zichzelf automatisch uit als hij per ongeluk omvalt. Door de keramische technologie wordt de lucht niet uitgedroogd en verbranden er geen stofdeeltjes, wat zorgt voor een schonere en aangenamere warmte.

Wattage: 2400W
Type verwarming: Keramische torenkachel
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

Inventum KC222WOS Ceramic Fan Heater

De Inventum KC222WOS is een compact model. Deze keramische kachel heeft niet alleen twee warmtestanden (1200 en 2000 watt), maar ook een handige oscillatiefunctie. Met de 60° draaibeweging wordt de warme lucht gelijkmatig over een groter gebied verspreid, waardoor je minder last hebt van koude plekken in de ruimte. Verder is de temperatuur traploos instelbaar, wat de kachel zeer flexibel in gebruik maakt. Ook dit apparaat is voorzien van belangrijke veiligheidsfuncties zoals omvalbeveiliging en oververhittingsbeveiliging. Dit betekent dat de kachel automatisch uitschakelt bij te hoge temperaturen of als hij per ongeluk omvalt. De geïntegreerde handgreep en het lichte gewicht maken het eenvoudig om de kachel van de ene naar de andere kamer te verplaatsen.

Wattage: 1200W en 2000W
Type verwarming: Keramische ventilator
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

Princess 348254 Slimme infrarood paneelverwarming

Een heel andere manier van verwarmen vind je bij deze Princess 348254. In tegenstelling tot convectorkachels die de lucht verwarmen, richten infrarood panelen zich op het direct verwarmen van mensen en objecten in de kamer. De warmte is direct voelbaar en bovendien droogt de lucht niet uit. Dit model is ook nog eens 'slim'. Met de bijbehorende app kun je de kachel namelijk overal bedienen, of je nu op de bank zit of onderweg bent. Zo kun je de kachel aanzetten voordat je thuiskomt, zodat je in een heerlijk warme kamer binnenstapt. Het paneel is met 540 watt relatief energiezuinig en kan zowel aan de muur worden bevestigd als vrijstaand worden gebruikt.

Wattage: 540W
Type verwarming: Infrarood
Beveiligingsopties: Oververhitting

ICQN Infraroodkachel

De ICQN infraroodkachel richt op het verwarmen van een klein kantoor of een aparte ruimte in huis. Met een vermogen van 900 watt levert deze kachel gerichte warmte. Het compacte en lichte ontwerp maakt het apparaat zeer handzaam en gemakkelijk te verplaatsen naar elke plek waar je extra warmte nodig hebt. De kachel werkt via een infraroodpaneel, dat warmte uitstraalt die direct op objecten en mensen gericht is, vergelijkbaar met de warmte van de zon. Dit betekent dat je de warmte meteen voelt zodra je het aanzet.

Wattage: 900W
Type verwarming: Infrarood
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

Inventum KC221W

Deze compacte keramische kachel is perfect voor het snel verwarmen van kleine tot middelgrote ruimtes, zoals een caravan, zolderkamer, of studeerkamer. Met een maximaal vermogen van 2000 watt genereert hij snel een aangename temperatuur. De kachel heeft twee warmtestanden en een aparte ventilatorstand voor in de zomer, zodat je er het hele jaar door plezier van hebt. Dankzij de traploos instelbare thermostaat kun je de temperatuur nauwkeurig naar wens instellen, en de kachel zorgt er zelf voor dat de ruimte op die temperatuur blijft. Een controlelampje laat je zien wanneer het apparaat in werking is. Het geïntegreerde handvat maakt hem gemakkelijk te verplaatsen en de omvalbeveiliging en oververhittingsbeveiliging zorgen voor een veilige gebruikservaring. Een no-nonsense kachel die doet wat hij moet doen.

Wattage: 2000W
Type verwarming: Keramische kachelventilator
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

WhatsApp gebruik je vooral om te appen, maar het kan ook je handigste metgezel zijn. Door ideeën, taken en documenten direct in je eigen chat te zetten, ontstaat een systeem dat je altijd bij de hand hebt. In dit artikel lees je hoe je WhatsApp verandert in een slim notitieboek waarmee je gedachten en bestanden nooit meer zoekraken.

Ook interessant: Chatfilters in WhatsApp: zo houd je je chats overzichtelijk

WhatsApp is de plek waar we eindeloos appen: van gênante groepsfoto’s tot boodschappenlijstjes van je partner. Maar dezelfde app kan meer, véél meer. Zie het als je digitale notitieboekje: altijd open, altijd bij de hand en verrassend krachtig. Waar veel notitie-apps al snel vergeten worden, schuift WhatsApp elke dag vanzelf je scherm in. Dat maakt de drempel om iets vast te leggen lager dan ooit. En het mooiste? Je hoeft geen nieuwe app te leren gebruiken, want WhatsApp zit vermoedelijk al diep in je dagelijkse routine.

Praat met jezelf

De slimste chat is er eentje met jezelf. Dat klinkt misschien een beetje raar, maar het werkt verrassend goed. In recente versies van WhatsApp kun je simpelweg je eigen naam kiezen in het contactenoverzicht en een gesprek starten. Lukt dat niet, stuur dan een berichtje naar je eigen nummer (al is het maar 'hallo') en je hebt je persoonlijke notitieboek geopend. Vanaf dat moment staat er een privéruimte voor je klaar waarin je ideeën, lijstjes en bestanden kwijt kunt. Zet die chat bovenaan vast, zodat hij nooit wegzakt tussen familieberichten, werkdiscussies en de eindeloze stroom aan grappige gifjes van vrienden. Het voelt in eerste instantie een beetje gek, maar na een week wil, nee kún je niet meer zonder.

Snel noteren zonder gedoe

Een idee is vaak vluchtig. Je staat bij de kassa, bent onderweg met de trein of ligt net in bed om te gaan slapen als je opeens denkt: dit moet ik onthouden! Het noteren mislukt meestal niet door een gebrek aan apps, maar door de extra moeite die het kost. Geloof ons, WhatsApp maakt dat verschil. Je opent de app toch al tientallen keren per dag, dus een korte notitie intikken is geen extra drempel. Begin met een korte eerste regel die fungeert als titel, plak er een link of losse gedachte onder en klaar. Voeg een foto of screenshot toe als geheugensteuntje. Heb je geen zin om te typen? Neem een spraakbericht op. Later kun je die afspelen op je laptop en desnoods omzetten naar tekst (superhandig: je kunt spraakberichten direct in WhatsApp laten transcriberen). Het voelt minder aan als 'notities maken' en meer als gewoon appen, en juist dat maakt het zo laagdrempelig.

Structuur die niet in de weg zit

De grootste valkuil van digitale notities is overstructureren. Je begint enthousiast met mappen, categorieën en kleurcodes, en drie weken later is het systeem te ingewikkeld om nog bij te kunnen houden. Bij WhatsApp werkt dat anders. Begin met één centrale notitie-chat en gebruik simpele labels als 'Werk', 'Idee' en 'Boodschappen'. Dankzij de zoekfunctie vind je berichten razendsnel terug. Toch behoefte aan meer onderverdeling? Maak dan aparte themagroepen met alleen jezelf. Voeg kort iemand toe, verwijder die weer en je hebt een solo-chat met een duidelijke naam en profielfoto. Een geel vlak voor 'Bonnetjes', een rood vlak voor 'Reiskosten': herkenbaar in één oogopslag. Zo heb je structuur zonder dat het systeem in de weg zit.

©Yuri Arucrs peopleimages.com

Takenlijst in WhatsApp-stijl

WhatsApp is geen taken-app, maar je kunt de functies slim inzetten. Markeer actiepunten met een ster en gebruik de antwoord-functie om updates en voortgang eraan vast te knopen. Stel: je noteert 'Bel de loodgieter' en krijgt later extra informatie. Door die informatie als reply op het oorspronkelijke bericht te zetten, blijft de hele geschiedenis bij elkaar. Klaar met de taak? Verwijder de ster of sluit af met een korte reply: 'Gedaan, 17 september'. Zo blijft je takenlijst overzichtelijk en in samenhang. Je ziet niet alleen wat je moest doen, maar ook hoe het liep. Dat geeft meer grip dan losse to-dolijstjes die uit elkaar vallen.

Je eigen archiefkast

Iedereen heeft bonnetjes, facturen, pdf's en foto's van whiteboards die ergens rondslingeren. WhatsApp kan die rol van digitale schoenendoos verrassend goed overnemen. Alles wat je in je notitie-chat plaatst, wordt automatisch gesorteerd op type. Zoek je dat ene aankoopbewijs? Open de mediabibliotheek, filter op documenten en je hebt het binnen seconden teruggevonden. Ook foto's, links en screenshots kun je daar terugvinden. Door de ingebouwde documentmodus van de camera worden scans vlak en goed leesbaar, zodat je geen aparte scan-app meer nodig hebt. Je notitie-chat groeit zo ongemerkt uit tot een compleet persoonlijk archief, zonder dat het chaotisch aanvoelt.

©PaeGaG - stock.adobe.com

Extra vaart met WhatsApp Web

Op je telefoon is WhatsApp al handig, maar pas op de laptop of desktop gaat het echt vliegen. Via WhatsApp Web of de desktop-app kopieer je moeiteloos lange teksten, codefragmenten en bestanden naar je notitie-chat. Andersom stuur je materiaal net zo makkelijk weer terug naar andere programma’s. De zoekfunctie werkt veel fijner met een toetsenbord en met sneltoetsen kun je in een oogwenk informatie uit elke app doorsluizen naar WhatsApp. Het voelt bijna alsof je een lichte projectmanagementtool gebruikt, maar dan in een jasje dat je al jaren kent.

Automatiseren voor luie slimmeriken

Deelknoppen en snelkoppelingen maken het nóg efficiënter. In Android deel je vanuit vrijwel elke app direct naar WhatsApp en stel je jouw notitie-chat in als standaardontvanger. Binnen iOS maak je via Opdrachten een actie die geselecteerde tekst met één tik doorstuurt naar jouw notitie-chat. Daarmee bespaar je tientallen kleine handelingen per dag. En maak er een ritueel van: schrijf elke avond drie korte regels (Wat gedaan, wat geleerd, wat morgen) en je notitie-chat wordt vanzelf een logboek dat overzicht en rust geeft. Geen rommel, maar een lopend dagboek waar je later veel aan hebt.

Veilig en privé

Wie WhatsApp als notitieboek gebruikt, moet ook nadenken over veiligheid. Zet verdwijnende berichten uit, zodat je informatie niet per ongeluk verdwijnt. Zorg dat end-to-end versleutelde back-ups actief zijn en beveilig die met een wachtwoord of herstelsleutel die je in je wachtwoordmanager opslaat. Activeer app-vergrendeling met vingerafdruk of gezichtsherkenning en laat de telefoon-encryptie standaard aan staan. Zo weet je zeker dat je notities net zo goed beschermd zijn als je persoonlijke gesprekken. Handig én geruststellend.

©Farknot Architect - stock.adobe.

Opruimen zonder moeite

Let op, want na een paar weken kan je notitie-chat flink uitdijen. Plan daarom regelmatig een korte opruimsessie van twee minuten in. Gebruik de zoekfunctie om grote video's te vinden en te verwijderen, archiveer oude notities of sluit ze af met een update. Wil je terug naar een specifiek moment, dan kun je in de zoekfunctie gericht naar een maand springen en snel door die periode bladeren. Zo blijft je notitie-chat overzichtelijk en bruikbaar in plaats van een digitale stortplaats.

De valkuilen ontwijken

Het lijkt simpel, maar er zijn valkuilen. De grootste fout is versnipperen: een beetje in WhatsApp, een beetje in Evernote (gebruikt iemand dat nog?) en wat losse mails. Kies één hoofdsysteem en houd je daaraan. Anders verlies je het overzicht. Een tweede fout is het gebruik van titelloze notities. Losse zinnen zonder duidelijke eerste regel zijn later onvindbaar. En tot slot vergeten veel mensen hun notitie-chat vast te pinnen, waardoor hij wegzakt in de massa. Het zijn kleine dingen, maar ze maken het verschil tussen een systeem dat werkt en een systeem dat verwatert.

Tadaa, je nieuwe gewoonteboek

Productiviteit draait om frictie wegnemen. WhatsApp open je sowieso al tientallen keren per dag, vaak zonder na te denken. Als je die gewoonte benut, verandert de app ongemerkt in een slim notitieboek. Begin met één chat met jezelf, pin hem vast, gebruik labels en maak gebruik van de zoekfunctie en mediabibliotheek. Binnen een week voelt het aan alsof WhatsApp niet langer alleen een praatpaal is, maar ook je persoonlijke geheugen. Een gewoonteboek dat je eindelijk wél volhoudt.