Je vindt in Nederland archieven vol boeken, tijdschriften en muziekstukken die de afgelopen decennia in ons land zijn geproduceerd. Op diezelfde manier wordt ook steeds vaker software voor het nageslacht bewaard. Dat gebeurt alleen nog niet zo goed als bij de andere media. Toch kun je al heel wat van je oude favorieten terugvinden.

Films, cd’s en boeken hebben culturele waarde. Bij software is dat niet altijd even duidelijk. Toch zijn er applicaties die een belangrijke rol speelden of nog spelen in ons leven. Neem de oude versies van MSN Messenger als voorbeeld. Die laten zien hoe aan het begin van de 21ste eeuw miljoenen mensen met elkaar communiceerden. Agenda-apps vertellen over hoe wij onze levens organiseren. Tekstverwerkers zitten vol knopjes die verklappen hoe software vandaag de dag wordt ontworpen. De programma’s die we dagelijks gebruiken, vertellen dus een verhaal over ons als mensheid. Dat verhaal wordt alleen soms pas decennia later duidelijk.

Oude programma’s

Nederlandse softwaremakers zijn verantwoordelijk voor veel programma’s waarover hetzelfde kan worden gezegd. Davilex maakte bijvoorbeeld begin jaren negentig de eerste Nederlandse Windows-apps voor boekhouding. Daarna schoten de ontwikkelstudio’s in ons land als paddenstoelen uit de grond. De apps die zij maakten, bepaalden voor een groot deel hoe wij de afgelopen decennia onze computers hebben gebruikt. Diezelfde apps zijn alleen ook weer grotendeels vergeten. Die staan op cd-roms en diskettes. Onze computers kunnen deze niet meer lezen. Je moet dan ook een groot aantal stappen zetten om een oud programma weer zoals vroeger te kunnen gebruiken.

Gelukkig zijn er instanties die daarom helpen om software te archiveren voor het nageslacht. Zowel online als in de echte wereld vind je (virtuele) archiefkasten vol oude software. Deze programma’s zijn te bekijken voor iedereen die dapper genoeg is om daar nog eens in te duiken. Zo compleet als bij muziek, films en boeken is het archief in Nederland niet. Wel zijn er drie plekken waar je naartoe kunt om je oude favorieten nog eens terug te vinden.

Oude opslagmedia gebruiken

Software werd vroeger vooral verkocht op onder meer diskettes, floppy’s en cd-roms. Dat lijkt een veilige manier om een programma lang te bewaren. Alleen dat is niet waar: oude opslagmedia vergaat namelijk na een tijd.

Diskettes houden het bijvoorbeeld van enkele jaren tot een aantal decennia vol. Dit is afhankelijk van hoe goed de magnetische dragers zijn in de diskette. Floppy’s kunnen het beste worden bewaard op een koele en droge plek. Houd ze weg bij magneten. Als je de ring aan de binnenkant aanraakt, kan hij kapotgaan.

Cd-roms houden het langer vol. Bedrijven beloven een levensduur van vijftig tot honderd jaar en bij de herschrijfbare exemplaren twintig tot vijftig jaar. Die belofte is geen garantie: ongeveer vier procent van alle cd-roms werkt na tien jaar niet meer.

Cd’s kun je het beste bewaren in een donkere ruimte, afgesloten van ultraviolet licht. Een gamecartridge houdt het gemiddeld twintig jaar vol. Dat is vrij kort. Dat komt door de vele complexe onderdelen die erop zitten. Heb je een game waarop je jouw voortgang kunt opslaan? Dat gebeurt met een ingebouwde batterij, die in tien tot vijftien jaar leeg raakt. Games met een ingebouwde klok hebben na zeven tot tien jaar een lege accu.

Beeld en Geluid

Bij het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid worden de televisieprogramma’s van de nationale televisiezenders al jarenlang voor het nageslacht gearchiveerd. Dit instituut is en een serieuze organisatie die door de overheid wordt gefinancierd. Het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid denkt goed na over de opslag op de lange termijn. Dat is ook nodig, want filmrollen uit de jaren zestig worden bijvoorbeeld na een tijdje broos en uiteindelijk zelfs onbruikbaar. Al het materiaal moet daarom zorgvuldig worden gedigitaliseerd om het voor langere tijd beschikbaar te houden.

Binnen het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid wordt dit sinds enkele jaren ook gedaan met videogames. Hier bij is het inzichtelijk houden extra complex. Naast dat cartridges en cd-roms vergaan, zijn games ook nog eens gemaakt om op een specifieke console of besturingssysteem te draaien. Er wordt bij het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid daarom veelvuldig gebruikgemaakt van emulatiesoftware. Daarmee kan een computer doen alsof het een machine van jaren of zelfs decennia geleden is.

“Toen met games begonnen werd, was dat omdat er werd ingezien dat games waardevol cultureel erfgoed zijn”, vertelt Kiki Lennaerts. Zij is adviseur nieuwe media conservering bij het instituut. Lennaerts is vooral gespecialiseerd in ‘interactieve en immersieve ervaringen’, oftewel games en software. “Het ligt ook in lijn met wat Beeld en Geluid van oudsher bewaard: mediaproducties.”

Uit de archiefkast

Bij Beeld en Geluid wordt alles in een fysiek archief bewaard. Wil je een oude game inzien, dan moet deze uit de kluis worden gehaald. Dit wordt vaak alleen tegen betaling gedaan. Het archief is een goede tijdcapsule van alles wat in de afgelopen decennia is gemaakt, maar tegelijkertijd is het lastig om de inhoud ervan eventjes in te zien.

Nog een nadeel: je vindt naast games geen andere software bij het instituut. “Dat we geen software doen, is vrij complex”, aldus Lennaerts. “Want wat is nu eigenlijk de definitie van een mediaproductie?” Zolang dat nog ter discussie staat, durft ze nog niet andere software dan games in het archief toe te voegen. Pas als software als mediaproductie wordt gezien, kan worden overwogen om dit alsnog te doen. Het is aan de conservatoren om dat te beslechten.

Home Computer Museum

Wie een selectieve greep uit oude software wil meekrijgen, kan in Nederland naar het Home Computer Museum. In het hartje van Helmond zit dit museum verstopt. In de collectie zijn tientallen computers van de afgelopen eeuw opgenomen. Veel daarvan staan ook aan, waardoor je met gemak op een oude Mac, Commodore 64 of Atari 2600 kunt prutsen.

Als museum is dit strikt gezien geen archief. Je vindt hier dan ook geen alomvattende verzameling van alle belangrijke software. Maar de computers die aanstaan, laten je wel makkelijk aan de slag gaan met een selectie aan oude programma’s. Het is vooral een soort tijdcapsule, waar je zonder veel gedoe nog even met de apparatuur van vroeger een aantal programma’s kunt uitproberen.

Daarnaast draagt het museum een steentje bij aan het archiveren van oude software. Sinds 2020 is het Home Computer Museum onderdeel van het Netwerk Digitaal Erfgoed. Daarmee dragen ze bij aan het digitaliseren van oude software en het bewaren ervan op moderne systemen. Het museum is daar natuurlijk de uitgelezen plek voor: hun oude computers kunnen tenslotte diskettes, cd-roms en cassettebanden gewoon lezen.

Lees ook: Retro-gaming op een moderne Windows-pc: zo werkt 86Box

Internet Archive

Misschien wel de meest uitgebreide collectie van oude software vind je op de website Internet Archive. Deze dient als online archief voor allerlei soorten media, waaronder ook boeken, films en zelfs oude versies van webpagina’s. De archiefsite heeft verder een grote verzameling software, waarin je 1,1 miljoen oude programma’s vindt. Het gaat hierbij om voornamelijk een internationaal aanbod. Je vindt hier en daar ook Nederlandse titels.

Internet Archive lijkt in opzet erg op Wikipedia: de site draait op vrijwilligers, is reclameloos en is vooral afhankelijk van donaties van reguliere gebruikers. Dat is hard nodig, want op het moment van schrijven vind je op de servers van de site meer dan 99 petabyte (99.000 terabyte) aan data. De site bestaat al sinds 1996 en werkt inmiddels samen met bibliotheken wereldwijd.

In je webbrowser

Je kunt via de site oude software downloaden op je pc, zodat je daarna kunt uitzoeken hoe je dit vervolgens draaiend krijgt. Oude programma’s voor bijvoorbeeld DOS en Windows-computers kun je rechtstreeks in de webbrowser draaien. De site gebruikt dan de emulator DOSBOX om het programma werkend te krijgen. Je hoeft daarmee niet zelf allerlei complexe emulatiesoftware bij elkaar te sprokkelen. Zo kun je bijvoorbeeld een oude editie van Windows 3.11 in je browser draaien, om te ervaren hoe computers in de jaren negentig werden gebruikt.

Bij boeken richt de site zich vooral op publieke werken die niet auteursrechtelijk zijn vastgelegd. Je vindt er daarom vooral oudere werken of publicaties die in het publiek domein zijn vrijgegeven. Bij het software-archief lijkt de site iets minder secuur: vaak geldt het auteursrecht hierbij nog, wat het strikt gezien illegaal maakt om dit materiaal zomaar te downloaden. In Nederland is piraterij verboden, zelfs als je ergens nog een originele kopie hebt liggen.

Verlaten software

Moreel ligt het bij oude software vaak anders. Heeft een ontwikkelaar jarenlang niks gedaan met een oud programma, dan wordt vaak gesproken van zogeheten ‘abandonware’. Oftewel: een applicatie die is achtergelaten door zijn originele maker. Daar kunnen allerlei oorzaken voor zijn. Er is bijvoorbeeld geen reden meer om de betreffende software nog uit te baten, omdat het besturingssysteem niet meer wordt ondersteund. Of de studio die de software maakte, is failliet gegaan, waardoor de rechten in handen van een uitgever zijn gekomen die er totaal geen plannen mee heeft. Strikt genomen schend je bij het downloaden het auteursrecht van de originele ontwikkelaar. Maar in de praktijk maakt het dat oude team vaak niets meer uit.

Op dat principe leunt het archief van Internet Archive, en ook de softwarelijst die je vindt op www.myabandonware.com. Op die site vind je meer dan 20.000 oude games die als abandonware worden gezien. Het gaat daarbij vooral om oude DOS-titels uit de jaren tachtig en negentig. Makers kunnen de site mailen als ze vinden dat hun materiaal niet mag worden gedeeld. Maar dat lijkt zelden te gebeuren.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).