Je mediaspeler ondersteunt het videoformaat niet en dus wil je de video converteren. Of misschien wil je de videokleuren wat oppoetsen, een logo toevoegen, ondertitels erbij zetten of meerdere videobestanden samenvoegen? Met Shutter Encoder kan dit allemaal. Er is zelfs nog meer mogelijk.

Als mediatool schept Shutter Encoder hoge verwachtingen. Zeker omdat het programma intensief gebruikmaakt van populaire en beproefde gereedschappen, zoals ExifTool, FFmpeg, MediaInfo en Yt-dlp. Dat het opensource en gratis is, maakt Shutter Encoder extra aantrekkelijk. Het programma is voornamelijk gericht op videobewerking, maar het kan ook vlot overweg met audiobestanden en afbeeldingen. Wij focussen ons nu alleen op video, omdat de functies en mogelijkheden op dit gebied al zeer uitgebreid zijn. Weet wel dat Shutter Encoder zich vooral op de iets gevorderde gebruiker richt. De app kan soms ook wat nukkig zijn. Dit los je op door het venster heen en weer te bewegen of desnoods het programma te herstarten.

Installatie

Shutter Encoder is beschikbaar voor Windows (inclusief een portable versie), macOS en Linux. Je vindt het programma op www.shutterencoder.com. De website biedt ook een uitgebreide beschrijving van de functies. Ben je van plan een reeks video’s te converteren voor diverse platformen, zoals Vimeo, YouTube, Facebook, Instagram of X? Download dan direct de zip-bestanden met de bijbehorende voorinstellingen (presets) en pak deze uit. We komen hier later op terug.

We bespreken de Windows-versie die je met een aantal muisklikken installeert. Bij het starten van de tool opent zich een bescheiden ogend programmavenster, maar schijn bedriegt. Voordat je daadwerkelijk aan de slag gaat, is het goed om even te klikken op het tandwiel linksboven. Neem daar de instellingen door. Zo kun je bijvoorbeeld de taal instellen op Dutch en standaardmappen definiëren voor de uitvoer van je projecten. Bij Laden bij opstarten kun je een van je favoriete voorinstellingen selecteren, bijvoorbeeld voor YouTube. Daarover verder meer.

Ook leuk om te lezen: YouTube Studio: maak van een gewoon filmpje een verfijnde video

Informatie

Wanneer een apparaat of mediaspeler problemen heeft met een specifieke videocontainer (zoals avi, mpg, mkv of mov) of met de video- of audiocodec (technieken voor het comprimeren van de mediastreams), is Shutter Encoder een handige oplossing. Je kunt hiermee namelijk eenvoudig een andere codec of container instellen. Voordat je hiermee aan de slag gaat, is het verstandig om de codecs van je videobestand te controleren.

Sleep hiervoor een videobestand naar het programmavenster of selecteer het via Bladeren, waarbij je meerdere bestanden tegelijk kunt kiezen. Rechtsklik op een bestand en kies Informatie voor uitgebreide technische details, inclusief de gebruikte codecs onder Codec ID in de secties Video en Audio. Je vindt hier ook andere informatie, onder meer Width, Height, Frame rate, Color space en Bit rate. Handig om te weten: rechtsklik op de bestandsnaam en kies Weergave om de video in de ingebouwde mediaspeler te bekijken.

Codec-selectie

Als je mediaspeler problemen heeft met de huidige videocodec, klik dan op het Pijl-knopje linksonder Functie selecteren. Hier kies je een geschikte codec. Naast de veelgebruikte Uitvoer codecs, zoals H.264, H.265, VP9 of MPEG-2, zijn er ook Bewerk codecs beschikbaar, waaronder DNxHR, AppleProRes of QT Animation. Deze zijn vooral voor de verdere bewerking in geavanceerde video-editors, zoals Avid Media Composer of het gratis DaVinci Resolve.

Je vindt hier ook Uitzend codecs voor streaming, Oude codecs evenals een Archiveer codec (FFV1). Voor meer informatie kun je terecht bij Google of bij AI-chatbots, zoals ChatGPT of Bard. De ingebouwde helpfunctie van Shutter Encoder is helaas vrij beperkt.

Als de originele container geen probleem vormt, kun je dezelfde bestandsextensie houden. Als het nodig is, kies je een andere container via het Pijl-knopje rechtsonder. Heb je al voorinstellingen gedownload, open dan het Ster-pictogram en sleep een of meerdere uitgepakte preset-bestanden naar het venster Mijn functies. Dubbelklik op een preset om deze te selecteren.

Functie-uitvoer

Je kunt al meteen de knop Functie starten indrukken. Standaard wordt het geconverteerde videobestand opgeslagen in dezelfde map als het origineel. Om een andere opslaglocatie te kiezen, klik je op Uitvoer1 en vervolgens op Wijzigen. Je kunt ook simpelweg de gewenste map vanuit de verkenner naar het uitvoerveld slepen.

Ook handig: wanneer je hier op het Brief-icoontje klikt, je e-mailadres invult en Samenvattende e-mail verzenden selecteert, ontvang je meteen na afloop een statusmelding. Plaats je een vinkje bij Werken tijdens inactiviteit, dan pauzeert Shutter Encoder automatisch het lopende proces zodra je de muis of het toetsenbord gebruikt.

Als je meerdere bestanden hebt toegevoegd en verwacht dat verwerking wel wat tijd kost, kun je deze in een wachtrij plaatsen. Klik daarvoor op het knopje met de drie streepjes, selecteer een bestand uit de lijst en druk op Aan wachtrij toevoegen. Herhaal dit voor alle bestanden die je wilt verwerken. Als je klaar bent, klik je op Renderen wachtrij starten, onderaan het venster Renderen wachtrij. Als het goed is staan even later de getranscodeerde video’s in de beoogde map.

Lees ook: Met deze gratis programma's kun je ieder bestand openen of afspelen

Transcoderingsopties

Je hebt het waarschijnlijk al opgemerkt: wanneer je in Shutter Encoder bij Functie selecteren een andere codec kiest, verschijnt niet alleen een voorbeeldweergave met beeld en geluid (als Golfvorm weergeven is ingeschakeld). In het meest rechtse deelvenster kun je ook diverse aspecten aanpassen, afhankelijk van de gekozen codec. Als je bijvoorbeeld H.265 selecteert, kun je verschillende bitrate-parameters instellen, afhankelijk van je keuze voor VBR (variabele bitrate), CBR (constante bitrate) of CQ (constante kwaliteit).

Je kunt het ook omkeren: als je bij Grootte het slotje activeert en een specifieke bestandsgrootte (in MB) invoert, past Shutter Encoder dynamisch de parameters aan om ervoor te zorgen dat de bestandsgrootte niet boven de ingestelde limiet uitkomt. Met de knop Herstellen, onderaan, kun je altijd terugkeren naar de oorspronkelijke instellingen.

Videofragmenten

Om slechts een specifiek fragment van een video te transcoderen of te bewerken met Shutter Encoder, selecteer je eerst je video en stel je alle gewenste instellingen in. Onderaan de videoweergave gebruik je het linkerhaakje om het begin van het fragment aan te geven, en het rechterhaakje voor het einde. Je kunt ook de blauwe randen langs de tijdbalk verslepen om het fragment te selecteren. De overige stappen van de procedure zijn je al bekend.

Zijn er in de video zogeheten keyframes aanwezig, dan kun je het snijwerk ook zonder hercompressie laten uitvoeren. In dit geval kies je bij Functie selecteren de optie Snijden zonder hercoderen en activeer je rechtsboven de optie Invoer en uitvoerpunt wijzigen, waarna je in de voorbeeldweergave beide punten kunt instellen.

Stel nu even dat je met je favoriete video-editor enkele kleine videofragmenten hebt bewerkt en je wilt niet de hele video opnieuw renderen. Sla de fragmenten dan op als afzonderlijke videobestanden. Laad zowel de originele als de bewerkte bestanden in Shutter Encoder, selecteer Functie selecteren en kies Video invoegen. Daarna hoef je alleen nog maar op Functie starten te klikken. Je zult zien dat zo’n verwerking heel snel verloopt.

Je kunt ook meerdere videobestanden, mits ze dezelfde codec gebruiken, samenvoegen zonder hercompressie. Selecteer hiervoor de verschillende bestanden, kies bij Functie starten voor Samenvoegen en geef het uitvoerbestand een naam.

Beeldbewerkingen

In het rechterdeelvenster van Shutter Encoder, onder de optie Bitrate aanpassen, vind je afhankelijk van de gekozen functie, diverse instellingsopties. Denk aan Audio instellingen, Beeld bijsnijden, Ondertitels toevoegen, Afbeelding / video als watermerk toevoegen, Colorimetrie, Correcties en Overgangen. We bespreken hier enkele van deze mogelijkheden.

Om bijvoorbeeld een logo toe te voegen, klik je op Afbeelding / video als watermerk toevoegen. Activeer bij voorkeur Veiligheidsgebied (er verschijnt een dubbele rand waarbinnen je het watermerk het beste plaatst) en tevens Watermerk toevoegen. Kies een geschikte afbeelding en verplaats deze met de muis of voer handmatig de pixelposities in. Je kunt ook het percentage voor de Grootte en de Opaciteit aanpassen.

Het bijsnijden van een videobeeld is eveneens eenvoudig. Open Beeld bijsnijden, zet een vinkje bij Inschakelen en gebruik de muis of voer waarden in om de grootte en locatie van het gewenste beeldgedeelte aan te passen.

Interessant om te lezen: Van een leuke gebeurtenis naar een sprankelende video: je maakt het met OpenShot

Ondertitels

Het kan ook leuk zijn om je video’s te ondertitelen. Importeer een video en kies Ondertiteling bij Functie selecteren. Onder de voorbeeldweergave kun je op de gewenste momenten je ondertitels invoeren. Deze verschijnen dan op de tijdlijn, boven de geluidsgolven, wat handig is voor het synchroniseren van tekst en audio. Om een verkeerde ondertitel te verwijderen, selecteer je deze op de tijdlijn en druk je op Verwijderen. Gebruik Toevoegen om een nieuwe ondertitel in te voegen vanaf de positie van de markeerknop.

Met de knop Bewerken open je een lijst van alle ondertitels voor snelle aanpassingen. Gebruik de optie Verschuiving om de timing van de ondertiteling aan te passen en te synchroniseren met de video. Na het afronden van de ondertiteling, sluit je het deelvenster. Je krijgt dan de vraag of je de ondertitels aan de video wilt toevoegen. Bij bevestiging met Yes kun je kiezen tussen Branden, een arbeidsintensief proces waarbij de ondertitels permanent in de video worden geïntegreerd, of Insluiten, waarbij de ondertitels in een apart srt-bestand worden opgeslagen.

Timelapse

Timelapse-video’s zijn populair. Deze bestaan uit opeenvolgende foto’s of snapshots die zijn genomen vanuit dezelfde positie, en die gebeurtenissen versneld weergeven. Om zelf zo’n video te maken met Shutter Encoder importeer je eerst alle fotobestanden in de juiste volgorde (bijvoorbeeld foto_01.jpg, foto_02.jpg enzovoort). Ga vervolgens naar het rechterdeelvenster, klik op Beeldsequentie en activeer Beeldsequentie activeren. Stel het aantal beelden per seconde in, bijvoorbeeld op 30.

Voor vloeiendere beeldovergangen kun je Frame mengen instellen, bijvoorbeeld op x12. Overweeg ook om Bewegingsonscherpte toe te voegen, maar weet dat dit proces arbeidsintensief kan zijn. In de sectie Afbeelding aanpassen kun je allerlei kleuroptimalisaties doorvoeren. Bekijk ook de mogelijkheden onder Correcties, waar je functies als Afbeelding stabiliseren, Anti-flikkering, Bandvorming verminderen en Belichting afvlakken kunt inschakelen om de kwaliteit verder te verbeteren. Bevestig met Functie starten.

Audio vervangen

Het wordt tijd dat we ook iets met het audiospoor doen. Het aanpassen van het audiospoor van een video kan een aanzienlijke impact hebben op het eindresultaat. Om het originele audiospoor te vervangen, open je Shutter Encoder en selecteer je Audio vervangen bij Functie instellen. Je kunt bijvoorbeeld een eigen stemopname maken met een tool, zoals: www.online-voice-recorder.com.

Open vervolgens Shutter Encoder en selecteer Audio vervangen bij Functie instellen. Sleep het videobestand naar het venster en voeg daarna het audiobestand toe. Je kunt meerdere audiobestanden in de gewenste volgorde toevoegen. Ook is het mogelijk een leeg audiospoor toe te voegen door met de rechtermuisknop te klikken en Gedempte audiospoor toevoegen te kiezen. In het rechterdeelvenster kun je een ander audioformaat kiezen bij Convert en met Verschuiving de audio synchroniseren.

Kies naast Audio vervangen voor kortste of langste, afhankelijk van of je de lengte van het kortste of het langste spoor wilt aanhouden. Rechtsklik op een item in de lijst en kies Totale lengte van bestanden voor de exacte tijdsduur. Bevestig met Functie starten. In VLC Media Player kun je bijvoorbeeld wisselen tussen beschikbare audiosporen via Audio / Audiospoor.

Wil je de volgorde van de audiosporen later wijzigen, dan kan dit zonder hercompressie met de functie Opnieuw inpakken. Open in het rechterdeelvenster Audio instellingen en wissel bijvoorbeeld Audio 1 met Audio 2 en omgekeerd. Je kunt hier ook Audionormalisatie inschakelen om volumeverschillen te minimaliseren en het audioformaat converteren.

Map monitoren

Werk je intensief aan een mediaproject en voeg je regelmatig nieuwe bestanden aan een specifieke map toe? Dan kun je Shutter Encoder zo configureren dat het automatisch nieuw toegevoegde bestanden verwerkt volgens je vooraf ingestelde parameters. Om deze mapmonitoring in te stellen, importeer je eerst een mediabestand uit de beoogde map in Shutter Encoder. Klik met de rechtermuisknop op dit item en kies voor Map scannen. Bevestig met OK en sleep een geschikte doelmap voor de opslag van de bewerkte mediabestanden naar de balk bij Uitvoer1. Selecteer vervolgens de gewenste functie en stel alle eigenschappen optimaal in. Als alles naar wens is ingesteld, klik je op Functie starten.

Laat Shutter Encoder open; de app verwerkt nu alle bestaande en nieuw toegevoegde mediabestanden in de bronmap volgens je instellingen. Alle bestanden worden in je doelmap opgeslagen. Je kunt het proces op elk moment onderbreken door in de lijst met de rechtermuisknop te klikken en Scannen stoppen te selecteren.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).