YouTube Studio is de thuisbasis van iedereen die snel vanuit een centraal dashboard zijn video's wil optimaliseren, verbeteren en contact wil onderhouden met zijn volgers. Met deze toolset beheer en orden je alles wat deel uitmaakt van je eigen YouTube-kanaal.

Er zijn een heleboel video-editors beschikbaar voor Windows en macOS, maar als je slechts enkele basisbewerkingen wilt doen voordat je een filmpje online publiceert, dan kun je net zo goed YouTube Studio gebruiken. Deze interne video-editor van YouTube heeft enkele uitstekende opties die je in de browser uitvoert en waarvoor je dus geen andere software hoeft te installeren.

Kanaal-dashboard

Om YouTube Studio te gebruiken, moet je over een gratis Google-account beschikken. Ga daarna naar www.youtube.com, log in en klik rechtsboven op je profielfoto. Daarna selecteer je YouTube Studio. Op die manier kom je bij je persoonlijke Kanaal-dashboard, de beginpagina van Studio.

Het is belangrijk dat je vlot door dit dashboard leert navigeren. Aan de linkerkant zie je de verschillende menu-items om je video’s en het kanaal zelf te beheren. Bovenaan vind je het zoekvak om in het kanaal op basis van zoekwoorden bepaald videomateriaal te vinden. Of je gebruikt de pictogrammen rechtsboven om snel video te uploaden, live te gaan of een post te creëren.

In het dashboard krijg je tegelijk een overzicht van de recente activiteit op je kanaal. Je leest bijvoorbeeld hoe vaak de laatste uploads werden bekeken en je kunt er een gedetailleerde analyse opvragen. Je volgt hoeveel abonnees je hebt, wat je best presterende video’s zijn en wie er de nieuwe abonnees zijn. Je kunt diezelfde Analytics bekijken door in de linkerbalk op de gelijknamige knop te klikken.

Kanaal-content

Klik in de linkerkolom van het dashboard op de knop Content om alle filmpjes en livestreams van je kanaal te zien. Naast de miniatuurtjes lees je af voor wie de video’s zichtbaar zijn (openbaar of privé), eventueel hoe ze inkomsten genereren, de uploaddatum, het aantal weergaven, reacties en likes versus dislikes. Boven de miniaturen staat een filterknop waarmee je de bibliotheek kunt filteren op verschillende criteria. Op die manier vind je bijvoorbeeld snel alle filmpjes die je gepubliceerd hebt en waar je het criterium ‘gemaakt voor kinderen’ hebt ingesteld.

Als je met de muisaanwijzer over een miniatuur gaat, komen er vier pictogrammen tevoorschijn die je bij de juiste opdracht voor het betreffende filmpje brengen: Details, Analytics, Reacties en Bekijken op YouTube. Als je bijvoorbeeld met één klik alle commentaren op een bepaald filmpje wilt lezen dan gebruik je de knop Reacties.

Uploaden

Om een filmpje te bewerken en te publiceren, moet je het uiteraard eerst uploaden. Daarvoor klik je in het dashboard op de knop Maken en vervolgens selecteer je Video’s uploaden. Of je sleept de videobestanden die je wilt uploaden in het grote upload-vak van het pop-upvenster. YouTube start automatisch met de verwerking van het videobestand. Dat betekent dat YouTube Studio begint met het invullen van de videogegevens door een titel en een videolink te genereren. Die titel is gewoon de naam van videobestand. Je volgt de uploadstatus in percentages en minuten. Maak je geen zorgen, de video wordt in dit stadium nog niet gepubliceerd. Hij blijft privé in de conceptmodus totdat jij aan YouTube vertelt dat hij gepubliceerd mag worden.

Details invullen

Terwijl YouTube je video verwerkt, kun je relevante informatie op de detailpagina invullen. Werk je aan een reeks filmpjes en wil je de gegevens van een vorig project invoegen om die informatie hier en daar nog wat aan te passen, dan gebruik je de knop Details hergebruiken. Daarna krijg je een lijst van al je filmpjes en selecteer je de video waarvan je de gegevens wilt recyclen.

Natuurlijk kun je ook alle details handmatig invullen. Je geeft een titel op en meldt in een korte beschrijving waarover de video gaat. Vervolgens kies je een miniatuurafbeelding dat de bezoekers zullen zien voordat de video begint. YouTube heeft daarvoor zelf een aantal thumbnails gegeneerd.

Je bent ook wettelijk verplicht te verklaren of de video wel of niet geschikt is voor kinderen. Eventueel kun je de video beperken tot kijkers vanaf 18 jaar en ouder. YouTube controleert het materiaal om te zien of er geen copyright wordt geschonden. Als je onderaan leest dat er geen problemen werden gevonden, dan klik je op de knop Volgende om video-elementen toe te voegen.

Voor wie zichtbaar?

Bovenaan volg je de vier stappen die nodig zijn om de video te publiceren. In fase vier beslis je of je het project Privé houdt, zodat alleen jij en de mensen die je kent de video kunnen bekijken. De optie Verborgen zorgt dat iedereen die een link van je ontvangt de video kan bewonderen en ten slotte is er de optie Openbaar.

Als je dit venster sluit zonder één van de drie opties te selecteren, dan blijft de video in conceptvorm staan totdat je tevreden bent over je werk. Om de video’s te kunnen bewerken, moet je ze wel eerst publiceren. Wil je niet dat ze ondertussen zichtbaar zijn voor je abonnees, dan gebruik je hier de optie Privé. Klik dan op de knop Opslaan om het proces te voltooien. De video is nu gepubliceerd; je kunt het venster sluiten en beginnen aan de bewerking.

Editor

Nu de video is geüpload, ga je terug naar het YouTube Studio-dashboard. Daar selecteer je het tabblad Content tussen de opties in je kanaal. Ga met de muisaanwijzer over de miniatuur van de video die je wilt bewerken en klik op het pictogram Details, dat onder de titel verschijnt. Hierdoor kom je terug in het venster Videodetails met enkele nieuwe opties aan de linkerkant. Klik op de knop Editor aan de linkerkant, zodat je in het venster Videobewerking komt, waar je de video kunt aanpassen. In het midden zie je een aantal mogelijkheden om de video te bewerken.

Trimmen en knippen

De eerste optie heet Inkorten en Combine. Om het filmpje in te korten, klik je op het grote plusteken achter de naam van deze optie. Selecteer de blauwe knop Nieuwe knip. Onderaan zie je de tijdbalk waarmee je de begin- en eindpositie van de clip selecteert die je wilt bijsnijden. Je kunt ook de minuten en seconden handmatig ingeven. Er verschijnt een blauw kadertje rond de tracks die behouden blijven. Alles binnen het rode kadertje wordt verwijderd. Klik op het V-teken om de knip te bevestigen.

Je kunt op deze manier zoveel knipjes geven als nodig. Er zijn ook knoppen om de ingreep ongedaan te maken of om de knip te herhalen. Op die manier laat je het filmpje op het juiste moment beginnen en eindigen, maar het is ook mogelijk om ergens in het midden één of meerdere stukjes weg te knippen. Doe dit precies, want YouTube Studio kan geen vloeiende overgangen maken met allerlei effecten waarmee je een slordige knip zou kunnen maskeren. Als je op Opslaan klikt, verschijnt er een waarschuwing. Klik nogmaals op Opslaan om te bevestigen.

Geen geduld ... Actie!

Gezichten vervagen

In de Editor is het heel gemakkelijk om inhoud te vervagen. Dat kan van alles zijn: gezichten, nummerplaten of vertrouwelijke informatie … Klik in de Editor op het plusteken achter de knop Vervagen. Hier heb je twee mogelijkheden: wil je dat YouTube zelf de gezichten zoekt, selecteert en vervaagt? In dat geval zal de online tool eerst de video analyseren en alle gezichten die het heeft gevonden in een raster tonen. Op die manier kun je het gezicht of de gezichten selecteren van de personen die het programma in de video moet vervagen. Je hoeft dus zelf geen ovale selectie te maken in het filmpje. In de tijdbalk verschijnt zelfs een miniatuur van het gezicht dat wordt vervaagd.

Aangepast vervagen

In plaats van gezichten is het dus ook mogelijk om zones in het filmpje troebel te maken. Daarvoor selecteer je de optie Aangepast vervagen. In dat venster ga je eerst via de tijdbalk naar de sequentie waar je een object wilt vervagen. Daarna selecteer je de vervagingsvorm: de rechthoek of het ovaal. Sleep daarmee op het voorbeeldvenster. Vervolgens kies je het vervagingsgedrag: Object volgen of Vervaging op vaste positie. Als je bijvoorbeeld een nummerplaat van een rijdende auto wilt vervagen, dan ga je voor de eerste optie. Klik op Opslaan om de wijzigingen te bevestigen.

Audio-bibliotheek

Google geeft je toegang tot een bibliotheek waaruit je nummers mag kiezen die je als muziektrack kunt toevoegen. Klik op het plusteken naast Audio. Aanvankelijk lijkt de keuze beperkt, maar dat is niet zo, want het aanbod is overweldigend. Door op het menupictogram te klikken, kun je het aanbod filteren op titel, genre, stemming, naam van de artiest, duur en of het vermelden van credits al dan niet vereist is.

‘Toeschrijving vereist’ betekent dat de track onder de zogeheten creative commons-licentie valt en dat je de artiest dus moet vermelden in de beschrijving van de video. Die gegevens vind je door op het creative commons-pictogram (cc) bij het nummer te klikken. Er verschijnt dan een pop-up waaruit je de copyrighttekst kunt kopiëren om die in de beschrijving van de video te plakken. Bij ieder nummer in de bibliotheek staat een afspeelknop om de muziek te beluisteren.

Volumemixer

Als je met de muisaanwijzer over de naam van het nummer gaat, verschijnt er een blauwe knop Toevoegen waarmee je de muziek aan de tijdslijn toevoegt. Op de tijdlijn verschijnt de muziektrack in een blauw balkje onder het geluid van de video zelf. Je kunt dit blauwe balkje verslepen om op die manier te bepalen waar de muziek moet beginnen.

Op dit balkje zie je ook drie puntjes en enkele schuifregelaars. Die drie puntjes dienen om de licentie-informatie te lezen of om de muziek te verwijderen. De knop met de schuifregelaar gebruik je om het mixniveau te regelen; dat is het volume van deze achtergrondmuziek. Er is geen manier om de muziek te laten in- en uitfaden.

Eindschermspoor

Vaak zie je aan het einde van een video de abonneerknop, de aanbevolen video’s of de profielfoto van de uploader. Dat beeld noemen we het eindscherm. Ook dat eindscherm kun je in de Studio toevoegen. Klik op de plusknop naast het eindschermpictogram en selecteer wat je wilt toevoegen: een template, een video, een playlist, een knop om te abonneren, een verwijzing naar een kanaal of een link.

Templates of sjablonen zijn een prima keuze als je een professioneel resultaat beoogt. Wanneer je een videosjabloon kiest, kun je een deel van de huidige video gebruiken om als eindscherm te gebruiken, of je kunt een andere video uit je kanaal selecteren. Klik op Opslaan om het eindscherm vast te leggen of selecteer Wijzigingen negeren als je niet tevreden bent.

Of maak video's met een geschikte smartphone

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).