Bestanden opslaan in de cloud is erg populair, ondanks problemen met bijvoorbeeld privacy, de beperkte opslagcapaciteit en de soms lage snelheid. Zet je al je gegevens op een nas dan heb je een aantal van deze problemen niet, maar krijgt er andere voor terug. Wat is de beste keuze, cloud of nas?

Tip 01: Wat is nas?

Nas staat voor Network Attached Storage. Het is opslagruimte voor bestanden zoals documenten, foto’s of video’s die niet in of aan de pc zit, maar in een apart apparaat in het netwerk. Een nas heeft dan ook altijd minimaal een netwerkaansluiting en een harde schijf: de eerste voor de netwerkverbinding de tweede voor de opslag. De grootte van de behuizing varieert met het aantal harde schijven. Meerderde schijven in een nas heeft als voordeel dat de opslagcapaciteit groter wordt en je de gegevens kunt beschermen tegen verlies voor als een van de schijven defect raakt. Een nas kun je gelijktijdig met meerdere personen gebruiken, je kunt ook eenvoudig onderling bestanden delen.

©PXimport

Tip 02: Wat is cloudopslag?

Bij cloudopslag bewaar je de bestanden niet op een harde schijf in of aan de pc of op een opslagapparaat binnen je netwerk, maar op een opslagruimte op internet. Je bent niet de eigenaar van die cloud, maar hebt een abonnement bij een cloudopslagprovider zoals Google, Microsoft of Strato. Afhankelijk van de cloudservice die je gebruikt, krijg je een eerste deel van de opslag gratis, wil je meer dan moet je betalen. De aanbieder van de cloudopslag, ook wel de cloudopslagprovider genoemd, zorgt ervoor dat jij altijd bij jouw gegevens kunt en waakt ook over de beveiliging. Via de webbrowser beheer je de cloudopslag en kun je ook mappen maken, documenten uploaden en soms ook bewerken.

©PXimport

Tip 03: Opslagcapaciteit

Een belangrijk verschil tussen nas en cloud, is de grootte van de opslagcapaciteit. Oftewel, hoeveel gegevens kun je er opslaan? Bij een nas is dat een vast gegeven, want de capaciteit wordt bepaald door de grootte van de harde schijven in de nas. Ook met één schijf zijn dat al snel meerdere TB’s, met meerdere schijven loopt de totale opslagcapaciteit snel flink op. Raakt de nas vol, dan kun je de schijven vervangen door exemplaren met meer opslagcapaciteit, maar dat is duur en afhankelijk van de configuratie van de nas ook best complex.

De cloud kent in theorie het nadeel van een beperkte opslagcapaciteit niet. Heb je meer nodig, dan koop je gewoon ruimte bij. De praktijk is toch iets weerbarstiger: cloudopslag is namelijk duur. Bovendien werken bijna alle aanbieders met abonnementen waarbij je voor een bepaald maandelijks bedrag een bepaalde (en opnieuw dus niet onbegrensde) opslagruimte krijgt. Je betaalt dus altijd voor meer opslag dan je gebruikt en kunt ook hier alleen tegen betaling uitbreiden.

©PXimport

Hoeveel opslagcapaciteit heb je nodig?

Tip 04: Wat is goedkoper?

Bijna iedere cloudopslagdienst biedt een beperkte hoeveelheid gratis opslagruimte om nieuwe klanten te lokken. Bij Google krijg je 15 GB, bij Microsoft 5 GB en bij Dropbox 1 GB. Dat is leuk, maar zelden voldoende. Je zit dus al snel vast aan een betaald abonnement en dan ontdek je dat cloudopslag best duur is. Google en Dropbox vragen 9,99 per maand voor 2 TB opslag, Microsoft biedt 6 TB voor 99,99 euro per jaar.

Kies je voor een nas dan zijn de eerste kosten veel hoger. Je moet immers een nas en een of meerdere harde schijven kopen. Maar dat is het dan ook, er zijn daarna geen abonnementskosten meer. Weet je hoeveel opslagruimte je nodig hebt, dan kun eenvoudig uitrekenen na hoeveel maanden of jaren de nas goedkoper is dan de cloud. Bij een goedkope nas zoals een Synology DS218j met twee 6TB Western Digital Red nas-schijven is dat vaak al na anderhalf of twee jaar. Wel zul je na een aantal jaren de nas moeten vervangen: als er geen software-updates meer uitkomen of de hardware faalt. Je kunt erop rekenen dat een nas maximaal acht jaar bruikbaar blijft.

©PXimport

Tip 05: Aanschaf

Om bestanden in de cloud op te slaan, hoef je veelal niet meer te doen dan een account met een wachtwoord aanmaken. Gebruik je Windows 10, dan zit een koppeling met je eigen opslag op OneDrive er zelfs al standaard in. Dit gemak geldt niet voor een nas: die moet je eerst kopen en de keuze voor een nas is best lastig door de vele merken en modellen. Online is er gelukkig veel informatie te vinden over merken en modellen en hier vind je meerdere vergelijkende tests en artikelen over het gebruik van een nas. Voor cloudaanbieders is er ook dergelijke informatie te vinden, bijvoorbeeld via deze link. Toch blijkt het kiezen van een cloudaanbieder nog best lastig, mede doordat de diensten aan verandering onderhevig zijn. Je moet dient er bij cloudopslag ook rekening mee te houden dat een clouddienst tussendoor heel eenvoudig en vaak ook eenzijdig, dus zonder toestemming te vragen, zijn voorwaarden en zijn prijzen kan veranderen. Dat is bij een nas natuurlijk onmogelijk.

©PXimport

Tip 06: Lokale koppeling

Ben je bang dat het werken met bestanden veel moelijker wordt met een nas of cloudopslagdienst, omdat de bestanden op een andere locatie worden opgeslagen? Gelukkig is die angst niet nodig: de meeste cloudopslagdiensten én de meeste nas-leveranciers bieden een of zelfs meerdere mogelijkheden om de opslag te koppelen aan een Windows-pc. De kunt de bestanden die op de nas of in de cloud staan, dan net zo maken, openen en bewerken als bestanden die wel echt op de computer zelf staan. Het geheim is veelal dat een kopie van de bestanden op de nas of in de cloud ook op de pc wordt geplaatst en continu gesynchroniseerd. Daarnaast is het bij een nas altijd mogelijk een echte netwerkverbinding te maken en direct op de nas te werken.

©PXimport

Nas is geen back-up, cloud wel

©PXimport

Tip 07: Overal toegang

Een voordeel van opslag in de cloud is dat je altijd bij de bestanden kunt, zolang je maar verbinding met internet hebt. Meer dan een browser heb je niet nodig, via een app werkt het vaak nog sneller. Dit is erg handig wanneer je onderweg bent en nog even de laatste foto’s wilt zien of een document wilt bewerken. Met een nas kan dit ook, maar daarvoor moet je meer configureren en wordt goede beveiliging van nas belangrijk. Nas-fabrikanten weten dat de cloud hier in het voordeel is en beiden daarom zonder uitzondering een gebruiksvriendelijke manier om de bestanden op de nas altijd toegankelijk te maken. Heb je het eenmaal geconfigureerd, dan is er eigenlijk geen verschil.

©PXimport

Tip 08: Extra functies

Bestanden opslaan in de cloud is door de cloudleveranciers zo eenvoudig gemaakt, dat een nas altijd moeilijker is. Bij een nas moet je nadenken over de RAID-configuratie, de beveiliging, andere gebruikers, toegang vanaf internet en nog veel meer. Wie dat niet wil, kiest het beste voor de cloud. Vind je het niet erg om over dit soort zaken na te denken en heb je plezier aan de technische mogelijkheden van een nas, dan zal cloud altijd teleurstellen. Daarbij kan de functionaliteit van een nas nog veel verder opgerekt worden dan alleen opslag, door apps of packages te installeren. Denk hierbij aan extra functies voor het presenteren van foto’s, het zelfstandig downloaden van films of muziek, een webserver, een cms, een back-upfunctie, een mailserver en nog veel meer. Bij de cloud is dit onmogelijk, daar is het bijna alleen opslag en een heel klein beetje extra functionaliteit.

©PXimport

Tip 09: Documenten bewerken

Iedereen gebruikt tekstdocumenten, spreadsheets en presentaties. Microsoft koppelt zijn cloudopslag OneDrive dan ook nadrukkelijk aan Office. Neem je de één, dan krijg je de ander er bijna gratis bij. Documenten op OneDrive laten zich behalve op Windows en macOS, ook in een browser en op elke tablet of smartphone bewerken. Google biedt een soortgelijke ervaring met de Google-applicaties in de cloud. Deze werken in de browser en bieden voor de meeste gebruikers voldoende functionaliteit. Sla je documenten bovendien op in het Google-formaat, dan tellen die niet mee in je eigen opslagverbruik. Loopt de nas hier achter? Dat ligt eraan van welk merk je een nas koopt. Synology heeft namelijk met Synology Office een tekstverwerker, spreadsheet en presentatieprogramma voor op de nas. Je maakt en bewerkt de documenten in de browser en hebt wereldwijd toegang via de bijbehorende app. Andere nas-merken bieden dit (nog) niet of niet in de kwaliteit die Synology doet.

©PXimport

Tip 10: Streaming media

Waar een nas duidelijk voordelen heeft boven de cloud, is bij het gebruik van media en dan vooral films. Films bewaren in de cloud kost veel opslagcapaciteit en dan zul je dus al snel opslagcapaciteit moeten bijkopen. Daarbij biedt cloudopslag niet de functionaliteit die een nas heeft als het gaat om het streamen van media. Cloudservices ondersteunen vaak alleen films in lagere resolutie, HD is momenteel het maximale bij Google en OneDrive, en van formaten zoals h.264, h.265, mov en flv wordt maar een deel ondersteund. Een nas kan elk formaat en elke resolutie aan. Daarbij kunnen de betere nas-modellen, ook transcoderen. Een film wordt dan onder het kijken omgerekend naar een optimaal formaat voor het apparaat waarop je de film kijkt. Verder biedt een nas ook mogelijkheden die de cloud niet biedt, zoals het automatisch downloaden van de nieuwste media met een downloadservice, soms een hdmi-uitgang om een televisie direct aan de nas te koppelen én de mogelijkheid specifieke mediaservers zoals Kodi en Plex op de nas te installeren. Hierdoor kun je media op een optimale manier gebruiken. Een poging van Plex om ook cloudopslag te gebruiken, is vorig jaar wegens technische problemen gestopt.

©PXimport

Apps, apps, apps

Tip 11: Privacy

Vergelijken we de nas en de cloud op het punt ‘privacy’, dan is de nas duidelijk in het voordeel. Bijna alle clouddiensten vallen onder Amerikaanse wetgeving en die vereist dat er altijd een achterdeurtje is waarlangs de overheid toegang tot de gegevens in de cloud kan vragen. Ook tot jouw gegevens. Een nas kent dit nadeel niet: je beheert het apparaat zelf en zonder achterdeurtjes. Daarbij biedt een nas talloze beveiligingsopties, waaronder schijfencryptie. In de cloud ontbreekt die mogelijkheid en moet je extra maatregelen nemen om end-to-end-entryptie in te schakelen. Bekende opties zijn Cryptomator en het erg populaire en gebruiksvriendelijke Boxcryptor. Beide ondersteunen een groot aantal cloudopslagservices en hebben handige apps, maar het blijft een extra inspanning die bij een nas niet of minder noodzakelijk is.

©PXimport

Tip 12: Samenwerken

Een groot gemak van zowel nas als cloud, is de mogelijkheid om documenten te delen met anderen. Bij de cloud is het dan handig dat die ander een account heeft bij dezelfde cloudopslag, maar noodzakelijk is het niet. Je kunt bestanden in de cloud vaak ook delen door een unieke url te genereren en die aan de persoon te mailen die het document ook moet zien of bewerken. Op een nas werkt het niet anders: je kunt op de nas andere gebruikers een eigen account geven en per mail hierover informeren, maar ook bestanden eenmalig delen of ter download aanbieden is mogelijk. Voor samenwerken op deze manier is er niet echt verschil tussen nas en cloud. Wel is het bij Google en Microsoft mogelijk om de documenten die je in de cloud hebt staan, in hun onlineoffice-pakketten gelijktijdig met meerdere personen te bewerken.

©PXimport

Tip 13: Keuze maken

Aan de hand van de voorgaande tips moet je zelf een keuze maken. Of een nas of cloudopslag verstandiger is, hangt namelijk af van jouw eigen voorkeuren. Bepaal dus eerst wat jij de belangrijkste overwegingen vindt. Wil je bijvoorbeeld liever geen abonnementskosten, dan kom je al snel uit bij een nas. Ben je niet bereid zelf wat werk in de configuratie te steken, dan kun je beter kiezen voor cloudopslag.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).