Microsoft Word: De basisbeginselen

De nieuwe veranderingen in Word zijn in de nieuwste versie (Office 365) vooral zichtbaar wanneer je de software start: je kunt nu makkelijker eerder bewerkte documenten openen door ze te selecteren uit de lijst met Recent, in het onderste deel van het scherm. Nieuw is ook dat je vanuit het hoofdscherm kunt zoeken naar een document. Bovenaan de lijst met recent geopende documenten vind je nu een zoekveld, waar je kunt zoeken op de naam van een document. Let wel: je kunt hier niet zoeken naar iets in de inhoud van het Word-document, maar alleen naar (een deel van) de bestandsnaam. Bovendien geeft Word alleen de resultaten weer van documenten die je eerder hebt geopend.

01 Werken in de cloud

Werk je regelmatig in de cloud en is aan dat account ook bijvoorbeeld OneDrive of SharePoint gekoppeld? Dan kun je onder het item Gedeeld met mij snel bepaalde documenten vanuit de cloud openen. Ook hier worden de meest recent door jou bewerkte documenten meteen weergegeven. Als iemand anders dus wel een document met jou heeft gedeeld, maar je deze zelf nog niet in Word hebt geopend, wordt dat bestand niet weergegeven in deze lijst. Het maakt dat dit overzicht vooral dient als een lijst met snelkoppelingen. Kun je je document niet direct vinden? Dan kun je ook online van het zoekvenster gebruikmaken om je document te vinden. Als je een zoekopdracht invoert, komt Word met suggesties van zowel documenten op de harde schijf als de bestanden die in OneDrive of SharePoint staan.

02 Sjablonen

Wil je niet aan de slag met een eerder document, maar begin je liever met een schone lei? Kies dan voor Leeg document, in het bovenste gedeelte van het venster. In diezelfde lijst vind je ook nieuwe sjablonen op basis waarvan je een nieuw Word-document kunt aanmaken. Het voordeel van een sjabloon is dat je meteen een bepaalde opmaakstijl kunt gebruiken. Je kunt kiezen uit tal van soorten sjablonen, zoals een document waarmee je eenvoudig een cv kunt maken of een brochure. Zit er niet bij wat je zoekt, klik dan op de blauwe link aan de rechterkant, genaamd Meer sjablonen, zodat Word meer sjablonen tevoorschijn tovert.

Basiscursus Word

03 Zoeken naar sjabloon

Ben je op zoek naar een heel specifiek sjabloon? Dan kun je bovenin op een van de categorieën klikken om de sjablonen te filteren op soort. Zo kun je onder meer kiezen uit zakelijke sjablonen, brieven, labels (om af te drukken) en sjablonen voor cv’s en sollicitatiebrieven. Ook hier vind je een zoekveld waarin je een trefwoord kunt invoeren om een bepaald sjabloon te vinden. Heel secuur werkt deze functie echter niet. Typ je bijvoorbeeld ‘trouwkaart’, dan komt Word ook met voorbeelden van rouwkaarten. Gelukkig geeft Word een fysiek voorbeeld van het document, zodat je goed kunt bepalen of hetgeen je zoekt er ook tussen zit.

Overigens moet je er ook rekening mee houden dat je de extra sjablonen alleen in Word kunt openen als je verbonden bent met internet. De voorbeelden staan namelijk op de servers van Microsoft en je gekozen sjabloon wordt eerst daar vandaan gedownload voordat het in Word wordt geopend.

04 Het lint

Beginnen met een nieuw Word-document kan dus op twee manieren: een leeg sjabloon openen of een sjabloon gebruiken waarbij de opmaak al voor je bepaald is. Maar welk sjabloon je ook gebruikt, je hebt altijd zelf de controle over hoe je document er uiteindelijk uit komt te zien. In Word kun je gebruikmaken van verschillende tools die je helpen je document op te maken. De bovenste balk van Word, het lint, is de plek waarin je diverse onderdelen vindt voor het opmaken van je document. Als je een document opent in Word, zal het onderdeel Start standaard ‘geopend’ zijn. Het geselecteerde onderdeel is altijd gemarkeerd met een blauwe streep onder de titel. Onder Start vind je de meestgebruikte functies, zoals de manier waarop tekst wordt weergegeven in het document, de kleur van de tekst en de alineaopmaak.

Grootte van lettertype aanpassen

05 Opmaak van tekst wijzigen

De opmaak van je tekst kun je op ieder moment wijzigen, of dat nu is voordat je iets typt of erna. Als je een bepaalde stijl, lettertype of kleur wilt gebruiken voor een nieuw te typen tekst, zet je de cursor op de plek waar je wilt beginnen. Wil je een nieuw gedeelte een ander lettertype meegeven, dan kies je die uit het blok Lettertype in het lint.

Heb je een stuk tekst getypt en wil je die wijzigen in een ander lettertype? Selecteer dan eerst het deel dat je wilt veranderen door de linkermuisknop ingedrukt te houden en eroverheen te slepen. De geselecteerde tekst wordt grijs. Zodra je de muis loslaat, verschijnt er een pop-upvenster bij de muiscursor waarmee je meteen je lettertype kunt wijzigen.

06 Kleuren en markeren

Naast het wijzigen van het lettertype kun je ook kleuren in je tekst gebruiken, bijvoorbeeld als je wilt dat een bepaald deel van de tekst eruit springt. Ga niet over de top met het gebruik van kleuren, dat maakt het document onleesbaar en onprofessioneel. Het wijzigen van de kleur van de tekst gaat op dezelfde manier als het wijzigen van het lettertype, namelijk door een stuk tekst te selecteren met de linkermuisknop ingedrukt. Laat je de muisknop los, dan verschijnt het pop-menuutje weer. Daar klik je nu op het pictogram ‘A’ met het kleurenbalkje eronder. Er komt een kleurenpalet tevoorschijn waar je een kleur voor je geselecteerde tekst kunt kiezen door erop te klikken.

Als je een document maakt waarbij een ander bepaalde stukken tekst nog even moet controleren, dan kun je die stukken markeren. Het selecteren daarvan doe je op dezelfde manier, maar nu kies je voor het pictogram met de stift. De gele kleur is standaard, maar je kunt ook nu kiezen uit een palet van kleuren.

Pop-upmenu verdwenen

07 Tekst laten inspringen

Een overzichtelijk leesbaar document is een goed opgemaakt document. Word biedt ook daar veel mogelijkheden voor. Onder het blokje Alinea in het onderdeel Start van het lint vind je de meestgebruikte opties voor het indelen van je tekst.

Als je begint te typen in een nieuw document zijn je standaard teksten mooi uitgelijnd en beginnen ze aan de (onzichtbare) linkerkantlijn. Maar wanneer je stukken tekst wilt verduidelijken of een opsomming wilt maken, wil je deze items er natuurlijk uit laten springen. Opsommingen kun je op meerdere manieren weergeven. Als je een eenvoudige opsomming wilt, waarbij ieder item alleen wordt voorafgegaan wordt door een streepje, dan hoef je alleen dat teken in te typen, gevolgd door een spatie. Word laat die regel vervolgens automatisch inspringen. Druk je vervolgens op Enter om naar de volgende regel te gaan, dan wordt ook die regel ingesprongen met hetzelfde opsommingsteken. Hoort de nieuwe regel niet meer bij de opsomming, druk dan tweemaal op Enter zodat de tekst weer links uitgelijnd wordt.

08 Opsommingstekens

Je kunt ook andere opsommingstekens gebruiken, bijvoorbeeld een nummering. Typ daarvoor het eerste nummer van de opsomming in, waarschijnlijk het cijfer ‘1’, en vervolg dat met een spatie. Je zult zien dat ook nu de tekst automatisch verspringt naar rechts. Druk je op Enter, dan zal de volgende regel automatisch nummer ‘2’ toegekend krijgen.

Je kunt ook kiezen voor andere opsommingstekens. Ga met de cursor voor of in de regel staan waar je een nieuwe opsomming op wilt toepassen en klik vervolgens in het lint op het kleine pijltje van het icoontje met de bullet-opsomming, linksboven in het blok Alinea. Je kunt nu kiezen uit allerlei opsommingstekens, zoals bolletjes, pijltjes en vierkantjes.

Wil je letters gebruiken voor opsommingen omdat je bijvoorbeeld in een juridische tekst sub-items moet benoemen, dan kun je ook letters automatisch laten opvolgen. Daarvoor kies je in het lint in het blok Alinea op het pijltje van het icoontje met de genummerde opsomming. Hier kies je vervolgens het gewenste inspringteken.

09 Niveaus toepassen

Ingewikkelde juridische teksten bevatten vaak tal van hoofd- en subteksten. Bijvoorbeeld een hoofditem, genaamd Artikel 1, met daaronder tien voorwaarden. Moet jij een keer iets dergelijks maken, maak dan gebruik van de functie Niveaus. In het lint vind je onder Alinea het blokje Niveaus, het derde knopje van links.

Om te laten zien hoe deze functie werkt, gebruiken we als voorbeeld een hoofditem (1) met daaronder een aantal subitems (1.1, 1.2, 1.3 enzovoort). Klik op de knop Niveaus en typ vervolgens het eerste hoofditem. Word geeft deze automatisch nummer ‘1’ mee. Nu moet het volgende punt in de lijst niet ‘2’ worden, maar ‘1.1’. Druk daarvoor op Enter om naar de volgende regel te springen en druk vervolgens op Tab. Word geeft deze regel nu de nummering ‘1.1’ mee. Nadat je tekst op deze regel ingevoerd hebt en weer op Enter gedrukt hebt, krijgt de nieuwe regel de nummering ‘1.2’ mee.

Dezelfde truc werkt ook voor opsommingen met Romeinse cijfers, waarbij Word bij ieder item wat bijvoorbeeld aangeduid is met IV, automatisch sub-items maakt met ‘Sectie 4.01’, ‘Sectie 4.02’ enzovoort.