Microsoft kennen we natuurlijk vooral van Windows en Office en ook wel van diensten als OneDrive en Bing. Als we je vragen om nog wat gratis tools op te noemen, wordt het al lastiger. Ze zijn er wel, maar dan toch behoorlijk goed verstopt in allerlei hoekjes van het internet. Een aantal van die tools hebben we in dit artikel samengebracht.

Tip 01: Sleutelwerk

Wanneer je googelt naar iets als ‘free software from Microsoft’ stuit je al snel op links die verwijzen naar gratis Microsoft-tools die niet langer worden aangeboden of niet verder worden ontwikkeld, zoals Movie Maker, Mathematics (Wiskundehulp), Security Essentials en WebMatrix. Microsoft heeft dan ook de (kwalijke) gewoonte om de ontwikkeling van gratis software na enige tijd stop te zetten. In het beste geval wordt de functionaliteit in Windows of andere software geïntegreerd.

Voor heel wat freeware-apps kun je uiteraard wel terecht in de officiële Microsoft Store. Deze apps zijn (doorgaans) niet afkomstig van Microsoft zelf, en kwalitatief en kwantitatief kan Microsoft's winkel lang niet tippen aan de App Store of Play Store. Wel afkomstig van Microsoft is de software uit de nog wat experimentele ‘Microsoft Garage'. Zowel de pagina als de toepassingen zijn doorgaans Engelstalig en in principe nog in bètaversie, hoewel meestal wel stabiel. Je kunt filteren op platform (zoals Web, Windows, Android, iOS en Xbox) en uitgiftedatum.

In dit artikel bekijken we een paar apps uit deze collectie, maar neem gerust zelf ook regelmatig een kijkje: er komen geregeld nieuwe programma’s en updates bij.

©PXimport

Tip 02: Beheerderssuite

We gooien er meteen een stevige kandidaat tegenaan: een suite van 74 tools die zich vooral op de wat gevorderde (thuis)netwerkbeheerder richt. De maker van de tools is eigenlijk Winternals, maar dit bedrijf is al meer dan een decennium in handen van Microsoft.

Wanneer je het gedownloade zipbestand hebt uitgepakt, tref je een hele reeks exe-bestanden aan, voor zowel 32bit- als 64bit-versies van Windows (bijvoorbeeld PsInfo.exe en PsInfo64.exe). Het gaat om portable tools die je dus ook vanaf een usb-stick kunt opstarten.

De programma’s dienen uiteenlopende doelen: je kunt er gedetailleerde systeeminformatie mee opvragen, nagaan welke processen actief zijn, bestanden grondig verwijderen, gedeelde bronnen opsporen, netwerkverkeer analyseren enzovoort. Op de vermelde webpagina vind je alle tools afzonderlijk opgesomd, opgedeeld in rubrieken als File and Disk, Networking, Process, Security en System. Klik op elke rubriek voor uitgebreide feedback en voor een overzicht van de beschikbare opdrachtregelparameters. Enkele tools uit deze suite verdienen echter je nadere aandacht. We stellen je die kort voor in de volgende twee tips.

©PXimport

WSCC

©PXimport

Tip 03: Mee-eters

Een van de populairste tools uit deze suite is Autorunsfor Windows. Ook deze tool laat zich afzonderlijk downloaden en voor de liefhebbers is er tevens een opdrachtregelversie beschikbaar (Autorunsc).

Het programma komt goed van pas wanneer je wilt nagaan welke toepassingen en processen er allemaal automatisch mee opstarten met Windows, je browser enzovoort. Dat kan helpen wanneer bijvoorbeeld Windows merkbaar trager opstart. Het ingebouwde Windows-taakbeheer (Ctrl+Shift+Esc; tabblad Opstarten) laat je dat weliswaar ook zien, maar Autoruns werkt grondiger en is veel informatiever.

Wanneer je Autoruns opstart, krijg je standaard alle ‘autorun’-items te zien, verzameld op het tabblad Everthing. Via een van de andere tabbladen, zoals Logon of Scheduled Tasks, kun je inzoomen op specifieke subcategorieën.

Vanuit het contextmenu kun je een geselecteerd item tijdelijk uitschakelen (verwijder het vinkje) maar ook definitief verwijderen (via Delete). Je kunt ook een snapshot bewaren (via File / Save) dat je met een andere situatie kunt vergelijken via File / Compare. Acht je het niet helemaal uitgesloten dat een van de items kwaadaardig is, dan kun je Autoruns de gedetecteerde items richting VirusTotal laten sturen. Ga naar Options / Scan Options, plaats een vinkje bij Check VirusTotal.com en bij voorkeur ook bij Submit Unknown Images. Bevestig met Rescan; in de kolom VirusTotal zie je hoeveel virusscanners de items als malafide beschouwen.

©PXimport

Tip 04: Procesanalyse

Terwijl Autoruns in feite een (statisch) snapshot te zien geeft van de toepassingen en processen die op een of andere manier of moment automatisch worden opgestart, geeft Process Explorer je een realtime blik op wat processen zoal op je systeem uitvoeren. Klik met rechts op een item uit de lijst en selecteer Properties. Er verschijnt een dialoogvenster met diverse tabbladen, die onder meer het cpu-, gpu-, schijf- en netwerkverbruik van het geselecteerde item tonen. Handig is ook het vizier-pictogram in de knoppenbalk: laat je dit los boven een applicatievenster, dan weet je meteen welk achtergrondproces daarmee samenhangt.

Process Monitor levert dan weer andere interessante en realtime informatie op. Hiermee zoek je namelijk uit voor welke schijf-, register- of netwerkactiviteit een programma verantwoordelijk is. Zodra je File / Capture Events selecteert, legt de tool alle systeemactiviteit vast in een logboek; het aantal gebeurtenissen wordt in de statusbalk getoond. Nogmaals klikken op Capture Events onderbreekt deze registratie. Er is gelukkig hulp aan boord om dit uitgebreide logboek snel en gericht te kunnen doorzoeken. Zo bevat ook deze tool een vizier-pictogram, dat je boven een applicatievenster kunt loslaten om alle informatie over die applicatie te zien. Of je klikt op het filterpictogram en je selecteert een of meer filtervoorwaarden, zoals Process Name begins with winword then Include. Uiteraard is er ook nog de ingebouwde zoekfunctie waarmee je naar specifieke items kunt speuren.

©PXimport

Tip 05: Installatiemedium

Wie Windows 10 op een pc wil installeren, kan het best een programma als Media Creation Tool gebruiken. Bij het opstarten moet je kiezen tussen Deze pc nu bijwerken en Installatiemedia […] voor een andere pc maken. De eerste optie zorgt ervoor dat de nieuwste versie van Windows 10 wordt opgehaald en geïnstalleerd, waarbij je logischerwijze kiest voor de variant waarvoor je een licentie hebt. De tweede optie dient om een installatiemedium voor een andere pc te creëren. Dat kan een usb-stick zijn, maar ook een dvd of een iso-bestand. Dit laatste kun je dan naderhand zelf nog op een stick plaatsen of eventueel als een virtueel station koppelen.

Een voordeel van de Media Creation Tool is dat die usb-sticks opstartbaar maakt, zowel voor gebruik op bios- als op uefi-systemen. Gebruik je een tool als Rufus, dan moet je die keuze zelf maken door de overeenkomstige parameters in te stellen.

©PXimport

Tip 06: Multimuis

Je hebt op je bureau een desktop-pc en een laptop staan en misschien heb je ook nog wel een server draaien op een oudere, in de kast weggemoffelde pc. Met Mouse Without Borders, een tool uit het Garage-project, kun je met eenzelfde toetsenbord en muis tot maximaal vier Windows-computers simultaan bedienen. De bedoeling is dat je de tool installeert op je ‘hoofd-pc’, die met muis en toetsenbord, waarbij je meteen de computernaam en de getoonde beveiligingscode noteert.

Laat het venster geopend en installeer deze tool ook op je andere pc(‘s), waar je dan dezelfde computernaam en code invult. Indien nodig geef je je firewall toelating om een verbinding op te zetten. Als het goed is kun je de muisaanwijzer nu voor de schermrand van je eerste pc verslepen en duikt die mooi op het scherm van je tweede pc op. In de voorkeuren van het programma kun je op het tabblad Options eventueel Easy Mouse op Disable zetten; je kunt dan niet langer meer voorbij de schermrand van een pc heen slepen. Om toch naar een andere pc over te kunnen schakelen druk je dan op Ctr+Alt+F1, F2, F3 en F4. Een leuk extra is dat ook het Windows Klembord over de pc’s heen wordt gedeeld.

©PXimport

Tip 07: Fotoverhuis

Photos Companion is eveneens afkomstig uit het Microsoft Garage-project en is een handig hulpmiddel voor wie de Foto’s-app van Windows 10 gebruikt en geregeld foto’s of video’s van zijn mobiele apparaat naar de computer wil overzetten. Je downloadt dit niet apart, maar je start het vanuit de app Foto's. Start die op, druk op het hamburgerknopje, kies Instellingen en zet Preview op Aan. Over naar je mobiele apparaat, waar je uit de officiële app-store van Apple of Android de app Photos Companion installeert.

Wanneer je die opstart, verwacht die een qr-code; die haal je naar boven in de Foto’s-app op je pc, via de knop Importeren / Van mobiel via Wi-Fi. Zodra je de qr-code hebt gescand kun je de gewenste foto’s of video’s selecteren – je krijgt in dit media-overzicht bijvoorbeeld ook de ontvangen WhatsApp-foto’s te zien. Tik op Done om de foto’s of video’s over te zetten, wat overigens lekker snel blijkt te werken. Minpuntje is wel dat je deze koppeling via qr-code bij elke nieuwe sessie opnieuw moet maken.

©PXimport

Tip 08: Panorama

Je kunt weliswaar panoramische foto’s maken met de al dan niet ingebouwde app van je smartphone, maar misschien verkies je toch je goeie (ouwe?) digitale fotocamera en stel je de panorama’s liever achteraf samen op basis van deels overlappende foto’s. Dan is Image Composite Editor iets voor jou (32- en 64bits-versie). Je kunt zo’n panorama overigens niet alleen van foto’s maar ook van videobeelden maken.

We houden het hier gemakshalve bij foto’s. Allereerst selecteer je een aantal geschikte foto’s en kies je (bijvoorbeeld) voor Simple Panorama. Druk op de Stitch-knop: de tool tracht nu het panorama samen te stellen, waarbij je uit verschillende projectiemethodes kunt kiezen, zoals Cylindrical, Spherical en Perspective. Vervolgens klik je op Crop en leg je de gewenste panorama-contouren vast. Ten slotte kun je het resultaat in diverse formaten opslaan via Export to disk.

©PXimport

Tip 09: Dictafoon

Voor gebruikers van MS Office zijn er een paar gratis plug-ins beschikbaar, sommige daarvan worden zelfs na een succesvolle testperiode in het Microsoft Office-pakket toegevoegd. Dictatezo'n app. Deze dicteer-functie is nu onderdeel van Word, PowerPoint en Outlook. Met deze tool spreek je eenvoudigweg je tekst in, waarna die automatisch in het document wordt uitgetypt. Zodra je de Dictate-knop indrukt kun je met het dicteren beginnen. De tool begrijpt ook een beperkt aantal instructies, zoals new line en comma. Volgens de makers kan de tool met een twintigtal talen overweg en kan er realtime naar wel 60 talen worden vertaald, maar op onze test-pc bleek het aantal ondersteunde talen vreemd - en jammer - genoeg beperkt tot enkele varianten van Engels, Frans, Duits, Spaans, Portugees, Italiaans en Chinees. Wij testten het Engels, Frans en Duits uit en dat leverde zeer degelijke, zij het niet vlekkeloze resultaten op. Hopelijk komt ook snel een Nederlandse taalmodule (weer?) ter beschikking.

©PXimport

Tip 10: Nog meer add-ons

Ook de app Social Share is nu onderdeel van Office, specifiek in PowerPoint is er de add-on Social Share. Zoals de naam al doet vermoeden maakt deze tool het makkelijk om (delen van) je diashow te publiceren, met name op Facebook en Twitter. Je dient de add-on wel eerst bij deze diensten te autoriseren. Voor Facebook heeft deze add-on de meeste functionaliteiten in huis. Zo kun je je diapresentatie naar een filmpje om laten zetten, transities incluis. Je kunt vanuit PowerPoint ook de reacties van je vrienden volgen.

Gebruik je Excel en worstel je met handleidingen voor Excel-functies in andere talen die je maar niet goed omgezet krijgt in het Nederlands, dan biedt de add-on Functions Translator voor Excel (Office 365) een uitweg. De installatie van de add-on plaatst een extra rubriek op het lint: Functiesvertaler. Klik je hier op Translator, dan verschijnt een venster met twee invoervelden. Het is de bedoeling dat je in het ene veld een formule intikt of plakt en na een druk op de knop verschijnt de vertaalde formule in het andere veld. Via het tandwielpictogram stel je de gewenste bron- en doeltaal in, waarbij je uit enkele tientallen talen kunt kiezen.

©PXimport

Sterren kijken

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).