Er zijn heel veel messenger-apps beschikbaar, zowel voor je mobiel als voor je computer. Welke zet je nu het beste in voor welk doel en wat is het unieke aan elke dienst? In dit artikel zetten we alle opties op een rij, zodat je kunt bepalen welke messenger het meest geschikt is voor jou.

Tip 01: Facebook Messenger

Iedereen kent Facebook: het sociale medium heeft miljoenen gebruikers over de hele wereld. Deel van Facebook is Messenger, een dienst om berichten naar andere Facebook-gebruikers te sturen. Maar wist je dat je Facebook Messenger ook los van Facebook kunt gebruiken? Zelfs als je je Facebook-profiel deactiveert, kun je gebruik blijven maken van Facebook Messenger. De app is ook los verkrijgbaar in de app-stores zodat je niet afgeleid wordt door mensen die berichten op je tijdlijn zetten. Je kunt vanuit de app groepsgesprekken starten en zelfs contactpersonen bellen of videobellen. Je kunt foto’s en video’s delen en als je op het vierkantje met de drie stipjes tikt, verzend je je actuele locatie naar een contactpersoon of laat je een audioboodschap achter. Facebook Messenger is ook in je browser te raadplegen via www.messenger.com. Je vindt hier dezelfde functies als in de mobiele versie en je kunt gemakkelijk het profiel van één van je contacten bekijken. Per contactpersoon is het mogelijk om de kleur van de tekstballonnetjes te wijzigen; ook het standaard Facebook-duimpje kun je veranderen. Deze aanpassingen worden meteen naar je andere apparaten gestuurd.

©PXimport

Tip 02: WhatsApp

©CIDimport

WhatsApp blijft een van de populairste messenger-apps, zelfs na de overname door Facebook vorig jaar. Sinds dit jaar worden gesprekken tussen jou en je contactpersoon standaard versleuteld. Dit betekent dat je gesprekken niet zomaar zijn te onderscheppen. Het is handig om af en toe een reservekopie van je chats te maken. Dit doe je door bij Instellingen op Chats / Reservekopie te tikken en voor Maak nu reservekopie te kiezen. Wil je dat er automatisch reservekopieën worden gemaakt, dan kun je de optie Autom. reservekopie aanzetten. Om video’s op te slaan, moet je de optie Inclusief video’s ook activeren. Een bekende functie in WhatsApp is dat je kunt zien of je contactpersoon je berichtje heeft gelezen. Dit betekent omgekeerd dat een contactpersoon dit ook van jou kan zien. Wil je deze functie uitzetten, ga dan naar Instellingen / Account / Privacy en zet de optie Leesbewijzen uit. Je schakelt nu de functie uit voor jezelf, maar je kunt ook niet meer zien of iemand anders jouw bericht heeft gelezen. Het uitschakelen werkt alleen voor een-op-een chats; in groepsgesprekken staan de leesbewijzen altijd aan. WhatsApp kun je ook in je browserof zelfs als op zichzelf staand programma gebruiken, maar dan moet je wel je smartphone aan hebben staan. Ga hiernaartoe en scan de code met je smartphone. Deze functie is handig als je een langere tekst wilt typen en dit liever met je computer wilt doen dan met je smartphone.

Tip 03: Skype

Skype kennen we natuurlijk allemaal als een app voor videobellen, maar je kunt de dienst ook prima gebruiken voor normale messenger-functies. Als je eenmaal een contactpersoon hebt toegevoegd, kun je tekstberichten, foto’s en audioberichten versturen. Skype is voor alle platformen beschikbaar en zelfs voor je browser is er een aparte versie van de dienst. Deze versie heet Skype for Web en bereik je door naar https://web.skype.com te gaan. Als je de browser wilt gebruiken, moet je wel een invoegtoepassing installeren. Je browser zal dit aangeven zodra je iemand probeert te bellen. Als je Skype-tegoed hebt aangeschaft, kun je ook normale telefoonnummers bellen via je computer of de mobiele app. Klik op het telefoon-icoontje en vervolgens op Skype-tegoed toevoegen. Je kunt het tegoed betalen via je creditcard, PayPal of iDEAL. In een gesprek kun je je locatie naar een contactpersoon verzenden. Klik hiervoor je op het locatie-icoontje onderin.

©CIDimport

Tip 04: Snapchat

Het grote verschil ten opzichte van andere messenger-apps is dat alles in Snapchat tijdelijk is. Aanmelden kan met je mobiele nummer of via een e-mailadres; in het laatste geval tik je bij de aanmelding op Aanmelden met e-mailadres. Wil je dat Snapchat in je telefoonboek naar contacten zoekt, dan is het aan te raden om je met je telefoonnummer te registreren. Het originele idee van Snapchat is dat je foto’s of korte video’s (Snaps genaamd) die niet bewaard kunnen worden naar vrienden stuurt. Het leent zich dus goed voor het sturen van gekke foto’s of niet zo charmante selfies. Je bepaalt zelf hoe lang de ontvanger de foto of video kan bekijken, van één tot tien seconden. Maakt een ontvanger een schermafbeelding van je foto of video, dan krijg je hier een bericht van, al zijn er wel tips om dit te omzeilen. Tegenwoordig kun je ook zogenaamde Stories (verhalen) naar volgers versturen. Dit zijn eigenlijk Snaps die maximaal 24 uur op je account blijven staan. Snaps van jezelf kun je bovendien opslaan in de filmrol van je smartphone door op het download-icoontje te tikken. Gewone tekstberichten kun je ook versturen via Snapchat. Daarvoor veeg je naar rechts op een contactpersoon. Hier vind je bovendien icoontjes om je contactpersoon te bellen of te videobellen.

©CIDimport

Tip 05: Telegram

Sinds de overname van WhatsApp door Facebook zijn veel mensen op zoek naar een goed alternatief. Telegram heeft dezelfde functionaliteit als WhatsApp, maar is van Russische makelij met het hoofdkantoor in Berlijn. Alle servers staan in Europa, terwijl de servers van WhatsApp zich in Amerika bevinden. Een voordeel van Telegram is dat je in groepsgesprekken veel meer functies tot je beschikking hebt. Zo kun je personen in een groepsgesprek direct aanspreken door op @ te tikken en de naam van de persoon in te geven. Ook kun je hashtags gebruiken voor sleutelwoorden in een gesprek. Je kunt dan later makkelijker deze termen terugvinden als je hier naar zoekt. Een ander voordeel is dat de browserversie van Telegram een volwaardige app is, je hoeft je smartphone niet te koppelen met de web-versie. Als je op de web-versie inlogt, kun je hier gewoon verder typen aan een gesprek. De wijzigingen worden vervolgens ook in de smartphone-app zichtbaar. Voor zowel pc, Mac als Linux zijn zelfs aparte desktopversies beschikbaar. Deze download je hier. Je registreert je bij Telegram met je telefoonnummer; je kunt allerlei chatinstellingen wijzigen bij Instellingen / Chatinstellingen.

Tip 06: Viber

©CIDimport

Viber is in eerste instantie een dienst waarmee je kunt bellen en videobellen. Registreren doe je met je telefoonnummer en als iemand uit je adresboek ook bij Viber is geregistreerd, dan zie je dat als je op Contacten tikt en bovenin de optie Viber selecteert. Een Viber-gesprek maak je door op het paarse Viber-icoontje te tikken. Deze gesprekken zijn gratis. Als je op Alle tikt, kun je ook andere gebruikers bellen of videobellen. Je kunt de dienst ook gebruiken om een gesprek naar een normaal telefoonnummer te plegen. De prijzen variëren per land, maar een gesprek naar een nummer in de Verenigde Staten kost bijvoorbeeld twee cent per minuut, een gesprek naar een mobiele telefoon in China slechts 1,4 cent per minuut. Chatten kan ook: hiervoor tik je op de naam van de contactpersoon en kies je voor Gratis bericht. In het chatvenster kun je, door op het plusje te tikken, ook foto’s, video’s en doodles versturen. Deze laatste optie is leuk als je een handgeschreven berichtje wilt sturen. Het is eveneens mogelijk om een audiobericht te versturen. Tik je op Openbaar, dan zie je openbare chatgroepen. Je meldt je hiervoor aan door op Volgen te tikken, maar je kunt alleen berichten lezen. Om berichten te kunnen plaatsen, moet je door iemand als deelnemer worden toegevoegd.

Tip 07: Kik

Kik is een messenger-app die alleen voor mobiele apparaten beschikbaar is. Het voordeel is dat je je niet hoeft aan te melden met een telefoonnummer. Je kunt een-op-een chatten met mensen die je kent, maar het is ook mogelijk om je aan te melden bij chatgroepen en met onbekenden te chatten. Aanmelden bij een chatgroep doe je door een speciale Kik-code te scannen met de app. In de app hoef je alleen maar even naar beneden te vegen. Je zit dan gelijk in de chatgroep; zo’n groep kan overigens maximaal vijftig leden hebben. Je ziet welke leden er in de chatgroep zitten en door op de naam van een lid te tikken, kun je hem of haar een privébericht sturen. Naast tekstberichten verstuur je eveneens gemakkelijk foto’s en video’s. Koppelingen en websites kun je meteen vanuit de app bekijken. Je kunt je Kik-berichten alleen op één apparaat tegelijk bekijken. Zodra je Kik op een ander apparaat installeert en hierop inlogt, worden al je berichten op het andere apparaat verwijderd. Je kunt de geschiedenis van je berichten op het nieuwe apparaat niet terughalen.

Tip 08: Line

Line is een WhatsApp-concurrent die voornamelijk in Japan erg populair is. Toch heeft de dienst wereldwijd zo’n 600 miljoen gebruikers. Grootste verschil is dat Line een tijdlijn-functie heeft. Hier kun je berichten, foto’s en video’s plaatsen en vrienden kunnen hierop reageren. Je bereikt de tijdlijn door op het middelste icoontje onderin te tikken. Net als bij Facebook kun je op Like tikken of een reactie plaatsen door op Comment te tikken. Je moet een telefoonnummer opgeven bij registratie, maar dit nummer is niet te zien door je contactpersonen. Mensen kunnen je toevoegen door je User-ID in te geven; deze kies je als je je registreert. Je kunt ook een QR-code genereren die gebruikers kunnen scannen met hun smartphone. Hiervoor tik je op het profiel-icoontje links onderin. Tik vervolgens op je eigen naam en kies voor Edit Profile. Onderaan tik je op My QR Code om je QR-code weer te geven. Om een QR-code van iemand anders te scannen, tik je op QR Code Reader. Om een groep te creëren, ga je naar de tijdlijn en tik je op de vier bolletjes rechts bovenin. Kies voor Create a Group en geef een naam aan bij Group Name. Tik op Add om contactpersonen toe te voegen.

©CIDimport

Tip 09: Hangouts

Hangouts is de messenger-app van Google en is beschikbaar op je pc en de bekende mobiele platformen. De app is erg sterk in het voeren van groepsgesprekken, en dan met name met video. Je meldt je aan met je Google-account en door op het plusje te tikken, start je een nieuw gesprek. Tik op Nieuwe groep en vul eventueel iets in bij Geef je groepeen naam. Je kunt afbeeldingen, video’s en emoji’s verzenden en bovenin start je een videogroepsgesprek door op het camera-icoontje te tikken. Hangouts is erg geschikt als je wel eens iets moet bespreken in teamverband. Je voegt mensen aan een hangout toe door naar het groepsgesprek te gaan en op Mensen toevoegen te tikken. Een hangout kan maximaal 25 deelnemers bevatten, maar je kunt ook een openbare hangout uitzenden, een zogenaamde Hangout on Air. Net als bij Skype en Viber kun je vanuit de app ook normale telefoonnummers bellen. Hiervoor heb je dan wel beltegoed nodig. Dit kun je niet vanuit de app toevoegen, je moet deze pagina bezoeken en met je Google-accountgegevens inloggen.

Tip 10: HelloTalk

©CIDimport

HelloTalk is een vreemde eend in de bijt, want het gaat hier niet om een normale messenger-app. Deze dienst is bedoeld voor mensen die een andere taal willen leren. Na aanmelding kies je welke taal je wilt leren en wat je moedertaal is. Je kunt maximaal één taalcombinatie aangeven met een gratis abonnement. Wil je een extra taal toevoegen, dan ga je naar Profile en tik je op het pennetje naast je accountnaam. Tik op de taalcombinatie en selecteer Learn & Teach 1 More Language. Dit kost je 4,99 euro. Je zoekt taalpartners door op Search en vervolgens op het vergrootglas te tikken. Hier geef je aan welk niveau je hebt en kun je eventueel je zoekresultaten begrenzen. In een chat tik je op een tekstballonnetje en kies je voor Abc om een zin of deel van de zin te corrigeren. Als je een bericht niet helemaal begrijpt, tik je op het vertaal-icoontje. Naast teksten kun je ook audioberichten versturen en videobellen met contactpersonen. HelloTalk is enorm handig om spelenderwijs een nieuwe taal te leren. De gratis versie is prima als je een paar keer per dag een bericht wilt sturen en niet meer dan 25 vertalingen per dag doet. Wil je meer, dan moet je een betaald abonnement afsluiten voor 1,99 euro per maand of 14,99 euro per jaar.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).