Cloud-opslag wint aan terrein, maar de usb-stick heeft aan populariteit nauwelijks ingeboet. Het insteekgeheugen is compact, goedkoop, werkt plug-and-play en geeft het gevoel dat je de gegevens letterlijk op zak hebt. Waarschijnlijk heb je ook een of meerdere flashdrives waarop belangrijke bestanden staan. Met deze tips en tools worden die usb-sticks nog interessanter.

Vijfentwintig jaar geleden verscheen de eerste zogeheten ThumbDrive in Singapore op de markt, in een periode dat andere opslagmedia zoals de diskette verdwenen en de cd-rom al terrein verloor. Na een kwart eeuw is de flashdrive nog altijd stevig ingeburgerd en nog steeds in ontwikkeling. De geheugencapaciteit varieert van enkele MB’s tot maar liefst 1 terabyte. 

Op het vlak van technologische vernieuwing kunnen we niet om de type-c-usb heen, die een snelheid haalt van 10 GB/s. Er is zelfs aandacht voor milieuvriendelijke behuizing van bamboe, hout of gerecycled papier en de prijs van dit opslagmedium is nog nooit zo laag geweest. Voor een flashdrive van 128 GB waar je meer dan dertig films in opslaat, betaal je nog geen tientje. Wist je dat je ook de volgende zaken ermee kunt?

1 Vergrendelen

Gebruik een usb-stick als sleutel voor je computer. Met Predator vergrendel en ontgrendel je de pc. Je kunt de tool laten opstarten met Windows. Daarna plaats je de usb-drive, je doet je werk en als je niet bij je computer bent, verwijder je de usb-drive. Dan wordt het scherm zwart en blokkeert het systeem. Mocht je de usb-drive verliezen, dan kun je de pc ook ontgrendelen door middel van een wachtwoord. De Home Edition kost tien dollar en mag je tien dagen gratis gebruiken.

©PXimport

2 Platform voor draagbare apps

Draagbare apps zijn programma’s die je niet hoeft te installeren. Je kunt ze dus eenvoudig naar een usb-stick kopiëren en daarna uitvoeren op ieder apparaat waarin je de drive stopt. Dit is een prima oplossing als je bepaalde apps bij de hand wilt houden om te gebruiken op iedere pc die in de buurt is. 

PortableApps is een platform waarmee je een interessante selectie draagbare programma’s kunt downloaden en benaderen via een menu. Op die manier creëer je een draagbaar software-systeem.

3 Ultraveilig systeem

Bij sommige projecten wil je een goede privacybescherming. Tails (The Amnesic Incognito Live System) is een van de veiligste besturingssystemen ter wereld. Je installeert het gratis op een usb-stick van minstens 8 GB en daarna herstart je de computer vanaf de usb-drive. 

Tails gebruikt bijvoorbeeld een Tor-netwerk voor alle internetactiviteit, zodat de verbinding versleuteld en anoniem is. En zodra je de verbinding met Tails verbreekt, verdwijnt alles wat je hebt gedaan inclusief de opgeslagen bestanden. Tenzij je de bestanden expliciet permanent opslaat, maar ook dan worden die gecodeerd. Er is een versie voor Windows, macOS en Linux.

©PXimport

4 macOS installeren

Apple-gebruikers kunnen gemakkelijk een reddings-usb-stick maken die het systeem herstelt zonder gegevens te verliezen. Eerst haal je de gewenste versie van het besturingssysteem binnen via eerstgenoemde onderstaande website, evenwel zonder het uit te voeren. Daarna installeer je DiskMaker X en houd je een usb-stick van 8 GB bij de hand voor alle besturingssystemen vóór Catalina of 16 GB voor Catalina zelf (bij Big Sur werkt dit niet op deze manier). Daarna volg je de wizard van DiskMaker. Het resultaat is een opstartbare usb-stick.

5 ReadyBoost aanspreken

Zit er een oude, trage harde schijf in je computer, dan kun je met ReadyBoost de zaak enigszins versnellen. Stop een usb-stick in de machine, klik er in Verkenner met de rechtermuisknop op en open Eigenschappen. Als de usb-drive snel genoeg is (usb 2 of usb 3) en de harde schijf traag genoeg, kun je ReadyBoost in het gelijknamige tabblad inschakelen. Hierdoor zal Windows de cache van de flashdrive lezen in plaats van de schijf.

©PXimport

6 Versleutelen

Omdat hij zo klein is, raak je een usb-stick snel kwijt. Door de bestanden op de drive te versleutelen, voorkom je dat onbekenden in de gegevens kunnen snuffelen. Rohos Mini Drive is gebruiksvriendelijk en gratis. Als het programma gestart is, zal het de aangesloten pendrive zelf vinden en een venster tonen om een wachtwoord in te geven. Tegelijk maakt de tool een snelkoppeling op het bureaublad die het makkelijker maakt om de beveiligde usb-stick te benaderen. Je zult een nieuw schijfstation in Verkenner vinden: Encrypted disk (R:).

7 Back-up

Sommige usb-drives kunnen zo belangrijk voor je zijn, dat het slim is om er een back-up van te maken. Dat kan eenvoudig met Win32 Disk Imager. Meestal gebruikt men deze tool om opstartbare schijfkopieën naar flashstations te schrijven, maar je kunt er ook images mee maken. Installeer het programma, open het en plaats een usb-stick. 

Selecteer een locatie waar de image wordt opgeslagen, geef de image een naam en klik op de knop Lezen. Als je later de schijfkopie wilt herstellen, open je dezelfde tool. Je selecteert de schijfkopie en je klikt op Schrijven.

©PXimport

8 Beveiligde flashdrives formatteren

Kun je geen gegevens schrijven op de usb-flashopslag en laat de drive zich zelfs niet formatteren? Kijk eerst of de stick een schakelaartje heeft om de schijfbeveiliging uit te schakelen. Is dat niet het geval, dan helpt het gratis programma SD Formatter. Hoewel het bedoeld is voor SD-kaarten werkt dit ook perfect met usb-flashdrives. Zo’n flashstation is eigenlijk gewoon een SD-kaart met een usb-interface.

9 Schijfletter wijzigen

Wie geen toegang tot zijn gegevens krijgt, terwijl de usb-drive wel in Windows Verkenner zichtbaar is, concludeert vaak dat de gegevens dan wel beschadigd zullen zijn. Maar soms kan het gewoon zijn dat Windows geen stationsletter aan de stick kan toewijzen. Open Schijfbeheer door met de rechtermuisknop op de Startknop te klikken. Zoek de usb-stick in de lijst stations, klik er met de rechtermuisknop op en kies Stationsletter en paden wijzigen. Wijzig de letter en kijk of je nu wel toegang krijgt tot de bestanden.

©PXimport

10 Stuurprogramma herinstalleren

Lukt het nog niet, dan is het ook mogelijk dat het usb-stuurprogramma op Windows beschadigd is. Laat de usb-stick in de machine zitten en open Apparaatbeheer door met rechts op Start te klikken. Klik op Schijfstations om het menu uit te vouwen, zodat je alle schijven ziet die zijn aangesloten. Klik met rechts op het schijfstation dat je probeert te repareren en selecteer Apparaat verwijderen.

Haal vervolgens de flashdrive uit de machine en start het besturingssysteem opnieuw op. Daarna stop je de usb-stick wederom in de computer. Windows zal deze automatisch detecteren en de nieuwe stuurprogramma’s installeren.

11 Snel verwijderen

Windows 10 en alle vorige versies maakten gebruik van een schrijfcache-instelling bij het kopiëren van gegevens naar een usb-stick. Haalde je die stick uit de pc zonder die eerst veilig te verwijderen, dan was het mogelijk dat je de schrijfoperatie onderbrak. Microsoft kiest voortaan als standaardinstelling Snel verwijderen, waarbij de cache niet wordt aangesproken.

Wanneer het systeem zichtbaar klaar is met kopiëren, kun je een stick probleemloos uit de machine halen zonder die veilig te verwijderen. Je vindt die instelling bij Schijfbeheer. Rechtsklik onderaan op de verwisselbare gegevensdrager en kies Eigenschappen. Selecteer in het tabblad Beleidsregels de optie Snel verwijderen.

©PXimport

12 Opstartbaar

Er zijn situaties waarbij het zinvol is om op te starten van de usb-stick in plaats van de interne harde schijf. Op die manier kun je een herstelprogramma of anti-virustool laten draaien. Je kunt een pendrive opstartbaar maken met YUMI (Your Universal Multiboot Installer). 

Stop de drive in de pc en start het programma. Je gebruikt deze opensource-tool om Windows-installatieprogramma’s uit te voeren, schijven te klonen en diagnostische hulpmiddelen op opstartbare usb-drives te plaatsen.

13 Snelheid meten

De snelheid van een flashdrive valt soms tegen. Zelfs usb3-sticks zijn behoorlijk langzamer dan de theoretische maximum leessnelheid van 450 MB/s. En de schrijfsnelheid is vaak nog beroerder, veel halen niet eens 100 MB/s. SpeedOut is een kleine, draagbare tool die de lees- en schrijfsnelheid meet van het flashstation. De tool voert vier passes uit en geeft dan het gemiddelde. SpeedOut is gratis en niet-destructief; dat betekent dat er geen bestanden worden overschreven en dat de drive niet hoeft te worden geformatteerd.

©PXimport

14 Grondig wissen

Voor iemand die jouw usb-stick vindt, zijn zelfs verwijderde bestanden niet veilig. Om gevoelige bestanden grondig te wissen, kun je bijvoorbeeld Eraser gebruiken. Eerst maak je een Nieuwe taak aan door op het pijltje naast Erase Schedule te klikken. Je geeft deze taak een naam, bijvoorbeeld usb wissen. Laat bij Task Type de optie op Manual staan. Daarna selecteer je met de knop Add Data wat er moet gewist worden.

Via de optie Drive/Partition kies je in dit geval USB DISK. Ten slotte kies je een wismethode. De Gutmann-methode voert bijvoorbeeld 35 verschillende passages uit om de gegevens te overschrijven, maar in de meeste gevallen volstaat de Schneier 7 pass-methode.

15 Alleen lezen

Maak verwisselbare usb-drives veiliger door ze tegen schrijven te beveiligen. Op die manier kunnen anderen geen gegevens van hun eigen machine op de flashdrive zetten en voorkom je dat virussen van hun machines via jouw usb-drive worden verspreid. 

Usb Disk Manager is gratis en schrijfbescherming aanzetten is een kwestie van een vakje aanvinken. Je kunt de tool ook gebruiken om de Autorun-functie uit te schakelen, zodat geen enkel programma uit zichzelf kan opstarten bij het inpluggen van de drive.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).