Om eenvoudig bestanden te kunnen delen of overal bij je gegevens te kunnen, is cloudopslag een goede optie. Ook kan het een ideale manier zijn om je kostbare bestanden te back-uppen. Maar welke aanbieder is de juiste? PCM zet de tien beste cloudopslag-diensten van dit moment op een rij.

iDrive

©PXimport

iDrive zet zichzelf in de markt als een complete back-upoplossing voor al je apparaten. Met de gratis versie krijg je 5 GB tot je beschikking en de mogelijkheid om diverse back-uptools te installeren. De Windows-client is geschikt voor desktop-pc’s én servers, en je kunt geïnstalleerde databases, virtuele machines en Exchange back-uppen. Het maken van een complete schijfimage behoort ook tot de mogelijkheden. Daarnaast zijn er versies voor macOS, iOS en Android.

Met de mobiele versie kun je automatische back-ups laten maken van contacten, sms-berichten, foto’s, video’s en muziek. De back-ups van pc’s en smartphones zijn van elkaar gescheiden, maar delen wel dezelfde beschikbare schijfruimte. Je kunt zelfs back-ups maken van je OneDrive-bestanden door je OneDrive-account te koppelen aan iDrive. Naast het maken van back-ups biedt iDrive nog een gewone synchronisatie-optie voor bestanden en een mogelijkheid om tegelijkertijd aan bestanden te werken via Sync en Docs. Die dienst moet je wel apart via de webinterface inschakelen.

iDrive maakt hiervoor gebruik van een eigen online kantoorsoftwareomgeving. De bestanden die je daarin aanmaakt, zijn overigens wel volledig compatibel met Microsoft Office. Prijzen zijn nog redelijk schappelijk: per jaar betaal je 42 euro voor 2 TB aan opslagruimte.

Google Drive

©PXimport

Met Google Drive concurreert Google direct met Microsofts OneDrive, al krijg je bij Google wel meer gratis opslag: 15 GB. Als je een Android-telefoon hebt, worden je telefoonback-ups en bijvoorbeeld je WhatsApp-archief automatisch opgeslagen in Google Drive. De inhoud van die back-ups kun je alleen niet bekijken in de online omgeving. Er zijn ook losse apps beschikbaar voor Android, iOS en Windows, maar Google Foto’s maakt daar geen onderdeel meer van uit, dat moet je apart downloaden.

Een belangrijk onderdeel van Drive voor Windows-gebruikers is Google Docs. Dat biedt je de mogelijkheid om met meerdere gebruikers samen te werken aan Office- en Google-documenten. De synchronisatie- en back-up-app voor Windows is enkele maanden geleden vervangen door een nieuwe versie. Hiermee kun je nu ook continu back-ups maken van geselecteerde mappen.

Hoewel je van Google misschien scherpe prijzen zou verwachten, valt dat tegen: van de populaire clouddiensten is Google Drive met 19,90 euro per jaar voor 100 GB niet de goedkoopste en voor een abonnement met een maximale opslag van 30 TB zelfs de duurste: daar betaal je bijna 3600 euro per jaar voor.

Strato HiDrive

©PXimport

Strato’s HiDrive-dienst loopt ook al een tijdje mee. Een gratis versie van HiDrive is nog steeds beschikbaar, maar je moet even zoeken; op de homepage van het bedrijf vind je ‘m namelijk niet terug, wel via www.free-hidrive.com. Bij een gratis account krijg je 5 GB opslag, die je kunt verhogen naar 10 GB als je in totaal vijf vrienden uitnodigt (die ook een account moeten aanmaken).

Strato heeft apps voor Windows, macOS, iOS en zelfs voor Synology-nas’en. De app voor Windows biedt de mogelijkheid om een stationsletter te koppelen, waardoor je de dienst als netwerkschijf via WebDAV kunt gebruiken. Met behulp van een lokale synchronisatiemap kun je al je bestanden naar de cloud uploaden. Via de webinterface heb je verschillende mogelijkheden, zoals bestanden en mappen uploaden en bestanden delen met anderen door middel van een link.

Er is een apart onderdeel voor al je foto’s, van waaruit je een grotere versie kunt bekijken en ze links- of rechtsom kunt draaien. Aparte back-ups maken van mappen is ook mogelijk, maar voor die functionaliteit moet je apart betalen; dat zit niet bij het gratis pakket. De online navigatie binnen de cloudomgeving is wat onlogisch en het is niet direct duidelijk waar je cloudbestanden zich bevinden.

TransIP Stack

©PXimport

Hostingprovider TransIP biedt met Stack een eigen gratis clouddienst met maar liefst 1 TB opslag. Iedereen kan zich aanmelden, maar het nadeel is dat accounts niet direct worden geaccepteerd. Hierdoor kan het voorkomen dat je een aantal dagen moet wachten voordat je aan de slag kunt. Stack is de afgelopen jaren echter wel flink uitgebreid, wat het wachten op activatie waard kan zijn. Er zijn nu bijvoorbeeld ook synchronisatie-apps beschikbaar voor Windows, macOS, Linux en de mobiele platforms.

Als je een Stack-account hebt, krijg je ook een webadres dat aan dat account wordt gekoppeld: https://gebruikersnaam.stackstorage.com. Op de achtergrond maakt Stack gebruik van ownCloud, waardoor de app van die dienst ook werkt met Stack. Met WebDAV-ondersteuning kun je je cloudopslag als een stationsletter koppelen in het besturingssysteem. Vanuit de webinterface kun je bestanden openen, downloaden en uploaden, en ook eenvoudig mappen en bestanden delen.

Je kunt zelfs opgeven of iemand ook naar een gedeelde map mag uploaden, en daar is geen account voor nodig. Back-ups maken is met het gratis account ondanks de enorme opslag die je krijgt niet mogelijk. Daarvoor heb je een betaald Stack-account nodig. Er is ook een app voor Android, maar het lukte ons niet om deze werkend te krijgen.

Microsoft OneDrive

©PXimport

Een van de bekendste clouddiensten is ongetwijfeld OneDrive van Microsoft. Iedereen met een Outlook- of Hotmail-account heeft gratis toegang tot 5 GB opslagruimte. Als je een nieuw account aanmaakt bij OneDrive, heb je ook meteen toegang tot mail en alle onlineversies van Office, zoals Word, Excel en PowerPoint, en kun je gebruikmaken van diensten als Skype.

OneDrive is voornamelijk gericht op synchronisatie van al je bestanden op alle apparaten. Er is een Windows-client beschikbaar die zelfs in Windows 10 is ingebakken, en voor Android, iOS en Windows Phone zijn mobiele apps beschikbaar. De mobiele app kan standaard back-ups maken van al je foto’s en video’s, en desgewenst ook van andere locaties op je smartphone. De online OneDrive-omgeving biedt veel mogelijkheden; alle bestanden zijn als preview te bekijken, waarbij je Office-documenten ook online kunt bewerken. Een aparte back-upfunctie is niet aanwezig.

Extra opslag verdienen is niet meer mogelijk met OneDrive. Als je meer opslag wilt, moet je betalen. Sinds enige tijd biedt Microsoft ook een OneDrive-only-abonnement aan. Voor 2 euro per maand mag je 50 GB aan spullen opslaan, maar krijg je geen toegang tot de software van Office 365. Wil je de meeste opslagruimte voor OneDrive, dan betaal je voor een abonnement met 5 TB opslag 99 euro per jaar.

Mega

©PXimport

Mega biedt 50 GB gratis opslag, plus tal van mogelijkheden om je opslagruimte nog eens te vergroten. Dat kan onder meer door de app te installeren en anderen ook een account te laten afsluiten. In totaal kun je tot 45 GB extra gratis opslag verdienen.

Als enige clouddienst in deze test maakt Mega gebruik van een zogeheten overdrachttegoed: je mag maandelijks een bepaald aantal GB’s downloaden, maar dat aantal kun je verhogen door bijvoorbeeld vrienden lid te maken of apps te installeren. Doe je niks, dan heb je standaard een overdrachtslimiet van 40 GB voor een periode van 133 dagen. Dat geldt ook wanneer je vanaf een gedeelde Mega-locatie van andere gebruikers wilt downloaden.

Er zijn apps voor Windows en Android, en de Android-app laat je ook je video’s en foto’s naar de clouddienst back-uppen. De Windows-client kan alleen bestanden synchroniseren. De betaalde versies van Mega zijn relatief goedkoop: voor een jaarbedrag van 299 euro heb je 8 TB opslagruimte.

Livedrive

©PXimport

Bij LiveDrive kun je alleen kiezen tussen een Personal- en Business-abonnement. Het nadeel van LiveDrive is dat er geen goede gratis versie is om de functionaliteit mee uit te proberen. Oké, je kunt een gratis testperiode van veertien dagen aangaan, maar dan moet je al wel je betaalgegevens opgeven en dat kan alleen als je een creditcard hebt. En let op dat je na die twee weken niet al je bestanden alleen bij LiveDrive in de cloud hebt staan, anders kun je er niet meer bij.

Met het Business-abonnement kunnen verschillende personen samenwerken aan documenten in de cloud, en kun je back-ups maken van meerdere pc’s of smartphones (tot vijf apparaten). Bij de Personal-variant is dat beperkt tot één apparaat en kun je geen back-ups maken van je smartphone. In alle gevallen krijg je wel onbeperkte opslag. Het goedkoopste Personal-abonnement kost 6 euro per maand.

Er zijn ook abonnementen met een extra zogeheten ‘Briefcase’-optie, waarbij je bestanden kunt synchroniseren tussen meerdere apparaten. Het grootste voordeel van LiveDrive is de prijs: je betaalt maximaal 204 euro per jaar en dan mag je onbeperkt data opslaan voor vijf apparaten.

HubIC

©PXimport

De afkorting HubiC staat voor Hub in the Cloud, oftewel je verzamelplek in de cloud. Bij een gratis account krijg je 25 GB opslag, maar door vrienden een uitnodiging te sturen (maximaal vijf) kun je die laten groeien tot maximaal 50 GB. Overigens is HubiC de goedkoopste betaalde clouddienst in dit artikel; je betaalt er namelijk maar 50 euro per jaar voor 10 TB opslag.

Ter vergelijking: bij TransIP betaal je voor hetzelfde aantal gigabytes 600(!) euro per jaar. Je kunt HubiC gebruiken als permanent back-upsysteem voor je computer. In het contextmenu van Windows Verkenner verschijnt – na het installeren van de synchronisatie-app – de extra optie Back-up als je met de rechtermuisknop op een map klikt. Je kunt vervolgens opgeven hoe vaak de back-up moet worden gemaakt en hoeveel oudere versies van bestanden bewaard mogen blijven.

De webinterface biedt wat minder opties. Zo kun je van bestanden niet de inhoud bekijken, maar ze alleen downloaden. Ook ontbreekt een zoekfunctie, waardoor het lastiger is om je bestanden terug te vinden. Het delen van bestanden vanuit de webinterface is eenvoudig en je kunt zelf opgeven hoelang een link naar een gedeeld bestand geldig moet blijven: vijf, tien of dertig dagen.

Dropbox

©PXimport

Bij het aanmaken van een Dropbox-account op de site doorloop je eerst een aantal stappen. Geef je bij een van die stappen aan dat je met meerdere mensen wilt samenwerken, dan wordt er een zakelijke variant aangeboden. Even goed opletten dus. Bij Dropbox heb je de beschikking over een synchronisatie-app voor Windows die erg veel lijkt op de OneDrive-app van Microsoft. Gebruikers met wie je een bestand deelt, moeten echter wel een account hebben bij Dropbox.

Als alternatief kun je ook gewoon een link sturen, maar dan kan de persoon het bestand niet bewerken; alleen downloaden is dan nog een optie. Het is dus wat omslachtig om samen te werken met iemand die geen account heeft bij Dropbox. De Windows-app van Dropbox nestelt zich desgewenst als plug-in in Microsoft Office, waardoor je bijvoorbeeld in Word direct een bestand met iemand anders kunt delen.

Gratis opslag is met 2 GB eigenlijk wat te beperkt, maar voor 99 euro per jaar kun je een 1 TB-account nemen. Voor zakelijke gebruikers zijn er verschillende abonnementen, waarvan de goedkoopste maandelijks 10 euro per gebruiker kost.

Memopal

©PXimport

Een relatief onbekende clouddienst is het Italiaanse Memopal. Bij deze dienst krijg je 3 GB gratis cloudopslag en er zijn apps beschikbaar voor Windows, Android en iOS. De mobiele apps maken automatisch back-ups van je foto’s en contacten. Je kunt je niet voor een nieuw account aanmelden op de site; dat moet via een van de apps.

Als je eenmaal een account hebt, kun je wel online inloggen en je bestanden bekijken. Daarnaast heb je de mogelijkheid om tot maximaal drie vrienden uit te nodigen. Bij een succesvolle registratie van de nieuwe accounts krijg je 500 MB per gebruiker, en die 500 MB wordt ook opgeteld bij het account van de nieuwe gebruiker. De Memopal-app voor Windows biedt automatische back-upfunctionaliteit voor pc’s, maar ook een los synchronisatieonderdeel waarmee je bestanden tussen apparaten kunt synchroniseren.

Via de webinterface kun je mappen en bestanden delen met anderen via een gedeelde link, die je wel zelf naar je gebruikers moet sturen – bijvoorbeeld via e-mail. De navigatie van de mobiele app voor Android werkt niet helemaal prettig en je kunt er alleen back-ups van foto’s mee maken.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).