Je werkt met de kantoorsuite Microsoft 365 en wisselt regelmatig gegevens uit tussen Word, Excel en PowerPoint, zoals tabellen, grafieken en adressen. We bespreken de diverse mogelijkheden om data uit te wisselen.

Tip 1 Slepen

De gemakkelijkste manier om objecten tussen Office-applicaties te kopiëren, is deze te verslepen terwijl je de linkermuisknop ingedrukt houdt. Dit werkt snel als beide programmavensters openstaan, maar deze methode is helaas beperkt in de typen objecten en in de mogelijkheden om de actie te sturen.

In Excel kun je nauwelijks onderdelen verslepen. In PowerPoint is het daarentegen wel mogelijk om geselecteerde tekst of zelfs een complete dia vanuit het dia-navigatievenster te verplaatsen. Let er wel op dat PowerPoint dit standaard als een knipactie behandelt. Houd tijdens het slepen de rechtermuisknop ingedrukt en kies Hierheen kopiëren om de dia ook in de oorspronkelijke presentatie te behouden.

In Word kun je alleen geselecteerde tekst verslepen, maar de wijze waarop dit werkt verschilt. Sleep je tekst naar Excel, dan wordt het standaard als knippen beschouwd. Verschuif je diezelfde tekst naar PowerPoint, dan gaat het juist om een kopie. Deze beperkingen en inconsistenties maken het minder aantrekkelijk om data binnen Office te verslepen, al zijn er gelukkig nog andere manieren beschikbaar.

Een dia verslepen vanuit PowerPoint (naar Word) wordt blijkbaar gezien als een knipoperatie.

Tip 2 Kopiëren en plakken

De eenvoudigste en meestal snelste manier om gegevens als tekst, tabellen en grafieken te kopiëren vanuit een Office-applicatie (of een andere toepassing) en ze vervolgens in een andere Office-toepassing te plakken, is via het klembord. Je vindt deze optie in het tabblad Start, waar ook de pictogrammen Knippen (Ctrl+X), Kopiëren (Ctrl+C) en Plakken (Ctrl+V) staan. Klik op het pijlknopje naast Plakken voor extra opties, afhankelijk van het objecttype en de applicatie. Typische keuzes zijn Opmaak van bron behouden, Doelstijlen gebruiken, Afbeelding en Alleentekst behouden. Experimenteer hiermee in Word, Excel en PowerPoint. Als je de muisaanwijzer boven een optie houdt, krijg je in het doeldocument een voorafbeelding te zien.

Het Windows-klembord heeft als nadeel dat het alleen het laatst gekopieerde object onthoudt. Het Office-klembord biedt een alternatief en kan tot 24 objecten opslaan. Je opent het via het pijlknopje in de rubriek Klembord op het tabblad Start. Met Allesplakken kun je alle objecten uit het actuele klembord in één keer invoegen.

Het Office-klembord kan maximaal 24 objecten tegelijkertijd onthouden.

Tip 3 Plakken speciaal

Met het pijltje bij Plakken in de rubriek Klembord open je in de drie Office-applicaties Plakken speciaal. Daarmee plak je een object uit het klembord in een ander formaat of met specifieke eigenschappen via een dialoogvenster. Welke opties beschikbaar zijn, hangt af van het objecttype en de applicatie. Neem bijvoorbeeld een grafiek uit Excel die je in Word wilt plakken. In het dialoogvenster kun je kiezen uit afbeeldingsformaten als Bitmap, GIF, JPG, PNG en SVG, of uit opties als Graphic-objectvan Microsoft Office en Microsoft Excel-grafiekobject.

Je keuze is belangrijk. Kies bijvoorbeeld voor het vectorformaat SVG als je afbeeldingen zonder kartelranden wilt vergroten. Als je kiest voor Graphic-object, blijven bepaalde grafiekelementen bewaard en kun je deze in beperkte mate aanpassen, zoals de grafiekstijl of het grafiektype. Bij een Excel-grafiekobject wordt de grafiek als ingesloten Excel-object geplaatst, zodat je zowel de opmaak als de gegevens kunt wijzigen.

Als je een live koppeling met de grafiekgegevens uit het originele Excel-bestand wilt behouden, vink in het dialoogvenster Koppeling plakken aan. Wanneer je de grafiek in Excel aanpast, krijg je bij het openen van het gekoppelde Word-document de vraag of je het document wilt bijwerken met de gewijzigde gegevens. Bij bevestiging wordt de geplakte grafiek automatisch bijgewerkt. Houd er wel rekening mee dat de naam en de locatie van het originele bestand ongewijzigd moeten blijven.

De grafiek onderaan is als Excel-grafiekobject in Word geplakt.

Tip 4 Object invoegen

Hoewel het minder gebruikelijk is, kun je ook een bestand in een andere Office-applicatie plakken, zodat je het geplakte object in de oorspronkelijke omgeving kunt bewerken.

Stel dat je een Word-document in PowerPoint (of Excel) wilt inbedden. Open PowerPoint, plaats de cursor op de gewenste locatie en ga naar Start. Klik binnen de rubriek Tekst op Object, selecteer Bestand gebruiken en verwijs via Bladeren naar het gewenste Word-bestand. Bevestig de keuze met OK en vink Aan bestand koppelen aan om wijzigingen in het originele bestand ook in de geplakte inhoud te laten reflecteren (OLE, Object Linking & Embedding). Als de inhoud niet direct zichtbaar hoeft te zijn, kies je Als pictogramweergeven en kun je, als je wilt, een aangepast pictogram selecteren via Ander pictogram. Na nogmaals te hebben bevestigd met OK verschijnt het object. Dubbelklik erop om het Lint van de Word-omgeving in PowerPoint te openen en de inhoud te bewerken.

Je kunt ook een leeg bestand van een ander Office-type invoegen. Open opnieuw Object en kies deze keer Nieuw. Selecteer vervolgens het gewenste Objecttype, bijvoorbeeld een Microsoft 365-object of Paintbrush Picture. Afhankelijk van je geïnstalleerde programma’s kunnen ook andere opties verschijnen, zoals Adobe Acrobat of OpenOffice.org. Als je bijvoorbeeld Paintbrush Picture kiest, opent Paint automatisch en zie je tijdens het tekenen direct de resultaten in het ingevoegde object.

Je kunt bestanden van verschillende objecttypen in je Office-document opnemen.

Tip 5 Conversie en export

Als je vooral werkt met grafische objecten zoals afbeeldingen of grafieken, kun je deze via conversie en export naar een andere Office-applicatie overbrengen. Deze methode is vooral handig als je meerdere objecten tegelijk wilt hergebruiken.

Als je meerdere afbeeldingen uit een Word-document wilt hergebruiken, sla het bestand dan op als webpagina via Bestand / Opslaan als  en kies HTML-pagina (*.htm; *.html). Er wordt automatisch een submap aangemaakt (<bestandsnaam>_bestanden) met alle afbeeldingen uit het document, hoewel ze daar generiek worden genummerd.

Dit werkt in PowerPoint op dezelfde manier. Wil je echter elke dia afzonderlijk opslaan, gebruik dan Bestand / Opslaan als en selecteer een afbeeldingsformaat, bijvoorbeeld JPEG-indeling (*.jpg) of Portable Network Graphics (*.png). Kies daarna Alle dia’s zodat iedere dia afzonderlijk wordt opgeslagen.

In Excel kun je grafische objecten, zoals afbeeldingen en grafieken, direct opslaan via het contextmenu met de optie Opslaan als afbeelding (in meerdere formaten). Wil je alle objecten in één keer afzonderlijk bewaren, gebruik dan ook Opslaan als HTML-pagina (*.htm; *.html).

Sla alle afbeeldingen uit je document afzonderlijk op in een html-map.

Tip 6 VBA-macro’s met hulp van AI

Het lijkt misschien een grote stap, maar wat niet lukt met standaardtools, kun je vaak toch voor elkaar krijgen met Visual Basic-scripts (macro’s) in Office-applicaties. Laat je niet afschrikken, want AI-bots als ChatGPT kunnen tegenwoordig vrijwel kant-en-klare VBA-scripts genereren op basis van een tekstprompt. We beperken ons hier tot een vrij willekeurig voorbeeld.

Als je een Excel-werkblad hebt met verkoopgegevens per regio en een PowerPointpresentatie wilt waarin elke regio op een aparte dia wordt weergegeven, vul dan eerst de gegevens in het werkblad in. Plaats de regio’s onder elkaar in kolom A (van A2 tot …) en de gegevenstypes naast elkaar in rij 1 (van B1 tot …). Maak daarna een screenshot met bijvoorbeeld de ingebouwde Windows-functie Windows-toets+Shift+S: kies Rechthoek en trek een kader rond je gegevens, inclusief de rij- en kolomindicaties.

Meld je vervolgens aan bij ChatGPT, plak de klembordinhoud met Ctrl+V in je prompt en druk op Shift+Enter. Typ daarna een gedetailleerde prompt, bijvoorbeeld: “Maak een VBA-script voor een Excel-macro waarin de cijfergegevens van elke regio, zoals vermeld in het Excel-screenshot, worden opgeslagen als aparte dia’s in een PowerPointpresentatie. Vraag mij naar de gewenste naam en locatie van het pptx-bestand.” Bevestig tot slot je instructie met Enter.

Het werkt vaak beter en sneller als je een screenshot van je Excel-data meestuurt.

Tip 7 VBA-macro testen

Klik op Code kopiëren rechtsboven bij het gegenereerde VBA-script. Open daarna je Excel-werkblad en ga naar het menu Ontwikkelaars. Als het menu niet zichtbaar is, ga naar Bestand en kies linksonder Opties. Open de rubriek Lint aanpassen, zet een vinkje bij Ontwikkelaars in het rechterveld en klik op OK. Hierdoor wordt het menu zichtbaar.

In het Lint Ontwikkelaars klik je op Visual Basic. Selecteer in het dialoogvenster Invoegen / Module en plak de gekopieerde VBA-code in het lege venster met Ctrl+V. Sluit daarna de vensters. Ga terug naar je werkblad, open opnieuw Ontwikkelaars en kies deze keer Macro’s. Selecteer de gekopieerde macro, bijvoorbeeld ExportToPowerPoint, en klik op Uitvoeren. Als alles goed gaat, verschijnt het venster Opslaan als, waar je de naam en locatie van het pptx-bestand kunt opgeven. Tijdens onze test werkte dit meteen, maar in de praktijk kan het nodig zijn de code aan te passen, bijvoorbeeld met gerichtere prompts aan ChatGPT. Dat valt echter buiten het bestek van dit artikel.

Op een vergelijkbare manier kun je ook macro’s maken of laten genereren voor andere Office-toepassingen, zoals Word en PowerPoint.

De gegenereerde VBA-code heeft de Excel-data netjes in PowerPoint-dia’s omgezet.

Tip 8 Verzendlijst

Tot slot focussen we ons op een specifieke gegevensuitwisseling tussen Excel en Word (en eventueel ook Outlook) voor het opstellen van verzendlijsten. Dit is bijvoorbeeld nuttig als je een vereniging hebt en voor elk lid persoonlijke gegevens wilt aanmaken of versturen.

Begin met het invullen van alle benodigde gegevens in een Excel-werkblad. Gebruik de bovenste rij (A1, B1 enzovoort) voor korte beschrijvingen van de gegevens in de onderliggende rijen (A2, A3 enzovoort). Vul bijvoorbeeld kolomkoppen in, zoals Voornaam, Achternaam, E-mailadres, Lidnummer en Foto. Voor de kolom Foto gebruik je links naar de bijbehorende afbeeldingen, bijvoorbeeld c:\fotos\plaatje1.jpg. Zorg er ook voor dat alle afbeeldingen dezelfde afmetingen hebben.

Om het dialoogvenster Zoeken en vervangen te openen in Excel, druk je op Ctrl+H. Ga vervolgens naar het tabblad Vervangen, vul \ in bij Zoeken naar: en \\ bij Vervangen door. Klik daarna op Allesvervangen om een pad als c:\fotos\plaatje1.jpg te wijzigen in c:\\fotos\\plaatje1.jpg. Sla tot slot het werkblad op.

De nodige data staan klaar in een Excel-rekenblad.

Tip 9 Tekst uit Word

Open Word en maak een nieuw document aan. Zet je raamtekst klaar om de gegevens uit Excel op te nemen. In ons voorbeeld kun je eventueel een tabel maken met twee kolommen: in de linkerkolom staan onder elkaar Voornaam:, Naam:, E-mail: en Lidnr.:. De rechterkolom is gereserveerd voor de bijbehorende foto.

Ga naar het tabblad Verzendlijsten en klik op Adressen selecteren / Bestaande lijstgebruiken. Wijs vervolgens het opgeslagen xlsx-bestand aan, selecteer Openen, kies de gewenste tabel en bevestig met OK.

Klik op Samenvoegvelden invoegen in het tabblad Verzendlijsten. Plaats de tekstcursor op de juiste plek (bijvoorbeeld achter Voornaam:) en kies het bijbehorende veld, zoals Voornaam. Bevestig met OK. Herhaal dit proces voor de andere velden uit je werkblad.

Koppel de juiste Excel-gegevens aan de velden in je raamtekst.

Tip 10 Foto uit Word

Lokaliseer de plek in het document waar de foto moet worden ingevoegd en plaats daar de cursor. Ga naar het tabblad Invoegen en selecteer Snelonderdelen / Veld. Kies in de lijst met veldnamen voor IncludePicture en voer onder Bestandsnaam of URL een willekeurige naam in, bijvoorbeeld plaatje. Bevestig deze invoer met OK. De foto wordt toegevoegd, maar blijft onzichtbaar. Klik erop en druk op Alt+F9 om de veldcodes weer te geven. Selecteer in de veldcode de eerder ingevulde naam (plaatje in dit voorbeeld).

Ga naar het tabblad Verzendlijsten, kies Samenvoegvelden invoegen en selecteer het veld Foto, zodat dit in de veldcode zichtbaar wordt. Druk vervolgens opnieuw op Alt+F9. Als de foto daarna nog niet zichtbaar is, kun je dit als volgt oplossen.

Klik bij Verzendlijsten op Voltooien en samenvoegen / Afzonderlijke documentenbewerken. Laat Alles geselecteerd en bevestig met OK. In het nieuw aangemaakte document druk je op Ctrl+A en vervolgens op F9. Wanneer er een dialoogvenster verschijnt waarin wordt gevraagd of je alle velden wilt updaten, klik je op Ja. De foto wordt nu zichtbaar. Scrol door het document en controleer of alle Excel-records correct zijn aangevuld met de tekstgegevens en bijbehorende foto.

Het kost wat moeite, maar uiteindelijk duiken de foto’s wel op.

Tip 11 Tekst uit Outlook

Wil je in plaats daarvan e-mailberichten verzenden, selecteer dan bij Voltooien en samenvoegen de optie E-mailberichtenverzenden in plaats van Afzonderlijke documenten bewerken. Dit werkt echter alleen als je document tekstvelden en geen fotovelden bevat. Vul vervolgens bij Aan het veld in dat het e-mailadres bevat en typ een Onderwerpregel. Laat Alles geselecteerd en klik op OK om de gepersonaliseerde mails (met Outlook) te versturen.

Excel-data en Word-tekst voor een gepersonaliseerde Outlook-mailinglijst.

Stel: je wilt snel een paar bestanden op een usb-stick zetten, maar de enige flashdrive die je kunt vinden weigert nieuwe bestanden op te nemen. Om een of andere reden staat hij in de alleen-lezen-modus. Hoe los je dit op?

Stap 1: Is er een switch?

Het eerste dat je doet, is controleren of de usb-stick een fysieke schakelaar heeft voor schijfbeveiliging. Het nut van zo'n schakelaartje dat iedereen kan uitzetten, hebben we nooit begrepen. Toch zou nogal stom zijn om allerlei softwarematige kunstgrepen uit te halen als je gewoon de schrijfbeveiliging met een switch aan de zijkant had kunnen uitschakelen.

©Rafa Irusta Machin

Stap 2: Via Uitvoeren

Als er geen schakelaar is, kun je de schrijfbeveiliging uitzetten via het venster Uitvoeren. Typ in de zoekbalk op de taakbalk de opdracht Uitvoeren of gebruik de toetscombinatie Windows-toets+R. Typ diskpart in het nieuwe venster en druk op Enter. Geef eventueel je toegangscode van Windows op om te bevestigen. Typ nu list disk en druk op Enter.

Zometeen moet je ieder commando bevestigen met een druk op Enter. Hierdoor zie je een lijst van de drives in je pc. De usb-drive zou de laatste in de lijst moeten zijn.

Typ op de volgende regel select disk # (waarbij # het nummer is van de usb-drive). Het volgende commando is attributes disk om de huidige status van de drive te zien. Wanneer je Read-only State : Yes leest, weet je dat de drive zich in de alleen-lezen-status bevindt. Typ nu attr dis clear readonly om de alleen-lezen-status uit te schakelen. Typ attr dis om de nieuwe status van de drive te lezen. Als je Current Read-only State:No ziet, is het gelukt en kun de stick gebruiken.

Stap 3: Via het register

Als de vorige stap niet werkt, probeer je het via het register. We gaan ervan uit dat de usb-stick in de pc zit. Druk op Windows-toets+R, typ regedit en klik op OK. Navigeer naar: HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\Control\StorageDevicePolicies. Klik op het pictogram WriteProtect. Stel bij Waardegegevens de waarde in op 0 en klik op OK.

Wanneer er geen StorageDevicePolicies is, kun je deze regel zelf maken. Klik met de rechtermuisknop op Control en selecteer Nieuw en vervolgens Sleutel. Geef de naam StorageDevicePolicies op. Klik met rechts op de witte ruimte aan de rechterkant en selecteer Nieuw en dan DWORD (32-bit) Waarde. Noem het WriteProtect. Open deze en stel de waarde in op 0. Nu zou alles moeten werken.

 
Lees ook: Usb-stick werkt niet meer? Zo kun je hem (misschien) nog redden

Zes op de tien Nederlanders vervangen nooit het filter van hun afzuigkap. Dat blijkt uit recent onderzoek van Afzuigkapwinkel.nl. Veel mensen weten niet eens dat dit nodig is. Een vervuild filter vangt vet en geur niet meer goed op. Daardoor wordt de luchtkwaliteit slechter en het risico op oververhitting of zelfs brand groter. Regelmatig vervangen dus. Hoe, dat leggen we stap voor stap uit.

Waarom een schoon filter belangrijk is

Een afzuigkap werkt alleen goed als lucht vrij door het filter kan stromen. Zodra dat filter verzadigd raakt met vet of vuil, moet de motor harder werken en neemt de zuigkracht af. Daardoor blijven kooklucht, vocht en vetdeeltjes in huis hangen. Op termijn kan dat leiden tot schimmelvorming en een vettige aanslag op kastjes en muren. Door het filter op tijd schoon te maken of te vervangen, houd je de luchtstroming stabiel en de motor in conditie.

De verschillende filters in een afzuigkap

Elke afzuigkap bevat minstens één vetfilter. Dat zit aan de onderkant en vangt vetdeeltjes op die vrijkomen bij het koken. Bij moderne modellen wordt vaak een metalen vetfilter gebruikt, meestal van aluminium of roestvrij staal. Dat type kun je schoonmaken en hergebruiken. Oudere of goedkopere afzuigkappen hebben soms schuim- of papieren vetfilters die niet te reinigen zijn en dus regelmatig vervangen moeten worden.

Bij afzuigkappen die lucht niet naar buiten afvoeren, maar via de kap terug de keuken inblazen (recirculatie), komt er nog een extra filter bij: het koolstoffilter. Dit filter bevat actieve kool, een fijn zwart poeder dat geurmoleculen bindt. De lucht wordt door het filter gezogen, geuren blijven aan de koolstof kleven en de schone lucht stroomt weer naar buiten. Zodra de kool verzadigd raakt, neemt de werking af en komen kookgeuren weer terug in de keuken. Daarom is het belangrijk het koolstoffilter meerdere keren per jaar te vervangen.

Nieuwere afzuigkappen gebruiken soms een gecombineerd vet- en geurfilter, of zelfs een zogenoemd plasmafilter. Dat laatste werkt met elektrische ontladingen die vet- en geur­deeltjes afbreken en hoeft vrijwel nooit vervangen te worden. Dit systeem is vooral te vinden in duurdere keukens, maar wint terrein omdat het duurzamer en onderhoudsarm is.

©Maksims_Liene | fotoduets

Hoe vaak onderhoud je de filters?

De frequentie hangt af van hoe vaak en hoe vet je kookt. Wie dagelijks bakt of frituurt, moet het vetfilter elke maand schoonmaken. Reinig een metalen vetfilter in de vaatwasser op een heet programma met een normaal vaatwasmiddel. Vermijd agressieve reinigingsmiddelen, want die kunnen aluminium dof maken – dat is op zich niet schadelijk, maar vooral een kwestie van uiterlijk. Het koolstoffilter moet gemiddeld om de drie tot zes maanden vervangen worden. Wie minder kookt, kan iets langer wachten, maar wacht niet tot de zuigkracht merkbaar afneemt.

Zo vervang je het filter stap voor stap

Begin altijd met veiligheid. Zet de afzuigkap uit, trek de stekker uit het stopcontact en laat de lampen even afkoelen. Verwijder daarna het oude vetfilter door de onderkant van de kap te openen of de clips los te maken. Maak meteen van de gelegenheid gebruik om de binnenzijde van de afzuigkap schoon te vegen met een sopje van warm water en ontvetter. Vet dat zich daar ophoopt, hindert de luchtstroom en kan nare geurtjes veroorzaken.

Plaats vervolgens het nieuwe filter op dezelfde plek. Zorg dat het goed aansluit en geen kieren heeft. Bij ronde koolstoffilters draai je ze vast op hun houder, terwijl vlakke filters meestal klemmen of klikken. Steek daarna de stekker weer in het stopcontact en test of de kap goed werkt. Als de luchtstroom krachtig aanvoelt en het geluid gelijkmatig is, zit alles goed gemonteerd.

©Andrii

Wanneer weet je dat het tijd is voor vervanging?

Er zijn duidelijke signalen dat het filter zijn werk niet meer doet. De afzuigkap maakt meer geluid, de zuigkracht neemt af en kooklucht blijft langer hangen. Sommige modellen hebben een lampje dat gaat branden zodra het filter aan vervanging toe is. Ruik je bij het aanzetten van de kap een muffe geur, dan is dat vaak een teken dat het vetfilter verzadigd is of dat het koolstoffilter zijn opnamecapaciteit kwijt is.

Maak er een gewoonte van

Een afzuigkapfilter hoort net zo goed op je onderhoudskalender als de batterij van je rookmelder. Noteer de vervangdatum of stel een herinnering in op je telefoon. Zo blijft het een vaste gewoonte in plaats van een klus die je telkens vergeet. Regelmatig onderhoud zorgt niet alleen voor frisse lucht, maar ook voor een langere levensduur van je afzuigkap.

Dus?

Een schone afzuigkap begint bij goed filteronderhoud. Het vetfilter houdt vet tegen, het koolstoffilter verwijdert geuren. Reinig het vetfilter maandelijks en vervang het koolstoffilter minstens twee keer per jaar. Zo blijft de lucht in je keuken fris, werkt de motor stiller en voorkom je onnodige slijtage of risico op brand.