Je werkt met de kantoorsuite Microsoft 365 en wisselt regelmatig gegevens uit tussen Word, Excel en PowerPoint, zoals tabellen, grafieken en adressen. We bespreken de diverse mogelijkheden om data uit te wisselen.

Tip 1 Slepen

De gemakkelijkste manier om objecten tussen Office-applicaties te kopiëren, is deze te verslepen terwijl je de linkermuisknop ingedrukt houdt. Dit werkt snel als beide programmavensters openstaan, maar deze methode is helaas beperkt in de typen objecten en in de mogelijkheden om de actie te sturen.

In Excel kun je nauwelijks onderdelen verslepen. In PowerPoint is het daarentegen wel mogelijk om geselecteerde tekst of zelfs een complete dia vanuit het dia-navigatievenster te verplaatsen. Let er wel op dat PowerPoint dit standaard als een knipactie behandelt. Houd tijdens het slepen de rechtermuisknop ingedrukt en kies Hierheen kopiëren om de dia ook in de oorspronkelijke presentatie te behouden.

In Word kun je alleen geselecteerde tekst verslepen, maar de wijze waarop dit werkt verschilt. Sleep je tekst naar Excel, dan wordt het standaard als knippen beschouwd. Verschuif je diezelfde tekst naar PowerPoint, dan gaat het juist om een kopie. Deze beperkingen en inconsistenties maken het minder aantrekkelijk om data binnen Office te verslepen, al zijn er gelukkig nog andere manieren beschikbaar.

Een dia verslepen vanuit PowerPoint (naar Word) wordt blijkbaar gezien als een knipoperatie.

Tip 2 Kopiëren en plakken

De eenvoudigste en meestal snelste manier om gegevens als tekst, tabellen en grafieken te kopiëren vanuit een Office-applicatie (of een andere toepassing) en ze vervolgens in een andere Office-toepassing te plakken, is via het klembord. Je vindt deze optie in het tabblad Start, waar ook de pictogrammen Knippen (Ctrl+X), Kopiëren (Ctrl+C) en Plakken (Ctrl+V) staan. Klik op het pijlknopje naast Plakken voor extra opties, afhankelijk van het objecttype en de applicatie. Typische keuzes zijn Opmaak van bron behouden, Doelstijlen gebruiken, Afbeelding en Alleentekst behouden. Experimenteer hiermee in Word, Excel en PowerPoint. Als je de muisaanwijzer boven een optie houdt, krijg je in het doeldocument een voorafbeelding te zien.

Het Windows-klembord heeft als nadeel dat het alleen het laatst gekopieerde object onthoudt. Het Office-klembord biedt een alternatief en kan tot 24 objecten opslaan. Je opent het via het pijlknopje in de rubriek Klembord op het tabblad Start. Met Allesplakken kun je alle objecten uit het actuele klembord in één keer invoegen.

Het Office-klembord kan maximaal 24 objecten tegelijkertijd onthouden.

Tip 3 Plakken speciaal

Met het pijltje bij Plakken in de rubriek Klembord open je in de drie Office-applicaties Plakken speciaal. Daarmee plak je een object uit het klembord in een ander formaat of met specifieke eigenschappen via een dialoogvenster. Welke opties beschikbaar zijn, hangt af van het objecttype en de applicatie. Neem bijvoorbeeld een grafiek uit Excel die je in Word wilt plakken. In het dialoogvenster kun je kiezen uit afbeeldingsformaten als Bitmap, GIF, JPG, PNG en SVG, of uit opties als Graphic-objectvan Microsoft Office en Microsoft Excel-grafiekobject.

Je keuze is belangrijk. Kies bijvoorbeeld voor het vectorformaat SVG als je afbeeldingen zonder kartelranden wilt vergroten. Als je kiest voor Graphic-object, blijven bepaalde grafiekelementen bewaard en kun je deze in beperkte mate aanpassen, zoals de grafiekstijl of het grafiektype. Bij een Excel-grafiekobject wordt de grafiek als ingesloten Excel-object geplaatst, zodat je zowel de opmaak als de gegevens kunt wijzigen.

Als je een live koppeling met de grafiekgegevens uit het originele Excel-bestand wilt behouden, vink in het dialoogvenster Koppeling plakken aan. Wanneer je de grafiek in Excel aanpast, krijg je bij het openen van het gekoppelde Word-document de vraag of je het document wilt bijwerken met de gewijzigde gegevens. Bij bevestiging wordt de geplakte grafiek automatisch bijgewerkt. Houd er wel rekening mee dat de naam en de locatie van het originele bestand ongewijzigd moeten blijven.

De grafiek onderaan is als Excel-grafiekobject in Word geplakt.

Tip 4 Object invoegen

Hoewel het minder gebruikelijk is, kun je ook een bestand in een andere Office-applicatie plakken, zodat je het geplakte object in de oorspronkelijke omgeving kunt bewerken.

Stel dat je een Word-document in PowerPoint (of Excel) wilt inbedden. Open PowerPoint, plaats de cursor op de gewenste locatie en ga naar Start. Klik binnen de rubriek Tekst op Object, selecteer Bestand gebruiken en verwijs via Bladeren naar het gewenste Word-bestand. Bevestig de keuze met OK en vink Aan bestand koppelen aan om wijzigingen in het originele bestand ook in de geplakte inhoud te laten reflecteren (OLE, Object Linking & Embedding). Als de inhoud niet direct zichtbaar hoeft te zijn, kies je Als pictogramweergeven en kun je, als je wilt, een aangepast pictogram selecteren via Ander pictogram. Na nogmaals te hebben bevestigd met OK verschijnt het object. Dubbelklik erop om het Lint van de Word-omgeving in PowerPoint te openen en de inhoud te bewerken.

Je kunt ook een leeg bestand van een ander Office-type invoegen. Open opnieuw Object en kies deze keer Nieuw. Selecteer vervolgens het gewenste Objecttype, bijvoorbeeld een Microsoft 365-object of Paintbrush Picture. Afhankelijk van je geïnstalleerde programma’s kunnen ook andere opties verschijnen, zoals Adobe Acrobat of OpenOffice.org. Als je bijvoorbeeld Paintbrush Picture kiest, opent Paint automatisch en zie je tijdens het tekenen direct de resultaten in het ingevoegde object.

Je kunt bestanden van verschillende objecttypen in je Office-document opnemen.

Tip 5 Conversie en export

Als je vooral werkt met grafische objecten zoals afbeeldingen of grafieken, kun je deze via conversie en export naar een andere Office-applicatie overbrengen. Deze methode is vooral handig als je meerdere objecten tegelijk wilt hergebruiken.

Als je meerdere afbeeldingen uit een Word-document wilt hergebruiken, sla het bestand dan op als webpagina via Bestand / Opslaan als  en kies HTML-pagina (*.htm; *.html). Er wordt automatisch een submap aangemaakt (<bestandsnaam>_bestanden) met alle afbeeldingen uit het document, hoewel ze daar generiek worden genummerd.

Dit werkt in PowerPoint op dezelfde manier. Wil je echter elke dia afzonderlijk opslaan, gebruik dan Bestand / Opslaan als en selecteer een afbeeldingsformaat, bijvoorbeeld JPEG-indeling (*.jpg) of Portable Network Graphics (*.png). Kies daarna Alle dia’s zodat iedere dia afzonderlijk wordt opgeslagen.

In Excel kun je grafische objecten, zoals afbeeldingen en grafieken, direct opslaan via het contextmenu met de optie Opslaan als afbeelding (in meerdere formaten). Wil je alle objecten in één keer afzonderlijk bewaren, gebruik dan ook Opslaan als HTML-pagina (*.htm; *.html).

Sla alle afbeeldingen uit je document afzonderlijk op in een html-map.

Tip 6 VBA-macro’s met hulp van AI

Het lijkt misschien een grote stap, maar wat niet lukt met standaardtools, kun je vaak toch voor elkaar krijgen met Visual Basic-scripts (macro’s) in Office-applicaties. Laat je niet afschrikken, want AI-bots als ChatGPT kunnen tegenwoordig vrijwel kant-en-klare VBA-scripts genereren op basis van een tekstprompt. We beperken ons hier tot een vrij willekeurig voorbeeld.

Als je een Excel-werkblad hebt met verkoopgegevens per regio en een PowerPointpresentatie wilt waarin elke regio op een aparte dia wordt weergegeven, vul dan eerst de gegevens in het werkblad in. Plaats de regio’s onder elkaar in kolom A (van A2 tot …) en de gegevenstypes naast elkaar in rij 1 (van B1 tot …). Maak daarna een screenshot met bijvoorbeeld de ingebouwde Windows-functie Windows-toets+Shift+S: kies Rechthoek en trek een kader rond je gegevens, inclusief de rij- en kolomindicaties.

Meld je vervolgens aan bij ChatGPT, plak de klembordinhoud met Ctrl+V in je prompt en druk op Shift+Enter. Typ daarna een gedetailleerde prompt, bijvoorbeeld: “Maak een VBA-script voor een Excel-macro waarin de cijfergegevens van elke regio, zoals vermeld in het Excel-screenshot, worden opgeslagen als aparte dia’s in een PowerPointpresentatie. Vraag mij naar de gewenste naam en locatie van het pptx-bestand.” Bevestig tot slot je instructie met Enter.

Het werkt vaak beter en sneller als je een screenshot van je Excel-data meestuurt.

Tip 7 VBA-macro testen

Klik op Code kopiëren rechtsboven bij het gegenereerde VBA-script. Open daarna je Excel-werkblad en ga naar het menu Ontwikkelaars. Als het menu niet zichtbaar is, ga naar Bestand en kies linksonder Opties. Open de rubriek Lint aanpassen, zet een vinkje bij Ontwikkelaars in het rechterveld en klik op OK. Hierdoor wordt het menu zichtbaar.

In het Lint Ontwikkelaars klik je op Visual Basic. Selecteer in het dialoogvenster Invoegen / Module en plak de gekopieerde VBA-code in het lege venster met Ctrl+V. Sluit daarna de vensters. Ga terug naar je werkblad, open opnieuw Ontwikkelaars en kies deze keer Macro’s. Selecteer de gekopieerde macro, bijvoorbeeld ExportToPowerPoint, en klik op Uitvoeren. Als alles goed gaat, verschijnt het venster Opslaan als, waar je de naam en locatie van het pptx-bestand kunt opgeven. Tijdens onze test werkte dit meteen, maar in de praktijk kan het nodig zijn de code aan te passen, bijvoorbeeld met gerichtere prompts aan ChatGPT. Dat valt echter buiten het bestek van dit artikel.

Op een vergelijkbare manier kun je ook macro’s maken of laten genereren voor andere Office-toepassingen, zoals Word en PowerPoint.

De gegenereerde VBA-code heeft de Excel-data netjes in PowerPoint-dia’s omgezet.

Tip 8 Verzendlijst

Tot slot focussen we ons op een specifieke gegevensuitwisseling tussen Excel en Word (en eventueel ook Outlook) voor het opstellen van verzendlijsten. Dit is bijvoorbeeld nuttig als je een vereniging hebt en voor elk lid persoonlijke gegevens wilt aanmaken of versturen.

Begin met het invullen van alle benodigde gegevens in een Excel-werkblad. Gebruik de bovenste rij (A1, B1 enzovoort) voor korte beschrijvingen van de gegevens in de onderliggende rijen (A2, A3 enzovoort). Vul bijvoorbeeld kolomkoppen in, zoals Voornaam, Achternaam, E-mailadres, Lidnummer en Foto. Voor de kolom Foto gebruik je links naar de bijbehorende afbeeldingen, bijvoorbeeld c:\fotos\plaatje1.jpg. Zorg er ook voor dat alle afbeeldingen dezelfde afmetingen hebben.

Om het dialoogvenster Zoeken en vervangen te openen in Excel, druk je op Ctrl+H. Ga vervolgens naar het tabblad Vervangen, vul \ in bij Zoeken naar: en \\ bij Vervangen door. Klik daarna op Allesvervangen om een pad als c:\fotos\plaatje1.jpg te wijzigen in c:\\fotos\\plaatje1.jpg. Sla tot slot het werkblad op.

De nodige data staan klaar in een Excel-rekenblad.

Tip 9 Tekst uit Word

Open Word en maak een nieuw document aan. Zet je raamtekst klaar om de gegevens uit Excel op te nemen. In ons voorbeeld kun je eventueel een tabel maken met twee kolommen: in de linkerkolom staan onder elkaar Voornaam:, Naam:, E-mail: en Lidnr.:. De rechterkolom is gereserveerd voor de bijbehorende foto.

Ga naar het tabblad Verzendlijsten en klik op Adressen selecteren / Bestaande lijstgebruiken. Wijs vervolgens het opgeslagen xlsx-bestand aan, selecteer Openen, kies de gewenste tabel en bevestig met OK.

Klik op Samenvoegvelden invoegen in het tabblad Verzendlijsten. Plaats de tekstcursor op de juiste plek (bijvoorbeeld achter Voornaam:) en kies het bijbehorende veld, zoals Voornaam. Bevestig met OK. Herhaal dit proces voor de andere velden uit je werkblad.

Koppel de juiste Excel-gegevens aan de velden in je raamtekst.

Tip 10 Foto uit Word

Lokaliseer de plek in het document waar de foto moet worden ingevoegd en plaats daar de cursor. Ga naar het tabblad Invoegen en selecteer Snelonderdelen / Veld. Kies in de lijst met veldnamen voor IncludePicture en voer onder Bestandsnaam of URL een willekeurige naam in, bijvoorbeeld plaatje. Bevestig deze invoer met OK. De foto wordt toegevoegd, maar blijft onzichtbaar. Klik erop en druk op Alt+F9 om de veldcodes weer te geven. Selecteer in de veldcode de eerder ingevulde naam (plaatje in dit voorbeeld).

Ga naar het tabblad Verzendlijsten, kies Samenvoegvelden invoegen en selecteer het veld Foto, zodat dit in de veldcode zichtbaar wordt. Druk vervolgens opnieuw op Alt+F9. Als de foto daarna nog niet zichtbaar is, kun je dit als volgt oplossen.

Klik bij Verzendlijsten op Voltooien en samenvoegen / Afzonderlijke documentenbewerken. Laat Alles geselecteerd en bevestig met OK. In het nieuw aangemaakte document druk je op Ctrl+A en vervolgens op F9. Wanneer er een dialoogvenster verschijnt waarin wordt gevraagd of je alle velden wilt updaten, klik je op Ja. De foto wordt nu zichtbaar. Scrol door het document en controleer of alle Excel-records correct zijn aangevuld met de tekstgegevens en bijbehorende foto.

Het kost wat moeite, maar uiteindelijk duiken de foto’s wel op.

Tip 11 Tekst uit Outlook

Wil je in plaats daarvan e-mailberichten verzenden, selecteer dan bij Voltooien en samenvoegen de optie E-mailberichtenverzenden in plaats van Afzonderlijke documenten bewerken. Dit werkt echter alleen als je document tekstvelden en geen fotovelden bevat. Vul vervolgens bij Aan het veld in dat het e-mailadres bevat en typ een Onderwerpregel. Laat Alles geselecteerd en klik op OK om de gepersonaliseerde mails (met Outlook) te versturen.

Excel-data en Word-tekst voor een gepersonaliseerde Outlook-mailinglijst.

Sta je er weleens bij stil dat je gemiddeld zo’n twee uur per week op het toilet doorbrengt? Dan is het wel zo prettig als die ruimte fris en hygiënisch is. Alleen… niemand staat te springen om urenlang met schoonmaakmiddelen in de weer te zijn. Goed nieuws: dat hoeft ook helemaal niet. Met een paar slimme trucs is je wc in no-time blinkend schoon. Dit zijn tien praktische tips die je zonder moeite in je routine kunt opnemen.

Lees ook: Een frisse douche: zo kom je van een stinkend doucheputje af

1: Alles-in-één wc-reiniger: simpel en effectief

Een alles-in-één reiniger is je beste vriend als je weinig tijd hebt. Deze middelen combineren schoonmaken en desinfecteren in één fles, waardoor je met één handeling klaar bent. Breng de vloeistof aan onder de rand van de pot en zorg dat je de hele binnenkant meepakt. Laat het even inwerken, schrob kort met de borstel en trek door. Dankzij de handige flessen met gebogen tuit bereik je ook die lastige rand waar vuil en bacteriën zich ophopen. Zo ben je binnen enkele minuten van een groot deel van het werk af.

2: De wc-borstel als schoonmaakstation

Je kunt je wc-borstel extra slim inzetten door een bodempje schoonmaakmiddel in de houder te gieten. Zo zit er automatisch reiniger aan de borstel zodra je hem pakt, waardoor je bij elke schoonmaakbeurt direct goed van start gaat. Let er wel op dat je niet te veel gebruikt: een klein laagje is genoeg. Vergeet daarnaast niet de houder regelmatig schoon te maken en het middel te verversen. Zo blijft ook de borstel zelf hygiënisch en fris.

3: Desinfecterende doekjes voor snelle acties

Voor de plekken die vaak worden aangeraakt – de bril, het deksel en de spoelknop – zijn desinfecterende doekjes ideaal. Je hoeft er geen water of spons bij te gebruiken: even afnemen en klaar. Bovendien doden ze bacteriën én laten ze een frisse geur achter. Handig is om een pakje doekjes in de buurt van de wc te bewaren, zodat je ze altijd kunt pakken voor een snelle schoonmaakronde. Denk er wel aan om ze na gebruik in de prullenbak te gooien, ook als er op de verpakking staat dat ze biologisch afbreekbaar zijn. Doorspoelen kan voor vervelende verstoppingen zorgen.

©Victor Mulero

4: Azijn en baking soda: hét duo tegen kalkaanslag

Soms is gewoon schoonmaken niet genoeg en blijven er hardnekkige vlekken of kalkaanslag zichtbaar. Dan komt het beproefde duo azijn en baking soda goed van pas. Zo werkt het: giet een kopje witte azijn in de pot, strooi er royaal baking soda overheen en wacht tot het mengsel begint te bruisen. Dat schuimende effect is het teken dat de schoonmaakreactie bezig is. Laat het tien tot vijftien minuten zijn werk doen, schrob daarna stevig met de borstel en spoel door. Je zult merken dat aanslag veel gemakkelijker loskomt – en dat zonder agressieve chemicaliën.

5: Een fles met gebogen nek doet wonderen

We stipten het al even aan, maar deze tip verdient extra nadruk. Een fles reiniger met een gebogen tuit bereikt precies die plekken waar je normaal moeilijk bij komt. Denk aan de binnenrand van de pot: daar waar vuil zich stiekem het meest ophoopt. Knijp rustig in de fles terwijl je de tuit langs de hele rand beweegt en zorg dat alles goed bedekt is. Laat het middel kort intrekken en ga er dan met de borstel langs. Zo pak je ook het onzichtbare vuil aan.

Ook interessant: Zo krijg je bruine aanslag weg uit de wc-pot

6: Kleine poetsbeurten, groot effect

Wachten tot het toilet écht vies is, betekent dat je uiteindelijk veel langer bezig bent. Het is veel handiger om een routine op te bouwen waarin je een paar keer per week een snelle schoonmaakbeurt doet. Even de borstel door de pot en wat reiniger erbij – dat kost nauwelijks tijd, maar voorkomt dat vuil en kalk zich vastzetten. Koppel het aan een dagelijkse gewoonte, zoals het wachten op warm douchewater of het poetsen van je tanden, en je zult zien dat je wc moeiteloos schoon blijft.

7: Toiletblokjes voor doorlopende frisheid

Wil je dat je wc zichzelf een handje helpt schoonhouden? Dan zijn toiletblokjes een handige oplossing. Je hebt ze in twee varianten: voor in de stortbak of voor over de rand van de pot. In beide gevallen komt er bij elke spoelbeurt een beetje reinigingsmiddel vrij dat kalkaanslag tegengaat en een frisse geur afgeeft. Let bij de blokjes die je aan de rand hangt wel goed op dat het houdertje stevig vastzit, zodat het niet per ongeluk wordt doorgespoeld. Het aanbod is groot: van simpele reinigers tot 3-in-1 varianten die reinigen, ontkalken en parfum verspreiden.

©Coprid

8: Laat de wc-borstel niet nat achter

Een natte wc-borstel in een afgesloten houder is een broedplaats voor bacteriën. Spoel de borstel daarom na gebruik schoon door hem tijdens het doorspoelen in het water te houden. Schud het overtollige water eraf en laat hem vervolgens drogen. Dat doe je eenvoudig door de steel tussen de bril en de pot te klemmen, zodat de borstel boven de wc hangt. Zodra hij droog is, kan hij terug in de houder. Combineer dit met een beetje reiniger in de houder en je hebt altijd een frisse borstel bij de hand.

9: Spoelen met de deksel dicht

Het klinkt als een klein detail, maar het verschil is groot: altijd doortrekken met de deksel dicht. Bij een open deksel komen er minuscule druppeltjes vrij die zich tot wel twee meter ver kunnen verspreiden. Die druppeltjes kunnen bacteriën bevatten en landen mogelijk op handdoeken, de wastafel of zelfs je tandenborstel. Door simpelweg de deksel te sluiten, voorkom je dat onzichtbare nevel zich door de badkamer verspreidt. Dat scheelt niet alleen in schoonmaakwerk, maar zorgt ook voor een hygiënischere omgeving.

10: Een frisse geur maakt het af

Tot slot: een schoon toilet voelt nóg prettiger aan met een aangename geur. Er zijn volop mogelijkheden om je wc lekker te laten ruiken. Een spuitbus is handig voor een snelle opfrisbeurt, terwijl automatische dispensers op vaste momenten een vleugje parfum verspreiden. Geurstokjes of -stenen zorgen voor een constante, subtiele geur. Liever natuurlijk? Een paar druppels essentiële olie op een wattenschijfje dat je achter de wc verstopt, werkt ook prima. Kies vooral een geur die bij jou en je huis past; citrus en lavendel zijn klassiekers die in de meeste badkamers goed tot hun recht komen.

Met deze snelle schoonmaaktips blijft je toilet schoon en hygiënisch, zonder dat je er veel tijd aan kwijt bent. Wel zo prettig, want 2 uur per week betekent dat je per jaar ruim 2,5 volle werkweken … enfin, je snapt waarom een schoon toilet belangrijk én fijn is!

Heb je een Google-account, dan heb je automatisch ook toegang tot Gmail. Fijn, want met 15 GB gratis opslag kun je heel wat e-mails opslaan. Bovendien telt deze razend populaire webmaildienst allerlei slimme snufjes. Wij hebben 20 tips voor je verzameld waarmee Gmail jouw dagelijkse werk heel wat eenvoudiger maakt.

Lees ook: Zo gebruik je meerdere e-mailaccounts in de Gmail-app

Tip 1: Geavanceerde werkbalk

Gmail introduceerde vorig jaar een vereenvoudigde werkbalk met minder functies. Het snoozen van berichten, toevoegen van taken en diverse andere opties liggen hierdoor ietwat verstopt. Gelukkig kun je de oude vertrouwde werkbalk herstellen. Log hiervoor in op https://mail.google.com en open een willekeurige e-mail. Klik vervolgens bovenin aan de rechterkant van de werkbalk op de drie puntjes. Kies in het submenu Overschakelen naar geavanceerde werkbalk.

Tip 2: Gemini

Met Gemini (voorheen Bard) sprong Google zo'n twee jaar geleden óók op de AI-trein. Deze chatbot is in principe een betaalde functie, maar Gmail-gebruikers kunnen het desgewenst gratis uitproberen. Klik rechtsboven op het pictogram Probeer Gemini en bevestig met Nu proberen of Probeer dit nu kosteloos uit. Er verschijnt een betaalpagina. Je kunt deze functie twee weken of een maand gratis gebruiken, maar daarna kost het abonnement geld (inclusief 2 TB opslag).

De duur van de probeertijd hangt af van het huidige accounttype. Als je voortijdig opzegt, brengt Google geen kosten in rekening. Zodra je bevestigt met Proefperiode starten of Proefversie starten, is Gemini actief in een zijvenster van Gmail. Je kunt hiermee onder meer automatisch teksten genereren en een lange e-mail samenvatten.

Tip 3: Automatische filters

Wil je jouw inbox overzichtelijk houden? Maak dan gebruik van automatische e-mailfilters. Open rechtsboven via het tandwielpictogram de Instellingen en klik vervolgens op Alle instellingen bekijken. Navigeer naar het tabblad Filters en geblokkeerde adressen en klik op Nieuw filter maken.

Je kunt nu bepaalde criteria opgeven zoals afzender, onderwerp of specifieke woorden. Zodra je bevestigt met Filter maken, bepaal je wat er met deze e-mails moet gebeuren. Denk onder meer aan archiveren, markeren als gelezen of naar een specifieke map verplaatsen. Maak een keuze en klik als laatste nog een keer op Filter maken.

Tip 4: Handige sneltoetsen

Gmail ondersteunt heel wat sneltoetsen, maar mogelijk zijn die nog niet ingeschakeld. Klik hiervoor op Instellingen / Alle instellingen bekijken. Scrol naar beneden en selecteer zo nodig de optie Sneltoetsen aanzetten. Hiermee activeer je handige toetscombinaties zoals C voor een nieuwe e-mail, R voor beantwoorden en E om een bericht te archiveren. Deze sneltoetsen kunnen je productiviteit aanzienlijk verhogen. Bevestig onderaan met Wijzigingen opslaan.

Tip 5: Zoekopdrachten

Gmail heeft een krachtige zoekfunctie waarmee je snel de juiste e-mails opspoort. Gebruik de opdrachten from: en to: om respectievelijk ontvangen of verzonden e-mails van een bepaald contactpersoon te zien. Met subject: en has:attachment kun je de zoekresultaten ook verfijnen op onderwerp of bijlage. Verder geef je via before: en after: een specifieke tijdsperiode aan. Handig is dat je deze verschillende zoekopdrachten ook kunt combineren. 

Tip 6: Automatisch antwoord

Ga je op vakantie? Misschien check je dan niet steeds je e-mail. Je kunt een automatisch antwoord instellen voor wanneer je niet beschikbaar bent. Je navigeert hiervoor naar Instellingen / Alle instellingen bekijken en scrolt omlaag totdat je het onderdeel Automatisch antwoord tegenkomt. Activeer de optie Automatisch antwoord staat aan. Verder selecteer je de eerste en laatste dag van jouw vakantie. Bedenk ook een geschikt Onderwerp, bijvoorbeeld 'Automatisch antwoord'. Typ nu het afwezigheidsbericht en gebruik hierbij eventueel de opmaakfuncties bovenin de werkbalk. Klik onderaan op Wijzigingen opslaan.

Tip 7: E-mails snoozen

Je hebt misschien niet meteen tijd om op een belangrijke e-mail te reageren. Met de snoozefunctie 'ontvang' je het bericht op een later moment opnieuw. Klik bovenaan de e-mail op Snoozen (pictogram met klokje). Is de geavanceerde werkbalk niet actief (zie Tip 1), dan klik je eerst op de drie puntjes. Je kunt een van de voorgestelde data aanklikken of via Kies datum en tijd zelf een geschikt moment bepalen. Selecteer in het laatste geval een dag en tijdstip, waarna je bevestigt met Opslaan.

Tip 8: Donkere modus

Gmail oogt met de standaardinstellingen nogal witjes. Je kunt de achtergrond van de webmaildienst eventueel donker maken. Vooral in de avond is dat rustiger voor de ogen. Navigeer naar Instellingen / Alle instellingen bekijken en klik op het tabblad Thema's. Via Thema instellen opent er een venster met diverse fraaie foto's. Die kun je trouwens óók als achtergrond van Gmail instellen. Als je liever een zwarte achtergrond wilt, scrol je een stukje omlaag. Klik op het thema Donker om de weergave meteen te wijzigen. Bewaar de wijzigingen met Opslaan.

Tip 9: Weergave postvak

Gmail ondersteunt verschillende weergaven van het postvak. Open Instellingen en wijs in het rechterzijvenster bij Inboxtype de gewenste weergave aan. Kies bijvoorbeeld voor Belangrijkste eerst, Ongelezen eerst of Prioriteitsinbox. Afhankelijk van je keuze kun je via Aanpassen nog wat zaken wijzigen. Maak in dat geval een keuze en sluit af met Opslaan.

Tip 10: E-mail later versturen

Je kunt e-mails inplannen om ze op een later tijdstip automatisch te verzenden. Maak met Opstellen een nieuwe e-mail op en klik naast Sturen op het driehoekje. Zodra je klikt op Sturen plannen verschijnt er een vers venster. Je kunt eventueel een van de voorgestelde data kiezen. Verzend je de e-mail liever op een specifiek moment, dan klik je op Kies datum en tijd. Wanneer je eenmaal een datum en tijdstip hebt gekozen, bevestig je met Sturen plannen.

Tip 11: Sjablonen

Sjablonen in Gmail helpen je om tijd te besparen bij het opstellen van veelvoorkomende e-mails. Ga naar Instellingen / Alle instellingen bekijken en klik op het tabblad Geavanceerd. Selecteer achter Templates de optie Aanzetten. Je bewaart een sjabloon door eerst een nieuwe e-mail op te stellen.

Wil je de inhoud van dit bericht vaker gebruiken? Klik dan in de werkbalk op de drie puntjes en kies achtereenvolgens Templates / Concept opslaan als template / Opslaan als nieuwe template. Je geeft het sjabloon daarna een relevante naam en kiest Opslaan. Via de drie puntjes en Templates kun je voortaan opgeslagen sjablonen invoegen.

Tip 12: Vertrouwelijke modus

Gmail heeft een vertrouwelijke modus waarmee je (privacy)gevoelige gegevens kunt beschermen. Ontvangers kunnen de bewuste e-mail dan niet doorsturen, kopiëren, afdrukken en downloaden. Stel een nieuwe e-mail op en klik in de werkbalk op Vertrouwelijke modus aan-/uitzetten (pictogram met hangslotje). Stel naar eigen inzicht een vervaldatum in en voeg een toegangscode toe. Klik tot slot op Opslaan. Je creëert zo een extra beschermingslaag voor gevoelige informatie.

Tip 13: Tabbladen inbox

Gmail verdeelt inkomende e-mails op eigen houtje over verschillende tabbladen, zoals Primair, Sociaal, Reclame, Forums en Updates. Dat helpt je om je digitale brievenbus overzichtelijk te houden en belangrijke berichten snel te vinden. Je beslist zelf welke tabbladen je wel of juist niet wilt gebruiken.

Ga naar Instellingen / Alle instellingen bekijken / Inbox en vink achter Categorieën de tabbladen aan die je wilt tonen. Vind je al die verschillende categorieën maar niks? Vink dan alleen Primair aan. Alle berichten belanden zo op een digitale hoop. Klik onderaan op Wijzigingen opslaan.

Tip 14: Leesvenster inschakelen

Zodra je in het postvak op een e-mail klikt, opent de inhoud van het bericht normaal gesproken in een nieuw venster. Dat kan ook anders! Vooral bij gebruik van een ruime monitor loont het de moeite om de inbox en het leesvenster tegelijkertijd te tonen. Klik op Instellingen en scrol in het rechterzijvenster een eindje omlaag. Bij het onderdeel Leesvenster zijn er drie mogelijkheden, namelijk Geen afsplitsing, Rechts van inbox of Onder inbox. Kies een van de twee laatstgenoemde opties en bevestig daarna met Opnieuw laden om het leesvenster te activeren.

Tip 15: Vertalen

Wie weleens een e-mail in een andere taal ontvangt, kan de vertaalfunctie gebruiken. Zo lees je het bericht alsnog in het Nederlands. Klik rechtsboven op de drie puntjes en kies in het menu Bericht vertalen. De tekst verandert vrijwel direct naar je moedertaal. Wil je toch de oorspronkelijke e-mail lezen? Klik in dat geval bovenaan op Origineel tonen. Via het tandwielpictogram laat je e-mails van een bepaalde taal in het vervolg desgewenst automatisch naar het Nederlands vertalen.

Tip 16: Stermarkering

Markeer belangrijke e-mails met een ster om ze snel terug te vinden. Dat werkt erg simpel. Klik voor een e-mail op het stericoon om deze te markeren. Je gebruikt verschillende kleuren en soorten sterren om zo onderscheid tussen diverse e-mails te maken. Klik hiervoor meermaals op het sterretje.

Overigens zijn niet alle stermarkeringen in gebruik. Ga naar Instellingen / Alle instellingen bekijken en ontdek bij het onderdeel Sterren uit welke markeringen je momenteel kunt kiezen. Zie je bij Niet in gebruik een interessant figuurtje? Sleep de betreffende stermarkering dan met ingedrukte muisknop naar het veld achter In gebruik. Klik als laatste op Wijzigingen opslaan.

Tip 17: Google Agenda-integratie

Google Agenda en Gmail werken naadloos met elkaar samen. Een voordeel, want vanuit e-mails plan je eenvoudig afspraken en vergaderingen. Klik binnen het postvak van Gmail in de rechterbalk op het gekleurde pictogram van Google Agenda. De agenda opent met de huidige datum in het zijvenster. Gebruik de pijltjes om naar een andere nabijgelegen datum te switchen. Je klikt op een tijdstip om een afspraak toe te voegen. Typ onder meer een beschrijving, nodig gasten uit en geef een locatie op. Je bevestigt met Opslaan. De afspraak verschijnt daarna in de agenda. 

Tip 18: Uitschrijven voor mails

Ben je berichten van een specifieke afzender zat, zoals hardnekkige promotiemails of oninteressante nieuwsbrieven? Hoewel er onderaan de e-mail vaak een mogelijkheid is om jezelf uit te schrijven, is deze optie lang niet altijd makkelijk te vinden. Gmail kan je helpen. Bij terugkerende e-mails verschijnt achter de afzender de optie Afmelden. Klik daarop en kies in het venster wederom voor Afmelden. Er verschijnt vervolgens een bevestiging. Houd er rekening mee dat de uitschrijffunctie niet voor elke inkomende e-mail beschikbaar is.

Tip 19: Ongedaan maken

Als je een e-mail verstuurt, kun je de bezorging weer intrekken. Klik in dat geval op Ongedaan maken. Handel wel snel, want deze optie verschijnt maar kort. Je kunt de bedenktijd wel iets verlengen. Ga naar Instellingen / Alle instellingen bekijken en klik achter Versturen ongedaan maken op het uitrolmenu. Je kiest tussen vijf, tien, twintig óf dertig seconden. Bewaar de instellingen via Wijzigingen opslaan.

Tip 20: Labels

Labels zijn in Gmail een perfecte manier om het postvak te ordenen. Je vindt hierdoor verschillende soorten e-mails makkelijker terug, bijvoorbeeld nieuwsbrieven of berichten van de plaatselijke sportvereniging. Maak naar eigen inzicht nieuwe labels aan. Navigeer naar Instellingen / Alle instellingen bekijken / Labels en bepaal welke labels je wilt tonen of juist wilt verbergen. Klik nu op de knop Nieuw label maken. Typ een toepasselijke naam en klik op Maken. Open nu een e-mail die je bij een of meerdere labels wilt onderbrengen. Je klikt bovenaan op de drie puntjes, waarna je via Labelen als de juiste label(s) toewijst. Klik als laatste op Toepassen.