Velen van ons kunnen voor het dagelijkse werk niet zonder Office. Het pakket gaat al heel wat jaren mee, maar haal jij er wel het maximale uit? Wij maken een selectie van slimmigheden waarmee je bekende onderdelen, zoals Word, PowerPoint en Outlook, nóg meer naar je hand zet.

In dit artikel richten we ons op de versies Microsoft Office 2021 en Microsoft Office 365. Gebruik je een andere versie, dan kun je uiteraard altijd proberen of de tip ook daarin werkt.

Vertalen maar

Je ontvangt een document in een vreemde taal of je moet zelf een verslag maken voor een anderstalig publiek. Uiteraard kun je gebruikmaken van een online dienst zoals Google Translate, maar in Word zelf zit ook een vertaalfunctie.

Selecteer de tekst en typ in het zoekvak bovenin: Vertalen. Kies nu voor Vertalen / Selectie vertalen of Vertalen / Document vertalen. Een deelvenster opent rechts in het scherm. Controleer of de juiste bron- en doeltaal is geselecteerd en of je tevreden bent met het vertaalde werk. Klik daarna op Invoegen. De geselecteerde tekst in het document wordt vervangen.

Direct vertalen in Word, zonder hulp van buitenaf.

Dicteren

Geen zin om een lange tekst te typen? Dan is het tijd om de functie Dicteren van Word in te zetten. Open een nieuw document en ga naar het tabblad Start. In de sectie Spraak vind je de knop Dicteren. Begin vervolgens met praten. De tekst verschijnt op het scherm. Je kunt ook opmaaksuggesties geven: zeg ‘Nieuwe regel’ om de volgende zin op een nieuwe regel te beginnen. Standaard is Word ingesteld op de Nederlandse taal. Klik op de knop Instellingen voor dicteren (herkenbaar aan het tandwiel) en kies een andere taal bij Gesproken taal.

In hetzelfde venster kun je ook aangeven welke microfoon moet worden gebruikt en of je automatisch interpunctie wilt gebruiken (kies Automatische interpunctie inschakelen). Ben je tevreden met de instellingen? Klik op Opslaan. Wil je het document niet meer dicteren en verdergaan met typen, dan sluit je het minivenster Dicteren.

Even geen zin om te typen: dicteer je teksten dan.

Plannen maken

Outlook heeft een relatief verborgen optie waarmee je snel een moment met anderen kunt kiezen, bijvoorbeeld om af te spreken. De optie werkt alleen als je met elkaar verbonden bent, bijvoorbeeld via een bedrijfsnetwerk of gezamenlijke licentie binnen de familie. Dat maakt de functionaliteit niet minder handig.

Open een nieuw e-mailbericht en kies op de tab Bericht voor Nieuwe planningspeiling. Vervolgens typ je de namen van de personen om wie het gaat in het vak Aan. Het deelvenster van Planningspeiling vult zich met tijdstippen en laat telkens zien of de andere personen wel of niet beschikbaar zijn. Je kunt de datum en tijd bovenin het venster aanpassen. Klik op Volgende en kies Poll maken.

Mening vragen

In Outlook vind je de mogelijkheid om een poll uit te sturen, waarin je naar de mening van de ontvangers vraagt. Open een nieuw e-mailbericht. Op de tab Bericht klik je op Polls. Een deelvenster opent. Geef hierin je vraag op en de beschikbare antwoorden.

Standaard zijn er twee keuzemogelijkheden, maar je kunt extra antwoorden toevoegen. Klik op Optie toevoegen. Als de ontvangers meerdere opties mogen kiezen, dan zet je de schuif op Aan bij Meerdere antwoorden. Klik op Volgende en controleer of de poll correct is. Kies hierna voor Toevoegen aan e-mailbericht. De ontvangers zien de poll direct in het e-mailbericht en kunnen via de e-mail stemmen.

Vraag om de mening van anderen via een poll per e-mail.

Uitbreiden maar!

Je kunt de Office-onderdelen, waaronder Word en PowerPoint, uitbreiden met nieuwe functies. We maken hiervoor gebruik van invoegtoepassingen. Je kunt deze vergelijken met de plug-ins voor de browser. Open een nieuw document, bijvoorbeeld in Word, en zoek op de tab Start naar Invoegtoepassingen. Een nieuw venster opent, waarin je kunt zoeken naar specifieke uitbreidingen.

Daaronder vind je een sectie met veel gedownloade invoegtoepassingen. Klik op Meer invoegtoepassingen voor de volledige lijst. Zo kun je met invoegtoepassingen bijvoorbeeld AI-hulpjes aan Office toevoegen die je helpen bij het verbeteren van teksten of het opzetten van een verhaal. Ook zijn er uitbreidingen waarmee je formulieren of kant-en-klare designs kunt gebruiken.

Lees hierover ook dit uitgebreide artikel: Deze plug-ins laten je nog productiever werken met Word

Breid de functionaliteit van Office uit met behulp van invoegtoepassingen.

Passende kolom

Je kent het ongetwijfeld: een volle Excel-sheet met talloze kolommen, maar sommige tekst of waarden passen niet volledig in de kolom. Het gevolg: afgebroken informatie. Uiteraard kun je dit handmatig oplossen per kolom, maar het kan wat sneller.

Gebruik Ctrl+A om het volledige werkblad te selecteren. Open de tab Start en klik bij Cellen op de pijl naast Opmaak. Kies voor Kolombreedte AutoAanpassen. Bovendien kun je kiezen voor Rijhoogte AutoAanpassen. Deze acties schelen je aardig wat handmatig werk!

Juiste kleuren

Je bent goed op weg om in PowerPoint een strakke presentatie te maken en maakt hiervoor uiteraard gebruik van een paar mooie illustraties. Hoe zorg je ervoor dat de kleur van het lettertype overeenkomt met de kleuren uit de afbeelding? Selecteer de tekst die je dezelfde kleur wilt geven en open de tab Start. In de sectie Lettertype klik je op de knop Tekstkleur. Kies nu voor Pipet. Klik met de pipet op de gewenste kleur binnen de afbeelding. PowerPoint neemt deze kleur over en past deze meteen toe op de geselecteerde tekst.

Gebruik de pipet om de juiste kleur te kiezen.

Nieuwe Outlook

Voor Outlook is onlangs een nieuwe versie uitgekomen, die vooralsnog door het leven gaat als Outlook (Nieuw). Heb je afscheid genomen van de klassieke versie en ben je inmiddels overgestapt? Je kunt een paar nieuwe functies inzetten en daarmee je postvak beter organiseren.

Zo biedt het nieuwe Outlook de mogelijkheid om een specifiek bericht vast te zetten, zodat het altijd zichtbaar blijft. Handig voor belangrijke berichten. Klik op het bericht en kies voor Dit bericht vastmaken. De knop bevindt zich rechtsboven in het venster en is herkenbaar aan het pictogram van een punaise. Klik nogmaals op de knop om het bericht weer los te maken.

Direct naast deze knop vind je de optie om het geselecteerde bericht tijdelijk te verbergen (herkenbaar aan een klok). Vervolgens kun je kiezen om het bericht later op de dag, in de avond of juist op een ander tijdstip te laten verschijnen. Bijvoorbeeld op een tijdstip dat je het bericht kunt beantwoorden.

Lees zeker ook dit artikel: Van opstellen tot opruimen: zo werk je met het nieuwe Outlook

Opruimen 2.0

Het opgeruimd houden van je inbox speelt in het nieuwe Outlook een grote rol. Dat blijkt ook uit een andere functie, die je slim kunt inzetten: Berichten opruimen (in het Engels aangenaam klinkend als ‘Sweep messages’). Hiermee kun je één bericht selecteren en hiervoor een opruimregel bepalen.

Klik op het gewenste bericht en vervolgens op de knop met een bezem die je vindt in de werkbalk bovenin. Hierna bepaal je of alle berichten van dezelfde afzender naar een andere map moeten worden verplaatst (al dan niet inclusief toekomstige berichten). Je kunt ook kiezen of je het meest recente bericht wilt bewaren en de rest wilt verwijderen, of berichten van de afzender en ouder dan tien dagen altijd wilt verwijderen. Bevestig je keuze met een klik op OK.

Nieuw in het nieuwe Outlook: berichten opruimen.

Eigen werkbalk

Welk Office-programma je ook gebruikt, de kans is groot dat je een paar favoriete opties hebt. Breng deze onder in je persoonlijke werkbalk. Deze balk bevat alleen de opties die jij relevant vindt. Open een Office-programma, bijvoorbeeld Word. Kies vervolgens voor Bestand / Opties. Open de sectie Werkbalk Snelle toegang. Links vind je de beschikbare opties. Deze zijn onderverdeeld in verschillende categorieën, zoals Populaire opdrachten en Macro’s. Selecteer de optie die je aan de eigen werkbalk wilt toevoegen en klik op Toevoegen.

De huidige onderdelen vind je in het rechtervenster. Verwijder daaruit de onderdelen die je niet wilt gebruiken: selecteer deze en klik op Verwijderen. Met de knoppen Omhoog en Omlaag verander je de onderlinge positie. Je kunt de werkbalk ook voor meerdere computers gebruiken: rechtsonder vind je de knop Importeren en exporteren. Verlaat het venster via OK. De werkbalk Snelle toegang wordt linksboven in het Office-venster getoond.

Maak je eigen werkbalk met favoriete opties.

Ondanks het feit dat Android een ontzettend open platform is waar je veel dingen zelf op kunt instellen, loop je soms tegen een beperking aan. Zo kan het zijn dat je in sommige apps geen screenshot mag maken. Maar mág niet betekent niet kán niet ... Toch een screenshot nodig? Probeer dan deze manieren!

Lees ook: Deze 4 functies maken Android 15 bijzonder

Hoe vaak doe je het niet: even snel een screenshot maken van wat er op het scherm gebeurt. Zo kun je aan een ander laten zien wat jij ziet, waardoor diegene je kan helpen. Of je wilt iets vastleggen voor later. Wat je reden ook is: het is vervelend als blijkt dat een Android-app het maken van screenshots geblokkeerd heeft. Dit komt zelden voor, maar specifieke apps hebben dergelijke beperkingen – denk aan bankapps en berichtendiensten. Soms is het een kwestie van een schuifregelaar omzetten in de instellingen van een app, maar in veel andere gevallen is het onmogelijk.

In vrijwel alle gevallen heeft dit met privacy en beveiliging te maken. Zo beperkt een bankapp deze functie om te voorkomen dat je persoonlijke gegevens lekken. Browserapps beperken de functionaliteit daarnaast soms in de privémodus (of incognito), zodat bepaalde zaken daadwerkelijk privé blijven. Berichtendiensten doen dit soms bij kortstondige of privéberichten, zodat anderen die niet te zien kunnen krijgen. En videostreamingdiensten bouwen dit soort beperkingen in in de strijd tegen piraterij: zo kunnen beelden niet op een ongeoorloofde manier gedeeld worden.

Een video-opname maken

Je kunt op verschillende manieren een screenshot maken binnen een app die dat normaliter niet toestaat. Zo kun je, hoe omslachtig dit ook klinkt, een video-opname maken. We bedoelen dan niet met een andere smartphone of camera, maar door gebruik te maken van de ingebouwde video-opnamefunctie. De meeste Android-smartphones hebben namelijk de optie Schermopname, binnen het snelmenu (dat is het menu dat je van boven naar beneden trekt). Als je de tegel ziet staan (misschien moet je hem eerst nog toevoegen), dan kun je als volgt te werk gaan.

• Trek het snelmenu naar beneden
• Zoek de optie Schermopname op (het kan zijn dat die een pagina verderop zit of verstopt zit onder de knop Bewerken)
• Zet Schermopname aan
• Begin met het opnemen van je scherm
• Na het opnemen speel je de video af
• Pauzeer op het frame dat je wilt screenshotten
• Maak nu het screenshot zoals je dat normaliter doet

Deze methode is echter niet volledig waterdicht. Het kan zijn dat een applicatie niet alleen het maken van een screenshot blokkeert, maar ook Schermopname. In dat geval kun je proberen de opname vanaf het thuisscherm te starten en vervolgens de app te openen. Het kan gebeuren dat de app dan niet in beeld komt tijdens het opnemen. Lukt dat ook niet Gelukkig is er nog een andere optie.

Vraag het aan Google Assistent

Je kunt Google Assistent vragen om het voor je te doen. Vaak blokkeren apps het maken van screenshots via de gebruikelijke manier (zoals volumeknop omlaag + powerknop), maar laten ze het met een omweg toch toe. Aangezien de Google Assistent op vrijwel elke Android-telefoon staat, kan dit een handige back-up zijn voor iedereen tegen de beperkingen aanloopt. Via het korte stappenplan leggen we je uit hoe je te werk gaat. Zo hoef je geen knoppencombinaties te gebruiken.

• Open de app (en het onderdeel) waarvan je een screenshot wilt maken
• Spreek Google Assistent aan (dit kan meestal met het commando 'Hey Google')
• Geef nu het commando 'maak een screenshot'
• De Assistent maakt direct een screenshot

Helaas is ook deze methode niet altijd succesvol. Sommige apps hebben een hardnekkige screenshotbescherming die helaas lastig te omzeilen is. Zie je na het maken van de afbeelding een zwart of leeg scherm? Dan is dat de reden.

Het kan zijn dat op jouw smartphone Google Assistent vervangen is door Google Gemini; maar de werking is hetzelfde. Mocht je de stemassistenten uitgeschakeld hebben, vergeet ze dan niet opnieuw te activeren via de instellingen van je toestel.

Haal jij graag alles uit je laptop? Dan kun je eigenlijk niet zonder handige gadgets en accessoires die het leven makkelijker maken. Je leest er alles over in dit artikel.

Lees ook: Op zoek naar een nieuwe laptop? Dit is waar je op moet letten!

Een laptopstandaard

Met een laptopstandaard werk je ergonomischer en krijg je minder snel last van je nek en schouders. Je kunt de laptop er namelijk iets hoger mee plaatsen en hebt enige vrijheid bij het instellen. Bovendien is het een ideaal hulmiddel als je graag met je laptop op de bank zit. Je hebt een mooi tableau waar je laptop stabiel op staat. Sommige modellen hebben ook ruimte voor je muis. Verder is het de moeite waard om een laptopstandaard te overwegen met ingebouwde koeling. Dat helpt om de temperatuur van je laptop lager te houden. Hierdoor slijten onderdelen minder snel en blijft de laptop langer goed werken.

Een powerbank met zonnepaneel

Ben je veel onderweg of neem je je laptop mee op vakantie? Dan is het handig om een powerbank mee te nemen. Hierdoor zit je veel minder snel zonder stroom. Je laadt de powerbank thuis op en als de accu van je laptop (bijna) leeg is, sluit je de apparaten op elkaar aan. Helemaal handig zijn de modellen met zonnepaneel. Denk er wel aan dat het een tijd duurt voor een powerbank helemaal opgeladen is met een ingebouwd paneeltje.

Let er verder op dat de powerbank krachtig genoeg is voor je laptop en voldoende capaciteit heeft. Je hebt minimaal 20.000 mAh nodig om er echt iets aan te hebben. Hoeveel output je nodig hebt, vind je op de oplader van je laptop. Voor sommige kleine modellen is 30 watt genoeg, maar de meeste hebben minstens 60 watt nodig.

©Daisy Daisy

Een universele wandstekker

Ga je veel op reis en kom je terecht in landen met andere wandcontactdozen dan in Nederland? In zo'n geval is het erg handig om een reisadapter te kopen (ook wel universele stekker of wereldstekker genoemd). Ook hier is het weer belangrijk om erop te letten dat het wattage toereikend is voor je laptop.

Een usb-naar-internet adapter

Een wifi-verbinding is standaard voor laptops en geeft je lekker veel vrijheid. Maar het kan zijn dat je een slechte of wisselvallige draadloze verbinding met een netwerk hebt. Of misschien ben jij iemand die meer nodig heeft of het gewoon prettig vindt om via een kabel verbonden te zijn. Veel laptops hebben geen utp-poort meer om een ethernetkabel in te pluggen. Met een losse adapter los je dat probleem eenvoudig op. Ga op zoek naar een usb-naar-RJ45-adapter (ook wel ethernetadapter genoemd). Die zijn al te vinden voor minder dan 10 euro. Op veel adapters zitten ook extra usb-poorten, wat ook zeker het overwegen waard is.  

©amnarj2006

Een kaartlezer

Draadloos bestanden overzetten of gewoon al je foto's in de cloud opslaan werkt over het algemeen prima. Maar met een ouderwetse kaartlezer is ook niks mis. Het is vooral handig als je wat oudere apparatuur zonder moderne verbindingsmogelijkheden hebt, of wanneer je al je gegevens liever lokaal bewaart. Voor een paar euro koop je al een universele kaartlezer, met aansluitingen voor bijvoorbeeld microSD, SDHC en UHS-I.

©begun1983

Een externe dvd/blu-ray-speler

Laptops worden steeds platter, maar daardoor is er wel minder plek voor poorten. De utp-connectie is verdwenen en hetzelfde geldt voor de dvd/blu-ray speler. Heb je een collectie van je favoriete films en series? Dan is het aanschaffen van een externe dvd/blu-ray-speler een uitkomst. Voor rond de 15 euro haal je al een prima exemplaar in huis.

Een externe harde schijf

Staat je laptop vol met foto's, video's en andere bestanden? Dan is een externe harde schijf een uitkomst. Daarmee stel je in het gunstigste geval de aankoop van een nieuwe laptop uit. Het is sowieso geen gek idee om je belangrijkste data (dubbel) op te slaan. Dat kan in de cloud, maar misschien kies je liever voor een fysieke schijf die je zelf in bezit hebt.

Een docking station

Met een docking station creëer je een werkplek met je laptop als middelpunt. Het is een soort hub met allerlei poorten, zoals HDMI- en usb-poorten, kaartlezers en een utp-aansluiting. Vaak zijn ze uitgerust met een oplader voor je laptop.

Je hoeft je laptop alleen maar in het docking station te pluggen en je bent meteen verbonden met alle andere apparaten. Sommige docking stations hebben een ingebouwde laptopstandaard, zodat je ook meteen ergonomisch zit. Heb je meerdere werkplekken of een flexibele werklocatie? Dan is een docking station een handige toevoeging die bovendien meteen de voordelen van andere randapparatuur toevoegt.