Velen van ons kunnen voor het dagelijkse werk niet zonder Office. Het pakket gaat al heel wat jaren mee, maar haal jij er wel het maximale uit? Wij maken een selectie van slimmigheden waarmee je bekende onderdelen, zoals Word, PowerPoint en Outlook, nóg meer naar je hand zet.

In dit artikel richten we ons op de versies Microsoft Office 2021 en Microsoft Office 365. Gebruik je een andere versie, dan kun je uiteraard altijd proberen of de tip ook daarin werkt.

Vertalen maar

Je ontvangt een document in een vreemde taal of je moet zelf een verslag maken voor een anderstalig publiek. Uiteraard kun je gebruikmaken van een online dienst zoals Google Translate, maar in Word zelf zit ook een vertaalfunctie.

Selecteer de tekst en typ in het zoekvak bovenin: Vertalen. Kies nu voor Vertalen / Selectie vertalen of Vertalen / Document vertalen. Een deelvenster opent rechts in het scherm. Controleer of de juiste bron- en doeltaal is geselecteerd en of je tevreden bent met het vertaalde werk. Klik daarna op Invoegen. De geselecteerde tekst in het document wordt vervangen.

Direct vertalen in Word, zonder hulp van buitenaf.

Dicteren

Geen zin om een lange tekst te typen? Dan is het tijd om de functie Dicteren van Word in te zetten. Open een nieuw document en ga naar het tabblad Start. In de sectie Spraak vind je de knop Dicteren. Begin vervolgens met praten. De tekst verschijnt op het scherm. Je kunt ook opmaaksuggesties geven: zeg ‘Nieuwe regel’ om de volgende zin op een nieuwe regel te beginnen. Standaard is Word ingesteld op de Nederlandse taal. Klik op de knop Instellingen voor dicteren (herkenbaar aan het tandwiel) en kies een andere taal bij Gesproken taal.

In hetzelfde venster kun je ook aangeven welke microfoon moet worden gebruikt en of je automatisch interpunctie wilt gebruiken (kies Automatische interpunctie inschakelen). Ben je tevreden met de instellingen? Klik op Opslaan. Wil je het document niet meer dicteren en verdergaan met typen, dan sluit je het minivenster Dicteren.

Even geen zin om te typen: dicteer je teksten dan.

Plannen maken

Outlook heeft een relatief verborgen optie waarmee je snel een moment met anderen kunt kiezen, bijvoorbeeld om af te spreken. De optie werkt alleen als je met elkaar verbonden bent, bijvoorbeeld via een bedrijfsnetwerk of gezamenlijke licentie binnen de familie. Dat maakt de functionaliteit niet minder handig.

Open een nieuw e-mailbericht en kies op de tab Bericht voor Nieuwe planningspeiling. Vervolgens typ je de namen van de personen om wie het gaat in het vak Aan. Het deelvenster van Planningspeiling vult zich met tijdstippen en laat telkens zien of de andere personen wel of niet beschikbaar zijn. Je kunt de datum en tijd bovenin het venster aanpassen. Klik op Volgende en kies Poll maken.

Mening vragen

In Outlook vind je de mogelijkheid om een poll uit te sturen, waarin je naar de mening van de ontvangers vraagt. Open een nieuw e-mailbericht. Op de tab Bericht klik je op Polls. Een deelvenster opent. Geef hierin je vraag op en de beschikbare antwoorden.

Standaard zijn er twee keuzemogelijkheden, maar je kunt extra antwoorden toevoegen. Klik op Optie toevoegen. Als de ontvangers meerdere opties mogen kiezen, dan zet je de schuif op Aan bij Meerdere antwoorden. Klik op Volgende en controleer of de poll correct is. Kies hierna voor Toevoegen aan e-mailbericht. De ontvangers zien de poll direct in het e-mailbericht en kunnen via de e-mail stemmen.

Vraag om de mening van anderen via een poll per e-mail.

Uitbreiden maar!

Je kunt de Office-onderdelen, waaronder Word en PowerPoint, uitbreiden met nieuwe functies. We maken hiervoor gebruik van invoegtoepassingen. Je kunt deze vergelijken met de plug-ins voor de browser. Open een nieuw document, bijvoorbeeld in Word, en zoek op de tab Start naar Invoegtoepassingen. Een nieuw venster opent, waarin je kunt zoeken naar specifieke uitbreidingen.

Daaronder vind je een sectie met veel gedownloade invoegtoepassingen. Klik op Meer invoegtoepassingen voor de volledige lijst. Zo kun je met invoegtoepassingen bijvoorbeeld AI-hulpjes aan Office toevoegen die je helpen bij het verbeteren van teksten of het opzetten van een verhaal. Ook zijn er uitbreidingen waarmee je formulieren of kant-en-klare designs kunt gebruiken.

Lees hierover ook dit uitgebreide artikel: Deze plug-ins laten je nog productiever werken met Word

Breid de functionaliteit van Office uit met behulp van invoegtoepassingen.

Passende kolom

Je kent het ongetwijfeld: een volle Excel-sheet met talloze kolommen, maar sommige tekst of waarden passen niet volledig in de kolom. Het gevolg: afgebroken informatie. Uiteraard kun je dit handmatig oplossen per kolom, maar het kan wat sneller.

Gebruik Ctrl+A om het volledige werkblad te selecteren. Open de tab Start en klik bij Cellen op de pijl naast Opmaak. Kies voor Kolombreedte AutoAanpassen. Bovendien kun je kiezen voor Rijhoogte AutoAanpassen. Deze acties schelen je aardig wat handmatig werk!

Juiste kleuren

Je bent goed op weg om in PowerPoint een strakke presentatie te maken en maakt hiervoor uiteraard gebruik van een paar mooie illustraties. Hoe zorg je ervoor dat de kleur van het lettertype overeenkomt met de kleuren uit de afbeelding? Selecteer de tekst die je dezelfde kleur wilt geven en open de tab Start. In de sectie Lettertype klik je op de knop Tekstkleur. Kies nu voor Pipet. Klik met de pipet op de gewenste kleur binnen de afbeelding. PowerPoint neemt deze kleur over en past deze meteen toe op de geselecteerde tekst.

Gebruik de pipet om de juiste kleur te kiezen.

Nieuwe Outlook

Voor Outlook is onlangs een nieuwe versie uitgekomen, die vooralsnog door het leven gaat als Outlook (Nieuw). Heb je afscheid genomen van de klassieke versie en ben je inmiddels overgestapt? Je kunt een paar nieuwe functies inzetten en daarmee je postvak beter organiseren.

Zo biedt het nieuwe Outlook de mogelijkheid om een specifiek bericht vast te zetten, zodat het altijd zichtbaar blijft. Handig voor belangrijke berichten. Klik op het bericht en kies voor Dit bericht vastmaken. De knop bevindt zich rechtsboven in het venster en is herkenbaar aan het pictogram van een punaise. Klik nogmaals op de knop om het bericht weer los te maken.

Direct naast deze knop vind je de optie om het geselecteerde bericht tijdelijk te verbergen (herkenbaar aan een klok). Vervolgens kun je kiezen om het bericht later op de dag, in de avond of juist op een ander tijdstip te laten verschijnen. Bijvoorbeeld op een tijdstip dat je het bericht kunt beantwoorden.

Lees zeker ook dit artikel: Van opstellen tot opruimen: zo werk je met het nieuwe Outlook

Opruimen 2.0

Het opgeruimd houden van je inbox speelt in het nieuwe Outlook een grote rol. Dat blijkt ook uit een andere functie, die je slim kunt inzetten: Berichten opruimen (in het Engels aangenaam klinkend als ‘Sweep messages’). Hiermee kun je één bericht selecteren en hiervoor een opruimregel bepalen.

Klik op het gewenste bericht en vervolgens op de knop met een bezem die je vindt in de werkbalk bovenin. Hierna bepaal je of alle berichten van dezelfde afzender naar een andere map moeten worden verplaatst (al dan niet inclusief toekomstige berichten). Je kunt ook kiezen of je het meest recente bericht wilt bewaren en de rest wilt verwijderen, of berichten van de afzender en ouder dan tien dagen altijd wilt verwijderen. Bevestig je keuze met een klik op OK.

Nieuw in het nieuwe Outlook: berichten opruimen.

Eigen werkbalk

Welk Office-programma je ook gebruikt, de kans is groot dat je een paar favoriete opties hebt. Breng deze onder in je persoonlijke werkbalk. Deze balk bevat alleen de opties die jij relevant vindt. Open een Office-programma, bijvoorbeeld Word. Kies vervolgens voor Bestand / Opties. Open de sectie Werkbalk Snelle toegang. Links vind je de beschikbare opties. Deze zijn onderverdeeld in verschillende categorieën, zoals Populaire opdrachten en Macro’s. Selecteer de optie die je aan de eigen werkbalk wilt toevoegen en klik op Toevoegen.

De huidige onderdelen vind je in het rechtervenster. Verwijder daaruit de onderdelen die je niet wilt gebruiken: selecteer deze en klik op Verwijderen. Met de knoppen Omhoog en Omlaag verander je de onderlinge positie. Je kunt de werkbalk ook voor meerdere computers gebruiken: rechtsonder vind je de knop Importeren en exporteren. Verlaat het venster via OK. De werkbalk Snelle toegang wordt linksboven in het Office-venster getoond.

Maak je eigen werkbalk met favoriete opties.

Sta je er weleens bij stil dat je gemiddeld zo’n twee uur per week op het toilet doorbrengt? Dan is het wel zo prettig als die ruimte fris en hygiënisch is. Alleen… niemand staat te springen om urenlang met schoonmaakmiddelen in de weer te zijn. Goed nieuws: dat hoeft ook helemaal niet. Met een paar slimme trucs is je wc in no-time blinkend schoon. Dit zijn tien praktische tips die je zonder moeite in je routine kunt opnemen.

Lees ook: Een frisse douche: zo kom je van een stinkend doucheputje af

1: Alles-in-één wc-reiniger: simpel en effectief

Een alles-in-één reiniger is je beste vriend als je weinig tijd hebt. Deze middelen combineren schoonmaken en desinfecteren in één fles, waardoor je met één handeling klaar bent. Breng de vloeistof aan onder de rand van de pot en zorg dat je de hele binnenkant meepakt. Laat het even inwerken, schrob kort met de borstel en trek door. Dankzij de handige flessen met gebogen tuit bereik je ook die lastige rand waar vuil en bacteriën zich ophopen. Zo ben je binnen enkele minuten van een groot deel van het werk af.

2: De wc-borstel als schoonmaakstation

Je kunt je wc-borstel extra slim inzetten door een bodempje schoonmaakmiddel in de houder te gieten. Zo zit er automatisch reiniger aan de borstel zodra je hem pakt, waardoor je bij elke schoonmaakbeurt direct goed van start gaat. Let er wel op dat je niet te veel gebruikt: een klein laagje is genoeg. Vergeet daarnaast niet de houder regelmatig schoon te maken en het middel te verversen. Zo blijft ook de borstel zelf hygiënisch en fris.

3: Desinfecterende doekjes voor snelle acties

Voor de plekken die vaak worden aangeraakt – de bril, het deksel en de spoelknop – zijn desinfecterende doekjes ideaal. Je hoeft er geen water of spons bij te gebruiken: even afnemen en klaar. Bovendien doden ze bacteriën én laten ze een frisse geur achter. Handig is om een pakje doekjes in de buurt van de wc te bewaren, zodat je ze altijd kunt pakken voor een snelle schoonmaakronde. Denk er wel aan om ze na gebruik in de prullenbak te gooien, ook als er op de verpakking staat dat ze biologisch afbreekbaar zijn. Doorspoelen kan voor vervelende verstoppingen zorgen.

©Victor Mulero

4: Azijn en baking soda: hét duo tegen kalkaanslag

Soms is gewoon schoonmaken niet genoeg en blijven er hardnekkige vlekken of kalkaanslag zichtbaar. Dan komt het beproefde duo azijn en baking soda goed van pas. Zo werkt het: giet een kopje witte azijn in de pot, strooi er royaal baking soda overheen en wacht tot het mengsel begint te bruisen. Dat schuimende effect is het teken dat de schoonmaakreactie bezig is. Laat het tien tot vijftien minuten zijn werk doen, schrob daarna stevig met de borstel en spoel door. Je zult merken dat aanslag veel gemakkelijker loskomt – en dat zonder agressieve chemicaliën.

5: Een fles met gebogen nek doet wonderen

We stipten het al even aan, maar deze tip verdient extra nadruk. Een fles reiniger met een gebogen tuit bereikt precies die plekken waar je normaal moeilijk bij komt. Denk aan de binnenrand van de pot: daar waar vuil zich stiekem het meest ophoopt. Knijp rustig in de fles terwijl je de tuit langs de hele rand beweegt en zorg dat alles goed bedekt is. Laat het middel kort intrekken en ga er dan met de borstel langs. Zo pak je ook het onzichtbare vuil aan.

Ook interessant: Zo krijg je bruine aanslag weg uit de wc-pot

6: Kleine poetsbeurten, groot effect

Wachten tot het toilet écht vies is, betekent dat je uiteindelijk veel langer bezig bent. Het is veel handiger om een routine op te bouwen waarin je een paar keer per week een snelle schoonmaakbeurt doet. Even de borstel door de pot en wat reiniger erbij – dat kost nauwelijks tijd, maar voorkomt dat vuil en kalk zich vastzetten. Koppel het aan een dagelijkse gewoonte, zoals het wachten op warm douchewater of het poetsen van je tanden, en je zult zien dat je wc moeiteloos schoon blijft.

7: Toiletblokjes voor doorlopende frisheid

Wil je dat je wc zichzelf een handje helpt schoonhouden? Dan zijn toiletblokjes een handige oplossing. Je hebt ze in twee varianten: voor in de stortbak of voor over de rand van de pot. In beide gevallen komt er bij elke spoelbeurt een beetje reinigingsmiddel vrij dat kalkaanslag tegengaat en een frisse geur afgeeft. Let bij de blokjes die je aan de rand hangt wel goed op dat het houdertje stevig vastzit, zodat het niet per ongeluk wordt doorgespoeld. Het aanbod is groot: van simpele reinigers tot 3-in-1 varianten die reinigen, ontkalken en parfum verspreiden.

©Coprid

8: Laat de wc-borstel niet nat achter

Een natte wc-borstel in een afgesloten houder is een broedplaats voor bacteriën. Spoel de borstel daarom na gebruik schoon door hem tijdens het doorspoelen in het water te houden. Schud het overtollige water eraf en laat hem vervolgens drogen. Dat doe je eenvoudig door de steel tussen de bril en de pot te klemmen, zodat de borstel boven de wc hangt. Zodra hij droog is, kan hij terug in de houder. Combineer dit met een beetje reiniger in de houder en je hebt altijd een frisse borstel bij de hand.

9: Spoelen met de deksel dicht

Het klinkt als een klein detail, maar het verschil is groot: altijd doortrekken met de deksel dicht. Bij een open deksel komen er minuscule druppeltjes vrij die zich tot wel twee meter ver kunnen verspreiden. Die druppeltjes kunnen bacteriën bevatten en landen mogelijk op handdoeken, de wastafel of zelfs je tandenborstel. Door simpelweg de deksel te sluiten, voorkom je dat onzichtbare nevel zich door de badkamer verspreidt. Dat scheelt niet alleen in schoonmaakwerk, maar zorgt ook voor een hygiënischere omgeving.

10: Een frisse geur maakt het af

Tot slot: een schoon toilet voelt nóg prettiger aan met een aangename geur. Er zijn volop mogelijkheden om je wc lekker te laten ruiken. Een spuitbus is handig voor een snelle opfrisbeurt, terwijl automatische dispensers op vaste momenten een vleugje parfum verspreiden. Geurstokjes of -stenen zorgen voor een constante, subtiele geur. Liever natuurlijk? Een paar druppels essentiële olie op een wattenschijfje dat je achter de wc verstopt, werkt ook prima. Kies vooral een geur die bij jou en je huis past; citrus en lavendel zijn klassiekers die in de meeste badkamers goed tot hun recht komen.

Met deze snelle schoonmaaktips blijft je toilet schoon en hygiënisch, zonder dat je er veel tijd aan kwijt bent. Wel zo prettig, want 2 uur per week betekent dat je per jaar ruim 2,5 volle werkweken … enfin, je snapt waarom een schoon toilet belangrijk én fijn is!

Heb je een Google-account, dan heb je automatisch ook toegang tot Gmail. Fijn, want met 15 GB gratis opslag kun je heel wat e-mails opslaan. Bovendien telt deze razend populaire webmaildienst allerlei slimme snufjes. Wij hebben 20 tips voor je verzameld waarmee Gmail jouw dagelijkse werk heel wat eenvoudiger maakt.

Lees ook: Zo gebruik je meerdere e-mailaccounts in de Gmail-app

Tip 1: Geavanceerde werkbalk

Gmail introduceerde vorig jaar een vereenvoudigde werkbalk met minder functies. Het snoozen van berichten, toevoegen van taken en diverse andere opties liggen hierdoor ietwat verstopt. Gelukkig kun je de oude vertrouwde werkbalk herstellen. Log hiervoor in op https://mail.google.com en open een willekeurige e-mail. Klik vervolgens bovenin aan de rechterkant van de werkbalk op de drie puntjes. Kies in het submenu Overschakelen naar geavanceerde werkbalk.

Tip 2: Gemini

Met Gemini (voorheen Bard) sprong Google zo'n twee jaar geleden óók op de AI-trein. Deze chatbot is in principe een betaalde functie, maar Gmail-gebruikers kunnen het desgewenst gratis uitproberen. Klik rechtsboven op het pictogram Probeer Gemini en bevestig met Nu proberen of Probeer dit nu kosteloos uit. Er verschijnt een betaalpagina. Je kunt deze functie twee weken of een maand gratis gebruiken, maar daarna kost het abonnement geld (inclusief 2 TB opslag).

De duur van de probeertijd hangt af van het huidige accounttype. Als je voortijdig opzegt, brengt Google geen kosten in rekening. Zodra je bevestigt met Proefperiode starten of Proefversie starten, is Gemini actief in een zijvenster van Gmail. Je kunt hiermee onder meer automatisch teksten genereren en een lange e-mail samenvatten.

Tip 3: Automatische filters

Wil je jouw inbox overzichtelijk houden? Maak dan gebruik van automatische e-mailfilters. Open rechtsboven via het tandwielpictogram de Instellingen en klik vervolgens op Alle instellingen bekijken. Navigeer naar het tabblad Filters en geblokkeerde adressen en klik op Nieuw filter maken.

Je kunt nu bepaalde criteria opgeven zoals afzender, onderwerp of specifieke woorden. Zodra je bevestigt met Filter maken, bepaal je wat er met deze e-mails moet gebeuren. Denk onder meer aan archiveren, markeren als gelezen of naar een specifieke map verplaatsen. Maak een keuze en klik als laatste nog een keer op Filter maken.

Tip 4: Handige sneltoetsen

Gmail ondersteunt heel wat sneltoetsen, maar mogelijk zijn die nog niet ingeschakeld. Klik hiervoor op Instellingen / Alle instellingen bekijken. Scrol naar beneden en selecteer zo nodig de optie Sneltoetsen aanzetten. Hiermee activeer je handige toetscombinaties zoals C voor een nieuwe e-mail, R voor beantwoorden en E om een bericht te archiveren. Deze sneltoetsen kunnen je productiviteit aanzienlijk verhogen. Bevestig onderaan met Wijzigingen opslaan.

Tip 5: Zoekopdrachten

Gmail heeft een krachtige zoekfunctie waarmee je snel de juiste e-mails opspoort. Gebruik de opdrachten from: en to: om respectievelijk ontvangen of verzonden e-mails van een bepaald contactpersoon te zien. Met subject: en has:attachment kun je de zoekresultaten ook verfijnen op onderwerp of bijlage. Verder geef je via before: en after: een specifieke tijdsperiode aan. Handig is dat je deze verschillende zoekopdrachten ook kunt combineren. 

Tip 6: Automatisch antwoord

Ga je op vakantie? Misschien check je dan niet steeds je e-mail. Je kunt een automatisch antwoord instellen voor wanneer je niet beschikbaar bent. Je navigeert hiervoor naar Instellingen / Alle instellingen bekijken en scrolt omlaag totdat je het onderdeel Automatisch antwoord tegenkomt. Activeer de optie Automatisch antwoord staat aan. Verder selecteer je de eerste en laatste dag van jouw vakantie. Bedenk ook een geschikt Onderwerp, bijvoorbeeld 'Automatisch antwoord'. Typ nu het afwezigheidsbericht en gebruik hierbij eventueel de opmaakfuncties bovenin de werkbalk. Klik onderaan op Wijzigingen opslaan.

Tip 7: E-mails snoozen

Je hebt misschien niet meteen tijd om op een belangrijke e-mail te reageren. Met de snoozefunctie 'ontvang' je het bericht op een later moment opnieuw. Klik bovenaan de e-mail op Snoozen (pictogram met klokje). Is de geavanceerde werkbalk niet actief (zie Tip 1), dan klik je eerst op de drie puntjes. Je kunt een van de voorgestelde data aanklikken of via Kies datum en tijd zelf een geschikt moment bepalen. Selecteer in het laatste geval een dag en tijdstip, waarna je bevestigt met Opslaan.

Tip 8: Donkere modus

Gmail oogt met de standaardinstellingen nogal witjes. Je kunt de achtergrond van de webmaildienst eventueel donker maken. Vooral in de avond is dat rustiger voor de ogen. Navigeer naar Instellingen / Alle instellingen bekijken en klik op het tabblad Thema's. Via Thema instellen opent er een venster met diverse fraaie foto's. Die kun je trouwens óók als achtergrond van Gmail instellen. Als je liever een zwarte achtergrond wilt, scrol je een stukje omlaag. Klik op het thema Donker om de weergave meteen te wijzigen. Bewaar de wijzigingen met Opslaan.

Tip 9: Weergave postvak

Gmail ondersteunt verschillende weergaven van het postvak. Open Instellingen en wijs in het rechterzijvenster bij Inboxtype de gewenste weergave aan. Kies bijvoorbeeld voor Belangrijkste eerst, Ongelezen eerst of Prioriteitsinbox. Afhankelijk van je keuze kun je via Aanpassen nog wat zaken wijzigen. Maak in dat geval een keuze en sluit af met Opslaan.

Tip 10: E-mail later versturen

Je kunt e-mails inplannen om ze op een later tijdstip automatisch te verzenden. Maak met Opstellen een nieuwe e-mail op en klik naast Sturen op het driehoekje. Zodra je klikt op Sturen plannen verschijnt er een vers venster. Je kunt eventueel een van de voorgestelde data kiezen. Verzend je de e-mail liever op een specifiek moment, dan klik je op Kies datum en tijd. Wanneer je eenmaal een datum en tijdstip hebt gekozen, bevestig je met Sturen plannen.

Tip 11: Sjablonen

Sjablonen in Gmail helpen je om tijd te besparen bij het opstellen van veelvoorkomende e-mails. Ga naar Instellingen / Alle instellingen bekijken en klik op het tabblad Geavanceerd. Selecteer achter Templates de optie Aanzetten. Je bewaart een sjabloon door eerst een nieuwe e-mail op te stellen.

Wil je de inhoud van dit bericht vaker gebruiken? Klik dan in de werkbalk op de drie puntjes en kies achtereenvolgens Templates / Concept opslaan als template / Opslaan als nieuwe template. Je geeft het sjabloon daarna een relevante naam en kiest Opslaan. Via de drie puntjes en Templates kun je voortaan opgeslagen sjablonen invoegen.

Tip 12: Vertrouwelijke modus

Gmail heeft een vertrouwelijke modus waarmee je (privacy)gevoelige gegevens kunt beschermen. Ontvangers kunnen de bewuste e-mail dan niet doorsturen, kopiëren, afdrukken en downloaden. Stel een nieuwe e-mail op en klik in de werkbalk op Vertrouwelijke modus aan-/uitzetten (pictogram met hangslotje). Stel naar eigen inzicht een vervaldatum in en voeg een toegangscode toe. Klik tot slot op Opslaan. Je creëert zo een extra beschermingslaag voor gevoelige informatie.

Tip 13: Tabbladen inbox

Gmail verdeelt inkomende e-mails op eigen houtje over verschillende tabbladen, zoals Primair, Sociaal, Reclame, Forums en Updates. Dat helpt je om je digitale brievenbus overzichtelijk te houden en belangrijke berichten snel te vinden. Je beslist zelf welke tabbladen je wel of juist niet wilt gebruiken.

Ga naar Instellingen / Alle instellingen bekijken / Inbox en vink achter Categorieën de tabbladen aan die je wilt tonen. Vind je al die verschillende categorieën maar niks? Vink dan alleen Primair aan. Alle berichten belanden zo op een digitale hoop. Klik onderaan op Wijzigingen opslaan.

Tip 14: Leesvenster inschakelen

Zodra je in het postvak op een e-mail klikt, opent de inhoud van het bericht normaal gesproken in een nieuw venster. Dat kan ook anders! Vooral bij gebruik van een ruime monitor loont het de moeite om de inbox en het leesvenster tegelijkertijd te tonen. Klik op Instellingen en scrol in het rechterzijvenster een eindje omlaag. Bij het onderdeel Leesvenster zijn er drie mogelijkheden, namelijk Geen afsplitsing, Rechts van inbox of Onder inbox. Kies een van de twee laatstgenoemde opties en bevestig daarna met Opnieuw laden om het leesvenster te activeren.

Tip 15: Vertalen

Wie weleens een e-mail in een andere taal ontvangt, kan de vertaalfunctie gebruiken. Zo lees je het bericht alsnog in het Nederlands. Klik rechtsboven op de drie puntjes en kies in het menu Bericht vertalen. De tekst verandert vrijwel direct naar je moedertaal. Wil je toch de oorspronkelijke e-mail lezen? Klik in dat geval bovenaan op Origineel tonen. Via het tandwielpictogram laat je e-mails van een bepaalde taal in het vervolg desgewenst automatisch naar het Nederlands vertalen.

Tip 16: Stermarkering

Markeer belangrijke e-mails met een ster om ze snel terug te vinden. Dat werkt erg simpel. Klik voor een e-mail op het stericoon om deze te markeren. Je gebruikt verschillende kleuren en soorten sterren om zo onderscheid tussen diverse e-mails te maken. Klik hiervoor meermaals op het sterretje.

Overigens zijn niet alle stermarkeringen in gebruik. Ga naar Instellingen / Alle instellingen bekijken en ontdek bij het onderdeel Sterren uit welke markeringen je momenteel kunt kiezen. Zie je bij Niet in gebruik een interessant figuurtje? Sleep de betreffende stermarkering dan met ingedrukte muisknop naar het veld achter In gebruik. Klik als laatste op Wijzigingen opslaan.

Tip 17: Google Agenda-integratie

Google Agenda en Gmail werken naadloos met elkaar samen. Een voordeel, want vanuit e-mails plan je eenvoudig afspraken en vergaderingen. Klik binnen het postvak van Gmail in de rechterbalk op het gekleurde pictogram van Google Agenda. De agenda opent met de huidige datum in het zijvenster. Gebruik de pijltjes om naar een andere nabijgelegen datum te switchen. Je klikt op een tijdstip om een afspraak toe te voegen. Typ onder meer een beschrijving, nodig gasten uit en geef een locatie op. Je bevestigt met Opslaan. De afspraak verschijnt daarna in de agenda. 

Tip 18: Uitschrijven voor mails

Ben je berichten van een specifieke afzender zat, zoals hardnekkige promotiemails of oninteressante nieuwsbrieven? Hoewel er onderaan de e-mail vaak een mogelijkheid is om jezelf uit te schrijven, is deze optie lang niet altijd makkelijk te vinden. Gmail kan je helpen. Bij terugkerende e-mails verschijnt achter de afzender de optie Afmelden. Klik daarop en kies in het venster wederom voor Afmelden. Er verschijnt vervolgens een bevestiging. Houd er rekening mee dat de uitschrijffunctie niet voor elke inkomende e-mail beschikbaar is.

Tip 19: Ongedaan maken

Als je een e-mail verstuurt, kun je de bezorging weer intrekken. Klik in dat geval op Ongedaan maken. Handel wel snel, want deze optie verschijnt maar kort. Je kunt de bedenktijd wel iets verlengen. Ga naar Instellingen / Alle instellingen bekijken en klik achter Versturen ongedaan maken op het uitrolmenu. Je kiest tussen vijf, tien, twintig óf dertig seconden. Bewaar de instellingen via Wijzigingen opslaan.

Tip 20: Labels

Labels zijn in Gmail een perfecte manier om het postvak te ordenen. Je vindt hierdoor verschillende soorten e-mails makkelijker terug, bijvoorbeeld nieuwsbrieven of berichten van de plaatselijke sportvereniging. Maak naar eigen inzicht nieuwe labels aan. Navigeer naar Instellingen / Alle instellingen bekijken / Labels en bepaal welke labels je wilt tonen of juist wilt verbergen. Klik nu op de knop Nieuw label maken. Typ een toepasselijke naam en klik op Maken. Open nu een e-mail die je bij een of meerdere labels wilt onderbrengen. Je klikt bovenaan op de drie puntjes, waarna je via Labelen als de juiste label(s) toewijst. Klik als laatste op Toepassen.