Meer dan 25 megabyte versturen? Dat gaat anno 2016 nog steeds niet heel makkelijk. De meeste e-maildiensten geven je een limiet van zo’n 25 megabyte en zodoende ben je op diensten als WeTransfer, Sendspace en DropSend aangewezen. Toch zijn er meer alternatieven te vinden, wij helpen je een handje.

Tip 01: WeTransfer

Het van oorsprong Nederlandse WeTransfer is een bekende speler op de markt. Met de gratis versie van de dienst kun je bestanden met een totaal van 2 gigabyte versturen zonder dat je je hoeft te registreren. Zodra je op de site www.wetransfer.com aanbelandt, klik je op Take me to free en accepteer je de voorwaarden door op Accepteer te klikken. Klik op Voeg bestanden toe en in het geopende venster en selecteer de bestanden die je naar je contactpersoon wilt verzenden. Lees ook: 5 manieren om gratis grote bestanden te versturen.

Als je meerdere bestanden wilt verzenden, is het handig om deze in een zip-bestand te zetten alvorens ze met WeTransfer te versturen. In Windows 10 klik je op de bestanden die je wilt comprimeren en kies je voor Delen / Comprimeren. Je kunt een bestand naar maximaal twintig mensen sturen en het blijft zeven dagen op de servers staan voordat het wordt verwijderd. Achter Je e-mail vul je je eigen e-mailadres in en je krijgt een bericht zodra één van je contacten de bestanden heeft gedownload. WeTransfer heeft ook een pro-versie genaamd Plus. Hiermee kun je bestanden tot 20 gigabyte verzenden en deze bestanden vervallen niet na een week. In totaal heb je 100 gigabyte ruimte voor bestanden en krijg je je eigen WeTransfer-domein. Plus kost 12 euro per maand.

©PXimport

Tip 02: Sendspace

Een oude bekende is Sendspace. Ga naar www.sendspace.com en klik op Browse om bestanden te selecteren. Het voordeel van Sendspace is dat je achter elk bestand een omschrijving kunt toevoegen door op Click to add description te klikken. De maximale grootte van al je bestanden samen mag echter maar 300 megabyte zijn met de gratis versie van Sendspace. Je bestanden blijven wel wat langer beschikbaar dan bij WeTransfer: dertig dagen. Wil je grotere bestanden versturen, dan kun je upgraden naar de Pro-versie voor 7,99 euro per maand. Hier heb je 4 gigabyte tot je beschikking en mag je 100 gigabyte per maand verzenden. Een Pro-Plus abonnement kost 17,99 euro per maand en levert 10 gigabyte per upload en een limiet van 300 gigabyte per maand. Bij beide betaalde opties blijft je bestand op de servers van Sendspace staan totdat je het weghaalt.

©PXimport

Tip 03: DropSend

Met DropSend kun je gratis 4 gigabyte verzenden, het dubbele van wat WeTransfer je biedt. Enige voorwaarde is dat je maar vijf uploads per maand kunt doen. Bovendien wordt er een account voor je aangemaakt. Wil je vaker iets verzenden, dan biedt ook DropSend een betaalde optie aan. Voor 5 dollar (ca. 4,50 euro) per maand krijg je een uploadlimiet van 8 gigabyte en mag je 15 keer per maand iets versturen. Ook de transfersnelheid is sneller dan bij de gratis versie.

Het topabonnement kost 9 dollar (ca. 8 euro) per maand en hierbij mag je 45 keer per maand iets versturen. Hierbij krijg je ook de functie DropSend Direct, een programma dat je voor pc of Mac kunt downloaden om nog makkelijker bestanden te verzenden. Je kunt een bestand uitzoeken door op Select a file te klikken en vervolgens voor Send Your File te kiezen. In het pop-upvenster staat dat er een account voor je is aangemaakt. Bewaar het wachtwoord als je in de toekomst nog eens wat met DropSend wilt versturen. Accepteer de voorwaarden en klik op Send File. Het bestand wordt na zeven dagen automatisch verwijderd. DropSend vind je hier.

©PXimport

Tip 04: Kanssfer

Bij Kanssfer hoef je je niet te registreren en kun je meteen een bestand verzenden door het naar het veld met de tekst Drop files in this box te klikken. Je kunt bestanden tot 2 gigabyte verzenden, klik op het verzend-icoontje om een bestand te uploaden. Geef je eigen e-mailadres en het e-mailadres van de ontvanger op en voeg eventueel een wachtwoord in door op Add Password te klikken. Klik op Send om het bestand te versturen. Als je op je smartphone naar de website www.kanssfer.com gaat en een bestand wilt versturen, zie je dat er een WhatsApp-icoontje verschijnt. Klik hierop en klik vervolgens op Send on WhatsApp. Je WhatsApp-contactpersoon krijgt nu een Kanssfer-koppeling waar hij of zij het bestand kan downloaden of inzien.

©PXimport

Tip 05: Smash

Smash is een site met een gelikt uiterlijk waar je een bestand meteen naar je browser kunt slepen. De dienst is te bereiken op www.fromsmash.com en heeft geen limiet wat betreft bestandsgrootte. Onder Email geef je je eigen adres in en het adres van de ontvanger. Als je liever een koppeling naar een contactpersoon wilt sturen, dan klik je op Link. Net als bij WeTransfer worden bestanden zeven dagen bewaard. De website van Smash is verder karig maar overzichtelijk en het bedrijf biedt geen betaalde opties aan.

©PXimport

Tip 06: Infinit

De naam zegt het al, met Infinit kun je ongelimiteerd bestanden sturen. Je moet hiervoor wel de gelijknamige software downloaden. Infinit maakt gebruik van peer-to-peer-verbindingen in plaats van cloud-servers en dit betekent dat als je internetverbinding er even mee op houdt, het bestand gewoon weer verder wordt geüpload als de verbinding weer actief is. Na installatie moet je een account aanmaken, dit kan eventueel ook door op de knop Sign up with Facebook te klikken. In de taakbalk verschijnt vervolgens het logo van Infinit. Klik erop en kies voor het icoontje rechtsonder.

In het pop-up-venster geef je een e-mailadres op. Sleep vervolgens een bestand of een map naar het veld met de tekst Drop Files Here. Het bestand wordt nu direct naar de ontvanger verstuurd. Als je liever een koppeling genereert van een bestand of map, klik dan op Get A Link. Infinit is voor pc, Mac en Linux verkrijgbaar, maar ook mobiele apps voor Android, iOS zijn via de app-stores te downloaden. In de gratis versie zit wel een limiet op de grootte van het te versturen bestand, maar met 10 gigabyte is dit voor de meesten meer dan genoeg. Er zijn nog betaalde opties op de site van Infinit te bestellen waar geen limiet op het aantal gigabyte wordt gesteld.

Tip 07: Send Anywhere

Send Anywhere is een mooi uitziende site waar je snel een koppeling kunt creëren van een bestand of map die andere personen kunnen downloaden. Ga naar www.send-anywhere.com en klik op Add Files. Vervolgens kun je achter Profile een naam of omschrijving aangeven. Klik op Send en een koppeling met unieke code wordt gegenereerd. Deze code is slechts tien minuten geldig. Als je nu op een ander apparaat het adres http://sendanywhe.re/xxxxxx en op de plek van de kruisjes de code invult, zal het gekoppelde bestand meteen gedownload worden. Het bestand wordt daarna automatisch verwijderd. Send Anywhere is geschikt om snel een bestand tussen bijvoorbeeld je eigen smartphone en pc te sturen. Vanwege de korte beschikbaarheid is het niet handig om iemand anders een bestand te sturen, tenzij deze binnen tien minuten het bestand kan downloaden.

Tip 08: Volafile

Volafile werkt net even iets anders dan de andere diensten. Ga naar www.volafile.io en klik op Create Room. Er wordt nu een soort chatroom geopend waar je bestanden naartoe kunt slepen. Klik bovenin op Rename om de naam van de chatroom te wijzigen. Eronder zie je een koppeling die je naar contactpersonen kunt sturen. Mensen met deze koppeling komen in de chatroom terecht en kunnen de bestanden inzien of downloaden. Het voordeel is dat je meteen met deze mensen kunt chatten. De dienst is daarom erg geschikt als je snel even met een paar mensen iets moet bespreken en wat grote bestanden wilt verzenden. Een chatroom blijft twee dagen lang beschikbaar, daarna wordt alles automatisch verwijderd. Je ziet rechts bovenin hoe lang de chatroom nog bestaat. De chatrooms worden soms gescand en gemodereerd, er is dus een kans dat een moderator kan meelezen. Gebruik de dienst daarom niet voor gevoelige informatie.

©PXimport

Tip 09: Ge.tt

Ga naar www.ge.tt en sleep een bestand naar het venster met de tekst Drag and Drop to share file. Zodra het bestand is geüpload, blijft het dertig dagen beschikbaar, tenzij je je aanmeldt voor een abonnement. Bovenin klik je op Type email here en geef je het e-mailadres van de ontvanger op. Rechts ervan zie je ook een directe koppeling die je naar contactpersonen kunt sturen. Gratis kun je bestanden tot 250 megabyte grootte versturen. Als je meer nodig hebt, moet je upgraden. Een Premium-account kost zo’n 4 euro per maand en hiermee mag je bestanden van maximaal 1 gigabyte verzenden. Je kunt echter in totaal 50 gigabyte aan bestanden opslaan, want Ge.tt is eveneens een cloudopslagdienst.

©PXimport

Tip 10: Easysendme

Een handige dienst is Easysendme. Selecteer een bestand door één of meerdere bestanden te slepen naar het veld met de tekst or drop files here. Voeg je eigen e-mailadres toe achter Source Email en die van de ontvanger achter Recipient Email. Je kunt eventueel een bericht schrijven bij Message en als je klaar bent met invullen, klik je op Start upload. Een e-mail wordt nu naar de ontvanger verzonden. De limiet per bestand is 2 gigabyte en ook de gezamenlijke upload-limiet is 2 gigabyte. Het betaalde Basic Plan kost 3,99 dollar (ca. 3,50 euro) per maand en hiermee kun je een wachtwoord aan een transfer meegeven. Ook de limieten worden verhoogd naar 20 gigabyte. Het voordeel van Easysendme is dat een koppeling niet automatisch wordt verwijderd. Pas als de ontvanger het bestand heeft gedownload, wordt het van de servers gehaald.

©PXimport

Tip 11: Dropbox

Dropbox is niet zozeer een dienst om grote bestanden mee te verzenden, maar meer een cloudopslagdienst. Je hebt 2 gigabyte ruimte in de cloud om bestanden op te slaan met een gratis account. Het is vervolgens makkelijk om bestanden of mappen te delen met anderen, zelfs als zij geen Dropbox-account hebben. Nadat je je voor de dienst hebt aangemeld, zie je je cloudschijf op de website www.dropbox.com. Aan de rechterkant naast een bestand of map klik je op de knop Share. Heeft je contactpersoon een Dropbox-account of is deze van plan een account aan te maken, dan typ je het e-mailadres in. Je kunt vervolgens aan de rechterkant op Can edit klikken om de rechten te wijzigen. Can edit betekent dat je contactpersoon het bestand mag bewerken, Can view geeft alleen toegang om een bestand in te zien. Als je contactpersoon geen Dropbox-account heeft, kun je op Create a link klikken. Kies vervolgens voor Copy link en stuur deze koppeling via je normale e-mailprogramma naar een contactpersoon.

©PXimport

Tip 12: MediaFire

MediaFire is een bekende dienst om bestanden mee te verzenden. De dienst is via www.mediafire.com op je pc te gebruiken of via de app-stores voor Android, iOS en Linux verkrijgbaar. De dienst lijkt in veel opzichten op Dropbox, met het grote verschil dat je 10 gigabyte in plaats van 2 gigabyte gratis krijgt. Wil je meer ruimte, dan kun je op verschillende manieren tot aan 50 gigabyte verzenden door bijvoorbeeld MediaFire aan vrienden aan te raden of bepaalde functies open te stellen. Bestanden zijn wel gelimiteerd tot 200 megabyte en je ziet advertenties. Wil je meer vrijheid, dan kun je een betaald abonnement nemen voor 10 dollar (ca. 9 euro) per maand. De bestandslimiet is dan 10 gigabyte en je hebt 1 terabyte aan opslagruimte tot je beschikking.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).