Cloudopslagdiensten zoals Google Drive, OneDrive en Dropbox zijn erg populair. Logisch, want ze maken het mogelijk om je online data vanaf iedere locatie te bereiken, de meeste diensten voorzien in handige synchronisatie en ze zijn redelijk betaalbaar of zelfs gratis als je een aantal beperkingen voor lief neemt. Toch kleven er ook nadelen aan, vooral wanneer je meerdere van deze diensten tegelijk gebruikt.

01 End-to-end encryptie

De meest populaire cloudopslagdiensten zijn van Amerikaanse origine. Zoals we (sinds Snowden) weten, nemen Amerikaanse bedrijven het niet zo nauw met onze privacy. Cloudopslagdiensten kunnen je gegevens wel versleuteld bewaren, maar in de meeste gevallen worden je data tijdens de transfer onversleuteld over het net verstuurd. Bovendien beschikken de diensten zelf over de encryptiesleutel, zodat zij – en bepaalde overheidsdiensten – nog altijd bij je gegevens kunnen. Lees ook: De 9 beste gratis clouddiensten onder de loep.

Gelukkig zijn er tools die ook voor deze diensten in end-to-end encryptie voorzien waarbij alleen jijzelf over de encryptiesleutel beschikt. Een van de oudste is Boxcryptor, dat oorspronkelijk alleen voor end-to-end versleuteling van Dropbox was bedoeld, maar intussen meer dan 20 serviceproviders ondersteunt. De tool is beschikbaar als Chrome plug-in, voor Windows, macOS en zowat alle mobiele platformen. Er is bovendien een portable editie die ook onder Linux werkt. Met de gratis versie van Boxcryptor ben je overigens wel beperkt tot één serviceprovider en twee apparaten.

©PXimport

02 Boxcryptor: installatie

We tonen hoe je met Boxcryptor aan de slag kunt op een Windows-pc. Download de bijhorende versie en installeer hem. De procedure daarvan is heel eenvoudig, alleen moet je wel de installatie van een extra driver toestaan die nodig is om de virtuele schijf van Boxcryptor aan te kunnen spreken. Meld je bij de opstart van de tool aan of klik op Create your Boxcryptor account en vul de gevraagde gegevens in. Het is belangrijk dat je je wachtwoord goed onthoudt, anders kun je nooit meer bij de data die Boxcryptor versleutelt! Kies de gewenste versie (bijvoorbeeld Free). Na je aanmelding vind je het pictogram van de tool terug in het systeemvak van Windows.

03 Boxcryptor: encryptie

Klik met de rechtermuisknop op het pictogram en kies Settings. Op het tablad Locations vind je wellicht de lokale synchronisatiemap terug van de cloudopslagdienst(en) die je al gebruikt. Via de knop Add kun je ook andere locaties toevoegen en selecteren. Helaas beperkt de gratis versie je daarbij tot slechts één locatie. De gekozen locatie vind je terug in het virtuele station dat Boxcryptor (via je Verkenner) intussen toegankelijk heeft gemaakt. Om een bestand te versleutelen, klik je er van hieruit met de rechtermuisknop op en kies je Boxcryptor / Encrypt. Wanneer je zo’n versleuteld bestand bekijkt vanuit de synchronisatiemap van de serviceprovider, merk je dat het de extensie .bc heeft meegekregen, om aan te geven dat de inhoud is versleuteld (met AES 256-bits). Wil je het bestand op de ‘normale’ manier benaderen, dan zul je dat voortaan via Boxcryptor moeten doen.

©PXimport

04 Boxcryptor: sharing

Wanneer je data versleutelt met Boxcryptor, hebben de personen met wie je die data al vóór de versleuteling deelde, geen toegang meer tot die bestanden. Willen ze alsnog toegang, dan hebben ze zelf ook een Boxcryptor-account nodig en moet je ze via Boxcryptor de nodige rechten verlenen. Hiertoe klik je met de rechtermuisknop op een versleutelde map of een versleuteld bestand en kies je Boxcryptor / Manage permissions / Add User, waarna je het e-mailadres van de gewenste gebruiker invult. Om gebruikersgroepen toe te voegen, heb je overigens een betaald account nodig.

05 Whisply: sharing

Wat nu te doen als je een versleuteld bestand (in Dropbox, Google Drive of OneDrive) wilt delen met gebruikers die zelf niet over Boxcryptor beschikken? In dat geval kun je een beroep doen op de dienst Whisply, die netjes met Boxcryptor integreert. Klik met rechts op het beoogde bestand en kies Boxcryptor /Create Whisply link. Krijg je de vraag of je Boxcryptor aan je serviceprovider wilt linken, bevestig dan met Yes, vul de accountgegevens van je provider in en rond af met Toestaan. Als alles klopt, verschijnt het gedeelde bestand nu in een webpagina van Whisply, waar je op de knop Proceed klikt (twee keer) en het gewenste beveiligingsniveau kiest. Het is namelijk mogelijk een pincode of wachtwoord aan de download te koppelen. De link en de pincode of het wachtwoord kun je vervolgens via e-mail of sms versturen.

©PXimport

Snel delen

06 Cryptomator: installatie

De gratis versie van Boxcryptor is een beproefde methode voor wie bestanden van een enkele cloudopslagdienst wil versleutelen. In de rest van dit artikel focussen we ons op gebruikers die meerdere opslagdiensten inzetten – bijvoorbeeld om binnen de capaciteitslimieten van gratis opslag te blijven. Voor hen is er een gratis alternatief, in de vorm van Cryptomator (www.cryptomator.org), beschikbaar voor Windows, Mac en iOS. Een app voor Android is al een tijdje in de maak. We laten zien hoe je met de Windows-variant aan de slag gaat, die overigens in twee varianten beschikbaar is: 32 en 64 bits.

De installatie rond je af door twee keer op Next te drukken. In eerste instantie is het hoofdvenster leeg. Je moet namelijk nog een digitale kluis aanmaken. Daarvoor klik je op het plusknopje en kies je Creëer nieuwe kluis, waarna je een map binnen de synchronisatiemap van een van je cloudopslagdiensten selecteert, zoals Dropbox, Google Drive of OneDrive (voor bedrijven). Geef de digitale kluis een geschikte naam en koppel er een stevig wachtwoord aan. Bevestig met Creëer kluis. De data binnen deze kluis worden nu met AES 256-bit versleuteld. Op dezelfde manier kun je bijkomende kluizen binnen (de synchronisatiemap van) je andere cloudopslagdiensten aanmaken.

07 Cryptomator: gebruik

Om een kluis te openen, selecteer je hem in het overzichtsvenster van Cryptomator, waarna je het wachtwoord invult en Ontgrendel kluis aanklikt. De kluis is nu beschikbaar als een virtueel station, totdat je Vergrendel kluis selecteert of Cryptomator afsluit (vanuit het Windows-systeemvak). Via de knop Meer opties is het nog mogelijk het virtuele station van een andere naam of schijfletter te voorzien.

Overigens laat zo’n kluis zich ook via WebDAV benaderen. Hiervoor ontgrendel je de kluis, waarna je het pijltje naast Vergrendel kluis aanklikt en Kopieer WebDAV URL selecteert. De url belandt in het Windows-klembord, zodat je hem (met Ctrl+V) in Verkenner kunt plakken. De url oogt ongeveer als http://localhost:42427/<kluisnaam>, maar via het tandwielpictogram onderaan het kluisoverzicht kan dat poortnummer nog worden aangepast.

©PXimport

08 Xendo: zoekmachine

Het gebruik van meerdere cloudopslagdiensten heeft als nadeel dat je het overzicht dreigt te verliezen: welke data bevinden zich waar? De dienst Xendo biedt hulp. Hij maakt het mogelijk om vanuit één interface in verschillende cloudopslagdiensten tegelijk naar data te zoeken. Helaas ontbeert de gratis versie van Xendo geavanceerde zoekopties. Surf naar https://xen.do en meld je aan.

Er verschijnt nu een overzicht met circa 35 ondersteunde cloudopslagdiensten. Je hoeft alleen de gewenste diensten maar aan te klikken en je fiat aan de koppeling te geven. Daar zitten onder meer Dropbox, Google Drive en OneDrive bij, maar bijvoorbeeld ook Gmail. Het is overigens ook mogelijk meerdere accounts bij dezelfde provider toe te voegen. Zodra je deze stap hebt afgerond, start Xendo met het indexeren van de inhoud van je online opslaglocaties. Even later kun je naar trefwoorden zoeken. Standaard zoekt Xendo in alle aangesloten diensten ook binnen de inhoud van gescande documenten (via OCR). Het is echter prima mogelijk om alleen binnen specifieke diensten te laten zoeken, eventueel in combinatie met bepaalde inhoudstypen (zoals e-mails of documenten).

Ook is het mogelijk om alleen naar bestanden uit een bepaalde periode te laten zoeken. Vanuit de resultatenlijst klik je meteen door naar je online documenten, maar je kunt ze ook downloaden. Via het plusknopje is het mogelijk een zoekopdracht als ‘view’ te bewaren en een ‘alert’ met een bepaalde frequentie in te stellen. Je ontvangt dan regelmatig automatisch een e-mail met de bijhorende resultaten. Overigens goed om weten is dat Xendo ook beschikbaar is als Chrome-extensie.

©PXimport

09 Otixo: opzet

Xendo maakt het zoeken naar data binnen verschillende cloudopslagdiensten tegelijk mogelijk. Handig, maar misschien verplaats of kopieer je regelmatig bestanden tussen die diensten. In dat geval kun je betere een heuse cloudopslagmanager gebruiken. Eén van de betere tools is Otixo. Creëer een account en klik de link in de bevestigingsmail aan. Na je aanmelding kun je meteen aan de slag. Otixo kan met meer dan 30 verschillende diensten overweg. Naast de bekende cloudopslagdiensten zitten daar ook diensten tussen als Evernote, Flickr en zelfs Facebook. Via Otixo kun je namelijk ook Facebook-foto’s uploaden, back-uppen en zelfs delen met mensen die zelf geen Facebook-account hebben. Je koppelt zo veel diensten aan Otixo als je zelf wilt.

IFTTT

10 Otixo: gebruik

Elke toegevoegde dienst verschijnt als een map in Otixo. Vanuit de knoppenbalk zijn verschillende bestandsbewerkingen mogelijk. Zo zet het knopje Link een geselecteerd bestand meteen om in een Otixo-link zodat elke ontvanger van die link bij het bestand kan. In de betaalde variant van Otixo kun je hier ook nog een wachtwoord en vervaldatum aan koppelen. Het knopje Preview geeft een voorbeeldweergave van een aantal populaire bestandstypen.

Handig is ook de knop Share. Hiermee creëer je een zogenoemde ‘space’: een virtuele map waarin gedeelde bestanden terechtkomen. Iedereen die je hier toegang toe geeft (en die over een Otixo-account beschikt) kan bij deze bestanden en krijgt automatisch een mail wanneer nieuwe bestanden zijn toegevoegd. Bestanden verplaatsen of kopiëren naar een andere cloudopslagdienst is ook heel eenvoudig. Selecteer de bestanden, klik op de knop Copy of Cut en verwijs naar de gewenste locatie binnen de andere dienst. Verder is het ook mogelijk om geselecteerde bestanden te versleutelen, via Encrypt. Dit zorgt echter niet voor end-to-end encryptie. Om dat te bewerkstelligen, moet je gebruikmaken van de knop Upload waarna je Encrypt & Upload kiest. De gekozen bestanden worden dan eerst lokaal versleuteld voordat ze via Otixo naar de gewenste serviceprovider worden verstuurd. Je kunt met Otixo ook in verschillende diensten tegelijk naar bestanden zoeken, maar in tegenstelling tot Xendo doet Otixo dit alleen met bestandsnamen, zonder indexering. Overigens hoef je Otixo niet per se vanuit je browser te besturen. De makers hebben er namelijk ook apps voor ontwikkeld, onder andere voor Windows, Android en iOS.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).