Ondanks de opkomst van sociale media blijven e-mails een populair communicatiemiddel, en het kan een uitdaging zijn om al die berichten efficiënt te beheren. Met enkele gerichte technieken kun je echter snel weer orde scheppen in de mailmassa. We richten ons op zowel de desktopversie van Outlook als Gmail.

De tips en technieken uit dit artikel draaien eigenlijk allemaal om ‘Inbox Zero’. Dit is een bekende strategie voor het minimaliseren van e-mailafleiding door je inbox (zo) leeg (mogelijk) te houden. Je doet dit door binnenkomende berichten snel, maar bij voorkeur op geplande momenten, te verwerken, zodat je overzicht behoudt en je aandacht kunt richten op belangrijkere taken.

Maar zelfs wanneer je je inbox alleen op vaste tijden controleert, kan dit nog steeds tijd kosten. Daarom richten we ons in dit artikel op functies en technieken in Outlook (classic) en Gmail die je helpen deze taak, zo niet volledig te automatiseren, dan toch aanzienlijk te optimaliseren.

Regels (Outlook)

Een van de beste technieken om je mailflow met minimale inspanning te verbeteren, is inkomende mails automatisch te sorteren, bijvoorbeeld door nieuwsbrieven naar een aparte map te verplaatsen of op een andere manier te markeren. Dit kan in Outlook met e-mailregels.

Een voorbeeld van zo’n regel is het automatisch doorsturen van specifieke mails naar een map, met een automatische reactie op basis van de inhoud of afzender. Ga naar Bestand en kies Regels en waarschuwingen beheren. Klik op Nieuweregel maken en selecteer onder Beginnen met een lege regel de optie Regel toepassen opberichten die ik ontvang. Klik op Volgende om de voorwaarden in te stellen, waar je bijvoorbeeld afkomstig van personen of openbare groep of metspecifieke tekst in het onderwerp kunt aanvinken. Klik in het onderste paneel op de onderstreepte tekst om afzenders of trefwoorden toe te voegen. Kies Volgende om acties te bepalen, zoals verplaats het bericht naar naam map en beantwoord het bericht met een specifieke sjabloon. Klik vervolgens op naam map en selecteer de gewenste map. Klik daarna op een specifieke sjabloon en kies een passend mailsjabloon. Heb je nog geen sjabloon, maak dan eerst een geschikte berichttekst aan, klik op Bestand / Opslaan als en kies Outlook-sjabloon (*.oft) in het uitklapmenu.

Klik vervolgens op Volgende, stel eventuele uitzonderingen in (bijvoorbeeld behalve alsmijn naam in het vak CC voorkomt), geef je regel een naam en rond af met Voltooien.

Je kunt in Outlook uit veel voorwaarden kiezen voor je e-mailregels.

Filters (Gmail)

Ook Gmail biedt diverse voorwaarden bij het instellen van e-mailregels, hoewel deze minder krachtig en uitgebreid zijn dan in Outlook. We tonen je kort hoe je vanuit de browser in Gmail met zogeheten filters werkt. Klik op het tandwielpictogram en kies Alle instellingen bekijken. Ga naar het tabblad Filtersen geblokkeerde adressen en selecteer Nieuw filter maken. Vul in het pop-upvenster de gewenste criteria in: bij Van kun je bijvoorbeeld specifieke afzenders opgeven, en bij Onderwerp en/of Met de woorden kun je trefwoorden invoeren. Bevestig met Filter maken en kies vervolgens acties voor de gefilterde e-mails. Zo kun je Het labeltoepassen aanvinken, een bestaand label kiezen of via Nieuw label een nieuw label aanmaken – dit werkt vergelijkbaar met een mailmap in Outlook. Sluit af met Filter maken.

Jammer genoeg kun je niet zomaar een automatische reactie instellen voor een specifiek filter. Gmail biedt namelijk alleen een algemene automatische antwoordoptie die geldt voor alle inkomende berichten, eventueel beperkt tot je contacten. Dit stel je in via het tandwielpictogram bij Alle instellingen bekijken, onderaan het tabblad Algemeen. Wil je toch een automatische reactie koppelen aan een specifiek filter, dan moet je Google Apps Script gebruiken met een tijdgestuurde trigger. Meer hierover kun je lezen in het artikel Van handmatig naar automatisch: scripts voor Gmail en Google Agenda.

Je kunt in Outlook uit heel wat voorwaarden kiezen voor je e-mailregels.

Zoekfilters (Outlook en Gmail)

Als je specifieke e-mailberichten zoekt, zoals ongelezen berichten of mails met bijlagen, biedt Outlook handige ingebouwde filteropties. Deze vind je op het tabblad Start in de sectie Zoeken bij E-mail filteren, met keuzes als Ongelezen, Met bijlagen of Belangrijk. Je kunt ook filters combineren; in het zoekveld bovenaan verschijnen dan de zoekfilters als urgentie:hoog of heeftbijlagen:waar. Bekijk hier een volledig overzicht van deze zoekfilters.

Gmail heeft ook een krachtige zoekfunctie met zoekoperatoren zoals label:<label>, from:<e-mailadres> of is:unread. Deze zoekopdrachten kun je direct intikken in de zoekbalk bovenaan, ook meerdere tegelijk. Op deze pagina vind je een mooie aanzet met voorbeelden. Je kunt deze zoekfilters bovendien invullen in hetzelfde dialoogvenster als bij Nieuw filter maken (zie boven), waarbij je deze keer klikt op Zoeken in plaats van op Filter maken.

Zoekfilters: gewoon selecteren of zelf aan de slag gaan met zoekoperatoren.

Zoekmappen (Outlook)

Gebruik je vaak dezelfde zoekopdrachten, dan kun je hier beter zoekmappen van maken. Deze virtuele mappen verzamelen automatisch e-mails op basis van je ingestelde criteria. Zoekmappen zijn dynamische verzamelmappen: ze slaan berichten niet opnieuw op, maar verwijzen naar alle berichten in je postvak die aan de criteria voldoen. Ze worden ook continu bijgewerkt, zodat nieuwe berichten die aan je criteria voldoen direct in de zoekmap verschijnen.

Een zoekmap maak je in Outlook door onderaan de mappenlijst met rechts te klikken op Zoekmappen en te kiezen voor Nieuwezoekmap. Je kunt kiezen uit ongeveer 13 vooraf ingestelde zoekmappen, zoals Ongelezen e-mail, E-mail die rechtstreeks aan mij is verzonden, Oude e-mail, enzovoort. Onderaan vind je ook de optie Een aangepaste zoekmap maken. Klik dan op Kiezen en vervolgens op Voorwaarden om de zoekcriteria precies af te bakenen, op diverse tabbladen. Na bevestiging met OK verschijnt de zoekmap onder Zoekmappen onderaan de mappenlijst. Klik met rechts op zo’n zoekmap en kies Deze zoekmap aanpassen om de zoekcriteria te wijzigen.

Een zoekmap kan uit verschillende gecombineerde zoekcriteria zijn opgebouwd.

Labels (Gmail)

Gmail heeft geen echte zoekmappen, maar je kunt vergelijkbare functionaliteit bereiken door slimme filters en labels te combineren.

Stel dat je alle werkgerelateerde e-mails met bijlagen automatisch wilt organiseren. Begin dan met het aanmaken van een filter door iets als info@<bedrijf>.nl bij Van: in te vullen en Bevat bijlage aan te vinken. Bevestig met Filter maken, vink Het label toepassen aan, kies Nieuw label en geef dit bijvoorbeeld de naam WerkBijlagen. Na bevestiging worden alle e-mails die aan de ingestelde criteria voldoen automatisch onder dit label geplaatst. Een belangrijk verschil met Outlook-zoekmappen is dat Gmail-labels niet virtueel zijn; het zijn echte mappen waar de e-mails fysiek in terechtkomen.

Daarnaast kun je altijd nieuwe labels creëren door in het linkerpaneel op de +-knop bij Labels te klikken en een naam in te voeren. E-mails kun je ook altijd handmatig selecteren (door een vinkje te plaatsen) en deze vervolgens naar het gewenste label te verslepen.

Categorieën (Outlook)

In Outlook kun je ook orde scheppen in je berichten met categorieën. Selecteer een of meer berichten (houd Ctrl of Shift ingedrukt) en klik met rechts op je selectie. Kies vervolgens Categoriseren; standaard verschijnen dan zes kleurcategorieën, waarmee je een gekleurd blokje toevoegt aan de geselecteerde e-mails. De eerste keer dat je een vooraf ingestelde categorie selecteert, krijg je de optie om de Naam en Kleur aan te passen. Daarnaast kun je een Sneltoets (van Ctrl+F2 tot Ctrl+F12) toewijzen aan een categorie voor snellere toewijzing.

In het snelmenu kies je Alle categorieën om zelf categorieën te maken, zoals Dringend (rood), Minder dringend (geel of groen) of ProjectX, voor snelle toegang tot mails rond hetzelfde project. Met de pijlknop bovenaan de maillijst kun je berichten eenvoudig rangschikken op Categorie, maar je kunt ook zoekmappen creëren om berichten van dezelfde categorie automatisch samen te brengen.

Je kunt ook eigen categorieën (met een aparte kleur en sneltoets) maken in Outlook.

Vlaggen en herinneringen (Outlook)

Outlook biedt naast categorieën ook vlaggen aan, ideaal om e-mails op te volgen zonder ze uit het oog te verliezen.

Klik met de rechtermuisknop op een mail(selectie) en kies Opvolgen in het menu. Selecteer een optie zoals Vandaag, Morgen, Deze week, Volgende week of Geen datum, en er verschijnt een vlaggetje bij de mails. Outlook koppelt standaard een herinnering aan deze vlaggen, met een pop-upnotificatie en eventueel een geluidsmelding, meestal rond 17 uur aan het einde van de periode. In Bestand / Opties, in de sectie Geavanceerd, bij de rubriek Herinneringen, kun je deze meldingen verder instellen. Om zeker te zijn dat je geen herinneringen mist, kun je het best de vier beschikbare opties aanvinken. Via Bladeren kun je een wav-bestand voor meldingen selecteren (via deze website kun je eventueel eerst audio omzetten naar wav).

Als geen van de standaardperiodes bij Opvolgen voldoet, kies dan Aangepast (beschikbaar wanneer je slechts een bericht hebt geselecteerd) en stel zelf een Begindatum en Vervaldatum in, eventueel met een vinkje bij Herinnering. Ook hier is het mogelijk een zoekmap te creëren die nog op te volgen mails mooi samenbrengt: kies bij Nieuwezoekmap de optie E-mail gevlagd voor opvolgen.

Kies ‘Aangepast’ om zelf het tijdstip voor opvolgen van een bericht te bepalen.

Opvolgen (Gmail)

Gmail biedt geen exacte vervanger voor de categorieën en opvolgfuncties met herinneringen, zoals in Outlook, maar met enkele slimme trucs kun je toch een vergelijkbare workflow creëren.

Labels dienen als alternatief voor categorieën. Je kunt een label een specifieke kleur geven door op de drie puntjes naast een label te klikken en Labelkleur en Aangepast kleur toevoegen te kiezen. Voor het uitstellen van berichten gebruik je het klokpictogram Snoozen rechts van de e-mail. Hiermee kun je een moment instellen waarop de e-mail weer zichtbaar wordt in je inbox: Later vandaag, Morgen, Volgende week of een eigen datum en tijd via Kies datum en tijd. Het bericht wordt dan tijdelijk verplaatst naar de map Gesnoozed en keert terug op het gekozen tijdstip. Voor een visuele melding schakel je meldingen in via het tandwielpictogram, waar je Alle instellingen bekijken selecteert. Op het tabblad Algemeen scrol je naar Desktopmeldingen en vink je Nieuwe e-mailmeldingen aan.

Wil je een specifieke herinnering koppelen, voeg dan de e-mail toe aan Google Taken. Klik met rechts op de mail, kies Toevoegen aanTasks en stel in het deelvenster Taken een naam, datum en tijd in. Op het ingestelde moment stuurt Google Taken een melding voor deze taak.

Via een ‘taak’ kun je een herinnering koppelen aan een specifiek e-mailbericht.

Snelle stappen (Outlook)

In Outlook kun je ook taken die bijdragen aan ‘Inbox Zero’ verregaand automatiseren met behulp van Snelle stappen. Stel dat je aan een project werkt en regelmatig updates ontvangt die je in een specifieke map wilt opslaan en automatisch naar een collega wilt doorsturen. Open hiervoor het tabblad Start en klik op Snelle stappen. Kies Nieuwe snelle stap en selecteer Aangepast. In het dialoogvenster kies je de actie Naar map verplaatsen en selecteer je de gewenste map. Klik daarna op Actie toevoegen, selecteer Doorsturen en voer het gewenste e-mailadres in. Je kunt ook een Sneltoets aan deze snelle stap koppelen. Bevestig met Voltooien om de stap toe te voegen aan de lijst met Snelle stappen, zodat je deze eenvoudig kunt activeren met een druk op de knop of via de sneltoets.

In Gmail bestaat geen directe tegenhanger voor Snelle stappen, maar je kunt wel filters instellen, sneltoetsen inschakelen (via Alle instellingen bekijken, op het tabblad Algemeen bij Sneltoetsen aanzetten en Meer informatie), of Google Apps Script inzetten voor complexere automatiseringen.

Automatiseer bepaalde acties in Outlook met behulp van Snelle Stappen.

Archiveren (Outlook en Gmail)

Inbox Zero omvat ook het verwijderen van berichten die niet langer relevant zijn uit je Postvak IN. Dit kun je handmatig doen, maar er zijn functies die het proces deels automatiseren. Berichten kunnen linea recta naar Verwijderde items of Prullenbak worden verplaatst, maar een minder rigoureuze aanpak is archiveren.

In Outlook selecteer je een of meer berichten, klik je met rechts op de selectie en kies je Archiveren. Deze e-mails worden standaard naar de map Archief verplaatst, waar je ze later nog kunt raadplegen en doorzoeken.

In Gmail werkt archiveren vergelijkbaar: kies Archiveren in het contextmenu van geselecteerde berichten. De e-mails verdwijnen nu uit je inbox en worden opgeslagen in de map Alle e-mail (in het navigatievenster, mogelijk onder Meer). Als iemand reageert op een gearchiveerd bericht, verschijnt het bericht automatisch opnieuw in je inbox.

Archiveren: minder ingrijpend dan opschonen en naar de prullenbak verwijzen.

Halloween: één avond in het jaar waarop iedereen zich vermomt en niets meer is wat het lijkt. Maar online is het elke dag Halloween. Cybercriminelen dragen digitale maskers en doen zich voor als je bank, pakketbezorger of zelfs als een familielid. Hun doel: jou laten klikken, inloggen of betalen. In dit artikel lees je hoe je hun trucs doorziet en hoe je jezelf beschermt tegen online oplichters.

Partnerbijdrage - in samenwerking met Bitdefender

Phishing bestaat al bijna zo lang als e-mail zelf, maar de aanpak is totaal veranderd. Waar je vroeger nog gewaarschuwd werd door kromme zinnen of vreemde links, zijn valse berichten vandaag bijna niet meer van echt te onderscheiden. En het blijft allang niet meer beperkt tot e-mail: ook via sms, WhatsApp en sociale media proberen criminelen je te misleiden. Ze gebruiken het logo van je bank, de tone of voice van PostNL of de opmaak van een bekende webwinkel. Alles klopt – behalve de bedoeling erachter.

De aanvallen zijn bovendien persoonlijker geworden. Met gegevens die online circuleren weten criminelen precies hoe ze iemand moeten aanspreken, van voornaam tot aankoopgeschiedenis. Zo voelt een nepmail of bericht als iets vertrouwds. Eén klik op een link is dan genoeg om je gegevens prijs te geven of malware te installeren.

Deepfakes, stemklonen en AI: vermommingen steeds beter

De komst van kunstmatige intelligentie heeft online oplichting een nieuw gezicht gegeven. Met taalmodellen kunnen criminelen foutloze berichten schrijven in elke taal. Deepfake-video's en stemklonen zorgen dat zelfs beeldbellen of voicemail niet langer betrouwbaar is.

Steeds vaker duiken voorbeelden op van mensen die zogenaamd gebeld worden door een bekende stem – een collega, familielid of zelfs een leidinggevende – met een dringende vraag om geld over te maken. In werkelijkheid praten ze met een digitale imitatie. Die technologie was ooit ingewikkeld, maar is nu voor iedereen toegankelijk. Daarmee is AI niet alleen een handig hulpmiddel voor creatieve toepassingen, maar ook een nieuw masker voor criminelen.

©terovesalainen

Zo herken je digitale vermommingstrucs

Cybercriminelen spelen in op haast, emotie en angst. Berichten waarin je 'nu moet betalen', 'direct moet bevestigen' of waarin met blokkades (van bijvoorbeeld je rekening of simkaart) wordt gedreigd, zijn bijna altijd verdacht. Controleer het e-mailadres van de afzender: kleine afwijkingen zoals een extra punt, cijfer of letter zijn vaak al voldoende om nep van echt te onderscheiden.

Staat er een link in de mail? Beweeg er met je muis over zonder te klikken. Verschijnt er een vreemd webadres, dan klopt er iets niet. Kijk ook naar details: ontbreekt er een persoonlijke aanhef, is de toon onlogisch of komt het bericht op een vreemd moment? Dat zijn signalen dat er iets niet pluis is.

Bel bij twijfel altijd zelf het officiële nummer van de organisatie, in plaats van te reageren op het bericht.

Scam Copilot helpt je oplichters te ontmaskeren

Om gebruikers beter te beschermen tegen steeds geraffineerdere aanvallen ontwikkelde Bitdefender Scam Copilot. Deze slimme functie gebruikt kunstmatige intelligentie om verdachte berichten, e-mails en websites in realtime te analyseren. Waar traditionele beveiliging vooral kijkt naar bekende dreigingen, herkent Scam Copilot ook nieuwe patronen en trucs die nog niet eerder zijn gezien.

De technologie kijkt naar typische kenmerken van oplichting: dwingende toon, vage links, afwijkende namen of zinsconstructies die niet passen bij een echte organisatie. Zodra iets verdacht is, verschijnt direct een waarschuwing. Zo helpt Scam Copilot je om verdachte berichten te ontmaskeren nog vóórdat je erop klikt.

Het systeem leert bovendien voortdurend bij. Nieuwe vormen van phishing, deepfake-aanvallen of misleidende berichten op sociale media worden razendsnel herkend. Zo ben je beschermd tegen zowel oude als nieuwe digitale maskers.

Scam Copilot is onderdeel van Bitdefender Premium Security en Bitdefender Ultimate Security. Die pakketten bieden een complete beveiliging voor alle apparaten in huis – van laptop tot smartphone – en combineren Scam Copilot met krachtige antivirusbescherming, een onbeperkte VPN, een wachtwoordmanager en identiteitsbewaking.

🎃 Trick or treat: laat je niet misleiden

Cybercriminelen dragen het hele jaar door digitale maskers. Ze sturen overtuigende berichten, gebruiken deepfake-stemmen en maken misbruik van AI om je te misleiden. Bitdefender Scam Copilot herkent phishing en andere oplichtingstrucs in realtime en waarschuwt direct bij gevaar. Met Premium Security en Ultimate Security beschik je over bescherming op al je apparaten, een onbeperkte VPN, anti-tracker, password manager en – bij Ultimate – volledige identiteitsmonitoring via Digital Identity Protection. Phishing, deepfakes en online oplichting verdwijnen niet, maar met Scam Copilot aan je zijde hoef je ze niet te vrezen. Zo houd je grip op wat echt is – en wat slechts een digitale vermomming blijkt te zijn.

In november lijkt de tuin tot stilstand te komen, maar schijn bedriegt. Juist nu leg je de basis voor een prachtige tuin in het voorjaar. Van het beschermen van planten tegen de kou tot het planten van bollen en fruitbomen: wie in november de handen uit de mouwen steekt, wordt in de lente beloond met een gezonde, bloeiende tuin.

Maak je tuin winterklaar

Een goed voorbereide tuin kan tegen een stootje. Zodra de temperatuur daalt, bescherm je gevoelige planten met vliesdoek of noppenfolie. Leg dat materiaal nu alvast klaar, zodat je snel kunt handelen bij vorst. Maak in de schuur of het tuinhuisje plek voor planten in pot die niet tegen kou kunnen. Binnen blijven ze het best bij een temperatuur tussen de 2 en 10 graden. Vergeet niet af en toe te luchten en de aarde vochtig te houden, zodat de wortels niet uitdrogen. Controleer tot slot de fruitbomen en verwijder ingedroogde of verschrompelde vruchten. Die kunnen schimmels bevatten en zo de boom verzwakken.

Nog even wat extra liefde voor je gazon

In november geef je het gazon nog een laatste onderhoudsbeurt voordat het in winterrust gaat. Steek de randen strak af en verwijder het blad dat op het gras ligt. Blijven bladeren liggen, dan krijgt het gazon te weinig licht en kunnen er schimmels ontstaan. Gebruik het blad liever op andere plekken in de tuin, bijvoorbeeld onder struiken of tussen vaste planten, omdat het blad verteert en voedingsstoffen aan de grond afgeeft.

©Konstantin Zibert - stock.adobe.com

Planten: fruitbomen...

November is een goede maand om fruitbomen te planten. De grond is nog relatief warm, waardoor de wortels kunnen aanslaan voordat de winter begint. Graaf een ruim plantgat en maak in het midden een kleine heuvel waar de stam op rust. Spreid de wortels voorzichtig uit, vul het gat met een mengsel van aarde en compost en druk de grond stevig aan. Geef ruim water en plaats een boompaal als de boom op een open of winderige plek staat.

...en bollen

Ook bloembollen kunnen nu de grond in: tulpen, narcissen, hyacinten en irissen bloeien in het voorjaar als je ze nu plant. Wie meteen wat kleur in de tuin wil, kan wintervaste planten als heide, winterviolen, Skimmia of kleine coniferen in potten zetten.

©iMarzi - stock.adobe.com

Snoeien en onkruid wieden (ja, ook nu nog!)

Zolang het niet vriest, kun je nog prima snoeien. Vooral kale fruitstruiken zijn nu aan de beurt: door oude takken weg te halen, verjong je de struik en bevorder je de groei van nieuwe scheuten. Ook jonge boompjes met een doorgaande stam kun je licht terugsnoeien, zodat ze een mooie, evenwichtige vorm ontwikkelen. De treurwilg mag in deze periode worden geknot, zodat hij in het voorjaar weer mooi uitloopt.

Blijf daarnaast onkruid verwijderen, ook al groeit het minder hard. Door het bij te houden, voorkom je dat het in het voorjaar de overhand krijgt. Zo blijft de tuin netjes en houd je het werk beperkt wanneer alles straks weer begint te groeien.

Vooruitkijken naar het voorjaar

Wie in november nog even de handen uit de mouwen steekt, maakt het zichzelf straks een stuk makkelijker. De tuin krijgt rust, maar de basis voor een nieuw seizoen ligt er al. Zodra de eerste zon zich in het voorjaar laat zien, zie je de beloning van het werk dat je nu hebt gedaan: gezonde planten, een sterk gazon en fruitbomen die vol leven zitten.