Een VPN-verbinding is cruciaal als je veilig wilt internetten op openbare wifi-netwerken of als je landrestricties van bijvoorbeeld Uitzending Gemist wilt omzeilen wanneer je in het buitenland bent. Een Raspberry Pi kan je helpen. We maken van het minicomputertje een VPN-router en VPN-server.

Deze kun je ook laten verbinden met een andere VPN-router, zodat je je andere apparaten thuis verbindt met de Raspberry Pi om bijvoorbeeld buitenlandse streams te bekijken.

01 VPN-router

Als je een VPN wilt gebruiken, moet je dat op elk apparaat configureren (zie ook de basiscursus VPN). Wil je op meerdere apparaten in huis landrestricties omzeilen, dan is dat omslachtig. Daarom stellen we een andere aanpak voor: we maken van een Raspberry Pi een draadloos toegangspunt. Daarna zetten we op de Pi een VPN-verbinding op, zodat elk apparaat dat via het toegangspunt surft, automatisch op het VPN zit. Je hebt hiervoor een usb-wifi-adapter nodig die compatibel is met de Raspberry Pi.

©PXimport

02 Toegangspunt

Eerst maken we een draadloos toegangspunt van onze Pi. Daarvoor verwijzen we naar de vorige workshop over de Raspberry Pi als Tor-router. Volg de uitleg in de eerste 12 stappen van die workshop. Zodra je al die stappen correct hebt uitgevoerd, probeer dan met een draadloos apparaat op het SSID van je Pi te verbinden. Kijk bij problemen eens hier om te controleren of je wifi-adapter op de Pi ondersteund is en of je eventueel andere drivers moet downloaden of speciale configuratiestappen moet uitvoeren.

©PXimport

03 Tor verwijderen

Als je in de vorige workshop geen Tor-router van je Raspberry Pi gemaakt hebt, ga dan verder naar stap 5. In het andere geval moeten we eerst nog enkele stappen van toen ongedaan maken. Eerst stellen we in dat de verbindingen op het wifi-netwerk rechtstreeks via de ethernetinterface gaan in plaats van via de Tor-software. We verwijderen de oude NAT-regels met sudo iptables -F en sudo iptables -t nat -F. En we verwijderen de Tor-software met sudo apt-get remove tor.

©PXimport

04 Tor verwijderen (2)

Daarna geven we met de volgende opdrachten de nieuwe NAT-regels in: sudo iptables -t nat -A POSTROUTING -o eth0 -j MASQUERADE, sudo iptables -A FORWARD -i eth0 -o wlan0 -m state --state RELATED,ESTABLISHED -j ACCEPT en sudo iptables -A FORWARD -i wlan0 -o eth0 -j ACCEPT. Sla de configuratie op met sudo sh -c "iptables-save > /etc/iptables.ipv4.nat". We hebben er in de vorige workshop al voor gezorgd dat die configuratie bij het booten van je Pi ingelezen wordt. Nu hebben we alle Tor-specifieke aspecten van de vorige workshop ongedaan gemaakt.

©PXimport

05 VPN-configuratie

Nu maken we van onze Raspberry Pi een OpenVPN-client. Daarvoor heb je een account bij een VPN-provider nodig die het OpenVPN-protocol ondersteunt. Met wat geluk levert je provider ook een configuratiebestand voor OpenVPN. Rechtsklik op de url van het bestand in je browser en kopieer de link. Typ dan in je PuTTY-venster op de Raspberry Pi wget ", plak de url, voeg er " aan toe en druk op Enter. Krijg je geen configuratiebestand, kopieer dan een voorbeeldbestand met cp /usr/share/doc/openvpn/examples/sample-config-files/client.conf client.ovpn en lees hier wat je daarin verandert.

©PXimport

06 OpenVPN installeren

Installeer daarna de OpenVPN-software: sudo apt-get install openvpn resolvconf. Bevestig met Enter. Krijg je een foutmelding, probeer dan eerst de pakketlijst te verversen met sudo apt-get update en probeer het opnieuw. De software kan als client én als server werken, afhankelijk van de inhoud van het configuratiebestand. We moeten enkel het configuratiebestand van onze VPN-provider op de juiste plaats zetten: dat kan met sudo cp CONFIG.ovpn /etc/openvpn/client.conf, waarbij CONFIG de bestandsnaam van het gedownloade configuratiebestand is.

©PXimport

07 Andere bestanden

Gebruikt je VPN-provider certificaten om in te loggen, dan worden die vaak als afzonderlijke bestanden aangeboden op de website. Download ook deze naar je Pi zoals we in stap 5 met het configuratiebestand deden, en kopieer ze naar dezelfde map als het configuratiebestand: sudo cp CA /etc/openvpn/, waarbij CA de naam van het bestand is (voor de certificate authority). In andere gevallen heb je geen certificaat maar enkel een wachtwoord, en is dat in het configuratiebestand gedefinieerd. Soms zijn ook de certificaten in het configuratiebestand opgenomen.

©PXimport

08 Configuratie aanpassen

Aan het configuratiebestand dat je van je VPN-provider gekregen hebt, moet je waarschijnlijk nog iets aanpassen. Open het daarom met Nano: sudo nano /etc/openvpn/client.conf. Als er een regel dev tun in het configuratiebestand staat, verander die dan in dev tun0. Voeg nog twee regels toe: up /etc/openvpn/update-resolv-conf en down /etc/openvpn/update-resolv-conf. Lees ook de rest van het bestand eens na. Sla het bestand op met Ctrl+O en sluit het af met Ctrl+X. Verwijder de huidige NAT-regels nu weer met sudo iptables -F en sudo iptables -t nat -F.

©PXimport

09 Omleiding

Nu moeten we de apparaten die op het draadloze netwerk verbonden zijn via de OpenVPN-verbinding omleiden. Dat kan met een nieuwe NAT-regel: sudo iptables -t nat -A POSTROUTING -o tun0 -j MASQUERADE. Sla de configuratie op met sudo sh -c "iptables-save > /etc/iptables.ipv4.nat". Voer sudo nano /etc/default/openvpn uit, voeg de regel AUTOSTART="client" toe en wijzig de regel die begint met OPTARGS in OPTARGS="--script-security 2". Laat OpenVPN daarna automatisch starten bij het booten met sudo update-rc.d openvpn enable. Herstart je Pi en probeer je VPN-router uit.

©PXimport

10 VPN-server

Tot nu toe hebben we van onze Pi een VPN-router gemaakt die een verbinding met een externe VPN-server kan delen met alle apparaten in je lokale netwerk. Maar we kunnen de Pi ook zelf als VPN-server inzetten. Dat is handig als je op vakantie Uitzending Gemist wilt bekijken: dan zet je op je laptop in het buitenland een VPN-verbinding op naar je Raspberry Pi thuis, waardoor de websites die je bezoekt het (Nederlandse) IP-adres van je internetverbinding thuis te zien krijgen. Zo word je dus niet geblokkeerd door de landrestrictie.

©PXimport

11 Verwijder toegangspunt

Als je van je Pi geen toegangspunt, Tor-router of VPN-router gemaakt hebt, ga dan verder naar stap 12. In het andere geval moeten we enkele stappen ongedaan maken. Voer de opdrachten in stap 3 uit om de NAT-regels en eventueel de Tor-software weer te verwijderen, evenals sudo sh -c "iptables-save > /etc/iptables.ipv4.nat" om de nieuwe (lege) NAT-regels na een herstart te houden. De wifi-stick heb je ook niet meer nodig, dus die kun je uit de Pi halen. Verwijder dan ook de programma's die van je Pi een toegangspunt maakten: sudo apt-get remove isc-dhcp-server hostapd.

©PXimport

12 Certificaten

De OpenVPN-software hebben we in stap 6 al geïnstalleerd voor de VPN-router, en anders installeer je die met sudo apt-get install openvpn. Om OpenVPN als server te gebruiken, moeten we echter onze eigen certificaten aanmaken. Ga daarvoor naar de OpenVPN-configuratiedirectory met cd /etc/openvpn en voer sudo make-cadir easy-rsa uit. Omdat we nu voor de rest van de workshop allemaal opdrachten met sudo moeten uitvoeren, voeren we één keer sudo -s uit, zodat we de volgende keren geen sudo meer moeten opgeven. De opdrachtregel begint nu met root in plaats van met pi.

©PXimport

13 Variabelen

Ga nu naar de directory easy-rsa met cd easy-rsa en open het bestand vars met nano vars. We geven nu een aantal variabelen een waarde, zodat we bij het aanmaken van certificaten later niet telkens dezelfde waarden moeten ingeven. Wijzig de inhoud van de variabelen KEY_COUNTRY, KEY_PROVINCE, KEY_CITY, KEY_ORG, KEY_EMAIL en KEY. Voor het land vul je een tweeletterige landcode in (nl), voor de andere waarden is de inhoud vrij. Verander KEY_SIZE in 1024, want de standaardwaarde 2048 is te zwaar voor de Pi. Zie voor een voorbeeld de afbeelding. Sla op en sluit af met Ctrl+O en Ctrl+X.

©PXimport

14 CA

Normaal brengt een certificate authority (CA) certificaten uit waarmee het eigenaarschap van een publieke sleutel bewezen wordt, maar we kunnen dat evengoed zelf doen. We maken daarom een CA-certificaat aan. Met source ./vars laden we de variabelen in die we hierboven aangepast hebben, met ./clean-all verwijderen we alle sleutels die al aanwezig zijn en met ./build-ca maken we uiteindelijk het CA-certificaat aan. Druk bij elke vraag op Enter om de standaardwaarde te aanvaarden, ook bij de Common Name en Name.

©PXimport

15 Servercertificaat

Daarna maken we een certificaat en sleutel aan voor onze OpenVPN-server. Dat kan met ./build-key-server Frambozentaart, waarbij Frambozentaart de naam van onze server is. Aanvaard weer de standaardwaardes, zeker voor Common Name, die gelijk moet zijn aan de naam van de server die je aan build-key-server doorgegeven hebt. De vraag voor een challenge password antwoord je met Enter, waardoor het leeg blijft en ook de optionele bedrijfsnaam laat je leeg. Op de vraag Sign the certificate? antwoord je bevestigend met y, evenals op de vraag erna.

©PXimport

16 Clientcertificaten

Nu we de serverkant in orde hebben, moeten we voor elke client een certificaat en sleutel aanmaken met de opdracht ./build-key client1, waarbij client1 de naam van de client is. Accepteer weer dezelfde standaardwaarden en kies zeker bij Common Name de voorgestelde waarde, namelijk de naam van de client, zoals client1. Voor de rest antwoord je hetzelfde als bij de server. Herhaal dit voor alle apparaten waarmee je met het VPN wilt verbinden en zorg dat je voor elke client een unieke naam gebruikt. Tot slot voer je nog de opdracht ./build-dh aan (dat hoeft slechts één keer).

©PXimport

17 Serverconfiguratie

Kopieer nu de sleutels naar /etc/openvpn: cp keys/ca.crt keys/Frambozentaart.crt keys/Frambozentaart.key keys/dh1024.pem /etc/openvpn. Kopieer de voorbeeldconfiguratie: zcat /usr/share/doc/openvpn/examples/sample-config-files/server.conf.gz > /etc/openvpn/server.conf. Open het bestand met nano /etc/openvpn/server.conf en zoek naar de regels die achtereenvolgens beginnen met ca, cert, key en dh. Geef daarachter de juiste naam van de bestanden, zoals ca ca.crt, cert Frambozentaart.crt, key Frambozentaart.key en dh dh1024.pem.

©PXimport

18 Serverconfiguratie (2)

Zoek in het configuratiebestand naar de regel ;push "redirect-gateway def1 bypass-dhcp" en verwijder de puntkomma (;) vooraan de regel zodat deze actief wordt. Daardoor wordt je VPN-server de default gateway van de aangesloten clients, zodat ze via de VPN-verbinding kunnen surfen. Verwijder ook de ; vooraan de regel ;push "dhcp-option DNS 208.67.222.222" en de bijna identieke regel erna. Die twee regels zorgen dat de clients de DNS-servers van OpenDNS gebruiken. Sla tot slot het bestand op met Ctrl+O en sluit het af met Ctrl+X.

©PXimport

SD-kaart

Eén manier om bestanden van je Pi (zoals certificaat- en configuratiebestanden van OpenVPN) met je computer te delen is door de Pi uit te schakelen, het SD-kaartje in de kaartlezer van de computer te steken en de benodigde bestanden te kopiëren. Daarvoor moet je wel Ext2Fsd op Windows installeren om het Linux-bestandssysteem in te kunnen lezen. Je moet er ook telkens je Pi voor uitschakelen!

Samba

Een andere manier om bestanden van je Pi naar je computer te verplaatsen is met Samba. Je installeert dat programma op de Pi, zie hiervoor de workshop over de Raspberry Pi als downloadmachine. In het configuratiebestand van Samba definieer je welke map je op het netwerk deelt. Kopieer de bestanden die je wilt delen naar die map en open die in de verkenner van je Windows-pc.

©PXimport

Port forwarding

De Raspberry Pi is pas vanaf buiten je thuisnetwerk bereikbaar als je poort 1194 op je internetmodem/router laat doorsturen (forwarden) naar je Pi. Daarvoor moet je op de beheerpagina van je internetmodem/router naar de functionaliteit voor port forwarding gaan. In sommige interfaces heet dit 'LAN servers' of iets dergelijks. Geef de regel een naam (bijvoorbeeld 'vpn'), geef als poort 1194 op (of wat je in de OpenVPN-serverconfiguratie gekozen hebt), als protocol UDP en als lokaal IP-adres het interne IP-adres van je Pi.

IP-adressen

Port forwarding werkt enkel als je Pi altijd hetzelfde lokale IP-adres heeft. In je router heb je meestal ook een manier om een apparaat altijd hetzelfde IP-adres te geven. Vaak vind je dat onder het kopje DHCP. Geef daar het MAC-adres van je Pi in (te vinden na HWaddr als je ifconfig eth0 intypt in de opdrachtprompt van je Pi) en het gewenste IP-adres. Verder stel je in je router best ook een DynDNS-dienst in, zodat je VPN-server altijd onder dezelfde domeinnaam bereikbaar is.

©PXimport

19 Start OpenVPN

Om nu OpenVPN te starten, moeten we naar het juiste configuratiebestand verwijzen. Voer daarom nano /etc/default/openvpn uit en voeg AUTOSTART="server" toe. Als je eerder in deze workshop een VPN-router van je Pi gemaakt heb, moet je de AUTOSTART="client" hierdoor vervangen. Sla op en sluit af met Ctrl+O en Ctrl+X. Laat OpenVPN daarna automatisch starten bij het booten met sudo update-rc.d openvpn enable. Herstart je Pi. Kijk dan in de basiscursus over VPN op hoe je op je client met je OpenVPN-server verbindt.

©PXimport

20 Mobiele clients

Als je met je VPN-server wilt verbinden op Android- of iOS-apparaten, dan moet je nog enkele stappen uitvoeren. Die lees je hier onder de titel "Debian Server with Android / iOS devices" vanaf de tekst "Create client profile file...". De opdrachten daar plaatsen de CA, het clientcertificaat en de clientsleutel in het configuratiebestand van de client zelf, zodat de app OpenVPN Connect ze kan openen.

©PXimport

21 Hulp

OpenVPN heeft heel wat meer mogelijkheden dan we hier getoond hebben. Op deze webpagina vind je enkele tips. Maar ook de website van OpenVPN zelf staat boordevol met informatie. Klik links op Documentation om de uitgebreide documentatie te bekijken. Ook de voorbeeldconfiguratiebestanden staan overigens vol met informatie die uitlegt waarvoor alle opgenomen regels dienen. En als er iets misloopt, kijk dan eens naar foutmeldingen in de uitvoer van grep ovpn /var/log/syslog.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).