Misschien ben je doordat je de afgelopen periode thuis moest werken erachter gekomen dat je draadloze netwerk toch niet zo goed werkte als je dacht. Een goede draadloze verbinding in je hele huis is tegenwoordig geen luxe, maar soms bijna een primaire levensbehoefte. Hoe zorg je in je hele huis voor een goede wifi-dekking en hoe kom je erachter wat je wifi-probleem veroorzaakt?

Wifi-problemen kun je onderverdelen in twee problemen: dekkings- en snelheidsproblemen. Deze problemen kunnen dezelfde oorzaak en oplossing hebben, maar dat hoeft niet. Voordat we beginnen met het oplossen van wifi-problemen, gaan we terug naar de basis. Wifi maakt gebruik van twee frequentiebanden op 2,4 en 5 GHz. De 2,4GHz-band staat aan de basis van de oudere wifi-standaarden 802.11b en -g, terwijl 802.11n zowel van de 2,4- als de 5GHz-band gebruikmaakt. De huidige 802.11ac-standaard maakt gebruik van de 5GHz-band, maar alle draadloze routers en accesspoints bieden ook ondersteuning voor 802.11n op de 2,4GHz-band.

Bereik versus bandbreedte

Beide banden hebben hun eigen voor- en nadelen. De 2,4GHz-signalen dringen makkelijk door materialen heen en hebben hierdoor een relatief groot bereik. De beschikbare bandbreedte is echter heel beperkt en netwerken overlappen elkaar al snel. Dit zorgt voor storing met onder meer een lagere snelheid als gevolg. Het grote bereik van de 2,4GHz-band lijkt dus een voordeel, maar is een belangrijke reden van problemen die ervaren worden. De 5GHz-band biedt dan weer veel meer bandbreedte, maar heeft dan weer een veel beperkter bereik. Verwacht niet dat je op een andere verdieping als je accesspoint een goed 5GHz-signaal zult hebben. Beide frequentiebanden hebben dus hun eigen nadelen, maar één ding is wel duidelijk: het is onrealistisch om te verwachten dat je met één draadloze router of accesspoint je héle huis van een goed draadloos netwerk voorziet.

©PXimport

Meerdere accesspoints

Wil je dus zowel een dekkend als een snel wifi-netwerk, dan heb je in de meeste woningen meerdere wifi-accesspoints nodig. Hier zijn verschillende mogelijkheden voor. Je kunt bijvoorbeeld een oude router instellen als accesspoint of een relatief goedkoop extra accesspoint aanschaffen. Het nadeel hiervan is dat het accesspoint dan losstaat van je andere accesspoint (waarschijnlijk je draadloze router) waardoor je je draadloze netwerk op meerdere plekken moet beheren. Voor consumenten was een centraal beheerd draadloos netwerk lang onbereikbaar, maar tegenwoordig heel goed mogelijk. Zo bieden bijvoorbeeld de merken Ubiquiti en TP-Link wifi-systemen op basis van bedraad aangesloten accesspoints die met een prijs vanaf zo’n tachtig euro per accesspoint ook voor thuisgebruik aanvaardbaar is. Daarnaast zijn er natuurlijk de wifi-mesh-systemen die je koopt als kit bestaande uit twee of drie accesspoints. Ook moderne wifi-powerline-adapters werken tegenwoordig goed als één systeem samen.

©PXimport

Bedraad is het beste

Uit onze praktijkervaringen blijkt dat qua prestaties bedraad aangesloten accesspoints nog altijd het beste zijn, gevolgd door de betere wifi-mesh-systemen. Bij de meeste wifi-mesh-systemen kun je accesspoints overigens naar keuze ook bedraad aansluiten. Dat is een voordeel, want bedraad aangesloten accesspoints werken altijd beter én ze verbeteren de snelheid in de rest van het draadloze mesh-netwerk.

Powerline-adapters blijken niet altijd de prestaties te leveren die je verwacht. Verderop in het artikel komen we hier op terug. Dan is er natuurlijk nog de repeater. Die raden we je hooguit aan als je op één plek in je huis een slechte dekking hebt. Repeaters bieden namelijk niet de beste snelheid. Zelf gebruiken we af en toe nog wel een repeater voor dekking op een dakterras. Een betere oplossing zou voor zo’n plek te veel kosten en met de repeater is er stabiele, maar niet heel snelle dekking.

Internetproviders bieden tegenwoordig ook allerlei oplossingen aan op basis van meerdere accesspoints. Het nadeel van deze systemen kan zijn dat ze alleen goed samenwerken met de router van de internetprovider zelf.

©PXimport

Met welk accesspoint ben ik verbonden?

©PXimport

Dekking in kaart brengen

Het oplossen van wifi-problemen begint met het in kaart brengen van de wifi-dekking in huis. Heb je wel overal een goede signaalkwaliteit? In Computer!Totaal nummer 5/2020 zijn we uitgebreid aan de slag gegaan met WinFi Lite (pagina 46). Je vindt het artikel ook op onze website via deze link. WinFi Lite laat na een scan alle draadloze accesspoints in jouw omgeving zien. Om te achterhalen of de dekking voldoende is, kun je het beste naar de kolommen RSSI en SNR kijken die je tevoorschijn haalt door via de knop rechtsboven in beeld om te schakelen naar de Pro-view. Rssi staat voor Received Signal Strength Indicator en wordt in negatieve dBm-waarden uitgedrukt (decibel-milliwatts). Hoe hoger de negatieve waarde, hoe slechter het signaal is. Een waarde van -60 dBm is dus beter dan een waarde van -70 dBm. Die laatste waarde is de grens voor een signaal dat nog enigszins bruikbaar is, maar niet de beste snelheid biedt. Een goed signaal zit tussen -50 en -60 dBm, terwijl alles boven -50 uitstekend is. Ook de kolom SNR dat voor Signal To Noise Ratio staat is belangrijk. Deze waarde wordt in dB uitgedrukt, waarbij geldt dat een hogere waarde beter is. Een waarde tussen 25 en 40 dB is een goede richtlijn, hoger is natuurlijk nog beter. Door de scan op verschillende plekken in huis uit te voeren, krijg je snel inzicht in hoe het met je wifi-dekking gesteld is.

©PXimport

Ingebouwde wifi-scanner macOS

©PXimport

Snelheid meten

Uiteindelijk draait het meestal niet primair om dekking, maar om een stabiele haalbare snelheid. Voor een goede internetervaring is een snelheid van zo’n 50 Mbit/s al heel netjes en daarmee kun je vrijwel alle diensten op internet optimaal gebruiken. Heb je echter een sneller internetabonnement en maak je veel gebruik van clouddiensten of werk je thuis draadloos over een vpn-verbinding, dan heb je waarschijnlijk behoefte aan een hogere snelheid. Wil je weten of je draadloze netwerk overal snel genoeg is voor je internetverbinding? Dan raden we www.speedtest.net aan. Ter controle voer je de meting eerst bedraad uit, zodat je inzichtelijk hebt wat de maximaal haalbare snelheid is.

Mogelijk gebruik je je draadloze netwerk niet alleen voor surfen op internet, maar in het geval van een laptop ook voor een verbinding met je nas. In dat geval geldt dat de verbinding niet snel genoeg kan zijn. Je kunt dan het beste een lokale speedtest binnen je thuisnetwerk gebruiken om je verbindingssnelheid te achterhalen. Hiervoor heb je naast een laptop met een goede wifi-kaart ook een bedraad aangesloten computer nodig. Een programma waarmee je de snelheid binnen je netwerk kunt meten is TamoSoft Throughput Test die je voor Windows en macOS kunt downloaden. De client is ook voor Android beschikbaar. Op je bedrade pc draai je de test als server, terwijl je op een laptop de client gebruikt. Vervolgens kun je de snelheidstest uitvoeren en worden zowel je down- als uploadsnelheden inzichtelijk.

©PXimport

Goede dekking toch lage snelheid

Een probleem waar je bij een bedraad aangesloten accesspoint niet zo snel tegenaan zult lopen, is dat je wel een uitstekend wifi-signaal hebt, maar toch een tegenvallende snelheid haalt. Dat komt doordat de verbinding tussen je wifi-accesspoint en je laptop of smartphone maar één van de schakels in de keten is. Gebruik je een draadloos aangesloten accesspoint als een repeater of wifi-mesh-systeem, dan is het accesspoint zelf ook weer via een draadloze verbinding aangesloten. Wanneer de zogenoemde backhaul niet snel genoeg is, dan zul je nooit een goede snelheid halen. Een wifi-mesh-systeem is natuurlijk geen magie: in de basis zijn het repeaters. De nadelen van repeaters zie je in de praktijk dan deels ook wel terug. Oftewel een wifi-mesh-punt op je zolder dat via een wifi-mesh-punt op de eerste verdieping is verbonden zal een minder hoge snelheid hebben dan het wifi-mesh-punt op de begane grond. Bij powerline-adapters wordt powerline gebruikt als backhaul en de snelheid van die powerline-verbinding kan in de praktijk een stuk lager zijn dan de snelheid die via het ingebouwde accesspoint mogelijk is.

Plaatsing wifi-mesh optimaliseren

Heb je wel een goede dekking, maar een tegenvallende snelheid? Dan is dat een indicatie dat de draadloze link tussen de netwerkapparatuur niet goed is. Je zult dan je wifi-mesh-punt of repeater moeten verplaatsen naar een locatie waar er een beter contact is met andere wifi-mesh-punten of de draadloze router. Veel wifi-mesh-systemen en repeaters hebben iets van een indicatie die je helpt bij een goede plaatsing. Dat varieert van een simpel lampje tot aanwijzingen in de bijbehorende app. Uiteraard houd je bij het verplaatsen van repeaters en wifi-accesspoints ook rekening met de signaalwaarde die je met je laptop of smartphone haalt. Je hebt immers niets aan een uitstekende link tussen je netwerkapparatuur als vervolgens de dekking voor je clients niet goed meer is. Probeer niet te strak vast te houden aan een uitstekend signaal. Bij een systeem op basis van draadloos aangesloten accesspoints draait het om de optimale balans tussen alle onderdelen in de keten. Het kan namelijk dat je ondanks een wat slechter signaal voor je clients uiteindelijk toch een betere snelheid haalt.

Een tip uit de praktijk is om indien mogelijk op alle verdiepingen je wifi-mesh-punten in de buurt van het trapgat te zetten. Zo kan de onderliggende draadloze verbinding profiteren van het trapgat, terwijl je apparaten profiteren van het accesspoint op dezelfde verdieping. Verder is het zo dat de duurdere tri-band-systemen met een extra radio voor de onderlinge verbinding minder gevoelig zijn voor plaatsing. Kortom, probeer je wifi-mesh-punten op verschillende plekken in huis neer te zetten om uit te proberen wat het beste werkt.

©PXimport

Roaming

©PXimport

Powerline optimaliseren

Dat je met een wifi-powerline-adapter een teleurstellende snelheid haalt, zit hem doorgaans niet in het wifi-gedeelte. Het is het achterliggende powerline-signaal dat de snelheidsbeperking veroorzaakt. In sommige huizen werkt powerline uitstekend, maar in andere huizen totaal niet. Helaas is het zonder uitproberen niet te voorspellen hoe powerline zich in jouw huis gedraagt. Een echt goede powerline-adapter haalt in de meest optimale omstandigheden een snelheid van zo’n 130 Mbit/s, dat is dan ook gelijk de maximale snelheid die je via het accesspoint kunt halen. Helaas is de snelheid die je haalt soms veel lager, het zou zomaar kunnen dat in jouw huis slechts 20 Mbit/s mogelijk is. Zeker als je met meerdere gebruikers tegelijkertijd werkt, wordt dat krap. Je kunt bij problemen proberen om de powerline-adapter op andere stopcontacten aan te sluiten. Kies indien mogelijk voor stopcontacten op dezelfde fase (wanneer je een driefase-aansluiting hebt) en groep. Kan dat niet, probeer dan andere elektrische apparaten op andere fasen of groepen aan te sluiten. Een oplossing op basis van powerline kies je dan ook vooral om op een heel eenvoudige manier een goede wifi-dekking te realiseren.

Conclusie

Achterhalen waar je wifi-dekking nodig hebt, is met programma’s als WinFi Lite of Ekahau Heatmapper een relatief eenvoudig klusje. Je dekkings- en snelheidsproblemen vervolgens optimaal oplossen kan daarna een lastigere puzzel zijn. Een goede snelheid is zonder goede dekking niet mogelijk, maar een goede draadloze dekking zorgt helaas niet automatisch voor een goede doorvoersnelheid. Door de juiste conclusies te trekken en te spelen met de positie van accesspoints kun je gelukkig vrijwel altijd een goede balans halen tussen dekking en snelheid zodat je overal in huis kunt werken, gamen en streamen.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).