UPnP, poorten, firewalls, het kan nog best lastig zijn om van binnen in je netwerk iets beschikbaar te maken zodat het ook op externe plekken bereikbaar is. Het is vaak lastig om je router zodanig te configureren dat het juiste verkeer naar het juiste apparaat in je netwerk wordt gestuurd. We gaan hiermee aan de slag met UPnP en portforwarding.

Wil je een apparaat uit jouw thuisnetwerk, bijvoorbeeld je NAS, ook kunnen bereiken als je niet thuis bent? Standaard is je thuisnetwerk zodanig beveiligd dat dit niet zomaar mogelijk is, omdat anders kwaadwillenden ook bij jouw netwerkapparaten zouden kunnen komen. Je moet dus zelf instellingen aanpassen. Daarbij is het essentieel dat je weet wat je doet, zodat je niet onbewust de beveiliging van je netwerk verzwakt. Lees ook: Raakt je NAS vol? Dit kun je doen.

01 Internetlagen

Als je iets wilt versturen over het internet van punt A naar punt B, dan worden deze data door middel van een aantal ‘lagen’ verstuurd. Elke laag biedt steeds wat extra functionaliteit voor het versturen van data.

Helemaal onderaan heb je de fysieke laag, waar gegevens in de vorm van signalen worden verstuurd over de kabel of draadloos via wifi. Een laag daarboven heb je een laag die de data over de kabel of wifi verstuurt in de vorm van enen en nullen en die ook controleert op fouten, en zo nodig data opnieuw stuurt. Weer een laag hoger heb je de mogelijkheid om data tussen twee netwerkapparaten te sturen, iets wat via een MAC-adres gedaan wordt. Elke laag is een stukje abstracter, onderaan werk je met fysieke enen en nullen, daarboven al met pakketjes tussen apparaten en adressen. Zo heb je nog een aantal lagen, waarbij elke laag steeds de functies en abstracties van de laag eronder gebruikt.

Stel nu dat we de tekst ‘Hallo, wereld!’ naar onze server thuis willen sturen. De netwerklaag verpakt de tekst en zoekt een router die het pakketje aanneemt en door kan sturen op weg naar onze server. Het pakketje gaat steeds een laag dieper, totdat het omgezet is in fysieke signalen en door de kabel gaat. Uiteindelijk komt het aan bij onze server, die de data uitleest. Stel nu dat de server reageert met ook een pakketje met de tekst ‘Hallo, pc!’. Dit pakketje gaat ook weer alle lagen door, op weg naar onze computer. Er is echter een probleem. Het pakketje is aangekomen op onze computer, maar hoe weet het besturingssysteem nu voor welk programma het pakket bedoeld is? Daarvoor zijn er poorten. Een poort is niets meer dan een postbus voor een programma; daar waar Windows, Linux of macOS de data aan kan afgeven zodat het programma waarvoor de data bedoeld zijn, deze in ontvangst kan nemen.

©PXimport

02 Poorten forwarden

Als je geen firewall hebt, staat de toegang tot al je poorten open. Dat is niet zo erg, want zolang er geen programma een poort opent, kan er niets gebeuren. Daarnaast is het zo dat Windows een eigen ingebouwde firewall heeft. Als een programma een poort in gebruik neemt en de firewall dit toelaat, kan elke pc waar dan ook je IP-adres aanroepen met die poort en er data naartoe sturen.

Dat is in ieder geval in theorie zo… in de praktijk is het zo dat je een router hebt, waarmee meerdere pc’s, laptops en tablets verbonden zijn. Stel nu dat je ergens buiten je eigen netwerk gegevens wilt versturen naar jouw pc, dan is er een probleem. Je router doet namelijk iets genaamd NAT, oftewel Network Address Translation. Dat is nodig, want je internetprovider geeft je per internetaansluiting maar één IP-adres en met dat ene IP-adres kun je dus precies één apparaat met internet verbinden. De router lost dat probleem op door als enige direct in verbinding te staan met je provider en daarmee dus dat IP-adres aan te nemen, en vervolgens zelf IP-adressen aan je eigen apparaten uit te delen.

Stel dus dat je vanuit de koffiebar een berichtje naar je pc thuis wilt sturen, dan heeft het geen zin om je lokale, door de router toegewezen IP-adres te gebruiken, want dat IP-adres heeft alleen binnen in je netwerk betekenis. Erbuiten verwijst het nergens naar. In plaats daarvan kun je dan gebruikmaken van je externe IP-adres, in combinatie met je poort. Het probleem is dat je router dan wel moet weten waar de data heen moeten. Met alleen het externe IP-adres en de poort, weet de router nog steeds niet voor welke pc, tablet of smartphone het pakket bedoeld is. Daarom is er portforwarding: daarmee geef je in de router aan dat als op deze poort data binnenkort, die gegevens naar een bepaald apparaat doorgestuurd moeten worden.

Je vraagt je dan misschien af hoe überhaupt internet nog werkt op je netwerk. Als je een website bezoekt, worden er ook data heen en weer gestuurd en die data komen wel gewoon aan op je pc, zonder dat je portforwarding hebt ingesteld. Dat werkt, omdat je router zelf al portforwarding toepast voor verbindingen die je van binnenuit opzet, zodat alle pakketten correct aankomen waar ze moeten zijn. Portforwarding zelf is overigens geen beveiligingsrisico. Dat risico komt van de applicatie die luistert op die poort. Stel dat je poort X doorstuurt naar een pc die je nooit updatet, dan is dat een groot risico vanwege bekende beveiligingslekken. Het is dus belangrijk om een apparaat altijd up-to-date te houden als je een poort daarnaartoe doorstuurt.

©PXimport

03 UPnP

UPnP staat voor Universal Plug and Play. Het stelt apparaten op het netwerk in staat om elkaar ‘te zien’. Elk apparaat kan zichzelf aankondigen op het netwerk, zodat het eenvoudig is voor apparaten om met elkaar te communiceren en samen te werken. Eén van de functies van UPnP is om een apparaat toe te staan om poorten te forwarden, zodat jij dat niet handmatig hoeft te doen.

Stel je Xbox wil graag verkeer ontvangen op poort 32400, dan kan het apparaat dat automatisch aanvragen bij de router, die vervolgens de betreffende regel zal aanmaken en dus al het verkeer op die poort doorstuurt naar je Xbox door middel van het IP- of MAC-adres. UPnP vormt echter een beveiligingsrisico. Het probleem is dat UPnP geen vorm van authenticatie gebruikt. Malware kan zo eenvoudig poorten openzetten. Het probleem is dat er op afstand misbruik gemaakt kan worden van UPnP. Veel UPnP-implementaties van routerfabrikanten zijn namelijk onveilig. In 2013 heeft een bedrijf zes maanden lang het internet gescand om te kijken welke apparaten er allemaal op UPnP reageerden. Er reageerden maar liefst 6900 apparaten, waarvan het in 80 procent van de gevallen ging om een thuisapparaat als een printer, webcam of IP-camera. Wij raden dus aan om UPnP in je router uit te zetten. De belangrijkste conclusies uit het onderzoek vind je in het kader ‘UPnP veilig?’

©PXimport

UPnP Veilig?

04 TCP versus UDP

Als je een poort openzet, kun je deze openzetten voor TCP of voor UDP. TCP en UDP zijn beide protocollen voor communicatie over het internet. TCP staat voor het Transmission Communication Protocol en wordt gebruikt als een programma een verbinding wil opzetten met een ander programma en wil dat deze verbinding actief blijft. Vooral dat laatste is belangrijk, want dat betekent dat er een soort telefoonverbinding actief is, totdat een van de twee ‘bellers’ ophangt. Elk pakket dat ontvangen wordt met TCP, wordt door de ontvangen computer bevestigd naar de afzender. Krijgt de afzender geen bevestiging, dan wordt het pakket opnieuw gestuurd, totdat er wel een bevestiging komt. TCP verzamelt daarna alle pakketjes en maakt de gegevens weer heel/compleet, voordat het wordt overgedragen aan de applicatie die de data inleest.

UDP daarentegen onderhoudt geen actieve verbinding en is meer te vergelijken met een chatdienst. Berichten worden onafhankelijk van elkaar verstuurd en er wordt geen actieve verbinding onderhouden. UDP staat voor het User Datagram Protocol en is eigenlijk een simpelere variant van TCP. Dit protocol biedt alleen poortnummers en foutcontrole, iets wat TCP ook doet, maar het bevat dus niet de mogelijkheid om actieve verbindingen te onderhouden. Het verschil tussen TCP en UDP heeft te maken met de toepassingen. TCP blinkt uit in correcte, goed geordende data, ten koste van wat overhead, zoals het erkennen van elk ontvangen pakket. Dat is een must als je bijvoorbeeld als je over het internet surft. Je wilt niet dat af en toe een woord of letter ontbreekt vanwege een verloren pakket en dus incomplete data. Het is ook een must als je een bestand verstuurt over het netwerk, dan wil je absolute garantie dat dat bestand in zijn geheel en correct op de bestemming is aangekomen. UDP is echter handig voor als je snel wilt zijn met lage overhead. Nuttige toepassingen daarvoor zijn audio en video. Het is erg frustrerend als de audio- of videoverbinding traag is, waarbij het beeld steeds stilstaat en het even duurt voordat alles aankomt. UDP geeft je sneller beeld, ten koste van af en toe wat beschadiging of vervorming van beeld of geluid.

Als je nu een poort door wilt sturen in de router naar een bepaald apparaat, dan kan de router onderscheid maken tussen de twee protocollen UDP en TCP. Sommige applicaties maken namelijk alleen gebruik van één van de twee protocollen, dus is het belangrijk de juiste te kiezen.

©PXimport

Poorten doorsturen op NETGEAR

©PXimport

05 Twee routers achter elkaar

In je router zul je, zoals je eerder las, soms poorten moeten forwarden. Maar wat als je nu twee routers achter elkaar hebt? Dat is helemaal niet zo raar, want doorgaans levert je internetprovider een modem en router in een apparaat. Echter, die router is van matige kwaliteit met vaak slecht wifi-bereik en dus plaats je er een betere router achter. Om de poorten dan te configureren, kun je ervoor kiezen om steeds in de router van je provider de poort te forwarden naar je tweede router en vervolgens in je tweede router de poort te forwarden naar je daadwerkelijke apparaat. Dat is echter lastig, omdat je dan alles steeds twee keer moet doen en moet wijzigen. Bovendien is het meestal door de configuratie niet meer mogelijk om zomaar bij de beheerinterface van je eerste router te komen. Dan is het dus steeds nodig om even verbinding te maken met je eerste router, de portforward in te stellen, en daarna hetzelfde te doen voor je tweede router.

Sommige routers hebben echter een bridgemodus. De beste manier om twee routers achter elkaar te zetten, is om de eerste router (die van je internetprovider) in deze modus te zetten. In bridgemodus worden beide netwerken van de routers aan elkaar gekoppeld en fungeert het apparaat van je internetprovider enkel als modem. Met bridgemodus is het nodig om alle apparaten dan aan je tweede router te koppelen, omdat de eerste router in bridgemodus geen IP-adressen meer zal uitdelen. Bij bijvoorbeeld modem/routers van Ziggo wordt in bridgemodus het wifi-netwerk uitgeschakeld, deelt de router geen IP-adressen meer uit, wordt NAT uitgeschakeld, wordt de firewall uitgezet en worden LAN-poorten 2 tot en met 4 uitgeschakeld. Je kunt dan dus eenvoudig je eigen router eraan hangen. Instructies hoe je voor Ziggo bridgemodus inschakelt, vind je hier. Mogelijk bieden ook andere internetproviders een dergelijke bridgemodus.

©PXimport

Poort forwarden op Linksys-router

©PXimport

06 DMZ

Indien je modem/router geen bridgemodus heeft, dan kun je de DMZ-modus gebruiken. Een DMZ, voluit een demilitarized zone, is daar waar alles is toegelaten. In een bedrijf is dat een compleet apart netwerk. Bij een thuisnetwerk betekent een DMZ dat de router dan alle poorten voor een specifiek apparaat openzet. Door het IP-adres van jouw eigen (nieuwe) router in te vullen, zal de originele router van je internetprovider geen poorten meer blokkeren. Zorg voordat je het IP-adres van je tweede router invult, dat de router van je internetprovider een vast IP-adres toekent aan je eigen router. Daarvoor log je in op je eerste router met een pc, terwijl je tweede router met een kabel is verbonden met de eerste router. Vervolgens ga je naar iets genaamd als DHCP binding, statisch IP-adres of Adresreservering. Daar kun je vaak uit een van de aangesloten apparaten kiezen, waarna het MAC-adres automatisch wordt ingevuld.

Vervolgens is het nodig om het IP-adres dat de tweede router krijgt in te vullen. Het beste is om het huidige aan de router toegekende IP-adres daar in te vullen. Wat je kiest, maakt niet zo veel uit, als het maar in het juiste subnet zit. DHCP heeft een bepaald subnet, vaak is dat iets als 192.168.1.x, of10.0.1.x en je hoeft dan dus alleen iets in plaats van die x in te vullen. Een DMZ is nu niet heel erg veel onveiliger dan het normaal doorsturen van een poort. Uiteindelijk stuurt je eerste router alles door naar de tweede router, waar je gewoon de firewall en portforwarding-regels actief hebt. Daarmee komt deze opzet op hetzelfde neer als wanneer je maar één router hebt, maar dan met een extra router ertussen die alleen maar pakketjes doorstuurt. Voor je eigen gemak en veiligheid is het wel belangrijk om dat je geen apparaten meer aansluit op de router van je internetprovider en het wifi-gedeelte uitschakelt.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).