Sinds september vorig jaar moeten alle Nederlandse banken voldoen aan PSD2, de Europese richtlijn die bepaalt dat derden toegang moeten kunnen krijgen tot jouw bankrekening. Je moet daar wel akkoord voor geven. Wat zijn daar de gevolgen van?

Wat is de PSD2 richtlijn?

PSD2 is een afkorting van Payment Service Directive 2. Zoals de naam misschien al doet vermoeden is het een opvolger van de oorspronkelijke PSD, die uit 2007 komt. Het is misschien niet de eerste keer dat je hoort over PSD2. Niet zo gek, want er is jarenlang gerotzooid over de wet. De PSD-richtlijn werd al in 2016 aangenomen door het Europees Parlement, maar de landen van de EU kregen tot begin 2018 de regels ook daadwerkelijk door te voeren. Zelfs dat leverde nog veel vertraging op. Eigenlijk had de wet al officieel in januari van vorig jaar van kracht moeten zijn.

De PSD2 is een richtlijn, die betalingsverkeer tussen landen en banken regelt, waarmee Europa wil zorgen voor meer concurrentie in de financiële wereld. Hierdoor moeten er meer innovatieve diensten komen. De richtlijn scherpt ook de bescherming van consumenten aan en wil de veiligheid van het betaalverkeer verder verbeteren.

Eén aspect van de richtlijn krijgt verreweg de meeste aandacht. Banken zijn voortaan verplicht om derde partijen met een PSD2-vergunning kosteloos toegang te geven tot de rekening van klanten. Daar moet de klant wel eerst toestemming voor geven. Hoeveel informatie een derde partij precies krijgt, varieert. Een klant kan toestemming geven voor het doen van een eenvoudige betaling, voor het checken van het saldo of voor het ophalen van rekeninginformatie. Met die laatste optie komt de derde partij bijzonder veel te weten over een particulier. Toegang wordt eenmalig of continu verleend. In het laatste geval moet de toestemming elke 90 dagen worden bevestigd.

©PXimport

Betaalrevolutie?

Volgens sommigen zorgt PSD2 voor een revolutie in de financiële wereld, omdat het allerlei nieuwe diensten mogelijk maakt. Een bekend voorbeeld zijn apps die je hele financiële handel en wandel analyseren. Door alle betalingen door te spitten, kan zo’n dienst vrij snel zien of je niet te veel betaalt voor bijvoorbeeld mobiele telefonie, elektriciteit of hypotheek.

PSD is een Europese richtlijn. Dat maakt het makkelijker geld over te maken naar andere banken of betaaldiensten. De regel werd zo opgezet dat het makkelijker moest worden om zelf een bank te beginnen door een bankvergunning aan te vragen.

Inmiddels zijn er echter veel meer bedrijven die zich op één of andere manier bezig houden met betalingsverkeer. Dergelijke informatie is ook interessant voor bedrijven die profielen opbouwen van consumenten. Denk aan Google of Apple die eigen betaalmethodes willen opzetten, of PayPal en VenMo waarmee je geld kunt versturen. De wet is daarom bijgewerkt om te zorgen dat er meer ruimte ontstaat voor concurrentie. Bedrijven krijgen bijvoorbeeld makkelijker toegang tot je betaalinformatie zodat ze daar betere diensten omheen kunnen bouwen. Denk daarbij aan apps waarbij je verschillende rekeningen van verschillende banken in één keer kunt bekijken.

Er zijn in Nederland nog maar weinig partijen die een PSD2-vergunning hebben. Een invasie van fintech bedrijven blijft dus vooralsnog uit. Van de Nederlandse ondernemingen die wel een vergunning heeft, zijn onder meer Peaks (beleggen met wisselgeld), Huishoudboekje.nl en MoneyMonk (online boekhouden voor zzp'ers) bekende namen.

Privacy en de PSD2

Op langere termijn wordt niet uitgesloten dat de grote internetbedrijven toch informatie van rekeningen gaan gebruiken om profielen aan te vullen. Er zijn voortekenen dat Google die kant op wil, want het bedrijf heeft in Litouwen een vergunning aangevraagd waarmee het toegang kan vragen tot alle rekeninginformatie. Wat Google precies van plan is met die vergunning, heeft het bedrijf niet bekendgemaakt.

Onder grote internetbedrijven is er de laatste tijd sprake van een trend om zich bezig te houden met betaalproducten. Zo kondigde Facebook de eigen cryptomunt Libra aan, waarmee betalingen gedaan kunnen worden los van traditionele betaalmiddelen. Apple maakte bekend met een eigen creditcard te komen die veel profijt kan hebben van PSD2-mogelijkheden. De kaart moet klanten inzicht geven in hun eigen uitgaven, vergelijkbaar met een digitaal huishoudboekje. De kaart zal Apple ook in staat stellen om meer grip te krijgen op klanten, onder meer via een spaarprogramma. Of Apple plannen heeft om de creditcard naar Nederland te brengen, is niet duidelijk.

©PXimport

©PXimport

Omdat Europa één markt is, kan een bedrijf met een PSD2-vergunning op zak in de hele EU aan de slag. Critici zien daarin een zwak punt. Ze vrezen dat minder betrouwbare bedrijven op zoek gaan naar het land waar ze het makkelijkst een PSD2-vergunning ontvangen en daarna op bijvoorbeeld de Nederlandse markt actief worden. Het land waar de vergunning is verleend, is verantwoordelijk voor het toezicht. Wel moet een bedrijf in ons land voldoen aan de Wet op het Financieel Toezicht. De Autoriteit Financiële Markten heeft aangekondigd eventuele problemen door te spelen aan de buitenlandse toezichthouder, zodat die actie kan ondernemen.

Bij DNB zijn inmiddels dertien aanvragen binnengekomen van Nederlandse bedrijven voor een PSD2-vergunning.

Privacyverzet tegen de PSD2

Grote vraag is of consumenten bereid zijn om bedrijven toegang te geven tot hun bankrekening. Privacy-activisten zijn bang dat veel mensen achteloos toegang zullen verlenen, net zoals dat nu gaat bij cookiemeldingen. Veel zal afhangen van wat bedrijven er als beloning tegenover stellen. Als consumenten aantrekkelijke diensten of korting op producten krijgen, is de kans groot dat een fors aantal overstag gaat. Toegang kan altijd weer ingetrokken worden, maar daarmee zijn de gegevens nog niet verdwenen bij het bedrijf. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) bepaalt wel dat consumenten kunnen vragen om het verwijderen van die gegevens.

Overigens levert het verlenen van toegang nog een extra privacyprobleem op. Door de toegang krijgt een bedrijf ook te zien naar welke personen je geld overmaakt en van wie je geld ontvangt. Die personen hebben daar geen toestemming voor gegeven.

Reactie banken

©PXimport

De meeste banken stonden ook niet bepaald te springen bij het idee om rekeninggegevens te delen met derden. Nu ze daar door Europa toe worden gedwongen, biedt het ook kansen voor ze. Dankzij PSD2 kunnen banken de eigen dienstverlening uitbreiden. Onder meer ING heeft plannen in die richting. De bank begint met de mogelijkheid om straks betaalrekeningen van andere banken toe te voegen aan de ING-app en Mijn ING. Hier werd al eerder mee getest. Wanneer klanten daar gebruik van kunnen maken, is nog niet bekend.

Andere banken hebben vergelijkbare plannen. Zo kunnen klanten van ABN Amro via hun bankapp rekeninginformatie inzien van de Rabobank, als ze daar ook klant zijn. Het is de bedoeling dat andere banken snel worden toegevoegd. Dat ABN Amro als eerste Rabobank-gegevens beschikbaar stelt, heeft te maken met de voortvarendheid op dit gebied van Rabobank. Naar verwachting kun je binnenkort ook bij andere banken meerdere rekeningen van verschillende banken in je overzicht zien. Ook de ING werkt hier aan.

Verder heeft ABN Amro de app Grip die inkomsten en uitgaven automatisch in categorieën zet. Per categorie kan een budget worden ingesteld. Dankzij PSD2 kunnen klanten van andere banken de app binnenkort ook gebruiken.

Bij andere banken wordt eveneens koortsachtig gewerkt aan nieuwe diensten die mogelijk zijn dankzij PSD2. Daarbij voelen banken de hete adem in de nek van nieuwe toetreders. Als ze geen nieuwe innovatieve diensten ontwikkelen, bestaat de kans dat ze nog slechts als geldbewaker zullen fungeren, terwijl andere de (veelal lucratieve) aanvullende diensten voor hun rekening zullen nemen.

Wat zijn voor mij de voordelen van PSD2?

PSD2 biedt vooral voor banken en bedrijven veel kansen. Het wordt bijvoorbeeld makkelijker om apps en diensten te bouwen die gebruik maken van de PDS2-richtlijn. Voorbeelden zijn er genoeg. Apps die automatisch advies geven over pensioenen op basis van je spaargedrag, diensten die helpen bij het opstellen van een budget, die koopadviezen geven, of nieuwe manieren bedenken om te betalen... PSD2 kan de markt in theorie flink opschudden, en dat is goed voor de innovatie.

Een ander voordeel is dat je bij sommige online betalingen goedkoper uit bent. Onder de PSD2 mogen webwinkels namelijk geen extra kosten meer (door)rekenen voor het gebruik van debet- en creditcards. Niet meer dat extra kwartje voor Thuisbezorgd dus.

PSD2 zorgt bovendien voor meer veiligheid. De richtlijn verplicht betaalproviders strenge veiligheidseisen in te stellen, zoals tweestapsverificatie voor betalingen en betere fraudedetectie.

Wat zijn de nadelen van de PSD2?

Het grote nadeel van de PSD2 blijft natuurlijk de privacy, uit het betaalverkeer van een persoon valt heel veel af te leiden. Dat is de reden dat de wet de laatste jaren zo vaak in het nieuws kwam. Hij is namelijk niet erg privacyvriendelijk. Zo is er angst dat grote techbedrijven als Facebook en Google makkelijk toegang krijgen tot betaalgegevens, of dat Nederlanders te makkelijk hun bankrekening openbaar maken in ruil voor een paar euro korting op diensten.

Privacy was zo'n zwaarwegend punt dat de wet daardoor lang werd uitgesteld. Sindsdien zijn er ook strenge eisen gekomen voor hoe klanten ermee omgaan. Zo is er een opt-in waarbij klanten expliciete toestemming moeten geven als zij hun gegevens willen delen. Die toestemming moet iedere 90 dagen worden vernieuwd, en kan altijd worden ingetrokken. En ieder bedrijf dat toegang tot betaalgegevens wil moet een vergunning krijgen van De Nederlandsche Bank.

Toch zijn die beschermende maatregelen niet erg gedetailleerd. Het delen van gegevens is nogal alles-of-niets: een klant kan niet kiezen bepaalde gegevens alsnog achter te houden. Contributies aan een politieke partij? Bekend. Pinbetalingen in een coffeeshop? Ook bekend. Parkeerbetalingen bij een plek die je liever stilhoudt? Niet meer onder PSD2...

Bovendien geldt hetzelfde principe voor PSD2 als voor bijvoorbeeld Facebook: misschien zit jij er niet op, maar iemand anders wel. Als jij geen toestemming voor datadeling geeft maar je vrienden wel, dan worden al die onderlinge transacties alsnog gedeeld. Zo komt bijvoorbeeld die Tikkie-betaling naar een vriend alsnog in de database van Facebook terecht als de ontvanger het sociale netwerk toegang heeft gegeven tot de betaalgegevens.

©PXimport

PSD2-me-niet-register

Reacties op deze wet?

Uiteraard zijn er veel bedrijven erg blij met de wet. De Nederlandsche Bank zegt nu al met meer dan 15 bedrijven in gesprek te zijn over een mogelijke vergunning. Ook de banken zien veel mogelijkheden en daar de afgelopen maanden veel campagne voor gevoerd.

Ook in Den Haag is niet iedereen even blij met de wet. "In de praktijk zullen mensen vaak gewoon op ‘akkoord’ klikken", zegt SP-kamerlid Mahir Alkaya tegen NRC. "Zeker als ze worden verleid met kortingen op een hypotheek of zorgverzekering."

De Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse privacywaakhond, heeft ook al aangegeven goed naar de situatie te kijken.

De Consumentenbond is ook sceptisch. Hoewel de organisatie wel voordelen ziet werd er ook lang gepleit voor een 'extra veiligheidsslot' voor PSD2. Dat moet een extra mate van beveiliging zijn waarbij gebruikers niet met slechts één druk op de knop hun gegevens delen, zoals de huidige cookiewetgeving op dit moment bijvoorbeeld in de praktijk werkt.

De Consumentenbond ziet bovendien ook obstakels in de betere beveiliging. Voor creditcardbetalingen wordt het bijvoorbeeld verplicht de betaling te bevestigen met een sms-code. Klanten die geen telefoon hebben kunnen dan geen betalingen doen. Hoe groot het percentage is van betalers die wél een creditcard maar geen mobiele telefoon hebben is niet bekend, maar een erg groot probleem zal dat niet zijn. Desondanks wil de Consumentenbond dat er ook een een backupoptie komt voor die mensen.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).