Begint je pc traag te worden of wil je je pc klaarmaken voor Windows 11? Dan kun je Windows 10 opruimen! Je kunt programma's verwijderen, maar ook het startmenu opschonen. In dit artikel geven we je nog veel meer tips om je pc weer sneller te maken.

Tip 01: Fysiek opruimen

In dit artikel richten we ons volledig op het softwarematig opruimen van je computer, oftewel: van Windows. We kunnen dit artikel echter niet schrijven zonder toch óók even aandacht te schenken aan de hardware van je pc. Je kunt Windows namelijk compleet opgeruimd houden, maar als de binnenkant van je pc een stofnest is, dan heeft dat ook gevolgen voor de prestaties van je pc. De koeling kan bijvoorbeeld verstopt raken, waardoor componenten oververhit kunnen raken en zelfs kunnen smelten. Er is niet eens zo heel veel nodig om ervoor te zorgen dat je grafische kaart het loodje legt. Dit soort dingen zijn eenvoudig te voorkomen door eens in de zoveel tijd (bijvoorbeeld twee keer per jaar) even de kast open te schroeven en wat stof te verwijderen. Is dat je te veel werk, dan kun je ook gewoon de stofzuiger tegen de ventilator aan de achterkant van je pc houden om stof weg te halen. Dat doet niet veel voor het stof in je pc zelf, maar in ieder geval kan de ventilator dan naar behoren draaien. Denk er wel aan dat een grafische kaart ook een koeling kan hebben die verstopt kan raken door stof.

©PXimport

Tip 02: Bureaubladmappen

We hebben allemaal wel eens de horrorplaatjes gezien op internet van mensen die duizenden pictogrammen op hun bureaublad hebben staan. Waarschijnlijk is het bij jou niet tot dat soort taferelen gekomen, maar de kans is wel groot dat er een flink aantal pictogrammen op je bureaublad staat. Interessant wetenswaardigheidje in dit verband is dat iPad- en iPhone-gebruikers heel lang hebben geklaagd over het gebrek aan de mogelijkheid om pictogrammen in mapjes te slepen. Die functionaliteit is er inmiddels alweer enige jaren. Maar van de mogelijkheid tot mapjes maken op het bureaublad van de pc wordt eigenlijk nauwelijks gebruik gemaakt. Zonde, want het is kinderlijk eenvoudig. Rechtsklik op het Bureaublad, klik op Nieuw en vervolgens op Map. Geef de betreffende map een naam en druk op Enter. Je kunt nu simpelweg de pictogrammen van programma’s en bestanden naar de map slepen en op die manier structuur aanbrengen. Het fijne hiervan is dat, zodra je dit eenmaal hebt gedaan, een pictogram dat wordt toegevoegd door een nieuw programma ineens heel erg opvalt, waardoor je sneller geneigd bent om het in een map te slepen. Zo gaat het opgeruimd houden van het Bureaublad voortaan bijna vanzelf.

Wil je meer tips voor een opgeruimd bureaublad? Lees dan het artikel Zo kun je jouw bureaublad schoonmaken en -houden

©PXimport

Tip 03: Slimme wallpapers

Sommige oplossingen zijn even eenvoudig als briljant. Je bureaubladachtergrond is één geheel; het is niet mogelijk om speciale vlakken aan te maken voor bepaalde apps. Je kunt echter wél doen alsof, met gesegmenteerde bureaubladachtergronden. Deze wallpapers zijn voorzien van verschillende vlakken met een tekstkader. Wanneer je zo’n bureaubladachtergrond gebruikt, dan is het bureaublad plotseling ingedeeld in allerlei segmenten. Die segmenten zijn natuurlijk alleen visueel, maar dat maakt niet uit, want zolang je je bureaubladpictogrammen keurig binnen deze segmenten plaatst, werkt deze visuele afkadering fantastisch. Je kunt deze bureaubladachtergronden natuurlijk zelf maken in een fotobewerkingsprogramma, maar uiteraard zijn er altijd mensen die dit werk al voor je hebben gedaan. Een interessante verzameling slimme wallpapers vind je op Moritzfinedesigns.com. Het leuke van deze site is dat de achtergronden zijn voorzien van segmenten met ruimte voor kopteksten (zoals productiviteit, spelletjes enzovoort), maar dat die teksten zelf nog niet zijn ingevuld. Dat kun je dus mooi zelf doen in een fotobewerkingsprogramma, precies zoals handig is voor jou.

©PXimport

Tip 04: Menu Start

Er was een tijd waarin we niet heel veel invloed hadden op het uiterlijk van het menu Start. Dat is in Windows 10 wel anders, maar toch maken we er met z’n allen veel te weinig gebruik van. Klik eens op het menu Start, en kijk er eens goed naar. Je zult zien dat er allerlei onderdelen in staan die je niet gebruikt, terwijl onderdelen die je wél gebruikt nergens te bekennen zijn. En dat terwijl het zo eenvoudig is om dat menu aan te passen. De titels van de segmenten pas je aan door op het pictogram met de twee streepjes te klikken naast de titel. Een tegel die je niet gebruikt, verwijder je door te rechtsklikken op de betreffende tegel en te klikken op Van Start losmaken. Een programma toevoegen doe je door in het menu Start naar het programma te zoeken, te rechtsklikken op het gevonden pictogram en te kiezen voor Aan Start vastmaken. Je kunt het pictogram vervolgens eenvoudig naar het gewenste segment slepen. Sleep je het pictogram op een ander pictogram, dan wordt er een mapje aangemaakt. Door te rechtsklikken op een tegel en te kiezen voor Formaat wijzigen kun je de tegel prominenter maken.

©PXimport

Programma’s verwijderen

Tip 05: Snelle toegang

Ook de taakbalk in Windows 10 is een onderdeel dat je volledig kunt inrichten naar je eigen smaak. Wanneer je rechtsklikt op de taakbalk zie je direct allerlei opties die je uit kunt schakelen. Daardoor wordt de taakbalk rustiger. Wanneer je klikt op Taakbalkinstellingen heb je nog veel meer controle over het uiterlijk en het gedrag van de taakbalk. Waar we voor dit artikel echter voornamelijk geïnteresseerd in zijn, is de mogelijkheid om Snelle toegang toe te voegen aan de taakbalk. Zoek naar Verkenner in het menu Start, rechtsklik op het pictogram en kies voor Aan de taakbalk vastmaken. Wanneer je nu met je rechtsmuisknop op het pictogram van de Windows Verkenner klikt, verschijnt er een menu met daarin alle mappen die zijn vastgemaakt in het menu Snelle toegang. Dit scheelt je behoorlijk wat zoekwerk en zorgt ervoor dat je een stuk efficiënter kunt werken.

Tip 06: Virtueel bureaublad

Tot slot nog een laatste visueel hulpmiddel om ervoor te zorgen dat Windows wat overzichtelijker en georganiseerder voor je wordt. Sinds de release van Windows 10 hebben we ook in Windows eindelijk de mogelijkheid om gebruik te maken van virtuele bureaubladen (Mac en Linux hadden die mogelijkheid al veel langer). Deze functie is superhandig als je veel verschillende dingen doet. Wanneer je bijvoorbeeld Facebook wel open wilt hebben staan maar niet wilt dat je wordt afgeleid wanneer je andere dingen aan het doen bent, dan komt deze functie goed van pas. Je kunt daarvoor namelijk verschillende bureaubladen aanmaken, waarbij jij bepaalt welk venster in welk bureaublad komt te staan. Zo kun je dus een bureaublad hebben waarin allerlei productiviteitsapps zijn geopend, een bureaublad met dingen die je doet in je pauze enzovoort. Je maakt een bureaublad aan door in de taakbalk op het pictogram te klikken dat nog het meeste lijkt op een pleister (Taakweergave, vlak naast de knop Start). Onderin zie je een bureaublad, en aan de rechterkant een plusteken. Klik hierop om meer bureaubladen toe te voegen. Je kunt nu eenvoudig de geopende vensters naar het gewenste bureaublad slepen.

©PXimport

Tip 07: Externe opslag

We hebben je tips gegeven over het overzichtelijk en georganiseerd houden van Windows, maar daar wordt je computer zelf natuurlijk niet sneller van. Daarom volgen nu wat tips die je helpen bij het verbeteren van de prestaties van je computer. De eerste, en wat ons betreft een zéér belangrijke tip, is het gebruik van externe opslag. Door bestanden op te slaan op een externe harde schijf, wordt de systeemschijf ontlast en dat komt de prestaties ten goede (al geldt dit vooral voor de traditionele harde schijf en minder voor ssd). Windows zal te allen tijde genoeg ruimte hebben om te doen wat het moet doen, terwijl je de bestanden op je externe schijf net zo makkelijk kunt benaderen als wanneer ze op de systeemschijf hadden gestaan. Extern opslaan biedt daarnaast nog een ander groot voordeel: je data wordt draagbaar. Je kunt de schijf eenvoudig op een andere pc aansluiten en mócht je pc een keer crashen, dan zitten je bestanden niet opgesloten in een systeem dat je niet meer kunt benaderen. Het hoeft natuurlijk niet per definitie een externe schijf te zijn: opslaan op een nas (een netwerkschijf) werkt ook fantastisch, maar is wel duurder en vereist meer beheer.

©PXimport

Tip 08: Ontdubbelen

Wellicht heb je te maken met een volle en trage harde schijf, maar heb je werkelijk geen idee hoe en waar je ruimte kunt winnen. De kans is meer dan aanwezig dat je een flink aantal dubbele bestanden op je harde schijf hebt staan, en dat is natuurlijk zonde van de ruimte. Windows heeft helaas geen goede ingebouwde methode om dubbele bestanden op te sporen, maar er zijn gelukkig wel handige programma’s voor. Een programma dat we al jaren graag gebruiken is Fast Duplicate File Finder. Wanneer je dit gratis programma hebt geïnstalleerd, sleep je de map die je wilt scannen op doublures (kan ook gewoon C: zijn) naar het deelvenster Folders. Kies vervolgens bij Method of je op zoek bent naar identieke bestanden (dus naam en inhoud) of bijvoorbeeld bestanden die identiek zijn, maar waarvan de naam iets verschilt (dat duurt wel langer). Na afloop van de scan zie je direct wat er is gevonden en hoeveel ruimte die bestanden in beslag nemen. Je kunt de doublures vervolgens eenvoudig verwijderen.

©PXimport

Tip 09: Schijfopruiming

De eerste stap naar het oplossen van een probleem is je realiseren dat je een probleem hebt. Dat weet Microsoft ook en het bedrijf heeft wel degelijk in de gaten dat Windows zelf er soms een behoorlijke puinhoop van kan maken. Om die reden komt Windows tegenwoordig met een programma dat speciaal bedoeld is om je harde schijf op te ruimen. Je vindt dit programma door Schijfopruiming te typen in het menu Start, en te klikken op het gevonden pictogram. Er verschijnt nu een klein venster waarin direct duidelijk wordt wat er nog allemaal op te ruimen valt binnen Windows. Wanneer je dit net hebt gedaan zal dit waarschijnlijk gaan om enkele MB’s, maar draai je dit programma voor het eerst of na lange tijd, dan zul je zien dat je met één muisklik tot soms wel tiengallen gigabytes aan ruimtewinst kunt boeken. Vink de onderdelen aan die je graag wilt verwijderen en klik vervolgens op OK. Je hoeft niet bang te zijn dat je onderdelen weggooit die essentieel zijn voor het functioneren van Windows: die onderdelen worden in dit venster niet getoond.

©PXimport

Tip 10: Defragmenteren

“Je moet je harde schijf even defragmenteren”: het was vroeger de magische zin van de pc-kenner om mensen te helpen met een pc die plotseling steeds trager werd. Tegenwoordig hoeven we dat eigenlijk niet meer te doen, niet (alleen) omdat de technologie zo verbeterd is, maar ook omdat Windows 10 automatisch wekelijks een defragmentatiesessie uitvoert. Wil je echter zelf alsnog je schijf defragmenteren doe je dit door in Verkenner te rechtsklikken op het C:-station en vervolgens te klikken op Eigenschappen. In het venster dat verschijnt klik je op Extra en vervolgens op Optimaliseren. Je krijgt dan een overzicht te zien van wanneer er voor het laatst een defragmentatie- en optimalisatiesessie is uitgevoerd en door te klikken op de knop Optimaliseren kun je zelf per direct zo’n sessie starten. Verwacht geen wonderen, maar het kan wél net even het verschil maken. Beschikt je systeem over een ssd-schijf, dan is defragmeteren af te raden. Windows zal dit uit zichzelf niet doen. Handmatig starten van een defragmentatie is beter van niet.

©PXimport

Tip 11: CCleaner

CCleaner noemt zichzelf de populairste opschoonsoftware ter wereld, en hoewel we dat nogal een statement vinden, weten we wél dat we deze software zelf al jaren gebruiken. Wanneer je het programma hebt gedownload en gestart, kom je direct in een uitgebreide interface terecht. Het onderdeel Cleaner zoekt naar bestanden in Windows die verwijderd kunnen worden (denk aan tijdelijke bestanden en cookies). Register zoekt naar fouten en doublures in het Register. Het Windows Register is het hart van Windows, fouten daarin kunnen voor veel problemen zorgen. Tot slot vind je onder het kopje Gereedschap allerlei handige extra tools om je systeem op te schonen, zoals schijfanalyse, een overzicht van browser-plug-ins en een tool om dubbele bestanden op te sporen (zij het niet zo uitgebreid als het programma dat we hiervoor hebben besproken). De basisversie van CCleaner is gratis en stelt je in staat om de belangrijkste zaken uit te voeren. Wil je echt je systeem binnenstebuiten keren, dan dien je voor 24,95 euro de Professional-versie te nemen, maar tot nu toe hebben we die noodzaak bij CCleaner niet echt gevoeld.

Soms is de Professional-versie flink afgeprijsd. Zo is deze versie op het moment van schrijven circa de helft goedkoper geworden. Je kunt nu een jaarlicentie voor één computer aanschaffen voor 12,45 euro. In de daaropvolgende jaren betaal je het reguliere bedrag. 

©PXimport

Tip 12: Automatisch starten

Elders in dit artikel lees je een tip over het verwijderen van programma’s die je niet meer gebruikt. Soms worden programma’s automatisch gestart wanneer je Windows start, waardoor de prestaties van het besturingssysteem beïnvloed worden. Dergelijke programma’s hoef je niet direct volledig te verwijderen, je kunt er ook gewoon voor zorgen dat ze niet langer automatisch worden gestart wanneer Windows start. Je doet dit door Taakbeheer te typen in het menu Start en vervolgens te klikken op Taakbeheer. In het venster dat verschijnt klik je op Opstarten. Je ziet nu een overzicht van alle programma’s die automatisch gestart worden wanneer Windows start en waarschijnlijk zijn dat er een stuk meer dan je dacht. Klik op de programma’s die je wilt verhinderen om automatisch te starten en vervolgens op Uitschakelen. Het programma blijft gewoon op je computer staan, maar start nu alleen als jij dat wilt. Let overigens wel op wat je uitschakelt, er staan waarschijnlijk ook programma’s tussen die nuttig zijn (wanneer je Dropbox uitschakelt, schakel je bijvoorbeeld ook de synchronisatie uit).

Grote schoonmaak in Windows 11

©PXimport

Lange documenten in Word voorzie je natuurlijk van paginanummers. Maar wat als je project begint met een voorblad en een inhoudsopgave? Dan wil je de paginanummering misschien pas later laten starten, bijvoorbeeld bij het eerste hoofdstuk. Gelukkig kun je zelf bepalen vanaf welke pagina de nummering begint en hoe die wordt weergegeven.

Stap 1: Sectie-einde

Stel dat je de paginanummering pas op pagina vier wilt laten beginnen. Plaats dan de cursor aan het einde van de tekst op de derde pagina. Ga naar het tabblad Indeling, klik op Eindemarkeringen en kies onder Sectie-einden de optie Volgende pagina. Zo voeg je een sectie-einde toe tussen pagina drie en vier.

Stap 2: Ontkoppel de sectie

Klik in de kop- of voettekst van pagina vier. Je ziet nu het label Koptekst (Sectie 2) of Voettekst (Sectie 2) verschijnen. Zodra je dit doet, opent automatisch het tabblad Koptekst en voettekst. Klik op Aan vorige koppelen in de groep Navigatie om de kop- en voettekst van deze sectie los te koppelen van de vorige. Zo voorkom je dat de paginanummers ook op de eerste drie pagina’s verschijnen.

Stap 3: Nummering plaatsen

Plaats de cursor opnieuw in de kop- of voettekst van pagina vier waar je de nummering wilt starten. Ga naar Paginanummer, kies waar je het nummer wilt tonen (bovenaan of onderaan) en kies een stijl. Je ziet nu waarschijnlijk dat pagina vier het cijfer 4 krijgt. Dat wil je aanpassen. Klik opnieuw op Paginanummer en kies Opmaak paginanummers. Selecteer hier Beginnen bij en vul het gewenste startnummer in – in dit voorbeeld: 1. Klik op OK. Nu begint de nummering pas op pagina vier, met het cijfer 1.

De eerste drie pagina’s hebben nu geen nummering. Als je die drie pagina’s door middel van Romeinse cijfers wilt nummeren, dan ga je terug naar de allereerste pagina en weer klik je op Paginanummer. Je beslist of de nummering boven- of onderaan de pagina moet komen. In het pop-up venster Opmaakpaginanummers selecteer je bovenaan de Romeinse stijl en in het vak Beginnen bij selecteer je 1.

Vroeg of laat moet je bepaalde informatie digitaal delen. Denk aan contracten, medische gegevens of vertrouwelijke rapporten. Dat is vaak ook precies het moment waarop het mis kan gaan. Eén foutieve klik en je bestand belandt in verkeerde handen. Gelukkig zijn er slimme en relatief eenvoudige manieren om het risico te beperken, zonder paranoïde toestanden.

Lees ook: 20 tips om je online privacy te waarborgen

Om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie terechtkomt bij onbevoegden, gebruik je bij voorkeur een combinatie van beveiligingsmaatregelen. Versleutel je bestanden vóór verzending, gebruik wachtwoorden of toegangsrechten en kies voor veilige overdrachtsdiensten in plaats van standaardmail. Beperk daarnaast de toegang tot enkel de juiste personen of groepen. Zo houd je je data echt privé, ook na verzending. 

Metadata verwijderen

Welke versie van Windows je ook gebruikt: als je gevoelige bestanden deelt, is het verstandig om eerst de metadata te wissen. Wanneer je een bestand aanmaakt, slaat het systeem automatisch extra gegevens op, zoals de naam van de auteur, de datum van de laatste wijziging, de computernaam en meer. Deze metadata kunnen onbedoeld gevoelige informatie prijsgeven.

Gelukkig kun je deze metadata in Windows Verkenner eenvoudig verwijderen. Navigeer naar het bestand dat je wilt delen. Klik er met de rechtermuisknop op en kies Eigenschappen. Of gebruik de toetscombinatie Alt+Enter. Ga naar het tabblad Details. Klik onderaan op Eigenschappen en persoonlijke gegevens verwijderen. Hier kun je ook de optie Maak een kopie waarbij alle mogelijke eigenschappen zijn verwijderd selecteren. Bevestig met OK. Hierdoor ontvang je een kopie van het bestand zonder de metadata.

➡️7-Zip

Installeren

Ben je van plan om een bestand via internet te versturen? Dan is versleuteling een slimme zet. Door een bestand te versleutelen, voorkom je dat onbevoegden toegang krijgen tot de inhoud, zelfs als ze dat per ongeluk in handen krijgen. Hoewel Windows 11 zelf versleutelingsopties biedt, zijn die alleen bedoeld voor lokale opslag en dus niet geschikt voor bestanden die je wilt delen. Gebruik daarom een externe tool zoals 7-Zip, een gratis, opensource-programma dat uitstekend werkt voor veilige compressie én encryptie.

7-Zip installeer je via de Opdrachtprompt: Open het Startmenu en zoek naar Opdrachtprompt. Klik met de rechtermuisknop op het resultaat en kies Als administrator uitvoeren. Typ de volgende opdracht en druk op Enter: winget install --id 7zip.7zip.

De tool wordt automatisch gedownload en geïnstalleerd. Zodra 7-Zip klaarstaat, kun je je bestand inpakken in een met een wachtwoord beveiligd archief (7z of zip) met sterke AES-256-encryptie. Op die manier kun je het bestand veilig versturen, bijvoorbeeld via e-mail of een cloudservice, mits je het wachtwoord apart en veilig deelt.

Versleutelen

Om 7-Zip te starten, zoek je via Startmenu naar 7-Zip File Manager. Open de app en navigeer naar het bestand dat je wilt beveiligen. Selecteer dat en klik op de groene knop Toevoegen. Onderaan, in het gedeelte Versleuteling, vul je een wachtwoord in om het bestand te beveiligen. Typ het wachtwoord twee keer ter bevestiging.

Je kunt ervoor kiezen om het wachtwoord zichtbaar te maken, zodat je zeker weet dat je geen typfouten maakt. Daarnaast kun je ook de bestandsnaam versleutelen. Dat zorgt ervoor dat zelfs de naam van het bestand niet meer herkenbaar is, wat de inhoud extra goed afschermt voor nieuwsgierige ogen. Het resultaat is een versleuteld archiefbestand - een soort digitale container - dat alleen geopend kan worden met het ingestelde wachtwoord.

Standaard blijft het originele, niet-versleutelde bestand behouden. Wil je dat automatisch laten verwijderen? Vink dan in het venster Toevoegen aan archief de optie Bestanden na inpakken verwijderen aan. Zo blijft enkel de beveiligde versie over.

Versleutelen en splitsen

Wil je nog een extra beveiligingslaag toevoegen? Dan kun je het bestand niet alleen versleutelen met 7-Zip, maar ook opsplitsen in meerdere delen. Vervolgens kun je elk deel apart versturen, eventueel zelfs op verschillende momenten of via verschillende kanalen.

Open opnieuw 7-Zip en voeg het bestand toe dat je op deze manier wilt beveiligen. Stel een encryptiewachtwoord in en bevestig dat. In het veld Opsplitsen in volumes, bytes kies je de gewenste bestandsgrootte per deel. Dit is vooral handig voor grote bestanden. Stel dat het originele bestand 40 MB groot is. Als je 10 MB opgeeft, maakt 7-Zip er automatisch vier gelabelde delen van.

Voor maximale veiligheid kun je elk deel via een andere dienst of e-mailaccount verzenden. De ontvanger selecteert alle delen in 7-Zip (houd hiervoor de Ctrl-toets ingedrukt tijdens het aanklikken) en kiest daarna Uitpakken. Zodra het juiste wachtwoord wordt ingevoerd, worden de delen automatisch samengevoegd en ontsleuteld.

➡️OneDrive

Machtigingen

Met OneDrive stel je eenvoudig machtigingenin waarmee je bepaalt wie er toegang krijgt tot het bestand dat je eerder met 7-Zip hebt versleuteld. Het delen kun je op elk moment weer stopzetten. Open OneDrive via verkenner en navigeer naar de map waarin de versleutelde container staat. Klik met de rechtermuisknop op het bestand en kies voor Delen.

In het pop-upvenster voer je het e-mailadres in van de persoon met wie je het bestand wilt delen. Je kunt ook meerdere e-mailadressen of een mailgroep invoeren. Klik vervolgens op het potloodicoon om aan te geven of de ontvanger het bestand mag Bewerken of Alleen mag bekijken. Ben je klaar? Klik dan op Verzenden. De ontvanger krijgt een e-mail met een link om het bestand te downloaden.

➡️Outlook

E-mailversleuteling

Heb je een Microsoft 365-abonnement? Dan kun je gebruikmaken van de ingebouwde versleutelfunctie in Outlook om je e-mails en bijlagen extra te beveiligen.

Open de Outlook-app en klik op Nieuwe e-mail om een nieuw bericht op te stellen.Ga eventueel naar het tabblad Invoegen en kies Bestand bijvoegen.Selecteer via Op deze computer zoeken het gewenste bestand en klik op Openen.

Daarnaga je naar het tabblad Opties bovenaan het Lint.Klik op de knop Versleutelen. Je kunt hier ook kiezen uit verschillende beveiligingsniveaus.Maak je bericht af zoals gewoonlijk en klik op Verzenden.De e-mail wordt nu automatisch versleuteld verstuurd. De inhoud is onderweg beschermd en kan alleen worden geopend door de bedoelde ontvanger.

Beveiligingsopties

Onder de knop Versleuteling zie je drie opties als je een Microsoft 365 Family- of Personal-abonnement gebruikt. De eerste optie is Niet doorsturen. Hierdoor blijft je bericht versleuteld binnen Microsoft 365 en kan de ontvanger het niet kopiëren of naar anderen doorsturen. Kies je Versleutelen, dan kunnen ontvangers met een Outlook.com- of Microsoft 365-account de bijlagen downloaden vanuit Outlook.com of de mobiele Outlook-app.

Wie een andere e-mailclient gebruikt, zoals Gmail, Thunderbird of Apple Mail, ontvangt een bericht dat er een Microsoft Office 365-versleutelde e-mail op hem wacht. Als de ontvanger op de link Bericht lezen klikt, dan schakelt hij naar het Microsoft 365 Portal voor berichtversleuteling en daar moet hij zich aanmelden met een eenmalige wachtwoordcode. Die code ontvangt hij in zijn e-mailclient en daarmee kan hij dan het bericht op de portal openen.

De derde optie is Geen machtiging ingesteld en daarmee verwijder je eerdere machtigingen. De versleutelfunctie in Outlook is ideaal voor wie snel en zonder technische omwegen gevoelige informatie wil delen binnen een professionele context. Je hoeft geen extra tools te installeren.

➡️Gmail

Vertrouwelijke modus

De extra beveiliging in Gmail heet Vertrouwelijke modus. Hiermee versleutel je je berichten, zodat alleen de bedoelde ontvanger ze kan lezen, zelfs als iemand anders toegang krijgt tot diens mailbox. Klik op Opstellen om een nieuw bericht te maken. Vul het e-mailadres van de ontvanger in, kies een onderwerp en typ je bericht. Voor je op Verzenden klikt, activeer je de extra beveiliging. Onderaan het berichtvenster zie je een aantal grijze knoppen. Helemaal rechts staat een pictogram van een slot met een wijzerplaat. Klik daarop om de Vertrouwelijke modus in te schakelen.

Gebruik je de mobiele app? Tik dan op de drie puntjes rechtsboven en kies daar het slotje. Ontvangers kunnen deze mail vervolgens niet doorsturen, kopiëren, afdrukken of downloaden. Er verschijnt ook een pop-upvenster waarin je de vervaltijd van het bericht instelt. Je kunt kiezen uit: 1 dag, 1 week, 1 maand, 3 maanden of 5 jaar. Na afloop van de gekozen periode verdwijnt het bericht automatisch uit de postbus.

Sms-beveiliging

In hetzelfde pop-upvenster kun je een extra beveiligingslaag toevoegen via de optie Toegangscode vereisen. Vink hier de optie Sms-toegangscode aan. De ontvanger kan het bericht dan pas lezen nadat hij of zij een code invoert die via sms op de mobiele telefoon wordt bezorgd. Hiermee voeg je een tweede beveiligingsfactor toe, wat het voor een indringer vrijwel onmogelijk maakt om toegang te krijgen. Die moet immers niet alleen de mailbox, maar ook de sms-berichten van de ontvanger onderscheppen. Dat is een bijzonder lastige combinatie.

Klik op Opslaan en vervolgens op Verzenden. Op dit moment kun je eventueel nog de vervaltijd van het bericht aanpassen. Dan verschijnt er nu een tweede pop-upvenster waarin je het telefoonnummer van de ontvanger moet invoeren. Klik opnieuw op Verzenden. De ontvanger krijgt vervolgens een e-mail met daarin een knop om het vertrouwelijke bericht in de browser te openen. Is sms-verificatie ingeschakeld? Dan ziet de ontvanger ter bevestiging de laatste twee cijfers van zijn of haar gsm-nummer. Na een klik op Send passcode wordt de toegangscode per sms verstuurd.

Lees ook: 20 (écht) onmisbare tips voor Gmail

Documenten ondertekenen op je iPhone? Zo maak je een handtekening aan

➡️Proton Mail

Zwitserse veiligheid

De grote mailproviders maken er geen geheim van dat ze het e-mailverkeer scannen. Volgens eigen zeggen doen ze dat om hun dienstverlening te verbeteren. Daarbij richten ze zich vooral op de metadata van berichten: wie met wie communiceert, wanneer en hoe vaak. Ben je op je privacy gesteld, dan geeft dit idee een onbehaaglijk gevoel, zeker wanneer het om vertrouwelijke informatie gaat.

In dat geval kun je overstappen naar een ultraveilige aanbieder zoals Proton Mail (https://proton.me), een dienst die privacy centraal stelt. De servers staan in Zwitserland, waardoor de dienst onderworpen is aan een van de strengste privacywetgevingen ter wereld. Proton Mail werkt standaard met end-to-end-encryptie. Bij gewone e-mails is de verbinding tussen jou en de server meestal wel versleuteld met TLS (Transport Layer Security), maar de e-mail zelf wordt op de server in leesbare vorm opgeslagen.

End-to-end-encryptie (E2EE) bij e-mail betekent dat alleen de afzender en de beoogde ontvanger de inhoud van het bericht kunnen lezen. Zelfs de e-maildienst zelf kan niet zien wat er in de e-mail staat, omdat de versleuteling pas wordt verwijderd op het toestel van de ontvanger.

De gratis versie, Proton Free, biedt dezelfde sterke beveiliging als de betaalde formules, maar met enkele beperkingen. Je beschikt over één e-mailadres en 1 GB e-mailopslag. Daar staat tegenover dat je volledig reclamevrij werkt, niet gevolgd wordt en je berichten niet worden geanalyseerd of gelogd. Wie meer nodig heeft, kan upgraden naar een betaald abonnement, zoals Mail Plus (3,99 euro per maand bij jaarlijkse betaling).