Naast software heef Microsoft ook een uitgebreid portfolio hardware in het assortiment. De Microsoft Surface Laptop 4 is het nieuwste model normale laptop, de meeste Surface-apparaten zijn immers convertibles. Voegt Microsoft hiermee iets toe aan de laptopmarkt?

Uiterlijk is de Surface Laptop 4 geen verrassing, de behuizing is identiek aan de Surface Laptop 3. In de basis betekent dat een strak ontworpen laptop die uitstekend is afgewerkt. Microsoft staat bekend om hun met Alcantara (imitatie suède) afgewerkte apparaten, maar dat materiaal is voorbehouden aan de 13,5inch-uitvoering. De geteste 15inch-variant is alleen in volledig aluminium dat bij ons testmodel is uitgevoerd in zwart. De matte afwerking oogt fraai en is vrijwel niet gevoelig voor vingerafdrukken waardoor de laptop er ook na enige tijd werken nog presentabel uit ziet.

Microsoft zegt de schermdeksel en het scharnier zo ontworpen te hebben dat je met één hand de laptop kunt openklappen terwijl deze op tafel staat. En dat is inderdaad mogelijk. Al had een kleine inkeping voor net iets meer grip handig geweest. Waar het scharnier dus opvallend soepel opengaat, valt tegelijkertijd op dat het scharnier stevig is wanneer het eenmaal open is. Prettig, want de laptop is voorzien van een aanraakscherm en je kunt het scherm aanraken zonder dat het van positie verandert. 

©PXimport

©PXimport

De Surface laptop is een apparaat van Microsoft zelf en dat komt vergeleken met veel laptops van andere fabrikanten met een belangrijk voordeel: je krijgt een schone Windows-installatie waarop alleen software van Microsoft zelf geïnstalleerd is. Dat betekent dat er geen extra bloatware geïnstalleerd is. Je wordt dus niet zoals op zoveel Windows-laptops lastiggevallen met pop-ups van bijvoorbeeld viruscanners of clouddiensten. Microsoft levert overigens wel twee apps mee voor het beheer van de Surface Laptop zelf en ook Microsoft Office is als probeerversie geïnstalleerd.

Speciale Microsoft-processor

De Surface 4-laptops zijn verkrijgbaar met een Intel- of AMD-processor. Wij ontvingen van Microsoft een AMD-uitvoering. Waarschijnlijk niet toevallig, want de in de laptop gebruikte processor is volgens de systeemeigenschappen een AMD Ryzen 7 Microsoft Surface Edition die het typenummer Ryzen 7 4980U heeft meegekregen. Het een chip die in AMD’s normale portfolio niet bestaat, daar is de Ryzen 7 4800U de hoogste energiezuinige U-variant. De kloksnelheden van deze speciale Microsoft-variant zijn voor zowel de basiskloksnelheid als de boostkloksnelheid 200 MHz hoger dan de 4800U. Helaas is het geen chip uit de nieuwere en snellere Ryzen 5000-reeks zoals de Ryzen 7 5800U die inmiddels ook op de markt is. Hiermee is deze speciale Microsoft-processor bij introductie eigenlijk al een beetje een belegen processor.

Uitvoeringen

Ondanks dat Microsoft en AMD voor deze laptopreeks samen een processor ontworpen hebben, pronkt in de duurste uitvoering van de Surface Laptop 4 toch een Intel-processor. Heb je per se 32 GB ram en een 1 TB opslag nodig, dan kom je automatisch op een Intel-processor uit in de vorm van een Intel Core i7-1185G7. De variant met een AMD-processor is leverbaar met maximaal 16 GB ram en een 512 SSD. Het grote verschil tussen de AMD- en Intel-processor zit in het aantal cores. Waar de AMD Ryzen 7 er acht heeft, biedt de Core i7 slechts vier cores.

De goedkoopste 15inch-uitvoering met AMD-processor kost 1449 euro. Daarvoor heb je slechts 8 GB RAM en een 256 GB SSD. Daarna wordt het al snel behoorlijk prijzig, want de grotere 512 GB SSD kost je 200 euro extra terwijl je voor de extra 8 GB RAM ook nog eens 200 euro betaald. De prijs van de geteste configuratie komt daarmee op 1849 euro.

Weinig aansluitingen

Net als bij de voorganger zit de Surface Laptop 4 met één usb-a en één usb-c-aansluiting niet bepaald ruim in zijn aansluitingen. Wel sluit je de lader nog altijd aan op de speciale Surface Connect-poort, een poort waarvoor ook een dockingstation verkrijgbaar is. Laden via usb-c kan overigens wel. Op de lader vind je nog een usb-poort, maar die functioneert niet als data-aansluiting. Je kunt deze poort gebruiken om bijvoorbeeld je telefoon mee op te laden. Zie het als een extraatje, want met een vermogen van 5 watt bepaald geen snellader.

De usb-c-poort is een Gen 2-variant (10 Gbit/s), terwijl ook de normale usb-poort een Gen 2-variant is (10 Gbit/s). Hebt je meer usb-poorten nodig, dan kan dat in combinatie met het op de Surface Connect aan te sluiten Surface Dock 2. Dat dockingstation biedt zes Gen 2-poorten met een snelheid van 10 Gbit/s. Sneller dan 10 Gbit/s is helaas niet mogelijk, usb 4.0 ontbreekt. Zelfs de Intel-variant is niet voorzien van Thunderbolt.

©PXimport

©PXimport

Die Surface Connect-aansluiting die je gebruikt voor de lader is behalve dat we liever een extra usb-c zien zelf ook een puntje van ergernis. Er wordt een magneetje gebruikt om de stekker vast te laten plakken aan de poort. De poort zit echter zo laag in een schuine rand van de behuizing dat het bijna niet mogelijk is om de stekker in de laptop te steken zonder de laptop op te tillen. Probeer je dat wel, dan trekt juist die magneet die je zou moeten helpen de stekker scheef. En dit probleem is niet nieuw, de voorloper had hier ook last van.

©PXimport

Goed beeld en geluid

Het 15inch-scherm dat afkomstig is van Sharp is identiek aan dat in de Surface Laptop 3. Net als op andere Surface-producten heeft Microsoft gekozen voor een 3:2-beeldverhoouding waardoor je in de hoogte lekker veel werkruimte hebt. Met een resolutie van 2496 x 1664 is het beeld scherp genoeg. Windows kiest standaard voor een weergaveschaal van 150 procent, maar op zich is het geheel op een schaal van 125 procent ook goed bruikbaar waarbij je dan meer werkruimte krijgt.

Het scherm biedt een prima kleurweergave en inkijkhoeken. Vergeleken met sommige andere duurdere laptops is de maximale helderheid van zo’n 382 cd/m2 weer niet heel indrukwekkend. Behalve met je vingers, kun je het glanzend afgewerkte aanraakscherm ook gebruiken in combinatie met de optionele Surface Pen. Het scherm heeft voor een moderne laptop vrij brede randen. Dat kun je ouderwets noemen, maar heeft als voordeel dat je veeggebaren vanaf de zijkant makkelijk kunt uitvoeren. En die brede schermrand biedt in ieder geval genoeg plek voor een webcam. Dat is qua beeld verder geen heel indrukwekkend exemplaar, maar het voldoet voor een doorsnee videogesprek. Wel is de camera voorzien van een infraroodsensor waardoor de camera geschikt is voor Windows Hello-gezichtsherkenning waarmee je zonder wachtwoord kunt inloggen.

De laptop heeft geen aparte openingen voor de luidsprekers, in plaats daarvan komt het geluid uit de openingen tussen de toetsen. Ondanks deze wat opmerkelijke constructie klinkt het geluid erg goed en het is het vol en luid genoeg voor bijvoorbeeld het kijken van films. 

Prettig werken

Het toetsenbord is op een fraaie manier in de behuizing geïntegreerd en komt rustig over. Dat opgeruimde uiterlijk komt deels wel doordat sommige laptops van vergelijkbare grootte meer toetsen hebben in de vorm van bijvoorbeeld een numeriek veld of functies als page up, Home en end. Die typische tekstverwerkingsfuncties heeft Microsoft wel een plekje gegeven onder F8 tot en met F12. De overige functietoetsen dubbelen als media- en helderheidsbediening. Deze alternatieve functies zijn de standaardfunctionaliteit van de toetsen, om de klassiek functietoetsen te gebruiken is er een Fn-schakeltoets. Die werkt als een caps-lock: indrukken waarna er een lampje gaat branden en de gewenste functies actief worden. Prettig voor gebruikers die blind tikken is dat de meest rechtse toets in de bovenste rij de delete-toets is, de aan-uit-knop heeft een plekje links daarvan gekregen. Het toetsenbord heeft verlichting in drie helderheidsstanden. Het typcomfort is uitstekend. De toetsen hebben een duidelijk voelbaar indrukmoment en het geheel voelt tijdens het typen degelijk aan.

De ruime touchpad heeft een afmeting van 11,5 bij 7,7 cm en werkt opvallend soepel. De touchpad is perfect in de behuizing geïntegreerd en de ingebouwde schakelaar heeft een opvallend fijne klik. Alle multitouchgebaren die Windows biedt worden soepel uitgevoerd. 

Prestaties

De AMD Ryzen 7 4980U is een processor met acht cores met een kloksnelheid van maximaal 4,4 GHz. Dat wekt verwachtingen op het gebied van prestaties en die worden ook waargemaakt. In PCMark 10 scoort deze laptop 5234 punten waarmee dit een snelle laptop is. Ook in Cinebench R23 zet de laptop met een Multi Core-score van 9690 punten een prima resultaat neer. Bij een wat langere test daalt dit naar een nog steeds goede 8763 punten doordat de processor dan warmer wordt. De Single Core-score van 1280 punten valt dan weer licht tegen, een teken dat deze processor vooral sterk is in multicore-toepassingen. In moderne multicore-toepassingen zal deze AMD-uitvoering een stuk vlotter zijn dan de Intel-variant van deze laptop.

De ssd is afkomstig van SK Hynix en is met een maximale lees- en schrijfsnelheid van 2304,43 en 1060,77 MB/s geen heel bijzondere exemplaar. Daar staat overigens tegenover dat het verschil tussen een snelle en een minder snelle ssd in de praktijk doorgaans niet merkbaar is. Voor de grafische mogelijkheden wordt vertrouwd op de in de processor geïntegreerde Radeon RX Vega 8. Hiermee zet de laptop in de benchmark 3DMark Time Spy een score van 1379 punten neer. Dat is voor een geïntegreerde gpu een heel nette score en je kunt de laptop prima gebruiken voor bijvoorbeeld fotobewerking. Een gamemonster is het echter niet, je kunt alleen comfortabel gamen met een relatief modern spel als je de resolutie beperkt tot 720p. De laptop is over het algemeen stil en slaat pas aan als de laptop echt zwaar aan het werk wordt gezet.

Opmerkelijk is dat Microsoft in de 15inch-uitvoering dezelfde 47,4 accu gebruikt als in de kleinere 13,5inch-variant. Door het groter scherm heeft de 15inch-uitvoering hierdoor vermoedelijk een kortere accuduur dan de kleinere variant. Gelukkig is het geen heel groot nadeel, want de accuduur blijkt goed te zijn. In de PCMark 10 Modern Office accutest die kantoorwerkzaamheden simuleert, haalt de notebook een accuduur van 14 uur en 39 minuten. Dat is een heel nette score. In de praktijk kun je makkelijk zo’n 10 uur werken op een volle accu bij normale (kantoor)werkzaamheden.

Conclusie

De Microsoft Surface Laptop 4 is een fraaie laptop om te zien die stevig gebouwd is. De processor in deze AMD-variant is sterk in multicore-toepassingen en hierdoor over het algemeen sneller dan de gebruikte chip in de Intel-variant. Het is jammer dat de AMD-processor daarom niet verkrijgbaar is als absoluut topmodel voorzien van veel werkgeheugen en opslag. Met zijn hoge schermverhouding en prettige toetsenbord is dit een laptop waar je comfortabel op kunt werken. Helaas heeft de Surface Laptop 4 wel een groot nadeel en is het gebrek aan aansluitingen. Twee usb-poorten is namelijk niet al niet ruim voor een 15inch-notebook. Ook de Surface Connect vinden we maar onhandig, dat had beter een tweede usb-c-aansluiting kunnen zijn waarmee het gebrek aan poorten ook voor een groot deel was opgelost.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).