Windows 10 gaat alweer een tijdje mee en dan gaan die inmiddels overbekende achtergronden en pictogrammen je misschien wat vervelen. We geven Windows 10 daarom een fris uiterlijk en delen de werkomgeving naar onze voorkeur in. Aan de slag!

Zoals ongetwijfeld bekend is, is Windows 11 inmiddels gelanceerd. Die opvolger biedt een opgefrist uiterlijk en een frisse werkomgeving. Dat biedt perspectief, maar je hoeft niet per se over te stappen om te genieten van je eigen nieuwe Windows-look …

Wisselende achtergrond

Ben je uitgekeken op de achtergrond van het bureaublad? Zorg voor een roterende achtergrond, zodat je meerdere achtergronden kunt inzetten. Maak eerst een map met de afbeeldingen die je wilt inzetten. Zorg voor de hoogst mogelijke resolutie van de bestanden. Open het instellingenvenster: in het Startmenu klik je op het tandwiel, of gebruik de toetscombinatie Windows-toets+I. Kies nu voor Persoonlijke instellingen. Kies Achtergrond en selecteer Diavoorstelling bij Achtergrond. Klik op Bladeren en wijs de zojuist gemaakte map aan. Bij Afbeelding wijzigen elke geef je aan hoe snel de afbeeldingen elkaar moeten opvolgen. Dit kan elk uur zijn, maar ook dagelijks.

Windows biedt de mogelijkheid om de functie uit te schakelen zodra je een laptop gebruikt op accustroom. Wil je dat ook dan de achtergronden blijven roteren, dan zet je de schuif op Aan bij Diavoorstelling zelfs uitvoeren als de batterij in gebruik is. De achtergronden worden standaard getoond op alfabetische volgorde, tenzij je dit uitschakelt via de optie Willekeurige volgorde. Kies tot slot hoe de afbeeldingen moeten worden getoond, bijvoorbeeld schermvullend of verspreid over meerdere schermen.

Bureaubladpictogrammen

Standaard bevat het bureaublad het pictogram van de Prullenbak, maar je kunt extra systeempictogrammen tonen. Bijvoorbeeld voor het netwerk of een snelkoppeling naar de gebruikersmappen. In de sectie Persoonlijke instellingen van het instellingenvenster kies je voor Thema’s en klik je op Instellingen voor bureaubladpictogrammen. Plaats vinkjes naast de pictogrammen die je voortaan wilt zien. Ben je uitgekeken op de standaardpictogrammen, dan kun je alternatieve icoontjes kiezen via de knop Ander pictogram.

Niet meer synchroniseren

Vergrendelingsscherm

Zorg meteen voor een eigen achtergrond die wordt getoond zodra je de computer vergrendelt. In het instellingenvenster kies je voor Persoonlijke instellingen en klik je op Vergrendelingsscherm. Kies bij Achtergrond voor Afbeelding en selecteer de gewenste plaat. Eerder las je over de mogelijkheid om de bureaubladachtergrond af te laten wisselen. Die mogelijkheid is ook beschikbaar op het vergrendelingsscherm. Kies voor Diavoorstelling. Het vergrendelingsscherm biedt ook ruimte voor extra informatie, zoals het weer en items in de agenda. Selecteer wat je wilt tonen, bij Kies welke apps de snelle status op het vergrendelingsscherm weergeven.

©PXimport

Beter zichtbaar

Behoefte aan een iets groter – en daarmee duidelijker – lettertype? In het instellingenvenster kies je voor Systeem, Beeldscherm. Bij Schaal en lay-out geef je bij De groottevan tekst, apps en andere items wijzigen aan hoe groot de letters moeten worden getoond. Windows zelf geeft altijd een aanbevolen waarde aan, bijvoorbeeld 150%

Sinds Windows XP maakt het besturingssysteem gebruik van ClearType om letters vloeiender te tonen. ClearType rondt de hoeken af en maakt de overgangen zachter. Wist je dat je ClearType aan je eigen wensen kunt aanpassen of zelfs helemaal kunt uitschakelen als je hieraan geen behoefte hebt? In het instellingenvenster typ je Cleartype. Kies voor ClearType-tekst aanpassen. Volg de stappen van de wizard om de beste ClearType-modus te kiezen of de optie volledig uit te schakelen.

©PXimport

Taakbalk

In opvolger Windows 11 is de taakbalk onder handen genomen, maar gelukkig heb je in Windows 10 ook de nodige mogelijkheden. Kies in het instellingenvenster voor Persoonlijke instellingen / Taakbalk. Zo kun je de taakbalk automatisch laten verdwijnen zodra je deze niet meer nodig hebt. Zet de schuif op Aan bij De taakbalk automatisch verbergen in de bureaubladmodus. Ook is het mogelijk om deze flink compacter te maken dan de standaardweergave, via de optie Kleine taakbalkknoppen gebruiken.

Hoewel de taakbalk standaard onderin het scherm wordt getoond, is dat niet vereist. Zo kun je de taakbalk bijvoorbeeld ook links of boven in het scherm tonen. Kies de gewenste plek bij de optie Locatie van taakbalk op het scherm.

Bepaal hierna meteen welke pictogrammen een plaatsje mogen krijgen in het systeemvak (het gedeelte naast de klok in de Windows-taakbalk). Ga in het instellingenvenster naar Systeem, Meldingen en acties. Selecteer bij Meldingen van deze afzenders ontvangen welke apps een melding mogen tonen. Klik op een app om te bepalen of deze een melding als banner mag tonen en een melding in het actiecentrum van de taakbalk mag plaatsen.

©PXimport

WindowBlinds

Voor een verregaande controle over het uiterlijk van Windows, schakelen we de hulp van externe software in. We maken gebruik van WindowBlinds, een programma van Stardock dat al heel wat jaren meegaat. Je vindt de nieuwste versie via www.tiny.cc/winblind. Een 30-daagse proefversie is beschikbaar; hierna betaal je circa 11 euro voor de volledige licentie.

Eenmaal geïnstalleerd, vind je in het hoofdvenster verschillende onderdelen. In de sectie Style kun je het thema kiezen. Er worden meerdere thema’s getoond: zo kun je onder meer het uiterlijk van Windows 7 kiezen en het Windows Vista-thema activeren. Selecteer eerst de gewenste stijl. Vervolgens kun je deze direct toepassen (Apply style to desktop), maar ook eerst de instellingen verder aanpassen. Kies voor Modify style. Het venster breidt zich uit. Bovenin vind je de secties die je kunt veranderen: Colours, Transparancy, Textures en Fonts.

In de eerste sectie kies je de steunkleuren als je niet tevreden bent met de kleuren uit het thema. Geef bij Transparancy aan in hoeverre de menu’s doorzichtig moeten worden getoond. Je bepaalt dit per onderdeel: zo kun je onder meer het Startmenu, de Windows-taakbalk, de vensters en de contextmenu’s onder handen nemen.

Open nu de sectie Textures. Geef hier aan welke achtergrond moet worden gebruikt in de titelbalken. Tot slot open je Fonts. Hier kun je aangeven hoe groot het lettertype van het thema moet zijn. Bovendien kun je het standaardlettertype vervangen door een alternatief font.

Wil je nóg meer controle, klik dan op Change individual style fonts en geef per substijl het gewenste lettertype op. Bevestig met een klik op Save font change. Om terug te keren naar de oorspronkelijke instellingen: kies Recover original. Ben je tevreden over de aanpassingen? Ga naar het hoofdvenster Style en klik op Manage presets. Kies Save current colour & texture as preset. Zo kun je het aangepaste thema in de toekomst weer snel aanroepen.

©PXimport

Meer thema’s

Achtergrond en uitzonderingen

De volgende sectie (links in het venster van WindowBlinds) is Wallpaper. Ten opzichte van de eerder besproken instellingen voor achtergronden in Windows zelf, biedt WindowBlinds nauwelijks extra functies. In deze sectie kies je de achtergrond.

Prettig is de mogelijkheid om in het geval van een wisselende achtergrond aan te geven op welke momenten de achtergrond moet worden vernieuwd. Kies Settings en klik op Random wallpaper settings. Kies nu bijvoorbeeld voor Change my wallpaper on a Monday morning, om aan te geven dat de achtergrond elke maandagochtend mag worden vervangen.

Klik hierna door naar de sectie Settings. Dit onderdeel is interessant voor het maken van uitzonderingen. Zo kun je hier opgeven dat voor de Windows-taakbalk en het Startmenu een andere stijl dan het gekozen thema moet worden gebruikt (Use the taskbar and startmenu from this style). Ook kun je het formaat van de taakbalk loskoppelen van het standaardformaat dat hoort bij de stijl (The taskbar should be sized as follows).

Bovendien kun je in hetzelfde venster aangeven wat er moet gebeuren als je dubbelklikt op een titelbalk. Normaal gesproken vergroot je hiermee het venster tot maximale grootte (en bij een volgende dubbelklik weer naar de oorspronkelijke afmetingen). Je kunt een alternatieve actie opgeven, bijvoorbeeld het minimaliseren van het venster (Minimize Window) of het verkleinen tot pictogram in het systeemvak naast de klok (Send to tray).

De optie eronder – Action to take when right clicking on a titlebar – bepaalt wat er gebeurt bij een rechtermuisklik. Kies bijvoorbeeld voor Send to bottom om het venster achter alle andere vensters te plaatsen.

©PXimport

Geavanceerd

Wil je specifieke apps uitsluiten van een aangepast uiterlijk? Standaard gebeurt dit al bij sommige browsers, waaronder Chrome. Je kunt apps uitsluiten via de sectie Settings, Per application. Klik op de knop Add en wijs het programma aan dat geen aangepast uiterlijk mag krijgen. Voortaan blijven de geselecteerde apps hun eigen uiterlijk gebruiken.

©PXimport

Startmenu

Het Startmenu is een van de belangrijkste menu’s van Windows, dus zorgen we ervoor dat het volledig aan onze wensen is aangepast. We maken gebruik van Open-Shell-Menu, een programma waarmee je het Startmenu kunt verbeteren en dat je bovendien gratis mag gebruiken. Je vindt het via www.tiny.cc/open-shell.

Het hoofvenster is opgebouwd uit een aantal tabbladen. Op de tab Start Menu Style kies je het gewenste Startmenu. Kies voor Classic style als je graag gebruikmaakt van het Startmenu uit Windows 9x, bestaande uit één overzichtelijke kolom die uitklapt met subsecties. De optie Classic with two columns activeert het Startmenu met een tweede kolom, zoals ook bekend uit Windows 10.

De laatste optie Windows 7 style vervangt het huidige Startmenu door het geliefde Windows 7-uiterlijk. Via de tweede sectie van het programma kun je de Startknop onder handen nemen. Zo kun je kiezen voor de klassieke, vierkante Startknop, maar ook een eigen afbeelding gebruiken. Kies Custom en klik op Pick image. Gebruik hiervoor een bmp- of png-afbeelding.

©PXimport

Verdere instellingen

Standaard toont Open-Shell-Menu een beknopte set van opties. Wij nemen hiermee geen genoegen: plaats een vinkje bij Show all settings, zodat alle tabbladen verschijnen. Open hierna de tab Customize Start Menu. Via deze tab geef je aan welke onderdelen in het Startmenu moeten worden getoond en bepaal je zelf de indeling.

Zo kun de menu-opties binnen de lijst naar boven en beneden slepen. In de kolom Display bepaal je bovendien of het menu-item als aanklikbare link of juist als menu moet worden getoond. Open hierna de tab General Behavior, waarop je algemene instellingen vindt. Hier kun je onder meer de snelheid bepalen waarmee het menu wordt geopend (standaard is dit 400 milliseconden), kun je drag-&-drop (slepen en neerzetten) activeren en kun je aangeven of er meerdere kolommen in submenu’s mogen worden getoond.

Hierna openen we de tab Skin, waar je het uiterlijk van het Startmenu kunt bepalen. Bij Skin options geef je aan welke onderdelen van de skin moeten worden toegepast op het menu. Kies bijvoorbeeld voor Large font voor een groter lettertype of Show user picture om de gebruikersafbeelding in het menu te tonen. Je kunt altijd terugkeren naar de beginwaarden via een klik op Reset skin. Heb je een skin aangepast? Je kunt de skin opslaan als xml-bestand. Voordeel hiervan is dat je dezelfde skin bij een herinstallatie eenvoudig opnieuw kunt gebruiken, maar ook dezelfde skin kunt toepassen op meerdere computers. Klik op Backup en kies Save to XML File. Je kunt de skin later weer opvragen door te kiezen voor Backup, Load from XML File.

©PXimport

Start hier

©PXimport

Achtergrond XL

Gebruik je meerdere beeldschermen? Met wat hulp van buitenaf heb je meer controle over de achtergronden, bijvoorbeeld als je een profiel wilt maken voor werk en een ander profiel voor privé-gebruik. Met Incredible Desktop Wallpaper maak je meerdere profielen waartussen je eenvoudig kunt schakelen. Kies voor Toestaan dat DisplayFusionhet bureaublad beheert. Maak vervolgens een nieuw profiel aan bij de sectie Bureaubladachtergrond profiel.

Heb je een foto met veel detail en meerdere beeldschermen waarover je de achtergrond kunt spreiden? Bij Achtergrondmodus kies je voor Achtergrond spreiden over alle beeldschermen. Kies de gewenste afbeelding bij Bureaubladachtergrondbron. Klik op Wijzigen.

Je ziet het resultaat meteen bij Bureaubladachtergrond voorbeeld. Bovendien kun je voor elk beeldscherm een unieke afbeelding kiezen: handig als je de beeldschermen onderling uit elkaar wilt houden. Kies bij Achtergrondmodus voor Verschillende achtergronden per scherm. Overigens kun je via het programma ook op zoek gaan naar nieuwe achtergronden van verschillende bronnen. Zo biedt NASA ruimtefoto’s aan, maar kun je ook achtergronden binnenhalen van Reddit of Instagram.

©CIDimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).