ID.nl logo
Zo geef je Windows 10 een fris uiterlijk
© Reshift Digital
Huis

Zo geef je Windows 10 een fris uiterlijk

Windows 10 gaat alweer een tijdje mee en dan gaan die inmiddels overbekende achtergronden en pictogrammen je misschien wat vervelen. We geven Windows 10 daarom een fris uiterlijk en delen de werkomgeving naar onze voorkeur in. Aan de slag!

Zoals ongetwijfeld bekend is, is Windows 11 inmiddels gelanceerd. Die opvolger biedt een opgefrist uiterlijk en een frisse werkomgeving. Dat biedt perspectief, maar je hoeft niet per se over te stappen om te genieten van je eigen nieuwe Windows-look …

Wisselende achtergrond

Ben je uitgekeken op de achtergrond van het bureaublad? Zorg voor een roterende achtergrond, zodat je meerdere achtergronden kunt inzetten. Maak eerst een map met de afbeeldingen die je wilt inzetten. Zorg voor de hoogst mogelijke resolutie van de bestanden. Open het instellingenvenster: in het Startmenu klik je op het tandwiel, of gebruik de toetscombinatie Windows-toets+I. Kies nu voor Persoonlijke instellingen. Kies Achtergrond en selecteer Diavoorstelling bij Achtergrond. Klik op Bladeren en wijs de zojuist gemaakte map aan. Bij Afbeelding wijzigen elke geef je aan hoe snel de afbeeldingen elkaar moeten opvolgen. Dit kan elk uur zijn, maar ook dagelijks.

Windows biedt de mogelijkheid om de functie uit te schakelen zodra je een laptop gebruikt op accustroom. Wil je dat ook dan de achtergronden blijven roteren, dan zet je de schuif op Aan bij Diavoorstelling zelfs uitvoeren als de batterij in gebruik is. De achtergronden worden standaard getoond op alfabetische volgorde, tenzij je dit uitschakelt via de optie Willekeurige volgorde. Kies tot slot hoe de afbeeldingen moeten worden getoond, bijvoorbeeld schermvullend of verspreid over meerdere schermen.

Bureaubladpictogrammen

Standaard bevat het bureaublad het pictogram van de Prullenbak, maar je kunt extra systeempictogrammen tonen. Bijvoorbeeld voor het netwerk of een snelkoppeling naar de gebruikersmappen. In de sectie Persoonlijke instellingen van het instellingenvenster kies je voor Thema’s en klik je op Instellingen voor bureaubladpictogrammen. Plaats vinkjes naast de pictogrammen die je voortaan wilt zien. Ben je uitgekeken op de standaardpictogrammen, dan kun je alternatieve icoontjes kiezen via de knop Ander pictogram.

Niet meer synchroniseren

Standaard synchroniseert Windows zaken als het bureaublad en het kleurenschema met alle computers waarop je je aanmeldt met een Microsoft-account. Stel je dat niet op prijs, dan kun je de synchronisatie uitschakelen. Kies in het instellingenvenster voor Accounts en open de sectie Uw instellingen synchroniseren. Zet de schuif op Uit. Wil je wel zaken als wachtwoorden en taalvoorkeuren overal gelijk maken, maar niet het uiterlijk van je werkomgeving? Laat dan de schuif op Aan staan en schakel alleen de optie Thema uit.

Vergrendelingsscherm

Zorg meteen voor een eigen achtergrond die wordt getoond zodra je de computer vergrendelt. In het instellingenvenster kies je voor Persoonlijke instellingen en klik je op Vergrendelingsscherm. Kies bij Achtergrond voor Afbeelding en selecteer de gewenste plaat. Eerder las je over de mogelijkheid om de bureaubladachtergrond af te laten wisselen. Die mogelijkheid is ook beschikbaar op het vergrendelingsscherm. Kies voor Diavoorstelling. Het vergrendelingsscherm biedt ook ruimte voor extra informatie, zoals het weer en items in de agenda. Selecteer wat je wilt tonen, bij Kies welke apps de snelle status op het vergrendelingsscherm weergeven.

©PXimport

Beter zichtbaar

Behoefte aan een iets groter – en daarmee duidelijker – lettertype? In het instellingenvenster kies je voor Systeem, Beeldscherm. Bij Schaal en lay-out geef je bij De groottevan tekst, apps en andere items wijzigen aan hoe groot de letters moeten worden getoond. Windows zelf geeft altijd een aanbevolen waarde aan, bijvoorbeeld 150%

Sinds Windows XP maakt het besturingssysteem gebruik van ClearType om letters vloeiender te tonen. ClearType rondt de hoeken af en maakt de overgangen zachter. Wist je dat je ClearType aan je eigen wensen kunt aanpassen of zelfs helemaal kunt uitschakelen als je hieraan geen behoefte hebt? In het instellingenvenster typ je Cleartype. Kies voor ClearType-tekst aanpassen. Volg de stappen van de wizard om de beste ClearType-modus te kiezen of de optie volledig uit te schakelen.

©PXimport

Taakbalk

In opvolger Windows 11 is de taakbalk onder handen genomen, maar gelukkig heb je in Windows 10 ook de nodige mogelijkheden. Kies in het instellingenvenster voor Persoonlijke instellingen / Taakbalk. Zo kun je de taakbalk automatisch laten verdwijnen zodra je deze niet meer nodig hebt. Zet de schuif op Aan bij De taakbalk automatisch verbergen in de bureaubladmodus. Ook is het mogelijk om deze flink compacter te maken dan de standaardweergave, via de optie Kleine taakbalkknoppen gebruiken.

Hoewel de taakbalk standaard onderin het scherm wordt getoond, is dat niet vereist. Zo kun je de taakbalk bijvoorbeeld ook links of boven in het scherm tonen. Kies de gewenste plek bij de optie Locatie van taakbalk op het scherm.

Bepaal hierna meteen welke pictogrammen een plaatsje mogen krijgen in het systeemvak (het gedeelte naast de klok in de Windows-taakbalk). Ga in het instellingenvenster naar Systeem, Meldingen en acties. Selecteer bij Meldingen van deze afzenders ontvangen welke apps een melding mogen tonen. Klik op een app om te bepalen of deze een melding als banner mag tonen en een melding in het actiecentrum van de taakbalk mag plaatsen.

©PXimport

WindowBlinds

Voor een verregaande controle over het uiterlijk van Windows, schakelen we de hulp van externe software in. We maken gebruik van WindowBlinds, een programma van Stardock dat al heel wat jaren meegaat. Je vindt de nieuwste versie via www.tiny.cc/winblind. Een 30-daagse proefversie is beschikbaar; hierna betaal je circa 11 euro voor de volledige licentie.

Eenmaal geïnstalleerd, vind je in het hoofdvenster verschillende onderdelen. In de sectie Style kun je het thema kiezen. Er worden meerdere thema’s getoond: zo kun je onder meer het uiterlijk van Windows 7 kiezen en het Windows Vista-thema activeren. Selecteer eerst de gewenste stijl. Vervolgens kun je deze direct toepassen (Apply style to desktop), maar ook eerst de instellingen verder aanpassen. Kies voor Modify style. Het venster breidt zich uit. Bovenin vind je de secties die je kunt veranderen: Colours, Transparancy, Textures en Fonts.

In de eerste sectie kies je de steunkleuren als je niet tevreden bent met de kleuren uit het thema. Geef bij Transparancy aan in hoeverre de menu’s doorzichtig moeten worden getoond. Je bepaalt dit per onderdeel: zo kun je onder meer het Startmenu, de Windows-taakbalk, de vensters en de contextmenu’s onder handen nemen.

Open nu de sectie Textures. Geef hier aan welke achtergrond moet worden gebruikt in de titelbalken. Tot slot open je Fonts. Hier kun je aangeven hoe groot het lettertype van het thema moet zijn. Bovendien kun je het standaardlettertype vervangen door een alternatief font.

Wil je nóg meer controle, klik dan op Change individual style fonts en geef per substijl het gewenste lettertype op. Bevestig met een klik op Save font change. Om terug te keren naar de oorspronkelijke instellingen: kies Recover original. Ben je tevreden over de aanpassingen? Ga naar het hoofdvenster Style en klik op Manage presets. Kies Save current colour & texture as preset. Zo kun je het aangepaste thema in de toekomst weer snel aanroepen.

©PXimport

Meer thema’s

Niet tevreden over de set thema’s die WindowBlinds presenteert? Er zijn meer thema’s beschikbaar. Klik op het tandwiel rechtsboven in het hoofdvenster en kies voor Download more styles. De website Wincustomize.com wordt geopend. Hier vind je thema’s die door de community zijn gemaakt. Sommige thema’s zijn betaald, andere thema’s mag je gratis gebruiken.

Achtergrond en uitzonderingen

De volgende sectie (links in het venster van WindowBlinds) is Wallpaper. Ten opzichte van de eerder besproken instellingen voor achtergronden in Windows zelf, biedt WindowBlinds nauwelijks extra functies. In deze sectie kies je de achtergrond.

Prettig is de mogelijkheid om in het geval van een wisselende achtergrond aan te geven op welke momenten de achtergrond moet worden vernieuwd. Kies Settings en klik op Random wallpaper settings. Kies nu bijvoorbeeld voor Change my wallpaper on a Monday morning, om aan te geven dat de achtergrond elke maandagochtend mag worden vervangen.

Klik hierna door naar de sectie Settings. Dit onderdeel is interessant voor het maken van uitzonderingen. Zo kun je hier opgeven dat voor de Windows-taakbalk en het Startmenu een andere stijl dan het gekozen thema moet worden gebruikt (Use the taskbar and startmenu from this style). Ook kun je het formaat van de taakbalk loskoppelen van het standaardformaat dat hoort bij de stijl (The taskbar should be sized as follows).

Bovendien kun je in hetzelfde venster aangeven wat er moet gebeuren als je dubbelklikt op een titelbalk. Normaal gesproken vergroot je hiermee het venster tot maximale grootte (en bij een volgende dubbelklik weer naar de oorspronkelijke afmetingen). Je kunt een alternatieve actie opgeven, bijvoorbeeld het minimaliseren van het venster (Minimize Window) of het verkleinen tot pictogram in het systeemvak naast de klok (Send to tray).

De optie eronder – Action to take when right clicking on a titlebar – bepaalt wat er gebeurt bij een rechtermuisklik. Kies bijvoorbeeld voor Send to bottom om het venster achter alle andere vensters te plaatsen.

©PXimport

Geavanceerd

Wil je specifieke apps uitsluiten van een aangepast uiterlijk? Standaard gebeurt dit al bij sommige browsers, waaronder Chrome. Je kunt apps uitsluiten via de sectie Settings, Per application. Klik op de knop Add en wijs het programma aan dat geen aangepast uiterlijk mag krijgen. Voortaan blijven de geselecteerde apps hun eigen uiterlijk gebruiken.

©PXimport

Startmenu

Het Startmenu is een van de belangrijkste menu’s van Windows, dus zorgen we ervoor dat het volledig aan onze wensen is aangepast. We maken gebruik van Open-Shell-Menu, een programma waarmee je het Startmenu kunt verbeteren en dat je bovendien gratis mag gebruiken. Je vindt het via www.tiny.cc/open-shell.

Het hoofvenster is opgebouwd uit een aantal tabbladen. Op de tab Start Menu Style kies je het gewenste Startmenu. Kies voor Classic style als je graag gebruikmaakt van het Startmenu uit Windows 9x, bestaande uit één overzichtelijke kolom die uitklapt met subsecties. De optie Classic with two columns activeert het Startmenu met een tweede kolom, zoals ook bekend uit Windows 10.

De laatste optie Windows 7 style vervangt het huidige Startmenu door het geliefde Windows 7-uiterlijk. Via de tweede sectie van het programma kun je de Startknop onder handen nemen. Zo kun je kiezen voor de klassieke, vierkante Startknop, maar ook een eigen afbeelding gebruiken. Kies Custom en klik op Pick image. Gebruik hiervoor een bmp- of png-afbeelding.

©PXimport

Verdere instellingen

Standaard toont Open-Shell-Menu een beknopte set van opties. Wij nemen hiermee geen genoegen: plaats een vinkje bij Show all settings, zodat alle tabbladen verschijnen. Open hierna de tab Customize Start Menu. Via deze tab geef je aan welke onderdelen in het Startmenu moeten worden getoond en bepaal je zelf de indeling.

Zo kun de menu-opties binnen de lijst naar boven en beneden slepen. In de kolom Display bepaal je bovendien of het menu-item als aanklikbare link of juist als menu moet worden getoond. Open hierna de tab General Behavior, waarop je algemene instellingen vindt. Hier kun je onder meer de snelheid bepalen waarmee het menu wordt geopend (standaard is dit 400 milliseconden), kun je drag-&-drop (slepen en neerzetten) activeren en kun je aangeven of er meerdere kolommen in submenu’s mogen worden getoond.

Hierna openen we de tab Skin, waar je het uiterlijk van het Startmenu kunt bepalen. Bij Skin options geef je aan welke onderdelen van de skin moeten worden toegepast op het menu. Kies bijvoorbeeld voor Large font voor een groter lettertype of Show user picture om de gebruikersafbeelding in het menu te tonen. Je kunt altijd terugkeren naar de beginwaarden via een klik op Reset skin. Heb je een skin aangepast? Je kunt de skin opslaan als xml-bestand. Voordeel hiervan is dat je dezelfde skin bij een herinstallatie eenvoudig opnieuw kunt gebruiken, maar ook dezelfde skin kunt toepassen op meerdere computers. Klik op Backup en kies Save to XML File. Je kunt de skin later weer opvragen door te kiezen voor Backup, Load from XML File.

©PXimport

Start hier

Ben je in de basis tevreden over het huidige startmenu, dan heb je een extern programma als Open-Shell-Menu niet nodig. Er valt ook vanuit Windows zelf voldoende aan te passen aan de gebruikersomgeving. Je vindt de belangrijkste opties via het instellingenvenster: Persoonlijke instellingen / Start. Hier kun je onder meer het aantal tegels in het menu uitbreiden (Meer tegels weergeven in Start) en ongewenste reclame uitschakelen (Af en toe suggesties in Start weergeven).

©PXimport

Achtergrond XL

Gebruik je meerdere beeldschermen? Met wat hulp van buitenaf heb je meer controle over de achtergronden, bijvoorbeeld als je een profiel wilt maken voor werk en een ander profiel voor privé-gebruik. Met Incredible Desktop Wallpaper maak je meerdere profielen waartussen je eenvoudig kunt schakelen. Kies voor Toestaan dat DisplayFusionhet bureaublad beheert. Maak vervolgens een nieuw profiel aan bij de sectie Bureaubladachtergrond profiel.

Heb je een foto met veel detail en meerdere beeldschermen waarover je de achtergrond kunt spreiden? Bij Achtergrondmodus kies je voor Achtergrond spreiden over alle beeldschermen. Kies de gewenste afbeelding bij Bureaubladachtergrondbron. Klik op Wijzigen.

Je ziet het resultaat meteen bij Bureaubladachtergrond voorbeeld. Bovendien kun je voor elk beeldscherm een unieke afbeelding kiezen: handig als je de beeldschermen onderling uit elkaar wilt houden. Kies bij Achtergrondmodus voor Verschillende achtergronden per scherm. Overigens kun je via het programma ook op zoek gaan naar nieuwe achtergronden van verschillende bronnen. Zo biedt NASA ruimtefoto’s aan, maar kun je ook achtergronden binnenhalen van Reddit of Instagram.

©CIDimport

▼ Volgende artikel
Shoppen zonder zorgen tijdens het feestdagenseizoen
© Zivica Kerkez | KerkezPhotography.com
Zekerheid & gemak

Shoppen zonder zorgen tijdens het feestdagenseizoen

Black Friday, Sinterklaas en kerst: juist nu zoeken we online massaal naar cadeaus en goede deals. Criminelen liften daarop mee. Door de snelle ontwikkeling van AI lijken nepwebwinkels, bezorgingsmails en misleidende aanbiedingen overtuigender dan ooit. Dit kun je doen om veilig te blijven.

Partnerbijdrage - in samenwerking met Bitdefender

Hoe criminelen inspelen op het feestdagenseizoen

In deze weken draait veel om gemak en tempo. Dat geeft cybercriminelen speelruimte. Ze bouwen webshops die nauwelijks te onderscheiden zijn van echte winkelketens en sturen meldingen over betalingen of zendingen die eruitzien alsof ze direct van een pakketdienst komen. Dankzij AI zijn die berichten foutloos, strak vormgegeven en arriveren ze precies op het moment waarop jij druk bent met bestellen.

Dit kun je zelf doen

Veilig shoppen heb je voor een groot deel zelf in de hand. Met een paar simpele checks kom je al een heel eind.

❗Kijk naar het webadres en let op namen die nét anders gespeld zijn of vreemde toevoegingen bevatten. Goed om te weten: een slotje en https betekenen alleen dat de verbinding versleuteld is, niet dat de winkel betrouwbaar is.
❗Staan er keurmerken op de site, bijvoorbeeld van Thuiswinkel Waarborg of Webshop Keurmerk? Klik daar dan op. Als ze echt zijn, word je doorgeleid naar de site van het keurmerk en zie je het certificaat dat aan de webwinkel is afgegeven.
❗Heb je je bestelling geplaatst en is het tijd om te betalen? Doe dat dan bij voorkeur via iDEAL of een creditcard met kopersbescherming, zodat je bij problemen sterker staat. Ontvang je een link in een mail of sms die verwijst naar een betaalpagina of inlogscherm? Ga dan zelf naar de website via je browser of de officiële app. Zo voorkom je dat je ongemerkt op een nagemaakte site terechtkomt.

Pakketfraude neemt rond december sterk toe

In december stijgt het aantal pakketstatusmeldingen en dat weten criminelen. Ze sturen berichten over gemiste bezorgingen, adresproblemen of extra kosten. Deze meldingen lijken vaak afkomstig van PostNL, DHL of DPD, maar sturen je in werkelijkheid naar een pagina waar je gegevens worden buitgemaakt. Wat deze vorm van fraude sterk maakt, is het moment waarop ze binnenkomen: precies als je zelf meerdere pakketten verwacht. Gebruik daarom altijd de officiële app van de pakketdienst om te zien of er echt iets speelt. Een bezorgdienst vraagt nooit via sms om betalingen of persoonlijke gegevens.

©ID.nl

Het kan altijd veiliger

Met de hierboven beschreven checks kun je al veel problemen voorkomen, maar dan nog kan het fout gaan. Bitdefender helpt door juist op de momenten waarop je zelf iets over het hoofd kunt zien mee te kijken.

Twijfels? Meteen scannen met Scamio

Wanneer je twijfelt over een link, QR-code of bericht kan Scamio uitkomst bieden, een gratis tool van Bitdefender. Je plakt een link of tekst in de chat of uploadt een screenshot van een mail of bericht. Scamio analyseert de inhoud en geeft een beoordeling in drie kleuren: rood (onveilig), oranje (verdacht) of groen (geen risico gevonden).

Je hebt alleen een Bitdefender-account nodig. Daarna kun je Scamio gebruiken via de web-app, WhatsApp, Facebook Messenger of Discord. Op de achtergrond vergelijkt de tool links met bekende scam-databases, analyseert hij de opbouw van websites en ontleedt hij QR-codes voordat jij ze hoeft te scannen. Dankzij zelflerende algoritmes blijft Scamio actueel, ook wanneer criminelen nieuwe trucs inzetten.

Zo beschermt Bitdefender je tijdens het shoppen

Naast Scamio biedt Bitdefender Premium Security een breed pakket aan bescherming. Het beveiligt Windows-, macOS-, Android- en iOS-apparaten tegen virussen, malware, ransomware en cryptomining. De e-mailbeveiliging herkent misleidende berichten en houdt verdachte bijlagen tegen. Functies voor het opsporen van oplichting signaleren gedrag dat past bij fraude, zoals nagemaakte betaalpagina's of nepaanbiedingen.

Scam Copilot kijkt realtime mee terwijl je shopt en waarschuwt wanneer een website, aanbieding of link niet klopt. Voor privacy biedt Premium Security een Password Manager, onbeperkt VPN-verkeer en een advertentieblokker met anti-tracker. Voor je identiteit monitort Bitdefender datalekken en laat het direct weten wanneer jouw gegevens opduiken.

©Bitdefender

Fijne – veilige! – feestdagen

Met een paar kleine handelingen kun je er zelf al voor zorgen dat je zo veilig mogelijk online shopt. Bitdefender voegt daar een slimme laag aan toe die zich aanpast aan de nieuwste trucs van criminelen. Zo blijf je zorgeloos shoppen, van de eerste Black Friday-deal totdat het laatste cadeau onder de boom ligt!

▼ Volgende artikel
Minder klikken, meer doen: zo automatiseer je je e-mail
© Jakub Krechowicz
Huis

Minder klikken, meer doen: zo automatiseer je je e-mail

Voor veel mensen is hun e-mailprogramma nog altijd het belangrijkste digitale hulpmiddel, maar lang niet iedereen haalt alles eruit. En dat kost tijd. Veel handmatig terugkerende taken kun je automatiseren. Of het nu gaat om het sorteren van berichten, het opstellen van standaardantwoorden of het plannen van verzendtijden: over al deze opties beschikt jouw mailprogramma al.

Dit artikel in het kort

Een goed ingerichte mailbox werkt bijna vanzelf. In dit artikel lees je hoe je e-mail slimmer inzet door filters, regels en sjablonen te gebruiken. Zo kun je berichten automatisch laten sorteren, mails op een later moment laten verzenden en herinneringen instellen voor antwoorden die nog uitblijven. Ook leer je hoe dynamische handtekeningen en slimme verzendvertragingen helpen om foutloze, professionele mails te sturen.

Misschien vind je dit ook interessant: 10 e-mailhacks: van overvolle inbox naar opgeruimd staat netjes

Een overvolle inbox leidt niet alleen tot stress, maar kost ook veel tijd bij het zoeken naar belangrijke berichten. Door slimme filters in te stellen, komt daar verandering in. Filters zorgen ervoor dat binnenkomende e-mails automatisch worden gesorteerd, gelabeld of doorgestuurd op basis van door jou bepaalde criteria.

In Gmail vind je deze functie via het tandwielpictogram rechtsboven. Klik op het radertje voor instellingen en daarna op Alle instellingen bekijken. Ga vervolgens naar het tabblad Filters en geblokkeerde adressen. Kies voor Nieuw filter maken.

In Outlook vind je vergelijkbare mogelijkheden via het menu met het radertje en het tabblad E-mail. Klik op Regels en dan op Nieuwe regel toevoegen. In Apple Mail ga je naar Mail in de menubalk, kies je voor Instellingen en klik je op het tabblad Regels.

Met regels kun je automatisch bepaalde taken laten uitvoeren.

Opgeruimd staat netjes

Het instellen van een effectieve filter begint met het bepalen van je specifieke behoeften. Wil je bijvoorbeeld alle berichten van je team in een aparte map verzamelen? Stel dan een filter in dat zoekt naar e-mailadressen met het domein van je bedrijf en deze automatisch verplaatst naar een speciale teammap.

Voor frequente nieuwsbrieven kun je een filter maken dat alle e-mails met 'nieuwsbrief' in de onderwerpregel naar een toegewezen map verplaatst. Een praktische toepassing is het automatisch labelen van e-mails waarin bepaalde projectcodes voorkomen. Als je bijvoorbeeld werkt aan 'Project Phoenix', kun je een filter instellen dat alle e-mails met deze term in het onderwerp of de inhoud voorziet van een specifiek label of verplaatst naar de projectmap. Experimenteer met verschillende filtercriteria om te ontdekken welke combinatie het beste werkt voor jouw specifieke workflow.

Perfecte regelstrategie

Het opzetten van e-mailregels vereist een strategische aanpak. Begin met het analyseren van je communicatiepatronen: welke soorten e-mails ontvang je regelmatig en hoe handel je deze normaal gesproken af? Identificeer terugkerende patronen en maak vervolgens regels die deze afhandelingsprocessen automatiseren. Een goede strategie is om te beginnen met slechts enkele basisregels en deze geleidelijk uit te breiden. Te veel regels tegelijk inzetten kan leiden tot onverwachte resultaten en verwarring.

Houd bij het ontwikkelen van je regelstrategie de volgende principes in gedachten: specifieke regels hebben voorrang op algemene regels, dus plaats de meest specifieke regels bovenaan je regellijst. Test nieuwe regels grondig voordat je ze permanent inschakelt, vooral regels die berichten verwijderen of doorsturen.

Evalueer regelmatig de effectiviteit van je regels om verouderde exemplaren te verwijderen. Als je met een team werkt, overweeg dan om regelsjablonen te delen zodat iedereen kan profiteren van dezelfde verbeteringen. Uiteindelijk moet je de regelstrategie verbeteren naarmate je werkprocessen veranderen. Een statische set regels verliest op termijn aan effectiviteit.

Handtekeningen

Handtekeningen doen meer dan alleen contactgegevens weergeven; ze kunnen dynamische informatie bevatten die automatisch wordt aangepast op basis van de ontvanger of het tijdstip. In Outlook ga je naar Bestand / Opties / E-mail / Handtekeningen om geavanceerde handtekeningen te maken. Gmail-gebruikers vinden deze functie onder Instellingen / Algemeen / Handtekening. Apple Mail biedt handtekeningopties via Mail / Instellingen / Handtekeningen.

Een fijne functie is het gebruik van voorwaardelijke handtekeningen. In Outlook kun je bijvoorbeeld verschillende handtekeningen maken en deze koppelen aan specifieke e-mailaccounts of zelfs aan bepaalde ontvangers. Zo kun je een formele handtekening gebruiken voor externe communicatie en een informelere voor interne berichten. De variabelen in Outlook (zoals %Company% of %Phone%) worden automatisch gevuld met informatie uit je profiel, wat zorgt voor consistentie en tijdsbesparing bij het onderhouden van je contactinformatie.

Overweeg om html-elementen toe te voegen aan je handtekening voor een professionelere uitstraling. Voeg bijvoorbeeld een gepersonaliseerde afspraaklink toe die rechtstreeks naar je agenda verwijst, zodat ontvangers met één klik een vergadering kunnen plannen. Of integreer een dynamische banner die je nieuwste producten of diensten promoot. Ook kun je informatieve links naar veelgestelde vragen of kennisartikelen opnemen, wat het aantal routinevragen in je inbox kan verminderen. Zorg er wel voor dat je handtekening niet te groot of afleidend wordt – houd het professioneel en functioneel.

Ook onlinemaildiensten als Gmail bieden de mogelijkheid om (meerdere) handtekeningen toe te voegen.

Uitgestelde verzending

Het timen van e-mails kan heel belangrijk zijn voor de effectiviteit ervan. De functie voor uitgestelde verzending stelt je in staat om e-mails voor te bereiden wanneer het jou uitkomt, maar ze te laten bezorgen op een ander moment. In Gmail activeer je deze functie tijdens het opstellen van een bericht door op het kleine driehoekje naast de knop Verzenden te klikken en Verzenden plannen te selecteren. Vervolgens kun je een specifieke datum en tijd kiezen of een van de voorgestelde tijdstippen selecteren.

Outlook-gebruikers kunnen een vergelijkbare functie vinden in het Opties-tabblad tijdens het opstellen van een e-mail. Klik op Verzenden plannen en specificeer wanneer het bericht moet worden verzonden. In Apple Mail klik je ook op het pijltje naast de verzendknop, en vervolgens op Stuur later. Het inplannen van mails is meer dan alleen een technische truc; het is een strategisch communicatiemiddel.

Mails inplannen is een goed idee als je vaak in het weekend of vanuit het buitenland mailt.

E-mailsjablonen

Het herhaaldelijk typen van vergelijkbare e-mails is een verborgen productiviteitsdief. E-mailsjablonen bieden een elegante oplossing voor dit probleem. In Gmail kun je sjablonen instellen door eerst Geavanceerde instellingen te activeren. Ga naar Instellingen / Geavanceerd en schakel Templates in. Tijdens het opstellen van een e-mail kun je nu via de drie puntjes rechtsonder kiezen voor Templates / Concept opslaan als sjabloon. Bij toekomstig gebruik selecteer je simpelweg het gewenste sjabloon via hetzelfde menu.

Outlook-gebruikers kunnen sjablonen maken door een nieuwe mail te openen, naar Invoegen / Apps / Mijn sjablonen te gaan en op + Sjabloon te klikken. In Apple Mail kun je werken met tekstfragmenten via de ingebouwde tekstvervanging van macOS. Ga naar Systeeminstellingen / Toetsenbord / Tekst en voeg daar je veelgebruikte tekstfragmenten toe met bijbehorende snelkoppelingen.

Sjablonen zijn handig om snel gelijksoortige e-mails op te bouwen zonder dat je alles handmatig hoeft in te voeren.

Verzendvertragingen

Het overkomt iedereen wel eens dat je na het versturen van een mail ontdekt dat er een fout in zat. Gelukkig bieden moderne e-mailprogramma's beschermingsmechanismen.

In Outlook kun je verzonden berichten terugroepen via Verzonden items. Open het bericht en klik op Acties / Dit bericht terugroepen. Deze functie werkt alleen binnen Exchange-netwerken én de ontvanger het bericht nog niet heeft geopend.

In Gmail ontbreekt een echte terugroepfunctie, maar je kunt wel een verzendvertraging instellen via Instellingen / Algemeen / Verzenden ongedaan maken. Dit geeft je een tijdvenster (maximaal 30 seconden) om verzending te annuleren.

Een betere benadering is het instellen van verzendregels die potentiële blunders voorkomen, bijvoorbeeld een regel die vraagt om bevestiging voordat je e-mails met het woord 'bijlage' verstuurt zonder daadwerkelijk een bijlage toe te voegen. Of een vertragingsregel die alle e-mails aan belangrijke klanten eerst twee minuten in de outbox houdt, zodat je tijd hebt om eventuele fouten te ontdekken.

Voor de meest gevoelige communicatie kun je zelfs een 'slaapregel' instellen: schrijf 's avonds belangrijke e-mails, maar laat ze automatisch in je concepten staan tot de volgende ochtend, wanneer je ze met frisse blik kunt nalezen voordat ze daadwerkelijk worden verzonden.

Herinneringen

Een van de meest onderschatte functies in e-mailprogramma's is de mogelijkheid om automatische herinneringen in te stellen voor berichten waarop je een antwoord verwacht. In Outlook kun je een bericht markeren voor opvolging door op de Opvolgen-vlag te klikken in een geopend bericht. Door met de rechtermuisknop op deze vlag te klikken, kun je een specifieke herinneringsdatum instellen en zelfs aangeven dat je een herinnering wilt ontvangen als je geen antwoord hebt gekregen.

Gmail-gebruikers kunnen de Snooze-functie inzetten om berichten tijdelijk te verbergen en op een later tijdstip weer te laten verschijnen. Klik met de rechtermuisknop op een bericht en selecteer Snoozen. Vervolgens kun je kiezen wanneer het bericht weer in je inbox moet verschijnen.

Voor Apple Mail-gebruikers biedt de ingebouwde Herinnering-functie vergelijkbare mogelijkheden. Selecteer een bericht, klik rechts en kies Herinnering. Vervolgens kun je aangeven wanneer je aan dit bericht herinnerd wilt worden.

Snoozen, of opvolgen, is een goede manier om jezelf te herinneren aan een eerder verzonden mail.

Productiever

De functies die we in dit artikel hebben besproken, vormen slechts het topje van de ijsberg als het gaat om de verborgen mogelijkheden van je e-mailprogramma. Door filters en regels in te stellen, creëer je een inbox die automatisch sorteert en prioriteiten stelt. Slimme handtekeningen zorgen voor consistente, professionele communicatie, terwijl uitgestelde verzending garandeert dat je berichten op het optimale moment aankomen.

Met sjablonen elimineer je het repetitieve typewerk en dankzij geautomatiseerde follow-ups blijft geen enkele belangrijke e-mail onbeantwoord. Deze functies werken samen om je dagelijkse e-mailroutine drastisch te versnellen en je communicatie te professionaliseren. Door nu tijd te investeren in het ontdekken en instellen van deze verborgen e-mailkrachten, win je in de toekomst uren aan productieve tijd terug. Die tijd kun je besteden aan echt waardevol werk in plaats van aan het beheren van je inbox.

📨 Je papieren post beter organiseren?

(ja, het bestaat nog!)