Van app tot opslagdienst: hoe wissel je op een slimme manier informatie uit tussen telefoon en computer?

Interessante websites of foto’s en andere informatie van je telefoon naar je computer mailen, is nogal omslachtig. We behandelen tools die zorgen voor een naadloze integratie tussen deze apparaten.

ShareDrop

Voor het uitwisselen van foto’s en video’s tussen pc en telefoon kun je gebruikmaken van een van de vele online opslagdiensten zoals iCloud, OneDrive, Google Drive en Dropbox. Heb je geen behoefte aan zo’n dienst en wil je ad-hoc een paar bestanden sturen, dan kun je hiervoor ook een webgebaseerde dienst gebruiken.

Goed voorbeeld hiervan is ShareDrop. Klik op het plusteken (+) rechtsboven in beeld, waarna een unieke url verschijnt. Open de camera-app van je telefoon en richt deze op de gegenereerde QR-code op je beeldscherm. Zo is dezelfde website op beide apparaten geopend. Je kunt nu via de browservensters van zowel de pc als de telefoon eenvoudig bestanden versturen.

Microsoft Edge

Microsofts browser Edge kent ook een paar slimme manieren om het gat tussen de telefoon en je computer te verkleinen. Zo kun je met de relatief nieuwe functie Drop bestanden en notities verzenden tussen je mobiele apparaten en je computer. Het gaat hierbij om getypte berichten, foto’s, video’s en documenten. Wél heb je hiervoor een zogeheten ‘Canary’-versie van Edge nodig. Dat zijn testversies van Edge die een voorproefje geven op de toekomst. Je kunt die uitvoering naast je bestaande Edge-versie installeren; hier haal je de nieuwste versie binnen.

Klik in de browser op de knop Instellingen (herkenbaar aan de drie puntjes) en kies Instellingen / Uiterlijk. In het overzicht van knoppen activeer je de optie Drop. Je vindt de knop rechts naast de adresbalk. Klik op Drop om het venster te openen. Vervolgens kun je berichten sturen naar alle andere apparaten waarop je Edge hebt geïnstalleerd en (belangrijk!) bent aangemeld met hetzelfde Microsoft-account. Klik op het plusteken (+) om foto’s, video’s en andere bestanden te sturen.

Om de items uit te wisselen met je telefoon, installeer je de app Edge bèta. Je vindt deze versie in de app-winkel van je telefoon. Om Drop te gebruiken, tik je binnen Edge op de knop met de drie puntjes (...) en vervolgens op de knop Drop.

Overal knippen en plakken

Je kent het ongetwijfeld: je leest informatie op je Android-telefoon en hebt die gegevens nodig op je computer. In Windows 10 en 11 vinden we een relatief onbekende optie om de inhoud van het klembord (waarop alle gekopieerde items terechtkomen) ook op je telefoon beschikbaar te stellen.

Open het van Windows (Windows-toets+I) en ga naar Systeem / Klembord. Zet de schuif op Aan bij Synchroniseren op al uw apparaten en zorg ervoor dat je kiest voor Gekopieerde tekst automatisch synchroniseren.

Vervolgens is het tijd om je telefoon geschikt te maken voor gebruik van het universele klembord. Open Google Play en installeer Microsoft SwiftKey Keyboard. Klik op Enable Swiftkey en activeer dit toetsenbord. Volg de stappen van de wizard en stel het toetsenbord in als standaardtoetsenbord. Open hierna de app Microsoft SwiftKey en kies Rijke invoer. Tik op Klembord. Kies voor Gekopieerde items onthouden en Klembordgeschiedenis synchroniseren. Activeer ook de optie Laatst gekopieerde items als snelplakoptie op voorspellingsbalk weergeven. Om vervolgens over en weer items te kopiëren, open je een app op je Android-toestel en gebruik je het SwiftKey-toetsenbord. Tik op het pictogram van het klembord om een item te plakken. Wil je een item afkomstig van je telefoon, plakken op je Windows-computer? Druk dan op Windows-toets+V. De beschikbare items om te plakken – inclusief het item van je telefoon – worden zichtbaar.

Telefoonkoppeling

Windows kent de app Telefoonkoppeling. Hiermee kun je een Android-telefoon en iPhone met je computer koppelen. Vervolgens zijn media (zoals foto’s en video’s), berichten, telefoongesprekken en meldingen ook op de pc beschikbaar. Zo kun je zonder je smartphone te gebruiken, telefoongesprekken voeren via de headset van je computer.

Voor de iPhone is de integratie helaas minder geavanceerd en op het moment van schrijven nog in de testfase. Zo kun je in die versie geen media en berichten sturen, en niet reageren op groepsberichten. Via dit Windows-blog lees je een verslag van de (on)mogelijkheden van Telefoonkoppeling voor iOS-toestellen.

Aan de slag

In Windows open je het startmenu en typ je Telefoonkoppeling. In het eerste venster van de instelwizard kies je je telefoon, bijvoorbeeld Android. Volg de stappen van de wizard (deze zijn afhankelijk van het type toestel).

Wat altijd werkt: pak de telefoon erbij en open de app-store (in het geval van Android is dat Google Play). Installeer de app Koppelen met Windows. Keer hierna terug naar de computer en zet een vinkje bij Ik heb de Koppeling met Windows-app gereed. Je kunt nu kiezen tussen twee koppelmethoden: via een QR-code of handmatig. Wij kiezen voor het laagdrempelige Koppelen met QR-code. Open hierna de app op je telefoon en tik op Je telefoon en pc koppelen. De app vraagt of de QR-code op de pc wordt getoond. Klik op Doorgaan. Hierna wordt de koppeling gemaakt.

Nu heeft de app nog toestemming nodig voor toegang tot bepaalde onderdelen, zoals de contactenlijst en mediamap. Bovendien vraagt de app of de verbinding ook op de achtergrond actief mag blijven. Voor het beste resultaat geef je hiervoor toestemming. Klik hierna op Gereed (op de telefoon) en op Doorgaan (op de computer). Windows tot slot of de koppeling voortaan automatisch mag worden gemaakt als de computer opstart. Vind je dat goed, plaats dan een vinkje bij Telefoonkoppeling openen wanneer ik me aanmeld bij Windows.

De opbouw

Telefoonkoppeling maakt gebruik van drie tabbladen: Berichten, Foto’s en Oproepen. Op de tab Berichten vind je een overzicht van de sms-berichten. Via de knop Nieuw bericht (rechtsboven) stel je een nieuw bericht op dat je direct vanaf de pc kunt versturen. Gebruik het zoekvak bovenin om snel op zoek te gaan naar eerdere berichten. Klik op een bericht om het te openen. Je kunt op het bericht reageren en gebruikmaken van emoticons, gifs en foto’s.

De tab Foto’s bevat een overzicht van de fotogalerie van de telefoon. Windows werkt met een limiet van tweeduizend foto’s. Klik op een foto om deze te tonen en – belangrijker – toegang te krijgen tot de optie om de foto te bewaren (kies voor Opslaan als). Ook kun je de foto vanuit dit venster delen.

Als laatste is er de tab Oproepen. Hiermee kun je telefoongespreken voeren vanaf de computer. De optie werkt alleen als je de telefoon via bluetooth met de computer verbindt.

Meerdere telefoons

Je kunt meerdere telefoons koppelen. Klik op de afbeelding van de telefoon om het instellingenvenster te openen en kies Koppel een nieuw apparaat. Open hierna de sectie Algemeen. Hier bepaal je op welke manier nieuwe berichten van de telefoon verschijnen op de computer. Bij Banners bepaal je of de inhoud standaard moet worden verborgen (voor de beste privacy), of dat je alleen de afzender wilt zien, of juist alle inhoud direct wilt tonen. Hierna open je sectie Functies.

In het onderdeel Meldingen geef je aan in hoeverre de meldingen moeten worden getoond. Zo kun je ervoor kiezen om alle apps meldingen op de pc te laten tonen door te klikken op Meldingen voor al mijn apps weergeven, of juist selecteren welke apps een melding mogen tonen door te klikken op Kies de apps waarvan ik meldingen ontvang. Klik op Alles weergeven voor een totaaloverzicht en zet de schuif op Uit bij de app waarvan je niets wilt zien.

Niet storen

Voorkom dat je tijdens het werken wordt gestoord door je telefoon. Via Telefoonkoppeling leg je de telefoon tijdelijk het zwijgen op. Klik op Deelvenster openen (links in het venster, herkenbaar aan <). Klik vervolgens op de knop Niet storen.

In dit venster vind je overigens nog meer interessante opties. Zo kun je het geluid van de telefoon uitschakelen (via de middelste knop). Ook kun je tonen welke muziek op de telefoon wordt afgespeeld. Klik op de knop Audio aan (rechts in de rij).

Intel Unison

Een andere interessante ontwikkeling is Intel Unison. Ook met Unison kun je je telefoon koppelen aan de computer. Hoewel Intel aangeeft dat deze technologie alleen beschikbaar is voor specifieke laptops met Intel-platform, kun je deze app gewoon in de Microsoft Store gewoon vinden en downloaden. Via deze pagina vind je de nieuwste versie. De makers ondersteunen Windows, Android en iOS.

De versie bevindt zich nog wel in een vroege testfase, en op internet verschijnen meldingen dat het niet altijd lukt om de telefoon succesvol te koppelen. Ervaar je problemen, zorg er dan voor dat de telefoon een actieve bluetooth-koppeling heeft met je computer. De functionaliteit van Unison is vergelijkbaar met de functies die je in Telefoonkoppeling aantreft.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).