ID.nl logo
Dit is Windows 11: alles over het nieuwe besturingssysteem
© Reshift Digital
Huis

Dit is Windows 11: alles over het nieuwe besturingssysteem

Vrij snel na de aankondiging is Windows 11 al uitgebracht. De eerste pc’s of laptops met Windows 11 kon je al vanaf 5 oktober aanschaffen, en vanaf dat moment werd de update ook langzaamaan uitgerold naar de gebruikers van Windows 10, mits die computers voldoen aan de hogere systeemeisen. Maar laten we bij het begin beginnen en Windows 11 zichzelf even formeel voorstellen.

De aankondiging van Windows 11, halverwege 2021, kwam vrij onverwacht. In een wat sobere online presentatie deed Microsoft het nieuwe besturingssysteem uit de doeken, waarbij de grootste verrassing toch wel de timing bleek. Eind 2021 moest Windows 11 al beschikbaar zijn op nieuwe pc’s en laptops, en al snel werd de exacte datum van 5 oktober door Microsoft aangemerkt als officiële releasedatum. Mooi op tijd dus om zichzelf en de markt optimaal mee te laten profiteren van de feestdagen en koopjesdagen als Black Friday. Geen gedoe met ‘Windows 11-ready’ stickers op nieuwe systemen, zoals dat met vorige Windows-versies wel moest, omdat daar de aanloopperiode langer was. Dat de aanloopperiode relatief kort is, is niet omdat Microsoft zo goed is in geheimen bewaren, maar omdat Windows 11 niet zulke ingrijpende veranderingen met zich meebrengt. Kom je van Windows 10, dan zul je meteen thuis zijn in Windows 11. Dat is weleens anders geweest. Bijvoorbeeld met de komst van Windows 8, waarin de interface compleet overhoop werd gegooid.

©PXimport

Update komt eraan

Net zoals Windows 10 wordt ook Windows 11 aangeboden als gratis update. Hiervoor moeten we echter nog wat meer geduld hebben, aangezien deze update niet in één keer naar alle Windows 10-systemen wordt uitgerold. Naar verwachting zou iedere Windows 10-computer die daarvoor in aanmerking komt, de update uiterlijk begin 2022 ontvangen moeten hebben.

Toen Windows 10 als gratis update werd aangeboden, was daar een hoop negatieve publiciteit over; Microsoft drong de update op en er waren met name veel technische problemen met de installatie van de update. Hopelijk zijn die problemen verholpen, maar ook nu is van een goede start geen sprake. Dat is te wijten aan de systeemeisen van Windows 11. Het is namelijk een vereiste dat TPM 2.0 op het systeem aanwezig is én is ingeschakeld. TPM zorgt ervoor dat andere opstartprocessen zich niet zomaar in het systeem kunnen nestelen, en dan al opstarten voordat Windows wordt geladen. Het zorgt dus voor wat meer veiligheid. Maar in theorie, en dat blijkt ook in de praktijk, is Windows 11 prima in staat te draaien zonder deze extra beveiliging, en dat zorgt voor verwarring. Windows 10-gebruikers die een computer hebben die niet voor de update in aanmerking komt, zouden Windows 11 daardoor theoretisch als schone installatie met een opstartbare usb-stick kunnen installeren; Microsoft controleert hierbij namelijk niet de systeemeisen van de computer. Het bedrijf heeft wel gezegd dat als deze omweg wordt gebruikt, er waarschijnlijk geen updates en beveiligingspatches naar Windows 11 worden uitgerold. De praktijk moet dat nog uitwijzen.

Het is een vereiste dat TPM 2.0 op het systeem aanwezig is én is ingeschakeld

-

Systeemeisen

In de basis verschillen de systeemspecificaties van Windows 10 en 11 niet zo heel veel: een 1GHz-processor met twee of meer kernen, 4 GB werkgeheugen, 64 GB opslagcapaciteit en een DirectX 12-compatibele videokaart. Het grootste verschil zit ’m vooral in de extra vereisten. Het belangrijkste struikelblok is dus dat een Windows 11-computer moet beschikken over een TPM 2.0-chip. Op veel laptops van zo’n drie à vier jaar oud is zo’n chip doorgaans wel aanwezig, maar op desktop-pc’s is dat niet altijd het geval. Daarnaast moet de computer beveiligd opstarten ondersteunen, beter bekend als secure boot. Of je computer deze functies ondersteunt, kun je controleren in je BIOS/UEFI.

Maar er is nog een valkuil: Windows 11 kan niet zomaar op iedere processor draaien. Microsoft heeft een lijst uitgebracht met ondersteunde processors die wel door Windows 11 worden geaccepteerd, maar dat is een vrij lange lijst om te doorzoeken. Bovendien moet je wel precies weten (of uitzoeken) welke processor je in je systeem hebt zitten. De lijst met ondersteunde Intel-processors kun je vinden via www.tiny.cc/intel-eisen en de lijst voor AMD-processors lees je hier: www.tiny.cc/amd-eisen. Zoeken in de lijst kan alleen maar met de zoekfunctie van je browser zelf.

©PXimport

Dit is Windows 11

Tijd voor het besturingssysteem zelf, want Windows 11 bevat een paar mooie vernieuwingen. Het eerste wat opvalt, is het vernieuwde uiterlijk. Dat zie je direct nadat je het besturingssysteem voor de eerste keer opstart; de pictogrammen op de taakbalk staan nu in het midden in plaats van links, er zijn nieuwe pictogrammen aan de taakbalk toegevoegd en het bureaublad is voorzien van een nieuwe achtergrond.

De uiterlijke vernieuwingen zijn ook doorgevoerd in het startmenu, en het meest opvallende daarvan is de manier waarop de apps worden weergegeven: het zijn nu kleinere pictogrammen in plaats van de grotere vierkante tegels van Windows 10. En dat is ook meteen het grootste verschil met het startmenu van het laatstgenoemde besturingssysteem: de zogeheten live-tegels worden niet meer gebruikt in Windows 11. Het nieuwe startmenu oogt daardoor misschien wat soberder, maar is daardoor wel overzichtelijker. Het bovenste deel van het menu toont de beschikbare apps en onderaan vind je recent geopende bestanden. Pictogrammen van apps kun je met de muis verplaatsen, maar je kunt het menu zelf niet groter of kleiner maken, of verder naar je hand zetten. Voor wie het startmenu trouwens liever weer aan de linkerkant van het scherm heeft: via de taakbalkinstellingen kun je het startmenu en de pictogrammen gewoon links laten uitlijnen.

©PXimport

Deze Windows 11-versies worden uitgebracht

Net als bij Windows 10 verschijnt ook Windows 11 in een aantal varianten:

  • Windows 11 Home
  • Windows 11 Pro
  • Windows 11 Education
  • Windows 11 Pro Education
  • Windows 11 Pro for Workstations
  • Windows 11 Enterprise
  • Windows 11 Mixed Reality De Education- en Pro Education-versies zijn bedoeld voor het onderwijs. Windows 11 Mixed Reality richt zich op het gebruik van VR-headsets, bijvoorbeeld voor simulaties en games. Het besturingssysteem past zich dan aan wanneer je een VR-headset opzet en kan automatisch een app starten als je ernaar ‘kijkt’. Ook bevat deze versie functies die klassieke programma’s geschikt maken voor weergave in een virtuele wereld. Windows 10 had een speciale IoT-versie die je bijvoorbeeld op een Raspberry Pi kon installeren, maar het is niet bekend of er van deze versie ook een Windows 11-variant op de markt komt.

Het lint in de Verkenner is verdwenen en het contextmenu is flink afgeslankt

-

Windows Verkenner

Ook de Verkenner is in Windows 11 op de schop gegaan. Niet alleen zijn er nieuwe pictogrammen voor de standaardmappen zoals Downloads, Documenten, Muziek en Afbeeldingen, ook de menu’s zijn veranderd. Zo is de bovenste balk van de Verkenner niet meer voorzien van een lint, maar zie je alleen knoppen die een bepaalde functie bieden op basis van het geselecteerde bestand. Heb je bijvoorbeeld een foto geselecteerd, dan komen er extra afbeeldingsknoppen bij, zoals Linksom roteren en Afbeelding als achtergrond gebruiken. Rechts op de werkbalk staan drie puntjes, waarachter nog een aantal andere opties te vinden zijn, zoals Alles selecteren, Selectie omkeren en Aan snelle toegang vastmaken. Verder zijn er voor ieder geselecteerd bestand of reeks bestanden altijd de knoppen Kopiëren en Knippen aanwezig, net als een knop Delen om het bestand met anderen te delen. Microsoft heeft de nieuwe Verkenner zo ontworpen dat deze ook makkelijker te bedienen is op aanraakschermen.

Ook het contextmenu is aangepast. Het toont in eerste instantie alleen een paar standaardfuncties, zoals Openen, Openen met en de nieuwe optie Als pad kopiëren. Hiermee kun je de exacte padnaam van het bestand naar het klembord kopiëren, bijvoorbeeld C:\Users\<je gebruikersnaam>\Afbeeldingen\Trein.jpg. Erg jammer is dat de optie Kopiëren naar niet meer standaard aanwezig is, net als het tekstuele menu-item Knippen en Kopiëren. Die laatste twee zijn er wel, maar dan alleen als pictogram aan de bovenkant van het contextmenu. Maar goed, alle toetscombinaties zoals Ctrl+X (knippen), Ctrl+C (kopieren) en Ctrl+V (plakken) werken natuurlijk nog wel gewoon.

Wil je alle items in het contextmenu weergeven, dan kan dat alleen maar als je klikt op Meer opties weergeven of met een druk op de toetscombinatie Shift+F10. Voor de meeste Windows 11-gebruikers zal dit het voorkeursmenu zijn, maar helaas kun je dit menu niet standaard altijd laten weergeven.

©PXimport

S-modus

De Windows S-modus kent een aantal restricties ten opzichte van de ‘volwaardige’ versie van Windows. Zo is deze versie ontwikkeld met het oog op beveiliging en prestaties. In de praktijk betekent dit dat de Windows S-modus alleen het gebruik van apps uit de Microsoft Store toestaat. Je kunt dus zelf geen andere programma’s installeren. Bovendien is de Edge-browser als standaard ingesteld. Ook Windows 11 is beschikbaar in de S-modus. Maak je gebruik van Windows 10 Home in S-modus, dan kun je overstappen naar Windows 11 Home in S-modus. Maak je gebruik van Windows 10 Pro in S-modus? Dan kun je niet één op één overstappen. Windows 11 Pro is namelijk niet beschikbaar in S-modus. Je zult de S-modus in dat geval uit moeten schakelen voordat je de overstap naar Windows 11 Pro kunt maken. Uitschakelen gaat eenvoudig: open de instellingen (Windows-toets+I) en kies Bijwerken en beveiliging. Open de sectie Activatering. In de sectie Overschakelen naar Windows 10 Pro kies je voor Ga naar de Store. Op de pagina Overschakelen vanuit S-modus klik je op de knop Ophalen. Wacht totdat de bevestiging verschijnt: de S-modus is nu uitgeschakeld. Let wel: na het overschakelen kun je niet meer terug naar Windows 10 in S-modus. Nu kun je probleemloos overstappen naar Windows 11 Pro.

Instellingenvenster

Naast de Verkenner zijn er nog meer onderdelen gewijzigd in Windows 11. Neem het instellingenvenster, dat je oproept via de toetscombinatie Windows-toets+I. In tegenstelling tot Windows 10 zie je alle categorieën aan de linkerkant van het instellingenvenster staan. Doordat het een lange rij met items is, zie je geen korte beschrijving meer over welke andere functies zich in die categorie bevinden. In Windows 10 zag je bijvoorbeeld bij Persoonlijke instellingen ook nog Achtergrond, vergrendelingsscherm, kleuren staan in een lichter lettertype, zodat je makkelijker kon zien welke categorie waarvoor bedoeld is. In Windows 11 moet je dus wat meer zoeken naar het onderdeel dat je nodig hebt, of je geheugen wat beter aanspreken, want de onderdelen zijn niet anders dan in Windows 10.

Verder zijn ook de andere standaardapps, zoals Foto’s, Camera en Rekenmachine wat aangepast qua uiterlijk en kun je nu voor die apps ook een donkere modus instellen, los van de instellingen van Windows 11 zelf.

©PXimport

Gaming

Voor Windows-gamers heeft Microsoft ook wat leuke functies in petto. Eén daarvan is DirectStorage, een opslagtechniek waarbij gamegegevens sneller worden opgeslagen en geraadpleegd kunnen worden. Daarvoor zijn speciale NVMe-drivers voor Windows 11 ontwikkeld. Daarnaast is de Xbox Game Pass geïntegreerd in Windows 11 en kan het besturingssysteem ook HDR toevoegen aan games die dat standaard niet ondersteunen. Dit maakt gamebeelden dynamischer en levendiger.

©PXimport

Snap Layouts

Snap Layouts is een functie die in Windows 11 wat verder ontwikkeld is dan wat je er in Windows 10 mee kon. Je kunt hiermee namelijk een geopend venster met één muisklik op de gewenste positie op het scherm plaatsen ten opzichte van andere vensters. In Windows 10 moest je hiervoor nog de Windows-toets en een van de pijltjes gebruiken. Om de Snap Layouts-functie te gebruiken, hoef je alleen nog maar met de muis over de Maximaliseren-knop van het venster te zweven. Er verschijnt dan een klein venster waarin je de nieuwe positie kunt aanklikken. Zodra je de gewenste positie gekozen hebt, wordt het venster daar geplaatst en laat Windows 11 de andere beschikbare vensters zien. Klik je dan op een van die andere vensters, dan wordt dat venster naast, boven of onder het huidige venster geplaatst. Op die manier kun je dus sneller je scherm indelen wanneer je meerdere programmavensters tegelijk nodig hebt.

©PXimport

Met Snap Layouts is zweven boven de Maximaliseren-knop voldoende om je beeldscherm in te delen 

-

Widgets

Waar je in Windows 10 gebruik kon maken van live-tegels in het startmenu, bijvoorbeeld om de beurskoersen, een fotogalerie, weerbericht of een nieuwsfeed weer te geven, kan dat in Windows 11 via het nieuwe Widgets-scherm. Klik op de taakbalk op de knop met het blauwe en witte blokje of gebruik de sneltoets Windows-toets+W zodat er vanaf de linkerkant een scherm met widgets het beeld in schuift. Standaard zullen er een of twee widgets (meestal het weerbericht en de sportuitslagen) worden weergegeven, maar met de knop Widgets toevoegen kun je er andere widgets aan toevoegen. Op het moment van schrijven zijn dat onder meer Verkeer, Agenda, Taken en Tips. De kans is groot dat er na de lancering van Windows 11 meer widgets bijkomen, maar onduidelijk is nog of ook derde partijen widgets kunnen en mogen ontwikkelen voor Windows 11.

Er zijn wel twee nadelen: Om Widgets te kunnen gebruiken, moet je je bij dat onderdeel (of bij Windows 11 zelf) aanmelden met een Microsoft-account. Doe je dat niet, dan blijft het scherm leeg en zie je alleen een knop Aanmelden. Het tweede nadeel is dat het Widget-scherm standaard onderin de headlines van nieuwsberichten laat zien. Helaas kun je dat niet uitschakelen en word je bij het klikken op een bericht doorgestuurd naar het betreffende bericht op MSN, eveneens een dienst van Microsoft.

©PXimport

Microsoft-account verplicht

Het lag in de lijn der verwachting, maar Microsoft probeert haar eigen onlinedienst steeds meer te integreren in Windows. Gebruikers die bijvoorbeeld de Home-editie van Windows 11 voor de eerste keer gebruiken, ontkomen er niet aan: je moet je verplicht aanmelden met een Microsoft-account en een werkende internetverbinding. Dat account kun je weliswaar meteen weggooien nadat je een nieuw (offline) account hebt aangemaakt in Windows 11, of sneller: je verbreekt gewoon de internetverbinding, maar het vereist wel extra handelingen. Dan loop je wel de leuke extra’s mis, zoals de Widgets, want die kun je niet gebruiken zonder Microsoft-account.

©PXimport

▼ Volgende artikel
Shoppen zonder zorgen tijdens het feestdagenseizoen
© Zivica Kerkez | KerkezPhotography.com
Zekerheid & gemak

Shoppen zonder zorgen tijdens het feestdagenseizoen

Black Friday, Sinterklaas en kerst: juist nu zoeken we online massaal naar cadeaus en goede deals. Criminelen liften daarop mee. Door de snelle ontwikkeling van AI lijken nepwebwinkels, bezorgingsmails en misleidende aanbiedingen overtuigender dan ooit. Dit kun je doen om veilig te blijven.

Partnerbijdrage - in samenwerking met Bitdefender

Hoe criminelen inspelen op het feestdagenseizoen

In deze weken draait veel om gemak en tempo. Dat geeft cybercriminelen speelruimte. Ze bouwen webshops die nauwelijks te onderscheiden zijn van echte winkelketens en sturen meldingen over betalingen of zendingen die eruitzien alsof ze direct van een pakketdienst komen. Dankzij AI zijn die berichten foutloos, strak vormgegeven en arriveren ze precies op het moment waarop jij druk bent met bestellen.

Dit kun je zelf doen

Veilig shoppen heb je voor een groot deel zelf in de hand. Met een paar simpele checks kom je al een heel eind.

❗Kijk naar het webadres en let op namen die nét anders gespeld zijn of vreemde toevoegingen bevatten. Goed om te weten: een slotje en https betekenen alleen dat de verbinding versleuteld is, niet dat de winkel betrouwbaar is.
❗Staan er keurmerken op de site, bijvoorbeeld van Thuiswinkel Waarborg of Webshop Keurmerk? Klik daar dan op. Als ze echt zijn, word je doorgeleid naar de site van het keurmerk en zie je het certificaat dat aan de webwinkel is afgegeven.
❗Heb je je bestelling geplaatst en is het tijd om te betalen? Doe dat dan bij voorkeur via iDEAL of een creditcard met kopersbescherming, zodat je bij problemen sterker staat. Ontvang je een link in een mail of sms die verwijst naar een betaalpagina of inlogscherm? Ga dan zelf naar de website via je browser of de officiële app. Zo voorkom je dat je ongemerkt op een nagemaakte site terechtkomt.

Pakketfraude neemt rond december sterk toe

In december stijgt het aantal pakketstatusmeldingen en dat weten criminelen. Ze sturen berichten over gemiste bezorgingen, adresproblemen of extra kosten. Deze meldingen lijken vaak afkomstig van PostNL, DHL of DPD, maar sturen je in werkelijkheid naar een pagina waar je gegevens worden buitgemaakt. Wat deze vorm van fraude sterk maakt, is het moment waarop ze binnenkomen: precies als je zelf meerdere pakketten verwacht. Gebruik daarom altijd de officiële app van de pakketdienst om te zien of er echt iets speelt. Een bezorgdienst vraagt nooit via sms om betalingen of persoonlijke gegevens.

©ID.nl

Het kan altijd veiliger

Met de hierboven beschreven checks kun je al veel problemen voorkomen, maar dan nog kan het fout gaan. Bitdefender helpt door juist op de momenten waarop je zelf iets over het hoofd kunt zien mee te kijken.

Twijfels? Meteen scannen met Scamio

Wanneer je twijfelt over een link, QR-code of bericht kan Scamio uitkomst bieden, een gratis tool van Bitdefender. Je plakt een link of tekst in de chat of uploadt een screenshot van een mail of bericht. Scamio analyseert de inhoud en geeft een beoordeling in drie kleuren: rood (onveilig), oranje (verdacht) of groen (geen risico gevonden).

Je hebt alleen een Bitdefender-account nodig. Daarna kun je Scamio gebruiken via de web-app, WhatsApp, Facebook Messenger of Discord. Op de achtergrond vergelijkt de tool links met bekende scam-databases, analyseert hij de opbouw van websites en ontleedt hij QR-codes voordat jij ze hoeft te scannen. Dankzij zelflerende algoritmes blijft Scamio actueel, ook wanneer criminelen nieuwe trucs inzetten.

Zo beschermt Bitdefender je tijdens het shoppen

Naast Scamio biedt Bitdefender Premium Security een breed pakket aan bescherming. Het beveiligt Windows-, macOS-, Android- en iOS-apparaten tegen virussen, malware, ransomware en cryptomining. De e-mailbeveiliging herkent misleidende berichten en houdt verdachte bijlagen tegen. Functies voor het opsporen van oplichting signaleren gedrag dat past bij fraude, zoals nagemaakte betaalpagina's of nepaanbiedingen.

Scam Copilot kijkt realtime mee terwijl je shopt en waarschuwt wanneer een website, aanbieding of link niet klopt. Voor privacy biedt Premium Security een Password Manager, onbeperkt VPN-verkeer en een advertentieblokker met anti-tracker. Voor je identiteit monitort Bitdefender datalekken en laat het direct weten wanneer jouw gegevens opduiken.

©Bitdefender

Fijne – veilige! – feestdagen

Met een paar kleine handelingen kun je er zelf al voor zorgen dat je zo veilig mogelijk online shopt. Bitdefender voegt daar een slimme laag aan toe die zich aanpast aan de nieuwste trucs van criminelen. Zo blijf je zorgeloos shoppen, van de eerste Black Friday-deal totdat het laatste cadeau onder de boom ligt!

▼ Volgende artikel
Minder klikken, meer doen: zo automatiseer je je e-mail
© Jakub Krechowicz
Huis

Minder klikken, meer doen: zo automatiseer je je e-mail

Voor veel mensen is hun e-mailprogramma nog altijd het belangrijkste digitale hulpmiddel, maar lang niet iedereen haalt alles eruit. En dat kost tijd. Veel handmatig terugkerende taken kun je automatiseren. Of het nu gaat om het sorteren van berichten, het opstellen van standaardantwoorden of het plannen van verzendtijden: over al deze opties beschikt jouw mailprogramma al.

Dit artikel in het kort

Een goed ingerichte mailbox werkt bijna vanzelf. In dit artikel lees je hoe je e-mail slimmer inzet door filters, regels en sjablonen te gebruiken. Zo kun je berichten automatisch laten sorteren, mails op een later moment laten verzenden en herinneringen instellen voor antwoorden die nog uitblijven. Ook leer je hoe dynamische handtekeningen en slimme verzendvertragingen helpen om foutloze, professionele mails te sturen.

Misschien vind je dit ook interessant: 10 e-mailhacks: van overvolle inbox naar opgeruimd staat netjes

Een overvolle inbox leidt niet alleen tot stress, maar kost ook veel tijd bij het zoeken naar belangrijke berichten. Door slimme filters in te stellen, komt daar verandering in. Filters zorgen ervoor dat binnenkomende e-mails automatisch worden gesorteerd, gelabeld of doorgestuurd op basis van door jou bepaalde criteria.

In Gmail vind je deze functie via het tandwielpictogram rechtsboven. Klik op het radertje voor instellingen en daarna op Alle instellingen bekijken. Ga vervolgens naar het tabblad Filters en geblokkeerde adressen. Kies voor Nieuw filter maken.

In Outlook vind je vergelijkbare mogelijkheden via het menu met het radertje en het tabblad E-mail. Klik op Regels en dan op Nieuwe regel toevoegen. In Apple Mail ga je naar Mail in de menubalk, kies je voor Instellingen en klik je op het tabblad Regels.

Met regels kun je automatisch bepaalde taken laten uitvoeren.

Opgeruimd staat netjes

Het instellen van een effectieve filter begint met het bepalen van je specifieke behoeften. Wil je bijvoorbeeld alle berichten van je team in een aparte map verzamelen? Stel dan een filter in dat zoekt naar e-mailadressen met het domein van je bedrijf en deze automatisch verplaatst naar een speciale teammap.

Voor frequente nieuwsbrieven kun je een filter maken dat alle e-mails met 'nieuwsbrief' in de onderwerpregel naar een toegewezen map verplaatst. Een praktische toepassing is het automatisch labelen van e-mails waarin bepaalde projectcodes voorkomen. Als je bijvoorbeeld werkt aan 'Project Phoenix', kun je een filter instellen dat alle e-mails met deze term in het onderwerp of de inhoud voorziet van een specifiek label of verplaatst naar de projectmap. Experimenteer met verschillende filtercriteria om te ontdekken welke combinatie het beste werkt voor jouw specifieke workflow.

Perfecte regelstrategie

Het opzetten van e-mailregels vereist een strategische aanpak. Begin met het analyseren van je communicatiepatronen: welke soorten e-mails ontvang je regelmatig en hoe handel je deze normaal gesproken af? Identificeer terugkerende patronen en maak vervolgens regels die deze afhandelingsprocessen automatiseren. Een goede strategie is om te beginnen met slechts enkele basisregels en deze geleidelijk uit te breiden. Te veel regels tegelijk inzetten kan leiden tot onverwachte resultaten en verwarring.

Houd bij het ontwikkelen van je regelstrategie de volgende principes in gedachten: specifieke regels hebben voorrang op algemene regels, dus plaats de meest specifieke regels bovenaan je regellijst. Test nieuwe regels grondig voordat je ze permanent inschakelt, vooral regels die berichten verwijderen of doorsturen.

Evalueer regelmatig de effectiviteit van je regels om verouderde exemplaren te verwijderen. Als je met een team werkt, overweeg dan om regelsjablonen te delen zodat iedereen kan profiteren van dezelfde verbeteringen. Uiteindelijk moet je de regelstrategie verbeteren naarmate je werkprocessen veranderen. Een statische set regels verliest op termijn aan effectiviteit.

Handtekeningen

Handtekeningen doen meer dan alleen contactgegevens weergeven; ze kunnen dynamische informatie bevatten die automatisch wordt aangepast op basis van de ontvanger of het tijdstip. In Outlook ga je naar Bestand / Opties / E-mail / Handtekeningen om geavanceerde handtekeningen te maken. Gmail-gebruikers vinden deze functie onder Instellingen / Algemeen / Handtekening. Apple Mail biedt handtekeningopties via Mail / Instellingen / Handtekeningen.

Een fijne functie is het gebruik van voorwaardelijke handtekeningen. In Outlook kun je bijvoorbeeld verschillende handtekeningen maken en deze koppelen aan specifieke e-mailaccounts of zelfs aan bepaalde ontvangers. Zo kun je een formele handtekening gebruiken voor externe communicatie en een informelere voor interne berichten. De variabelen in Outlook (zoals %Company% of %Phone%) worden automatisch gevuld met informatie uit je profiel, wat zorgt voor consistentie en tijdsbesparing bij het onderhouden van je contactinformatie.

Overweeg om html-elementen toe te voegen aan je handtekening voor een professionelere uitstraling. Voeg bijvoorbeeld een gepersonaliseerde afspraaklink toe die rechtstreeks naar je agenda verwijst, zodat ontvangers met één klik een vergadering kunnen plannen. Of integreer een dynamische banner die je nieuwste producten of diensten promoot. Ook kun je informatieve links naar veelgestelde vragen of kennisartikelen opnemen, wat het aantal routinevragen in je inbox kan verminderen. Zorg er wel voor dat je handtekening niet te groot of afleidend wordt – houd het professioneel en functioneel.

Ook onlinemaildiensten als Gmail bieden de mogelijkheid om (meerdere) handtekeningen toe te voegen.

Uitgestelde verzending

Het timen van e-mails kan heel belangrijk zijn voor de effectiviteit ervan. De functie voor uitgestelde verzending stelt je in staat om e-mails voor te bereiden wanneer het jou uitkomt, maar ze te laten bezorgen op een ander moment. In Gmail activeer je deze functie tijdens het opstellen van een bericht door op het kleine driehoekje naast de knop Verzenden te klikken en Verzenden plannen te selecteren. Vervolgens kun je een specifieke datum en tijd kiezen of een van de voorgestelde tijdstippen selecteren.

Outlook-gebruikers kunnen een vergelijkbare functie vinden in het Opties-tabblad tijdens het opstellen van een e-mail. Klik op Verzenden plannen en specificeer wanneer het bericht moet worden verzonden. In Apple Mail klik je ook op het pijltje naast de verzendknop, en vervolgens op Stuur later. Het inplannen van mails is meer dan alleen een technische truc; het is een strategisch communicatiemiddel.

Mails inplannen is een goed idee als je vaak in het weekend of vanuit het buitenland mailt.

E-mailsjablonen

Het herhaaldelijk typen van vergelijkbare e-mails is een verborgen productiviteitsdief. E-mailsjablonen bieden een elegante oplossing voor dit probleem. In Gmail kun je sjablonen instellen door eerst Geavanceerde instellingen te activeren. Ga naar Instellingen / Geavanceerd en schakel Templates in. Tijdens het opstellen van een e-mail kun je nu via de drie puntjes rechtsonder kiezen voor Templates / Concept opslaan als sjabloon. Bij toekomstig gebruik selecteer je simpelweg het gewenste sjabloon via hetzelfde menu.

Outlook-gebruikers kunnen sjablonen maken door een nieuwe mail te openen, naar Invoegen / Apps / Mijn sjablonen te gaan en op + Sjabloon te klikken. In Apple Mail kun je werken met tekstfragmenten via de ingebouwde tekstvervanging van macOS. Ga naar Systeeminstellingen / Toetsenbord / Tekst en voeg daar je veelgebruikte tekstfragmenten toe met bijbehorende snelkoppelingen.

Sjablonen zijn handig om snel gelijksoortige e-mails op te bouwen zonder dat je alles handmatig hoeft in te voeren.

Verzendvertragingen

Het overkomt iedereen wel eens dat je na het versturen van een mail ontdekt dat er een fout in zat. Gelukkig bieden moderne e-mailprogramma's beschermingsmechanismen.

In Outlook kun je verzonden berichten terugroepen via Verzonden items. Open het bericht en klik op Acties / Dit bericht terugroepen. Deze functie werkt alleen binnen Exchange-netwerken én de ontvanger het bericht nog niet heeft geopend.

In Gmail ontbreekt een echte terugroepfunctie, maar je kunt wel een verzendvertraging instellen via Instellingen / Algemeen / Verzenden ongedaan maken. Dit geeft je een tijdvenster (maximaal 30 seconden) om verzending te annuleren.

Een betere benadering is het instellen van verzendregels die potentiële blunders voorkomen, bijvoorbeeld een regel die vraagt om bevestiging voordat je e-mails met het woord 'bijlage' verstuurt zonder daadwerkelijk een bijlage toe te voegen. Of een vertragingsregel die alle e-mails aan belangrijke klanten eerst twee minuten in de outbox houdt, zodat je tijd hebt om eventuele fouten te ontdekken.

Voor de meest gevoelige communicatie kun je zelfs een 'slaapregel' instellen: schrijf 's avonds belangrijke e-mails, maar laat ze automatisch in je concepten staan tot de volgende ochtend, wanneer je ze met frisse blik kunt nalezen voordat ze daadwerkelijk worden verzonden.

Herinneringen

Een van de meest onderschatte functies in e-mailprogramma's is de mogelijkheid om automatische herinneringen in te stellen voor berichten waarop je een antwoord verwacht. In Outlook kun je een bericht markeren voor opvolging door op de Opvolgen-vlag te klikken in een geopend bericht. Door met de rechtermuisknop op deze vlag te klikken, kun je een specifieke herinneringsdatum instellen en zelfs aangeven dat je een herinnering wilt ontvangen als je geen antwoord hebt gekregen.

Gmail-gebruikers kunnen de Snooze-functie inzetten om berichten tijdelijk te verbergen en op een later tijdstip weer te laten verschijnen. Klik met de rechtermuisknop op een bericht en selecteer Snoozen. Vervolgens kun je kiezen wanneer het bericht weer in je inbox moet verschijnen.

Voor Apple Mail-gebruikers biedt de ingebouwde Herinnering-functie vergelijkbare mogelijkheden. Selecteer een bericht, klik rechts en kies Herinnering. Vervolgens kun je aangeven wanneer je aan dit bericht herinnerd wilt worden.

Snoozen, of opvolgen, is een goede manier om jezelf te herinneren aan een eerder verzonden mail.

Productiever

De functies die we in dit artikel hebben besproken, vormen slechts het topje van de ijsberg als het gaat om de verborgen mogelijkheden van je e-mailprogramma. Door filters en regels in te stellen, creëer je een inbox die automatisch sorteert en prioriteiten stelt. Slimme handtekeningen zorgen voor consistente, professionele communicatie, terwijl uitgestelde verzending garandeert dat je berichten op het optimale moment aankomen.

Met sjablonen elimineer je het repetitieve typewerk en dankzij geautomatiseerde follow-ups blijft geen enkele belangrijke e-mail onbeantwoord. Deze functies werken samen om je dagelijkse e-mailroutine drastisch te versnellen en je communicatie te professionaliseren. Door nu tijd te investeren in het ontdekken en instellen van deze verborgen e-mailkrachten, win je in de toekomst uren aan productieve tijd terug. Die tijd kun je besteden aan echt waardevol werk in plaats van aan het beheren van je inbox.

📨 Je papieren post beter organiseren?

(ja, het bestaat nog!)