Zo krijg je overzicht in je Excel-grafieken
Een tabel met cijfermateriaal is meestal moeilijk te interpreteren, daarom houden we van grafieken die in een oogopslag inzicht geven. Toch is het verleidelijk om in Excel ingewikkelde en overdonderende grafieken te maken, terwijl het natuurlijk om duidelijkheid gaat. Hoe kies je het juiste type en hoe maak je overtuigende, mooie Excel-grafieken die makkelijk te lezen zijn?
Grafieken en diagrammen zijn niet meer weg te denken uit het dagelijks leven. In zo’n grafische voorstelling herkennen we veel makkelijker trends en patronen dan in een rooster met veel getallen. Sommigen hebben het over grafieken wanneer het gaat over lijnen en kolommen. Zijn het cirkels of taarten, dan spreken ze over diagrammen. De definities van beide lopen door elkaar. Wij gebruiken deze termen daarom als synoniem van elkaar.
Ga bij het gebruik van grafieken sowieso resoluut voor duidelijkheid. Wanneer je de grafiek straks in PowerPoint gebruikt, zet deze applicatie er een kader met veel witruimte omheen. Daarbij nemen de legende en de titel ook nog eens veel ruimte in. Overweeg daarom of je de titel en legende echt nodig hebt. Probeer verder de grafiek zo groot mogelijk te maken. Hoe kun je grafieken nog visueel krachtiger maken? Welk type kies je voor je doel? We duiken in de wereld van de grafische voorstellingen.
Gegevenstabel
Iedere grafiek die je in Excel maakt, begint bij het selecteren van de gegevens die je aan de hand van staafjes, lijnen of taarten wilt weergeven. Daarvoor houd je de linkermuisknop ingedrukt op eerste cel linksboven van de gegevenstabel. Vervolgens sleep je de muisaanwijzer naar de rechterbenedenhoek van de tabel. Of je klikt op de eerste cel linksboven, drukt de Shift-toets in en dan klik je op de laatste cel rechtsonder.
©PXimport
Grafiektypes
Daarna plaats je de muisaanwijzer op de cel waar de grafiek moet komen. Vervolgens ga je naar het tabblad Invoegen waar je in het onderdeel Grafieken een ruime keuze aantreft. En daar wringt dikwijls de schoen. Als je hier het verkeerde type kiest, gaat de betekenis van de gegevens grotendeels verloren.
Veel gebruikers houden het bij drie types: staven, lijnen of cirkels. Excel beschikt alleen over meer mogelijkheden om gegevens visueel voor te stellen. Blijf je toch bij de basistypes? Zelfs dan kun je met enkele handigheidjes de gegevens nog duidelijker presenteren.
Opvallen
Gebruik een opvallende kleur voor wat je wilt benadrukken, bijvoorbeeld voor die ene kolom waarover je meer wilt vertellen. Dat doe je met drie muisklikken. Klik eerst op het grafiekgebied om alle kolommen te selecteren. Daarna klik je een tweede keer op de staaf waarvan je de kleur wilt wijzigen. Daarna gebruik je de rechtermuisknop om de kleur van de opvulling en de contouren van de kolom aan te passen
©PXimport
Aanbevolen grafieken
Sinds versie 2013 geeft Excel advies bij het maken van de keuze van het grafiektype. Klik in het onderdeel Grafieken op de knop Aanbevolen grafieken. Je ziet een selectie van grafieken waarvan het programma aanneemt dat ze geschikt zijn voor de geselecteerde gegevenstabel. Scrol even door de suggesties en klik met de linkermuisknop op een grafiek. Rechts in het deelvenster krijg je een voorbeeld te zien. Ben je tevreden? Klikt dan op OK.
©PXimport
Varianten
Wanneer je in de groep Grafieken een bepaald type selecteert, bijvoorbeeld Kolom, Lijn of Waterval, presenteert het programma nog meer varianten van het gekozen type in het tabblad Grafiekontwerp. Dat tabblad verschijnt als je op de grafiek klikt.
Wanneer je de muisaanwijzer over het plaatje houdt, toont het programma de naam van de variant met een korte beschrijving. Klik je op OK, dan verschijnt de grafiek op het werkblad. Je kunt de grafiek met de muisaanwijzer vastpakken en naar een andere plaats slepen.
©PXimport
Op een ander blad
Op dit moment staat de grafiek op het blad waar ook de gegevenstabel staat. Wil je de grafiek op een nieuw tabblad plaatsen, kies dan rechtsboven in het tabblad Grafiekontwerp voor de knop Grafiek verplaatsen. Als je het tabblad met de knop niet ziet, moet je even op de grafiek klikken.
In dit dialoogvenster kun je de grafiek naar een nieuw tabblad verplaatsen. Geef dat hier meteen een nieuwe naam. Wanneer het werkblad al uit verschillende tabbladen bestaat, kun je in dit dialoogvenster de grafiek als een object naar een van de bestaande werkbladen verhuizen.
©PXimport
Kolommen sorteren
Het staaf- of kolomdiagram is het geschiktst om waarden te vergelijken of om een ontwikkeling in de tijd te tonen. Je wilt bijvoorbeeld de resultaten per regio vergelijken. Dit is het meestvoorkomende grafiektype. Excel 365 noemt het rechtopstaande type het kolomdiagram, het liggende type heet dan het staafdiagram. Bij dit type kan de volgende tip een groot verschil maken.
Voordat je de gegevens omzet naar kolommen of staven sorteer je de gegevens van groot naar klein met de opdracht Gegevens, Sorteren. Op die manier staan de kolommen niet lukraak door elkaar, maar zie je van links naar rechts of van boven naar onder de hoogste waarden, dan de middenmoters en daarna de kleinste waarden. Deze truc kun je uiteraard alleen maar toepassen als de volgorde op de X-as (horizontale) niet chronologisch vastligt. Een trucje om nooit meer te vergeten wat X- en Y-as is: bij de Y kun je trekken aan de onderkant. Die gaat dus van boven naar beneden.
©PXimport
Geen 3D-effect
Het 3D-effect is een van de meestgebruikte visualisatie-effecten. Wij blijven toch voorstander van de sobere, platte 2D-grafiek. 3D-grafieken ogen mooi op een beeldscherm, maar op de afdruk zijn ze lastiger te lezen. Bovendien worden de staven, kolommen of taarten door het 3D-perspectief een beetje gekanteld en daardoor krijgje een vertekend beeld. Kijk maar naar hoe duidelijk een cirkeldiagram eruitziet in 2D tegenover 3D. In 2D merkje dat iedere deel even groot is. Als we de cirkelgrafiek omzetten naar 3D lijkt het alsof het oranje segment veel groter is dan de twee andere delen.
©PXimport
Horizontaal
Bij een horizontaal staafdiagram plaats je de grootste waarden bovenaan. De horizontale vorm geeft meer ruimte voor horizontale teksten. Werk je dus graag met lange labels, dan komt een liggend staafdiagram van pas. De labels, dat zijn de waarden die de waarden van de staven aangeven, zijn beter leesbaar in een liggende vorm. Dit voorbeeld, de ‘10 bestverkochte boeken’, laat mooi zien dat de gegevens om een horizontaal diagram vragen. Daarmee komen de titels beter leesbaar in beeld.
©PXimport
Gestapeld
Een gestapeld kolom- of staafdiagram geeft dubbel zoveel informatie als een enkelvoudig staafdiagram. Je vergelijkt niet alleen de verschillende totalen, je ziet ook hoe die totalen zijn opgebouwd uit verschillende categorieën.
In dit voorbeeld lees je dat het aantal dieren dat in de asielen werd binnengebracht de laatste drie jaar is afgenomen. Toch merkje tegelijk dat het aantal binnengebrachte honden in 2019 is toegenomen. Voor wie hiervan ongelukkig wordt, deze cijfers zijn fictief.
Soms bevallen de kleuren van een grafiek je niet. Ga niet lukraak met allerlei kleuren experimenteren. Als je op de grafiek klikt, verschijnt het tabblad Grafiekontwerp. Daar vind je de knop Kleuren wijzigen. Het grote voordeel van deze knop is dat hieronder harmonieuze kleurenschema’s zitten.
Gegroepeerd
Excel produceert ook gegroepeerde kolom- of staafdiagrammen. Bij dit type staan de staven van gerelateerde items in groepjes naast elkaar. Deze gegroepeerde diagrammen zijn een uitstekende keuze als je bijvoorbeeld de productieresultaten van vier producten van de afgelopen vijf jaar wilt vergelijken. Of als je bijvoorbeeld de bezoekersaantallen per leeftijdscategorie van de laatste jaren wilt analyseren.
In dat geval ga je naar het tabblad Invoegen en kies je Gegroepeerde kolom of Gegroepeerde staaf. Voor zo’n gegroepeerde kolom heb je dus meerdere rijen met gegevens nodig. In dit voorbeeld is er een rij voor iedere leeftijdscategorie. Bij een gegroepeerde kolom- of staafdiagram gebruik je de legende, zodat je de staven binnen iedere groep kunt herkennen.
©PXimport
Verder verfijnen
Eenmaal op het werkblad kun je rustig het uiterlijk van het diagram verder verfijnen en de kleuren, titel, labels, rasterlijnen en legende aanpassen. Eerst klik je op het diagram en dan gebruik je de drie vierkantjes die rechtsboven in de grafiek verschijnen. Met het eerste, de knop met het kruisje, pasje de grafiektitel, de labels en de legende aan. Met de tweede beschik je over enkele grafiekstijlen die de huidige keuze kunnen verbeteren. De onderste knop, het filter, is bedoeld om bepaalde categorieën weg te laten in de grafiek. Als je in dit voorbeeld de groep ‘ouder dan 70’ zou weglaten, herschikt Excel de ring op basis van de andere vijf leeftijdsgroepen.
©PXimport
Cirkeldiagrammen
Cirkeldiagrammen tonen hoe de koek is verdeeld. Dit type gaat uit van een geheel van honderd procent en berekent percentages van de verschillende onderdelen. Om een verdeling van bijvoorbeeld leeftijdsgroepen te tonen is dit type dus prima geschikt. Je gebruikt cirkeldiagrammen onder meer bij datasets waarbij het niet gaat om hele kleine verschillen, maar om een globale verdeling.
©PXimport
Lijndiagrammen
De lijngrafiek wordt vaak gebruikt om te tonen hoe iets zich ontwikkelt in de tijd. Zorg dat je op de horizontale as –de X-as - de tijd evenredig verdeelt. Je kunt een extra lijn laten maken die de prognose weergeeft op basis van de huidige cijfers. Daarvoor klik je op de grafiek, daarna gaje via de knop met het kruisje naar Grafiekelementen en je vinkt de optie Trendlijn aan.
Combineer nooit meer dan vier lijnen, anders wordt het diagram te lastig om te interpreteren. Voor alle grafiektypes geldt dat je de legende beter weglaat als die niet echt nodig is. Ook de legende kun je aan- en uitzetten in de Grafiekelementen.
©PXimport
Op de kaart
Een bijzondere manier om data te visualiseren is de kaartgrafiek. In dit voorbeeld vergelijken we data van Europese landen. De landsnamen herkent Excel vanzelf. In de eerste kolom staan de landen, in de tweede kolom staat een getal dat het geproduceerde percentage windenergie per inwoner aanduidt.
Selecteer de tabel en gebruik in het tabblad Invoegen, Grafieken, Kaarten. De landen met een hoog percentage aan windenergie per inwoner krijgen een meer donkere kleur dan de landen waar het percentage laag is. Soms krijgje het resultaat in eerste instantie op een volledige wereldkaart te zien.
Als je de gegevens van slechts een bepaald deel van de wereld wilt bekijken, moet je een instelling wijzigen in de balk Gegevensreeks opmaken. Dubbelklik op de kaart zodat deze balk tevoorschijn komt en klik in het tabblad Labelopties op de knop met de staafjes: Opties voor reeks. In het vak Kaartgebied selecteer je Alleen regio’s met gegevens. Hierdoor verschijnt in ons voorbeeld de kaart van Europa.
©PXimport
Verband tussen twee factoren
In een spreidingsgrafiek onderzoek je het verband tussen twee verschillende factoren. Bestaat er een verband tussen lichaamslengte en schoenmaat? Tussen haarkleur en intelligentie?
In dit voorbeeld vroegen we twintig scholieren naar het aantal uren dat ze voor een proef hadden gestudeerd. In de tweede kolom noteerden we hun score (maximaal 20). Met de spreidingsgrafiek combineert Exel de studietijd en de score van iedere scholier in de vorm van stippen. De Y-as toont het resultaat, de X-as de studietijd.
Een spreidingsdiagram werkt goed voor het vergelijken van veel datapunten. Wanneer er veel stippen in een rechte lijn liggen, is de kans groot dat er een recht evenredig verband bestaat tussen beide gegevensgroepen. Klik op de knop met het kruisje en plaats een Trendlijn, daarmee toont Excel op basis van de gegevens een gemiddelde in de vorm van een rechte lijn.
©PXimport
Afbeelding in grafiek
Het kost wat meer moeite, maar je kunt zowel de achtergrond van een grafiek als de elementen, zoals kolommen en cirkels, opvullen met afbeeldingen. Deze plaatjes vormen pas een meerwaarde als ze aansluiten bij het onderwerp. Het plaatsen van afbeeldingen lukt met alle grafiektypes, maar sommige lenen zich daar wel beter voor.
Als je op het grafiekgebied dubbelklikt, verschijnt aan de rechterkant de balk Grafiekgebied opmaken. Klik op het emmertje. Daarna klikje op het element van de grafiek dat je wilt vullen. Vervolgens kiesje in de balk de optie Opvulling met afbeelding of bitmappatroon. Bij Bron afbeelding klikje op Invoegen en dan selecteer je een afbeelding die op de harde schijf staat. Je kunt ook online naar afbeeldingen zoeken. Onderaan in de balk staan vier regelaars om de afbeelding naar links, rechts, boven en onder te verschuiven tot het plaatje helemaal goed staat.
©PXimport
