Een goede monitor maakt je productiever, geeft je ogen rust, of maakt je een betere gamer. Aandacht besteden aan het scherm waar je grote delen van de dag tegenaan kijkt, is daarom erg belangrijk. En als je je bedenkt dat een gemiddelde monitor toch aardig wat jaren mee hoort te gaan, wordt die keuze nog belangrijker. Wil je een nieuwe monitor kopen? In dit artikel vertellen we je waar je op moet letten.

Paneeltype

Een van de belangrijkste specificaties van een monitor is het type paneel dat wordt gebruikt. De meeste schermen gebruiken een tn-, ips-, va- of oledpaneel. Geen van deze types zijn goed of fout, maar ze hebben allemaal hun eigen voor- en nadelen en bepalen zo voor een groot deel hoe jouw ervaring met het scherm zal zijn.

Tn was het paneeltype dat je in de eerste generatie flatscreen monitors vond. In tegenstelling tot ips- en va-panelen biedt een tn-paneel matige kijkhoeken, waarbij de kleuren en helderheid snel afnemen naarmate je scheef achter je scherm gaat zitten. Een tn-paneel is echter wel erg goedkoop, waardoor we dit veel terugvinden in instapmodellen.

 Ons algemene advies is om tn-panelen links te laten liggen als je een goed scherm zoekt, vooral omdat ips- en va-monitors vandaag de dag ook niet meer zo duur hoeven te zijn. Ben je een gamer die puur voor de snelheid van een scherm gaat en weinig geeft om de kleurprestatie of kijkhoek, dan kun je een tn-paneel overwegen, maar ieder ander kan beter verder kijken naar een va- of ips-paneel.

Ips

Het uitgangspunt voor een allround- of productiviteitsmonitor is een ips-paneel. Het was oorspronkelijk een flink duurdere techniek, maar bracht wel kwalitatief betere schermen. Goede ips-panelen bieden namelijk wel het kleurbereik waar je op hoog niveau mee kunt foto- of videobewerken, en geven meestal ook een aangenamere ervaring; ze worden vaak als rustiger ervaren.

Eerdere generaties ips-panelen stonden bekend als traag, maar tegenwoordig behoren de sommige ips-panelen juist tot de snelste schermen op de markt, en zien we ook voor mensen die graag een spelletje spelen, ips-panelen als beste optie uit de bus komen. De meeste gamers profiteren tenslotte ook van een betere beeldkwaliteit, kleuren, en dergelijke.

©PXimport

Va voor contrast

Va-panelen waren ooit de tussenweg tussen tn en ips, maar spelen vandaag de dag een compleet andere rol, namelijk die van contrastkampioen. Vergeleken met ips en tn is het contrast van va-schermen veel beter, wat ze vooral op het gebied van entertainment erg interessant maakt, ook omdat de kijkhoeken en kleuren over het algemeen alsnog erg goed zijn.

Toch verliest va terrein. En dat is vooral omdat de beeldkwaliteit op het contrast na wat achter blijft op ips, zeker als goede kleuren echt een must zijn. De enige reden om toch een va-paneel te overwegen, is de lagere kosten. 

©PXimport

Oled vooral voor tv

In televisies zijn oledschermen al niet meer weg te denken, en tegenwoordig heeft dit type paneel zich ook de intrede gedaan bij monitors. Hoewel oled prachtig contrast biedt en voor velen een fantastische ervaring is, blijft het een gevoelig issue bij computermonitors. Zo blijft burn-in heikel punt, en is dat zeker op een pc met veelal veel vaste elementen, zoals de taakbalk, een probleem. Het is prachtig voor wie wat risico’s durft te lopen, maar blind adviseren kunnen we vooralsnog niet.

Resolutie

Een hogere schermresolutie heeft een enorme impact op je ervaring. Meer pixels betekent zowel een scherper beeld als meer werkruimte, en daar profiteert bijna iedereen van. De populairste resolutie van het afgelopen decennium was 1080p, ook wel bekend als Full HD of 1920 × 1080 pixels. Dit zie je dan ook op de meeste betaalbare schermen terug. 

Gebruik je de monitor niet om iedere dag acht uur op te werken en voer je er slechts kantoortaken op uit, dan is Full HD prima. Kijk je gedurende de dag echt veel naar het scherm, dan kun je beter uitkijken naar een monitor met een hogere resolutie. Denk aan 1440p (WQHD, 2560 × 1440 pixels), 4K (UHD, 3840 × 2160 pixels), of 1440p Ultrawide (UWQHD, 3440 × 1440 pixels). 

Met hogere resoluties is het veel makkelijker om meerdere applicaties naast elkaar te draaien. Zet bijvoorbeeld je Word-document aan de ene kant van je scherm en je browser aan de andere kant. Ook voor creatieve applicaties, zoals Adobe Photoshop of Adobe Premiere Pro, is een hogere resolutie onmisbaar. Voor die laatste doelgroep, videobewerking met Premiere Pro, is zelfs 1440p al wat krap, en adviseren we een nog hogere resolutie.

Voor gamers is de resolutie een kwestie van het afwegen van de voor- en nadelen. Gamen op een hogere resolutie zorgt voor meer immersie in je spel, maar dat vereist ook meer van je grafische kaart. 1440p is voor deze doelgroep normaal gesproken de gulden middenweg.

©PXimport

Formaat

Er is geen ideaal formaat scherm, het is maar net wat op jouw bureau past en welke resolutie je wilt. 1080p op een 24inch-scherm oogt veelal prima, maar wil je een reuzescherm van 43 tot 55 inch, dan is 1080p veel te blokkerig. Andersom geldt hetzelfde: 4K is fantastisch, maar je hebt er niets aan op een klein scherm.

Tot enkele jaren geleden was een scherm van 24 inch de standaard, tegenwoordig is dat 27 inch, maar 32inch-monitors maken een flinke opmars. Het 27- tot 32inch-formaat misstaat op de meeste bureaus niet. De ervaring leert dat je hier snel aan went, bovendien is dat formaat niet zó groot dat je moet zoeken naar wat er op je scherm gebeurt. 

Vind bij Kieskeurig.nl de beste 32inch-monitoren voor de laagste prijs.

Niet geheel verrassend zijn dit dan ook de formaten waarvoor tal van goede schermen te vinden zijn en waarbij hogere resoluties zoals 1440p of 4K uitstekend passen. Het is dan ook ons advies om dit als uitgangspunt te nemen voor algemeen gebruik, productiviteit en gaming.

Een 34- of 38inch-monitor kan een alternatief zijn. Die zijn ongeveer even hoog als een 27inch-monitor, maar een stuk breder. Het gevolg is dat je netto wat meer werkruimte hebt, maar niet iedereen is gecharmeerd van een dergelijk breed beeld. Zelf ervaren is dan ook het beste advies.

Refreshrate

Hoewel een sneller scherm ook in algemeen gebruik of productiviteit merkbaar soepeler aanvoelt, zijn schermen met een hoge refreshrate, denk aan 144 Hz of hoger, waar de traditionele standaard 60 Hz is, toch vooral als gamer te overwegen. Voor games, of je nu razendsnelle e-sports-titels of adventuregames als God of War of the Witcher 3 speelt, is een snel scherm absoluut waardevol. 

Voor echte fanatieke gamers kan een hogere verversingssnelheid hét verschil maken tussen winnen en verliezen en voor hen is het argument helder. Maar ook voor iedereen die slechts af en toe een spelletje speelt, is de winst van een hogere refreshrate duidelijk zichtbaar.

Bewegende objecten zijn nu eenmaal zichtbaar scherper, en dat maakt de ervaring aangenamer en rustiger voor de ogen. Daarbij hoeft een snel scherm tegenwoordig ook niet heel veel meer te kosten.

De stap van 60 Hz naar 144-165 Hz is heel erg groot, maar is wel aan te raden voor zowel fanatieke als casual gamers, omdat je dit kunt combineren met de hogere resoluties die voor algemeen gebruik en productiviteit gewenst zijn. Zo kun je het beste van beide werelden combineren.

©PXimport

Variabele refreshrate

Speel je graag een spelletje, dan gaat het niet alleen om snelheid van het scherm, maar ook om de variabele refresh rate, oftewel VRR. Traditioneel ververst een scherm op vaste intervallen, van boven naar beneden. Zo kan het gebeuren dat de bovenkant van het scherm een bepaald frame weergeeft, terwijl de onderkant nog niet zo ver is. Dit effect heet tearing, en als het je eenmaal opgevallen is, kun je er niet meer omheen.

Met een variabele refreshrate geeft je monitor het beeld weer zodra de videokaart er klaar voor is. Het gevolg is een soepeler beeld, zonder haperingen en tearing.

Heb je een AMD-videokaart, kijk dan naar een monitor met ondersteuning voor Freesync om van VRR te kunnen profiteren. Heb je een Nvidia-videokaart, zoek dan naar de termen ‘G-Sync’ of ‘G-Sync compatible’.

©PXimport

Ergonomie

Een goed scherm is belangrijk, maar een goede houding achter je scherm is dat ook. Het is tegenwoordig gelukkig goed gesteld met de ergonomie van de betere monitors, waarbij basale functies als het verstellen van de hoogte, tilten en roteren om de as in nagenoeg alle monitors standaard zijn. Nagenoeg standaard is echter geen synoniem voor gegarandeerd, dus zorg ervoor dat je bij de keuze voor een monitor de specificaties nog even checkt.

Aansluitingen

Het aantal aansluitingen op monitors kent nauwelijks beperkingen; de meeste beschikken wel over DisplayPort en HDMI, en daarmee kun je eigenlijk wel alle computers van de afgelopen jaren verbinden. Alleen als je een hele oude computer wilt gebruiken met enkel VGA- of DVI-aansluitingen, wordt het wat lastiger. 

VGA is achterhaald en vormt daarom een goede reden om de pc te upgraden. Een DVI-uitgang op je pc vormt geen probleem, want met een DVI-naar-HDMI-kabel kun je er alsnog een moderne monitor aan koppelen.

Als je een pc van slechts enkele jaren oud hebt, dan kun je stilstaan bij welke aansluitingen je nog meer op je monitor wilt terugzien. Zo kan een ingebouwde usb-hub in je monitor een handige toevoeging zijn als je usb-apparaten aan je monitor wilt koppelen. Ook de moderne usb-c-aansluiting die op sommige monitors zit, is erg fijn, vooral voor thuiswerkers met een laptop. Zo kun je buiten de deur gewoon op je laptop werken, en bij thuiskomst steek je de usb-c-kabel van de monitor in je laptop en kun je verder werken op de grote monitor en de daaraan gekoppelde randapparatuur. 

Ga je voor een monitor met usb-c-aansluiting, dan raden we ook aan te controleren of de monitor over usb power delivery beschikt. Zo kun je met één kabel je laptop koppelen en opladen, en kun je de lader van je laptop lekker in de tas laten zitten. Ideaal!

©PXimport

Extra features

Heb je nagedacht over het type scherm, het schermformaat, de resolutie, de refreshrate en de aansluitingen, dan word je al richting een bepaald soort scherm gestuurd. Toch loont het ook nog na te denken over de volgende punten:

- HDR. Dit kan een enorme boost opleveren in de ervaring met films en games. Helaas is de HDR-weergave van de meeste monitors maar matig. Voor een goede HDR-ervaring moet je op zoek naar een scherm met een VESA-certificaat (DisplayHDR 1000 of hoger) en dan ben je al snel 1000 euro of meer kwijt.

- VESA mount. Wil je de monitor op een beugel monteren, let dan op ondersteuning voor VESA mount.

- Curve. Weliswaar een subjectief punt, maar bedenk of je een gebogen scherm wilt of niet. Twijfel je? In onze optiek voegt het pas echt wat toe bij schermen van 32 inch en groter.

- Speakers. De meeste monitors hebben geen speakers, of het zijn speakers van twijfelachtige kwaliteit. Handig voor het bekijken/beluisteren van een video bijvoorbeeld. Maar wil je echt van muziek genieten, dan ben je altijd beter af met een losse speakerset of headset.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).