Windows 10 heeft een ingebouwde zoekfunctie, waarmee je snel je bestanden terug kunt vinden zonder dat je zelf hoeft te onthouden in welke map ze ook weer stonden. De tool is veelzijdiger dan je wellicht denkt, dus laten we eens kijken naar de mogelijkheden ervan en bestanden zoeken in Windows 10!

We werpen een blik op de ingebouwde zoekfunctie van Windows 10, die vooral de afgelopen tijd flink is verbeterd. Een goede ontwikkeling, maar zelf kunnen we ook nog de nodige stappen nemen om de zoekfunctie naar een hoger niveau te brengen. 

We stellen eerst in dat de zoekfunctie voortaan zoekt in de locaties die we zelf aangeven. Open het Startmenu en typ Zoeken. Klik op Instellingen voor Windows Zoeken. De zoekfunctie zoekt standaard alleen in bibliotheken en op het bureaublad. Onder ‘bibliotheken’ schaart Windows locaties zoals Documenten, Video’s en Afbeeldingen. Mogelijk heb je nog andere locaties die je gebruikt voor de opslag van bestanden en die je graag toevoegt aan de zoekacties.

Een goed voorbeeld hiervan is een externe harde schijf. Klik op Hier zoeklocaties aanpassen. Klik op Wijzigen en plaats vinkjes naast de locaties die je voortaan wilt meenemen. Klap een hoofdlocatie uit – zoals de C-schijf – om de onderliggende mappen te zien en eventueel te selecteren. Keer terug naar het hoofdvenster Indexeringsopties en klik op de knop Geavanceerd. Deze geef je toegang tot opties voor gevorderde gebruikers. 

Op de tab Instellingen voor indexeren kun je aangeven dat versleutelde bestanden ook moeten worden geïndexeerd, zodat ze ook vindbaar zijn met Windows Zoeken. Ook kun je identieke woorden indexeren die alleen verschillen in leestekens, als aparte woorden behandelen.

©PXimport

Open hierna de tab Bestandstypen. Een overzicht met alle bij Windows bekende bestandstypen verschijnt. Vervolgens kun je per bestandstype aangeven wat er moet worden geïndexeerd. Kies daarbij tussen Alleen eigenschappen indexeren of het uitgebreider Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren. 

Als je een eigen bestandstype toevoegt (bijvoorbeeld van een programma met een eigen formaat), voeg je dit toe via Nieuwe extensie aan de lijst toevoegen.

Uitgebreider zoeken

Zoals gezegd, worden standaard alleen bibliotheken en het bureaublad doorzocht: Windows Zoeken noemt deze modus ‘Klassiek’. Je kunt ook de modus ‘Uitgebreid’ activeren. Daarbij wordt de volledige inhoud van de computer doorzocht. 

De eerste keer dat je deze modus inschakelt, moet Windows Zoeken de computer volledig analyseren. Dat kost wat tijd (en processorkracht) en daarom vindt dit alleen plaats als je de computer op netvoeding hebt aangesloten, in het geval van een laptop. In het instellingenvenster kies je bij Mijn bestanden zoeken voor Uitgebreid. Hierna zijn de zoekresultaten completer dan voorheen, maar dit gaan ten koste van de snelheid.

©PXimport

Voor een ideale balans tussen snelheid en prestaties, sluit je mappen uit die je niet wilt meenemen in de zoekactie. Denk hierbij aan systeemmappen en tijdelijke mappen. Ga naar de sectie Uitgesloten mappen en bekijk eerst welke mappen Windows zelf al heeft uitgesloten. Je ziet hier dat onder meer de Windows-map en de map Program Files is uitgesloten. 

Tijd om zelf mappen toe te voegen: klik op Een uitgesloten map toevoegen en blader naar de map die je wilt uitsluiten. Herhaal dit voor alle mappen die niet mee mogen doen. Je kunt ook mappen die Windows heeft uitgesloten, juist wel meenemen. Klik op een map en kies voor Uitgesloten map verwijderen.

Over prestaties gesproken: soms vraagt het indexeermechanisme flink wat van de computerbronnen. Bijvoorbeeld als er bestanden worden geïndexeerd. Daar is niets mis mee, maar soms komt het niet uit. Mogelijk wil je niet dat de accu snel leeg raakt als je met de laptop zonder netvoeding werkt. Via een weggestopte optie zorgen we ervoor dat de indexeerfunctie voortaan rekening houdt met de energiemodus. 

Gebruikt je de laptop op batterij en weet Windows dat het indexeren veel zal vragen, dan wordt dit gepauzeerd. Zoek in het instellingenvenster naar Instellingen voor energiemodus van apparaat gebruiken en zet de schuif op Aan.

©PXimport

Overal zoeken

Je kunt zelf bepalen of Windows Zoeken ook kijkt in je online opslag, zoals OneDrive. Open het instellingenvenster van Windows Zoeken. Links in het navigatiepaneel kies je voor Machtigingen en geschiedenis. In de sectie Zoeken in Cloudinhoud bepaal je of er ook mag worden gezocht in de onlinediensten, zoals OneDrive en SharePoint. 

Zet de schuif op Aan bij Microsoft-account (voor privé-locaties) en Werk- of schoolaccount (voor zakelijke locaties). De rest van de instellingen in dit venster heeft betrekking op online zoekopdrachten en niet op lokaal zoeken.

Sneller zoeken

De Verkenner in Windows heeft een handige functie waarmee je veelgebruikte zoekopdrachten kunt opslaan. Dat bespaart je een volgende keer de nodige tijd. Open de Verkenner en gebruik het zoekvak rechtsboven om een zoekactie te beginnen. 

Het resultatenscherm verschijnt, maar ook de tab Zoeken (boven, in het lint van de Verkenner). Hier vind je de optie Zoekactie opslaan. Geef de zoekactie een naam. Standaard worden de opgeslagen zoekopdrachten bewaard in een aparte map, maar je kunt de zoekopdracht ook op een andere locatie opslaan: bijvoorbeeld op het bureaublad.

©PXimport

Ook kun je de zoekopdracht vastmaken aan het onderdeel Snelle toegang, zodat je het altijd in zicht hebt tijdens het gebruik van de Verkenner. Klik erop met rechts en kies Aan snelle toegang vastmaken. Een opgeslagen zoekopdracht kan zelfs een plaats krijgen in het Startmenu. Kies dan voor Aan Start vastmaken. 

De eerdergenoemde tab Zoeken bevat overigens nog meer interessante opties. Zo vind je Recente zoekopdrachten die je onlangs uitvoerde. Bij Geavanceerde opties kun je tijdelijk ook op andere (niet-geïndexeerde locaties) zoeken, zoals in systeembestanden of gecomprimeerde mappen. 

Verder kun je met de opties in het vak Verfijnen je opdracht verdiepen. Via het vak Locatie kun je de zoekopdracht opnieuw uitvoeren, maar dan in eerdere locaties die je recent hebt gebruikt.

Nauwkeuriger zoeken

Door tot slot speciale karakters te gebruiken (in het Engels: wildcards), kun je zoeken naar bestanden waarvan je de volledige naam niet zeker weet. Zo kun je zoeken naar ‘foto’, maar ook de resultaten ‘fotoboek’, ‘fotoalbum’ en ‘fotomap’ willen zien. Of zoeken naar ‘factuur’, maar ook de resultaten met ‘faktuur’ willen zien. 

Om bestanden te zoeken bestaande uit een combinatie van bekende en onbekende woorden, gebruik je de asterisk (*). In het geval van de zoekopdracht voor alle fotonamen, typ je dus foto*. Als je een specifieke letter niet weet – het voorbeeld van de factuur – gebruik je de zoekopdracht fa?tuur. Je vervangt de wisselende letter dus door een vraagteken (?). Gebruik de hashtag (#) om een numeriek karakter te vervangen. Typ bijvoorbeeld 201# voor resultaten zoals 2017, 2018 en 2019.

Je kunt ook samengestelde zoekopdrachten maken. Typ bijvoorbeeld AND om twee opdrachten te combineren. Bijvoorbeeld: administratie AND afschriften om resultaten te zien die beide woorden bevatten. Gebruik het woord OR om resultaten te zien die maar een van de opgegeven woorden bevatten. Zoals: zomer OR vakantie. Hierbij verschijnen resultaten zoals zomer.jpg en vakantie.mp4. 

Om woorden uit te sluiten gebruik je het woord NOT. Bijvoorbeeld administratie NOT energie, om alle bestanden uit je administratie te zien, zolang het maar niet om bestanden over energie gaat. Experimenteer vooral met de resultaten. In de praktijk merk je dat het vinden van je bestanden een stuk vlotter gaat in combinatie met de extra zoekparameters. 

Lange documenten in Word voorzie je natuurlijk van paginanummers. Maar wat als je project begint met een voorblad en een inhoudsopgave? Dan wil je de paginanummering misschien pas later laten starten, bijvoorbeeld bij het eerste hoofdstuk. Gelukkig kun je zelf bepalen vanaf welke pagina de nummering begint en hoe die wordt weergegeven.

Stap 1: Sectie-einde

Stel dat je de paginanummering pas op pagina vier wilt laten beginnen. Plaats dan de cursor aan het einde van de tekst op de derde pagina. Ga naar het tabblad Indeling, klik op Eindemarkeringen en kies onder Sectie-einden de optie Volgende pagina. Zo voeg je een sectie-einde toe tussen pagina drie en vier.

Stap 2: Ontkoppel de sectie

Klik in de kop- of voettekst van pagina vier. Je ziet nu het label Koptekst (Sectie 2) of Voettekst (Sectie 2) verschijnen. Zodra je dit doet, opent automatisch het tabblad Koptekst en voettekst. Klik op Aan vorige koppelen in de groep Navigatie om de kop- en voettekst van deze sectie los te koppelen van de vorige. Zo voorkom je dat de paginanummers ook op de eerste drie pagina’s verschijnen.

Stap 3: Nummering plaatsen

Plaats de cursor opnieuw in de kop- of voettekst van pagina vier waar je de nummering wilt starten. Ga naar Paginanummer, kies waar je het nummer wilt tonen (bovenaan of onderaan) en kies een stijl. Je ziet nu waarschijnlijk dat pagina vier het cijfer 4 krijgt. Dat wil je aanpassen. Klik opnieuw op Paginanummer en kies Opmaak paginanummers. Selecteer hier Beginnen bij en vul het gewenste startnummer in – in dit voorbeeld: 1. Klik op OK. Nu begint de nummering pas op pagina vier, met het cijfer 1.

De eerste drie pagina’s hebben nu geen nummering. Als je die drie pagina’s door middel van Romeinse cijfers wilt nummeren, dan ga je terug naar de allereerste pagina en weer klik je op Paginanummer. Je beslist of de nummering boven- of onderaan de pagina moet komen. In het pop-up venster Opmaakpaginanummers selecteer je bovenaan de Romeinse stijl en in het vak Beginnen bij selecteer je 1.

Vroeg of laat moet je bepaalde informatie digitaal delen. Denk aan contracten, medische gegevens of vertrouwelijke rapporten. Dat is vaak ook precies het moment waarop het mis kan gaan. Eén foutieve klik en je bestand belandt in verkeerde handen. Gelukkig zijn er slimme en relatief eenvoudige manieren om het risico te beperken, zonder paranoïde toestanden.

Lees ook: 20 tips om je online privacy te waarborgen

Om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie terechtkomt bij onbevoegden, gebruik je bij voorkeur een combinatie van beveiligingsmaatregelen. Versleutel je bestanden vóór verzending, gebruik wachtwoorden of toegangsrechten en kies voor veilige overdrachtsdiensten in plaats van standaardmail. Beperk daarnaast de toegang tot enkel de juiste personen of groepen. Zo houd je je data echt privé, ook na verzending. 

Metadata verwijderen

Welke versie van Windows je ook gebruikt: als je gevoelige bestanden deelt, is het verstandig om eerst de metadata te wissen. Wanneer je een bestand aanmaakt, slaat het systeem automatisch extra gegevens op, zoals de naam van de auteur, de datum van de laatste wijziging, de computernaam en meer. Deze metadata kunnen onbedoeld gevoelige informatie prijsgeven.

Gelukkig kun je deze metadata in Windows Verkenner eenvoudig verwijderen. Navigeer naar het bestand dat je wilt delen. Klik er met de rechtermuisknop op en kies Eigenschappen. Of gebruik de toetscombinatie Alt+Enter. Ga naar het tabblad Details. Klik onderaan op Eigenschappen en persoonlijke gegevens verwijderen. Hier kun je ook de optie Maak een kopie waarbij alle mogelijke eigenschappen zijn verwijderd selecteren. Bevestig met OK. Hierdoor ontvang je een kopie van het bestand zonder de metadata.

➡️7-Zip

Installeren

Ben je van plan om een bestand via internet te versturen? Dan is versleuteling een slimme zet. Door een bestand te versleutelen, voorkom je dat onbevoegden toegang krijgen tot de inhoud, zelfs als ze dat per ongeluk in handen krijgen. Hoewel Windows 11 zelf versleutelingsopties biedt, zijn die alleen bedoeld voor lokale opslag en dus niet geschikt voor bestanden die je wilt delen. Gebruik daarom een externe tool zoals 7-Zip, een gratis, opensource-programma dat uitstekend werkt voor veilige compressie én encryptie.

7-Zip installeer je via de Opdrachtprompt: Open het Startmenu en zoek naar Opdrachtprompt. Klik met de rechtermuisknop op het resultaat en kies Als administrator uitvoeren. Typ de volgende opdracht en druk op Enter: winget install --id 7zip.7zip.

De tool wordt automatisch gedownload en geïnstalleerd. Zodra 7-Zip klaarstaat, kun je je bestand inpakken in een met een wachtwoord beveiligd archief (7z of zip) met sterke AES-256-encryptie. Op die manier kun je het bestand veilig versturen, bijvoorbeeld via e-mail of een cloudservice, mits je het wachtwoord apart en veilig deelt.

Versleutelen

Om 7-Zip te starten, zoek je via Startmenu naar 7-Zip File Manager. Open de app en navigeer naar het bestand dat je wilt beveiligen. Selecteer dat en klik op de groene knop Toevoegen. Onderaan, in het gedeelte Versleuteling, vul je een wachtwoord in om het bestand te beveiligen. Typ het wachtwoord twee keer ter bevestiging.

Je kunt ervoor kiezen om het wachtwoord zichtbaar te maken, zodat je zeker weet dat je geen typfouten maakt. Daarnaast kun je ook de bestandsnaam versleutelen. Dat zorgt ervoor dat zelfs de naam van het bestand niet meer herkenbaar is, wat de inhoud extra goed afschermt voor nieuwsgierige ogen. Het resultaat is een versleuteld archiefbestand - een soort digitale container - dat alleen geopend kan worden met het ingestelde wachtwoord.

Standaard blijft het originele, niet-versleutelde bestand behouden. Wil je dat automatisch laten verwijderen? Vink dan in het venster Toevoegen aan archief de optie Bestanden na inpakken verwijderen aan. Zo blijft enkel de beveiligde versie over.

Versleutelen en splitsen

Wil je nog een extra beveiligingslaag toevoegen? Dan kun je het bestand niet alleen versleutelen met 7-Zip, maar ook opsplitsen in meerdere delen. Vervolgens kun je elk deel apart versturen, eventueel zelfs op verschillende momenten of via verschillende kanalen.

Open opnieuw 7-Zip en voeg het bestand toe dat je op deze manier wilt beveiligen. Stel een encryptiewachtwoord in en bevestig dat. In het veld Opsplitsen in volumes, bytes kies je de gewenste bestandsgrootte per deel. Dit is vooral handig voor grote bestanden. Stel dat het originele bestand 40 MB groot is. Als je 10 MB opgeeft, maakt 7-Zip er automatisch vier gelabelde delen van.

Voor maximale veiligheid kun je elk deel via een andere dienst of e-mailaccount verzenden. De ontvanger selecteert alle delen in 7-Zip (houd hiervoor de Ctrl-toets ingedrukt tijdens het aanklikken) en kiest daarna Uitpakken. Zodra het juiste wachtwoord wordt ingevoerd, worden de delen automatisch samengevoegd en ontsleuteld.

➡️OneDrive

Machtigingen

Met OneDrive stel je eenvoudig machtigingenin waarmee je bepaalt wie er toegang krijgt tot het bestand dat je eerder met 7-Zip hebt versleuteld. Het delen kun je op elk moment weer stopzetten. Open OneDrive via verkenner en navigeer naar de map waarin de versleutelde container staat. Klik met de rechtermuisknop op het bestand en kies voor Delen.

In het pop-upvenster voer je het e-mailadres in van de persoon met wie je het bestand wilt delen. Je kunt ook meerdere e-mailadressen of een mailgroep invoeren. Klik vervolgens op het potloodicoon om aan te geven of de ontvanger het bestand mag Bewerken of Alleen mag bekijken. Ben je klaar? Klik dan op Verzenden. De ontvanger krijgt een e-mail met een link om het bestand te downloaden.

➡️Outlook

E-mailversleuteling

Heb je een Microsoft 365-abonnement? Dan kun je gebruikmaken van de ingebouwde versleutelfunctie in Outlook om je e-mails en bijlagen extra te beveiligen.

Open de Outlook-app en klik op Nieuwe e-mail om een nieuw bericht op te stellen.Ga eventueel naar het tabblad Invoegen en kies Bestand bijvoegen.Selecteer via Op deze computer zoeken het gewenste bestand en klik op Openen.

Daarnaga je naar het tabblad Opties bovenaan het Lint.Klik op de knop Versleutelen. Je kunt hier ook kiezen uit verschillende beveiligingsniveaus.Maak je bericht af zoals gewoonlijk en klik op Verzenden.De e-mail wordt nu automatisch versleuteld verstuurd. De inhoud is onderweg beschermd en kan alleen worden geopend door de bedoelde ontvanger.

Beveiligingsopties

Onder de knop Versleuteling zie je drie opties als je een Microsoft 365 Family- of Personal-abonnement gebruikt. De eerste optie is Niet doorsturen. Hierdoor blijft je bericht versleuteld binnen Microsoft 365 en kan de ontvanger het niet kopiëren of naar anderen doorsturen. Kies je Versleutelen, dan kunnen ontvangers met een Outlook.com- of Microsoft 365-account de bijlagen downloaden vanuit Outlook.com of de mobiele Outlook-app.

Wie een andere e-mailclient gebruikt, zoals Gmail, Thunderbird of Apple Mail, ontvangt een bericht dat er een Microsoft Office 365-versleutelde e-mail op hem wacht. Als de ontvanger op de link Bericht lezen klikt, dan schakelt hij naar het Microsoft 365 Portal voor berichtversleuteling en daar moet hij zich aanmelden met een eenmalige wachtwoordcode. Die code ontvangt hij in zijn e-mailclient en daarmee kan hij dan het bericht op de portal openen.

De derde optie is Geen machtiging ingesteld en daarmee verwijder je eerdere machtigingen. De versleutelfunctie in Outlook is ideaal voor wie snel en zonder technische omwegen gevoelige informatie wil delen binnen een professionele context. Je hoeft geen extra tools te installeren.

➡️Gmail

Vertrouwelijke modus

De extra beveiliging in Gmail heet Vertrouwelijke modus. Hiermee versleutel je je berichten, zodat alleen de bedoelde ontvanger ze kan lezen, zelfs als iemand anders toegang krijgt tot diens mailbox. Klik op Opstellen om een nieuw bericht te maken. Vul het e-mailadres van de ontvanger in, kies een onderwerp en typ je bericht. Voor je op Verzenden klikt, activeer je de extra beveiliging. Onderaan het berichtvenster zie je een aantal grijze knoppen. Helemaal rechts staat een pictogram van een slot met een wijzerplaat. Klik daarop om de Vertrouwelijke modus in te schakelen.

Gebruik je de mobiele app? Tik dan op de drie puntjes rechtsboven en kies daar het slotje. Ontvangers kunnen deze mail vervolgens niet doorsturen, kopiëren, afdrukken of downloaden. Er verschijnt ook een pop-upvenster waarin je de vervaltijd van het bericht instelt. Je kunt kiezen uit: 1 dag, 1 week, 1 maand, 3 maanden of 5 jaar. Na afloop van de gekozen periode verdwijnt het bericht automatisch uit de postbus.

Sms-beveiliging

In hetzelfde pop-upvenster kun je een extra beveiligingslaag toevoegen via de optie Toegangscode vereisen. Vink hier de optie Sms-toegangscode aan. De ontvanger kan het bericht dan pas lezen nadat hij of zij een code invoert die via sms op de mobiele telefoon wordt bezorgd. Hiermee voeg je een tweede beveiligingsfactor toe, wat het voor een indringer vrijwel onmogelijk maakt om toegang te krijgen. Die moet immers niet alleen de mailbox, maar ook de sms-berichten van de ontvanger onderscheppen. Dat is een bijzonder lastige combinatie.

Klik op Opslaan en vervolgens op Verzenden. Op dit moment kun je eventueel nog de vervaltijd van het bericht aanpassen. Dan verschijnt er nu een tweede pop-upvenster waarin je het telefoonnummer van de ontvanger moet invoeren. Klik opnieuw op Verzenden. De ontvanger krijgt vervolgens een e-mail met daarin een knop om het vertrouwelijke bericht in de browser te openen. Is sms-verificatie ingeschakeld? Dan ziet de ontvanger ter bevestiging de laatste twee cijfers van zijn of haar gsm-nummer. Na een klik op Send passcode wordt de toegangscode per sms verstuurd.

Lees ook: 20 (écht) onmisbare tips voor Gmail

Documenten ondertekenen op je iPhone? Zo maak je een handtekening aan

➡️Proton Mail

Zwitserse veiligheid

De grote mailproviders maken er geen geheim van dat ze het e-mailverkeer scannen. Volgens eigen zeggen doen ze dat om hun dienstverlening te verbeteren. Daarbij richten ze zich vooral op de metadata van berichten: wie met wie communiceert, wanneer en hoe vaak. Ben je op je privacy gesteld, dan geeft dit idee een onbehaaglijk gevoel, zeker wanneer het om vertrouwelijke informatie gaat.

In dat geval kun je overstappen naar een ultraveilige aanbieder zoals Proton Mail (https://proton.me), een dienst die privacy centraal stelt. De servers staan in Zwitserland, waardoor de dienst onderworpen is aan een van de strengste privacywetgevingen ter wereld. Proton Mail werkt standaard met end-to-end-encryptie. Bij gewone e-mails is de verbinding tussen jou en de server meestal wel versleuteld met TLS (Transport Layer Security), maar de e-mail zelf wordt op de server in leesbare vorm opgeslagen.

End-to-end-encryptie (E2EE) bij e-mail betekent dat alleen de afzender en de beoogde ontvanger de inhoud van het bericht kunnen lezen. Zelfs de e-maildienst zelf kan niet zien wat er in de e-mail staat, omdat de versleuteling pas wordt verwijderd op het toestel van de ontvanger.

De gratis versie, Proton Free, biedt dezelfde sterke beveiliging als de betaalde formules, maar met enkele beperkingen. Je beschikt over één e-mailadres en 1 GB e-mailopslag. Daar staat tegenover dat je volledig reclamevrij werkt, niet gevolgd wordt en je berichten niet worden geanalyseerd of gelogd. Wie meer nodig heeft, kan upgraden naar een betaald abonnement, zoals Mail Plus (3,99 euro per maand bij jaarlijkse betaling).