Een upgrade naar Windows 10 is het ideale moment om je pc eens tegen het licht te houden. Windows 10 op een conventionele harde schijf kan écht niet meer. Gelukkig zijn SSD's met een heel bruikbare opslagcapaciteit van rond de 250 GB inmiddels spotgoedkoop. Welke is voor jou het beste?

Windows 10 is een modern besturingssysteem dat is helemaal is ontworpen met een SSD in het achterhoofd. Tegelijkertijd zijn de systeemeisen van Windows 10 niet hoger dan die van Windows 7. Een computer van zes jaar oud is wat ons betreft dan ook zeker niet afgeschreven. Wel zijn er een aantal randvoorwaarden om op een ouder systeem lekker met Windows 10 te werken en de belangrijkste is een SSD. Lees ook: Overstappen op een SSD - Kloon je Windows-installatie en bouw je SSD in.

RAM en SATA

Naast een SSD is ook de hoeveelheid RAM belangrijk. Met 4 GB kun je nog prima uit de voeten, maar 8 GB RAM is inmiddels toch wat fijner. Heb je een oudere pc met bijvoorbeeld een AMD Phenom II of een Intel Core i van de eerste generaties zoals een Intel Core i5-750 en heb je nog geen SSD? Schaf er dan direct een aan!

Ook al bevat je systeem geen SATA 6Gbit/s-aansluiting, maar een langzamere SATA 3Gbit/s-aansluiting: een moderne SATA-SSD zal prima werken en je systeem merkbaar vlotter maken. Schaf je een gloednieuwe pc aan, dan kun je natuurlijk ook niet zonder SSD. Wat voor pc je ook hebt of van plan bent om aan te schaffen: er is een SSD die bij je situatie past.

©PXimport

Een 2,5inch-SSD bevat steeds vaker een klein printplaatje.

Wij hebben twaalf SSD's voor je getest met een opslagcapaciteit rond de 250 GB, zodat je kunt bepalen welke het beste bij jou past. We hebben zo veel mogelijk nieuwe SSD's getest ten opzichte van onze vorige test, wel hebben we enkele nog relevante modellen van toen opnieuw meegenomen. Alle specificaties en actuele prijzen vind je in onze prijsvergelijker.

In de tabel (pdf) vind je de testresultaten van de 12 geteste SSD's.

©PXimport

Klik op de tabel voor een grotere versie.

SLC versus MLC versus TLC

Een SSD slaat informatie in geheugencellen op met een elektrische spanning. De eerste en nu duurste SSD's werken met SLC, waarbij er twee spanningsniveaus gebruikt worden om één bit op te slaan. De meeste consumenten-SSD's werken met MLC, waarbij er vier spanningsniveaus gebruikt worden om twee bits op te slaan. De nieuwste en goedkoopste geheugencellen gebruiken TLC, waarbij er drie bits opgeslagen kunnen worden via acht verschillende spanningsniveaus.

Hoe meer spanningsniveaus er gebruikt worden, hoe lastiger het onderscheid wordt tussen deze spanningen. Omdat een geheugencel slijt door gebruik, wordt dit onderscheid steeds lastiger. Een TLC-cel zal sneller het punt bereiken waarop dit onderscheid niet meer gemaakt kan worden dan een MLC-cel. Is onderscheid tussen de spanningen en dus bits niet langer mogelijk, dan is de geheugencel kapot.

Goedkoper maar langzamer

De ontwikkeling van SATA-SSD's staat qua prestaties al een tijdje stil. De reden hiervoor is dat vrijwel iedere controllerfabrikant de grenzen van de SATA 6Gbit/s-interface met zijn beste controller bereikt heeft. Deze kan netto simpelweg niet sneller dan zo'n 550 MByte/s. De snelste SATA-SSD is na geruime tijd dan ook nog steeds Samsungs SSD 850 Pro. We zien wel een duidelijke ontwikkeling naar lagere prijzen en de allergoedkoopste SSD's in de geteste categorie kosten zo'n zeventig euro.

Om deze goedkopere SSD's mogelijk te maken, maken fabrikanten vooral gebruik van langzamer en minder duurzaam flashgeheugen. Flashgeheugen wordt op een steeds kleiner procedé gefabriceerd, waardoor er minder materiaal nodig is en het sowieso goedkoper wordt. Dit heeft wel gevolgen voor de levensduur: die wordt korter. Dat geldt echter voor alle SSD's. Om de allergoedkoopste SSD's mogelijk te maken, gebruiken steeds meer fabrikanten TLC-flashgeheugen waarbij er meer informatie in een geheugencel past. Zagen we een jaar geleden TLC alleen nog in Samsungs budgetlijn SSD 850 Evo, inmiddels maken ook andere fabrikanten als Crucial, OCZ en ADATA gebruik van TLC-flashgeheugen.

Het voordeel van TLC is duidelijk: voor dezelfde hoeveelheid opslaggeheugen zijn minder geheugencellen nodig. Dit spaart uiteraard kosten. Uiteraard zijn er ook nadelen: TLC-flashgeheugen is minder duurzaam en langzamer. Een SSD met TLC-flashgeheugen heeft theoretisch dus een kortere levensduur dan een SSD met MLC-flashgeheugen. Bij normaal thuisgebruik is dit verschil echter niet zo spannend en zal ook een SSD met TLC-flashgeheugen meerdere jaren meegaan.

©PXimport

Budget-SSD's zoals deze Crucial BX200 maken gebruik van goedkoper, minder duurzaam en langzamer TLC-flashgeheugen.

Van SATA naar PCI Express

Door het bereiken van de limiet van de SATA-poort stond de ontwikkeling van consumenten-SSD's tot voor kort feitelijk stil. Gelukkig betekent het bereiken van de limiet van de SATA-interface niet het einde van de ontwikkeling van de SSD. In de vorm van PCI Express was er al een interface beschikbaar die de maximale doorvoersnelheid van SATA met gemak overtreft. SSD's bedoeld voor de professionele markt gebruikten dan ook al enige tijd PCI Express als aansluitmethode. Nu is dan ook eindelijk de consumentenmarkt klaar voor PCI Express.

In de vorm van het M.2-slot is er op moderne systemen een handige methode om snelle SSD's aan te sluiten. Je hoeft dus geen grote insteekkaart te gebruiken. Moderne moederborden hebben in de vorm van SATA Express zelfs nog een aansluiting voor PCI-E-SSD's. Deze aansluiting maakt gebruik van een kabeltje en zou een opvolger moeten zijn voor normale SATA-aansluitingen. SATA Express is echter nu al achterhaald omdat er slechts twee PCI-E-lanes gebruikt worden, die niet genoeg bandbreedte bieden voor de nieuwe PCI-E-SSD's als Samsungs SSD PRO 950. Een M.2-slot maakt gebruik van vier lanes en biedt met maximaal 4 GByte/s wél genoeg bandbreedte. Een ander voordeel van M.2 is dat het een SSD in de vorm van een insteekkaartje is, die ook geschikt is voor laptops. Zo hoeft een fabrikant nog maar één soort SSD te maken die zowel toepasbaar is in laptops als desktops.

Een M.2-slot staat helaas niet synoniem voor het snelle PCI Express, er kan ook gebruik worden gemaakt van het SATA-protocol en dergelijke M.2-SSD's zijn ook te koop. De meeste M.2-sloten op moederborden zijn zowel geschikt voor SATA als PCI Express, er zijn echter uitzonderingen die alleen werken met SATA. Verzeker je er dus van dat de allersnelste SSD ook echt in je systeem op topsnelheid werkt. Eigenlijk is dat voor consumenten alleen bij Intels meest recente Skylake-platform het geval. Daarnaast bieden ook de meeste moederborden voor Intels duurdere Haswell-E-platform - bedoeld voor veeleisende gebruikers - een M.2-aansluiting waarop een Samsung SSD 950 Pro tot zijn recht komt. Andere platformen met een M.2-slot waaronder oudere Intel-platformen, kunnen niet alles uit de allersnelste SSD's halen.

©PXimport

Samsungs SSD 950 Pro is de snelste consumenten-SSD van dit moment en combineert PCI Express met NVMe voor de allerbeste prestaties.

Van AHCI naar NVMe

De overstap van SATA naar PCI Express is niet de enige reden dat de snelste SSD's als Samsungs SSD 950 zo snel zijn. Samsungs SSD 950 is een van de eerste consumenten-SSD's die gebruikmaakt van het nieuwe aansturingsprotocol NVMe. Dit is de opvolger van AHCI: het aansturingsprotocol dat voor SATA-schijven gebruikt wordt. AHCI is ontworpen voor harde schijven en kan slechts 32 commando's tegelijkertijd verwerken. Genoeg voor een harde schijf, maar zonde bij een SSD. Opvolger NVMe is uiteraard wel voor SSD's ontwikkeld en heeft 65536 wachtrijen van elk 65536 commando's die tegelijkertijd naar de SSD verzonden kunnen worden. De SSD wordt dus veel efficiënter aangestuurd. Er zijn overigens ook PCI-Express-SSD's die gebruikmaken van AHCI, maar er zullen in 2016 ongetwijfeld meer consumenten-SSD's met NVMe op de markt verschijnen.

Wat heb je nodig?

In de praktijk voelt een pc met een moderne SATA 6 Gbit/s-SSD snel aan en voelt een pc met een M.2-SSD ook snel aan. Gebruik je je pc voor taken als browsen, tekstverwerken, films kijken en zelfs gaming, kies dan gerust voor een SATA-SSD. Je zult het verschil echt niet merken. Een M.2-SSD is met leessnelheden tot zo'n 2200 MB/s wel een flink stuk sneller dan een SATA-SSD. Maar wanneer heb je er nu echt iets aan? Die vraag is lastig te beantwoorden. Ben je een gamer met de allersnelste processor en grafische kaart(en), dan is een M.2-SSD de kers op de spreekwoordelijke taart. Niet per se nodig, maar je levels laden net wat sneller in waardoor je eerder kunt gamen. Ook echt zware gebruikers die hun razendsnelle pc intensief gebruiken voor heel zware foto- of videobewerking of andere renderingstaken hebben voordeel bij een PCI-E-SSD. Bovendien is de SSD 950 Pro 'maar' een paar tientjes duurder dan de snelste SATA-SSD die eveneens uit de stal van Samsung komt. Voor veeleisende gebruikers is de prijs dus niet onoverkomelijk. Voor de gewone thuisgebruiker zijn de prestaties niet per se noodzakelijk, maar biedt het fysieke formaat wellicht wel voordelen. Al hebben langzamere M.2-SSD's (ook die gebruikmaken van SATA) natuurlijk ook dat voordeel.

Testprocedure

Voor het testen van de SSD's gebruiken we een Intel Core i5-processor in combinatie met een moederbord voorzien van de Z97-chipset. We gebruiken een combinatie van een aantal benchmarks om de prestaties van een SSD te achterhalen. Voor normale consumententoepassingen zijn de real-world benchmarks PCMark 7 en PCMark 8 het belangrijkst. Deze benchmarks simuleren het schijfgebruik van echte programma's als Adobe Photoshop, Adobe Illustrator, Adobe InDesign, Adobe After Effects, Word, Excel, PowerPoint, World of Warcraft en Battlefield 3. Daarnaast gebruiken we de synthetische benchmarks Iometer en AS SSD, waarmee de maximale prestaties van een SSD inzichtelijk worden. Door het meetkundig gemiddelde te nemen van de gebruikte benchmarks en deze net als in onze vorige SSD-testen te normaliseren door de OCZ Vector 150 een score van 100 punten te geven, berekenen we voor iedere SSD een prestatiescore. We hebben voor de SATA-SSD's het energiegebruik gemeten, bij de Samsung SSD 950 Pro die gebruikmaakt van M.2 was dat helaas niet mogelijk.

Conclusie

Hoewel de ontwikkeling van SSD's gestaag doorgaat, geldt dat de conclusie min of meer hetzelfde blijft als in vorige SSD-artikelen. Je kiest óf voor de allersnelste SSD óf je koopt de beste budget-SSD. De SSD's die hier tussenin vallen, een grijze middenmoot, zijn een stuk minder interessant. Al kun je natuurlijk wel zaken als een langere garantieduur mee laten tellen in je keuze.

Welke SSD moet je momenteel hebben als je de allerbeste prestaties wilt? Dat hangt van de leeftijd van je systeem af. Heb je een Intel Skylake-systeem met een M.2-slot en wil je de snelste SSD? Dan is er maar één keuze en dat is Samsungs 950 Pro. Heb een ouder systeem waarbij SATA 6Gbit/s de aangewezen interface is, dan tekent Samsung wederom voor de snelste SSD in de vorm van de Samsung 850 Pro.

Wil je de beste deal op het gebied van prijs en prestaties, dan kun je vooralsnog niet om SATA heen. Uiteraard is ook het Intel Skylake-platform gewoon voorzien van een SATA 6Gbit/s-interface. De SSD die je dan het beste kunt kopen als je een modern systeem hebt maar niet te veel wilt uitgeven, is Crucials BX100. Dan is er nog de absolute onderkant van de markt waar bijvoorbeeld de Crucial BX200 en de OCZ Trion 150 in vallen. Heb je een oudere pc met harde schijf die je een boost wilt geven voor Windows 10, dan zijn dit perfecte SSD's. Ook voor een systeem waarop je niet meer doet dan surfen en tekstverwerken voldoen deze SSD's overigens prima.

©PXimport

Moederborden voor Intels Skylake bieden een M.2-slot dat geschikt is voor de allersnelste M.2-SSD's.

Heb je dus nog steeds geen SSD, dan zouden we niet langer wachten. Voor minder dan zeven tientjes schaf je het goedkoopste exemplaar van 240 GB aan, terwijl een vergelijkbare SSD van 480 GB die we in dit artikel niet specifiek getest hebben al voor minder dan 140 euro verkrijgbaar is.

Testresultaten

©PXimport

In de tabel hierboven vind je de data van alle geteste SSD' s.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).