Oculus Rift en HTC Vive zijn de eerste echt goede VR-systemen voor consumenten om met je computer te gebruiken. Maar wat heb je precies nodig, en is het verstandig om nu al in te stappen? Dit artikel geeft je alle informatie om te beslissen.

Tip 01: Pc klaar voor VR?

Voor VR heb je een krachtige pc nodig. Zowel Oculus als HTC heeft een lijst met aangeraden specificaties gepubliceerd. Je hebt minstens een i5 6400-processor met NVIDIA 970- of AMD R9 290-videokaart nodig. HTC stelt dat de pc minstens 4 GB RAM nodig heeft. Voor de Oculus Rift is dat 8 GB. Daarnaast is het voor de Oculus Rift noodzakelijk dat de pc minstens twee usb 3.0 poorten heeft. Usb 2.0 is echt niet voldoende omdat de sensor en de headset anders te weinig stroom en bandbreedte hebben. Oculus raadt tegenwoordig zelfs drie keer usb 3.0 plus een usb2.0-poort aan, om alvast klaar te zijn voor Oculus Touch (zie tip 3). De HTC Vive heeft voldoende aan twee usb 2.0 poorten. Lees ook: Je eigen virtual-reality-bril in 7 stappen.

Beide headsets vereisen een vrije HDMI-poort op de videokaart. Als je daar nu je monitor op hebt zitten, moet je die dus ompluggen naar een andere uitgang en wellicht heb je dan een andere kabel of adapter nodig. De VR-headsets werken niet op andere poorten dan HDMI, ook niet met adapter. Deze specificaties zijn volgens beide bedrijven goed genoeg voor een optimale ervaring. Oculus belooft bovendien dat deze specs de komende twee jaar geldig blijven. Je hoeft dus niet bang te zijn dat je over een half jaar alweer een nieuwe videokaart aan moet schaffen.

©PXimport

Een nieuwe VR-ready-pc kost minstens duizend euro.

Tip 02: Room-scale VR

Room-scale is de term voor VR waarbij je vrij door je kamer kunt lopen met je headset op. Hiervoor moet je eerst met de controllers een veilige zone afbakenen in je kamer. Een veiligheidssysteem met de naam 'Chaperone' waarschuwt via een virtueel grid als je buiten deze afbakening dreigt te komen. Dit voorkomt dat je tegen muren of andere obstakels botst. Om de hele ruimte te kunnen gebruiken, moet je twee apparaten aan de muur bevestigen in twee tegenovergestelde hoeken van de kamer. Deze 'lighthouse'-kastjes zijn nodig om jouw locatie in de kamer vast te stellen. Room-scale vereist logischerwijs flink wat vrije ruimte. Ideaal is minstens 2 bij 2,5 meter.

Op dit moment is de HTC Vive helemaal klaar voor 'room-scale VR'. Oculus Rift is daar nog niet geschikt voor, omdat de daarvoor benodigde Touch-controllers nog niet te koop zijn. De HTC Lighthouses die je in de hoeken van de kamer hangt, hoef je niet met de pc te verbinden maar ze hebben wel stroom nodig.

©PXimport

Met Vive kun je vrij door de kamer lopen in je virtuele wereld, en dus ook op deze manier spellen spelen.

Tip 03: Tracked controllers

Een 'tracked controller' is een controller die door het VR-systeem in de ruimte wordt gevolgd, zodat je ze in virtual reality op de juiste plek kunt zien. De HTC Vive wordt geleverd met twee van deze controllers: één voor elke hand. Hiermee kun je in VR voorwerpen manipuleren, of je kunt ze als wapen gebruiken om op vijanden te schieten in spelletjes. Het doet een beetje denken aan de aloude Wii-controllers, maar dan vele malen nauwkeuriger en flexibeler.

Oculus Rift wordt op dit moment geleverd met een 'ouderwetse' Xbox One-gamepad. De Oculus Touch, de evenknie van de Vive-controller, is nog niet verkrijgbaar en komt naar verwachting pas aan het eind van het jaar op de markt. Wel lijkt het er nu op dat de Touch geavanceerder is. Oculus Touch kan namelijk vaststellen wat je met je vingers doet, zodat je preciezere interacties uit kan voeren. Ook kun je handgebaren maken door je duim omhoog te steken of te wijzen. Dit is bedoeld voor 'sociale VR', waarbij je met anderen in een gedeelde virtuele wereld communiceert.

Het voordeel van tracked controllers voor beide systemen is dat VR er een stuk realistischer door wordt. Je kunt namelijk op een veel intuïtievere manier invloed uitoefenen op je omgeving. Daar staat tegenover dat er op dit moment nog meer goede VR-spellen zijn die gebruikmaken van een traditionele controller. Games als EVE Valkyrie en Lucky's Tale voor Oculus Rift werken prima met controller, en het is zeker geen slechte ervaring. Toch is een tracked controller voor de Oculus Rift straks een haast verplichte aanschaf om alle ondersteunde spellen te spelen. De prijs van Touch is nog niet bekend.

©PXimport

De Touch-controllers voor Oculus Rift komen pas eind 2016 op de markt.

Tip 04: Welke spellen?

Zowel voor Oculus Rift als HTC Vive is nu al een aardig aantal games en 'ervaringen' verkrijgbaar. Rift-spellen richten zich allemaal op een staande of zittende ervaring, HTC Vive-games kunnen naast staand en zittend dus ook room-scale-ervaringen zijn. Op dit moment zijn vooral de zittende ervaringen het diepst en het best uitgewerkt. Denk hierbij aan games zoals Project Cars en Elite Dangerous (beide te spelen op Rift en Vive). Zowel Project Cars als Elite Dangerous zijn eigenlijk traditionele monitor-games die veel meer tot hun recht komen in virtual reality. Het is immers veel leuker om 'in' de auto of de cockpit van een ruimteschip te zitten. De kracht van VR mag je hier niet onderschatten.

Voor Oculus Rift is ook een aantal exclusieve games, die alleen te koop zijn in de Oculus Home-store. Wie een Vive heeft, kan op dit moment geen spellen kopen in Oculus Home. Wie een Rift heeft kan wel alle voor Rift geschikte spellen kopen bij Steam.

Het is belangrijk om te beseffen dat de software voor VR op dit moment nog in de kinderschoenen staat. Dit is vergelijkbaar met de eerste spellen voor een nieuwe spelcomputer: de ontwikkelaars moeten nog leren hoe ze het optimale resultaat uit de hardware kunnen halen. De grote golf VR-games wordt aan het eind van dit jaar verwacht.

©PXimport

Lucky's Tale is een gratis platformspel wat iets weg heeft van Mario, voor iedereen met een Rift.

Tip 05: Kun je ertegen?

Je kunt flink misselijk worden van virtual reality. Dit heet 'simulatieziekte' en werkt hetzelfde als zee- of wagenziekte. Je ogen zien beweging, maar je evenwichtsorgaan in het oor voelt geen beweging. Deze discrepantie stuurt alarmsignalen naar het brein, en de reactie is misselijkheid. Gelukkig zijn ontwikkelaars steeds beter in het ontwerpen van games en ervaringen waar je niet of nauwelijks misselijk van wordt. Het zijn vooral 'ouderwetse' spellen zoals first person shooters die gewoon heel slecht werken.

Het lopen zoals in bijvoorbeeld Call of Duty voelt in VR heel onnatuurlijk en misselijkmakend aan. Dit is ook een reden dat de meeste VR spellen zijn ontworpen rond stilstaan, teleportatie (zodat je meteen naar een nieuwe plek flitst) of met een cockpit. Dat laatste helpt heel goed tegen simulatieziekte omdat juist bewegingen in je ooghoeken voor ongemak zorgen. De virtuele cockpit dekt dat perifere zicht af, zodat je zelfs wilde luchtgevechten kunt hebben zonder onderuit te gaan.

Het is een misverstand dat je door simulatieziekte 'heen kunt breken' door maar vol te houden. Het wordt alleen maar erger en als je niet naar je lichaam luistert kun je er dagen naar van zijn. De beste manier om je lichaam te leren met VR om te gaan, is stoppen als je ongemak voelt en later weer starten. Je merkt dan dat je steeds langer in de virtuele wereld kunt blijven zonder ziek te worden.

©PXimport

Wie lang achter elkaar VR gebruikt, kan simulatieziekte krijgen. Neem onmiddellijk een pauze als je ongemak ervaart.

Tip 06: Comfort

De Oculus Rift is de meest comfortabele headset. Het apparaat is licht, goed gebalanceerd en omdat het een speciaal soort textiel gebruikt voor de behuizing, word je ook niet snel zweterig van het gebruik. Het is mogelijk om urenlang een Rift te dragen zonder dat je er last van krijgt. Er is helaas één maar: als je een bril draagt, zul je merken dat de Rift oncomfortabel op de pootjes drukt, wat na een tijdje vervelend wordt.

De Vive is iets zwaarder en wat slechter gebalanceerd. Omdat de behuizing van hard plastic is, word je sneller warm waardoor de lenzen kunnen beslaan. Dit alles is overigens relatief, want de Vive is absoluut niet vervelend om te dragen. Het is pas als je een Rift op hebt gehad dat je het verschil echt merkt. Daar komt bij dat de Vive veel comfortabeler is voor brildragers. Er zit een speciale opening aan beide zijkanten om ruimte te geven aan de pootjes.

©PXimport

De Vive is zwaarder en minder comfortabel dan Rift, maar het verschil tussen de twee is klein.

Tip 07: Kinderziektes

VR staat na al die jaren nog steeds in de kinderschoenen. De headsets van HTC en Oculus die nu te koop zijn, zijn eerste versies van de hardware. Vergelijk het met de allereerste iPhone, die kon veel, maar latere modellen zijn veel geavanceerder. Het houdt in dat geen van beide een perfecte ervaring geeft. Ze hebben bijvoorbeeld een relatief lage resolutie vergeleken met een gewone monitor. Hoewel de beeldkwaliteit indrukwekkend genoeg is, kun je als je goed kijkt de pixels zien.

Ook hebben beide headsets fresnellenzen. Deze hebben kleine ribbels om ervoor te zorgen dat een zo groot mogelijk gebied in focus is. Het nadeel van fresnel is dat er soms lens-flares kunnen optreden. Dit zijn schitteringen op de lens die lijken op een veeg op het glas.

Beide systemen maken ook gebruik van een eerste versie van hun driversoftware. Vive maakt gebruik van SteamVR, wat meer functies heeft dan Oculus Home. SteamVR geeft bovendien de mogelijkheid om gewone pc-games op een virtuele grote monitor te spelen. Het startscherm van de Rift, 'Oculus Home' is vooral een winkel met maar weinig andere functies. Je kunt een spel kopen en opstarten en je kunt films kijken in een virtuele bioscoop. Maar Rift-bezitters hoeven zich niet buitengesloten te voelen: ze kunnen ook gebruikmaken van SteamVR. Vive bezitters kunnen andersom geen gebruikmaken van Oculus Home.

Hoe dan ook zijn beide interfaces en systemen nog erg pril en kun je rekenen op kleine en grote problemen die horen bij een eerste-generatie-product.

©PXimport

Oculus Home is het eerste wat je ziet als je de Rift opzet. De functionaliteit is nog erg beperkt.

Tip 08: Geluid

Om een perfect virtualreality-gevoel op te wekken is het niet genoeg dat de hardware je ogen overtuigt. Geluid is minstens zo belangrijk. Rift heeft daarom een ingebouwde koptelefoon die verrassend goed klinkt. Het geluid is 3D, wat betekent dat je echt geluiden boven of achter je kunt ervaren. Het gaat dus verder dan gewone stereo, vergelijk het met surround-sound in een home-theatre.

Mocht je niet tevreden zijn over Rifts koptelefoon dan kun je hem verwijderen en een andere gebruiken.

Vive heeft geen ingebouwde koptelefoon, er zit wel een gewone in-ear-oortelefoon bij. Deze is oké, maar niet meer dan dat. Het is daarom bij de Vive zeker aan te raden om er een goede koptelefoon bij aan te schaffen voor de meest overtuigende ervaring.

©PXimport

Rift heeft een goede ingebouwde koptelefoon met surround-sound.

Tip 09: Playstation VR

Als je geen geschikte pc hebt maar wel via je pc VR wilt gebruiken, is instappen in VR erg duur. Wil je een nieuwe pc kopen die VR aankan, dan ben je al snel duizend euro kwijt, als je hem zelf bouwt. Uiteraard ben je al een stuk goedkoper uit als je al een prima systeem hebt en maar een paar onderdelen hoeft te upgraden. Mocht je overigens een laptop hebben, dan kun je pc VR op dit moment gewoon niet gebruiken. Hetzelfde geldt voor Mac-bezitters. Zelfs de duurste Apple-computer heeft niet de benodigde videokaart.

Wil je geen nieuwe pc voor VR kopen, dan kan het een idee zijn om voor PlayStation VR te kiezen. Deze headset van Sony kost zo'n vierhonderd euro en komt in oktober op de markt. Hij werkt met de Playstation 4. Zelfs als je de spelcomputer nog niet hebt, kost een complete VR-setup (PS4, headset en Playstation Camera) samen nog steeds minder dan de HTC Vive zonder pc.

Hoewel het beeldscherm van Playstation VR een wat lagere resolutie heeft, is het VR-effect nog steeds heel indrukwekkend. De headset is bijzonder comfortabel en je kunt hem net als Rift lange tijd dragen zonder er last van te krijgen. Daarnaast is Sony gespecialiseerd in games en ervaringen voor consumenten. Er komen heel wat mooie games voor Playstation VR van grote uitgevers zoals Capcom, Square-Enix en EA. Ook komen veel spellen die ontwikkeld zijn voor Rift en Vive naar Playstation VR. Je zult dus niet snel een titel tegenkomen die alleen op de pc te spelen is.

©PXimport

Playstation VR is relatief goedkoop en geeft toch een fantastische VR-ervaring.

Tip 10: Koop geen prototype

Vóór de Oculus Rift op de markt kwam, verkocht Oculus al prototypes van zijn headset: de DK1 en DK2. Deze headsets waren bedoeld om het concept te bewijzen en voor ontwikkelaars om alvast spellen te ontwikkelen voor de consumentenversie. Nu de echte Rift verkrijgbaar is, verkopen veel hobbyisten hun DK1 en DK2. Hoewel zeker de DK2 op het moment van verschijnen een indrukwekkende ervaring gaf, is het zonde van het geld om er nu een in huis te halen.

De gangbare tweedehands prijs is nog steeds enkele honderden euro's en je weet dat je niet de allerbeste ervaring in huis haalt. De resolutie van DK2 is veel lager dan van de consumentenversie. Daar komt bij dat Oculus langzaam maar zeker stopt met het ondersteunen van de prototypes. Dus hoewel je nu best een aardig aantal VR-games op de DK2 kunt spelen, is deze periode van 'backwards compatibility' maar van korte duur. De DK1 is helemaal niet geschikt voor de nieuwste VR-games, omdat DK1 niet in staat is om je bewegingen in de ruimte te volgen. Het apparaat kan alleen vaststellen of je je hoofd draait. Hierdoor zijn de meeste games onspeelbaar.

©PXimport

Een tweedehands DK2 is goedkoper dan een consumenteneditie, maar de kwaliteit is dan ook een stuk minder.

Tip 11: Keuze maken

Virtual reality is een ontzettend nieuwe technologie. Dat heeft een aantal grote nadelen. Om te beginnen is het nog erg duur. Het is zeker dat de prijs van VR-headsets de komende jaren zal zakken. Ook weten we nu al dat Oculus en HTC over twee of drie jaar met opvolgers komen die beter en waarschijnlijk goedkoper zijn dan wat je nu kan kopen. En er komen ook andere merken met producten waardoor de concurrentie groter wordt.

Oculus zegt overigens zelf dat de upgradecyclus 'tussen een telefoon en een spelcomputer ligt'. Je hoeft dus niet bang te zijn dat de tweede versie van de Rift volgend jaar al te koop is en je huidige apparaat dan waardeloos is.

Heb je voor jezelf de knoop doorgehakt en wil je nu een Oculus Rift of Vive bestellen, dan is er een wachtlijst. Het is dus zeker niet zo dat als je vandaag bestelt, je morgen al aan de gang kunt. Rift heeft op het moment van schrijven een wachtlijst van drie maanden. De levertijd van Vive is op het moment van schrijven wel korter, maar ook daar moet je zeker een maand op wachten.

Zoals gezegd is de software voor zowel Vive als Rift nog niet heel indrukwekkend. Als je dus een completere en diepere ervaring wilt, is wachten de beste optie. Eind 2016 komt de tweede golf VR-software uit. Ook is dan de Oculus Touch op de markt, waardoor je een betere vergelijking tussen Vive en Rift kunt maken.

Tot slot is het over een paar maanden veel makkelijker om zelf de Rift of Vive uit te proberen, als de apparaten eindelijk in de winkels liggen. Zelf VR ervaren is de beste manier om erachter te komen of je het echt wilt hebben. Video's en artikelen kunnen namelijk niet overdragen hoe geweldig Rift en Vive nu al zijn.

©PXimport

Vive kost bijna duizend euro. Rift kost bijna achthonderd euro. Wacht dus nog even, de prijzen gaan uiteindelijk zakken.

De beste VR-ervaring

Normaal gesproken geven we aan het einde van de checklist drie aanraders. In dit geval doen we dat niet. Er zijn nog zo weinig producten, en de 'beste VR-ervaring' is er domweg nog niet. Oculus Rift, HTC Vive en Playstation VR zijn alle drie in staat om een overtuigende virtuele wereld te tonen. Het lijkt alsof je midden in het beeld staat en die ervaring is met niets anders te vergelijken. Dit is de toekomst van computeramusement. Als dit je super-enthousiast maakt, kun je met geen van de headsets een echt verkeerde keuze maken. Houd er echter rekening mee dat je een eerste-generatie-product koopt met een boel bekende en onbekende problemen.

Wie de allerbeste VR-ervaring wil, kan beter nog minstens een half jaar wachten, tot er betere software is. Hoe goed Rift en Vive ook zijn, ze vallen of staan bij de games die je erop kunt spelen.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).