Breng je – al dan niet ongemerkt – aardig wat uren babbelend en samenwerkend door in Teams? Het programma is in de afgelopen maanden verbeterd. Zorg dat je er optimaal gebruik van maakt. Lees onze toptips voor Teams!
In dit artikel laten we zien hoe je Microsoft Teams effectiever gebruikt:
- Orden je gesprekken met favorieten en eigen secties
- Beperk afleiding door meldingen te dempen of te filteren op prioriteit
- Laat je alleen waarschuwen als specifieke personen beschikbaar zijn
- Stuur berichten met een urgente status of plan ze in voor later
- Zet berichten om in taken, of pin belangrijke info vast
- Gebruik /-commando’s en sneltoetsen voor snelle acties
- Open links in je voorkeursbrowser in plaats van Edge
- Breid Teams uit met apps, polls, whiteboards en tabbladen
- Beveilig je privacy door camera en microfoon te vergrendelen bij afwezigheid
Even snel iets laten zien? Scherm delen via WhatsApp: zo werkt het
Overzicht
Afhankelijk van de manier waarop je Teams gebruikt, kan het hoofdvenster aardig druk worden. Zorg voor overzicht, bijvoorbeeld door de favorietenfunctie te gebruiken. Hieraan kun je veelgebruikte chatgesprekken en groepen toevoegen. Je vindt de favorieten linksboven in het venster. Om een gesprek of groep toe te voegen, klik je op het item met de rechtermuisknop en kies je Verplaatsen naar / Favorieten. Heb je behoefte aan nog meer overzicht? Dan kun je eigen secties maken, waarvan Favorieten er een is. Kies voor Verplaatsen naar / Nieuwe sectie. Geef de sectie een beschrijvende naam, zodat je deze makkelijk herkent.
Met de favorietenfunctie zorg je voor overzicht.
Meldingen
Teams kan flink afleiden, maar met de juiste instellingen houd je de meldingen en pop-ups onder controle. Open het instellingenvenster: bovenin vind je de knop Instellingen en meer, herkenbaar aan de drie puntjes. Kies Instellingen / Meldingen en activiteiten. Wil je niet dat Teams je stoort, dan kies je voor Alle meldingen dempen. Eventueel kun je toestaan dat er nog altijd meldingen van specifieke personen worden doorgegeven. Activeer dan Altijd meldingen voor urgente en prioriteitscontacten toestaan en lees verderop bij Prioriteit hoe je een uitzonderingenlijst maakt.
Via de sectie Weergave bepaal je hoe de berichten worden getoond. Standaard worden de berichten rechtsonder getoond, maar via Positie op het scherm kun je de binnenkomende berichten bijvoorbeeld ook linksboven of rechtsboven tonen. Wil je liever niet dat die pop-up ook het bericht zelf bevat, dan haal je het vinkje weg bij Voorbeeld van berichten en inhoud weergeven in meldingen. Om te voorkomen dat je wordt gestoord tijdens een vergadering of audiogesprek, verwijder je ook het vinkje bij Meldingen weergeven tijdens gesprekken en vergaderingen.
Rustig doorwerken zonder dat iemand je stoort.
Rustig aan
Teams kan je een mailtje sturen zodra je een activiteit hebt gemist: bijvoorbeeld als iemand je een bericht stuurt terwijl je niet bereikbaar of afwezig bent. Standaard ontvang je elk uur zo’n berichtje, maar mogelijk is dat iets te veel van het goede. Kies dan voor Meldingen en activiteiten. Bij E-mailberichten over gemiste activiteiten kies je een rustigere frequentie, bijvoorbeeld Elke 8 uur of Dagelijks.
Prioriteit
Wil je lekker doorwerken zonder dat iemand je stoort, dan gebruik je de functie Niet storen. Wel kun je toestaan dat Teams meldingen laat zien van specifieke personen, waarvoor je van tevoren toestemming geeft. Kies de sectie Privacy en klik op Prioritaire toegang beheren. Typ de naam in van de persoon waarvoor je een uitzondering maakt. Je kunt meerdere personen toevoegen. Deze personen kunnen je nu zelfs tijdens de modus Niet storen een bericht sturen, bellen en taggen in een bericht.
Nooit meer ontglippen
Wil je een gesprek met iemand voeren, maar is de persoon nauwelijks online? Stel een melding in dat je wordt gewaarschuwd zodra de contactpersoon bereikbaar is. In het instellingenvenster kies je Meldingen en activiteiten. In het vak Aanwezigheid klik je op Meldingen beheren. Typ de naam van de persoon in het vak.
Loeiende sirenes
Heb je een urgent bericht dat direct bij de ontvanger onder de aandacht moet komen? Verscholen in de verzendopties vind je hiervoor de mogelijkheid. Bij het tekstvak onderin klik je op het plusteken. Kies Bezorgingsopties instellen / Urgent. Gedurende twintig minuten ontvangt de gesprekspartner om de twee minuten een notificatie, totdat het bericht wordt gelezen. Vermoedelijk is het handig om deze optie spaarzaam te gebruiken. Er is ook een minder prangende tussenvariant beschikbaar: Belangrijk.
Teams kent verder een blokkeerfunctie, vergelijkbaar met functies in sociale media. Je vindt deze onder Privacy in het instellingenvenster. Kies Geblokkeerde contactpersonen beheren.
Kan een bericht echt niet wachten? Markeer het dan als Urgent.
Even wachten
Berichten hoef je niet direct te versturen, maar kun je wel alvast opstellen en gewoon iets later versturen. De truc? Typ je bericht zoals je gewend bent en klik vervolgens met de rechtermuisknop op de knop Verzenden. Een nieuw venster verschijnt, waarin je de dag en het tijdstip bepaalt. Klik op Doorgaan. Het bericht verschijnt pas in de chat wanneer jij dit hebt gepland.
Handig: van tevoren inplannen wanneer een bericht wordt verstuurd.
Sneltoetsen
Voor de liefhebbers van het toetsenbord onder ons, bestaat er een flinke hoeveelheid sneltoetsen om sneller je weg te vinden in Teams. Zo open je een nieuw gesprek via Ctrl+N, of Ctrl+Shift+N als je een nieuw venster wilt gebruiken. Er bestaan veel meer sneltoetsen. Met een druk op Ctrl+. (punt) komt een spiekbriefje met sneltoetsen tevoorschijn.
Koppelingen openen
Standaard opent Teams alle webadressen in Microsoft Edge. Leuk geprobeerd door de makers, maar wellicht gebruik je een andere browser en wil je dat de koppelingen in dat bladerprogramma openen. In het instellingenvenster kies je Bestanden en koppelingen. Bij Webkoppelingen altijd openen in kies je Standaardbrowser. In ditzelfde venster vind je overigens ook twee andere handige opties: bij Downloads bepaal je op welke locatie gedownloade items terecht moeten komen, terwijl je in het vak eronder kunt aangeven dat Office-documenten (zoals Word en PowerPoint) niet standaard in Teams, maar in de browser moeten openen.
Privacy op één
Je voert een gesprek met meerdere personen, maar loopt even weg van je computer en vergrendelt Windows. Als je dan vergeet dat camera en microfoon zijn ingeschakeld, blijft er van je privacy weinig over. Open het instellingenvenster en kies Privacy / Mijn camera en microfoon uitschakelen wanneer mijn scherm wordt vergrendeld. In hetzelfde venster vind je ook de optionele functie End-to-end versleutelde oproepen. Activeer deze voor end-to-endversleuteling, zoals je wellicht ook kent uit WhatsApp. Houd er wel rekening mee dat je gesprekspartner dezelfde functie moet inschakelen en dat je sommige functies niet meer kunt gebruiken (zoals het opnemen van een video).
Schakel camera en microfoon automatisch uit bij het vergrendelen van Windows.
Van uitstel ...
Heb je het druk en geen tijd om direct op een bericht te reageren? Zet het bericht om naar een taak, zodat je er later op kunt terugkomen. Klik met de rechtermuisknop op het bericht, kies Meer opties / Meer acties / Planner taak maken. Je kunt het bericht nu in een taak veranderen, een prioriteit geven en er een vervaldatum aan koppelen. Bevestig met Taak toevoegen.
Je kunt ook een bericht vastmaken, boven in het chatvenster. Die optie is interessant als je bijvoorbeeld belangrijke informatie voor iedereen zichtbaar wilt houden of het bericht wilt gebruiken als herinnering voor anderen om hier bijvoorbeeld op te reageren. Klik met de rechtermuisknop op het bericht en kies Vastmaken. Het bericht verschijnt bovenin.
Videobellen via Teams?
Zonder camera op je laptop, is een webcam noodzakelijkExtra functies
Met apps kun je de functionaliteit van Teams uitbreiden. Zo kun je bijvoorbeeld samen YouTube-video’s kijken tijdens een vergadering met de YouTube-app of een poll opzetten met de Polls-app. Klik op Apps, links in het Teams-venster. De apps verschijnen rechts. Onder ‘Populair in Teams’ vind je vaker gebruikte apps zoals YouTube en Polls. Klik op Alles weergeven voor het volledige overzicht. Klik op Toevoegen om de app te gebruiken.
Met apps breid je de functionaliteit van Teams uit.
Snelle acties
Teams kent een paar verborgen acties waarmee je snel taken kunt uitvoeren. In het chatvenster typ je / gevolgd door een opdracht. Typ /venster om een nieuw venster te openen. Typ /removehistory om de chatgeschiedenis te wissen. Typ /afwezig of /offline om je beschikbaarheidsstatus snel om te zetten naar Afwezig of Offline. Via /instellingen open je snel de instellingen van Teams. Teams kent nog meer opdrachten. Een overzicht hiervan opent automatisch zodra je enkel / typt.
Snel taken uitvoeren met vooraf bepaalde opdrachten.
In één keer
In een chatkanaal kunnen bestanden worden gedeeld. Een kanaal bestaat standaard uit twee tabbladen: Chatten en Gedeeld. Kies Gedeeld en selecteer de bestanden die je nodig hebt. Kies Downloaden. Je hebt ze nu ook tot je beschikking zonder dat je afhankelijk bent van Teams. Overigens kun je je chatvenster ook uitbreiden met functies via extra tabbladen. Daarover lees je in de paragraaf ‘Meer in chatvenster’.
Spontane vergaderingen
Je kunt in Teams snel overleggen met meerdere personen, zonder dat je eerst een vergadering hoeft in te plannen. Je vergadert eenvoudig als je de anderen belt via een kanaal. Open het kanaal met de deelnemers. Via de knop Nu vergaderen (rechtsboven in het venster) zet je snel een videogesprek met iedereen op. In plaats hiervan kun je ook een audiogesprek opzetten. Klik op het pijltje naast de knop en kies Audiogesprek.
Nóg meer overzicht
Heb je een flinke hoeveelheid conversaties lopen met meerdere personen? Je kunt zorgen voor meer overzicht door de individuele gesprekken een naam te geven. Open het gesprek en klik bovenin op de knop met de pen (Naam groeps-chat). Voer een groepsnaam in en bevestig met Opslaan.
Verschillende meningen
Om snel de mening van gesprekspartners te vragen of te stemmen over een onderwerp, kun je gebruikmaken van polls. Klik op Apps openen (rechtsboven) en klik op Polls / Nieuw poll maken. Vervolgens kun je een vraag of stelling maken en de bijbehorende opties definiëren. Activeer Meerdere selecties als je gesprekspartners meerdere antwoorden mogen kiezen. Standaard wordt er anoniem gestemd. Wil je liever de namen zien, kies Namen van respondenten vastleggen. Wil je juist niet dat de resultaten met de groep worden gedeeld, dan verwijder je het vinkje bij Samengevoegde resultaten delen met respondenten. Klik op Preview om een voorbeeld van je poll te bekijken. Tevreden? Klik op Verzenden.
Benieuwd naar de mening van anderen? Gebruik een poll!
Meer in chatvenster
Wist je dat je het standaard chatvenster van Teams kunt uitbreiden met extra functies? Je maakt hiervoor gebruik van tabbladen, die je bovenaan elk chatgesprek vindt. Op elke tab kun je een app kwijt. Zo kun je de omgeving uitbreiden met een tab voor gedeelde documenten of een whiteboard waarop je gezamenlijk aantekeningen kunt maken. Klik op het plusteken (+). Een venster met apps verschijnt. Kies een bestaande app (bovenin) of voeg een nieuwe app toe.
Via de browser
Als je je eigen computer niet bij de hand hebt of een andere computer leent, kun je alsnog Teams-gesprekken voeren via de browser. Meld je aan met het account waarmee je Teams gebruikt. Handig is de mogelijkheid om – zelfs vanuit de browser – een bureaubladmelding te krijgen zodra iemand je probeert te bereiken. Klik op Inschakelen bij Schakel de bureaubladmeldingen in. De omgeving is verder vergelijkbaar met de volwaardige Teams-client. Links vind je de verschillende categorieën. In de praktijk maak je vaak gebruik van Meet (herkenbaar aan het camerasymbool), waarmee je vergaderingen kunt organiseren en bijwonen. Wil je de omgeving verder naar je hand zetten? Klik rechtsboven op de drie puntjes (Instellingen en meer) en kies Instellingen. Ook deze opties zijn vergelijkbaar met de opties uit de volwaardige app, maar beperkter.
Teams niet bij de hand? Gebruik het via de browser!
Via je mobiel
Maak je gebruik van Teams op je telefoon, dan kun je de contactpersonen van de telefoon synchroniseren met de Teams-app. Open Teams op de telefoon en tik op de gebruikersfoto linksboven. Tik op Instellingen / Bellen / Contactpersonen van mijn apparaat synchroniseren. Als je je op een later moment bedenkt, kun je de koppeling uitschakelen. Teams verwijdert dan de telefooncontacten uit de Teams-lijst, alsof er niets is gebeurd.
