We testen vijf smartwatches die functioneel meer en meer hetzelfde bieden als een smartphone. Vanaf je pols bel je ermee, bekijk je berichten, betaal je mobiel en bekijk je je gezondheids-, fitness- en sportprestaties. Bij de versies met e-sim lukt dat zelfs zonder smartphone in de buurt. Zoek je de beste smartwatch van het moment? Wellicht zit-ie hier tussen.

Dankzij efficiëntere accu’s en krimpende microchips (één van de geteste smartwatches gebruikt al een piepkleine 5nm-system-on-chip) krimpen ook de smartwatches. De lichtste geteste slimme polshorloges (Fitbit, Samsung) wegen minder dan 50 gram, verwisselbaar polsbandje inbegrepen. Je merkt nauwelijks dat je ze draagt.

Allemaal zijn ze voorzien van heldere amoled-aanraakschermen, die ook in feller buitenlicht goed zichtbaar blijven. Een ruime keuze aan virtuele wijzerplaten laat je elk klokje perfect afstemmen op eigen smaakt en outfit. Bij ‘gemiddeld’ gebruik gaat de accu minstens een werkdag mee, soms (veel) langer.

De virtuele wijzerplaten tonen desgewenst samenvattingen van de belangrijkste statistieken die deze slimme polshorloges verzamelen, bijvoorbeeld afgelegde stappen. Allemaal hebben ze krachtige sensoren die verschillende gezondheidsstatistieken bijhouden, zoals hartritme, zuurstofopname van je bloed of stressniveau.

De geavanceerde modellen van Fitbit en Samsung kunnen zelfs een elektrocardiogram (ecg) nemen. De resultaten bezorg je desgewenst aan je hartspecialist in een handig pdf-rapport. Dat is uiteraard geen vervanging van een grondig onderzoek, zoals de fabrikanten ook zelf waarschuwen, maar het kan wel hartritmestoornissen detecteren die een verder onderzoek vergen.

Desgewenst blokkeer je het verzamelen van gezondheids-, locatie- en sportstatistieken, maar te verwachten valt dat de meeste gebruikers voor alles hun toestemming geven. Elke fabrikant verzamelt die gegevens in zijn eigen systemen en verplicht het gebruik van zijn eigen gezondheidsapp. Soms dien je tot wel vijf verschillende privacy-, licentie- en disclaimerverzoeken te accepteren voor je een smartwatch echt kunt gebruiken.

Te verwachten valt dat niemand al die teksten in detail leest. Ga ervan uit dat de verzamelde gegevens voor allerlei doeleinden gebruikt worden. Laten we hopen dat ze minstens geanonimiseerd zijn voor men ze aan geïnteresseerde partijen doorverkoopt. Maak je je hierover zorgen (misbruik is nooit uit te sluiten, ook al omdat alle fabrikanten hun gegevens buiten de EU bewaren), dan moet je jezelf afvragen of je wel een smartwatch moet kopen.

Bekijk hieronder alle testresultaten. Daarna gaan we op de individuele smartwatches in.

©PXimport

Fitbit Sense

©PXimport

Fitbit is voortaan een onderdeel van Google, maar voorlopig draaien de trackers en smartwatches van deze producent van slimme horloges en hartslagmeters nog op een eigen besturingssysteem, in plaats van Google Wear OS. Dat is geen slechte zaak als je de gemiddelde accuduur van de Sense, Fitbits meest geavanceerde smartwatch, vergelijkt met die van een Wear OS-horloge zoals dat van Oppo. Dat dien je in de praktijk dagelijks op te laden, terwijl de kleineren en lichtere Sense het tot zes dagen op één lading uithoudt. 

Zelfs bij intensief gebruik van alle functies raakte de accu van ons testexemplaar na drie dagen maar halfleeg. De Sense heeft een vierkant schermpje dat lichtjes gebogen tot tegen de rand van de aluminium behuizing loopt.

Fitbit OS werkt gezien de lange accuduur blijkbaar efficiënt samen met de eveneens bedrijfseigen Fitbit system-on-chip (gebaseerd op een Toshiba-chipset). Heel uitgebreid is het Fitbit-aanbod inzake apps niet: vergelijkbaar met dat van de Huawei-smartwatches, maar minder uitgebreid dan bij Wear OS-apparaten. De standaardfunctionaliteit is sowieso uitgebreid, vooral dan voor wat betreft de gezondheids- en sportfuncties, de core business van Fitbit. 

Behalve hartbewaking, meting van de zuurstofopname en huidtemperatuurmeting kan de Sense ook je stress meten (via een ‘electrodermal activity’-scan oftewel EDA) en een ecg nemen. Voor sommige opties is een abonnement vereist op de Fitbit Premium-dienst, die 8,99 euro per maand kost. In de aankoopprijs is een gratis probeerperiode van zes maanden inbegrepen. De Sense watch is perfect bruikbaar zonder, maar voor intensieve sporters zijn de extra’s in de Premium-app mogelijk wel interessant.

Fitbit Sense

8Score80

Huawei Watch 3

©PXimport

De gebruikersinterfaces van de Watch 3 en de nog steeds verkrijgbare, goedkopere Watch GT 2 Pro zijn vrijwel identiek. Maar het nieuwe Huawei-klokje draait in tegenstelling tot zijn voorganger wel volwaardige mobiele apps. Daarnaast is hij ook zelfstandig bruikbaar als telefoon dankzij e-sim (maar je provider moet dit wel eerst ondersteunen). De Watch 3 is daardoor meer een echte smartwatch dan de GT 2 Pro, maar dit gaat wel ten koste van de batterijlevensduur. 

In de normale modus gaat de accu van de Watch 3 volgens Huawei tot drie dagen mee (minder lang in combinatie met iOS). In de praktijk kwamen wij niet veel verder dan anderhalve dag. De werkelijke gebruiksduur hangt uiteraard sterk af van wat je ermee uitspookt. Intensief gebruik van LTE-verbindingen via e-sim doet de accuduur sterker dalen.

Je kunt de Watch 3 herstarten voor een ultralange batterijduur die hem functioneel identiek maakt aan de GT 2 Pro. Mobiele apps zijn dan niet langer bruikbaar, wifiverbindingen uitgeschakeld en de keuze aan wijzerplaten beperkt. Maar de monitoringopties en sportopties functioneren wel en de bluetooth-verbinding met je smartphone blijft actief, zodat je via die verbinding kunt bellen, sms’en en berichten ontvangen. Dan gaat de accu net zoals bij de GT 2 Pro tot twee weken mee. 

Wil je de Watch 3 vooral op die manier te gebruiken, dan investeer je volgens ons beter in de GT 2 Pro. Er is ook een duurdere Watch 3 Pro die technisch vrijwel identiek is, maar iets luxueuzer uitgevoerd. Dankzij de grotere accu is de batterijduur van deze variant volgens Huawei vijf dagen in de slimme modus en 21 dagen in de ultralange batterijduur-modus.

Huawei Watch 3

8Score80

OnePlus Watch

©PXimport

De OnePlus Watch is in vele opzichten vergelijkbaar met de Huawei Watch GT 2 Pro en de Huawei Watch 3 in de beperkte modus. Alles draait op een energiezuinig bedrijfseigen realtime-besturingssysteem (RTOS) met een lange batterijlevensduur tot wel twee weken (de helft daarvan met een altijd zichtbare virtuele wijzerplaat). 

Het door OnePlus Technologies zelf ontwikkelde besturingssysteem ondersteunt momenteel geen extra apps. Wel is er keuze tussen ongeveer veertig virtuele wijzerplaten. Functioneel lijkt het OS verdacht veel op dat van de Huawei Watch GT 2 Pro, met inbegrip van details bij de vormgeving en de menustructuur. Dat is wellicht geen toeval, want de broncode van dit LiteOS is vrij beschikbaar.

De gezondheidsfuncties zijn even uitgebreid als bij de andere smartwatches: permanente hartmeting, meting zuurstofopname bloed, stressmeting en meting van de slaapkwaliteit (REM, lichte slaap, diepe slaap, continuïteit daarvan, periodes dat je wakker bent, ademhaling, stressniveau). Historische gegevens raadpleeg je via de One Health-app, maar kun je momenteel niet synchroniseren met andere apps. 

De fitness- en sportfuncties zijn na een recente firmware-update even uitgebreid als bij de concurrentie. Er zijn tientallen soorten trainingen, van hardlopen, wandelen, badmintonnen, zwemmen, fietsen, tot klimmen, skiën en golfen. Via het horloge antwoorden op bijvoorbeeld een WhatsApp- of Messenger-bericht is niet mogelijk. De berichten worden alleen getoond, zonder foto’s of audio. Telefoneren vanaf je pols via een bluetooth-verbinding met je smartphone functioneert goed.

Het sterkste punt van dit slimme horloge is behalve zijn lage prijs de lange batterijlevensduur. OnePlus voegt overigens regelmatig nieuwe mogelijkheden toe, zoals een Google Maps- en Spotify-syncfunctie, in een nieuwe firmware die vanaf september werd uitgerold.

OnePlus Watch

Oppo Watch 46mm

©PXimport

De Oppo Watch 46mm heeft een rechthoekig design met verwisselbaar fluorubber polsbandje. In de verte lijkt het ontwerp op dat van een Apple Watch. Dit comfortabele, lichte klokje draait onder Google Wear OS 2. Dat is een ingekookte versie van Android Pie voor draagbare apparaten, zoals slimme horloges. Versie 3.0, gebaseerd op Android 11, kan deze Oppo Watch niet aan, aangezien die versie minstens een Qualcomm Snapdragon Wear 4100 SoC en méér werkgeheugen vergt.

De accu houdt het volgens Oppo tot 36 uur uit in de smartmodus en tot 21 dagen in de energiebesparingsmodus. In die spaarstand functioneren alleen nog de tijdweergave, stappentelling, hartslagmeting en inkomende meldingen. Veel ‘slimme’ functies blijven er dan niet over. De slaapkwaliteitmeting werkt bijvoorbeeld niet in de spaarstand. De Oppo Watch functioneert in de energiebesparingsmodus essentieel als een fitnesstracker.

Om extra apps te installeren en functies zoals mobiel betalen te kunnen gebruiken, dien je je Google-accountgegevens te synchroniseren met het polshorloge. Hier liep het bij ons mis. Wat we ook probeerden, we slaagden er niet in een Google-account op de Oppo Watch te zetten. Telkens kregen we de melding: ‘Je accounts kunnen niet worden gekopieerd’, zonder verdere uitleg. 

Dit probleem treedt te oordelen naar berichten op internetfora bij wel meer Wear OS-apparaten op en is dus niet noodzakelijk de ‘schuld’ van Oppo. Gelukkig kan je het kopiëren van een Google-account tijdens de installatieprocedure overslaan, zodat het horloge uiteindelijk toch nog bruikbaar is. Dan werken alleen de standaardfuncties; bijvoorbeeld Spotify of extra wijzerplaten installeren lukt niet zonder account.

Om de gezondheidsmonitoringfuncties te gebruiken, dien je de HeyTap Health-app op je smartphone te installeren. Google Fit op zichzelf volstaat niet, al kun je daarmee wel je gegevens synchroniseren.

Oppo Watch 46mm

7Score70

Samsung Galaxy Watch4

©PXimport

De Galaxy Watch4 draait niet langer op Samsung Tizen OS zoals zijn voorganger de Watch3, maar op Android Wear OS 3, een gezamenlijke ontwikkeling van Google en Samsung. De Watch4 is beschikbaar in diverse uitvoeringen die in prijs variëren van 270 tot 400 euro, afhankelijk van de omvang van het scherm en de gebruikte materialen. Binnenin zijn al die versies hetzelfde. 

Wij testten de goedkoopste aluminium uitvoering met een wijzerplaat van 40 millimeter zonder roterende rand en met kunststof-rubberen bandje. Het polsbandje is snel verwisselbaar, ook met gewone horlogebandjes. De luxueuzere Classic-versies bestaan in de maten 42 mm (370 euro) en 46 mm (400 euro) en hebben een roestvrijstalen behuizing in de kleuren zwart of zilver. H

un roterende bezel dient om door bepaalde menu’s te navigeren; bij de versies zonder draaiende rand kan dit met de virtuele draairand aan het uiteinde van het aanraakscherm. Bij gemiddeld gebruik houdt de volledig opgeladen accu het volgens Samsung ruim anderhalve dag uit. Dat klopt met wat wij tijdens de testperiode vaststelden.

De gebruikersinterface is in essentie die van Tizen. Gebruikers die ervaring hebben met eerdere Galaxy Watch-horloges voelen zich direct thuis in deze One UI Watch 3-interface. De Watch4 installeer en configureer je met behulp van de Galaxy Wearable-app met Watch4-plug-in, niet met de Google Wear-app. Je kunt Wear OS-apps toevoegen, maar de standaard geïnstalleerde apps zoals Agenda, Contacten, Weer, Wekker enzovoort zijn allemaal Samsung-versies. 

De stemassistent is Bixby, terwijl de betaalfunctie werkt via Samsung Pay. Google Maps is dan wel weer standaard geïnstalleerd, maar bijvoorbeeld Bixby kan daar (nog?) niet mee werken.

Heb je geen Samsung-smartphone, dan zijn allerlei noodzakelijke apps niet standaard op je toestel aanwezig. Je dient dan behalve Galaxy Wear en de Watch4-plug-in ook nog Samsung Health, Samsung Pay en een Samsung-account te installeren. De sensor aan de onderkant verricht permanent metingen, net als de andere smartwatches. 

Minder gebruikelijk zijn de huidtemperatuurmeting, de ecg-meting en de BIA (lichaamsvet)-meting. Die functioneren wanneer we dit schrijven nog niet allemaal. De huidtemperatuurmeting komt pas beschikbaar bij een toekomstige firmware-update. De ecg-meting functioneert uitsluitend in combinatie met een ecg-app (Samsung Health Monitor) die voorbehouden is aan recente Samsung-smartphones.

Dit is een van de betere, zo niet de beste smartwatch die je momenteel kunt kopen. Jammer genoeg komt hij alleen volledig tot zijn recht als je ook een Samsung smartphone gebruikt.

Samsung Galaxy Watch4

9Score90

Conclusie

Zelfs de goedkoopste smartwatch biedt veel mogelijkheden en doet op het gebied van design en draagcomfort zeker niet onder voor de andere, stuk voor stuk zeer capabele slimme polshorloges. De lange acculevensduur van de OnePlus Watch, onze Slimme Koop, is wel uitzonderlijk. Eén reden hiervoor is dat je geen extra apps kunt installeren: je moet het doen met de standaard (redelijk uitgebreide) functieverzameling. 

De Samsung Galaxy Watch4 biedt van alle geteste slimme klokjes de meeste mogelijkheden, dit in combinatie met een behoorlijke accuduur. Het is de verdiende Best Geteste smartwatch van deze groepstest.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).