Zoek je een origineel cadeau voor onder de kerstboom? In dit artikel vind je allerlei leuke cadeaus, variërend van luidsprekers tot slimme verlichting en van een goedkope fitnesstracker tot een waterdichte e-reader. Er zit dus vast wel iets geschikts bij. Bij elk product vind je de prijs die wij recentelijk (online) zijn tegengekomen.

5x Muziek in huis

TP-Link HA100

Veel mensen hebben een traditioneel muzieksysteem dat nog prima werkt. Het is natuurlijk zonde om goed werkende geluidsapparatuur te vervangen, maar tegelijkertijd mis je wellicht moderne streamingopties. De betaalbare TP-Link HA100 biedt een oplossing, want hiermee voeg je bluetooth aan elke klassieke hifi-installatie toe. Je sluit dit apparaatje via twee analoge tulpkabels aan op een versterker of receiver. Daarna stem je met de afstandsbediening af op de juiste audiobron en kun je jouw favoriete afspeellijsten streamen vanaf bijvoorbeeld Spotify of Apple Music. Dankzij de aanwezigheid van een NFC-chip is ook een geschikte smartphone of tablet eenvoudig te koppelen. Het draadloze bereik is volgens de fabrikant maximaal twintig meter.

JBL GO 3

Legergroen, knalrood of pikzwart ... deze handzame bluetooth-speaker is in allerlei kleuren te koop. Hang de JBL GO 3 via de geïntegreerde lus bijvoorbeeld in de kerstboom en stream vanaf je smartphone leuke kerstliedjes. De stevige behuizing voldoet aan de IP67-norm en kan dus tegen water en stof. Je kunt dit luistermaatje dan ook probleemhuis buitenshuis gebruiken, bijvoorbeeld op het strand of de camping. De oplaadbare accu is goed voor een speeltijd van maximaal vijf uur.

Google Nest Audio

De Google Nest Audio biedt een behoorlijke geluidskwaliteit, zodat je er fijn mee naar muziek, radio en podcasts kunt luisteren. Via een app op je smartphone bepaal je wat je wilt horen. Heb je thuis meerdere Google-speakers, dan kun je die met elkaar laten samenwerken, om zo bijvoorbeeld in de woonkamer en keuken naar dezelfde afspeellijst te luisteren. Handig is de ondersteuning voor Google Assistent. Zodra je hardop een vraag stelt, geeft de slimme speaker meteen antwoord. Vraag bijvoorbeeld naar de weersvoorspelling of een overzicht van je agenda-afspraken. Daarnaast kun je via stemopdrachten ook nog andere slimme apparaten aansturen, zoals een lamp, smart-tv en thermostaat. Deze luidspreker is te koop in twee chique kleurstellingen.

JBL PartyBox Encore

Waar is dat feestje? Deze bluetooth-speaker valt bij jouw gasten ongetwijfeld in de smaak. Een draadloze microfoon is namelijk inbegrepen, zodat iedereen zijn of haar zangkunsten kan laten horen. Als je genoeg valse noten hebt gehoord, gebruik je de JBL PartyBox Encore net zo makkelijk als mobiele luidspreker. Met een accuduur van zo’n tien uur luister je zelfs op plekken zonder netstroom naar muziek. In het donker komt de ingebouwde feestverlichting goed van pas. De spatwaterbestendige behuizing heeft een geïntegreerde handgreep, zodat je de speaker eenvoudig kunt verplaatsen. Kortom, voetjes van de vloer en genieten maar!

Sharp DR-P420

Met de vriendelijk geprijsde Sharp DR-P420 kun je op elke plek naar radioprogramma’s luisteren. Dankzij de geringe afmetingen neem je hem makkelijk mee, zodat je favoriete uitzendingen nooit hoeft te missen. Dit luistermaatje kan naast FM ook uit de voeten met DAB+, waarmee je ruisvrije kanalen ontvangt in een hoge kwaliteit. Je kunt in totaal veertig zenders in het geheugen opslaan. Heb je genoeg radio geluisterd, dan kun je je smartphone via bluetooth aan het apparaat koppelen en vervolgens afspeellijsten van Spotify, Apple Music of een andere muziekdienst streamen. Deze veelzijdige tafelradio werkt op basis van usb-voeding of vier AA-batterijen. Het product is verkrijgbaar in zwart, wit, blauw en roze.

4x Slim huis

Nedis SmartLife Decoratieve LED Feestverlichting

Deze slimme lichtslang geef je interieur (of kerstboom) een feestelijke upgrade. Het snoer is bijna elf meter lang en bevat maar liefst 48 gekleurde leds. Met een app kun je de kleur, helderheid en het dimniveau bepalen. Verder kun je ook tijdschema’s, routines en bewegingspatronen instellen. Een bridge of hub is niet nodig, want je meldt dit product rechtstreeks aan op het draadloze thuisnetwerk.

Lees ook dit artikel voor meer accessoires om je huis slim te maken: Zo maak je van je doorsnee huis een slim, comfortabel en veilig huis

HomeWizard Wi-Fi P1 Meter

Wil je weleens weten hoeveel energie een vol bad of douchebeurt kost? Met de HomeWizard Wi-Fi P1 Meter kun je je stroom- en gasverbruik nauwlettend volgen. Heb je zonnepanelen op het dak, dan kun je ook zien hoeveel kilowattuur je teruglevert. Dit product ondersteunt de meeste slimme meters. Aansluiten is kinderlijk eenvoudig, want je hoeft de stekker slechts in een vrije P1-poort te prikken. Vervolgens meld je het apparaat aan op jouw wifi-netwerk.

Hombli Smart Spot Light Starter Kit

Een fraaie vijver, mooie plant, behaaglijke jacuzzi of oogstrelende muurafbeelding ... sommige tuinobjecten verdienen het om in de spotlights te staan. En dat is precies wat je met deze kleurrijke tuinverlichting doet. De starterkit bestaat uit drie buitenlampen die je nauwkeurig kunt richten. Je steekt de grondpen in de aarde of monteert het meegeleverde statief om de verlichting ergens aan te bevestigen.

WiZ Smart Plug

Met de WiZ Smart Plug maak je een willekeurig apparaat slim. Zodra je bijvoorbeeld een lamp op het geïntegreerde stopcontact aansluit, kun je de verlichting op afstand aan- en uitzetten. Hiervoor gebruik je een app op je smartphone. Verder stel je optioneel tijdschema’s in, zodat je de boel kunt automatiseren. Tot slot is deze slimme stekker compatibel met Google Assistent, waardoor je een aangesloten apparaat ook met je stem kunt bedienen.

4x Handig op je werkplek

HP USB-C Dock G5

Heb je een laptop op een vaste (thuis)werkplek? Dan is dit breed verkrijgbare dockingstation van HP een nuttig hulpmiddel, want hiermee verbind je in één klap alle gewenste randapparatuur, waaronder maximaal drie beeldschermen. Verder kun je de vier usb-poorten gebruiken voor bijvoorbeeld een toetsenbord, muis, externe harde schijf of usb-stick. Als laatste heeft de G5 voor stabiel internet ook nog een ethernetaansluiting.

ACT AC8302

Wie eenmaal met twee pc-monitors werkt, wil nooit meer iets anders. Uiteraard nemen die schermen wel bureauruimte in beslag. Met deze prijsvriendelijke monitorarm los je dit euvel op. Bevestig dit hulpstuk via een klem aan de rand van het bureau en schroef beide schermen van maximaal 32 inch en 8 kilogram op de armen. Je kunt het beeld vervolgens kantelen, roteren en zwenken.

Trust Verto Wireless

Sommige mensen krijgen bij langdurige computersessies arm- en/of polsklachten. Deze verticale muis kan mogelijk helpen om dergelijke pijntjes te voorkomen. De Verto Wireless heeft een duimsteun met een rubberen afwerking, zodat je voldoende grip hebt. Dankzij het geringe gewicht van amper honderd gram kost het nauwelijks kracht om de muis te bewegen. Voor een soepele draadloze verbinding met de pc of laptop is een usb-adapter inbegrepen.

ACT AC1502

Menig laptop bevat een M.2-ssd die je na verloop van tijd kunt upgraden. In dat geval komt dit kloonstation goed van pas. Je prikt bij Source en Target de oude en nieuwe ssd in de gleuven, waarna je met één druk op de knop data kunt overpompen. Handig is dat de ACT AC1502 zelfstandig werkt, zodat je hem niet per se op een computer hoeft aan te sluiten.

4x Entertainment onderweg

Sony WH-CH720N

Bijna niets is zo vervelend dan dat je vanwege herrie om je heen een film, tv-programma, luisterboek of podcast amper kunt volgen. Deze betaalbare bluetooth-koptelefoon met ruisonderdrukking van Sony is dan een ideale oplossing. De schelpen met zachte kussens vallen volledig over je oren. Vanwege het hoge draagcomfort en de lange accuduur kun je urenlang achtereen ongestoord luisteren. De hoofdtelefoon is er in zwart, blauw of wit.

Nintendo Switch OLED

De Nintendo Switch OLED is niet zomaar een spelcomputer. Je kunt hiermee namelijk zowel thuis als onderweg gamen. Het apparaat heeft een 7inch-oledscherm van 1280 × 720 pixels en een oplaadbare accu. Thuis speel je natuurlijk liever op een groot scherm. Geen probleem, want dankzij een meegeleverd dockingstation verbind je de Switch OLED thuis met je televisie en laad je hem direct op voor onderweg.

Kobo Clara 2E

Boekenwurmen zullen veel plezier beleven aan deze waterdichte e-reader. Het 6inch-aanraakscherm (1448 × 1072 pixels) imiteert de eigenschappen van echt papier. Vergeleken met een willekeurige tablet is de Kobo Clara 2E rustgevender voor de ogen. Een leeslampje is niet nodig, want dit leesapparaat bevat achtergrondverlichting. Dankzij 16 GB interne opslagcapaciteit passen er met gemak duizenden e-books op deze reader.

Samsung Galaxy Tab A8

Wie een iPad te duur vindt en op zoek is naar een betaalbaar alternatief, kan wellicht eens kijken naar de Samsung Galaxy Tab A8. Op het 10,5inch-scherm kun je bijvoorbeeld je digitale krant lezen, Netflix-series streamen, rondsnuffelen op het internet en eenvoudige spelletjes spelen. De basisuitvoering bevat 32 GB opslagruimte, al is de Galaxy Tab A8 ook met 64 GB en 128 GB opslag verkrijgbaar. Opslag kun je eventueel uitbreiden met een geheugenkaartje. Deze veelzijdige tablet is verkrijgbaar in de kleuren grijs, roze en zilver.

4x Goede voornemens

Denver BFH-242

De Denver BFH-242 is een goedkope fitnesstracker die toch veel te bieden heeft. Je kunt op het kleurenscherm het aantal gezette stappen, de afgelegde afstand en de hoeveelheid verbrande calorieën zien. Verder kun je ook je hartslag en lichaamstemperatuur opvragen. Zodra je een smartphone via bluetooth koppelt, zie je inkomende telefoonoproepen op je pols voorbijkomen. Niet gek voor een apparaatje van iets meer dan twee tientjes!

Garmin Vivoactive 5

Mensen met goede voornemens hebben veel baat bij dit sporthorloge dat meer dan dertig sportapps bevat en je activiteit nauwkeurig bijhoudt. Zo kun je onder meer zien wanneer jouw lichaam rust nodig heeft of juist een flinke training kan gebruiken. Het haarscherpe amoledscherm toont verder notificaties van je smartphone. Tot slot kun je je Spotify-afspeellijsten lokaal in het geheugen van 4 GB opslaan, waardoor je geen smartphone mee hoeft te nemen.

Mio Cyclo 210

Fiets je graag kriskras door Nederland en andere Europese landen? In dat geval komt dit navigatieapparaat met stuurbevestiging uitstekend van pas. Naast route-instructies toont het 3,5inch-kleurenscherm de actuele snelheid en afgelegde afstand. Kaarten van heel Europa zijn voorgeïnstalleerd. Heb je onderweg onverhoopt pech, dan kun je met het apparaatje ook snel fietsenwinkels in de omgeving vinden. De weerbestendige behuizing heeft een accuduur tot tien uur.

Silvergear Slimme Bluetooth Weegschaal

Heb je goede voornemens voor het nieuwe jaar? Met deze goedkope weegschaal houd je eenvoudig de conditie van jouw lichaam in de gaten. Het apparaat meet onder meer het vetpercentage, de spiermassa, de BMI en natuurlijk het gewicht. Koppel je de weegschaal via bluetooth aan een smartphone, dan kun je in de bijbehorende Fitdays-app gedetailleerde gegevens bekijken. Tevens kun je hiervoor de gezondheidsplatformen Google Fit en Apple Health gebruiken.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).