ID.nl logo
Gezonder wonen door raamventilatie
© www.duco.eu
Energie

Gezonder wonen door raamventilatie

Ga je je huis isoleren, dan is het belangrijk naden en kieren te dichten om warmteverlies tegen te gaan. Maar zo raak je wel een deel van de natuurlijke ventilatie kwijt – terwijl ventilatie juist zo belangrijk is voor een gezond binnenklimaat. Raamroosters zijn een slimme oplossing: die laten verse lucht binnen, zonder dat dat veel energie kost.

Je huis luchtdicht isoleren is niet verstandig en zelfs ongezond. Dankzij de nieuwe generatie raamroosters kun je toch voor zuivere buitenlucht zorgen zonder dat je plots tocht voelt. Bovendien zijn er uitvoeringen die samenwerken met een automatisch ventilatiesyseem en die gecombineerd zijn met een zonnewering.

Lees ook: Een goed ventilatiesysteem is belangrijk voor je gezondheid

Om het binnenshuis gezond te houden, moet er het hele jaar door, dag en nacht, verse lucht binnenkomen en vervuilde lucht naar buiten gaan. In 60 procent van de Nederlandse huizen komt de verse lucht binnen via roosters in de woonkamer en in de slaapkamers. In de rest van de huizen komt de schone lucht binnen via klepraampjes of door naden en kieren. De natuurlijke trek zorgt dat de vervuilde en vochtige lucht naar buiten gaat. 

Zelfregelend

De keuze om wel of geen raamroosters te laten plaatsen maak je niet alleen als je plannen hebt voor een nieuwbouwproject. Ook als je ramen of kozijnen vervangt, kun je ventilatieroosters in de nieuwe ramen of kozijnen laten plaatsen. Op die manier kun je veilig ventileren als je niet thuis bent en hoef je geen raam open of halfopen te laten staan, wat trouwens niet inbraakveilig is. Ga in ieder geval voor roosters die reageren op de winddruk; dat zijn de zogenaamde zelfregelende roosters. Een goed raamrooster heeft twee kleppen die het debiet van binnenkomende en uitgaande lucht regelen. Aan de binnenkant zit een regelbare klep die de gebruiker bedient en in het rooster zelf zit nog een zelfregelende klep. Die laatste werkt mechanisch en zorgt dat het ventilatievolume gelijk blijft wanneer de windkracht toeneemt. Heb je last van hooikoorts, kies dan een rooster dat voorzien is van een pollenfilter.

Debiet? Debiet is de hoeveelheid vloeistof of gas die per tijdseenheid ergens doorheen stroomt. Het geeft dus aan hoeveel er per seconde, minuut of uur doorheen gaat. Bijvoorbeeld: het debiet van een kraan geeft aan hoeveel liter water er per minuut uit komt. Hoe hoger het debiet, hoe meer water er per tijdseenheid doorheen stroomt.

Bijna onzichtbaar weggewerkt

Raamroosters worden afgestemd op de kleur van de raamprofielen zodat ze niet opvallen. Bovendien zijn de huidige uitvoeringen bijna onzichtbaar, omdat ze discreet en stijlvol zijn ingewerkt. Sommige uitvoeringen zitten zelfs grotendeels of helemaal verborgen achter het metselwerk. 

©www.renson.eu

Doordat de roosters grotendeels achter het metselwerk verscholen zitten, merk je er weinig van. (Foto: www.renson.eu)

Nadelen van raamroosters

Raamroosters hebben eigenlijk maar twee nadelen en die kun je heel eenvoudig oplossen door het rooster op dat moment te sluiten. In de winter kun je een koude luchtstroom voelen. En ondanks de geluidsdemping kun je in bepaalde situaties toch een beetje geluidsoverlast gewaar worden. 

Misverstanden over raamroosters

Verder bestaan er nog wat mythes over raamroosterventilatie. Hieronder zetten we de meest voorkomende misverstanden op een rij en leggen we uit waarom het misverstanden zijn.

❌ Raamroosters zorgen voor tocht

Men vergelijkt zo’n rooster vaak met een openstaand raam, maar die vergelijking gaat niet op. Door een openstaand raam van 1m bij 1,25m passeert op een windstille dag 5.000 m³ lucht per uur. Bij een rooster is dat slechts 50 m³ per uur. Met dergelijke beperkte hoeveelheden lucht zal de woning echt niet snel afkoelen. Bovendien hebben de moderne raamroosters een interne zelfregelende klep die zorgt dat zelfs bij een sterke wind steeds hetzelfde volume binnenkomt. Alleen wanneer het ontzettend hard waait en buiten koud is, kun je via de ventilatieroosters tocht voelen. 

❌ Raamroosters laten lawaai van buiten door

Dat is slechts in beperkte mate waar. En er bestaan akoestisch dempende raamroosters. Die hebben een soort geluidsdemper, een isolatie die geluid tegenhoudt. Dit type is bedoeld voor als je langs een drukke weg woont. 

❌ Insecten komen via de roosters binnen

Alle raamrooster zijn voorzien van een insectenwering. 

❌ Raamroosters zijn duur

Reken op 150 euro per lopende meter. Voor een volledige woning valt deze investering best mee. Trouwens, je hoeft niet in alle ramen raamroosters te plaatsen. Meestal zijn de woonkamer en de slaapkamers voorzien van deze ventilatie. 

❌ Raamroosters laten water door

Raamroosters moeten voldoen aan wettelijke normen en eisen met betrekking tot waterdichtheid. En die zijn behoorlijk streng. Een openstaand raam of een kiepraam of valraam kan deze garantie nooit bieden. 

❌ Raamroosters zijn niet mooi

Er zijn veel verschillende types op de markt. Er zijn er die je boven een raam kunt plaatsen zodat het rooster achter het metselwerk verscholen zit. Heb je rolluiken? Er zijn zelfs raamroosters die je in de rolluikkast kunt plaatsen. Bovendien zijn ze in alle kleuren verkrijgbaar.  

©www.renson.eu

In het raamrooster zit geluidsdempende isolatie. (Foto: www.renson.eu)

Plaatsing

Het aanbod is overweldigend groot. Laat je in je keuze bijstaan door een specialist, want er bestaan ventilatieroosters voor gewone woningen en speciale roosters voor hoogbouw. Ook in de plaatsing zijn er verschillende mogelijkheden. Als men spreekt over plaatsing op het glas dan wordt het rooster rechtstreeks op het glas gemonteerd. Aan de onderkant zit een goot waarin het glas past. Wordt het rooster in de sponning van het kozijn gemonteerd, dan heeft men het over kalfplaatsing. Als bevestigingsmiddel gebruikt men dan glaslatten. Bij plaatsing op het kozijn wordt het rooster rechtstreeks op het kozijn geschroefd. Dan is er ook nog de compacte kalfplaatsing waarbij het rooster van binnenuit in het kozijn wordt gemonteerd tussen de stijl en dorpel. Op onderstaande afbeelding zie je alle vier mogelijkheden dat nog eens duidelijk geïllustreerd.

©www.duco.eu

De verschillende plaatsingsmogelijkheden (Foto: www.duco.eu)

Bediening

De eenvoudigste manier om de binnenklep te bedienen is via een klein hendeltje. Is het rooster erg hoog geplaatst dan kun je ook de bediening met de koord of stang bestellen. Er is ook centrale elektronische bediening die je kunt koppelen aan een domotica-systeem of aan een vraaggestuurd ventilatiesysteem C. 

©www.duco.eu

Wil je de klep bedienen met een hendeltje, een koord of stang of ga je voor elektronische bediening? (Foto: www.duco.eu)

Hoe schoon is de lucht in jouw huis?

Meet het met een luchtkwaliteitsmeter

Vraaggestuurd ventilatiesysteem C+ of D+

Het neusje van de zalm zijn zelfregelende raamventilatieroosters in combinatie met een ventilatiesysteem C+. C+ staat voor een natuurlijke aanvoer van verse lucht, maar een mechanische afvoer. Dit systeem werkt vraaggestuurd. Een voorbeeld is de Healthbox 3, een individueel ventilatiesysteem voor woningen en appartementen dat de hele dag door met sensoren de luchtkwaliteit op CO₂, vochtigheid en geur meet. Zolang de luchtkwaliteit goed is, wordt het ventilatieniveau niet verhoogd. Wanneer bepaalde waardes in het rood gaan, grijpt het ventilatiesysteem in. De ventilator voert dan meer vervuilde binnenlucht af en via de raamroosters wordt die binnenlucht vervangen door verse buitenlucht. Is de luchtkwaliteit opnieuw goed, dan schakelt de ventilatie automatisch terug naar zijn normaal debiet. Op die manier ventileer je altijd voldoende, maar nooit te veel.

Via de raamroosters komt de verse lucht dus binnen en kun je zelfs de lente of een regenbui ruiken. Wil je liever niet de geurtjes van buiten naar binnen halen, dan ben je beter af met een D+systeem, dat de lucht ook nog filtert. 

©www.renson.eu

De Heathbox is het hart van een ventilatiesysteem C+ dat samenwerkt met elektronisch bediende raamroosters. (Foto: www.renson.eu)

Ventilatierooster met zonnewering

Een ander bijzonder ventilatierooster is de DucoTwin 120 ZR AK(+), omdat bij type zowel natuurlijke ventilatie en zonnewering aan de buitenkant in één systeem zitten. Van buiten is dit rooster onzichtbaar, omdat het achter de gevelsteen wordt geplaatst. Bovendien is dit rooster voorzien van akoestisch dempingsmateriaal waardoor het geschikt is voor projecten met lichte of zware geluidsbelasting. In het systeem zit een screen dat ook kan dienstdoen als hor.  

©www.duco.eu

Het is mogelijk om een ventilatierooster met een zonnescherm te combineren. (Foto: www.duco.eu)

Onderhoud

Het onderhoud van raamventilatieroosters is vrij eenvoudig. Doe dit jaarlijks. Je kunt het stof uit de roosters verwijderen met een stofzuiger en er daarna de roosters nog een keertje afnemen met een sopje. Houd de scharniertjes van de roosters in de gaten. Wanneer de roosters niet meer zo gemakkelijk dicht gaan, kun je de scharniertjes smeren met siliconenspray. Siliconenspray beschermt en smeert kunststof, metaal en rubber en beschermt tegen vuil, roest en vocht. 

Lees ook: Wondermiddel: ook hier kun je WD-40 voor gebruiken!

Vraag een offerte aan voor aannemers:

▼ Volgende artikel
Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond
© M.studio - stock.adobe.com
Huis

Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

▼ Volgende artikel
Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde
© px.palette
Huis

Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Wat gaan we doen?

We geven diverse tips en tools om administratieve en andere papieren documenten efficiënt en ordelijk te digitaliseren. Dat gaat van scannen en OCR’en tot organiseren, automatiseren, back-uppen en meer.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Er bestaan ook heel wat printers met een ingebouwde scanner.

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

NAPS2 is prima opensource-scansoftware, met geïntegreerde meertalige OCR-module.

Pdf-printer

De focus van dit artikel ligt op papieren brondocumenten, maar we willen zeker ook (de gratis versie van) PDFCreator vermelden (www.pdfforge.org/pdfcreator). Je kunt deze namelijk als virtuele printer installeren om zo allerlei documenttypen om te zetten naar PDF(/A).

Start na installatie de app, open het tabblad Printer, vink PDFCreator aan en kies via de moersleutel het bestaande profiel PDF/A (archiefbestand). Bevestig met Opslaan en sluit de app. Open nu een document in een willekeurige toepassing, open het afdrukvenster en selecteer PDFCreator als printer. Een dialoogvenster opent waarin je het document meteen kunt opslaan als PDF/A-bestand (standaardversie 2b, maar dit is aanpasbaar via het uitklapmenu).

Je kunt zo’n virtuele printer ook inzetten om documenten automatisch als PDF/A op te slaan in een zelf te bepalen map. Maak hiervoor in PDFCreator op het tabblad Profielen een nieuw profiel aan (bijvoorbeeld PDF/A in map Facturen), kies bijvoorbeeld PDF/A-2b als formaat en geef tevens een specifieke opslaglocatie op. Koppel dit profiel op het tabblad Printer aan een nieuwe virtuele printer (bijvoorbeeld PDF/A-facturen). Zo maak je meerdere profielen en printers aan, waarbij elk PDF/A-bestand automatisch in een andere map terechtkomt.

Je kunt ook meerdere virtuele printers aanmaken, telkens met een aangepast profiel.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Met (het gratis) Adobe Scan kun je ook meerdere pagina’s laten OCR’en en in één pdf bewaren.

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

TagSpaces is een krachtige taggingtool, maar met een zekere leercurve.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Met het juiste filter kun je ook vanuit de Verkenner naar tags binnen pdf-documenten zoeken.

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Sneller zoeken binnen een logische mappenstructuur (en met labels).

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Organiseer je bestanden automatisch op basis van eigen, gecombineerde zoekfilters.

DMS

Met de tips rond doorzoekbaar maken, taggen en ordenen uit dit artikel, en met tools als TagSpaces en File Juggler, raak je al ver. Wil je je administratie nog professioneler organiseren, dan kom je uit bij een volwaardig Document Management System, kortweg DMS. Flexibele opensource-tools zijn bijvoorbeeld Papermerge en Paperless NGX. Beide installeer je het makkelijkst op Windows via Docker (Docker Desktop for Windows, met WSL2).

Na installatie bereik je het browserdashboard van de tool standaard via http://<ip-adres>:8000. Beide tools bieden OCR aan om gescande documenten doorzoekbaar te maken. Je documenten kunnen ook automatisch worden verwerkt op basis van eigen filters, en er zijn krachtige zoekopties ingebouwd. Beide tools kun je meteen uitproberen via een online demo (log in met demo / demo).

Een krachtig DMS als Paperless-ngx maakt het bijhouden van je administratie veel efficiënter.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Agent Ransack laat gecombineerde en krachtige filters toe en zoekt ook in metadata.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Duplicati is een betrouwbare, gebruiksvriendelijke en flexibele back-uptool.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Ook in NAPS2 kun je pdf-documenten met een wachtwoord beveiligen.