ID.nl logo
Een rookkanaal voor de houtkachel of haard, doe het meteen goed!
© Louis-Photo - stock.adobe.com
Energie

Een rookkanaal voor de houtkachel of haard, doe het meteen goed!

Je hebt ergens een houtkachel op de kop getikt die de blikvanger wordt in de woonkamer. Alleen moet je nog het rookkanaal monteren. Dit lijkt een simpel klusje, maar toch is het goed om op enkele belangrijke dingen te letten. En wat moet je precies kopen?

Een rookkanaal aansluiten op een haard of houtkachel lijkt een eenvoudig karwei. Toch worden hierbij veel vergissingen gemaakt met vervelende of zelfs erg gevaarlijke gevolgen. Op de manier uit dit artikel doe je het goed.

Lees ook: Laat je schoorsteen vegen: zo voorkom je brand!

Bedrieglijk eenvoudig

We willen je niet afschrikken, maar juist omdat het er zo bedrieglijk eenvoudig uitziet, willen we toch beginnen met een waarschuwing voordat je fluitend naar de bouwmarkt rijdt. De risico’s van een slecht geïnstalleerd rookkanaal zijn niet min. Ze variëren van erg vervelend tot ronduit levensgevaarlijk. Je zou niet de eerste zijn die de kachelpijpen omgekeerd in elkaar zet, waardoor er na enkele maanden creosoot (vloeibare roetaanslag) in de kamer vloeit en de ruimte stinkt als een haringrokerij in de Balkan.

Bij een ondeskundig geïnstalleerd rookafvoerkanaal is het ook mogelijk dat er onvoldoende trek is, waardoor je slecht of zelfs niet kunt stoken. Een onnauwkeurige installatie kan de oorzaak zijn van schade aan je woning. Het dak kan bijvoorbeeld beginnen te lekken. Bovendien breng je jezelf en je familie in gevaar. In de winter gaat in een derde van de noodoproepen bij de Nederlandse brandweer over een schouwbrand en overlijden er 5 tot 10 mensen aan koolmonoxidevergiftiging … 

©www.schiedel.com/nl

Een verzorgd aangesloten houtkachel is de eyecatcher van de kamer.

Langs binnen of langs buiten?

De eerste beslissing die je neemt, betreft de manier hoe het rookkanaal naar buiten gaat? Kies je een afvoer die verticaal binnendoor naar het dak gaat, of gaat de afvoer meteen horizontaal door de muur en wordt die dan via de buitenkant naar het dak geleid. In een bestaande schoorsteen kiest men vaak voor een flexibel roestvrijstalen rookkanaal, met de gedachte meteen van alle problemen van af te zijn. Maar in sommige gevallen is het niet zeker dat een flexibel rookgaskanaal de optimale oplossing is. En wie het rookkanaal buitenom aanlegt, sluit evenmin alle mogelijke risico’s uit. Je moet daarbij bijvoorbeeld aandacht hebben voor de geveldoorvoer en de ophangbeugels.  

©www.schiedel.com/nl

Ga je voor een verticale oplossing binnen of gaat de rookafvoer meteen naar buiten?

Het materiaal

In de volksmond noemt met de buis die rechtstreeks op de kachel is aangesloten de kachelpijp. Vaak loopt de kachelpijp vanaf de kachel naar het plafond. Alles wat op de kachelpijp wordt aangesloten en wat naar het dak gaat, wordt rookkanaal genoemd. Een kwaliteitskachelpijp wordt gemaakt van dikwandig staal. Dat materiaal gaat erg lang mee. De goedkopere uitvoering is gemaakt van blauw gegloeid materiaal. Die moet je regelmatig vervangen en die is bijvoorbeeld geschikt voor een buitenkachel. Vaak gaat deze uitvoering slechts één stookseizoen mee. Gegalvaniseerde pijpen zijn beter roestbestendig en meer geschikt voor langdurig gebruik. Roestvrijstalen (rvs) kachelpijpen staan bekend om hun hoge weerstand tegen corossie en temperatuurschommelingen. Op het vlak van opbouw onderscheiden we vier types.  

Maak je haard aan met goede kwaliteit haardhout

Sla je hout in het groot in, dat is ook nog eens voordeliger

De enkelwandige kachelpijp

Vaak installeert men een enkelwandige kachelbuis op het eerste stuk tussen de kachel en de overgang naar de volgende ruimte. Het rookkanaal bestaat dan uit één laag staal en er is dus geen extra laag isolatiemateriaal in verwerkt. Hierdoor geeft de verbranding meer warmte af in de ruimte waar de kachel zich bevindt, want je profiteert dan ook van de warmte van de rookgassen.

Het enkelwandige kanaal is iets slanker en heeft geen zichtbare bevestigingsbanden. Meestal heeft deze kachelpijp dezelfde kleur als de kachel. Met een enkelwandige kachelbuis ga je nooit door een verdieping of buitenmuur. Ook voor een buitenhaard in de tuin is een enkelwandige kachelpijp prima. 

©www.schiedel.com/nl

De enkelwandige kachelpijp geeft de warmte van de afvoergassen af in de ruimte.

Dubbelwandige kachelpijp

Een dubbelwandige kachelpijp zorgt ervoor dat de rookgassen veilig naar buiten worden geleid, terwijl het contact met brandbaar materiaal wordt geminimaliseerd. Je hoeft dus niet bang te zijn dat het dubbelwandige rookkanaal te warm wordt en brand zou veroorzaken. Tussen de buiten- en de binnenwand zit isolatie, namelijk onbrandbare keramische wol.

Zo’n dubbelwandige kachelpijp gebruik je na een dubbelwandige geveldoorvoer of een dubbelwandige dakdoorvoer. Deze constructie zorgt bovendien voor een efficiënte temperatuurregeling, waardoor de buitenste wand koeler blijft en het risico op brandgevaar vermindert. Dankzij de isolatie blijft de hogere temperatuur binnenin behouden en dat zorgt voor een meer efficiënte afvoer van rookgassen. De dubbelwandige pijp is energiezuiniger en veiliger.  

© www.schiedel.com/nl

De dubbelwandige kachelpijp is voorzien van onbrandbare isolatie.

Concentrische kachelpijpen

Voor pelletkachels bestaan er ook concentrische kachelpijpen. Het rookkanaal bestaat uit een dubbel kanaalsysteem waarbij er een kleinere pijp in de grote pijp zit. De afvoergassen worden via de kleine pijp van binnen naar buiten afgevoerd. Andersom wordt de verse lucht via de grote pijp van buiten naar binnen gezogen. Op die manier is er een gesloten systeem dat de warmte goed vasthoudt. De kachel werkt efficiënter en veiliger, want er wordt geen zuurstof uit de kamer aangezogen en de schadelijke gassen komen niet in de kamer.  

© www.schiedel.com/nl

De concentrische kachelpijp combineert twee kanalen. 

Flexibele dubbelwandige rvs kachelpijp

Bij een schoorsteenrenovatie is de dubbelwandige flexibele kachelpijp voor houtkachels populair. Deze oplossing doet dienst als een luchtdichte vervanging van het oorspronkelijke rookkanaal. Dit systeem bestaat uit roestvrij staal en heeft een hoogwaardige isolatie zonder warmtebruggen. Het systeem is schoorsteenbrandbestendig.  

© www.schiedel.com/nl

De flexibele dubbelwandige rvs kachelpijp wordt vaak gebruikt bij renovatie.

Aandachtspunten bij het plaatsen

  • Plaats de schoorsteenpijp zo verticaal mogelijk. Als je door muren of scheidingswanden gaat, gebruik dan bochten van 45°. Vermijd dus horizontale stromen en bochten van 90°.

  • Zorg dat de schoorsteenpijp minstens 3 meter lang is om te voorkomen dat verbrandingsgassen zich binnenin ophopen. 

  • Zorg voor voldoende ruimte tussen de leidingen en nabijgelegen obstakels zoals takken van bomen.

  • De buitenuitlaat steekt minstens één meter boven het hoogste deel van het dak uit. Belangrijk is de hoogte van de schoorsteen, want je wilt rookhinder voorkomen en een goede trek verkrijgen. Bovendien moet deze uitlaat voorzien zijn van een beschermdop.

  • Gebruik speciale schoorsteenkit om de voegen en naden af te dichten. Vuurvaste silicone is een sterk materiaal dat erg geschikt is. 

  • Plaats de rookkanalen in de juiste richting. Je moet een kachelpijp afwaterend monteren. Dat wil zeggen met de smalle kant naar beneden. Wanneer een kachelpijp afkoelt, kan er condens ontstaan in dit kanaal en dit kan veel roet en teer op zijn weg naar beneden meenemen. Het is de bedoeling dat deze condens in de kachel terechtkomt. Wanneer je ze verkeerd om zou monteren, zul je merken dat de condens met roet (creosoot) langs de buitenkant van de kachelpijp naar beneden druipt. Dat is smerig en het stinkt enorm.

  • Omdat een kachelpijp afwaterend gemonteerd moet worden, moet ook de pijp in de kacheluitlaat vallen.

  • De maten die op de kachelpijp staan aangegeven zijn altijd de binnenmaten. Bij een dikwandige kachelpijp van 150 mm is de binnenmaat dus 150 mm. 

🔥Leestip: Alternatieven voor de gashaard: gezelligheid zónder aardgas

De spie-kant, dat is de smalle kant van de kachelpijp, moet altijd in de richting van de kachel wijzen.

Door het dak

Bijna ieder rookkanaal moet op een bepaald punt door het dak, behalve als het gaat om een vrijstaande opstelling. Dat betekent dat je daar altijd een dubbelwandige overgang gebruikt.  Deze verbinding kun je maken met behulp van een dubbelwandig aansluitstuk of een dubbelwandig verloopstuk. Om helemaal zeker te zijn dat het rookkanaal afgestemd is op jouw bouwsituatie, win je het best advies in iemand die zijn vak kent. Voor elke type woning en voor elk dak zijn er verschillende opties. 


Vraag een offerte aan voor brandbeveiliging :

▼ Volgende artikel
Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond
© M.studio - stock.adobe.com
Huis

Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

▼ Volgende artikel
Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde
© px.palette
Huis

Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Wat gaan we doen?

We geven diverse tips en tools om administratieve en andere papieren documenten efficiënt en ordelijk te digitaliseren. Dat gaat van scannen en OCR’en tot organiseren, automatiseren, back-uppen en meer.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Er bestaan ook heel wat printers met een ingebouwde scanner.

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

NAPS2 is prima opensource-scansoftware, met geïntegreerde meertalige OCR-module.

Pdf-printer

De focus van dit artikel ligt op papieren brondocumenten, maar we willen zeker ook (de gratis versie van) PDFCreator vermelden (www.pdfforge.org/pdfcreator). Je kunt deze namelijk als virtuele printer installeren om zo allerlei documenttypen om te zetten naar PDF(/A).

Start na installatie de app, open het tabblad Printer, vink PDFCreator aan en kies via de moersleutel het bestaande profiel PDF/A (archiefbestand). Bevestig met Opslaan en sluit de app. Open nu een document in een willekeurige toepassing, open het afdrukvenster en selecteer PDFCreator als printer. Een dialoogvenster opent waarin je het document meteen kunt opslaan als PDF/A-bestand (standaardversie 2b, maar dit is aanpasbaar via het uitklapmenu).

Je kunt zo’n virtuele printer ook inzetten om documenten automatisch als PDF/A op te slaan in een zelf te bepalen map. Maak hiervoor in PDFCreator op het tabblad Profielen een nieuw profiel aan (bijvoorbeeld PDF/A in map Facturen), kies bijvoorbeeld PDF/A-2b als formaat en geef tevens een specifieke opslaglocatie op. Koppel dit profiel op het tabblad Printer aan een nieuwe virtuele printer (bijvoorbeeld PDF/A-facturen). Zo maak je meerdere profielen en printers aan, waarbij elk PDF/A-bestand automatisch in een andere map terechtkomt.

Je kunt ook meerdere virtuele printers aanmaken, telkens met een aangepast profiel.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Met (het gratis) Adobe Scan kun je ook meerdere pagina’s laten OCR’en en in één pdf bewaren.

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

TagSpaces is een krachtige taggingtool, maar met een zekere leercurve.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Met het juiste filter kun je ook vanuit de Verkenner naar tags binnen pdf-documenten zoeken.

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Sneller zoeken binnen een logische mappenstructuur (en met labels).

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Organiseer je bestanden automatisch op basis van eigen, gecombineerde zoekfilters.

DMS

Met de tips rond doorzoekbaar maken, taggen en ordenen uit dit artikel, en met tools als TagSpaces en File Juggler, raak je al ver. Wil je je administratie nog professioneler organiseren, dan kom je uit bij een volwaardig Document Management System, kortweg DMS. Flexibele opensource-tools zijn bijvoorbeeld Papermerge en Paperless NGX. Beide installeer je het makkelijkst op Windows via Docker (Docker Desktop for Windows, met WSL2).

Na installatie bereik je het browserdashboard van de tool standaard via http://<ip-adres>:8000. Beide tools bieden OCR aan om gescande documenten doorzoekbaar te maken. Je documenten kunnen ook automatisch worden verwerkt op basis van eigen filters, en er zijn krachtige zoekopties ingebouwd. Beide tools kun je meteen uitproberen via een online demo (log in met demo / demo).

Een krachtig DMS als Paperless-ngx maakt het bijhouden van je administratie veel efficiënter.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Agent Ransack laat gecombineerde en krachtige filters toe en zoekt ook in metadata.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Duplicati is een betrouwbare, gebruiksvriendelijke en flexibele back-uptool.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Ook in NAPS2 kun je pdf-documenten met een wachtwoord beveiligen.