Dat de kosten van energie behoorlijk kunnen variëren, weten we inmiddels allemaal. Maar welke apps en slimme tools kun je gebruiken om je energieverbruik inzichtelijk te maken en – nog beter – te beperken?

De afgelopen jaren hebben de meeste huishoudens de beschikking gekregen over een slimme meter. Die meter is niet alleen handig voor de energieaanbieder, maar ook voor de consument. De gegevens kun je namelijk zelf ook opvragen en gebruiken. Je hebt geen aparte apparaten nodig om de gegevens inzichtelijk te maken: een deel van de informatie is voor eindgebruikers openbaar.

Hoewel je energieleverancier en de netbeheerder meer details te zien krijgen, is er nog voldoende informatie om zelf mee aan de slag te gaan. Ga naar de website www.slimmemeterportal.nl. Deze site geeft je informatie over je persoonlijke verbruik. Klik op Inschrijven en vul de vereiste gegevens in. Bovendien geef je via inschrijving toestemming om de database met informatie over jouw slimme meter te bekijken. Die informatie wordt getoond in het dashboard. Je kunt de informatie over verschillende tijdsperioden opvragen. Zo schakel je eenvoudig tussen dag, maand en jaar. Ook kun je ervoor kiezen om het verbruik te zien in kilowattuur of gemaakte kosten. Informatie over je gasverbruik vind je in de tweede grafiek.

Meer doen met je data

Gelukkig kun je meer met je gegevens doen dan alleen bekijken in de grafieken. Zo kun je de gegevens ook exporteren als een Excel-bestand. Dat is handig als je de data op andere manieren wilt gebruiken, bijvoorbeeld om verschillende jaren met elkaar te vergelijken. Je vindt de exportknop onder elke grafiek. Aan de rechterzijde vind je meer details over het verbruik van elektriciteit en gas. De grafieken houden rekening met een eventuele dubbele meter: de gegevens worden dan apart vermeld.

Om de gegevens echt bruikbaar te maken, is het handig om de kostenindicatie te baseren op de daadwerkelijke tarieven die je betaalt. Klik op de gebruikersnaam en kies Mijn gegevens. Voer de gegevens in bij Aansluitingen en bij Tarieven. De website houdt rekening met eventuele dubbele tarieven, dus let erop dat je ze (in het geval van een dubbele meter) beide invult.

Terugleveren

Vooral dit jaar is er veel te doen rondom het terugleveren van energie door bezitters van zonnepanelen. Met de salderingsregeling kun je als huishouden zelfgeproduceerde elektriciteit terugleveren aan het elektriciteitsnet en wegstrepen tegen je eigen verbruik. Vanaf 2025 kunnen huishoudens minder salderen. De regeling wordt volledig afgeschaft in 2031. In het wetsvoorstel is vooralsnog opgenomen dat eigenaren van een zonnepaneel een vergoeding ontvangen voor de elektriciteit die zij niet kunnen salderen. De exacte regels zijn nog niet vastgesteld, maar tot 2027 moet dat minstens 80 procent van het leveringstarief zijn dat je bent overeengekomen met de energieleverancier. Hierna moet de vergoeding elke twee jaar worden vastgesteld door de minister.

Heb je zonnepanelen, dan geef je deze informatie ook op. Klik bij Teruglevering op Ja en geef de gegevens op in het vak Zonnepanelen. Geef tot slot bij Woonsituatie aan welk type woning je bewoont en in welk jaar het huis gebouwd is.

Besparen

Heb je besloten dat je energie wilt besparen? Via de website kun je deze doelstellingen ook opgeven. Ga naar de sectie SlimmemeterPortal instellingen en voer hier de doelstellingen in. Zo kun je hier opgeven hoeveel procent energie je wilt besparen ten opzichte van de huidige situatie.

Om te beoordelen of je op de goede weg zit, kun je het verbruik ook vergelijken met anderen. Kies hiervoor de tab Vergelijken en bekijk hoe het verbruik zich verhoudt ten opzichte van de omgeving of het woningtype.

Meten is weten

Een slimme meter is niet verplicht. Zo kun je ook kiezen voor een digitale meter, die geen externe verbinding heeft. Heb je een dergelijke meter en wil je toch meer inzicht in je energieverbruik, dan kun je de standen handmatig verwerken in een Excel-sheet.

Een bruikbaar sjabloon hiervoor vind je via deze pagina. De maker heeft een slim document gemaakt, waarin je je energieverbruik ook per maand kunt vergelijken op basis van het gemiddeld verbruik.

Realtime inzicht

Voordeel van de eerder besproken oplossingen is uiteraard dat je geen extra apparatuur nodig hebt. Maar wellicht heb je behoefte aan meer realtime inzicht, in plaats van het verbruik achteraf te bekijken.

Je kunt hiervoor gebruikmaken van een meetset, zoals EnergyFlip. Zo’n oplossing bestaat uit een aantal componenten. Allereerst is er een meetkastje. Hierop sluit je de slimme meter aan. Het meetkastje verzamelt de relevante gegevens en stuurt deze naar een centrale server. De gegevens worden vervolgens beschikbaar gemaakt in de bijbehorende app, waarmee je verschillende zaken kunt opzoeken. Zo zie je hoeveel elektriciteit je verbruikt, wat het actuele gasverbruik is en hoe hoog de verwachte jaarnota uitvalt. Afhankelijk van het type meetset, lees je vaak nog aanvullende gegevens. Bijvoorbeeld van hoeveel rustverbruik er sprake is.

Er zijn verschillende leveranciers van meetsets actief. Op de website www.energieverbruiksmanagers.nl vind je een overzicht van kandidaten. Houd daarbij rekening met de oplossing waarnaar je op zoek bent. Zo zijn er oplossingen die de gegevens met een vertraging tonen en oplossingen die de gegevens realtime tonen.

Aansluiten

Het in gebruik nemen van een meetset is relatief eenvoudig. Als je een slimme meter hebt, maak je gebruik van de zogeheten P1-poort van de meter. Je sluit het meetkastje (in ons geval EnergyFlip) aan op de slimme meter. Sommige sets werken ook met een ‘domme’ of analoge meter. Je bevestigt daarbij een sensor op de gas- en elektriciteitsmeter en verbindt de sensors vervolgens met het meetkastje. Prettig is dat je hiermee een traditionele meter voortaan ook op afstand kunt aflezen en ook beschikt over realtime verbruiksgegevens. Nadat je de meterkast op het meetkastje hebt aangesloten, gebruik je de bijbehorende app om de installatie af te ronden. Zorg ervoor dat je de gebruikersgegevens zo uitgebreid mogelijk invult. Alleen dan krijg je een goed beeld van het gebruik.

In het geval van EnergyFlip tik je op het tandwiel rechtsboven. Vul de gegevens in voor Woonsituatie, Jaarnota en Energiecontract. De door ons gebruikte app van EnergyFlip is opgebouwd uit een aantal informatietegels. Elke tegel toont informatie over een onderdeel van je energieverbruik; zo is er een tegel voor elektriciteit, gas en zon. Tik op een tegel voor de details, zoals het actuele verbruik per uur, dag, week of maand. Via de optie Voorgaande – zoals Voorgaande maanden – kun je data met elkaar vergelijken. Via de tegel Rustverbruik lees je hoeveel energie de apparaten in de slaapstand verbruiken. Via de tab Kosten kun je je verbruik met andere huishoudens vergelijken.

Zelf aan de slag

Lekker zelf aan de slag? Dan kun je in plaats van een kant-en-klare meetset ook kiezen voor een zelfgemaakte set. Als je nog een Raspberry Pi hebt liggen, dan kun je deze ook gebruiken om meer controle te krijgen over je energieverbruik. De Raspberry Pi leent zich namelijk goed voor ons doel: het kastje verbruikt relatief weinig stroom en de processor is krachtig genoeg om de informatie te verwerken.

In plaats van zelf de onderdelen bij elkaar te zoeken, kun je ook een starterkit in huis halen. Goed voorbeeld hiervan is de Slimme Meter Starter Kit van SOS Solutions. Zo’n kit bestaat onder meer uit een Raspberry Pi en een P1-kabel, waarmee je de slimme meter koppelt. Zo’n kabel kun je overigens ook los krijgen voor ongeveer 20 euro, handig als je al over een Raspberry Pi beschikt. Controleer altijd bij de leverancier of de kabel geschikt is voor het type slimme meter dat je in huis hebt.

De juiste software

Met de juiste software kun je de informatie uit de slimme meter ophalen en het verbruik inzichtelijk maken. Een goed voorbeeld hiervan is P1 Monitor. De maker brengt regelmatig nieuwe versies van de software uit. De bestanden zijn ingepakt in een zip-bestand. Pak het bestand uit in een aparte map en lees voor de zekerheid de Leesmij-bestanden van de maker. Hierna is het tijd om de software beschikbaar te maken voor de Raspberry Pi.

We maken hiervoor gebruik van het gratis programma USB Image Tool. Kopieer P1 Monitor vervolgens naar een geheugenkaart met behulp van USB Image Tool en plaats de geheugenkaart in de Raspberry Pi. Zorg ervoor dat de Raspberry Pi is verbonden met het thuisnetwerk (via een netwerkkabel) en sluit de eerdergenoemde P1-kabel aan via de usb-poort van de Raspberry Pi. Sluit het andere uiteinde aan op de P1-poort van de slimme meter. Sluit nu de voeding van de Raspberry Pi aan en wacht totdat het systeem is opgestart. Achterhaal vervolgens het ip-adres van de Raspberry Pi (bijvoorbeeld via het dashboard van je netwerkrouter). Open een browser en typ het ip-adres in de adresbalk. Het dashboard van P1 Monitor en de verbruiksgegevens worden zichtbaar.

Automatisering

Uiteraard kun je elektrische apparaten handmatig in- en uitschakelen voor meer controle over je energieverbruik. Het kan ook anders, met een oplossing als IFTTT (If This, Then That). Hiermee maak je triggers aan die je koppelt aan een actie. Oorspronkelijk was het gebruik van IFTTT gratis, maar nu vragen de makers een relatief bescheiden bijdrage als je er serieuzer mee aan de slag gaat. Je kunt echter eerst beginnen met de gratis variant om ervaring op te doen.

Zo kun je met IFTTT bijvoorbeeld instellen dat een slimme thermostaat automatisch inschakelt als je op weg naar huis bent, of dat de slimme verlichting automatisch uitschakelt. De meerwaarde zit in de mogelijkheid om de apparaten onderling met elkaar te verbinden en gebeurtenissen te beschrijven die een actie geven bij apparaten van verschillende leveranciers. De gebeurtenissen worden overigens door IFTTT aangeduid met ‘recepten’.

Maak eerst een account aan via Start today. In de sectie Explore lees je welke recepten beschikbaar zijn. Zoek bijvoorbeeld op Hue om alle recepten voor de slimme Hue-lampen te zien.

Voorbeeldrecept

In ons voorbeeld gebruiken we een recept voor Hue dat de lampen inschakelt als je in de buurt van je huis komt. Gebruik de zoekbalk en zoek naar Hue. Zoek nu naar een recept dat ons bij de taak helpt, bijvoorbeeld Turn on your lights when you’re near home. Klik op Connect. Afhankelijk van de gekozen taak, geef je aanvullende informatie op. Zo kan IFTTT een kaart tonen waarop je je woning aanwijst. Zo weet het systeem wanneer je in de buurt van je huis bent. Klik op Save om het recept op te slaan.

☀️ Je eigen energie opwekken?

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).