Soms is het handig om je pc of laptop te bedienen vanaf een andere computer. In dit artikel laten we zien hoe je die pc kunt bedienen vanaf Windows 10, bijvoorbeeld met Remote Desktop, VNC en TeamViewer.

In dit artikel leggen we je uit hoe je op afstand een andere computer kunt bedienen, ongeacht de Windows-versie of zelfs als deze Ubuntu of OS X draait. Dat gaan we doen met behulp van een aantal programma's, zoals Microsofts eigen Remote Desktop, maar ook VNC en TeamViewer. Daarnaast laten we je zien hoe je zelfs vanaf je smartphone en tablet gebruik kunt maken van je pc. Lees ook: Zo log je thuis in met TeamViewer.

Windows Extern bureaublad

01 Extern Bureaublad instellen

Als een Pro-editie van Windows gebruikt op de computer die je wilt gaan overnemen, is de ingebouwde oplossing Microsoft Extern Bureaublad (Remote Desktop) fijn en eenvoudig te gebruiken. Wel is het dan alleen mogelijk verbinding te maken met deze pc binnen je lokale netwerk. Je zet Extern Bureaublad als volgt op (deels afhankelijk van je besturingssysteem).

Voor Windows 7 klik je op Start, rechtsklik je op Computer en kies je Eigenschappen. Vervolgens klik je links op Instellingen voor externe verbindingen. Vink de laatste optie genaamd Alleen verbindingen toestaan met computers waarop Extern bureaublad met netwerkniveauverificatie wordt uitgevoerd (veiliger) aan, om ervoor te zorgen dat je kunt inloggen. Je eigen gebruikersaccount krijgt standaard dan toegang. Wil je dat ook andere gebruikers zich op afstand kunnen aanmelden, dan klik je op Gebruikers selecteren en daarna op Toevoegen. Typ hier de gebruikersnaam van de gebruiker, of typ Iedereen om alle gebruikers toegang te geven. Klik op OK en daarna nogmaals op OK om de wijzigingen op te slaan. Op Windows 8.1 zijn de stappen grotendeels hetzelfde. Voordat we verder kunnen, is het nodig de naam van de computer op te slaan. Hiermee weet je Windows 10-systeem straks met welke pc het verbinding moet maken. Je vindt de computernaam door weer via het startmenu de eigenschappen van Computer op te vragen. In dit venster met systeeminformatie, staat ongeveer midden in beeld de Computernaam.

Extern Bureaublad per Windows-editie

Helaas is Extern Bureaublad niet beschikbaar voor elke Windows-editie. Het is mogelijk alleen verbinding te maken met een pc als deze tenminste een Pro-editie van Windows draait, dus Windows 7 Professional, Windows 8.1 Professional of Windows 10 Pro. Met de Home-edities is het wel mogelijk om verbinding te maken met een pc die op een Pro-editie draait, maar het is dus niet mogelijk om op een pc met een Windows Home-editie op afstand je aan te melden. Daarvoor kun je beter aan de slag met TeamViewer op Windows.

02 Aanmelden

Om nu verbinding te maken met de computer waarop je Extern Bureaublad hebt ingeschakeld, zorg je ervoor dat deze computer aan staat. Vervolgens ga je op je Windows 10-systeem naar Start en open je het programma Verbinding met extern bureaublad. Bij Computernaam vul je de naam in die je zojuist gevonden hebt op je andere systeem. Klik op Verbinden. Windows vraagt nu om je referenties, oftewel je gebruikersnaam en wachtwoord. Klik op Ander account gebruiken en vul de inloggegevens in. Vink de optie Mijn referenties onthouden aan om deze niet steeds te hoeven invullen en klik op OK. Er verschijnt nu een waarschuwing, deze kun je negeren, vink even Mij niet meer vragen voor verbindingen met deze computer aan en klik op Ja. Er wordt verbinding gemaakt en het bureaublad van de andere computer verschijnt. Om de sessie te sluiten, klik je bovenaan in de blauwe balk op het kruisje.

©PXimport

02 Je kunt met Extern bureaublad eenvoudig verbinding maken met alleen de naam van de computer.

03 Optimale instellingen

Als je de kwaliteit van de verbinding wilt instellen, klik je op Opties weergeven voordat je je aanmeldt. Vervolgens ga je naar het tabblad Gebruikerservaring om de kwaliteit en de prestaties in te stellen. Standaard probeert Windows zelf de optimale ervaring te bepalen, maar je kunt daar vanaf wijken. Klik op Automatisch de verbindingskwaliteit detecteren en kies voor bijvoorbeeld LAN (10 Mbps of sneller) wat al snel het geval zal zijn op een lokaal netwerk met een goede kwaliteit router. Heb je juist wat problemen met je verbinding, dan kun je ook een minder hoge snelheid uit de lijst selecteren.

04 Toegang vanaf mobiel

Om de computer waarop je Extern bureaublad hebt ingeschakeld te kunnen benaderen via een smartphone of tablet, ga je aan de slag met de mobiele apps. Je hebt als eerste het IP-adres nodig van de computer. Het lukte ons niet om te verbinden met alleen de pc-naam. Het IP-adres van de pc waarop je wilt inloggen, vind je door Opdrachtprompt te openen en het commando ipconfig in te vullen. Vervolgens staat in de lijst het IPv4-adres. Voor Android vind je je de officiële app van Microsoft hier en voor iOS kun je deze hier downloaden.

05 Apps gebruiken

Nadat je de app geïnstalleerd hebt, klik je op het plusje rechtsboven en kies je voor Pc of server toevoegen (Desktop op Android). Voer nu het IP-adres van de pc in. Je kunt eventueel bij Gebruikersnaam tikken om alvast de gebruikersnaam en wachtwoord toe te voegen. Heb je dat eenmaal gedaan, dan tik je op Opslaan (Save). Tik nu op de pc met het IP-adres om de verbinding te starten. Vul eventueel de gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op Gereed. Er verschijnt een melding over het certificaat. Zet de schakelaar om bij Niet meer vragen om verbinding met deze computer (Don't ask me again for connections to this computer) en tik op Accepteren (Connect). Het bureaublad verschijnt nu. Met je vinger beweeg je de muis, een tik is een klik, een tik met twee vingers is gelijk aan een klik met de rechtermuisknop.

©PXimport

05 In de app vul je bij Pc-naam het IP-adres in, bij Gebruikersnaam je inloggegevens en daarna tik je op Opslaan.

TeamViewer

06 TeamViewer installeren

TeamViewer heeft als voordeel dat het ook werkt voor OS X en Linux en niet alleen op Windows. Bovendien is TeamViewer beter geschikt voor als je vanaf buiten je netwerk verbinding wilt leggen met een pc. Je downloadt TeamViewer vanaf de website. Klik op de groene knop genaamd Volledige versie - Het is gratis! en voer het gedownloade bestand uit. De eerste keer installeren we TeamViewer op Windows 10 op de pc vanaf waar we de andere computers gaan bedienen. Klik hier op Installeren bovenaan bij de radioknoppen, kies hoe TeamViewer gebruikt wordt en klik daarna op Accepteren - Voltooien. Klik rechts op Registreren en vul je naam, gebruikersnaam en wachtwoord in. Na de installatie opent TeamViewer zich direct. Er verschijnt een welkomstscherm dat je even door kunt lezen, waarna je op Sluiten kunt klikken. Registreren zorgt ervoor dat je eenvoudiger toegang hebt tot je eigen pc's. Klik op Volgende. Vul een herkenbare computernaam in en voer een wachtwoord in dat je moet opgeven om verbinding te kunnen maken met dit apparaat. Klik op Volgende / Voltooien.

07 TeamViewer opzetten

Op de pc waarmee je verbinding wilt maken, download je opnieuw TeamViewer vanaf www.teamviewer.com. In dit geval maken wij verbinding met OS X, dus downloaden we de software voor dit besturingssysteem. Open het dmg-bestand en start de installatie. Klik op Ga door en daarna nogmaals, gevolgd door Akkoord en Installeer. Voer je wachtwoord in om door te gaan. De opstartwizard verschijnt. Klik op Doorgaan. Voer een wachtwoord in om de computer mee te beschermen voor TeamViewer en klik opnieuw op Doorgaan / Voltooien. TeamViewer opent zich nu. Vul rechts je gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op Aanmelden. Om te verbinden, klik je links op Apparaat aan een account toewijzen en daarna op Toewijzen. Klik daarna op Eenvoudige toegang verlenen. Om te verbinden, open je TeamViewer op Windows 10 en klik je op de pc waarmee je wilt verbinden bij Mijn computers.

©PXimport

07 Links zie je bij Uw ID en Wachtwoord gegevens die je kunt gebruiken om zonder account in te loggen. Houd deze gegevens geheim.

08 TeamViewer-tips

Tijdens je TeamViewer-sessie bevindt zich bovenaan in de balk een aantal opties om de software mee te bedienen en het gebruik ervan eenvoudiger te maken. Bij Acties heb je de mogelijkheid om het systeem op afstand te vergrendelen en om de toetscombinatie Ctrl+Alt+Delete uit te voeren op de computer op afstand. Dat werkt ook voor OS X, waar dan het venster verschijnt om programma's geforceerd te stoppen. Bij Beeld kun je de kwaliteit en snelheid aanpassen. Kies voor Snelheid optimaliseren of Kwaliteit optimaliseren, afhankelijk van wat je het belangrijkste vindt.

Bij Bestanden en extra's kun je bestanden uitwisselen tussen de pc's. Kies daarvoor voor Bestandsoverdracht openen. In het venster dat zich nu opent, zie je links de lokale computer en rechts de pc op afstand. Het is mogelijk bestanden van de ene naar de andere pc te slepen. Het is verder mogelijk om verbinding te maken vanaf iOS en Android, door de apps op je mobiele apparaat binnen te halen uit de betreffende app-store. Als je eenmaal bent aangemeld, gaat verbinden op dezelfde manier als vanaf de computer.

©PXimport

08 Bovenin bevindt zich een aantal handige knoppen om bestanden en tekst uit te wisselen tussen de pc's.

VNC

09 VNC configureren op Ubuntu

Hoewel TeamViewer ook werkt voor Linux, is VNC toch meer de standaard voor Linux-systemen. Het is altijd al aanwezig op Ubuntu-systemen, zodat je zo'n systeem gemakkelijk beschikbaar maakt om vanaf andere computers te bereiken. VNC is opensource, wat gebruikers van Linux fijn zullen vinden. Wij gebruiken voor deze uitleg Ubuntu 15.10, de recentste versie van Ubuntu, maar de stappen zouden ook moeten werken met versie 14.04. In Ubuntu klik in de Unity-balk links op de Ubuntu-knop (de bovenste knop) en open je het programma Werkomgeving delen door daarop te zoeken. Open het programma en vink de optie aan Andere gebruikers toestaan uw bureaublad te bekijken. Laat de overige opties zoals ze zijn, behalve de optie U dient toestemming te geven voordat toegang wordt verleend, die je uit kunt vinken. Klik op Sluiten, want er is hier nu genoeg geconfigureerd.

©PXimport

09 Zorg ervoor dat de instellingen met dit venster in Ubuntu overeenkomen.

10 VNC voor Windows

Om VNC geschikt te maken voor Windows, moet je nog wat kleine dingetjes doen. Als eerste moet je het IP-adres van de Ubuntu-machine weten. Dit kun je vinden door rechtsboven in de menubalk van Ubuntu te kiezen voor het internetpictogram, dat zich naast het geluid bevindt. Klik erop en kies voor Verbindingsinformatie. In het venster dat zich nu opent, zie je bij de tekst IP-adres het IP-adres dat je straks nodig hebt om verbinding te maken. Het is nu nodig om een terminal te openen, dat doe je door weer op de Ubuntu-knop te klikken en te zoeken op Terminalvenster en op Enter te drukken.

Voer het volgende commando in: sudo apt-get install dconf-tools. Druk op J als gevraagd wordt om de installatie voort te zetten en daarna op Enter. Na de installatie voer je het commando dconf-editor in en druk je op Enter. Er opent zich een nieuw venster, enigszins vergelijkbaar met de register-editor op Windows. Blader naar de volgende sleutel: org / gnome / desktop / remote-access. Klik rechts bij require-encryption op het selectievakje zodat dit niet langer ingeschakeld is. Sluit het venster daarna om de wijzigingen direct actief te maken.

©PXimport

10 Zorg ervoor dat require-encryption niet is aangevinkt, anders kun je geen verbinding maken vanaf Windows.

11 Aan de slag met VNC

Om vanaf Windows verbinding te maken met Ubuntu, download je het programma TightVNC hier. Klik op Installer for Windows (64-bit) (of natuurlijk 32-bit indien Windows in 32 bit geïnstalleerd is). Voer het gedownloade bestand uit en klik op Next, ga akkoord met de licentievoorwaarden en klik op Next. Kies nu voor Custom en selecteer op het volgende scherm de optie TightVNC Server. Klik op de harde schijf met het pijltje ernaast en kies voor Entire feature will be unavailable. Klik daarna op Next / Next /Install. De standaardinstellingen zijn verder prima in orde. Tot slot kun je op Finish klikken.

Open TightVNC Viewer en vul bij Remote Host het IP-adres van je Ubuntu-pc in dat je in de vorige stap hebt gevonden. Klik daarna op Connect om de verbinding op te zetten. Eenmaal verbonden, bevinden zich bovenin een aantal knoppen. Hiermee kun je bijvoorbeeld de sessie opslaan om later eenvoudig opnieuw verbinding te maken. Met de knop ernaast kun je de verbindingsopties configureren, waarbij het bijvoorbeeld mogelijk is om de kwaliteit in te stellen, door Set custom compression level aan te vinken en de slider naar best te verplaatsen voor een optimale kwaliteit. Het is bovendien mogelijk om een 'Ctrl+Alt+Delete-opdracht' naar de machine sturen, door op de knop naast de Windows 98-vlag te klikken.

©PXimport

11 Met de knoppen bovenaan kun je de instellingen aanpassen.

12 Extern bureaublad en Ubuntu

Er is nog een andere manier om vanaf Windows contact te leggen met een computer waarop Ubuntu draait. Je kunt namelijk verbinding leggen via de standaard Windows-mogelijkheid Extern bureaublad. Echter werkt Unity, de standaarddesktopomgeving van Ubuntu, daar niet mee. Als je dus graag Extern bureaublad in Windows wilt gebruiken, is het nodig iets anders te installeren in Ubuntu dan Unity, bijvoorbeeld xfce4. Je kunt xfce4 en xrdp, de software nodig voor Extern bureaublad, in één keer installeren door het commando sudo apt-get install xfce4 xrdp in een terminal in te voeren. Druk op J als daarom gevraagd wordt en daarna op Enter. Voer achteraf het commando echo xfce4-session >~/.xsession nog even uit om ervoor te zorgen dat xfce4 wordt gebruikt door Extern bureaublad.

Herstart xrdp daarna door sudo service xrdp restart in te typen, op Enter te drukken en je wachtwoord van Ubuntu in te vullen. Nu kun je op Windows het programma Verbinding maken met Extern bureaublad openen. Vul daar het IP-adres van je Ubuntu-machine in en klik op Verbinden. Klik op Mij niet meer vragen voor verbinding met deze computer en kies voor Ja. Vul je gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op OK. Bij ons werd daarna nog een keer om het wachtwoord gevraagd. Kies daarna voor Default config in Xfce4 en je bent verbonden met de Ubuntu-pc op afstand.

Lange documenten in Word voorzie je natuurlijk van paginanummers. Maar wat als je project begint met een voorblad en een inhoudsopgave? Dan wil je de paginanummering misschien pas later laten starten, bijvoorbeeld bij het eerste hoofdstuk. Gelukkig kun je zelf bepalen vanaf welke pagina de nummering begint en hoe die wordt weergegeven.

Stap 1: Sectie-einde

Stel dat je de paginanummering pas op pagina vier wilt laten beginnen. Plaats dan de cursor aan het einde van de tekst op de derde pagina. Ga naar het tabblad Indeling, klik op Eindemarkeringen en kies onder Sectie-einden de optie Volgende pagina. Zo voeg je een sectie-einde toe tussen pagina drie en vier.

Stap 2: Ontkoppel de sectie

Klik in de kop- of voettekst van pagina vier. Je ziet nu het label Koptekst (Sectie 2) of Voettekst (Sectie 2) verschijnen. Zodra je dit doet, opent automatisch het tabblad Koptekst en voettekst. Klik op Aan vorige koppelen in de groep Navigatie om de kop- en voettekst van deze sectie los te koppelen van de vorige. Zo voorkom je dat de paginanummers ook op de eerste drie pagina’s verschijnen.

Stap 3: Nummering plaatsen

Plaats de cursor opnieuw in de kop- of voettekst van pagina vier waar je de nummering wilt starten. Ga naar Paginanummer, kies waar je het nummer wilt tonen (bovenaan of onderaan) en kies een stijl. Je ziet nu waarschijnlijk dat pagina vier het cijfer 4 krijgt. Dat wil je aanpassen. Klik opnieuw op Paginanummer en kies Opmaak paginanummers. Selecteer hier Beginnen bij en vul het gewenste startnummer in – in dit voorbeeld: 1. Klik op OK. Nu begint de nummering pas op pagina vier, met het cijfer 1.

De eerste drie pagina’s hebben nu geen nummering. Als je die drie pagina’s door middel van Romeinse cijfers wilt nummeren, dan ga je terug naar de allereerste pagina en weer klik je op Paginanummer. Je beslist of de nummering boven- of onderaan de pagina moet komen. In het pop-up venster Opmaakpaginanummers selecteer je bovenaan de Romeinse stijl en in het vak Beginnen bij selecteer je 1.

Vroeg of laat moet je bepaalde informatie digitaal delen. Denk aan contracten, medische gegevens of vertrouwelijke rapporten. Dat is vaak ook precies het moment waarop het mis kan gaan. Eén foutieve klik en je bestand belandt in verkeerde handen. Gelukkig zijn er slimme en relatief eenvoudige manieren om het risico te beperken, zonder paranoïde toestanden.

Lees ook: 20 tips om je online privacy te waarborgen

Om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie terechtkomt bij onbevoegden, gebruik je bij voorkeur een combinatie van beveiligingsmaatregelen. Versleutel je bestanden vóór verzending, gebruik wachtwoorden of toegangsrechten en kies voor veilige overdrachtsdiensten in plaats van standaardmail. Beperk daarnaast de toegang tot enkel de juiste personen of groepen. Zo houd je je data echt privé, ook na verzending. 

Metadata verwijderen

Welke versie van Windows je ook gebruikt: als je gevoelige bestanden deelt, is het verstandig om eerst de metadata te wissen. Wanneer je een bestand aanmaakt, slaat het systeem automatisch extra gegevens op, zoals de naam van de auteur, de datum van de laatste wijziging, de computernaam en meer. Deze metadata kunnen onbedoeld gevoelige informatie prijsgeven.

Gelukkig kun je deze metadata in Windows Verkenner eenvoudig verwijderen. Navigeer naar het bestand dat je wilt delen. Klik er met de rechtermuisknop op en kies Eigenschappen. Of gebruik de toetscombinatie Alt+Enter. Ga naar het tabblad Details. Klik onderaan op Eigenschappen en persoonlijke gegevens verwijderen. Hier kun je ook de optie Maak een kopie waarbij alle mogelijke eigenschappen zijn verwijderd selecteren. Bevestig met OK. Hierdoor ontvang je een kopie van het bestand zonder de metadata.

➡️7-Zip

Installeren

Ben je van plan om een bestand via internet te versturen? Dan is versleuteling een slimme zet. Door een bestand te versleutelen, voorkom je dat onbevoegden toegang krijgen tot de inhoud, zelfs als ze dat per ongeluk in handen krijgen. Hoewel Windows 11 zelf versleutelingsopties biedt, zijn die alleen bedoeld voor lokale opslag en dus niet geschikt voor bestanden die je wilt delen. Gebruik daarom een externe tool zoals 7-Zip, een gratis, opensource-programma dat uitstekend werkt voor veilige compressie én encryptie.

7-Zip installeer je via de Opdrachtprompt: Open het Startmenu en zoek naar Opdrachtprompt. Klik met de rechtermuisknop op het resultaat en kies Als administrator uitvoeren. Typ de volgende opdracht en druk op Enter: winget install --id 7zip.7zip.

De tool wordt automatisch gedownload en geïnstalleerd. Zodra 7-Zip klaarstaat, kun je je bestand inpakken in een met een wachtwoord beveiligd archief (7z of zip) met sterke AES-256-encryptie. Op die manier kun je het bestand veilig versturen, bijvoorbeeld via e-mail of een cloudservice, mits je het wachtwoord apart en veilig deelt.

Versleutelen

Om 7-Zip te starten, zoek je via Startmenu naar 7-Zip File Manager. Open de app en navigeer naar het bestand dat je wilt beveiligen. Selecteer dat en klik op de groene knop Toevoegen. Onderaan, in het gedeelte Versleuteling, vul je een wachtwoord in om het bestand te beveiligen. Typ het wachtwoord twee keer ter bevestiging.

Je kunt ervoor kiezen om het wachtwoord zichtbaar te maken, zodat je zeker weet dat je geen typfouten maakt. Daarnaast kun je ook de bestandsnaam versleutelen. Dat zorgt ervoor dat zelfs de naam van het bestand niet meer herkenbaar is, wat de inhoud extra goed afschermt voor nieuwsgierige ogen. Het resultaat is een versleuteld archiefbestand - een soort digitale container - dat alleen geopend kan worden met het ingestelde wachtwoord.

Standaard blijft het originele, niet-versleutelde bestand behouden. Wil je dat automatisch laten verwijderen? Vink dan in het venster Toevoegen aan archief de optie Bestanden na inpakken verwijderen aan. Zo blijft enkel de beveiligde versie over.

Versleutelen en splitsen

Wil je nog een extra beveiligingslaag toevoegen? Dan kun je het bestand niet alleen versleutelen met 7-Zip, maar ook opsplitsen in meerdere delen. Vervolgens kun je elk deel apart versturen, eventueel zelfs op verschillende momenten of via verschillende kanalen.

Open opnieuw 7-Zip en voeg het bestand toe dat je op deze manier wilt beveiligen. Stel een encryptiewachtwoord in en bevestig dat. In het veld Opsplitsen in volumes, bytes kies je de gewenste bestandsgrootte per deel. Dit is vooral handig voor grote bestanden. Stel dat het originele bestand 40 MB groot is. Als je 10 MB opgeeft, maakt 7-Zip er automatisch vier gelabelde delen van.

Voor maximale veiligheid kun je elk deel via een andere dienst of e-mailaccount verzenden. De ontvanger selecteert alle delen in 7-Zip (houd hiervoor de Ctrl-toets ingedrukt tijdens het aanklikken) en kiest daarna Uitpakken. Zodra het juiste wachtwoord wordt ingevoerd, worden de delen automatisch samengevoegd en ontsleuteld.

➡️OneDrive

Machtigingen

Met OneDrive stel je eenvoudig machtigingenin waarmee je bepaalt wie er toegang krijgt tot het bestand dat je eerder met 7-Zip hebt versleuteld. Het delen kun je op elk moment weer stopzetten. Open OneDrive via verkenner en navigeer naar de map waarin de versleutelde container staat. Klik met de rechtermuisknop op het bestand en kies voor Delen.

In het pop-upvenster voer je het e-mailadres in van de persoon met wie je het bestand wilt delen. Je kunt ook meerdere e-mailadressen of een mailgroep invoeren. Klik vervolgens op het potloodicoon om aan te geven of de ontvanger het bestand mag Bewerken of Alleen mag bekijken. Ben je klaar? Klik dan op Verzenden. De ontvanger krijgt een e-mail met een link om het bestand te downloaden.

➡️Outlook

E-mailversleuteling

Heb je een Microsoft 365-abonnement? Dan kun je gebruikmaken van de ingebouwde versleutelfunctie in Outlook om je e-mails en bijlagen extra te beveiligen.

Open de Outlook-app en klik op Nieuwe e-mail om een nieuw bericht op te stellen.Ga eventueel naar het tabblad Invoegen en kies Bestand bijvoegen.Selecteer via Op deze computer zoeken het gewenste bestand en klik op Openen.

Daarnaga je naar het tabblad Opties bovenaan het Lint.Klik op de knop Versleutelen. Je kunt hier ook kiezen uit verschillende beveiligingsniveaus.Maak je bericht af zoals gewoonlijk en klik op Verzenden.De e-mail wordt nu automatisch versleuteld verstuurd. De inhoud is onderweg beschermd en kan alleen worden geopend door de bedoelde ontvanger.

Beveiligingsopties

Onder de knop Versleuteling zie je drie opties als je een Microsoft 365 Family- of Personal-abonnement gebruikt. De eerste optie is Niet doorsturen. Hierdoor blijft je bericht versleuteld binnen Microsoft 365 en kan de ontvanger het niet kopiëren of naar anderen doorsturen. Kies je Versleutelen, dan kunnen ontvangers met een Outlook.com- of Microsoft 365-account de bijlagen downloaden vanuit Outlook.com of de mobiele Outlook-app.

Wie een andere e-mailclient gebruikt, zoals Gmail, Thunderbird of Apple Mail, ontvangt een bericht dat er een Microsoft Office 365-versleutelde e-mail op hem wacht. Als de ontvanger op de link Bericht lezen klikt, dan schakelt hij naar het Microsoft 365 Portal voor berichtversleuteling en daar moet hij zich aanmelden met een eenmalige wachtwoordcode. Die code ontvangt hij in zijn e-mailclient en daarmee kan hij dan het bericht op de portal openen.

De derde optie is Geen machtiging ingesteld en daarmee verwijder je eerdere machtigingen. De versleutelfunctie in Outlook is ideaal voor wie snel en zonder technische omwegen gevoelige informatie wil delen binnen een professionele context. Je hoeft geen extra tools te installeren.

➡️Gmail

Vertrouwelijke modus

De extra beveiliging in Gmail heet Vertrouwelijke modus. Hiermee versleutel je je berichten, zodat alleen de bedoelde ontvanger ze kan lezen, zelfs als iemand anders toegang krijgt tot diens mailbox. Klik op Opstellen om een nieuw bericht te maken. Vul het e-mailadres van de ontvanger in, kies een onderwerp en typ je bericht. Voor je op Verzenden klikt, activeer je de extra beveiliging. Onderaan het berichtvenster zie je een aantal grijze knoppen. Helemaal rechts staat een pictogram van een slot met een wijzerplaat. Klik daarop om de Vertrouwelijke modus in te schakelen.

Gebruik je de mobiele app? Tik dan op de drie puntjes rechtsboven en kies daar het slotje. Ontvangers kunnen deze mail vervolgens niet doorsturen, kopiëren, afdrukken of downloaden. Er verschijnt ook een pop-upvenster waarin je de vervaltijd van het bericht instelt. Je kunt kiezen uit: 1 dag, 1 week, 1 maand, 3 maanden of 5 jaar. Na afloop van de gekozen periode verdwijnt het bericht automatisch uit de postbus.

Sms-beveiliging

In hetzelfde pop-upvenster kun je een extra beveiligingslaag toevoegen via de optie Toegangscode vereisen. Vink hier de optie Sms-toegangscode aan. De ontvanger kan het bericht dan pas lezen nadat hij of zij een code invoert die via sms op de mobiele telefoon wordt bezorgd. Hiermee voeg je een tweede beveiligingsfactor toe, wat het voor een indringer vrijwel onmogelijk maakt om toegang te krijgen. Die moet immers niet alleen de mailbox, maar ook de sms-berichten van de ontvanger onderscheppen. Dat is een bijzonder lastige combinatie.

Klik op Opslaan en vervolgens op Verzenden. Op dit moment kun je eventueel nog de vervaltijd van het bericht aanpassen. Dan verschijnt er nu een tweede pop-upvenster waarin je het telefoonnummer van de ontvanger moet invoeren. Klik opnieuw op Verzenden. De ontvanger krijgt vervolgens een e-mail met daarin een knop om het vertrouwelijke bericht in de browser te openen. Is sms-verificatie ingeschakeld? Dan ziet de ontvanger ter bevestiging de laatste twee cijfers van zijn of haar gsm-nummer. Na een klik op Send passcode wordt de toegangscode per sms verstuurd.

Lees ook: 20 (écht) onmisbare tips voor Gmail

Documenten ondertekenen op je iPhone? Zo maak je een handtekening aan

➡️Proton Mail

Zwitserse veiligheid

De grote mailproviders maken er geen geheim van dat ze het e-mailverkeer scannen. Volgens eigen zeggen doen ze dat om hun dienstverlening te verbeteren. Daarbij richten ze zich vooral op de metadata van berichten: wie met wie communiceert, wanneer en hoe vaak. Ben je op je privacy gesteld, dan geeft dit idee een onbehaaglijk gevoel, zeker wanneer het om vertrouwelijke informatie gaat.

In dat geval kun je overstappen naar een ultraveilige aanbieder zoals Proton Mail (https://proton.me), een dienst die privacy centraal stelt. De servers staan in Zwitserland, waardoor de dienst onderworpen is aan een van de strengste privacywetgevingen ter wereld. Proton Mail werkt standaard met end-to-end-encryptie. Bij gewone e-mails is de verbinding tussen jou en de server meestal wel versleuteld met TLS (Transport Layer Security), maar de e-mail zelf wordt op de server in leesbare vorm opgeslagen.

End-to-end-encryptie (E2EE) bij e-mail betekent dat alleen de afzender en de beoogde ontvanger de inhoud van het bericht kunnen lezen. Zelfs de e-maildienst zelf kan niet zien wat er in de e-mail staat, omdat de versleuteling pas wordt verwijderd op het toestel van de ontvanger.

De gratis versie, Proton Free, biedt dezelfde sterke beveiliging als de betaalde formules, maar met enkele beperkingen. Je beschikt over één e-mailadres en 1 GB e-mailopslag. Daar staat tegenover dat je volledig reclamevrij werkt, niet gevolgd wordt en je berichten niet worden geanalyseerd of gelogd. Wie meer nodig heeft, kan upgraden naar een betaald abonnement, zoals Mail Plus (3,99 euro per maand bij jaarlijkse betaling).