Soms is het handig om je pc of laptop te bedienen vanaf een andere computer. In dit artikel laten we zien hoe je die pc kunt bedienen vanaf Windows 10, bijvoorbeeld met Remote Desktop, VNC en TeamViewer.

In dit artikel leggen we je uit hoe je op afstand een andere computer kunt bedienen, ongeacht de Windows-versie of zelfs als deze Ubuntu of OS X draait. Dat gaan we doen met behulp van een aantal programma's, zoals Microsofts eigen Remote Desktop, maar ook VNC en TeamViewer. Daarnaast laten we je zien hoe je zelfs vanaf je smartphone en tablet gebruik kunt maken van je pc. Lees ook: Zo log je thuis in met TeamViewer.

Windows Extern bureaublad

01 Extern Bureaublad instellen

Als een Pro-editie van Windows gebruikt op de computer die je wilt gaan overnemen, is de ingebouwde oplossing Microsoft Extern Bureaublad (Remote Desktop) fijn en eenvoudig te gebruiken. Wel is het dan alleen mogelijk verbinding te maken met deze pc binnen je lokale netwerk. Je zet Extern Bureaublad als volgt op (deels afhankelijk van je besturingssysteem).

Voor Windows 7 klik je op Start, rechtsklik je op Computer en kies je Eigenschappen. Vervolgens klik je links op Instellingen voor externe verbindingen. Vink de laatste optie genaamd Alleen verbindingen toestaan met computers waarop Extern bureaublad met netwerkniveauverificatie wordt uitgevoerd (veiliger) aan, om ervoor te zorgen dat je kunt inloggen. Je eigen gebruikersaccount krijgt standaard dan toegang. Wil je dat ook andere gebruikers zich op afstand kunnen aanmelden, dan klik je op Gebruikers selecteren en daarna op Toevoegen. Typ hier de gebruikersnaam van de gebruiker, of typ Iedereen om alle gebruikers toegang te geven. Klik op OK en daarna nogmaals op OK om de wijzigingen op te slaan. Op Windows 8.1 zijn de stappen grotendeels hetzelfde. Voordat we verder kunnen, is het nodig de naam van de computer op te slaan. Hiermee weet je Windows 10-systeem straks met welke pc het verbinding moet maken. Je vindt de computernaam door weer via het startmenu de eigenschappen van Computer op te vragen. In dit venster met systeeminformatie, staat ongeveer midden in beeld de Computernaam.

Extern Bureaublad per Windows-editie

Helaas is Extern Bureaublad niet beschikbaar voor elke Windows-editie. Het is mogelijk alleen verbinding te maken met een pc als deze tenminste een Pro-editie van Windows draait, dus Windows 7 Professional, Windows 8.1 Professional of Windows 10 Pro. Met de Home-edities is het wel mogelijk om verbinding te maken met een pc die op een Pro-editie draait, maar het is dus niet mogelijk om op een pc met een Windows Home-editie op afstand je aan te melden. Daarvoor kun je beter aan de slag met TeamViewer op Windows.

02 Aanmelden

Om nu verbinding te maken met de computer waarop je Extern Bureaublad hebt ingeschakeld, zorg je ervoor dat deze computer aan staat. Vervolgens ga je op je Windows 10-systeem naar Start en open je het programma Verbinding met extern bureaublad. Bij Computernaam vul je de naam in die je zojuist gevonden hebt op je andere systeem. Klik op Verbinden. Windows vraagt nu om je referenties, oftewel je gebruikersnaam en wachtwoord. Klik op Ander account gebruiken en vul de inloggegevens in. Vink de optie Mijn referenties onthouden aan om deze niet steeds te hoeven invullen en klik op OK. Er verschijnt nu een waarschuwing, deze kun je negeren, vink even Mij niet meer vragen voor verbindingen met deze computer aan en klik op Ja. Er wordt verbinding gemaakt en het bureaublad van de andere computer verschijnt. Om de sessie te sluiten, klik je bovenaan in de blauwe balk op het kruisje.

©PXimport

02 Je kunt met Extern bureaublad eenvoudig verbinding maken met alleen de naam van de computer.

03 Optimale instellingen

Als je de kwaliteit van de verbinding wilt instellen, klik je op Opties weergeven voordat je je aanmeldt. Vervolgens ga je naar het tabblad Gebruikerservaring om de kwaliteit en de prestaties in te stellen. Standaard probeert Windows zelf de optimale ervaring te bepalen, maar je kunt daar vanaf wijken. Klik op Automatisch de verbindingskwaliteit detecteren en kies voor bijvoorbeeld LAN (10 Mbps of sneller) wat al snel het geval zal zijn op een lokaal netwerk met een goede kwaliteit router. Heb je juist wat problemen met je verbinding, dan kun je ook een minder hoge snelheid uit de lijst selecteren.

04 Toegang vanaf mobiel

Om de computer waarop je Extern bureaublad hebt ingeschakeld te kunnen benaderen via een smartphone of tablet, ga je aan de slag met de mobiele apps. Je hebt als eerste het IP-adres nodig van de computer. Het lukte ons niet om te verbinden met alleen de pc-naam. Het IP-adres van de pc waarop je wilt inloggen, vind je door Opdrachtprompt te openen en het commando ipconfig in te vullen. Vervolgens staat in de lijst het IPv4-adres. Voor Android vind je je de officiële app van Microsoft hier en voor iOS kun je deze hier downloaden.

05 Apps gebruiken

Nadat je de app geïnstalleerd hebt, klik je op het plusje rechtsboven en kies je voor Pc of server toevoegen (Desktop op Android). Voer nu het IP-adres van de pc in. Je kunt eventueel bij Gebruikersnaam tikken om alvast de gebruikersnaam en wachtwoord toe te voegen. Heb je dat eenmaal gedaan, dan tik je op Opslaan (Save). Tik nu op de pc met het IP-adres om de verbinding te starten. Vul eventueel de gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op Gereed. Er verschijnt een melding over het certificaat. Zet de schakelaar om bij Niet meer vragen om verbinding met deze computer (Don't ask me again for connections to this computer) en tik op Accepteren (Connect). Het bureaublad verschijnt nu. Met je vinger beweeg je de muis, een tik is een klik, een tik met twee vingers is gelijk aan een klik met de rechtermuisknop.

©PXimport

05 In de app vul je bij Pc-naam het IP-adres in, bij Gebruikersnaam je inloggegevens en daarna tik je op Opslaan.

TeamViewer

06 TeamViewer installeren

TeamViewer heeft als voordeel dat het ook werkt voor OS X en Linux en niet alleen op Windows. Bovendien is TeamViewer beter geschikt voor als je vanaf buiten je netwerk verbinding wilt leggen met een pc. Je downloadt TeamViewer vanaf de website. Klik op de groene knop genaamd Volledige versie - Het is gratis! en voer het gedownloade bestand uit. De eerste keer installeren we TeamViewer op Windows 10 op de pc vanaf waar we de andere computers gaan bedienen. Klik hier op Installeren bovenaan bij de radioknoppen, kies hoe TeamViewer gebruikt wordt en klik daarna op Accepteren - Voltooien. Klik rechts op Registreren en vul je naam, gebruikersnaam en wachtwoord in. Na de installatie opent TeamViewer zich direct. Er verschijnt een welkomstscherm dat je even door kunt lezen, waarna je op Sluiten kunt klikken. Registreren zorgt ervoor dat je eenvoudiger toegang hebt tot je eigen pc's. Klik op Volgende. Vul een herkenbare computernaam in en voer een wachtwoord in dat je moet opgeven om verbinding te kunnen maken met dit apparaat. Klik op Volgende / Voltooien.

07 TeamViewer opzetten

Op de pc waarmee je verbinding wilt maken, download je opnieuw TeamViewer vanaf www.teamviewer.com. In dit geval maken wij verbinding met OS X, dus downloaden we de software voor dit besturingssysteem. Open het dmg-bestand en start de installatie. Klik op Ga door en daarna nogmaals, gevolgd door Akkoord en Installeer. Voer je wachtwoord in om door te gaan. De opstartwizard verschijnt. Klik op Doorgaan. Voer een wachtwoord in om de computer mee te beschermen voor TeamViewer en klik opnieuw op Doorgaan / Voltooien. TeamViewer opent zich nu. Vul rechts je gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op Aanmelden. Om te verbinden, klik je links op Apparaat aan een account toewijzen en daarna op Toewijzen. Klik daarna op Eenvoudige toegang verlenen. Om te verbinden, open je TeamViewer op Windows 10 en klik je op de pc waarmee je wilt verbinden bij Mijn computers.

©PXimport

07 Links zie je bij Uw ID en Wachtwoord gegevens die je kunt gebruiken om zonder account in te loggen. Houd deze gegevens geheim.

08 TeamViewer-tips

Tijdens je TeamViewer-sessie bevindt zich bovenaan in de balk een aantal opties om de software mee te bedienen en het gebruik ervan eenvoudiger te maken. Bij Acties heb je de mogelijkheid om het systeem op afstand te vergrendelen en om de toetscombinatie Ctrl+Alt+Delete uit te voeren op de computer op afstand. Dat werkt ook voor OS X, waar dan het venster verschijnt om programma's geforceerd te stoppen. Bij Beeld kun je de kwaliteit en snelheid aanpassen. Kies voor Snelheid optimaliseren of Kwaliteit optimaliseren, afhankelijk van wat je het belangrijkste vindt.

Bij Bestanden en extra's kun je bestanden uitwisselen tussen de pc's. Kies daarvoor voor Bestandsoverdracht openen. In het venster dat zich nu opent, zie je links de lokale computer en rechts de pc op afstand. Het is mogelijk bestanden van de ene naar de andere pc te slepen. Het is verder mogelijk om verbinding te maken vanaf iOS en Android, door de apps op je mobiele apparaat binnen te halen uit de betreffende app-store. Als je eenmaal bent aangemeld, gaat verbinden op dezelfde manier als vanaf de computer.

©PXimport

08 Bovenin bevindt zich een aantal handige knoppen om bestanden en tekst uit te wisselen tussen de pc's.

VNC

09 VNC configureren op Ubuntu

Hoewel TeamViewer ook werkt voor Linux, is VNC toch meer de standaard voor Linux-systemen. Het is altijd al aanwezig op Ubuntu-systemen, zodat je zo'n systeem gemakkelijk beschikbaar maakt om vanaf andere computers te bereiken. VNC is opensource, wat gebruikers van Linux fijn zullen vinden. Wij gebruiken voor deze uitleg Ubuntu 15.10, de recentste versie van Ubuntu, maar de stappen zouden ook moeten werken met versie 14.04. In Ubuntu klik in de Unity-balk links op de Ubuntu-knop (de bovenste knop) en open je het programma Werkomgeving delen door daarop te zoeken. Open het programma en vink de optie aan Andere gebruikers toestaan uw bureaublad te bekijken. Laat de overige opties zoals ze zijn, behalve de optie U dient toestemming te geven voordat toegang wordt verleend, die je uit kunt vinken. Klik op Sluiten, want er is hier nu genoeg geconfigureerd.

©PXimport

09 Zorg ervoor dat de instellingen met dit venster in Ubuntu overeenkomen.

10 VNC voor Windows

Om VNC geschikt te maken voor Windows, moet je nog wat kleine dingetjes doen. Als eerste moet je het IP-adres van de Ubuntu-machine weten. Dit kun je vinden door rechtsboven in de menubalk van Ubuntu te kiezen voor het internetpictogram, dat zich naast het geluid bevindt. Klik erop en kies voor Verbindingsinformatie. In het venster dat zich nu opent, zie je bij de tekst IP-adres het IP-adres dat je straks nodig hebt om verbinding te maken. Het is nu nodig om een terminal te openen, dat doe je door weer op de Ubuntu-knop te klikken en te zoeken op Terminalvenster en op Enter te drukken.

Voer het volgende commando in: sudo apt-get install dconf-tools. Druk op J als gevraagd wordt om de installatie voort te zetten en daarna op Enter. Na de installatie voer je het commando dconf-editor in en druk je op Enter. Er opent zich een nieuw venster, enigszins vergelijkbaar met de register-editor op Windows. Blader naar de volgende sleutel: org / gnome / desktop / remote-access. Klik rechts bij require-encryption op het selectievakje zodat dit niet langer ingeschakeld is. Sluit het venster daarna om de wijzigingen direct actief te maken.

©PXimport

10 Zorg ervoor dat require-encryption niet is aangevinkt, anders kun je geen verbinding maken vanaf Windows.

11 Aan de slag met VNC

Om vanaf Windows verbinding te maken met Ubuntu, download je het programma TightVNC hier. Klik op Installer for Windows (64-bit) (of natuurlijk 32-bit indien Windows in 32 bit geïnstalleerd is). Voer het gedownloade bestand uit en klik op Next, ga akkoord met de licentievoorwaarden en klik op Next. Kies nu voor Custom en selecteer op het volgende scherm de optie TightVNC Server. Klik op de harde schijf met het pijltje ernaast en kies voor Entire feature will be unavailable. Klik daarna op Next / Next /Install. De standaardinstellingen zijn verder prima in orde. Tot slot kun je op Finish klikken.

Open TightVNC Viewer en vul bij Remote Host het IP-adres van je Ubuntu-pc in dat je in de vorige stap hebt gevonden. Klik daarna op Connect om de verbinding op te zetten. Eenmaal verbonden, bevinden zich bovenin een aantal knoppen. Hiermee kun je bijvoorbeeld de sessie opslaan om later eenvoudig opnieuw verbinding te maken. Met de knop ernaast kun je de verbindingsopties configureren, waarbij het bijvoorbeeld mogelijk is om de kwaliteit in te stellen, door Set custom compression level aan te vinken en de slider naar best te verplaatsen voor een optimale kwaliteit. Het is bovendien mogelijk om een 'Ctrl+Alt+Delete-opdracht' naar de machine sturen, door op de knop naast de Windows 98-vlag te klikken.

©PXimport

11 Met de knoppen bovenaan kun je de instellingen aanpassen.

12 Extern bureaublad en Ubuntu

Er is nog een andere manier om vanaf Windows contact te leggen met een computer waarop Ubuntu draait. Je kunt namelijk verbinding leggen via de standaard Windows-mogelijkheid Extern bureaublad. Echter werkt Unity, de standaarddesktopomgeving van Ubuntu, daar niet mee. Als je dus graag Extern bureaublad in Windows wilt gebruiken, is het nodig iets anders te installeren in Ubuntu dan Unity, bijvoorbeeld xfce4. Je kunt xfce4 en xrdp, de software nodig voor Extern bureaublad, in één keer installeren door het commando sudo apt-get install xfce4 xrdp in een terminal in te voeren. Druk op J als daarom gevraagd wordt en daarna op Enter. Voer achteraf het commando echo xfce4-session >~/.xsession nog even uit om ervoor te zorgen dat xfce4 wordt gebruikt door Extern bureaublad.

Herstart xrdp daarna door sudo service xrdp restart in te typen, op Enter te drukken en je wachtwoord van Ubuntu in te vullen. Nu kun je op Windows het programma Verbinding maken met Extern bureaublad openen. Vul daar het IP-adres van je Ubuntu-machine in en klik op Verbinden. Klik op Mij niet meer vragen voor verbinding met deze computer en kies voor Ja. Vul je gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op OK. Bij ons werd daarna nog een keer om het wachtwoord gevraagd. Kies daarna voor Default config in Xfce4 en je bent verbonden met de Ubuntu-pc op afstand.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).