Het op afstand bedienen van een computer is handig onderweg, nuttig op het werk en een uitkomst wanneer een verre vriend of kennis om hulp bij een computerprobleem vraagt. U kunt een pc benaderen via het thuisnetwerk maar ook via het internet. In deze Basiscursus leest u hoe u te werk moet gaan.

Dit artikel bestaat uit drie pagina’s:

Pagina 1

- Een extern bureaublad?

- Extra veilig

- Een vast ip-adres

Pagina 2

- Wachtwoord verplicht

- Andere gebruikers selecteren

- Verbinding maken

Pagina 3

- Inloggen zonder wachtwoord

- Handigheidjes

- Verbinden via het internet

- Gebruikerservaring

- Een pc op afstand uitschakelen

Een extern bureaublad?

Windows ondersteunt meerdere manieren om op afstand een computer over te nemen. De meest uitgebreide is de optie Verbinding maken met extern bureaublad. De naam zal er mede debet aan zijn dat maar weinig mensen deze functie kennen en gebruiken. Maar niet alleen de naam speelt een rol: om deze functie via het internet te kunnen gebruiken, moet u de netwerkconfiguratie aanpassen gelukkig is dit zo gepiept.

Standaard staat een computer namelijk geen externe verbindingen toe en is het niet mogelijk een pc op afstand over te nemen. Om dit wel toe te staan, moet u de Windows-configuratie aanpassen. Klik op Start en daarna met de rechtermuisknop op Computer. Kies voor Eigenschappen. Een snellere optie is rechtsklikken op het pictogram voor Computer als dat al op het bureaublad staat. Klik op Instellingen voor externe verbindingen en wijzig bij Extern bureaublad de standaard keuze in Verbindingen met computers toestaan, ongeacht de versie van Extern bureaublad (minder veilig).

©PXimport

Door de opties voor de externe verbinding aan te passen, wordt het mogelijk een pc op afstand over te nemen.

Extra veilig

Als u het maken van externe verbindingen toestaat, hebt u de keuze uit twee opties. Een daarvan wordt door Microsoft al direct ‘minder veilig’ genoemd. De tweede is veiliger, dat is de optie Alleen verbindingen toestaan met computers waarop Extern bureaublad met netwerkniveauverificatie wordt uitgevoerd. Het belangrijkste verschil is dat de veiligere optie alleen is te gebruiken als de computer waarmee u de verbinding maakt, is voorzien van Windows 7. Weet u dat niet zeker of wilt u werkelijk vanaf iedere computer ter wereld uw thuiscomputer kunnen overnemen, dan is deze veiligere optie niet mogelijk. Weet u zeker dat u alleen vanaf een Windows 7-machine de verbinding met uw thuiscomputer zult maken, dan is het aan te bevelen zeker de veiligste methode te kiezen.

©PXimport

Alleen van Windows 7 naar Windows 7 of Vista kunt u deze veiligere optie gebruiken.

Niet elke Windows

Helaas kan niet elke versie van Windows op afstand worden overgenomen. De software om een andere pc over te nemen, de ‘remote desktop cliënt’, staat weliswaar op elke Windows-pc, maar de mogelijkheid een externe verbinding toe te staan, ontbreekt in een groot aantal versies van het besturingssysteem. Zo is het onder Windows XP alleen mogelijk een pc met Windows XP Professional op afstand over te nemen, en onder Windows Vista alleen Vista Business en Vista Ultimate. In Windows 7 geldt dit voor Windows 7 Professional en Ultimate. Waarom Microsoft dit niet ook toestaat in de Home Premium-versies, vraag het ons niet. Wij hebben het ook nooit begrepen.

Een vast ip-adres

De computer waarmee u een verbinding wilt maken, moet altijd hetzelfde ip-adres hebben. Het ip-adres kan veranderen omdat de meeste computers ingesteld zijn om DHCP te gebruiken. Dat werkt voor alledaags gebruik prima, maar niet wanneer u de computer wilt kunnen overnemen. Om er zeker van te zijn dat u de pc altijd kunt benaderen, klikt u met de rechtermuisknop op het netwerkpictogram naast de klok in de Windows Taakbalk. Kies Netwerkcentrum openen. Klik op Adapterinstellingen wijzigen en klik met de rechtermuisknop op de actieve LAN-verbinding. Selecteer in de lijst met onderdelen Internet Protocol versie 4 (TCP/IPv4) en Eigenschappen. Selecteer Het volgende IP-adres gebruiken en typ dan bij IP-adres, Subnetmasker en Standaardgateway het juiste ip-adres met bijbehorend subnetmasker en standaardgateway. Voer bij Voorkeur DNS-server en Alternatieve DNS-server eveneens deze gegevens in en bevestig met tweemaal een klik op OK.

©PXimport

Gebruik liever geen DHCP maar geef de netwerkschijf een vast, eigen ip-adres op het netwerk.

Een correct ip-adres vinden

Het biedt veel voordelen de computer van een eigen ip-adres te voorzien. Maar hoe bepaalt u dat adres? Open eerst op uw eigen computer een opdrachtprompt (via Start / Alle Programma’s / Bureau-accessoires). Typ het commando ipconfig /all en druk op Enter. Noteer het ip-adres, het Subnetmasker, de Standaardgateway en de DNS-servers. Het is nu mogelijk deze gegevens één op één over te nemen en te gebruiken om het ip-adres vast op de computer te configureren.

©PXimport

Een ip-configuratie laat zich het snelst via de DOS-prompt opvragen.

Een ip-adres buiten de DHCP-scope

Door het huidige ip-adres op te vragen en daarna ‘vast’ op de computer te configureren, neemt u eigenlijk een ip-adres uit de reeks adressen die door de DHCP-server worden gebruikt. Dat is niet per se verkeerd, maar het is handiger voor een adres buiten die reeks getallen te nemen. In de meeste gevallen zal de router ook de DHCP-server zijn. De router is het apparaat dat uw thuisnetwerk met het internet verbindt. Uw benadert uw router door in uw webbrowser het ip-adres van de Standaardgateway te voeren. De router is namelijk de Standaardgateway van uw netwerk. Login met gebruikersnaam en wachtwoord en zoek in de router naar de ip-configuratie van het netwerk en naar de reeks die wordt gebruikt voor de DHCP-server. Vaak is dat een kleiner deel of staat er een maximum aantal van bijvoorbeeld tien adressen die via DHCP worden uitgegeven. Kies een adres buiten deze DHCP-adressen, maar wel in hetzelfde netwerk. Heeft de router bijvoorbeeld adres 192.168.1.1 en geeft de router via DHCP de adressen 192.168.1.100 tot en met .150 uit, kies dan een adres tussen 192.168.1.1 en 192.168.1.100 of tussen 192.168.1.151 tot 255. Dat zijn de twee delen van alle ip-adressen in het netwerk die echter niet door DHCP worden gebruikt. Controleer of het gekozen adres niet al in gebruik is door een ander apparaat in het netwerk via het commando ping gevolgd door een spatie en het gekozen ip-adres. Krijgt u dan geen antwoord, dan is het adres vrij en kan het gebruikt worden als nieuw ‘vast’ adres van de computer die u op afstand wilt overnemen. Gebruik verder hetzelfde subnetmasker, dezelfde Standaardgateway en dezelfde nameservers als u al via het commando ipconfig /all had gevonden. Vragen? U vindt hulp op ons online forum.

©PXimport

Gebruik liever geen adres uit de DHCP-reeks.

Wachtwoord verplicht

Alleen een computer configureren om op afstand te kunnen worden overgenomen is niet voldoende. Zelfs niet wanneer beide computers in hetzelfde thuisnetwerk zitten en er geen routers en firewalls in het spel zijn. Gebruikers moeten rechten krijgen om de computer over te nemen en bovendien moet hun account voorzien zijn van een wachtwoord. Een wachtwoord instellen voor een account kan via Start / Configuratiescherm / Gebruikeraccounts en Ouderlijk Toezicht. Klik op Uw Windows-wachtwoord wijzigen / Een wachtwoord voor uw account instellen. Typ dan een wachtwoord in de regel Nieuw wachtwoord en herhaal het daarna in de regel Bevestig het nieuwe wachtwoord. Bevestig via Wachtwoord instellen.

Belangrijk! Het gebruikersaccount, het wachtwoord en de rechten de computer over te nemen moeten geconfigureerd zijn op de computer die u wilt overnemen op afstand. De computer die u gebruikt om de andere computer op afstand mee over te nemen speelt in geen rol - zolang er maar Windows XP, Vista of 7 op staat.

©PXimport

Alleen wanneer een account beveiligd is met een wachtwoord, kan het gebruikt worden om op afstand in te loggen.

Andere gebruikers selecteren

Verder moet de gebruiker beschikken over de juiste rechten. Standaard hebben alle gebruikers die ook Administrator of Beheerder zijn, overigens al de benodigde rechten. Om de gebruikers te selecteren die een computer op afstand mogen overnemen, klikt u met de rechtermuisknop op Computer in het menu Start en kiest u voor Eigenschappen. Kies Instellingen voor externe verbindingen en vervolgens Gebruikers selecteren. Klik op Toevoegen. Je zou verwachten een lijst met mogelijke gebruikers voorgeschoteld te krijgen, maar het venster dat nu verschijnt lijkt zo uit een serverversie van Windows weggelopen te zijn. Typ in het vak Geef de objectnamen op de naam van het gebruikersaccount van de gebruiker die u op afstand de computer wilt laten overnemen. Klik op Namen controleren. De naam worden gezocht en hopelijk gevonden. De notatie van de naam wordt aangepast in COMPUTERNAAM\Gebruikersnaam, maar dit bevestigt alleen maar dat de gebruiker is gevonden. Herhaal dit voor alle gebruikers en klik op OK.

©PXimport

Voeg gebruikers die de computer op afstand mogen overnemen toe aan de lijst met gebruikers met toegang tot extern bureaublad.

Verbinding maken

Nu de computer en gebruikers zijn geconfigureerd, kunt u een verbinding met een andere computer maken. Het is aan te bevelen dit altijd eerst in het thuisnetwerk van de computer te proberen, en pas daarna eventueel via het internet. Werkt het binnen het thuisnetwerk al niet dan is proberen of het via het internet wel werkt, zinloos. Om een andere computer in het eigen netwerk over te nemen, klikt u op Start / Alle Programma’s / Bureau-accessoires / Verbinding met ­extern bureaublad. Typ in de regel ‘Computer’ het ip-adres van de pc die u wilt overnemen en klik op Verbinden. In het volgende venster voert u een gebruikersnaam en wachtwoord in. Bij een eventuele vraag over het niet ­kunnen vaststellen van de identiteit van de externe computer, klikt u op Ja.

©PXimport

Snel een eerste verbinding maken met een andere computer.

Inloggen zonder wachtwoord

Het venster voor het maken van een externe verbinding kent een groot aantal opties. Standaard zijn die verborgen, maar met een klik op Opties zijn ze snel zichtbaar. Met de opties geopend is het mogelijk al direct de Gebruikersnaam op te geven. Ook kunt u het inloggen vereenvoudigen door de optie Mijn referenties mogen worden opgeslagen aan te vinken. Dan wordt ook uw wachtwoord bewaard en is de volgende keer alleen het opstarten van de verbinding voldoende om direct ingelogd te worden. Vink deze optie natuurlijk alleen aan als de computer waarmee u de verbinding maakt van u is en volledig vertrouwd.

©PXimport

Bewaar de referenties als u zeker weet dat anderen niet ook deze computer gebruiken en de opgeslagen credentials zullen misbruiken.

Handigheidjes

Om problemen bij de weergave van het Bureaublad van de andere computer te voorkomen, bijvoorbeeld doordat de computer die op afstand wordt overgenomen een veel hogere resolutie heeft, kunt u het venster schalen. Dit doet u via de optie Weergave configureren op het tabblad Weergave.

Als u de externe computer gebruikt, kan het handig zijn om de harde schijf in de eigen computer te gebruiken. Of de eigen printer. Dat kan ook door op het tabblad Lokale bronnen bij het onderdeel Lokale apparaten en bronnen een vinkje te zetten bij de Printers. Klik op Meer en op het plusje voor Stations en zet een vinkje bij de schijven die u wilt delen met de sessie op de computer op afstand. Wilt u alle schijven gebruiken, zet dan een vinkje voor Stations. Via de andere opties in dit scherm kunt u het Klembord delen en configureren hoe gebruikte toetscombinaties van de computer waarachter u zit en geluid van de computer op afstand, wordt gebruikt.

Snel een computer op afstand overnemen? Klik op Start en typ in het zoekvenster de letters mstsc. Druk op Enter en de functie voor het starten van een verbinding voor extern bureaublad wordt geopend.

Klaar? Sluit af met een klik op het rode kruis. Netter is het om de gebruiker uit te loggen op de computer op afstand. Klik in het venster van de externe verbinding op Start en via de pijl naast Afsluiten op Verbinding verbreken.

©PXimport

Met de weergaveopties regelt u de grootte van het scherm op afstand.

Werken met favorieten

Gebruikt u de mogelijkheid om een computer op afstand over te nemen vaak? Open het venster voor het maken van een verbinding voor extern bureaublad. Stel alle instellingen correct in. Klik dan op Opslaan als en bewaar het als bestand. Deze bestanden hebben de bestandsextensie .rdp. Kopieer ze naar een aparte map in (bijvoorbeeld Mijn Documenten) en maak snelkoppelingen op het Bureaublad.

©PXimport

Bewaar de instellingen van iedere externe verbinding voor gemakkelijk hergebruik.

Meerdere gebruikers?

Anders dan vaak gedacht, is het niet mogelijk met een Externe Verbinding een computer met meerdere mensen tegelijk te gebruiken. Wanneer u via een externe bureaublad-verbinding inlogt op een computer die al door iemand wordt gebruikt, krijgt u een waarschuwing te zien. Ook de persoon die al op die computer is ingelogd krijgt een melding en kan dertig seconden lang besluiten u geen toegang te geven. Daarna wordt automatisch de persoon die al ingelogd was, uitgelogd en kunt u op afstand de computer gebruiken. Omgekeerd, wanneer u op afstand bent ingelogd en iemand anders probeert de computer te gebruiken, krijgt u in uw sessie-op-afstand de melding dat iemand de computer gaat gebruiken. Dan hebt u 30 seconden om te zeggen dat u ingelogd wilt blijven.

Verbinden via het internet

Werkt het overnemen van de computer probleemloos via het thuisnetwerk, maak dan de stap naar internet. Blader in de router naar de firewall of, zoals het vaak genoemd wordt, naar PortForwarding of Toepassingen en Games. Configureer een verbinding voor TCP-poort 3389 naar het ip-adres van de computer die u via het internet wilt kunnen overnemen.

Om de verbinding vanaf het internet ook daadwerkelijk te maken, hebt u het ip-adres van uw netwerk nodig. Log in op de router en zoek het ip-adres van de router op de WAN-kant. Gebruik dit adres om vanaf elke plek op aarde uw thuiscomputer over te kunnen nemen.

©PXimport

Om via de router een externe verbinding te maken maken vanaf internet, moet de router-configuratie worden aangepast.

Gebruikerservaring

Voor een externe bureaubladverbinding is de uploadsnelheid van een internetverbinding belangrijk. Deze bepaalt namelijk veel meer dan de downloadsnelheid wat er met de externe verbinding mogelijk is. En bij veel internetverbindingen is de uploadsnelheid veel lager dan de downsnelheid. Het is dan ook slim om via het tabblad Gebruikerservaring de opties uit te schakelen die wel mooi eruit zien, maar erg veel bandbreedte vergen. Om het uzelf gemakkelijk te maken, kunt u bij Selecteer de juiste verbindingssnelheid voor de beste prestaties direct een profiel kiezen dat bij de internetverbinding past. De meest logische instellingen worden dan geselecteerd.

©PXimport

Deel apparaten op de eigen computer met de computer op afstand.

Een pc op afstand uitschakelen

Via het menu Start is het niet mogelijk een pc op afstand uit te schakelen. Om dit toch te kunnen doen, moet op de op afstand bestuurde pc een Opdrachtprompt worden geopend. Typ het commando shutdown –s gevolgd door een druk op Enter. Om een machine waarmee u verbinding hebt gemaakt opnieuw op te starten, typt u shutdown –r.

©PXimport

Schakel een computer op afstand uit via de DOS-prompt.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).