Het op afstand bedienen van een computer is handig onderweg, nuttig op het werk en een uitkomst wanneer een verre vriend of kennis om hulp bij een computerprobleem vraagt. U kunt een pc benaderen via het thuisnetwerk maar ook via het internet. In deze Basiscursus leest u hoe u te werk moet gaan.

Dit artikel bestaat uit drie pagina’s:

Pagina 1

- Een extern bureaublad?

- Extra veilig

- Een vast ip-adres

Pagina 2

- Wachtwoord verplicht

- Andere gebruikers selecteren

- Verbinding maken

Pagina 3

- Inloggen zonder wachtwoord

- Handigheidjes

- Verbinden via het internet

- Gebruikerservaring

- Een pc op afstand uitschakelen

Een extern bureaublad?

Windows ondersteunt meerdere manieren om op afstand een computer over te nemen. De meest uitgebreide is de optie Verbinding maken met extern bureaublad. De naam zal er mede debet aan zijn dat maar weinig mensen deze functie kennen en gebruiken. Maar niet alleen de naam speelt een rol: om deze functie via het internet te kunnen gebruiken, moet u de netwerkconfiguratie aanpassen gelukkig is dit zo gepiept.

Standaard staat een computer namelijk geen externe verbindingen toe en is het niet mogelijk een pc op afstand over te nemen. Om dit wel toe te staan, moet u de Windows-configuratie aanpassen. Klik op Start en daarna met de rechtermuisknop op Computer. Kies voor Eigenschappen. Een snellere optie is rechtsklikken op het pictogram voor Computer als dat al op het bureaublad staat. Klik op Instellingen voor externe verbindingen en wijzig bij Extern bureaublad de standaard keuze in Verbindingen met computers toestaan, ongeacht de versie van Extern bureaublad (minder veilig).

©PXimport

Door de opties voor de externe verbinding aan te passen, wordt het mogelijk een pc op afstand over te nemen.

Extra veilig

Als u het maken van externe verbindingen toestaat, hebt u de keuze uit twee opties. Een daarvan wordt door Microsoft al direct ‘minder veilig’ genoemd. De tweede is veiliger, dat is de optie Alleen verbindingen toestaan met computers waarop Extern bureaublad met netwerkniveauverificatie wordt uitgevoerd. Het belangrijkste verschil is dat de veiligere optie alleen is te gebruiken als de computer waarmee u de verbinding maakt, is voorzien van Windows 7. Weet u dat niet zeker of wilt u werkelijk vanaf iedere computer ter wereld uw thuiscomputer kunnen overnemen, dan is deze veiligere optie niet mogelijk. Weet u zeker dat u alleen vanaf een Windows 7-machine de verbinding met uw thuiscomputer zult maken, dan is het aan te bevelen zeker de veiligste methode te kiezen.

©PXimport

Alleen van Windows 7 naar Windows 7 of Vista kunt u deze veiligere optie gebruiken.

Niet elke Windows

Helaas kan niet elke versie van Windows op afstand worden overgenomen. De software om een andere pc over te nemen, de ‘remote desktop cliënt’, staat weliswaar op elke Windows-pc, maar de mogelijkheid een externe verbinding toe te staan, ontbreekt in een groot aantal versies van het besturingssysteem. Zo is het onder Windows XP alleen mogelijk een pc met Windows XP Professional op afstand over te nemen, en onder Windows Vista alleen Vista Business en Vista Ultimate. In Windows 7 geldt dit voor Windows 7 Professional en Ultimate. Waarom Microsoft dit niet ook toestaat in de Home Premium-versies, vraag het ons niet. Wij hebben het ook nooit begrepen.

Een vast ip-adres

De computer waarmee u een verbinding wilt maken, moet altijd hetzelfde ip-adres hebben. Het ip-adres kan veranderen omdat de meeste computers ingesteld zijn om DHCP te gebruiken. Dat werkt voor alledaags gebruik prima, maar niet wanneer u de computer wilt kunnen overnemen. Om er zeker van te zijn dat u de pc altijd kunt benaderen, klikt u met de rechtermuisknop op het netwerkpictogram naast de klok in de Windows Taakbalk. Kies Netwerkcentrum openen. Klik op Adapterinstellingen wijzigen en klik met de rechtermuisknop op de actieve LAN-verbinding. Selecteer in de lijst met onderdelen Internet Protocol versie 4 (TCP/IPv4) en Eigenschappen. Selecteer Het volgende IP-adres gebruiken en typ dan bij IP-adres, Subnetmasker en Standaardgateway het juiste ip-adres met bijbehorend subnetmasker en standaardgateway. Voer bij Voorkeur DNS-server en Alternatieve DNS-server eveneens deze gegevens in en bevestig met tweemaal een klik op OK.

©PXimport

Gebruik liever geen DHCP maar geef de netwerkschijf een vast, eigen ip-adres op het netwerk.

Een correct ip-adres vinden

Het biedt veel voordelen de computer van een eigen ip-adres te voorzien. Maar hoe bepaalt u dat adres? Open eerst op uw eigen computer een opdrachtprompt (via Start / Alle Programma’s / Bureau-accessoires). Typ het commando ipconfig /all en druk op Enter. Noteer het ip-adres, het Subnetmasker, de Standaardgateway en de DNS-servers. Het is nu mogelijk deze gegevens één op één over te nemen en te gebruiken om het ip-adres vast op de computer te configureren.

©PXimport

Een ip-configuratie laat zich het snelst via de DOS-prompt opvragen.

Een ip-adres buiten de DHCP-scope

Door het huidige ip-adres op te vragen en daarna ‘vast’ op de computer te configureren, neemt u eigenlijk een ip-adres uit de reeks adressen die door de DHCP-server worden gebruikt. Dat is niet per se verkeerd, maar het is handiger voor een adres buiten die reeks getallen te nemen. In de meeste gevallen zal de router ook de DHCP-server zijn. De router is het apparaat dat uw thuisnetwerk met het internet verbindt. Uw benadert uw router door in uw webbrowser het ip-adres van de Standaardgateway te voeren. De router is namelijk de Standaardgateway van uw netwerk. Login met gebruikersnaam en wachtwoord en zoek in de router naar de ip-configuratie van het netwerk en naar de reeks die wordt gebruikt voor de DHCP-server. Vaak is dat een kleiner deel of staat er een maximum aantal van bijvoorbeeld tien adressen die via DHCP worden uitgegeven. Kies een adres buiten deze DHCP-adressen, maar wel in hetzelfde netwerk. Heeft de router bijvoorbeeld adres 192.168.1.1 en geeft de router via DHCP de adressen 192.168.1.100 tot en met .150 uit, kies dan een adres tussen 192.168.1.1 en 192.168.1.100 of tussen 192.168.1.151 tot 255. Dat zijn de twee delen van alle ip-adressen in het netwerk die echter niet door DHCP worden gebruikt. Controleer of het gekozen adres niet al in gebruik is door een ander apparaat in het netwerk via het commando ping gevolgd door een spatie en het gekozen ip-adres. Krijgt u dan geen antwoord, dan is het adres vrij en kan het gebruikt worden als nieuw ‘vast’ adres van de computer die u op afstand wilt overnemen. Gebruik verder hetzelfde subnetmasker, dezelfde Standaardgateway en dezelfde nameservers als u al via het commando ipconfig /all had gevonden. Vragen? U vindt hulp op ons online forum.

©PXimport

Gebruik liever geen adres uit de DHCP-reeks.

Wachtwoord verplicht

Alleen een computer configureren om op afstand te kunnen worden overgenomen is niet voldoende. Zelfs niet wanneer beide computers in hetzelfde thuisnetwerk zitten en er geen routers en firewalls in het spel zijn. Gebruikers moeten rechten krijgen om de computer over te nemen en bovendien moet hun account voorzien zijn van een wachtwoord. Een wachtwoord instellen voor een account kan via Start / Configuratiescherm / Gebruikeraccounts en Ouderlijk Toezicht. Klik op Uw Windows-wachtwoord wijzigen / Een wachtwoord voor uw account instellen. Typ dan een wachtwoord in de regel Nieuw wachtwoord en herhaal het daarna in de regel Bevestig het nieuwe wachtwoord. Bevestig via Wachtwoord instellen.

Belangrijk! Het gebruikersaccount, het wachtwoord en de rechten de computer over te nemen moeten geconfigureerd zijn op de computer die u wilt overnemen op afstand. De computer die u gebruikt om de andere computer op afstand mee over te nemen speelt in geen rol - zolang er maar Windows XP, Vista of 7 op staat.

©PXimport

Alleen wanneer een account beveiligd is met een wachtwoord, kan het gebruikt worden om op afstand in te loggen.

Andere gebruikers selecteren

Verder moet de gebruiker beschikken over de juiste rechten. Standaard hebben alle gebruikers die ook Administrator of Beheerder zijn, overigens al de benodigde rechten. Om de gebruikers te selecteren die een computer op afstand mogen overnemen, klikt u met de rechtermuisknop op Computer in het menu Start en kiest u voor Eigenschappen. Kies Instellingen voor externe verbindingen en vervolgens Gebruikers selecteren. Klik op Toevoegen. Je zou verwachten een lijst met mogelijke gebruikers voorgeschoteld te krijgen, maar het venster dat nu verschijnt lijkt zo uit een serverversie van Windows weggelopen te zijn. Typ in het vak Geef de objectnamen op de naam van het gebruikersaccount van de gebruiker die u op afstand de computer wilt laten overnemen. Klik op Namen controleren. De naam worden gezocht en hopelijk gevonden. De notatie van de naam wordt aangepast in COMPUTERNAAM\Gebruikersnaam, maar dit bevestigt alleen maar dat de gebruiker is gevonden. Herhaal dit voor alle gebruikers en klik op OK.

©PXimport

Voeg gebruikers die de computer op afstand mogen overnemen toe aan de lijst met gebruikers met toegang tot extern bureaublad.

Verbinding maken

Nu de computer en gebruikers zijn geconfigureerd, kunt u een verbinding met een andere computer maken. Het is aan te bevelen dit altijd eerst in het thuisnetwerk van de computer te proberen, en pas daarna eventueel via het internet. Werkt het binnen het thuisnetwerk al niet dan is proberen of het via het internet wel werkt, zinloos. Om een andere computer in het eigen netwerk over te nemen, klikt u op Start / Alle Programma’s / Bureau-accessoires / Verbinding met ­extern bureaublad. Typ in de regel ‘Computer’ het ip-adres van de pc die u wilt overnemen en klik op Verbinden. In het volgende venster voert u een gebruikersnaam en wachtwoord in. Bij een eventuele vraag over het niet ­kunnen vaststellen van de identiteit van de externe computer, klikt u op Ja.

©PXimport

Snel een eerste verbinding maken met een andere computer.

Inloggen zonder wachtwoord

Het venster voor het maken van een externe verbinding kent een groot aantal opties. Standaard zijn die verborgen, maar met een klik op Opties zijn ze snel zichtbaar. Met de opties geopend is het mogelijk al direct de Gebruikersnaam op te geven. Ook kunt u het inloggen vereenvoudigen door de optie Mijn referenties mogen worden opgeslagen aan te vinken. Dan wordt ook uw wachtwoord bewaard en is de volgende keer alleen het opstarten van de verbinding voldoende om direct ingelogd te worden. Vink deze optie natuurlijk alleen aan als de computer waarmee u de verbinding maakt van u is en volledig vertrouwd.

©PXimport

Bewaar de referenties als u zeker weet dat anderen niet ook deze computer gebruiken en de opgeslagen credentials zullen misbruiken.

Handigheidjes

Om problemen bij de weergave van het Bureaublad van de andere computer te voorkomen, bijvoorbeeld doordat de computer die op afstand wordt overgenomen een veel hogere resolutie heeft, kunt u het venster schalen. Dit doet u via de optie Weergave configureren op het tabblad Weergave.

Als u de externe computer gebruikt, kan het handig zijn om de harde schijf in de eigen computer te gebruiken. Of de eigen printer. Dat kan ook door op het tabblad Lokale bronnen bij het onderdeel Lokale apparaten en bronnen een vinkje te zetten bij de Printers. Klik op Meer en op het plusje voor Stations en zet een vinkje bij de schijven die u wilt delen met de sessie op de computer op afstand. Wilt u alle schijven gebruiken, zet dan een vinkje voor Stations. Via de andere opties in dit scherm kunt u het Klembord delen en configureren hoe gebruikte toetscombinaties van de computer waarachter u zit en geluid van de computer op afstand, wordt gebruikt.

Snel een computer op afstand overnemen? Klik op Start en typ in het zoekvenster de letters mstsc. Druk op Enter en de functie voor het starten van een verbinding voor extern bureaublad wordt geopend.

Klaar? Sluit af met een klik op het rode kruis. Netter is het om de gebruiker uit te loggen op de computer op afstand. Klik in het venster van de externe verbinding op Start en via de pijl naast Afsluiten op Verbinding verbreken.

©PXimport

Met de weergaveopties regelt u de grootte van het scherm op afstand.

Werken met favorieten

Gebruikt u de mogelijkheid om een computer op afstand over te nemen vaak? Open het venster voor het maken van een verbinding voor extern bureaublad. Stel alle instellingen correct in. Klik dan op Opslaan als en bewaar het als bestand. Deze bestanden hebben de bestandsextensie .rdp. Kopieer ze naar een aparte map in (bijvoorbeeld Mijn Documenten) en maak snelkoppelingen op het Bureaublad.

©PXimport

Bewaar de instellingen van iedere externe verbinding voor gemakkelijk hergebruik.

Meerdere gebruikers?

Anders dan vaak gedacht, is het niet mogelijk met een Externe Verbinding een computer met meerdere mensen tegelijk te gebruiken. Wanneer u via een externe bureaublad-verbinding inlogt op een computer die al door iemand wordt gebruikt, krijgt u een waarschuwing te zien. Ook de persoon die al op die computer is ingelogd krijgt een melding en kan dertig seconden lang besluiten u geen toegang te geven. Daarna wordt automatisch de persoon die al ingelogd was, uitgelogd en kunt u op afstand de computer gebruiken. Omgekeerd, wanneer u op afstand bent ingelogd en iemand anders probeert de computer te gebruiken, krijgt u in uw sessie-op-afstand de melding dat iemand de computer gaat gebruiken. Dan hebt u 30 seconden om te zeggen dat u ingelogd wilt blijven.

Verbinden via het internet

Werkt het overnemen van de computer probleemloos via het thuisnetwerk, maak dan de stap naar internet. Blader in de router naar de firewall of, zoals het vaak genoemd wordt, naar PortForwarding of Toepassingen en Games. Configureer een verbinding voor TCP-poort 3389 naar het ip-adres van de computer die u via het internet wilt kunnen overnemen.

Om de verbinding vanaf het internet ook daadwerkelijk te maken, hebt u het ip-adres van uw netwerk nodig. Log in op de router en zoek het ip-adres van de router op de WAN-kant. Gebruik dit adres om vanaf elke plek op aarde uw thuiscomputer over te kunnen nemen.

©PXimport

Om via de router een externe verbinding te maken maken vanaf internet, moet de router-configuratie worden aangepast.

Gebruikerservaring

Voor een externe bureaubladverbinding is de uploadsnelheid van een internetverbinding belangrijk. Deze bepaalt namelijk veel meer dan de downloadsnelheid wat er met de externe verbinding mogelijk is. En bij veel internetverbindingen is de uploadsnelheid veel lager dan de downsnelheid. Het is dan ook slim om via het tabblad Gebruikerservaring de opties uit te schakelen die wel mooi eruit zien, maar erg veel bandbreedte vergen. Om het uzelf gemakkelijk te maken, kunt u bij Selecteer de juiste verbindingssnelheid voor de beste prestaties direct een profiel kiezen dat bij de internetverbinding past. De meest logische instellingen worden dan geselecteerd.

©PXimport

Deel apparaten op de eigen computer met de computer op afstand.

Een pc op afstand uitschakelen

Via het menu Start is het niet mogelijk een pc op afstand uit te schakelen. Om dit toch te kunnen doen, moet op de op afstand bestuurde pc een Opdrachtprompt worden geopend. Typ het commando shutdown –s gevolgd door een druk op Enter. Om een machine waarmee u verbinding hebt gemaakt opnieuw op te starten, typt u shutdown –r.

©PXimport

Schakel een computer op afstand uit via de DOS-prompt.

Lange documenten in Word voorzie je natuurlijk van paginanummers. Maar wat als je project begint met een voorblad en een inhoudsopgave? Dan wil je de paginanummering misschien pas later laten starten, bijvoorbeeld bij het eerste hoofdstuk. Gelukkig kun je zelf bepalen vanaf welke pagina de nummering begint en hoe die wordt weergegeven.

Stap 1: Sectie-einde

Stel dat je de paginanummering pas op pagina vier wilt laten beginnen. Plaats dan de cursor aan het einde van de tekst op de derde pagina. Ga naar het tabblad Indeling, klik op Eindemarkeringen en kies onder Sectie-einden de optie Volgende pagina. Zo voeg je een sectie-einde toe tussen pagina drie en vier.

Stap 2: Ontkoppel de sectie

Klik in de kop- of voettekst van pagina vier. Je ziet nu het label Koptekst (Sectie 2) of Voettekst (Sectie 2) verschijnen. Zodra je dit doet, opent automatisch het tabblad Koptekst en voettekst. Klik op Aan vorige koppelen in de groep Navigatie om de kop- en voettekst van deze sectie los te koppelen van de vorige. Zo voorkom je dat de paginanummers ook op de eerste drie pagina’s verschijnen.

Stap 3: Nummering plaatsen

Plaats de cursor opnieuw in de kop- of voettekst van pagina vier waar je de nummering wilt starten. Ga naar Paginanummer, kies waar je het nummer wilt tonen (bovenaan of onderaan) en kies een stijl. Je ziet nu waarschijnlijk dat pagina vier het cijfer 4 krijgt. Dat wil je aanpassen. Klik opnieuw op Paginanummer en kies Opmaak paginanummers. Selecteer hier Beginnen bij en vul het gewenste startnummer in – in dit voorbeeld: 1. Klik op OK. Nu begint de nummering pas op pagina vier, met het cijfer 1.

De eerste drie pagina’s hebben nu geen nummering. Als je die drie pagina’s door middel van Romeinse cijfers wilt nummeren, dan ga je terug naar de allereerste pagina en weer klik je op Paginanummer. Je beslist of de nummering boven- of onderaan de pagina moet komen. In het pop-up venster Opmaakpaginanummers selecteer je bovenaan de Romeinse stijl en in het vak Beginnen bij selecteer je 1.

Vroeg of laat moet je bepaalde informatie digitaal delen. Denk aan contracten, medische gegevens of vertrouwelijke rapporten. Dat is vaak ook precies het moment waarop het mis kan gaan. Eén foutieve klik en je bestand belandt in verkeerde handen. Gelukkig zijn er slimme en relatief eenvoudige manieren om het risico te beperken, zonder paranoïde toestanden.

Lees ook: 20 tips om je online privacy te waarborgen

Om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie terechtkomt bij onbevoegden, gebruik je bij voorkeur een combinatie van beveiligingsmaatregelen. Versleutel je bestanden vóór verzending, gebruik wachtwoorden of toegangsrechten en kies voor veilige overdrachtsdiensten in plaats van standaardmail. Beperk daarnaast de toegang tot enkel de juiste personen of groepen. Zo houd je je data echt privé, ook na verzending. 

Metadata verwijderen

Welke versie van Windows je ook gebruikt: als je gevoelige bestanden deelt, is het verstandig om eerst de metadata te wissen. Wanneer je een bestand aanmaakt, slaat het systeem automatisch extra gegevens op, zoals de naam van de auteur, de datum van de laatste wijziging, de computernaam en meer. Deze metadata kunnen onbedoeld gevoelige informatie prijsgeven.

Gelukkig kun je deze metadata in Windows Verkenner eenvoudig verwijderen. Navigeer naar het bestand dat je wilt delen. Klik er met de rechtermuisknop op en kies Eigenschappen. Of gebruik de toetscombinatie Alt+Enter. Ga naar het tabblad Details. Klik onderaan op Eigenschappen en persoonlijke gegevens verwijderen. Hier kun je ook de optie Maak een kopie waarbij alle mogelijke eigenschappen zijn verwijderd selecteren. Bevestig met OK. Hierdoor ontvang je een kopie van het bestand zonder de metadata.

➡️7-Zip

Installeren

Ben je van plan om een bestand via internet te versturen? Dan is versleuteling een slimme zet. Door een bestand te versleutelen, voorkom je dat onbevoegden toegang krijgen tot de inhoud, zelfs als ze dat per ongeluk in handen krijgen. Hoewel Windows 11 zelf versleutelingsopties biedt, zijn die alleen bedoeld voor lokale opslag en dus niet geschikt voor bestanden die je wilt delen. Gebruik daarom een externe tool zoals 7-Zip, een gratis, opensource-programma dat uitstekend werkt voor veilige compressie én encryptie.

7-Zip installeer je via de Opdrachtprompt: Open het Startmenu en zoek naar Opdrachtprompt. Klik met de rechtermuisknop op het resultaat en kies Als administrator uitvoeren. Typ de volgende opdracht en druk op Enter: winget install --id 7zip.7zip.

De tool wordt automatisch gedownload en geïnstalleerd. Zodra 7-Zip klaarstaat, kun je je bestand inpakken in een met een wachtwoord beveiligd archief (7z of zip) met sterke AES-256-encryptie. Op die manier kun je het bestand veilig versturen, bijvoorbeeld via e-mail of een cloudservice, mits je het wachtwoord apart en veilig deelt.

Versleutelen

Om 7-Zip te starten, zoek je via Startmenu naar 7-Zip File Manager. Open de app en navigeer naar het bestand dat je wilt beveiligen. Selecteer dat en klik op de groene knop Toevoegen. Onderaan, in het gedeelte Versleuteling, vul je een wachtwoord in om het bestand te beveiligen. Typ het wachtwoord twee keer ter bevestiging.

Je kunt ervoor kiezen om het wachtwoord zichtbaar te maken, zodat je zeker weet dat je geen typfouten maakt. Daarnaast kun je ook de bestandsnaam versleutelen. Dat zorgt ervoor dat zelfs de naam van het bestand niet meer herkenbaar is, wat de inhoud extra goed afschermt voor nieuwsgierige ogen. Het resultaat is een versleuteld archiefbestand - een soort digitale container - dat alleen geopend kan worden met het ingestelde wachtwoord.

Standaard blijft het originele, niet-versleutelde bestand behouden. Wil je dat automatisch laten verwijderen? Vink dan in het venster Toevoegen aan archief de optie Bestanden na inpakken verwijderen aan. Zo blijft enkel de beveiligde versie over.

Versleutelen en splitsen

Wil je nog een extra beveiligingslaag toevoegen? Dan kun je het bestand niet alleen versleutelen met 7-Zip, maar ook opsplitsen in meerdere delen. Vervolgens kun je elk deel apart versturen, eventueel zelfs op verschillende momenten of via verschillende kanalen.

Open opnieuw 7-Zip en voeg het bestand toe dat je op deze manier wilt beveiligen. Stel een encryptiewachtwoord in en bevestig dat. In het veld Opsplitsen in volumes, bytes kies je de gewenste bestandsgrootte per deel. Dit is vooral handig voor grote bestanden. Stel dat het originele bestand 40 MB groot is. Als je 10 MB opgeeft, maakt 7-Zip er automatisch vier gelabelde delen van.

Voor maximale veiligheid kun je elk deel via een andere dienst of e-mailaccount verzenden. De ontvanger selecteert alle delen in 7-Zip (houd hiervoor de Ctrl-toets ingedrukt tijdens het aanklikken) en kiest daarna Uitpakken. Zodra het juiste wachtwoord wordt ingevoerd, worden de delen automatisch samengevoegd en ontsleuteld.

➡️OneDrive

Machtigingen

Met OneDrive stel je eenvoudig machtigingenin waarmee je bepaalt wie er toegang krijgt tot het bestand dat je eerder met 7-Zip hebt versleuteld. Het delen kun je op elk moment weer stopzetten. Open OneDrive via verkenner en navigeer naar de map waarin de versleutelde container staat. Klik met de rechtermuisknop op het bestand en kies voor Delen.

In het pop-upvenster voer je het e-mailadres in van de persoon met wie je het bestand wilt delen. Je kunt ook meerdere e-mailadressen of een mailgroep invoeren. Klik vervolgens op het potloodicoon om aan te geven of de ontvanger het bestand mag Bewerken of Alleen mag bekijken. Ben je klaar? Klik dan op Verzenden. De ontvanger krijgt een e-mail met een link om het bestand te downloaden.

➡️Outlook

E-mailversleuteling

Heb je een Microsoft 365-abonnement? Dan kun je gebruikmaken van de ingebouwde versleutelfunctie in Outlook om je e-mails en bijlagen extra te beveiligen.

Open de Outlook-app en klik op Nieuwe e-mail om een nieuw bericht op te stellen.Ga eventueel naar het tabblad Invoegen en kies Bestand bijvoegen.Selecteer via Op deze computer zoeken het gewenste bestand en klik op Openen.

Daarnaga je naar het tabblad Opties bovenaan het Lint.Klik op de knop Versleutelen. Je kunt hier ook kiezen uit verschillende beveiligingsniveaus.Maak je bericht af zoals gewoonlijk en klik op Verzenden.De e-mail wordt nu automatisch versleuteld verstuurd. De inhoud is onderweg beschermd en kan alleen worden geopend door de bedoelde ontvanger.

Beveiligingsopties

Onder de knop Versleuteling zie je drie opties als je een Microsoft 365 Family- of Personal-abonnement gebruikt. De eerste optie is Niet doorsturen. Hierdoor blijft je bericht versleuteld binnen Microsoft 365 en kan de ontvanger het niet kopiëren of naar anderen doorsturen. Kies je Versleutelen, dan kunnen ontvangers met een Outlook.com- of Microsoft 365-account de bijlagen downloaden vanuit Outlook.com of de mobiele Outlook-app.

Wie een andere e-mailclient gebruikt, zoals Gmail, Thunderbird of Apple Mail, ontvangt een bericht dat er een Microsoft Office 365-versleutelde e-mail op hem wacht. Als de ontvanger op de link Bericht lezen klikt, dan schakelt hij naar het Microsoft 365 Portal voor berichtversleuteling en daar moet hij zich aanmelden met een eenmalige wachtwoordcode. Die code ontvangt hij in zijn e-mailclient en daarmee kan hij dan het bericht op de portal openen.

De derde optie is Geen machtiging ingesteld en daarmee verwijder je eerdere machtigingen. De versleutelfunctie in Outlook is ideaal voor wie snel en zonder technische omwegen gevoelige informatie wil delen binnen een professionele context. Je hoeft geen extra tools te installeren.

➡️Gmail

Vertrouwelijke modus

De extra beveiliging in Gmail heet Vertrouwelijke modus. Hiermee versleutel je je berichten, zodat alleen de bedoelde ontvanger ze kan lezen, zelfs als iemand anders toegang krijgt tot diens mailbox. Klik op Opstellen om een nieuw bericht te maken. Vul het e-mailadres van de ontvanger in, kies een onderwerp en typ je bericht. Voor je op Verzenden klikt, activeer je de extra beveiliging. Onderaan het berichtvenster zie je een aantal grijze knoppen. Helemaal rechts staat een pictogram van een slot met een wijzerplaat. Klik daarop om de Vertrouwelijke modus in te schakelen.

Gebruik je de mobiele app? Tik dan op de drie puntjes rechtsboven en kies daar het slotje. Ontvangers kunnen deze mail vervolgens niet doorsturen, kopiëren, afdrukken of downloaden. Er verschijnt ook een pop-upvenster waarin je de vervaltijd van het bericht instelt. Je kunt kiezen uit: 1 dag, 1 week, 1 maand, 3 maanden of 5 jaar. Na afloop van de gekozen periode verdwijnt het bericht automatisch uit de postbus.

Sms-beveiliging

In hetzelfde pop-upvenster kun je een extra beveiligingslaag toevoegen via de optie Toegangscode vereisen. Vink hier de optie Sms-toegangscode aan. De ontvanger kan het bericht dan pas lezen nadat hij of zij een code invoert die via sms op de mobiele telefoon wordt bezorgd. Hiermee voeg je een tweede beveiligingsfactor toe, wat het voor een indringer vrijwel onmogelijk maakt om toegang te krijgen. Die moet immers niet alleen de mailbox, maar ook de sms-berichten van de ontvanger onderscheppen. Dat is een bijzonder lastige combinatie.

Klik op Opslaan en vervolgens op Verzenden. Op dit moment kun je eventueel nog de vervaltijd van het bericht aanpassen. Dan verschijnt er nu een tweede pop-upvenster waarin je het telefoonnummer van de ontvanger moet invoeren. Klik opnieuw op Verzenden. De ontvanger krijgt vervolgens een e-mail met daarin een knop om het vertrouwelijke bericht in de browser te openen. Is sms-verificatie ingeschakeld? Dan ziet de ontvanger ter bevestiging de laatste twee cijfers van zijn of haar gsm-nummer. Na een klik op Send passcode wordt de toegangscode per sms verstuurd.

Lees ook: 20 (écht) onmisbare tips voor Gmail

Documenten ondertekenen op je iPhone? Zo maak je een handtekening aan

➡️Proton Mail

Zwitserse veiligheid

De grote mailproviders maken er geen geheim van dat ze het e-mailverkeer scannen. Volgens eigen zeggen doen ze dat om hun dienstverlening te verbeteren. Daarbij richten ze zich vooral op de metadata van berichten: wie met wie communiceert, wanneer en hoe vaak. Ben je op je privacy gesteld, dan geeft dit idee een onbehaaglijk gevoel, zeker wanneer het om vertrouwelijke informatie gaat.

In dat geval kun je overstappen naar een ultraveilige aanbieder zoals Proton Mail (https://proton.me), een dienst die privacy centraal stelt. De servers staan in Zwitserland, waardoor de dienst onderworpen is aan een van de strengste privacywetgevingen ter wereld. Proton Mail werkt standaard met end-to-end-encryptie. Bij gewone e-mails is de verbinding tussen jou en de server meestal wel versleuteld met TLS (Transport Layer Security), maar de e-mail zelf wordt op de server in leesbare vorm opgeslagen.

End-to-end-encryptie (E2EE) bij e-mail betekent dat alleen de afzender en de beoogde ontvanger de inhoud van het bericht kunnen lezen. Zelfs de e-maildienst zelf kan niet zien wat er in de e-mail staat, omdat de versleuteling pas wordt verwijderd op het toestel van de ontvanger.

De gratis versie, Proton Free, biedt dezelfde sterke beveiliging als de betaalde formules, maar met enkele beperkingen. Je beschikt over één e-mailadres en 1 GB e-mailopslag. Daar staat tegenover dat je volledig reclamevrij werkt, niet gevolgd wordt en je berichten niet worden geanalyseerd of gelogd. Wie meer nodig heeft, kan upgraden naar een betaald abonnement, zoals Mail Plus (3,99 euro per maand bij jaarlijkse betaling).