Ook op een stabiel Windows-systeem loopt er weleens iets fout. Het netwerkverkeer is traag of je hebt de indruk dat er iets verdachts gebeurt, een schijf presteert niet zoals het hoort of achtergrondprocessen zetten een rem op de prestaties. De Sysinternals Suite bestaat uit een collectie hulpprogramma's voor Windows, die uitkomst bieden.

Onlangs hebben we geschreven over een reeks systeemtools afkomstig van de Israëlische programmeur Nir Sofer. Die werkt namelijk al vele jaren aan de NirLauncher-suite, met meer dan tweehonderd tools (als losse tools ook wel NirSoft Utilities genoemd). Onze focus ligt deze keer op de Sysinternals Suite, maar we belichten evengoed ook nog een paar tools uit zowel de NirSoft Utilities als de MiTeC Utilities.

De Sysinternals Suite wordt ontwikkeld door Mark Russinovich, inmiddels alweer vele jaren onder de hoede van Microsoft. Elke tool laat zich afzonderlijk downloaden en installeren via https://docs.microsoft.com/nl-nl/sysinternals. 

Ze zijn opgedeeld in rubrieken als Bestanden en schijven, Netwerk, Proces, Beveiliging, Systeem en Diversen. Lees telkens ook goed de downloadpagina’s na, want je vindt hier vaak voorbeelden, opdrachtregelparameters evenals allerlei aandachtspunten. Op de webpagina vind je tevens een downloadlink voor de complete suite. Helaas heeft deze geen eigen grafische interface.

Windows System Control Center

©PXimport

Werk je graag met tools uit zowel de NirLauncher-suite (NirSoft Utilities) als de Sysinternals Suite, dan kun je beide afzonderlijk downloaden, maar handiger is dan het gebruik van Windows System Control Center (WSCC). Deze overzichtelijke grafische interface combineert namelijk beide suites en voegt er zelfs nog enkele andere tools aan toe. Je kunt kiezen uit 32- en 64bit-versies, en een portable versie of een installatiebestand. Wij gaan uit van de portable versie.

Wanneer je die de eerste keer opstart, geef je aan welke software je daadwerkelijk wilt downloaden. Wij selecteerden alle onderdelen: Sysinternals, Nirsoft, Windows, Misc. Tools en MiTeC. Bij sommige kun je kiezen uit 32- of 64bit-versies (voor zover beschikbaar). De hele zwik downloaden blijkt verrassend compact: 283 MB voor 340 tools, in de standaardlocatie %appdata%\wscc_x64.

Via de knop Updates kun je opnieuw eventuele updates downloaden. Via Options zet je de suite nog beter naar je hand. Veelgebruikte tools zet je in de rubriek Favorites. De knop New Console linksonder geeft je toegang tot de Opdrachtprompt.

Verkies je de Nederlandstalige versie van de NirSoft Utilities, kopieer dan zelf het uitgepakte taalbestand van de NirLauncher-suite naar de submap NirSoft Utilities en eventueel ook naar de map x64. Je start WSCC bij voorkeur als administrator op.

AdapterWatch (NirSoft Utilities)

©PXimport

AdapterWatch brengt al je (al dan niet virtuele) netwerkadapters overzichtelijk samen, met uitgebreide informatie op een afzonderlijk tabblad voor elke adapter. Je ziet hier onder meer de operationele adapterstatus, inclusief de hoeveelheid data die tijdens je huidige werksessie werden ontvangen en verstuurd. 

Een van de rijen heeft de titel Interface-snelheid (bits per seconde): hier ga je na of je adapter op 1 Gbit (1.000.000.000) dan wel op 100 Mbit (100.000.000) staat ingesteld. Geeft dit iets anders aan dan je had verwacht, dan pas je dat aan vanuit het Windows Apparaatbeheer (devmgmt.msc), in het Eigenschappen-venster van de adapter, op het tabblad Geavanceerd, bij een onderdeel als Snelheid & duplex.

Handig is ook het veld DNS-Servers. Werkt je internetverbinding ineens niet meer, ga dan na of er hier wel een ip-adres staat ingevuld. Is er tevens sprake van een DHCP-server (met ip-adres), dan krijgt je systeem de DNS-serveradressen normaliter ook automatisch doorgestuurd. 

Wil je die toch zelf bepalen, open dan in Windows het venster Netwerkverbindingen (Windows-toets+R en voer ncpa.cpl uit), waar je in het Eigenschappen-venster van de adapter, bij Internet Protocol […] zelf de DNS-serveradressen invult (bijvoorbeeld 1.1.1.1 of 8.8.8.8). 

Network Scanner (MiTeC Utilities)

©PXimport

Er bestaan tig kleine tools waarmee je allerlei onderdelen van je thuisnetwerk kunt monitoren of waarmee je diverse netwerkfuncties kunt testen. MiTeCs Network Scanner brengt er diverse samen in een handige beheermodule. Het programma kan met diverse protocollen overweg, waaronder TCP/IP, ICMP, NetBIOS, SNMP en AD (voor domeinnetwerken).

Om een overzicht te krijgen van je actieve netwerkapparaten hoef je maar het lokale ip-bereik in te vullen en de knop IP Range Scan in te drukken. Je versnelt het scanproces enigszins door bij Preferences het aantal threads te verhogen.

Klik met rechts op een apparaat en daarna op Advanced Device Explorer om het toestel in detail te bekijken, in de veronderstelling dat je over voldoende machtigingen beschikt en dat eventueel een RPC-service op de client actief is. Je kunt hier dan onder meer shares, open bestanden, services, processen en geïnstalleerde software bekijken, en tevens een portscan uitvoeren, het apparaat (via WoL) in- of uitschakelen, een commando uitvoeren enzovoort.

In het onderste deel van het hoofdvenster zie je per geselecteerde netwerkadapter de up- en downloadoverdracht. Met de knoppen bovenaan kun je onder meer Whois-verzoeken uitvoeren, het externe ip-adres van je netwerk opvragen en een VirusTotal-scan van een domein uitvoeren (dit laatste vereist wel een geldige API-sleutel).

HEX Editor (MiTeC Utilities)

©PXimport

Met een zogenoemde hex-editor krijg je, als het ware ‘onder’ het bestandssysteem door, toegang tot bestanden, schijfstructuren en zelfs specifieke geheugengebieden – software voor doorgewinterde gebruikers dus. Dat neemt niet weg dat het een levensredder kan zijn bij lastige datahersteloperaties of bij grondige analyses van malafide of nukkige programma’s.

Start je HEX Editor op vanuit WSCC, dan moet WSCC als administrator uitgevoerd worden zodat HEX Editor zelf ook met alle rechten opstart. Houd er rekening mee dat je nu zomaar wijzigingen kunt aanbrengen in bestanden en op schijven, ook in delicate schijfgebieden als bootsectors.

Eerst bepaal je wat je precies wilt analyseren. Dat doe je via de knoppen Open (voor bestanden), Dump memory en Dump Disk. Bij geheugenonderzoek kun je verschillende geheugengebieden analyseren. Via Process kun je zelfs aangeven van welke applicatie of proces je het geheugengebruik wilt bestuderen. Bij schijfonderzoek hoef je maar de gewenste fysieke schijf of partitie aan te duiden of je vermeldt de startsector inclusief het aantal sectors. 

Een Inspector-module tracht de ruwe hex-data meteen te interpreteren en naar een leesbare vorm om te zetten. Dankzij tabbladen schakel je snel tussen verschillende geheugendumps of je kiest File / Compare om meerdere dumps naast elkaar te zien. Met File / Save bewaar je de wijzigingen, eventueel via File / Save as in een dumpbestand.

RAMMap en VMMap (Sysinternals Suite)

©PXimport

Met HEX Editor kun je weliswaar ook geheugengebieden benaderen, maar wil je specifiek het geheugengebruik van processen of applicaties nagaan, gebruik dan liever de tool RAMMap. Een deel van deze informatie vind je ook in het Windows Taakbeheer (via Prestaties / Broncontrole openen / Geheugen), maar RAMMap gaat duidelijk grondiger te werk.

Op het tabblad Use Counts zie je bijvoorbeeld hoe het geheugen precies is gepagineerd (lees: opgedeeld in blokken) en lees je op elke rij af hoe dat geheugen precies is – of kan worden – toegewezen. Je moet wel vertrouwd zijn met termen als Paged en Nonpaged Pool, Shared Memory enzovoort, want helaas geeft de tool hierover geen verdere uitleg.

Nuttig is ook het tabblad File Summary, waar je afleest welke bestanden in het geheugen zijn geladen en op welke manier. Houd daarbij het volgende in het achterhoofd: active memory = total – (standby + modified).

Om letterlijk van elk proces zowel het fysieke als het virtuele geheugen uitgetekend te zien, start je de tool VMMap op, waarna je een lopend proces selecteert of zelf een toepassing start vanuit het programma. Het is tevens mogelijk de informatie automatisch te laten verversen, zodat je zo’n proces min of meer in realtime kunt volgen.

Autoruns (Sysinternals Suite)

©PXimport

Ondervind je dat je systeem traag opstart of dat het soms sloom reageert, dan zou dat best te maken kunnen hebben met processen die op een of andere manier automatisch worden opgestart. Je kunt dit tot op zekere hoogte ook wel checken via het Windows Taakbeheer (op het tabblad Opstarten), maar Autoruns gaat veel grondiger te werk. Zodra je de tool start, zie je meteen de opgestarte processen en toepassingen, netjes opgedeeld volgens de locatie – meestal is dat een registersleutel – van waaruit ze zijn opgestart.

Standaard zie je op het tabblad Everything alle types automatisch opgestarte items, maar via een van de andere achttien tabbladen kun je ook specifieke types selecteren, zoals KnownDLLs, Explorer, Scheduled Tasks, Drivers, Services enzovoort. Je hebt bovendien de mogelijkheid een snapshot te nemen van de resultaten en die via Compare met een eerder vastgelegde dataset te vergelijken. Dat kan bijvoorbeeld handig zijn voor en na de installatie van een programma.

In de kolom VirusTotal staan ook de analyseresultaten van de bekende online virusscanner VirusTotal. Een score van bijvoorbeeld 3/74 geeft aan de 3 van de 74 virusscanners een potentiële bedreiging heeft vastgesteld. Vanuit het contextmenu ga je meteen naar het bewuste item (in het register), maar kun je ook extra informatie van Process Explorer opvragen. 

Process Explorer (Sysinternals Suite)

©PXimport

Process Explorer somt in realtime alle actieve processen op en vertelt je onder meer hoe intensief ze de schijf, het geheugen en de processor gebruiken. Nieuw gestarte processen kleuren daarbij lichtgroen. Wil je bijvoorbeeld het processorgebruik weten, klik dan op de kolomtitel CPU om de processen te ordenen volgens cpu-gebruik. Klik op Private bytes om het geheugengebruik te tonen.

Om ook het schijfgebruik te zien, maak je eerst een aantal kolommen zichtbaar. Klik hiervoor met rechts op een kolomtitel, kies Select Columns, open het tabblad Process Disk en plaats een vinkje bij de gewenste items, zoals Read Bytes of Write Bytes.

Om ook in deze tool de scanresultaten van VirusTotal te zien, ga je naar het menu Options en kies je VirusTotal.com / Check VirusTotal.com. Vanuit het contextmenu kun je een (verdacht) proces tijdelijk stopzetten (Suspend) of abrupt beëindigen (Kill Process).

Handig is ook het viziericoon: je hoeft dit maar naar een applicatievenster te verslepen om naar het bijbehorende proces te gaan. Er zijn trouwens nog veel meer mogelijkheden, maar we hebben helaas niet de ruimte om die hier uit te diepen.

Process Monitor (Sysinternals Suite)

©PXimport

Is het vooral je bedoeling specifieke bestanden en registersleutels of zelfs dll’s en threads te volgen, bijvoorbeeld om na te gaan wat de impact is van een applicatie of proces, dan heb je een tool als Process Monitor nodig. Met de knop Capture (sneltoets Ctrl+E) start en stop je het scanproces, en met de knop Clear ruim je de scanresultaten in één keer op.

Rechts vind je de knoppen waarmee je aangeeft wat je precies wilt monitoren. Wil je bijvoorbeeld weten welke registersleutels een bepaald programma maakt of wijzigt, dan laat je alleen het eerste knopje (Show Registry Activity) geselecteerd. Om de scanresultaten verder te verfijnen, druk je op de knop Filter. Klik daarna eerst op Reset, waarna je bij Display entries matching these conditions via de uitklapmenu’s bijvoorbeeld de volgende filterregel krijgt: Category is Write then Include. Bevestig met Add en met OK. Ga naar het menu Filter en plaats een vinkje bij Drop filtered events, zodat de tool geen uitgefilterde gebeurtenissen bewaart of toont.

Zorg nu dat het programmavenster van de applicatie die je wilt monitoren eveneens zichtbaar is en sleep het viziericoon van Process Monitor tot boven dit applicatievenster. Je zult merken dat hierdoor een extra filter wordt gemaakt, op basis van het applicatie-PID (Process ID). Start de scan nu. Zo controleer je ook aanpassingen aan bestanden, netwerkactiviteit enzovoort van applicaties.

AccessEnum en AccessChk (SysInternals Suite)

©PXimport

Wanneer er zich meerdere gebruikers op je pc kunnen aanmelden, dan wil je als beheerder wellicht weten wie toegang heeft tot welke mappen en registersleutels, en met welke machtigingen. AccessEnum kan je dat snel vertellen.

Met de knoppen Directory en Registry geeft je eerst aan wat je wilt onderzoeken, waarna je de map of de registersleutel aanduidt en op de Scan-knop drukt. Let wel, je krijgt alleen mappen te zien indien de machtigingen verschillen van de bovenliggende map. Bestanden worden alleen getoond als de machtigingen minder restrictief zijn dan wat in de bovenliggende map werd bepaald. 

Wil je ook bestanden zien met meer restrictieve instellingen, dan moet je dat instellen bij Options / File display options. Vanuit het contextmenu via de optie Explore ga je meteen naar het betreffende item in de Verkenner of in de Register-editor. De consoletool AccessChk vormt hierop een mooie aanvulling. Die vertelt je welke machtigingen een specifieke gebruiker of gebruikersgroep heeft op bestanden, registersleutels of services. 

Disk2vhd (Sysinternals Suite)

©PXimport

Disk2vhd is tot slot zeer interessant voor wie graag met virtuele machines werkt. Hiermee kun je namelijk eenvoudig je huidige Windows-systeem naar een virtuele schijf in vhd(x)-formaat (Virtual Hard Disk) omzetten. Je kunt zo’n schijf zelfs vanuit het actieve systeem creëren. Die kun je dan koppelen aan een virtuele machine in onder meer VirtualBox of eventueel Microsoft Hyper-V.

Bij het opstarten maakt de tool een lijst van alle gedetecteerde volumes en je kunt er meerdere tegelijk selecteren. Houd er rekening mee dat er een afzonderlijk vhd-bestand wordt gemaakt voor elke fysieke schijf waarop de geselecteerde volumes zich bevinden. Je laat het best het vinkje staan bij Use Volume Shadow Copy en je verwijdert juist het vinkje bij Use Vhdx . Je start het proces met de knop Create. Besef wel dat deze operatie best lang kan duren.

Zoals de meeste andere tools uit de Sysinternals Suite kun je de tool ook met een opdrachtregelcommando aansturen, bijvoorbeeld:

Om zo’n schijf in VirtualBox te koppelen, klik je op Nieuw, vul je de relevante gegevens in voor de velden Naam, Machinemap, Type (wellicht Microsoft Windows) en Versie (bijvoorbeeld Windows 10 64-bit). Druk op Volgende, stel een geschikte geheugengrootte in (bijvoorbeeld 2048 MB) en kies Bestaand virtuele harde schijf-bestand gebruiken. Klik op het mapicoon en op Toevoegen, en verwijs naar je vhd-bestand. Bevestig met Kiezen / Aanmaken. Je virtuele machine is gebruiksklaar.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).