Een groeiend aantal bedrijven maakt gebruik van een responsible disclosure-beleid voor het afhandelen van datalekken. Volgens ethische hackers is dat een goede zaak, maar ‘RD-beleid’ is bepaald niet zonder fouten. In dit artikel gaan we daar wat dieper op in.

Mischa van Geelen was dertien jaar toen hij een lek in de website van VakantieVeilingen ontdekte. Het was het eerste lek dat hij ooit zelf ontdekte, en hij heeft er nu – vijf jaar later – meer dan 500 op zijn naam staan. Nog steeds vindt hij regelmatig softwarelekken in websites of bij bedrijven. Daarbij doorloopt hij de routine die zowel hij als het bedrijfsleven heeft verfijnd: een melding doen bij de juiste persoon, een duidelijke beschrijving van het probleem aandragen en een mogelijke oplossing voorstellen.

Inmiddels loopt hij tegen minder muren aan dan vroeger, toen responsible disclosure nog maar voor een handjevol bedrijven gebruikelijk was. Anno 2017 hebben veel bedrijven op een of andere manier spelregels opgesteld om ethische hackers tegemoet te komen. En terecht, want door datalekken op een nette en verantwoordelijke manier af te handelen voorkom je dat mensen misbruik maken van bugs in je systeem. Bovendien laat je aan de buitenwereld zien dat je professioneel met je it-security omgaat.

Whitehat-hackers

Van Geelen noemt zich inmiddels ‘ethisch hacker’, een titel die veel whitehat-hackers en beveiligingsonderzoekers die aan responsible disclosure doen zichzelf aanmeten. Hun dagelijks werk is in veel gevallen op een of andere manier gerelateerd aan het zoeken naar datalekken: ze werken freelance of in dienst als beveiligingsconsultants, of ze werken in de informatica. In sommige gevallen is het opsporen van datalekken deel van hun werk als pen-testers (‘penetration testers’), maar één ding hebben ze vrijwel allemaal gemeen: het ‘responsible disclosen’ van datalekken doen ze vrijwillig, vanuit een gevoel voor ethiek en een liefde voor veiligheid.

Steeds meer Nederlandse bedrijven tonen interesse in responsible disclosure als beveiligingsmethode. Het kan immers helpen veiliger te blijven tegen datalekken door juist samen te werken met hackers in plaats van ze als de vijand te zien. Bij responsible disclosure houden bedrijven en hackers zich zoals gezegd aan een aantal spelregels voor het melden van kwetsbaarheden in websites of systemen. Op die manier kunnen datalekken op een verantwoorde manier worden doorgegeven, wat moet leiden tot veiliger ict.

Veel van die spelregels liggen voor de hand: een hacker mag vrijelijk rondneuzen in een systeem zonder daarvoor te worden aangepakt, maar moet het bedrijf dan wel tijd geven een lek te dichten zonder het vroegtijdig openbaar te maken. Vanzelfsprekend mag daarbij geen schade aan het systeem worden veroorzaakt en mag de hacker geen persoonsgegevens kopiëren, als hij die vindt.

Een responsible disclosure-beleid kan per bedrijf verschillen, maar er zijn een paar regels die (bijna) altijd naar voren komen.

Garantie: De belangrijkste afspraak is de garantie dat het bedrijf het lek actief dicht en geen aangifte doet, en dat de hacker zich aan de afgesproken regels van het bedrijf houdt.

Uitleg: Een hacker moet het lek zo duidelijk mogelijk uiteenzetten, op een manier die volledig te reproduceren is.

Tijdspanne: Er moet een redelijke tijd zijn een lek te dichten: niet te lang, niet te kort. Houdt een bedrijf zich niet aan die tijd, dan mag de hacker het lek openbaar maken.

Houd het heel: Een hacker mag geen ddos- of bruteforce-aanvallen uitvoeren om een lek te ontdekken, geen gegevens kopiëren en niets in het systeem kapotmaken of permanent veranderen.

Scope: Een bedrijf geeft van tevoren aan welke onderdelen wel of juist niet beschikbaar zijn om kwetsbaarheden over te melden. Testomgevingen zijn bijvoorbeeld vaak uitgesloten van deelname en lekken in systemen met persoonsgegevens worden vaak urgenter behandeld of beter beloond.

Nationaal Cyber Security Centrum-leidraad

Het is moeilijk te zeggen hoeveel bedrijven in Nederland inmiddels een actief RD-beleid hebben. In elk geval maken alle Nederlandse overheidsinstellingen gebruik van een dergelijk beleid, verzameld onder de leidraad van het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC). De grote banken hebben eveneens een eigen beleid, net als de NS en de meeste verzekeraars. Grote bedrijven lijken steeds meer heil te zien in het tegemoetkomen van hackers die datalekken ontdekken en dat op een verantwoordelijke manier willen melden.

Maar belangrijker dan het aantal beleidsmaatregelen dat wordt opgesteld, is de houding van die bedrijven. “Toen ik vijf jaar geleden een melding deed bij ABN Amro, hadden ze geen responsible disclosure-beleid beschikbaar”, vertelt Mischa van Geelen. “Ze reageerden er zelfs heel vijandig op. ‘Wie ben jij? En waarom vertel je ons hoe we onze beveiliging moeten regelen?’, vroegen ze.” Volgens Van Geelen zien bedrijven anno 2017 de waarde van responsible disclosure in, onder meer omdat het niet meer de vraag is óf, maar wannéér je wordt gehackt.

Die manier van werken slaat bij steeds meer bedrijven aan. Het is namelijk een relatief goedkope manier om gaten in software op te sporen, zonder dat je daar een peperduur team aan pen-testers op hoeft los te laten en zonder dat je ontwikkelaars dagen kwijt zijn met bugfixes. Aan de andere kant geeft het hackers de kans hun eigen kennis op niveau te houden en dient het als een waardevol visitekaartje.

Veel hackers zijn immers blij met de mogelijkheid om een lek op een correcte manier te melden, zonder daarbij in de problemen te komen. Niettemin is responsible disclosure verre van perfect. Zoals je verderop kunt lezen, draait het idee volledig om wederzijds vertrouwen, zonder enige garanties dat de spelregels worden nageleefd.

Binnen de tijd

©PXimport

Een belangrijk punt in een RD-beleid is de tijd die een hacker het bedrijf gunt om een lek te dichten. In de meeste gevallen wordt die vooraf gespecificeerd in het beleid, maar bij uitzonderlijke situaties kan er ook in overleg een andere tijdspanne worden afgesproken. Met zo’n afspraak weten beide partijen waar ze aan toe zijn: de hacker weet daarmee dat zijn lek serieus wordt genomen en het bedrijf heeft een belangrijke motivatie om het lek ook daadwerkelijk te dichten – anders wordt het openbaar gemaakt en kan het makkelijk worden misbruikt. Maar wat is een realistische tijdspanne om een bug te fixen? En wie bepaalt dat? Als de hacker die het lek ontdekt daar anders over denkt dan het bedrijf, kan dat frictie opleveren.

Dat gebeurde bijvoorbeeld tijdens de Heartbleed-bug die begin 2014 werd ontdekt in OpenSSL. Het Finse onderzoeksbedrijf Codenomicon besloot Heartbleed wel te melden aan onder meer CloudFare, maar niet aan andere grote webdiensten die eveneens van OpenSSL gebruikmaakten. Daardoor werd een groot deel van het internet kwetsbaar voor de bug toen die eenmaal openbaar werd gemaakt.

Volgens sommige critici had Heartbleed dan ook niet zozeer met responsible disclosure te maken, maar met marketing van een tot dan toe relatief obscuur Fins beveiligingsbedrijf dat na bekendwording van het lek internationale aandacht kreeg. Codenomicon vond dat het rechtvaardig handelde door het lek te melden aan het Finse National Cyber Security Center, maar de afhandeling leidde tot een discussie over hoelang onderzoekers moeten wachten voordat zij een lek openbaar maken en aan wie je dat allemaal moet melden. Wie heeft dan de sterkste hand?

Beloning voor ethisch hacken

En daar komt de ethiek om de hoek kijken, zowel de kracht als de achilleshiel van responsible disclosure. Een goed RD-beleid zorgt dat het bedrijf een hacker tegemoetkomt, én andersom. Het mes moet in zo’n geval aan twee kanten snijden, maar buiten een ‘gentlemen’s agreement’ biedt een responsible disclosure-beleid geen enkele juridische garanties. In theorie kan een bedrijf ook na het repareren van een datalek aangifte doen tegen een hacker, en niets weerhoudt de hacker ervan om het lek alsnog vroegtijdig openbaar te maken. Je kunt je daarom afvragen wat de reden is dat hackers daaraan zouden meedoen.

Terwijl bedrijven een RD in de regel opstellen uit praktische of financiële overwegingen, doen whitehat-hackers voornamelijk aan RD voor de eer – al speelt er voor hackers wel meer dan alleen hun gevoel voor rechtvaardigheid en ethisch besef. Loran Kloeze, een ethisch hacker die onder meer bekend werd toen hij liet zien dat de Stemwijzer lek was, zegt dat ook hackers niet helemaal altruïstisch te werk gaan. “Hackers dragen het aantal RD’s op hun naam als een eremedaille, iets waarmee je kunt laten zien hoe goed je bent. Opdrachtgevers of klanten kijken juist daarnaar, niet naar een diploma. Een groot aantal disclosures op je naam is waardevoller dan welke opleiding dan ook.”

Daarom is een ‘hall of fame’ ook zo belangrijk. Daarop wordt een overzicht geplaatst van de hackers die een lek hebben gevonden en een korte beschrijving met wat er precies is gerepareerd. Niet dat zo’n website veel bezoekers trekt, maar dat is ook niet de bedoeling. Ethisch hackers kunnen zulke vermeldingen in hun eigen portfolio opnemen om te laten zien wat ze waard zijn.

©PXimport

Responsible disclosure gaat doorgaans gepaard met een beloning, maar wat dat concreet inhoudt, verschilt per bedrijf. Soms is het een klein geldbedrag, soms een t-shirt of een ander cadeautje –PCM-uitgever Reshift geeft bijvoorbeeld soms een Raspberry Pi-pakket weg voor het melden van een lek. Eigenlijk doet de aard van de beloning er ook niet toe, vindt Van Geelen. Toen hij een aantal jaren geleden na heel lang mailen en overtuigen een cadeaubon kreeg voor het melden van een lek bij ABN Amro (dat toen nog geen officieel RD-beleid had), voelde hij zich afgescheept.

“Ze bleven maar vragen: ‘Wat wil je dán?’ Ze begrepen het maar niet. Het ging me helemaal niet om die cadeaubon of om geld, of wat dan ook. Het enige wat ik wilde, is een oprecht bedankje.” Het is een sentiment dat bij meer hackers speelt. Serieus genomen worden, voelen alsof je hebt bijgedragen aan een veiliger wereld. Daarom was Van Geelen ook blijer met zijn eerste hack op VakantieVeilingen. Daarvoor kreeg hij niet alleen een cadeaubon, maar ook een stage aangeboden – iets waar hij in zijn verdere carrière veel meer aan heeft gehad dan aan een geldbedrag.

Loran Kloeze onderschrijft het feit dat de beloning niet het belangrijkst is. Kloeze richt zich sowieso grotendeels op overheidsinstellingen, en die geven geen geldbedragen weg maar enkel t-shirts. “Je doet het vanuit je ethisch besef en het feit dat je de wereld een stukje veiliger wilt maken.”

Geld verdienen met ethisch hacken

Toch is er een groeiende groep hackers die probeert te leven van dergelijke datalekken, al heb je het dan al snel over ‘bug bounty’s’ – een op het eerste gezicht identieke, maar toch iets andere tak van sport. Het zijn vooral grote techbedrijven met miljoenen gebruikers die geld over hebben voor het spotten van datalekken. Apple was daar vrij laat mee en begon pas halverwege 2016 met het uitloven van premies voor het vinden van bugs. Toch is Apple een van de interessantere bedrijven om datalekken bij te melden. Een lek in de boot firmware van iOS levert bijvoorbeeld al 200.000 dollar op.

Op die manier zijn er hackers die volgens Kloeze kunnen leven van hun bug bounty’s. “Als je wekelijks een bug van 250 euro vindt en eens per jaar een écht grote, dan kun je daar prima van leven.”

Daar staat tegenover dat het tegenwoordig steeds lucratiever wordt om bugs aan derde partijen te verkopen. Bedrijven zoals Zerodium bieden bijvoorbeeld het viervoudige van Apple voor eenzelfde lek in iOS. En voor een hacker is er maar één ding dat hem laat kiezen tussen 200.000 dollar van Apple en 1 miljoen van Zerodium: zijn gevoel. Kloeze: “Uiteindelijk wil je toch elke avond rustig slapen, en dat wordt voor velen een stuk lastiger als ze weten dat hun lek kan worden gebruikt door een regime als Noord-Korea. Net als gewone criminaliteit kun je ook hier de afweging maken, en dan is de vraag hoever je bereid bent te gaan.”

Volgens Mischa van Geelen zit het verschil hem voornamelijk in de houding van de hacker. “Bug bounty’s doe je voor het geld, maar responsible disclosure doe je vanuit een gevoel voor ethiek. Bovendien maakt het voor veel hackers ook niet uit of ze er geld voor krijgen; dat verdienen ze vaak ook wel met consultancy-werk.” En daarbij is een goed portfolio, met veel RD’s op je naam, juist een goed visitekaartje.

Er is ook een aantal bedrijven dat op professionele schaal op zoek gaat naar lekken, zoals Google, dat permanent beveiligingsonderzoekers in dienst heeft op de Project Zero-divisie. Project Zero komt regelmatig in het nieuws als het een lek heeft gevonden bij bijvoorbeeld Microsoft, waar de softwaregigant dan niet tijdig iets aan heeft gedaan.

Grijs gebied

Responsible disclosures bevatten in de meeste gevallen een belangrijke clausule over aansprakelijkheid, maar de regels rondom hacken en verantwoordelijkheid stroken niet altijd even goed met elkaar. Loran Kloeze zegt bijvoorbeeld alleen aan RD te doen met bedrijven die al een beleid hebben. Hij kijkt daarom met name op sites van de overheid, omdat die in samenwerking met het NCSC een duidelijk beleid heeft opgesteld dat voor alle sites geldt. Als een website of bedrijf dat niet heeft, komt Kloeze er niet aan. Om één simpele reden: hij wil niet in de problemen komen. “Een responsible disclosure-beleid nodigt een hacker uit om zonder angst voor repercussies op zoek te gaan naar een lek. Als er niet zo’n beleid is, dan heb je niks op zo’n website te zoeken.”

Volgens Kloeze is het überhaupt niet mogelijk om een datalek te vinden zonder dat je actief in een systeem loopt te porren, dus iedereen die een lek vindt in een website waar geen RD van toepassing is, is volgens hem per definitie al fout. “Als je een website gebruikt zoals die bedoeld is en dan een fout ontdekt, ja, dan mag je inderdaad wel even een mailtje sturen met ‘joh, let hier eens op’. Maar dat is vrijwel nooit het geval. Om een bug te vinden, moet je actief zoeken, testen, reproduceren en verschillende dingen proberen. Dan ben je al heel snel ongeoorloofd aan het rondneuzen op een systeem waar je niks te zoeken hebt, omdat je er niet voor bent uitgenodigd.”

Juridisch gezien is een responsible disclosure-beleid niet sluitend. Het zegt niks, behalve dan dat het bedrijf geen intentie heeft je te vervolgen – maar ook dat kan gewoon veranderen. Bovendien heeft het OM daar niets mee te maken, zegt Kloeze. “Dat kan altijd nog besluiten achter je aan te gaan, al is dat onwaarschijnlijk.” Er zijn nog geen gevallen bekend van veroordelingen voor hacking waarbij gebruik werd gemaakt van responsible disclosure.

Daar is Mischa van Geelen het niet mee eens. Hij ziet het beleid van het NCSC juist als richtlijn om als ethisch hacker te opereren – of een bedrijf nu een beleid heeft of niet. “Zolang je het volgens de regels speelt, moet je een lek gewoon kunnen melden. Dan houd je je natuurlijk aan alle regels: je zorgt dat je niks stuk maakt, dat je je lek niet openbaar maakt ... Als je dat doet, vind ik dat je het gewoon moet kunnen melden.”

Volgens het NCSC ligt de situatie iets genuanceerder en is de leidraad vooral bedoeld om bedrijven te stimuleren hun eigen beleid op te zetten, maar houdt het OM per geval wel rekening met ‘proportioneel en subsidiair handelen’.

Meerwaarde van responsible disclosure

De meeste hackers vinden dat responsible disclosure waardevol kan zijn voor bedrijven, al vindt Kloeze wel dat dat proportioneel moet zijn. “Voordat je meteen zo’n beleid opstelt, moet je je eerst afvragen of je dat überhaupt wel nodig hebt. De slager om de hoek heeft daar doorgaans weinig aan, maar dat verandert als hij bijvoorbeeld een koelcel heeft die hij via internet kan aansturen, of als hij een klantensysteem begint.”

Een responsible disclosure-beleid moet dan ook in verhouding staan met de data die je verwerkt, maar omdat steeds meer bedrijven in toenemende mate gebruikmaken van persoonlijke data, groeit de vraag naar een goede omgang eveneens. Niet alleen juridisch (bijvoorbeeld door de meldplicht datalekken), maar ook ethisch, zoals een goed RD-beleid.

Waar de hackers het eens zijn over de meerwaarde van zo’n beleid, zetten de meeste ook kanttekeningen bij de effectiviteit. Het is nooit dé definitieve oplossing voor het beveiligingsprobleem, denkt Mischa van Geelen. “Responsible disclosure is alsof je met hagel op je systemen gaat schieten, in de hoop dat er iets wordt geraakt. Je moet er nooit van uitgaan dat je daarmee volledig veilig wordt.”

Hij zegt daarom dat een goed RD-beleid eerder een toevoeging op het bestaande beveiligingsbeleid moet zijn. Dat bevestigt het NCSC: “Organisaties zijn zelf verantwoordelijk voor hun beveiliging, maar goede beveiliging is zo sterk als je zwakste schakel. RD kan een zeer belangrijke bijdrage leveren aan het ontdekken van zulke zwakke plekken.”

Daarnaast is het belangrijk te onthouden dat responsible disclosure-meldingen altijd door vrijwilligers worden gedaan, en dat die je niets verplicht zijn. Ze kunnen daarom nooit garanderen dat ze alle gaten uit je systeem vissen, maar een oprecht bedankje is wel het minste wat je voor ze kunt doen.

Responsible disclosure-beleid opzetten

Wil je tot slot voor je eigen bedrijf een responsible disclosure-beleid (helpen) opzetten? Denk dan aan de volgende zaken:

Scope: Geef aan welke onderdelen een hacker mag testen en welke niet. Vallen daar bijvoorbeeld ook testomgevingen onder?

Beloning: Bedenk welke beloning je een hacker geeft. Is dat een geldbedrag, een t-shirt of iets unieks van jouw bedrijf? Zorg ook dat je bepaalt voor welke meldingen je welke beloning geeft: niet alle lekken hoeven gelijkwaardig te worden behandeld.

Wall of fame: Hackers gebruiken een RD-melding ook op hun cv. Kom ze tegemoet door een publieke wall of fame op te stellen met wie je heeft geholpen met welk probleem.

Doe een pen-test: Als je je systeem meteen toegankelijk maakt voor iedereen, kan dat al snel tot veel reacties leiden. Laat je bedrijf daarom eerst pen-testen door een professioneel bedrijf, zodat de belangrijkste gaten kunnen worden gedicht.

Laat je RD-beleid nakijken: Er zijn genoeg ethische hackers die, al dan niet betaald, een RD-beleid voor je kunnen opstellen of er op z’n minst doorheen kunnen lopen.

Wees eerlijk: Wees eerlijk over je bug-fixes en je progressie. Houd de hacker op de hoogte, ook als het repareren onverhoopt langer duurt dan verwacht.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).