Hoewel we de horizontale werkbalk aan de onderkant van ons beeldscherm dagelijks gebruiken, wordt het belang van de taakbalk onderschat. In deze workshop behandelen we slimme trucs om nog beter te werken met je computer door optimaal gebruik te maken van je taakbalk.

01 Indeling

De taakbalk van Windows 7 heeft vier onderdelen. Allereerst is er de knop om je startmenu mee te openen. Daarnaast vind je snelkoppelingen naar je favoriete programma's en ook geopende programma's krijgen een icoontje op je taakbalk. Aan de rechterzijde staat het bekende Windows-klokje en links hiervan vind je het systeemvak. In het systeemvak staan kleine iconen van achtergrondprogramma's. Bekende zijn hier de virusscanner, Dropbox en bijvoorbeeld je printer. De eerste stap naar een optimale taakbalk begint met ruimte maken en alle overbodige items opruimen.

©PXimport

02 Opschonen

Als je de taakbalk gaat optimaliseren, is het goed om alle programma's af te sluiten. Zo houd je aan de linkerzijde alleen je snelkoppelingen over die zijn vastgemaakt aan de taakbalk. Hier horen alleen programma's te staan die je dagelijks gebruikt, bijvoorbeeld je browser, iTunes, de Windows Verkenner en Microsoft Word. Verwijder alles wat je niet regelmatig gebruikt. Je kunt de programma's altijd opstarten via je startmenu of met een snelkoppeling op je bureaublad. Klik met de rechtermuisknop op een snelkoppeling die je wilt verwijderen en kies Dit programma losmaken van de taakbalk.

©PXimport

03 Kleine iconen

Als je alle overbodige pictogrammen van je taakbalk hebt opgeruimd, kun je nog een trucje uithalen om meer ruimte te creëren: de iconen verkleinen. Klik met de rechtermuisknop op je taakbalk en kies Eigenschappen. Plaats een vinkje bij Kleine taakbalkknoppen gebruiken en bekijk het eindresultaat met de knop Toepassen. Zijn de iconen nog steeds goed zichtbaar? Bevestig met OK. Als je de pictogrammen nu te klein vindt, maak dan de aanpassing weer ongedaan door het vinkje te verwijderen bij Kleine taakbalkknoppen gebruiken.

©PXimport

04 Systeemvak

Het systeemvak toont icoontjes van programma's die op de achtergrond draaien. Sommige hiervan zijn standaard verborgen en zie je alleen als je op het pijltje klikt naast je systeemvak. Welke onderdelen standaard zichtbaar zijn in het systeemvak, is eenvoudig aan te passen. Rechtsklik op je taakbalk en kies Eigenschappen. Klik op het tabblad Taakbalk bij Systeemvak op Aanpassen en geef per programma aan of je het altijd wilt zien. Door onderin een vinkje te plaatsen bij Altijd alle pictogrammen en meldingen op de taakbalk weergeven zijn alle icoontjes altijd zichtbaar.

©PXimport

05 Vastmaken

Het is eenvoudig om programma's toe te voegen aan je taakbalk. Dit kan bijvoorbeeld vanuit je startmenu of vanaf een snelkoppeling op je bureaublad. Sleep het icoontje met de linkermuisknop naar je taakbalk. Er verschijnt een ballontip met de melding Vastmaken aan taakbalk. Laat de muisknop los en je programma staat erbij! De volgorde van de programma's kun je aanpassen door de pictogrammen te verslepen met de linkermuisknop ingedrukt. Zet bijvoorbeeld Word en Excel bij elkaar doe hetzelfde voor je internetprogramma's.

©PXimport

06 Tweede verdieping

Kom je ruimte tekort op je taakbalk? Dan kun je de taakbalk uitbreiden met een 'tweede verdieping'. Klik met de rechtermuisknop op de taakbalk en zorg er voor dat Taakbalk vergrendelen geen vinkje heeft. Plaats je muisaanwijzer nu aan de bovenkant van je taakbalk totdat hij verandert in een dubbel pijltje. Klik nu met de linkermuisknop, houd deze ingedrukt en beweeg de muis omhoog. Je taakbalk wordt twee keer zo hoog en je hebt extra ruimte. Plaats opnieuw een vinkje bij Taakbalk vergrendelen.

©PXimport

07 Werkbalken

Een minder bekende functie van de taakbalk is de mogelijkheid om allerlei werkbalken te tonen. Klik maar eens met de rechtermuisknop op de taakbalk en kijk bij Werkbalken. Met de werkbalk Adres kun je bijvoorbeeld direct vanuit de taakbalk een webadres intypen, en met Bureaublad krijg je een lijst snelkoppelingen naar dingen die op je bureaublad staan. Gebruik je de extra werkbalken niet en nemen ze ongewenst ruimte in op je taakbalk, verwijderd dan het vinkje voor elke werkbalk om de ruimte terug te claimen.

©PXimport

08 Gecombineerd

Als je een programma opent, toont Windows hiervan het pictogram op je taakbalk. Als je hetzelfde programma meerdere keren opent, toont Windows hiervan nog steeds één icoontje. Dit principe wordt ook wel combineren genoemd. Heb je bijvoorbeeld twee Word-documenten open, dan zie je één icoontje in je taakbalk. Wanneer je hierop klikt, kun je overschakelen naar een ander document. Dit geldt ook voor de Windows Verkenner, dus als je vensters open hebt met de C-schijf, Deze Computer en Mijn Documenten, zal je toch één gecombineerd icoon zien.

©PXimport

09 Geopende programma's

Om het combineren van vensters in één icoon te wijzigen, vraag je de eigenschappen van je taakbalk op. Bij Taakbalk knoppen zie je de instelling staan op Combineren, labels verbergen. Wil je geen gecombineerde programma's, dan kies je het beste voor Combineren als taakbalk vol is. Alle vensters krijgen een eigen vermelding, en er worden labels getoond. Probeer deze aanpassing een paar dagen uit, voor sommige mensen werkt het uitermate prettig. De screenshots in dit artikel gaan uit van de standaardinstelling Combineren, labels verbergen.

©PXimport

10 Lege ruimte

Wil je veel programma's standaard op je taakbalk hebben staan, dan raakt het overzicht wellicht zoekt. Je kunt de iconen in de juiste volgorde zetten, maar een vrije ruime tussen groepjes iconen zou nog beter zijn. Helaas is dit alleen omslachtig voor elkaar te krijgen door lege icoontjes op je taakbalk te zetten. Hiervoor is enige voorbereiding vereist. Maak ergens een map aan, wij noemen deze 'Blanke icoontjes'. Download het ico-bestand van een leeg icoontje en bewaar dit in de map. Het bestand heet Blank.ico.

©PXimport

11 Snelkoppeling maken

Open de map Blanke icoontjes met de verkenner. Klik met de rechtermuisknop in de map en kies Nieuw / Tekstdocument. Het bestand Nieuw tekstdocument.txt wordt aangemaakt. Als het bestand de naam Nieuw tekstdocument heeft in plaats van Nieuw tekstdocument.txt, voer dan nu de stappen uit in het kader 'Bekende bestandstypen'. Klik rechts op het bestand Nieuw tekstdocument.txt, kies Naam wijzigen en geef het bestand de naam blanco1.exe. Bevestig de waarschuwing van Windows. Klik met de rechtermuisknop op blanco1.exe en kies Snelkoppeling maken.

©PXimport

12 Blanco snelkoppeling

Vraag met de rechtermuisknop de eigenschappen op van blanco1.exe - Snelkoppeling en klik op Ander pictogram. Bevestig de foutmelding met OK, klik op Bladeren en wijs het bestand Blank.ico aan. Hiermee krijgt de snelkoppeling een 'leeg' icoontje. Voeg de snelkoppeling nu toe aan je taakbalk (tip 5) en je hebt één scheidingsruimte aangemaakt. Sleep de lege ruimte op de gewenste plek op je taakbalk. Herhaal de vorige tip en deze tip als je meer scheidingsruimte nodig hebt. Maak steeds nieuwe bestanden aan, blanco2.exe, blanco3.exe enzovoort.

©PXimport

Bekende bestandstypen

Bij tip 11 is het nodig dat je bestandsextensies ziet. Dit houdt in dat de Windows Verkenner het bestand mijnscriptie.docx toont als mijnscriptie.docx in plaats van alleen de naam mijnscriptie. Ga naar Configuratiescherm / Vormgeving en persoonlijke instellingen. Open Mapopties en vervolgens het tabblad Weergave. Verwijder het vinkje bij Extensies voor bekende bestandstypen verwijderen. Na het uitvoeren van de tips kun je het vinkje eventueel opnieuw plaatsen om in het vervolg de extensies niet meer te zien.

©PXimport

13 Icoontjes aanpassen (1)

De programma's die je op de taakbalk zet, krijgen het standaardicoon mee van het betreffende programma. Wist je dat je de icoontjes kunt aanpassen en personaliseren? Dit gaat via een omweg, je moet er iets voor over hebben! Maak met de verkenner ergens een map aan, wij noemen deze NieuweTaakbalkIcoonjes. We gaan in dit voorbeeld het pictogram van de Chrome-browser aanpassen. Je vindt op www.iconspedia.com prachtige icoontjes, ook van bekende programma's. Met de zoekterm chrome is een alternatief icoon snel gevonden. Download het .ico-bestand en sla het op in de map NieuweTaakbalkIcoonjes.

©PXimport

14 Icoontjes aanpassen (2)

Open de map %appdata%/Microsoft/Internet Explorer/Quick Launch/User Pinned/Taskbar. Knip de snelkoppeling die je wilt aanpassen en plak deze in de map NieuweTaakbalkIcoonjes (in dit voorbeeld heet de snelkoppeling Google Chrome). Vraag de eigenschappen op van de snelkoppeling en klik op Ander pictogram. Wijs met Bladeren het gedownloade icoontje aan (Chrome.ico in dit voorbeeld). Klik met de rechtermuisknop op het programma in je taakbalk waarvan je het icoontje gaat vervangen en kies Losmaken van taakbalk. Sleep de snelkoppeling vanuit de map NieuweTaakbalkIcoonjes opnieuw naar je taakbalk zodat deze wordt vastgemaakt aan de taakbalk.

©PXimport

15 Favorieten op taakbalk

Je kunt favoriete locaties op je computer toevoegen aan je taakbalk. Zo open je direct vanaf je taakbalk bijvoorbeeld Mijn Afbeeldingen of de map waar je mp3's of downloads staan. We gaan dit dynamisch inrichten zodat je achteraf de locaties eenvoudig kunt toevoegen of verwijderen. Maak een map aan genaamd Fav, bijvoorbeeld in Mijn Documenten. Plaats in de map Fav de snelkoppelingen naar je favoriete locaties. Klik bijvoorbeeld met de rechtermuisknop op Mijn Afbeeldingen en kies Snelkoppeling maken. Verplaats deze snelkoppeling vervolgens naar de map Fav. Herhaal dit voor al je favoriete locaties.

©PXimport

16 Korte namen favorieten

Je kunt in principe alles in de map Fav plaatsen, dus ook snelkoppelingen naar programma's of websites. Een korte naam heeft de voorkeur omdat je die sneller terugvindt. Bij het tonen van grote pictogrammen is het helemaal verstandig om een korte naam te gebruiken. Open de map Fav, rechtsklik op een snelkoppeling en kies Naam wijzigen. Noem een snelkoppeling naar www.facebook.com bijvoorbeeld niet Facebook, maar FB. Verwijder snelkoppelingen die je niet gebruikt uit de map Fav: niet alleen om ruimte vrij te maken, maar vooral om een goed overzicht te houden.

©PXimport

17 Favorieten toevoegen

We gaan de inhoud van de map Fav zichtbaar maken op onze taakbalk. Maak eerst de taakbalk dubbel zo hoog (zie tip 6). Klik vervolgens met de rechtermuisknop op de taakbalk en kies Werkbalken / Nieuwe werkbalk. Klik de map Fav aan en bevestig met Map selecteren. De inhoud van Fav wordt zichtbaar als onderdeel van je taakbalk. Het is raadzaam om je onderdelen van je taakbalk opnieuw te schikken in de gewenste volgorde (let op, dit kan wat houterig werken), bijvoorbeeld je programma's in het onderste deel en inhoud van de map Fav in het bovenste deel.

©PXimport

7+ Taskbar Tweaker (1)

Stap 1

Ons favoriete programma om nog meer uit de taakbalk te halen is 7+ Taskbar Tweaker. Download en installeer het programma. Alle aanpassingen die je met 7+ Taskbar Tweaker kunt doen, staan één scherm en zijn direct actief als je iets verandert. Het is aan te raden om de korte instructievideo te kijken op de website van de makers. Deze leidt je in vogelvlucht door alle opties.

©PXimport

Stap 2

We lichten enkele handige functies van het programma toe. Plaats een vinkje bij Verwijder extra ruimte tussen items om iets meer ruimte te krijgen. Activeer je bij Middel muisklik de optie Sluiten, dan sluit je vanaf nu programma's af met een klik op het muiswieltje op het programma in je taakbalk. De mogelijkheden van Groeperen zijn een aanvulling op tip 9.

©PXimport

Stap 3

7+ Taskbar Tweaker kan ook aanpassingen doen die standaard niet mogelijk zijn in Windows. Bijvoorbeeld Dubbele muisklik op lege ruimte. Kies je hier voor Ctrl+Alt+Tab, dan schakel je in het vervolg snel tussen geopende toepassingen. Zelfs aan je muiswieltje is gedacht. Met de optie Volumecontrole bij muis erover / Op taakbalk te activeren kun je je volume bedienen door aan je muiswieltje te draaien als je muis boven je taakbalk hangt.

©PXimport

18 Aan/uit-knop

Wil je nog sneller toegang tot het afsluiten van je computer? Plaats dan met Classic Shutdown een aan/uit-keuzeknop op je taakbalk! Haal het programma binnen. Bewaar het bestand ClassicShutdown.exe in een willekeurige map. Klik met de rechtermuisknop op ClassicShutdown.exe, kies Snelkoppeling maken en sleep deze snelkoppeling naar je taakbalk. Een klik op Classic Shutdown schakelt je systeem niet direct uit. Het programma toont een keuzescherm waarmee je je computer uitschakelt, opnieuw opstart of in stand-by plaatst.

©PXimport

19 Tot slot

In deze workshop proberen we niet compleet te zijn, maar je wel enthousiast te maken om de mogelijkheden van je taakbalk een goed onder de loep te nemen. Gebruik alleen de instellingen die jij handig vindt: overdaad schaadt! Bij sommige aanpassingen moet je de tijd nemen voordat de voordelen doorklinken in je dagelijkse routine. Wil je niet alleen je taakbalk onder handen nemen, maar je hele besturingssysteem personaliseren, dan kun je hier meer over lezen op onze website.

©PXimport

Windows 8.1

Deze workshop is gebaseerd op Windows 7. De meeste tips kun je met enig creatief lezen ook toepassen in eerdere Windows-versies en zelfs in Windows 8.1. Open daarvoor eerst met de toetscombinatie Windows-toets+D het bureaublad.

Als je Windows 8.1 hebt, kun je bij de taakbalkinstellingen ook nog extra opties kiezen. Vraag de eigenschappen op van je taakbalk en open het tabblad Navigatie. De instellingen hebben slechts zijdelings met je taakbalk te maken, maar zijn wel handig. Zo kun je bijvoorbeeld het automatisch activeren van de Charms-balk uitschakelen. Ook kun je kiezen om je startscherm over te slaan en direct de bureaubladweergave met taakbalk te tonen. Activeer hiervoor de optie Wanneer ik mij aanmeld (...).

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).