Ongestoord surfen op het web kan al lang niet meer zonder bescherming. Een adblocker is een eerste hulpmiddel, maar als je de echt opdringerige websites een halt wilt toeroepen, dan heb je een soort firewall voor je browser nodig. Die bestaat: uMatrix. Met deze extensie krijg je meer grip op je online privacy.

Iedere keer dat je een webpagina bezoekt, doet je browser op de achtergrond allerlei extra aanvragen voor zaken waar de webpagina naar verwijst, zoals afbeeldingen, scripts, trackers, cookies en frames van diverse domeinen. Sommige daarvan zijn nuttig, andere vertragen het surfen of zijn een regelrechte aanval op je privacy.

De browserextensie uMatrix van Raymond Hill biedt daarvoor een oplossing: het is een soort firewall voor je browser waarmee je volledige controle krijgt over welke verbindingen je browser mag leggen. En dat werkt heel basaal: in de vorm van een matrix geef je per website aan welk type gegevens je browser precies van welk domein mag downloaden.

De browserextensie is te downloaden voor Firefox, Chrome of Opera. Standaard blokkeert uMatrix alles wat een webpagina van een derde domein wil downloaden. Daardoor blokkeer je niet alleen alle third-party trackers, maar ook heel wat nuttige scripts die op een externe server staan. Het zal dan ook niet lang duren voordat je op een website terechtkomt waarop iets niet werkt. Maar geen nood, want uMatrix maakt het heel eenvoudig om voor individuele websites te bepalen wat je blokkeert.

Klik op het pictogram van uMatrix in de werkbalk van je browser: het is een groen vierkantje met rode randen. Hoe meer uMatrix op de huidige pagina geblokkeerd heeft, hoe dikker die randen. Het getal dat je boven het vierkantje ziet, is het aantal geblokkeerde http-aanvragen van de huidige pagina. Dit geeft je al een idee van hoeveel er op de achtergrond gebeurt.

De eerste keer dat je op het icoontje klikt en daarmee de matrix opent, ben je misschien overrompeld: het ziet er inderdaad wat intimiderend uit, maar er zit een systeem in, en je zult het snel doorhebben. De kolommen beschrijven de typen gegevens waarover het gaat: cookies, css, afbeeldingen, media, scripts, xhr (XMLHttpRequest, maar ook de nieuwere Fetch API en WebSockets), frames en overige. De rijen beschrijven de domeinen waar de gegevens vandaan komen. De werking van uMatrix is nu heel eenvoudig uit te leggen: alle groene vakjes worden toegestaan; alle rode geblokkeerd.

Per website of globaal blokkeren

Voor elk van deze vakjes in de getoonde matrix kun je nu instellen of je ze wilt blokkeren of niet, en dat voor elke individuele website. Voordat je daarmee aan de slag gaat, dien je te weten dat uMatrix websites globaal kan blokkeren of alleen op het huidige domein. Als de domeinnaam links bovenaan blauw is, geldt je selectie voor dat domein; klik je op de asterisk (*) ernaast, dan zie (en maak) je een globale selectie die voor alle websites geldt.

Als je in de globale selectie iets blokkeert, wordt dat dus bij elke website geblokkeerd, tenzij je dat voor een specifieke website weer inschakelt. Zo kun je eenvoudig facebook.com en facebook.net overal blokkeren, behalve wanneer je een pagina op www.facebook.com bezoekt. Op deze manier kan Facebook geen profiel van je surfgedrag opbouwen, maar kun je Facebook nog wel gewoon zonder problemen bezoeken.

Voor we met uMatrix aan de slag gaan, is er nóg een ding wat je moet weten. De linkerbovenhoek van de matrix, met de cel ‘alle’, bepaalt het standaardgedrag van uMatrix. Na de installatie is dat vakje rood: dat betekent dat alles wordt geblokkeerd, tenzij je het expliciet toestaat. Dit is de veiligste instelling, maar als je het liever andersom wilt, dan kun je het vakje groen maken door erop te klikken. Alles wordt dan toegestaan, behalve hetgeen je expliciet blokkeert.

YouTube weer laten werken

Laten we eens kijken hoe we YouTube met uMatrix kunnen temmen. Dit proces kun je straks bij iedere website toepassen. Als je met uMatrix ingeschakeld YouTube bezoekt, zul je merken dat de website helemaal kapot is: als je op een video of kanaal klikt, werkt er niets, en als je naar onderen scrolt, worden er geen nieuwe video’s getoond.

Klik nu op het icoontje van uMatrix. Je ziet dat voor het huidige domein youtube.com en het subdomein www.youtube.com alle gegevenstypes toegestaan zijn en voor andere domeinen alleen css en afbeeldingen. Je ziet ook onmiddellijk wat er geblokkeerd is: een xhr bij s.ytimg.com en een xhr bij googleads.g.doubleclick.net.

Die laatste kunnen we al negeren: daarvan zien we al aan het domein dat het om een advertentie gaat, wat niet belangrijk is voor de werking van de website. Aangezien er allerlei links op de website van YouTube niet werken, kunnen we redeneren dat de xhr op s.ytimg.com daar misschien voor zorgt. Zou het weer werken als we dit toestaan?

Probeer het uit door in de bovenste helft van het vakje van de xhr op s.ytimg.com te klikken. Het vakje wordt dan donkergroen. Klik dan boven de matrix op het icoontje met de twee halfcirkelvormige pijlen om de pagina opnieuw te laden. Nadat de pagina vernieuwd is, werken de links naar de kanalen en de video’s. Open uMatrix weer en klik op het icoontje van het slotje bovenaan om je wijzigingen voor dit domein op te slaan.

©PXimport

Met het toestaan van de xhr van s.ytimg.com is nog niet alles opgelost. Klikken we namelijk op een video, dan zien we dat deze niet wordt afgespeeld. Het bekende cirkeltje dat we zien als onze netwerkverbinding te traag is, blijft maar draaien. Eén blik op uMatrix zegt genoeg: doordat we de xhr van s.ytimg.com toegelaten hebben, worden er nu talloze extra domeinen ingeladen en worden er tientallen xhr’s en enkele scripts geblokkeerd, vooral van subdomeinen van googlevideo.com, met namen als r3—sn-5hnedn7l.googlevideo.com.

Voor we dit gaan toestaan, is het nuttig even te kijken hoe je meer informatie over de geladen gegevens kunt verkrijgen: de logger van uMatrix. Dit verschijnt in een nieuw tabblad als je op het icoontje rechts bovenaan de matrix klikt. Daar zie je iedere aanvraag van elke webpagina die je open hebt staan in de browser, met het tijdstip, aanvragend domein, gegevenstype en aangevraagde url. Elke geblokkeerde url staat in het rood. In de afbeelding zie je dat al die geblokkeerde xhr’s van subdomeinen van googlevideo.com naar een pagina videoplayback verwijzen.

©PXimport

Dit beeld overtuigt ons ervan dat dit domein nodig is om de video’s in YouTube af te kunnen spelen. Keer terug naar de pagina van YouTube en maak de xhr-cel van googlevideo.com groen. Je ziet dat de xhr-cellen van alle subdomeinen van googlevideo.com, zoals r3—sn-5hnedn7l.googlevideo.com, nu lichtgroen worden. Donkergroen betekent dat je iets expliciet toegestaan hebt, lichtgroen dat iets impliciet toegestaan is omdat de toestemming overgeërfd wordt, in dit geval van het hoofddomein. Wil je meer privacy, klik dan in de onderste helft van de cookie-cel van youtube.com om de cookies van YouTube zelf te blokkeren. Sla je wijzigingen weer op.

Je kunt overigens ook alle gegevenstypes (behalve frames) van een domein in één keer toestaan door gewoon links op het domein te klikken. Zo kun je ook één specifiek gegevenstype voor alle domeinen in één keer toestaan door bovenaan op het gegevenstype te klikken. Maar deze aanpak raden we niet aan: het is beter om zo min mogelijk toe te staan.

Algemene instellingen

Zodra je enigszins gewend bent aan uMatrix, is het de moeite om eens in de instellingen van de extensie te duiken. Ze zitten wat verborgen: je opent ze door in de pop-up van uMatrix helemaal boven de matrix op uMatrix 1.3.16 (of welk versienummer jij draait) te klikken, waarna je een tabblad met het dashboard van uMatrix te zien krijgt.

Onder het kopje Privacy in de tab Instellingen vind je nog wat instellingen die je aangaande je privacy kunt regelen, zoals het verwijderen van sessiecookies na een aantal minuten inactiviteit. In het tabblad Middelen zie je welke hosts-bestanden uMatrix standaard inlaadt. Deze bestanden bevatten domeinen die standaard door uMatrix al in het globale bereik geblokkeerd worden. Het gaat dan om domeinen die bekend staan om het verspreiden van malware, advertenties en trackers.

Met een klik op Importeren… kun je extra hosts-bestanden toevoegen. Al deze bestanden worden automatisch door uMatrix bijgewerkt naar hun nieuwste versie.

©PXimport

Regelsetrecepten

Onder aan het tabblad Middelen vind je nog iets interessants: Regelsetrecepten. Deze sectie bevat een verzameling met regels voor een klein aantal populaire websites die je met één klik kunt toepassen op een website.

Ga bijvoorbeeld naar YouTube en open de pop-up van uMatrix. Klik dan op het icoontje van het puzzelstukje boven de matrix. Dan zie je drie verzamelingen met regels: Youtube no account, Youtube with account en Google reCaptcha. Deze drie verzamelingen worden getoond omdat ze in de ingeschakelde regelsetrecepten zitten en van toepassing zijn op het domein youtube.com. Klik je op een regelset, dan krijg je te zien welke regels ze bevatten. Op de wiki van uMatrix vind je uitleg over hoe je zelf zo’n regelsetrecept kunt maken.

Klik je op het downloadicoontje rechts, dan importeer je de regels. De regelset Youtube with acccount voegt bijvoorbeeld ook regels toe voor accounts.google.com zodat je op YouTube kunt inloggen; met onze in dit artikel opgestelde regels werkt dat niet. Als je geïmporteerde of zelf toegevoegde regels wilt terugdraaien, kan dat met het icoontje van het pijltje terug voor dat domein en met het dubbele pijltje terug voor alle nog niet opgeslagen wijzigingen.

Het is dan ook belangrijk dat je wijzigingen aan de filters van uMatrix één voor één test en die wijzigingen opslaat zodra je een aanpassing hebt gedaan die je wilt behouden. Zo kun je altijd eenvoudig terugkeren naar een toestand die werkt en geen overbodige regels heeft.

©PXimport

In het tabblad Mijn regels van het dashboard van uMatrix vind je alle permanente (opgeslagen) en tijdelijke regels die je in uMatrix ingesteld hebt. De permanente regels kun je exporteren naar een bestand en ook kun je regels uit een bestand importeren naar je tijdelijke regels.

Elke regel heeft een eenvoudige syntax, bijvoorbeeld 'youtube.com googlevideo.com xhr allow'. Dit wil zeggen: als de website youtube.com een xhr van de website googlevideo.com opvraagt, is dat toegestaan. Een * op een van eerste drie plaatsen (bron, bestemming en type) betekent ‘alles’. Meer details over de syntax vind je op eerdergenoemde wiki van uMatrix.

Wat als een website echt niet werkt met uMatrix?

Soms blijkt een website nadat je gegevens toegestaan hebt nog altijd niet te werken. De eerste oplossing is de webpagina te vernieuwen, iets wat je vaak snel vergeet te doen. Verder kan het legen van de browsercache of de website met Shift ingedrukt vernieuwen soms helpen, evenals de webpagina in een nieuw tabblad openen.

De logger van uMatrix zou vervolgens je eerste hulpmiddel moeten zijn om te kijken wat er geblokkeerd wordt waardoor een correcte werking van de website uitblijft. En als je er echt niet uitkomt, kun je in het uiterste geval de filtering van uMatrix voor het huidige domein tijdelijk uitschakelen door op het icoontje met de aan-uitknop boven de matrix te klikken. Let op: er wordt dan niets meer geblokkeerd, dus doe dit alleen als je de website echt vertrouwt.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).