Aan de slag met Windows Movie Maker in 9 stappen. Geen zin om uren te monteren voordat u een film hebt die de moeite van het bekijken waard is? Met het gratis Windows Movie Maker 2.0 maakt u in een mum van tijd video's voor het web, cd-rom of dvd. In 9 stappen maken we u wegwijs in overgangen, effecten en audio. And action!

head:Veilig oversteken #subject:Tips & Trucs #author:Merijn Gelens #year:2004 #issue:3 #page:116 #date:20040216 #lead:Tips om uw data veilig over te zetten naar XP. Koopt u een nieuwe pc met Windows XP of vervangt u uw harde schijf, dan hebt u het vooruitzicht op een flinke klus: u moet al uw onvervangbare gegevens verhuizen naar het nieuwe systeem of de nieuwe schijf. Maar met minimale inspanning en een beetje planning staan alle gegevens zo weer op hun plek. #text:"Er zijn maar weinig mensen die verhuizen echt leuk vinden. Er raken namelijk altijd dingen zoek. Soms duiken die jaren later weer op, maar meestal hebt u ze dan al vervangen. Stapt u over op een nieuwe pc, dan is het zaak om niet geconfronteerd te worden met hetzelfde probleem. Met de tips in dit artikel gaan uw gegevens niet verloren, alleen moet u dan wel precies weten wat u meeneemt en waar Windows alle onvervangbare data heeft opgeslagen. Of u nu van Windows 9x of van Windows XP verhuist naar een nieuwe XP-installatie, zorg ervoor dat u niets vergeet als u uw gegevens overzet. Ik verhuis en neem mee Volgt u de Windowsstandaard, dan ontdekt u al snel dat niet al uw gegevens even makkelijk terug te vinden zijn . Het is dan ook verstandig om vóór de verhuizing een checklist te maken van alles wat mee moet. Op die lijst staan in ieder geval de map Mijn Documenten en eigen mappen met internetbestanden. Uiteraard mogen ook uw favorieten, uw mailarchief en uw adresboek niet ontbreken. Standaardmappen De standaardmappen vindt u eenvoudig terug in uw systeem. Windows XP plaatst standaard alle persoonlijke bestanden per gebruiker in een aparte map op de installatieschijf: de Documents and Settings-map. Hierin staan de mappen van afzonderlijke gebruikers aangevuld met één gezamenlijke map voor alle gebruikers. Deze laatste map wordt in de meeste gevallen alleen gebruikt om de verschillende snelkoppelingen van gedeelde applicaties in het menu Start te bewaren. Alleen als u gebruik maakt van gedeelte documenten, hebt u deze map nodig. Ook de map Mijn Documenten is eenvoudig te vinden; deze staat prominent in de verschillende gebruikersmappen onder Documents and Settings. Hetzelfde geldt voor favorieten en cookies. Hoewel u cookies overzetten misschien zinloos vindt omdat ze vaak worden geassocieerd met ongewenste reclame, is het soms toch handig om ze over te zetten, bijvoorbeeld als u wilt dat bepaalde sites u automatisch herkennen. Gebruikt u Windows 9x, dan zult u wat meer moeite moeten doen. Zo is er in Windows 9x geen gedeelde documentenmap. De map Mijn Documenten staat standaard in de root van uw harde schijf (c:\) en de map voor cookies vindt u in de Windows-installatiemap. E-mail en adresboek Mogen de standaardmappen dan eenvoudig te vinden zijn, het e-mailarchief van Outlook Express en het bijbehorende adresboek zijn goed verstopt. Hebt u Windows XP, zorg er dan eerst voor dat de Verkenner 'verborgen bestanden en mappen' en 'de inhoud van systeemmappen' weergeeft. Beide opties vindt u in Extra, Mapopties. Schakel direct 'beveiligde systeembestanden verbergen' uit, zodat u zeker weet dat u bij het kopiëren niets overslaat. Hebt u de weergave-instellingen veranderd, dan ziet u in de Windows XP-gebruikersmappen een aantal extra mappen verschijnen. De belangrijkste van deze mappen is 'Application Data'. Hier bewaart Outlook Express uw adresboek en uw e-mailarchief. Het adresboek staat per gebruiker in Application Data\Microsoft\Address Book als wab-bestand. Uw Outlook Express e-mailarchief is lastiger te vinden: hiervoor moet u via Application Data naar Identities gaan, hier op een map met een zeer lang nummer klikken en vervolgens daaronder naar Microsoft, Outlook Express gaan. Binnen Windows 9x bestaan deze mappen ook, maar zitten ze onder de Windows-installatiemap (standaard c:\windows) in plaats van Documents and Settings. In Windows 9x is het overigens eenvoudiger om het e-mailarchief en adresboek te vinden. U hoeft er alleen voor te zorgen dat 'verborgen bestanden en mappen' worden weergegeven. De andere opties zitten namelijk niet in de Verkenner van Windows 9x. Misschien vraagt u zich af waarom u niet gewoon gebruik kunt maken van de exportfunctionaliteit van Outlook Express. Deze werkt echter niet voor het overzetten van berichten van de ene computer naar de andere. Hij is bedoeld om op een computer de berichten van Outlook Express naar een ander e-mailprogramma te sturen. Hetzelfde geldt voor de exportfunctionaliteit van het adresboek van Outlook Express. Alleen als u deze als een kommagescheiden tekstbestand opslaat is het mogelijk om het bestand op een bepaalde locatie te zetten en op een andere computer weer te importeren. Maar aangezien u voor uw e-mail toch al door de mappen heen moet gaan, is het handig om dan gelijk het adresboek mee te nemen. Overige bestanden Naast de standaardmappen, e-mailarchief en adresboek staan er waarschijnlijk nog legio andere data op uw oude pc die niet verloren mogen gaan. Denk bijvoorbeeld aan de installatiebestanden van programma's die u ook in Windows XP weer zult gaan gebruiken, zoals Acrobat Reader, verschillende videocodecs en brandsoftware. Kijk wel eerst even of er nieuwere versies op internet staan van dergelijke programma's en stuurprogramma's. U kunt dit het beste nog op uw oude pc doen: deze is immers al aangesloten op internet en mogelijk moet u op uw nieuwe pc nog het een en ander installeren. Het is dan prettig als de nieuwe versies al klaar staan. Denk er bij de overstap van Windows 9x naar XP ook aan dat u voor (stuur)programma's misschien een andere versie nodig hebt. Windows installeren Gaat u zelf Windows installeren op uw nieuwe harde schijf of pc? Zet op uw oude pc dan de volgende drie bestanden klaar: allereerst is het praktisch om de 134 MB grote netwerkinstallatie van Windows XP Service Pack 1 te downloaden. Dit scheelt tijd bij een (her)installatie van Windows. U kunt Service Pack 1 downloaden vanaf www.microsoft.com/windowsxp/pro/downloads/servicepacks/sp1/sp1lang.asp. Verder is het handig om via uw oude pc alvast de stuurprogramma's voor respectievelijk uw moederbord en uw netwerkkaart binnen te halen; na een verse Windows-installatie is het namelijk praktisch om eerst de nieuwste stuurprogramma's voor uw moederbord te installeren. Deze grijpen zo diep in op de configuratie dat het later installeren meer ellende dan verlossing brengt. De stuurprogramma's van uw netwerkkaart hebt u - ervan uitgaand dat u over een breedbandverbinding beschikt - nodig om op internet te komen. Medium Weet u eenmaal welke bestanden u gaat kopiëren, kies dan een medium. De drie meest voor de hand liggende opties zijn: de bestanden overzetten via een beschrijfbare cd of dvd, de gegevens versturen via een netwerk, en de oude harde schijf naast de nieuwe te laten draaien. De eerste optie - een cd of dvd - is verreweg de beste; u slaat dan twee vliegen in één klap: niet alleen zet u uw gegevens over naar een nieuwe harde schijf, maar u hebt ook meteen een goede reservekopie van uw onvervangbare bestanden gemaakt. Het nadeel van deze methode is wel dat misschien niet alles op één cd of dvd past. In dat geval kunt u altijd nog overwegen om alleen uw e-mailarchief, documenten, favorieten en adresboek op cd te zetten. Uw gegevens overzetten via het netwerk kan alleen wanneer u van een oude pc overstapt op een nieuwe. Deelt u uw nieuwe harde schijf volledig, dan kunt u de bestanden direct op de juiste locatie zetten. Vergeet - voor de veiligheid - echter niet om na afloop het delen van uw schijf weer ongedaan te maken. Het voordeel van deze methode is dat het niet uitmaakt hoeveel gegevens u wilt overzetten - u wordt alleen beperkt door de capaciteit van uw nieuwe harde schijf. Het nadeel is dat een netwerk bij het verplaatsen van grote hoeveelheden data langzaam is. Honderd megabit per seconde lijkt veel totdat u enkele gigabytes aan data gaat verplaatsen. Daarnaast kan het aansluiten van Windows 9x op Windows XP problemen opleveren. XP eist namelijk dat gebruikers correct zijn ingelogd op hun computer voordat u een netwerkverbinding mag maken. Veruit de meeste netwerkproblemen tussen 9x en XP zijn overigens te verhelpen door in Windows 9x een wachtwoord voor de gebruiker in te stellen. Wilt u echt veel informatie overzetten naar uw nieuwe harde schijf, dan is de derde optie - de oude harde schijf naast de nieuwe laten draaien - de snelste. Hiervoor moet u echter wel uw pc openschroeven. Door de oude harde schijf tijdelijk in het nieuwe systeem te bouwen kunt u op topsnelheid gegevens overzetten. Bent u minder bekend met hardware, dan is deze methode wellicht wat omslachtig. Terugzetten Zorg dat u alle updates voor Windows en de aanverwante software hebt ge'nstalleerd die ook op het oude systeem draaiden, voordat u uw gegevens op de nieuwe harde schijf of computer zet. Dit is zeker relevant bij uw adresboek. Is dit namelijk aangemaakt met een nieuwere versie van Outlook Express, dan weigert de oudere versie het te lezen en krijgt u een foutmelding die impliceert dat het bestand beschadigd is. Vermijdt dit soort problemen door eerst te updaten. Hebt u dit gedaan en hebt u de meeste gegevens overgeplaatst naar de nieuwe harde schijf, dan bent u er bijna. Zaken als favorieten, documenten en downloads kunt u vrij kopiëren, maar voordat u uw adresboek en e-mailarchief overzet dient u eerst Outlook Express op te starten en een account in te stellen. Daarna sluit u de software weer af en kunt u vrij uw e-mail over de door Microsoft gegenereerde bestanden heen schrijven. Houd er wel rekening mee dat u eventueel nieuw binnengehaalde mail op deze manier overschrijft. Wilt u dit voorkomen, kopieer dan uw oude mail naar een nieuwe map op een locatie van uw keuze. Stel vervolgens in Extra, Opties onder het tabblad Onderhoud deze nieuwe locatie in als 'archiefmap' en geef Windows toestemming om de twee mailarchieven samen te voegen tot één archief. Staat al uw informatie op uw nieuwe pc of harde schijf, dan doet u er verstandig aan een paar dagen te werken met het systeem voor u de oude computer of schijf gaat wissen. Zelfs bij de best geplande backup wordt wel eens een bestandje of map vergeten. Het is handig als u dan alsnog iets kunt terughalen. ***Kader Pc schoon achterlaten Doet u uw oude pc van de hand, vergeet dan niet uw privé--gegevens te wissen. Door alle bestanden die in dit artikel genoemd zijn te verwijderen, maakt u daar een goede start mee. Wis daarnaast de cache en geschiedenis van uw browser. Wis in Windows XP in de gebruikersmappen de bestandsmap Application Data\Microsoft\Credentials om eventueel opgeslagen wachtwoorden kwijt te raken en vergeet niet om de prullenbak te legen. Gebruik tot slot een wipe utility zodat de eventuele nieuwe gebruiker deze informatie niet terug kan halen met een unformat of undelete utility. Een voorbeeld van zo'n wipe utility is Eraser dat gratis te krijgen is op www.tolvanen.com/eraser/. ***Kader Windows Migratiewizard Windows XP biedt met de 'Wizard bestanden en instellingen overzetten' zelf ook een hulpmiddel om gegevens en instellingen over te zetten. Deze wizard werkt echter niet helemaal probleemloos. Wilt u meerdere gebruikers overzetten, dan dient u voor iedere gebruiker een aparte backup te maken en deze gebruiker eerst zelf in te stellen in uw nieuwe Windows-installatie. Gebruikt u aparte mappen, dan moeten deze aangemaakt worden voordat u de wizard op de nieuwe computer draait. Als laatste moet u alle software waarvan instellingen worden meegenomen opnieuw installeren voordat u de wizard draait. Nadeel is dat u bij onverwachte problemen blijft zitten met een bestandenbrij waarvan u de indeling niet kent. Bij handmatig backuppen en overzetten houdt u veel meer controle over de plaatsing van uw onvervangbare bestanden. "

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).