DE PRIJSVERSCHILLEN TUSSEN DE AANBIEDERS ZIJN GROOT, MAAR IS DUUR OOK BETER? Muziek downloaden via p2p-programma's is niet altijd een goed idee: niet alleen is de kwaliteit vaak slecht, bovendien is het illegaal. Legaal downloaden dus! Musicmatch, Circuit- City.com, Napster, Rhapsody en ga zo maar door – in de VS zijn online muziekwinkels talrijk en heel gewoon. In Nederland begint het er – eindelijk – ook op te lijken, zeker nu marktleider iTunes Music Store de concurrentie met de rest aangaat. Wat bieden ze en wat kunnen we nog meer verwachten?

Jarenlang klaagden de platenmaatschappijen steen en been: online piraterij zou miljoenen dollars kosten. Maar een prettig werkend, legaal alternatief boden ze niet. Pas heel laat kwamen de grote maatschappijen met een soort online muziekverhuur in de VS: je kon een abonnement afsluiten om naar muziek te luisteren. Zodra je niet meer betaalde, kon je de muziek niet meer afspelen. Dat sloeg niet aan. Ondertussen werkte Apple aan een à la carte muziekwinkel, een concept dat wel bleek aan te slaan en dat leidde tot een groot aanbod van online muziekwinkels waar je gewoon digitale muziek kunt kopen en downloaden. Het is opmerkelijk dat die winkels vooral gemaakt zijn door de meest uiteenlopende bedrijven (van warenhuizen tot computerbouwers) en nauwelijks door de platenmaatschappijen zelf. MUZIEKPIONIER Computerfabrikant Apple heeft een klein marktaandeel wat betreft computers (nog geen 5 procent), maar met zijn iTunes Music Store voert Apple de boventoon, dankzij de visie van Apple-baas Steve Jobs. In januari 2001 verscheen versie 1 van iTunes en in oktober van dat jaar de eerste iPod. De meeste concurrenten lagen nog te slapen toen Apple eigenwijs verder ging, lange tijd met de muziekindustrie onderhandelde en in de loop van 2003 de Amerikaanse iTunes Music Store opende. Na ongeveer vijftien maanden verkocht die winkel het honderdmiljoenste liedje. Apple claimt een marktaandeel van zeventig procent – tientallen andere Amerikaanse online muziekwinkels moeten het met een veel kleiner stuk van de taart doen. RECHTEN Nederland moest langer wachten op de online muziekmarkt. Dat had vooral juridische redenen. Rechten die in Amerika zijn geregeld, gelden doorgaans niet voor de rest van de wereld. In elk Europees land moesten nieuwe afspraken worden gemaakt en bovendien zouden de afspraken ook vertraging hebben opgelopen omdat veel platenmaatschappijen hun zaakjes niet op orde hadden. Het aanbod is in Nederland ook niet direct even groot als in de VS. Ook dat heeft met rechten te maken. Overigens geven die verschillende rechtenkwesties wel eens kleine problemen voor de klant: zo zijn er bijvoorbeeld cd's die je helemaal kunt downloaden, behalve dan dat ene liedje, waarvan de rechten in handen zijn van een andere componist. GROEIEND AANBOD Niet alleen het aanbod van muziek groeit, ook het aantal winkels. Er zijn enkele buitenlandse sites die ereldwijd zaken doen. eMusic biedt alleen muziek van kleinere platenmaatschappijen, de zogenaamde independents, en richt zich op de 'underground' en de wat fanatiekere muziekfan. Weblisten (in Spanje) en Allofmp3 (in Rusland) bieden muziek tegen bodemprijzen. De muziekindustrie is er nog niet helemaal uit of beide diensten volledig legaal zijn. Winkels van eigen bodem zijn de Free Record Shop en Yeahronimo en vanaf oktober zou ook de Nederlandse versie van Apple's iTunes Music Store geopend moeten zijn. Verder bieden Ilse, Planet Internet, Chello, Tiscali en MTV online muziek te koop aan, alle via dezelfde winkel van OD2. OD2 gaat waarschijnlijk aan meer bedrijven leveren, waardoor het aanbod uit oogpunt van de consument nog verder zal toenemen. In de tabel vindt u welke aanbieders er nu in Nederland zijn, welke mogelijkheden ze hebben en wat de kosten daarvan zijn. BINNENKOMERS Het aanbod kan nog verder toenemen wanneer een aantal bekende muziekaanbieders ook in Nederland actief wordt. We hebben een aantal van deze muziekaanbieders benaderd met de vraag wanneer ze naar Nederland komen, maar de meeste willen er niet veel over loslaten. Een woordvoerder van Napster kon nog geen datum noemen, maar dat Napster naar Nederland zal komen met een abonnementensysteem, staat vast. Napster sloot in de VS al overeenkomsten met universiteiten en het leger: studenten en militairen kunnen er tegen gereduceerd tarief muziek aanschaffen. Een woordvoerder van Musicmatch zegt weinig met veel woorden, maar het klinkt alsof Musicmatch op den duur toch ook wel naar Nederland komt. Microsoft biedt samen met Noordzee FM een downloadservice maar had verder 'geen nieuws' te melden of er ook een MSN-muziekwinkel in Nederland zal komen. Verder is het niet onwaarschijnlijk dat SonyConnect ('geen commentaar') naar Nederland komt en dat RealNetworks haar Rhapsody-muziekwinkel ook buiten de VS zal gaan exploiteren. RUZIE Dat het niet allemaal koek en ei is in de online muziekhandels, blijkt uit de ruzie tussen RealNetworks en Apple. RealNetworks opende in augustus de Rhapsody-muziekwinkel en verkocht in een week tijd 1 miljoen beveiligde muziekdownloads. Het succes is mede te danken aan een openingsactie, waarbij alle muziek voor de halve prijs werd aangeboden. Bovendien is de muziek op meer dan honderd draagbare muziekspelers te beluisteren, waaronder Apple's iPod. RealNetworks ontleedde en gebruikte Apple's beveiligingstechniek zonder daarvoor toestemming te vragen. Apple betitelde het als de 'tactiek en ethiek van een hacker', maar volgens RealNetworks is het aan de consumenten en niet aan Apple wat ze op hun iPod willen hebben. Vervolgens verscheen er de site Freedom of Music Choice (www.freedomofmusicchoice. org), die zich voordoet als onafhankelijke consumentenhulp op het gebied van digitale muziek. De website zou slechts gesponsord zijn door RealNet- WAT WILT U BETALEN? Een tijdje geleden vroegen we u in onze poll wat u een redelijke prijs vindt voor een muzieknummer. Van de 1096 mensen is meer dan de helft bereid tot €0,25 te betalen voor een muzieknummer. WAT WILT U BETALEN? 0 100 200 300 400 500 600 tot 0.25 0,25-0,50 0,50-0,75 0,75-1,00 1,00-1,50 DRAAGBARE MUZIEK? Niet alle muziek uit online muziekwinkels speelt op alle draagbare spelers. Wma-bestanden spelen niet op een iPod, maar zijn wel weer te converteren met behulp van iTunes, zodat de iPod ze wel kan afspelen. Aac-bestanden uit de iTunes Music Store spelen op geen enkele andere draagbare speler dan de iPod. Beveiligde wma-bestanden spelen slechts op sommige portable players die de beveiliging van Microsofts DRM ondersteunen. Muziek uit een online winkel die op cd is gebrand, is op dat schijfje niet meer beveiligd, en is vervolgens weer te rippen en past dan weer op veel spelers, maar dat is wel omslachtig. Kortom: voordat u online muziek gaat kopen, moet u misschien even nadenken over welke draagbare speler u wilt hebben. En/of andersom. AANBIEDERS IN NEDERLAND Aanbieder Website Prijs per liedje Prijs per cd Aanbod Bestandsformaat (drm*) en bitrate Aantal computers om af te spelen Brandbaarheid Draagbare speler Betaalwijze Software Allofmp3 www.allofmp3.net Afhankelijk van bitrate/grootte van bestand: ca. $ 0,05 per liedje 1) In cd-kwaliteit ca. €1 per cd Ruim 225.000 liedjes Onbeveiligde mp3, Ogg Vorbis, mpeg4 aac en wma. 5) 128 tot 320 kbps Onbeperkt Onbeperkt op cd te branden 7) Afspeelbaar op een onbeperkt aantal players Creditcard, PayPal en WebMoney Geen eMusic www.emusic.com Afhankelijk van abonnement: €0,18 tot €0,21 per liedje 2) Afhankelijk van abonnement: ca. €1,80/cd 450.000 liedjes van onafhankelijke platenmaatschappijen Mp3 zonder drm 192 kbps Onbeperkt Onbeperkt op cd te branden Afspeelbaar op een onbeperkt aantal players Creditcard eMusic Download Manager Free Record Shop www.frs.nl €0,89 tot €1,19 €8,99 tot €12,99 250.000 liedjes, zou voor het eind van het jaar een half miljoen moeten zijn Wma-9 met Windows Media drm 192 kbps (enkele ook 128 kbps) Een (zal op korte termijn naar drie gaan) Verschilt per liedje/platenmaatschappij Verschilt per download 8) 0900 (telefoon), creditcard, automatische incasso, Tootz, Minitix en Way2Pay In ontwikkeling. iTunes Music Store www.apple. com/nl €0,99 €9,99 Meer dan 1 miljoen liedjes Aac met Fairplay-drm. 128 kbps Drie Zeven keer 6) Alleen op Apple iPod Creditcard iTunes, complete digitale jukebox OD2 (zie voetnoot 9) www.ondemanddistribution. com €0,99 tot €1,29, bij prepaid- pakket vanaf €0,50 €11,99 350.000 liedjes, moet aan het eind van het jaar 1,3 miljoen zijn Wma-9 met Windows Media drm 128 kbps Vier Verschilt per maatschappij van 1 tot 10 keer Onbeperkt aantal players, die wel het drm moeten ondersteunen Creditcard, Firstgate (www.firstgate.nl) en Bibit Eigen downloadmanager Weblisten www.weblisten.com Ca. €0,70 per liedje, met abonnement veel minder 3) Met voucher kost een cd ca. €7, met abonnement ca. €0,38 4) 300.000 liedjes Mp3 en wma, zonder drm 128 kbps (wma) en 192 kbps (mp3) Onbeperkt Onbeperkt 7) Afspeelbaar op onbeperkt aantal players Creditcard en bankoverschrijving via www.museekster.com Eigen downloadmanager Yeahronimo www.yeahronimo.nl €0,99 tot €1,50 Gemiddeld €12 300.000 liedjes, ook lokale muziek Wma-9 met Windows Media drm 192 kbps Drie Negen keer Afspeelbaar op 3 tot 5 players Creditcard, Rabobank Direct, Way-to-Pay (ING), Minitix, Softpay, Wallie Card, sms Downloadtool is in de maak works, maar blijkt volledig in handen van deze muziekaanbieder. RealNetworks zegt dan wel dat de consument moet kunnen kiezen, maar ondertussen is Harmony, de techniek achter Rhapsody, slechts beschikbaar voor één besturingssysteem: Windows, en niet voor Mac OS of Linux. Het zal Real- Networks dan ook niet te doen zijn om de vrije keuze van de consument, maar om het geld van die consument. Apple wil natuurlijk zijn marktaandeel niet uit handen geven. Voor Apple staat er meer dan een muziekwinkel op het spel: Apple's iPod zou goed zijn voor ongeveer dertig procent van het marktaandeel van draagbare spelers. De Music Store is hét middel om nog meer iPods te verkopen en een nog groter marktaandeel in handen te krijgen. En uiteindelijk zou dat ook weer kunnen leiden tot de verkoop van meer Macintosh computers. Apple zit domweg niet te wachten op een Rhapsody en meldde dat de Rhapsody- downloads in de toekomst niet meer afgespeeld kunnen worden op de iPod. De vraag is of Apple zijn iPod dicht kan houden voor de concurrentie: de muziekindustrie dringt al langer aan op uniforme distributie van digitale muziek. PCM CONCLUSIE Online muziekwinkels waar u legaal muziek kunt aanschaffen komen langzaam van de grond in Nederland. Struikelblokken zijn nog de compatibiliteit en de rechtenkwesties. Als dat is geregeld kan er meer concurrentie ontstaan, en dat is goed voor de consument. De consument zal uiteindelijk elf bepalen welke muziekwinkel beter is dan de rest, en beter dan een p2p-netwerk.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).